MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE MUNICIPAL

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1 Código: MP OMA AP Revisión: 00 Hoja: Página 1 de 67 Fecha de actualización: 02/08/2010 ADMINISTRACIÓN Y DE LA

2 ÍNDICE 1. Introducción 3 Pág. 2. Marco Jurídico 4 3. Políticas y Lineamientos Generales 6 4. Lista Maestra de Documentos Descripción de Procedimientos DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 2 de 67

3 1. INTRODUCCIÓN El buen Gobierno se sustenta en una Administración Pública más eficiente que utilice sus recursos de manera más eficaz en el logro de sus propósitos, siendo el ciudadano el factor principal de su atención y la solución de sus problemas. Es en este contexto que la Dirección de Administración y Patrimonio Municipal transita hacia un nuevo modelo de gestión orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo tiene como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de los programas y de los sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento del sistema de Gestión de Calidad. El Manual de Procedimientos es un documento que contiene la información necesaria para realizar de manera precisa y secuencial las tareas y actividades operativas asignadas a las unidades administrativas, asimismo, establece la responsabilidad de éstas e incluye los medios básicos para su instrumentación y adecuado desarrollo, con el propósito de estandarizar y unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que presenten las diversas unidades administrativas de la administración municipal y describiendo que se espera obtener con su ejecución. El presente Manual Administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la nueva restructuración de la Administración Municipal, de acuerdo al Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez. En consecuencia el Manual de procedimientos de la Dirección de Administración y Patrimonio Municipal, se elaboró con el fin de que se contara con un documento que explicara la manera en que se realizan las actividades, así como también sirviera como una herramienta de trabajo y un medio de inducción para el personal de nuevo ingreso. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 3 de 67

4 2. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Título Quinto, Artículo 115, Fracciones II y IV inciso a), el cual fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el día 5 de febrero de 1917, última reforma 12 de Febrero del Constitución Política del Estado de Quintana Roo. Artículo 112, 114, 145, 146 y 160, fracciones II, III, IV, V, VII y VIII. Periódico Oficial de Estado: 12 de enero de última Reforma: 11 de Septiembre del Ley Orgánica de la Administración Pública Municipal, título Octavo, capítulo primero, artículo 115, fracción IV, publicado en el Periódico Oficial del Estado el 17 de marzo del Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo. Artículos 115, 237, 241, publicado en el Periódico Oficial del Estado: 20 de Diciembre del Ley de responsabilidades de los Servicios Públicos del Estado. Articulo 47 Fracciones I XXIX. Periódico Oficial del Estado: 15 de Marzo de 1990 Última Reforma: 4 de Junio del Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del sector Público. Periódico Oficial de la federación: 4 de enero del 2000 ultima reforma: 20 de febrero del Ley de Patrimonio del Estado de Q. Roo, publicado en el Periódico Oficial del Estado el 28 de Marzo del Ley de Fraccionamientos del Estado de Quintana Roo. Publicada en el Periódico Oficial el 31 de Diciembre de Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Prestación de servicios relacionados con bienes muebles del estado de Quintana Roo. Periódico Oficial del Estado: 31 de Marzo de última reforma: 18 de Diciembre de DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 4 de 67

5 REGLAMENTOS 10.Reglamento de Gobierno Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo. Articulo 147. Periódico Oficial del estado: 17 de Marzo del Reglamento del Bando de Gobierno y Policía del Municipio de Benito Juárez, Quintana Roo, publicado en el periódico oficial del Gobierno del Estado 25 de abril del 2006, Fe de erratas publicado el 17 de noviembre del 2006, Número 103 extraordinario. Última reforma publicado en el Periódico Oficial del Estado en la 21ª sesión ordinaria del 30 de marzo del Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez, Q. Roo, Capítulo VII Artículo 39, 40 y 41 publicado en el Periódico Oficial del Estado el día 129 de diciembre del Modificado en la 6ª sesión ordinaria el día 12 de mayo del Reglamento Interior de la Oficialía Mayor del Municipio de Benito Juárez Q. Roo, (P.O.E. 12 de Mayo 2009). 14.Reglamento General de Patrimonio Municipal de Benito Juárez. (P.O.E. 16 de mayo de 2000), FE. 28 JUNIO Reglamento para el proceso de entrega recepción del Municipio de Benito Juárez. Aprobado en la 54ª. Sesión Ordinaria del H. Ayuntamiento de Benito Juárez, celebrada el 16 de julio 2007, Publicado en el Número 60 Extraordinario de fecha 21 de septiembre de Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Pública, publicado en el Periódico Oficial del Estado el día 31 de mayo del Las demás Leyes y Reglamentos que se apliquen de manera supletoria en todo lo referente al Patrimonio Municipal. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 5 de 67

6 3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES POLITICAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL PARA LOS MUNICIPIOS. A. Base de Registro. Los gastos deben ser reconocidos y registrados en el momento en que se devenguen y los ingresos cuando se realicen todos los gastos que sean aplicables al mismo, y los ingresos que se hayan recibido efectivamente. Los gastos se consideran devengados en el momento que se formaliza la operación, independientemente de la forma o documentación que ampare este acuerdo. B. Costo histórico. Los bienes se deben registrar a su costo de adquisición o a su valor estimado, en caso de que sean producto de una donación, expropiación o adjudicación No obstante lo anterior, si la información deja de ser representativa en virtud de los cambios del poder adquisitivo de la moneda, podría ser reexpresada aplicando los métodos y lineamientos autorizados... Si la información contiene cifras reexpresadas esta circunstancia debe hacerse patente con toda claridad. C. Registro Patrimonial. Todos los bienes patrimoniales propiedad de la entidad por adquisición, donación o adjudicación deben ser registrados contablemente en cuentas de activo y de patrimonio a su costo de adquisición o avalúo según sea el caso; independientemente de su registro al gasto cuando sea por adquisición. POLITICAS DE REGISTRO A. Activo fijo. Adquisición de Bienes, Muebles e Inmuebles. Los inmuebles, mobiliario y equipo, vehículos, maquinaria, armamento, equipos especiales, aeronaves, acervo bibliográfico y artístico, obras de arte, entre otros, se registran a su costo de adquisición, construcción, o bien, a su valor estimado razonablemente por el área administrativa correspondiente o al de avalúo, en caso de que sean producto de una donación, expropiación o adjudicación, aun cuando no se cuente con la factura o documento original que ampare la propiedad incluyendo todos los gastos y costos relacionados con su adquisición, así como el impuesto al valor agregado excepto cuando sea recuperable de acuerdo a las disposiciones fiscales vigentes. No se consideran Activo Fijo los bienes intangibles tales como licencias de software, redes entre otros. En lo referente a la cuenta 5600 en los términos del manual de contabilidad Obra Pública, esta puede ser Obra Pública Capitalizable, y Obra Pública No Capitalizable o las correlativas que establezcan en su catalogo. En la primera se registran los bienes destinados al uso del Municipio. En la segunda, se destina al registro de los bienes destinados al uso público. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 6 de 67

7 LINEAMIENTO PARA ALTA DE ACTIVOS FIJOS 1. Es necesario contar con la factura original o copia que avale el activo, misma que deberá contener la descripción del bien (Número de Serie, Modelo, Color, Marca, Tipo, tamaño, capacidad, etc) con el fin de localizar de forma eficiente el bien al momento de la revisión física. 2. La factura deberá especificar la forma de adquisición del bien que pude ser: recursos del ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, etc.), ramo 20, recursos similares. 3. En caso de que el bien sea adquirido en donación, éste deberá contar con un contrato entre el donante y éste H. Ayuntamiento. o de lo contrario se deberá solicitar una carta o el contrato de donación correspondiente donde se especifique la descripción del activo 4. En caso de ser un bien en comodato deberá anexar el contrato correspondiente o en su caso el oficio donde se indique en calidad de comodato. LINEAMIENTO PARA BAJA DE BIENES 5. En el caso de tratarse de equipo de cómputo y aires acondicionados tendrán que venir acompañados de un dictamen técnico que notifique el estado inservible del bien. En el caso de vehículos y maquinaria tendrán que venir acompañadas del dictamen del taller determinando que es incosteable la reparación del bien. 6. El jefe de departamento turnara una copia del oficio de baja de bienes al encargado de bodega o al personal para la recepción de los bienes en proceso de baja. Se enviará un oficio a la Dirección solicitante donde se les indica fecha y hora para recepcionar los bienes en la bodega de Patrimonio Municipal, en el caso de vehículos se recepcionará en el corralón ubicado en la región 236 mz. 12 lote Se cotejara lo descrito en el oficio con los bienes presentados físicamente para revisar el número de inventario que considera que lo describa en el oficio descripción, inventarios, series, si no llegara a coincidir no será aceptada la baja y se notificará a la dirección correspondiente, si coinciden se reciben de conformidad a la fecha y lugar acordado. 8. Una vez revisado los bienes y que todo este en orden, se asignara un número de bodega que será consecutivo a los recibidos con anterioridad. En el caso de vehículos se levantará un reporte del estado físico de cómo se recibió el bien. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 7 de 67

8 9. Una vez recepcionados los bienes en bodega o corralón se realizará la baja del programa de activos fijos del Patrimonio Municipal indicando el número de oficio, ubicación del bien, bodega, fecha de baja, forma de adquisición especificando la forma de adquisición del bien que pude ser: recursos del ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, etc.), ramo 20, recursos similares y observaciones si las hubiere. 10.Finalmente se captura en un archivo en Excel los bienes recepcionados con su respectivo número de bodega para un mejor control y/o en su caso para llevar el registro de los bienes próximos a enajenar. LINEAMIENTO PARA REVISIONES FÍSICAS 11.La Unidad de Patrimonio Municipal hace llegar por medio de oficio la notificación de revisión física a cada área, donde señala fecha y hora para realizar dicha actividad. 12.Se presenta un verificador de la Unidad de Patrimonio Municipal en el área donde se realizará la revisión con el listado de los bienes pertenecientes a dicha área. 13.El verificador se entrevista con el Coordinador Administrativo o el encargado de inventarios del área a revisar. 14.Inicia el recorrido en conjunto con la persona asignada del área para ubicar todos y cada uno de los bienes bajo el resguardo de esa área. 15.Una vez ubicado los bienes se elabora los resguardos y se notifica al responsable del bien, para la firma del resguardo individual. 16.En la revisión se verifica que se encuentre el bien físicamente en el lugar asignado, número de inventario, estado físico, serie, modelo, marca, color, medidas, capacidad, descripción del bien y origen de adquisición (ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, etc.), ramo 20, recursos similares). 17.Terminado el recorrido se verifican los faltantes o sobrantes. En el caso de los sobrantes se les pedirá la documentación que soporte la compra para poder dar de alta el bien. 18.Se procederá a levantar el acta en la cual se da por termina la revisión, en ella se notifican los bienes faltantes, sobrantes y cualquier otra anomalía. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 8 de 67

9 19.En dicha acta se estipula que tienen 3 días de prórroga a partir de la fecha de la firma del acta para presentar la resolución, ubicación de los bienes pendientes. 20.Transcurrido el término otorgado se debe recibir la contestación del área revisada donde se indique la ubicación de los bienes que hubieren faltado al momento de la revisión ó acompañar los documentos de los bienes adquiridos por la dirección que no hayan sido notificados a la Dirección de Patrimonio Municipal. Una vez realizado lo anterior se ordena al verificador presentarse nuevamente al área para verificar los bienes pendientes. 21.Posteriormente, la Dirección de Patrimonio Municipal envía el concentrado y resguardos personales de los bienes de cada área para la firma tanto del resguardante como del Director correspondiente. LINEAMIENTO DE SALIDA DE ALMACÉN 22.El Almacén adscrito a la Dirección de Recursos Materiales, notifica las entradas de los activos fijos que existen, con su respectiva documentación (facturas). 23.La Unidad de Patrimonio Municipal una vez informado que el bien se encuentra en Almacén, acude a verificar que coincidan los datos de la forma de adquisición especificando ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, etc.), ramo 20, recursos similares. 24.La Unidad de Patrimonio Municipal se encargará posteriormente de dar de alta el activo fijo en el Sistema, e imprime el resguardo correspondiente con el nombre del Director y/o Coordinador Administrativo de la Dirección adquiriente para que ésta proceda a la firma provisional del resguardo, una vez recabadas las firmas ahí estipuladas, se acude al almacén con la copia del resguardo firmado para la salida del bien en presencia de un verificador de Patrimonio Municipal. 25.La dirección de área adquiriente podrá posteriormente notificar por escrito a la Unidad de Patrimonio Municipal el nombre del nuevo resguardante. 26.La salida de almacén podrá concluirse en un plazo no mayor a las 48 horas, dependiendo de la rapidez de recabar las firmas de los resguardantes. 27.Es indispensable que la Dirección que solicite la compra, indique en la requisición de compra el nombre del resguardante del bien, para facilitar a la Unidad de Patrimonio Municipal la elaboración del resguardo, el cuál podrá ser modificado cuando la Dirección solicitante así lo requiera. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 9 de 67

10 28.Es requisito obligatorio para la elaboración del resguardo, anexar copia de Identificación Oficial del resguardante. LINEAMIENTO PARA LA ENAJENACIÓN 29.Los bienes muebles propiedad del Municipio incluyendo los que hayan sido adquiridos con recursos del ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN, etc.), ramo 20, recursos similares, que ya no le resulten útiles o cuyo mantenimiento o reciclaje sea incosteable, podrá ser enajenados previa autorización del Honorable Cabildo, a través del procedimiento de remate respectivo, que será reglamentado por el Comité de Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios. 30.Podrán enajenarse los bienes inmuebles que pertenezcan en pleno dominio al Municipio, siguiendo las reglas previstas por la Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo, El Bando de Policía y Buen Gobierno, el Reglamento General de Patrimonio Municipal y de manera supletoria el Código de Procedimiento Civiles del Estado de Quintana Roo, siempre y cuando se cumplan las siguientes previsiones: a) En el caso de bienes destinados a un servicio público debe demostrarse ampliamente que el bien a dejado de ser útil para el servicio al que esta destinado y que no se necesita para ninguna otra función de orden público. b) En el caso de bienes que no estén dedicados a un servicio público debe demostrarse que no puede ser destinado a un servicio de este tipo, a la reserva territorial y a otro fin de orden público c) En ambos casos, el precio de la enajenación no será inferior al señalado en el dictamen que al efecto realice el perito valuador designado. 31.Una vez organizado el listado de activos fijos que se encuentran en la bodega del cual son inservibles; a) Se solicita el avalúo de un perito valuador debidamente reconocido por el Gobierno del Estado en el Periódico Oficial del Estado de Quintana Roo. b) Se solicita a la Secretaría General, se someta a consideración del Honorable Cabildo la autorización de la baja definitiva. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 10 de 67

11 c) Cuando sea aprobado por el Cabildo, la Secretaría General remite oficio a esta Dirección para que proceda a dar cumplimiento en término de los acuerdos tomados en la Sesión correspondiente. d) Se solicita la publicación en el periódico oficial del Estado de Quintana Roo. 32.Se debe insertar los datos que debe contener el proceso contemplado en el Bando de Policía y Buen Gobierno 33.Para de bienes muebles, se procede a realizar una invitación a escuelas, asociaciones, para la donación de los bienes, misma que deberá publicarse en los periódicos de mayor circulación del Estado, y los interesados deberán solicitar por escrito se les acepte para participar en la entrega de los bienes inactivos, debido acompañar a su solicitud una identificación oficial. 34.Para la entrega de los bienes se levanta acta de entrega, tomando fotografías para nacer constar la entrega y se describe el tipo de bien. 35.En caso de no comparecer las escuelas, asociaciones, se procede a la segunda invitación al público en general para la donación de bienes inactivos, la cual de igual forma es publicada en los periódicos de mayor circulación en el Estado, quienes, asimismo se solicita por oficio su participación en la entrega de los bienes. 36.Se elabora un acta de donación por los bienes entregados a cada persona, debiendo adjuntar las fotografías correspondientes. 37.Para el caso de que quedasen bienes sin entregar, se procederá a realizar un acta de destrucción con el Vo. Bo. de Contraloría Municipal y del Síndico Municipal y se designará el lugar de depósito como destino final de los bienes, debiendo tomar la fotografías correspondientes. 38.Teniendo las actas de entrega de bienes en donación a favor ya sea de escuelas, asociaciones, hospitales, público en general, acta de destrucción y fotografías, se enviarán las copias a la Oficialía Mayor, Sindicatura Municipal y Contraloría Municipal, para dar por concluido dicho proceso. 39.En el caso de vehículos, se manda publicar en los periódicos de mayor circulación del Estado el Edicto de Remate de los Vehículos que fueron aprobados de baja definitiva por H. Cabildo del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 11 de 67

12 LINEAMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA DE BIENES. 40.Un bien puede transferirse de un área a otra, pero deberá llenar el formato de transferencia que otorga la Unidad de Patrimonio Municipal, donde se especifica fecha, descripción del bien, número de inventario, motivo de la transferencia, área que interviene, firmas de recepción, entrega y Vo. Bo. del Director de área solicitante y la firma del Titular de la Unidad de Patrimonio Municipal. 41.Una vez llenado el formato de transferencia, se procederá a realizar la transferencia en la base de datos del Sistema de Patrimonio Municipal del cual se da de baja primero del bien especificando los datos del formato y transferencia del cual se cambia el nombre del resguardante y área. 42.Se imprime el nuevo resguardo y se envía mediante oficio al Dirección solicitante. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 12 de 67

13 4. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CÓDIGO VERSIÓN NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN P OMA AP Procedimiento de Elaboración del Programa Operativo Anual 02/08/2010 P OMA AP Procedimiento de Elaboración del Presupuesto Anual 02/08/2010 P OMA AP Procedimiento de Entrega de Correspondencia Oficial 02/08/2010 UNIDAD DE Departamento de Bienes Muebles P OMA AP P OMA AP P OMA AP P OMA AP P OMA AP Procedimiento de Alta de Activo Fijo (Bienes Muebles y Parque Vehicular) Procedimiento de Baja de Activos Fijos (Bienes Muebles y Parque Vehicular) Procedimiento Constancias de No adeudo de Activos Fijos Procedimiento de Entrada de Activos Fijos de particulares Procedimiento para Enajenación de Activos Fijos (Bienes Muebles y Parque Vehicular) P OMA AP Procedimiento para Transferencia de Bienes Muebles 02/08/ /08/ /08/ /08/ /08/ /08/2010 Departamento de Parque Vehicular P OMA AP P OMA AP Procedimiento de Permiso para circular Vehículos Oficiales Procedimiento para la Asignación de Auto partes y Accesorios del Parque Vehicular 02/08/ /08/2010 Departamento de Inmuebles P OMA AP Procedimiento para Recepción de áreas de donación (Bienes Inmuebles) por parte de Fraccionadores 02/08/2010 Departamento de Desincorporación de Activos P OMA AP P OMA AP Procedimiento para la Venta de locales comerciales propiedad del Municipio de Benito Juárez. Procedimiento de administración de la Renta de locales comerciales propiedad del Municipio de Benito Juárez. 02/08/ /08/2010 DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 13 de 67

14 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL Código: P OMA AP 01 Emisión: 02/08/2010 Revisión: 00 Dirección de Administración y Patrimonio Municipal ADMINISTRACIÓN Y 1.0 OBJETIVO Concentrar el Programa Operativo Anual de las Dependencias de la Oficialía Mayor y que por consecuencia integre la Planeación Anual de la Oficialía Mayor, estableciendo las correspondientes metas, objetivos e indicadores anuales por Programas. 2.0 ALCANCE Planeación, Organización y cumplimiento anual en base al Desempeño por Programas de las Direcciones de Recursos Humanos, Administración y Patrimonio, Recursos Materiales, ICCAL, Sistemas de Información, Unidad Jurídica y la oficina del Oficial Mayor, de acuerdo a la metodología implementada por la Dirección General de Planeación Municipal. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Oficial Mayor Valida el Programa Operativo anual Da seguimiento 3.2 Director de Administración y Patrimonio Municipal Distribuye los formatos a las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor para que elaboren sus programas, que previamente recibe de la Dirección General de Planeación Municipal Concentra el Programa Operativo Anual de las Direcciones y Unidades Revisa, corrige y Turna al Oficial Mayor para su validación Turna a la Dirección General de Planeación Municipal. 3.3 Asistente Recibe y turna los Formatos para la Elaboración del Programa Operativo Anual al Director de Administración y Patrimonio Municipal. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 P.O.A. Programa Operativo Anual DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 14 de 67

15 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Dirección General de Planeación Municipal 2 Asistente y/o auxiliar Oficialía Mayor Programa la calendarización de elaboración y entrega del POA a cada Unidad Administrativa. Envía Lineamientos, Metodología y Formatos Recibe los formatos y la Metodología de la Dirección General de Planeación Municipal, para la elaboración del Programa Operativo Anual, en un horario de 8:00 a 18:00 hrs. de Lunes a Viernes Sábado 9:00 A 14:00 horas en su caso Sella y firma el documento de contra recibo. Se anexa el Formato de Control de Oficios, Código F OMA OM 01 3 Asistente y Auxiliar Administrativo 4 Director de Administración y Patrimonio Municipal 5 Direcciones de la Oficialía Mayor 6 Director de Administración y Patrimonio Municipal Captura en el Sistema de Control de Oficios, registrando el folio, fecha de recepción, numero de oficio, Dependencia que lo envía, asunto, y el seguimiento del documento Los turna al Director de Administración y Patrimonio Municipal. Envía a las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor a través de memorándum para su elaboración. Elaboran los programas operativos de acuerdo a los formatos establecidos. Turnan a la Dirección de Administración y Patrimonio Municipal para su revisión. Al recibir los programas de cada Dirección, los revisa para verificar que estén acorde a los Objetivos del Plan Municipal de Desarrollo vigente. Concentra a su vez, el Programa Operativo General de la Oficina de la Oficialía Mayor. Lo turna al Oficial Mayor para su aprobación. 7 Oficial Mayor Revisa y en su caso aprueba los Programas Se turna a la Dirección General de Planeación Municipal, mediante oficio. 8 Director de Da el seguimiento a los Programas Operativos, enviando Administración y semestralmente el informe a la Dirección de Planeación y Desarrollo Patrimonio Municipal Económico. Elabora oficio para envío a la Dirección General de Planeación Municipal. Se archiva en Expediente de control interno. 9 Dirección General Recibe POA General de Oficialía Mayor de Planeación Documenta y le da seguimiento conforme a los Lineamientos y Municipal Metodología. 10 Fin del Procedimiento DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 15 de 67

16 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No aplica 7.0 REGISTROS 7.1 F OMA AP 01 Formato para elaboración del Programa Operativo Anual 7.2 D OMA AP 01 Diagrama de Flujo del procedimientos para la elaboración del Programa Operativo Anual. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 Fecha de Actualización DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 16 de 67

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18 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL Código: P OMA AP 02 Emisión: 02/08/2010 Revisión: 00 Dirección de Administración y Patrimonio Municipal ADMINISTRACIÓN Y 1.0 OBJETIVO Programar el costo financiero para que la Oficialía Mayor y las Direcciones o Unidades que la conforman, desarrollen programas de apoyo para que la Administración Pública Municipal desempeño correctamente sus funciones con la finalidad de beneficiar a la ciudadanía; tomando como base el techo financiero que proporciona la Tesorería Municipal. 2.0 ALCANCE Planear y programar las finanzas de los programas y acciones que realizan las Direcciones de Recursos Humanos, Administración y Patrimonio, Recursos Materiales, ICCAL, Sistemas de Información, Unidad Jurídica y la oficina del Oficial Mayor, de acuerdo a la metodología y lineamientos establecidos por la Tesorería Municipal. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.4 Oficial Mayor Autorizar el Presupuesto Anual de la Oficialía Mayor. 3.5 Director de Administración y Patrimonio Municipal Turnar los formatos a las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor para que elaboren el Presupuesto Concentrar el Presupuesto anual de las Direcciones y Unidades Revisar, corregir y entregar el Presupuesto General al Oficial Mayor para su validación Enviar el Presupuesto a la Tesorería Municipal, una vez aprobado por el Oficial Mayor Verificar la aplicación y optimización del Presupuesto autorizado a las Direcciones y Unidades de la Oficialía Mayor. 3.1 Asistente Recibir los Lineamientos y Formatos para la Elaboración del Presupuesto Turnar al Director de Administración y Patrimonio Municipal, los Lineamientos, formatos y/o correspondencia recibidos, relativo al presupuesto. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 18 de 67

19 4.1 Techo Financiero: Límite máximo del presupuesto que se asigna en un periodo determinado, generalmente un año, a una dependencia o entidad de Gobierno, en este caso Municipal, el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión según se requiera. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Tesorería Municipal Programa y envía a las Unidades Administrativas los Lineamientos y Metodología para elaboración del Presupuesto. 2 Asistente y/o auxiliar de Oficialía Mayor 3 Asistente y/o Auxiliar Administrativo 4 Dirección de Administración y Patrimonio Municipal 5 Direcciones / Unidades Administrativas 6 Dirección de Administración y Patrimonio Municipal Recibe los Lineamientos, Metodología y Formatos para la Elaboración del Presupuesto Anual. Sella y firma el documento de contra recibo. Anexa el formato de control de oficios, código F OMA OM 01. Captura en el Sistema de Control de Oficios, registrando el folio, fecha de recepción, numero de oficio, Dependencia que lo envía, asunto, y el seguimiento del documento Turna al Director de Administración y Patrimonio Municipal. Recibe y turna los formatos a las Direcciones y Unidades para la elaboración del presupuesto, con el techo financiero proporcionado por la Tesorería Municipal, mediante oficio. Elaboran el presupuesto de su Dirección de acuerdo a los Programas, Acciones Planeadas, los Lineamientos del Presupuesto y al techo financiero proporcionado. Turnan a la Dirección de Administración y Patrimonio para su revisión. Concentra el Presupuesto anual de las Direcciones y Unidades Revisa, corrige y turna el Presupuesto General al Oficial Mayor para su validación. 7 Oficial Mayor Analiza, corrige y en su caso, valida el Presupuesto General de la Oficialía Mayor. 8 Dirección de Administración y Patrimonio Municipal Una vez aprobado por el Oficial Mayor, turna el documento a Tesorería Municipal. 9 Tesorería Municipal Una vez aprobado el presupuesto por el cabildo, notifica a la Oficialía Mayor para su aplicación. Envía mensualmente el estado que guarda el presupuesto para el análisis correspondiente. 10 Dirección de Administración y Patrimonio Municipal Cada vez que se reciban los avances, turna el Reporte Mensual correspondiente a cada Dirección o Unidad de la Oficialía En caso de tener observaciones, elabora el oficio a la Tesorería Municipal para su corrección. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 19 de 67

20 Paso Responsable Descripción de la Actividad 11 Dirección de Administración y Patrimonio Municipal 12 Fin del procedimiento Archiva el presupuesto para control interno y mensualmente se monitorea su aplicación. 6.1 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Procedimiento de la Tesorería Municipal para la Elaboración del Presupuesto Anual. 7.0 REGISTROS 7.1 Formato para la Elaboración de Presupuesto 7.2 D OMA AP 02 Diagrama de Flujo del Procedimiento para la Elaboración del Presupuesto Anual. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión Razón de la última modificación Revisión actual anterior N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 Fecha de Actualización DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 20 de 67

21 MUNICIPIO DE BENITO JUARÉZ, QUINTANA ROO 02/08/2010 ADMINISTRACIÓN Y DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 21 de 67

22 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA OFICIAL Código: P OMA AP 03 Emisión: 02/08/2010 Revisión: 00 Dirección de Administración y Patrimonio Municipal ADMINISTRACIÓN Y 1.0 OBJETIVO Distribuir de manera interna y externa la correspondencia oficial generada por las Unidades Administrativas de la Administración Pública Municipal, a través de la Oficialía de Partes. 2.0 ALCANCE De Manera Interna: Recíprocamente entre las Unidades Administrativas de la Administración Pública Municipal. De Manera Externa: Entre las Unidades Administrativas de la Administración Pública Municipal y las Instituciones Públicas o Privadas del Municipio de Benito Juárez. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director de Administración y Patrimonio Municipal Supervisar que toda la documentación que se recibe sea canalizada a las Direcciones. 3.2.Encargado Recibir la correspondencia y clasificarla para su envío Turnarla para el registro de entrada en la bitácora Capturar en el Sistema de Control de Oficios Elabora los informes y reportes estadísticos cada mes, y turna al Director de Administración y Patrimonio. 3.3 Auxiliar Recibir la correspondencia y clasificarla para su envío Turnarla para el registro de entrada en la bitácora Capturar en el Sistema de Control de Oficios Archivar por Direcciones los acuses de recibo. 3.4 Diligenciero Entregar eficientemente la correspondencia. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Bitácora: Documento en la cual se registra la fecha hora día de la recepción, y hacia donde se canaliza para dar atención. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 22 de 67

23 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Pas Responsable Descripción de la Actividad o 1 Encargado y/o auxiliar Recibe la correspondencia en un horario de 8:00 A 17:00 hrs. de Lunes a Viernes y de 9:00 A 13:00 los Sábado horas en su caso Sella y firma el documento de contra recibo. 2 Encargado y Auxiliar Captura en el Sistema de Control, registrando el folio, fecha de recepción, numero de oficio, donde se asentará la información relativa a los datos del remitente; asunto o descripción del documento y nombre del destinatario, consignando la fecha y firma de recepción. 3 Encargado y Auxiliar Clasifican la documentación por Direcciones, Turna a los diligencieros para el envío 4 Diligencieros Entrega en el área correspondiente la documentación, previo acuse de recibo. Si son entregas externas, se le asigna vehículo Turna los acuses de recibo al auxiliar, para Archivo 5 Auxiliar Recibe y concentra por Direcciones los acuses de recibo. 6 Encargado Elabora los informes y reportes estadísticos cada mes, y turna al Director de Administración y Patrimonio. 7 Director de Administración y Patrimonio 8 Auxiliar Archiva los acuses de recibo 9 Fin del procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No aplica Periódicamente le dará seguimiento a la correspondencia que se turna, para garantizar su cumplimiento REGISTROS 7.1 D OMA AP 03 Diagrama de Flujo del procedimiento de Entrega de la Correspondencia Oficial. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión Razón de la última modificación Revisión actual anterior N/A Original Documento elaborado por primera vez Fecha de Actualización DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 23 de 67

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25 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA ALTA DE ACTIVO FIJO (BIENES MUEBLES Y PARQUE VEHICULAR) Código: P OMA OP 04 Emisión: 02/08/2010 Revisión: 00 Oficina de la Unidad de Patrimonio 1.0 OBJETIVO Contar con un instrumento Administrativo que integre las acciones para dar de alta los Bienes Patrimoniales (Todos los bienes patrimoniales propiedad del H. Ayuntamiento, sean por donación, Adquisición o adjudicación deben ser registrados contablemente en cuentas de activo y de patrimonio a su costo de adquisición o avalúo según sea el caso) 2.0 ALCANCE Todas las Dependencias y Organismos descentralizados de la Administración Municipal, que tengan asignados bienes patrimoniales. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Oficial Mayor Firmar los resguardos 3.2 Director de Administración y Patrimonio Municipal Conducir los trabajos para que las altas de los bienes patrimoniales sean en cumplimiento a la normatividad Titular de la Unidad de Patrimonio Supervisar el proceso Firmar los resguardos 3.4. Auditor de Bienes Muebles Verificar físicamente el bien, elabora el código para etiquetarlo Capturar en el sistema de control de activos Elaborar el reguardo y verifica que sea firmado Integrar el expediente 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Bienes Patrimoniales. Los inmuebles, mobiliario y equipo, vehículos, maquinaria, armamento, equipos especiales, aeronaves, acervo bibliográfico y artístico, obras de arte, entre otros. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 25 de 67

26 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Encargado de Almacén Notifica la entrada de Activos Fijos, informando la forma de adquisición y recursos del Ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSEMUN) y similares. 2 Contabilidad Entrega factura de bienes muebles, informando la forma de adquisición y de que recursos proviene. 3 Área solicitante Elabora solicitud de alta de activos fijos, indicando la forma de adquisición y de que recursos proviene. 4 Jefatura de Bienes Muebles 5 Auditor de Bienes Muebles Recibe del encargado del almacén la notificación de la entrada de un bien y de Contabilidad copias de las facturas originales de los activos fijos. Recibe de las Direcciones notificaciones para dar de alta algún bien. Es necesario contar con la factura original o copia que avale el activo, misma que deberá contener la descripción del bien (Número de Serie, Modelo, Color, Marca, Tipo, tamaño, capacidad, etc.) con el fin de localizar de forma eficiente el bien al momento de la revisión física y del cuál debe especificar la forma de adquisición y de que recursos proviene. En caso de que el bien sea adquirido en donación, éste deberá contar con un contrato entre el donante y éste H. Ayuntamiento o de lo contrario se deberá solicitar una carta o el contrato de donación correspondiente donde se especifique la descripción del activo En caso de ser un bien en comodato deberá anexar el contrato correspondiente o en su caso el oficio donde se indique en calidad de comodato. Turna documentos. Recibe documentos donde se especifica la forma de adquisición y los recursos de donde proviene y el activo fijo a dar de alta. 6 Verifica que el bien coincida con los datos de la factura y/o documentos de donación en su caso. Si esta correcto procede a dar de alta en el sistema de bienes muebles, otorgando un número de inventario e imprime la etiqueta. Elabora el resguardo con los datos del bien, pasa siguiente actividad. En caso contrario devuelve, pasa actividad 2. 7 Almacén/ Auditor de Bienes Muebles Etiquetan el bien, indicando número de inventario, área asignada y de que recurso proviene. Proceden a la entrega. Recaban firme de quién recibe el activo fijo. 8 Área solicitante Recibe bien mueble y firma resguardo. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 26 de 67

27 Paso Responsable Descripción de la Actividad 9 Auditor de bienes Muebles Actualiza base de datos de bienes muebles. 10 Solicita firma del reguardo del Oficial Mayor y del Director de Administración y Patrimonio Municipal, en calidad de Testigos. 11 Archiva en el expediente el reguardo 12 Fin del procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Procedimiento de Asignación de Activos Fijos. 6.2 Procedimiento de Baja de Activos Fijos. 7.0 REGISTROS. 7.1 Resguardo de Bienes Muebles. 7.2 Diagrama de Flujo del procedimiento de recepción de la correspondencia oficial. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización 00 Original Documento elaborado por primera vez DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 27 de 67

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29 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS (BIENES MUEBLES Y PARQUE VEHICULAR) Código: P OMA AP 05 Emisión: 02/08/2010 Revisión: 00 Departamento de Bienes Muebles ADMINISTRACIÓN Y 1.0 OBJETIVO Dar de baja un activo fijo (Bien Mueble) que ya no será utilizado por un servidor público en el desarrollo de sus funciones en el Municipio de Benito Juárez. 2.0 ALCANCE Todas las Dependencias y Organismos descentralizados de la Administración Municipal que tengan asignados bienes muebles patrimoniales y que requieran darlos de baja. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Director de Administración y Patrimonio Municipal Conducir los trabajos para que las bajas de los bienes patrimoniales sean en cumplimiento a la normatividad Firmar oficios de baja de bienes muebles. 3.2 Titular de la Unidad de Patrimonio Supervisar el proceso de baja de bienes muebles. 3.3 Jefe del Departamento de Bienes Muebles Recepcionar y custodiar el bien en la bodega de Patrimonio Municipal. 3.4 Auditor de Bienes Muebles Verificar físicamente la entrada del bien en la bodega de Patrimonio Municipal Capturar en el sistema de control de la entrada de los bienes en la bodega Elaborar Oficios. 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1 Activo Fijo. Mobiliario y equipo, vehículos, maquinaria, armamento, equipos especiales, aeronaves, acervo bibliográfico y artístico, obras de arte, entre otros. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 29 de 67

30 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Área solicitante Solicita mediante oficio baja de activo fijo (mobiliario) a Patrimonio Municipal. 2 Secretaria del Titular de la Unidad de Patrimonio Municipal 3 Jefe de Departamento de Bienes Muebles 4 Auditor de Bienes Muebles 5 Auditor de Bienes Muebles 6 Dir. de Admón. y Patrimonio Municipal 7 Auditor de Bienes Muebles 8 Área solicitante 9 Auditor de Bienes Muebles 10 Auditor de Bienes Muebles Recibe de las áreas oficio de solicitud, para dar de baja un activo fijo (mobiliario). En caso de equipo de cómputo y aires acondicionados tendrá que venir acompañados de un dictamen técnico que notifique el estado inservible del bien. En caso de vehículos y maquinaria tendrán que venir acompañadas del dictamen del taller mecánico. Sella y firma el documento de contra recibo. Recibe y verifica que contenga la información correcta. Si esta correcta, entrega oficio al Auditor de Bienes Muebles, pasa a la actividad 3, en caso contrario devuelve, pasa a la actividad 1. Recibe oficio de solicitud de baja, programa la recepción del bien. Elabora oficio para las áreas solicitantes, indicando fecha y hora para recepcionar los bienes en la bodega de Patrimonio Municipal, en el caso de vehículos se recepcionará en el corralón ubicado en la Región 236 mz. 12 lote 01. Turna oficio al Director para firma. Recibe oficio y firma. Devuelve el oficio. Recibe oficio y envía al área solicitante. Recibe oficio y se presenta en la Bodega de Patrimonio o en su caso en el corralón, cuando es un vehículo. Verifica que la información para dar de baja, coincidan físicamente con los bienes. Si no coincide la información no se acepta baja y notifica al área solicitante, pasa a la actividad 12. En caso de coincidir, recibe de conformidad a la fecha y lugar acordado. Opera siguiente actividad. Otorga número de control interno de entrada en la bodega. Captura en el sistema de control de los bienes; número de oficio, fecha de recepción, lugar, y la forma en que se adquirió los bienes como Ramo 33 (FISM, FORTAMUN, SUBSTAMUN), resguardado en la bodega de Patrimonio, para enajenar el bien. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 30 de 67

31 Paso Responsable Descripción de la Actividad 11 Auditor de Bienes Muebles 12 Auditor de Bienes Muebles Procede a dar de baja del inventario. Elabora oficio de baja de bienes muebles notificando procedencia y cancela el resguardo. En caso de improcedencia elabora oficio indicando el motivo. Turna oficios a las áreas solicitantes y archiva. 13 Áreas solicitantes Recibe oficio. 14 Fin del procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Procedimiento de venta de activos fijos. 7.0 REGISTROS. 7.1 D OMA AP 05 Diagrama de Flujo del procedimiento para dar de Baja Activos Fijos (Bienes Muebles y Parque Vehicular) 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización 00 Original Documento elaborado por primera vez DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 31 de 67

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34 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO CONSTANCIAS DE NO ADEUDO DE ACTIVOS FIJOS Código: P OMA AP 06 Emisión: 02/08/2010 Revisión: 00 Depto. de Bienes Muebles/ Depto. de Parque Vehicular ADMINISTRACIÓN Y 1.0 OBJETIVO. Contar con un procedimiento para la expedición de Constancias de No Adeudo para los empleados y funcionarios de la Administración Pública Municipal. 2.0 ALCANCE: Empleados y Funcionarios, que causen baja de la nomina del H. ayuntamiento, que cuente con resguardo de activos fijos. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1. Titular de la Unidad de Patrimonio Municipal Firma la Constancia de No adeudo Jefe del Departamento de Bienes Muebles y/o Parque Vehicular Verifica en la base de datos Imprime resguardos Firma de liberación Integra expediente 4.0 DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Constancia de no adeudo. documento que avala que el personal ha cumplido con la entrega de los activos fijo, propiedad del H. Ayuntamiento de Benito Juárez, que le fueron asignados para la realización de su trabajo. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 34 de 67

35 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Dir. de Recursos Humanos 2 Empleado/ Servidor Público 3 Titular de la Unidad de Patrimonio Mpal. 4 Jefe Depto. de Bienes Muebles y/o Parque Vehicular y Auditores Elabora oficio de notificación de baja de empleado. Requisita el formado de Constancia de No Adeudo debidamente firmada, en la que especifica Nombre del empleado que realiza la entrega de los activos fijos, otorgando liberación de la responsabilidad. Turna a la Unidad de Patrimonio para la validación. Recibe notificación de baja del empleado y formato de Constancia de No Adeudo, revisa y turna para su atención. Recibe notificación de empleado que causo baja y formato de Constancia de No Adeudo. Verifica en la base de datos los activos fijos del empleado que causo baja. 5 Revisa que los activos fijos bajo resguardo conforme al formato de Constancia de No Adeudo, sean entregados. Si coincide los datos entregados con la base de datos, firma el formato, pasa a la actividad 8. En caso de tener activos fijos pendientes, proporciona el resguardo al Empleado, pasa a la actividad 6. 6 Empleado/ Servidor Público Recibe resguardos, entrega activos fijos pendientes al área de adscripción. 7 Dirección de adscripción 8 Titular de la Unidad de Patrimonio Mpal. 9 Jefe Depto. de Bienes Muebles y/o Parque Vehicular y Auditores Recibe del Empleado activos fijos pendientes y firma Vo. Bo., en el resguardo, pasa actividad 5. Recibe Constancia de No adeudo y firma. Elabora los cambios en la base de datos y fotocopia Constancia de No adeudo. 10 Entrega al ex empleado el original Constancia de No adeudo, para deslindarlo de la responsabilidad de los bienes que estaban a su resguardo. Archiva en el expediente. 11 Empleado/ Servidor Público Recibe Constancia de No adeudo. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 35 de 67

36 Paso Responsable Descripción de la Actividad 12 Fin del procedimiento 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 P OMA OP 04 Procedimiento para Alta de Activo Fijo (Bienes Muebles y Parque Vehicular) 7.0 REGISTROS. 7.1 D OMA OP 010 Diagrama de Flujo del procedimiento para validación de la 7.2 Constancia de No adeudo. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización 00 Original Documento elaborado por primera vez DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 36 de 67

37 02/ 08/ 201 DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 37 de 67

38 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO PARA ENTRADA DE ACTIVOS FIJOS DE PARTICULARES Código: P OMA AP 07 Emisión: 02/08/2010 Revisión: 00 Departamento de Bienes Muebles/ Parque Vehicular ADMINISTRACIÓN Y 1.0OBJETIVO. Contar con un procedimiento para el control de la entrada de activos fijos propiedad de Empleados y Funcionarios del Municipio de Benito Juárez. 2.0 ALCANCE: Empleados y Funcionarios, que utilicen activos fijos de su propiedad dentro de la oficina, para realizar sus actividades laborales. 3.0RESPONSABILIDADES 3.1. Director de Administración y Patrimonio Municipal Firmar formato de ingreso de los activos fijos Titular de la Unidad de Patrimonio Municipal Firmar visto bueno en el formato de ingreso de los activos fijos Empleados/ Funcionarios Públicos Requisitar el formato de ingreso de los activos fijos Anexar copia de la factura que ampara la propiedad Firmar formato de ingreso de los activos fijos Jefe de Depto. de Bienes Muebles, Jefe de Depto. de Parque Vehicular y Auditores Verificar que el formato este debidamente requisitado y que contenga anexo la factura del activo fijo Integra expediente de activos fijos DEFINICIONES Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes definiciones: 4.1. Activos Fijos. Los inmuebles, mobiliario y equipo, vehículos, maquinaria, armamento, equipos especiales, aeronaves, acervo bibliográfico y artístico, obras de arte, entre otros.. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 38 de 67

39 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Empleado y/o Funcionario Solicita el formato de ingreso de activo fijo al Departamento de de Bienes Muebles y/o Parque Vehicular y Auditores. 2 Titular de la Recibe solicitud, registra y turna para su atención. Unidad de Patrimonio 3 Jefe Depto. de Proporcionan el formato de ingreso de activo fijo al Bienes Muebles interesado, para que registre los datos del activo que ingresa y/o Parque al H. Ayuntamiento. Vehicular y Auditores 4 Empleado y/o Recibe formato y requisita. Funcionario 5 Anexa copia de la factura para amparar que es de su propiedad, firma y entrega. 6 Jefe Departamento de Bienes Muebles Verifica que el formato este debidamente requisitado. y/o Parque Sí esta correcto, turna para firma, pasa a la actividad 6. Vehicular y Auditores De lo contrario, devuelve para su corrección, pasa actividad 3. 7 Titular de la Unidad de Patrimonio 8 Jefe Departamento de Bienes Muebles y/o Parque Vehicular. 9 Empleado y/o Funcionario 10 Fin del procedimiento Firma el formato de ingreso del activo fijo y devuelve. Entrega copia del formato al interesado, para su respaldo. Archiva formato en el expediente correspondiente. Recibe copia del formato de ingreso de activo fijo. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS No aplica 7.0 REGISTROS. 7.1 D OMA OP 07 Diagrama de Flujo del procedimiento de entrada de activos fijos de particulares. Formato de ingreso de activo fijo. DE LA DIRECCIÒN DE ADMINISTRACION Y Página 39 de 67