Se hace necesario modificar el paso 2.7 para el control, custodia y disposición final de la documentación en el archivo central e histórico

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1 DE 5 HISTORIAL DE CAMBIOS No. VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento Modificación del paso 2.7 del procedimiento. MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A Se hace necesario modificar el paso 2.7 para el control, custodia y disposición final de la documentación en el archivo central e histórico

2 DE 5. OBJETIVO Elaborar mediante inventario un diagnóstico del estado del patrimonio documental de la UNIVERSIDAD DE LA AMAZONIA, así como preservar y disponer la información en óptimas condiciones para ser consultado cuando se requiera. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de los por transferencia documental en el archivo central e histórico y termina con el control y adecuada custodia de los mismos. 3. DEFINICION 3. Patrimonio Documental: Es un conjunto de conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. 3.2 Acervo Documental: Conjunto de de un archivo, equivalente a la totalidad de series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional, formada por el mismo archivo, una institución o persona.

3 DE 5 4. DESCRIPCIÓN La custodia de los para su conservación dependiendo el grado de valor primario o secundario que posea, así como la consulta y el suministro se realizara de acuerdo a lo dispuesto por el Archivo Central. Nº PASOS A REALIZAR DESCRIPCION RESPONSABLE 2. Recepcionar la documentación Se recibe la documentación diligenciada en el formato único (FO-A-GD-0-0) Preparar y Limpiar Depurar Se realiza una limpieza a cada uno de los retirando polvo, ácaros o cualquier otra partícula de tamaño considerable. Se revisa el archivo para eliminar que estén repetidos, que no tengan firma original o cualquier otro documento que no deba estar en el archivo. 2.4 Restaurar Los que estén con deterioro parcial se restauran (se pegan, se remiendan, etc.), si el deterioro es total se envía a archivo general de la nación. Una vez restaurado continúa el procedimiento. 2.5 Desinfectar. Se limpia el documento con algodón y alcohol con el fin de inhibir la proliferación de hongos, mohos, levaduras e insectos que invaden y destruyen los. 2.6 Foliar documento Una vez listos los se inician la foliación de estos. Si los que vienen ya foliados, necesitan una re foliación se tacha con lápiz HB el número anterior y se escribe al lado el nuevo folio. 2.7 Disponer Se llevan a la bodega en la cual se ubican por dependencias para facilitar su posterior ubicación.

4 DE 5 5. DIAGRAMA DE FLUJO

5 DE 5 6. ANEXOS FO-A-GD-0-0 Formato único de transferencia documental 7. DOCUMENTOS DE EFERENCIA Tablas de retención documental aprobadas por Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000 del Archivo General de la nación. Acuerdo 042 del 3 octubre 2002 expedido por el consejo directivo del archivo general de la nación Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Edgar Adarraga Nombre: Edgar Adarraga Nombre: Luz Marina Hurtado P. Cargo: Coordinador Sistema de Cargo: Coordinador Sistema de Cargo: Jefe Planeación Gestión Ambiental Gestión Ambiental. Fecha: 6/09/2009 Fecha: 6/09/2009 Fecha: 6/09/2009

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