CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

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1 OFICINA PRODUCTORA: FACTURACION CODIGO 4330 CODIGO ACTAS SERIES - SUBSERIES ARCHIVO DE GESTION RETENCION ARCHIVO CENTRAL DISPOSICION TIPO DE SOPORTE FINAL FISICO ELECTRONICO CT E D S ACTAS REUNION GRUPO PRIMARIO 1 4 X X X Código: TR_ASEC_004 Versión: 09/05/2012 CENTRALES ELECTRICAS DEL NORTE DE SANTANDER S.A. E.S.P. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTOS AUTOEVALUACION DEL CONTROL 1 10 X X X X Cuestionario de autoevaluación Plan de mejoramiento Registro asistencia Resultados Soporte de Acciones COMUNICACIONES OFICIALES 1 4 X X X CONCILIACIONES CONCILIACION DE SUBSIDIOS Y CONTRIBUCIONES FSSRI Conciliaciones 2 2 X X X X Eliminación por picado CONCILIACION DE SUBSIDIOS FOES 2 2 X X X Conciliaciones CONTRATACION

2 ACEPTACION DE OFERTA 1 19 X X X X Aceptación de oferta Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) CONTRATO 1 19 X X X X Comprobantes de afiliación, aportes al Sistema Integrado de Seguridad Social y Aportes Parafiscales Contrato

3 Guía de chequeo inicial y mensual según Reglamento de Seguridad Industrial (según el caso) ORDEN DE COMPRA BIENES 1 19 X X X X Orden de Compra PROCESOS DE CONTRATACION TERMINADOS O FALLIDOS Certificado de disponibilidad presupuestal 1 4 X X X X

4 Solicitud y Justificación de Pedido FACTURACION FACTURACION POR VENTA DE ENERGIA ELECTRICA Tarifas INFORMES Acta de verificación y revisión por desviación significativa internas y externas 1 3 X X X X Base de datos INFORMES A ENTIDADES ESTATALES, DE CONTROL Y VIGILANCIA 2 8 X X X X INFORMES DE GESTION 2 8 X X X X Informe ORDENES DE TRABAJO ORDEN DE RECONEXION 0 1 X X Orden de reconexión ORDEN DE SUSPENSION 0 1 X X X Orden de suspensión ORDEN DE VERIFICACION 0 1 X X Conservar el 10% aplicando muestro por polo de interés Conservar el 10% aplicando muestro por polo de interés Orden de verificación

5 ORDENES DE DESVIACIÓN SIGNIFICATIVA 0 1 X X Orden Previa PLANES Y PROGRAMAS PLAN DE MEJORAMIENTO 1 10 X X X X Acciones de mejora, correctivas o preventivas Plan Seguimientos Soporte de Acciones SEGUIMIENTO Y MEDICION DE PROCESOS Análisis estadísticos de datos Correo Electrónico Encuestas Indicadores 1 10 X X X X CT= Conservación Total E= Eliminación D= Digitalización S= Selección Fecha de elaboración Elaboró: Gladys Albarracín Villamizar Aprobó: Ivan Antonio Clavijo Cáceres Marzo de 2012 Cargo: Profesional 1- Gestión de Documentos Cargo: Profesional P2- Facturación