Quito D.M., 14 de febrero de Señores GERENTE GENERAL Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO Empresa Pública Tame Línea Aérea del Ecuador TAME EP Presente

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1 Ref: Informe aprobado el 14-feb-14. Quito D.M., 14 de febrero de 2014 Señores GERENTE GENERAL Y MIEMBROS DEL DIRECTORIO Empresa Pública Tame Línea Aérea del Ecuador TAME EP Presente De mi consideración: La Auditoría General de Tame EP, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, efectúo el examen especial al proceso de venta de boletos, facturación y recuperación de clientes directos por productos postpago y flycard prepago ; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de Nuestro examen se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de que la información y la documentación examinada no contiene exposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables. Debido a la naturaleza especial de nuestro examen, los resultados se encuentran expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el presente informe. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio. Atentamente, ING. ROBERTA ESTUPIÑÁN RIVAS Director de Auditoría General

2 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial se realizó con cargo al Plan Anual de Control del año 2013, y de conformidad con la Orden de Trabajo EY-1ñ de 15 de mayo de 2013, suscrita por la Directora de Auditoría General. Objetivo del examen Determinar que en los boletos emitidos por productos flycard postpago y prepago se haya aplicado adecuadamente los procesos de facturación y recuperación. Alcance del examen Se analizó el proceso de venta de boletos, facturación y recuperación de clientes directos por productos postpago y flycard prepago ; por el período comprendido entre el 1 de enero de 2011 y el 30 de abril de 2013, a base de la información registrada en las siguientes bases de datos obtenidas antes que inicie el reproceso el 19 de julio de Entidad Archivo Referencia Archivo Ret Sita ARCAR5 Boletos emitidos a través de SITA (FIN DATA) Ordenes Emitidas Sita CVOAR5 Registra las autorizaciones para emisión de boletos flycard prepago y postpago Contratos de Clientes CONTRATOS DE CLIENTES (CVCAR3) Registra los contratos por las recargas, consumo y saldos de los clientes prepago y postpago Facturas Cartera FTFAR1 Registra las facturas emitidas para la recuperación de clientes post pago Información Venta de CVBARC Boletos Base de datos en la que se registró la emisión de boletos a través del sistema SIGE desde el 1 de enero de 2011 al 14 de noviembre de A partir del 15 de noviembre de 2011 a esta base se transfiere la información de las ventas que genera el sistema SITA PRA. Ventas PRA PFRMSIV Registra la información de la venta de boletos generadas a través del sistema SITA y auditadas por el módulo PRA. - 2

3 Nuestro examen no incluyó el análisis a los reembolsos y revisados que se dieron dentro del proceso del producto flycard prepago y postpago, ya que debido al volumen significativo de las operaciones estas deben ser objeto de otro examen. Limitación al alcance Al 31 de julio de 2013, Tame Línea Aérea del Ecuador no ha logrado cerrar la contabilidad del año 2012 y los periodos mensuales del 2013, por inconsistencias que se dan al transferir los datos generados en el nuevo sistema informático de reservaciones y venta de boletos SITA PRA al sistema SIGE, a través del cual se generan los registros contables. El Contador General de Tame en el oficio EY-J del 26 de junio de 2013, ante nuestro requerimiento de información señaló: hasta la presente fecha no se ha logrado cerrar la contabilidad correspondiente al año 2012, por las discrepancias generadas entre la INFORMACIÓN FUENTE (resúmenes de ventas reportados por los puntos de emisión) frente a los archivos remitidos por el sistema PRA, y que discrepan entre ellos generándose discrepancias para contar con los respaldos suficientes y fehacientes que deben respaldar los registros contables. Similar observación fue presentada por la firma Auditora Deloitte & Touche en su informe de la auditoría realizada al ejercicio económico del año 2011, señalando en la parte de limitaciones en el alcance, numerales 12 y 14 lo siguiente: 12. Al 31 de diciembre de 2011, la Empresa no dispone del detalle de las cuentas que componen los saldos de valores prepagados Flycard por US$ mil En razón de esta circunstancia y debido a la naturaleza de los registros contables, no nos ha sido factible determinar por medio de otros procedimientos de auditoría la razonabilidad de dichos saldos a esas fechas. 14. A partir del 14 de noviembre del 2011, la Empresa implementó una nueva plataforma informática "lnformation Networking Computing USA Inc. -SITA" para la administración de reservas y emisión de boletos aéreos de pasajeros. A partir de esa fecha, existieron inconsistencias en la generación de la información del mencionado sistema, así como en los registros contables efectuados desde esa fecha hasta el 31 de diciembre del Hasta la fecha de emisión de este informe (noviembre 28, 2012 la Empresa no ha culminado con el proceso de conciliación de la información generada en el Sistema "SITA" y los valores registrados contablemente. En razón de esta circunstancia, no nos ha sido factible determinar la razonabilidad de los registros efectuados en el estado de resultados por el período comprendido entre el 15 de noviembre y el 31de diciembre del 2011 por concepto de ventas - 3

4 de boletos aéreos de pasajeros y gastos por comisiones a agencias por US$16.4 millones y US$1.7 millones respectivamente.... En el transcurso del examen estas limitaciones no han sido solucionadas, por lo que la empresa designó un equipo de trabajo para cerrar la contabilidad del año 2012, conformada por personal de los departamentos de Contabilidad, Ingresos y de Tecnología de la Información para que realicen los programas informáticos a fin de corregir las inconsistencias detectadas, conforme lo señala el Gerente de Tecnología de la Información en su oficio EY-k del 31 de julio de Informó además que está reprocesado todo el año 2012 y del 2013, hasta marzo. Por lo expuesto el presente examen se ha limitado a efectuar una revisión exclusiva del proceso de la información de recarga, emisión y facturación de los productos flycard prepago y postpago, que constaba en las bases de datos antes de los reprocesos informados, por lo que en un próximo examen se verificará la eficacia de las acciones correctivas tomadas en el reproceso. Base Legal Tame Línea Aérea del Ecuador inició sus actividades el 18 de junio de 1964 como un Departamento de la Fuerza Aérea Ecuatoriana, conforme lo dispuesto en el Decreto Supremo 1020, publicado en el Registro Oficial 272 de esa fecha. Mediante Ley 133 Reformatoria a la Ley Constitutiva de la Empresa Estatal de Aviación Transportes Aéreos Militares Ecuatorianos, publicada en el Registro Oficial 1002 de 2 de agosto de 1996, cambió su razón social a Tame Línea Aérea del Ecuador. Con Decreto Ejecutivo 740 de 21 de abril de 2011, se adecua la naturaleza jurídica de la compañía estatal Tame Línea Aérea del Ecuador, como Empresa Pública, por lo tanto, a partir de la expedición del presente decreto ejecutivo Transporte Aéreos Militares Ecuatorianos, TAME, se denominará: Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador TAME EP que será una persona jurídica de derecho público, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera, económica, administrativa, operativa y de gestión, bajo el control del sector de la Defensa, acorde con los objetivos establecidos en el Sistema Nacional de Planificación; las orientaciones determinadas por el Comité de Industria de la Defensa; y, las - 4

5 disposiciones de la Ley Orgánica de Empresas Pública Mediante Decreto 1304 de 19 de septiembre de 2012 se reforma el Decreto Ejecutivo 740 en lo siguiente: Art. 1.- En el primer inciso del artículo 2 elimínese la frase así como en el campo de la defensa y seguridad nacional.- Art. 2.- Sustitúyase el texto del artículo 7 por el siguiente.- Art. 7.- El Directorio de la Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador TAME EP de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, estará integrado por:-1. El Ministro de Transporte y Obras Públicas, quien lo presidirá.-2. El titular del Organismo Nacional de Planificación o su delegado.- 3. El miembro delegado por el Presidente de la República, que en este caso, se designa al Ministro de Turismo.-Art. 3.- Inclúyase la siguiente Disposición General.- SEGUNDA.- Los valores que se recaben producto de la venta o disolución de la Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador TAME EP ; así como los excedentes que se obtengan durante su existencia pasarán a formar parte del Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas (ISSFA), a través del RIM (Seguro de Retiro, Invalidez y Muerte administrado por este. Estructura orgánica El Manual Orgánico Estructural de Tame Línea Aérea del Ecuador aprobado por el Presidente Ejecutivo el 20 de noviembre de 2008, establece los siguientes niveles organizacionales: Nivel Directivo Directorio Nivel Ejecutivo Gerencia General Nivel Asesor Dirección Jurídica Dirección de Auditoría General Dirección de Planificación Dirección de Planificación de Flota Dirección de Comunicación Social y Relaciones Públicas Dirección del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Seguridad y Medio Ambiente Nivel de Apoyo Gerencia de Finanzas Gerencia de Tecnologías de la Información Gerencia Comercial Gerencia de Operaciones - 5

6 Gerencia de Mantenimiento Gerencia de Logística Gerencia de Recursos Humanos Objetivos de la entidad Conforme el Decreto Ejecutivo 740 de 21 de abril de 2011 y su reforma en Decreto 1304 de 19 de septiembre de 2012: El objeto principal de la Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador "TAME EP comprende el transporte, comercial, aéreo, público, interno e internacional de pasajeros, de carga y correo; y, las actividades complementarias conexas al objeto principal Monto de recursos examinados Considerando las limitaciones expuestas en el alcance a este examen por el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2011 al 30 de abril de 2013, se examinó la información del proceso de recarga, emisión y facturación de los productos flycard prepago y postpago, que constaba en las bases de datos antes del reproceso, por lo que el monto es indeterminado. Servidores relacionados Anexo 1-6

7 CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Evaluación de Control Interno En la Evaluación Integral del Sistema de Control Interno Institucional, se determinaron inconsistencias en la información procesada del sistema SITA para el registro contable, las mismas que fueron comunicadas con un informe parcial al Directorio de la empresa mediante oficio 11-EY-1ñ-12 de 11 de julio de 2012 y posteriormente, cuando el informe fue aprobado por la Contraloría General del Estado con oficio DAI del 13 de febrero de La recomendación fue dispuesta para su cumplimiento por el Gerente General con memorandos EY y 097 del 15 de febrero de 2013, dirigidos a las gerencias de Tecnología de la Información y Finanzas respectivamente, la misma que señaló: El señor Gerente General dispondrá: 33.-Al Gerente de Finanzas en coordinación con el Gerente de Tecnología de Información realicen un análisis de causa/raíz de los problemas comentados y un plan de acción de las acciones preventivas o correctivos que definan las actividades, plazos y responsables de ejecutarlos. Sobre esta recomendación el Gerente de Tecnología de la Información con oficio EY-1-k del 1 de abril de 2013 indicó: El back office sube la información procesada que provee el PRA mensualmente. TI no puede completar ni modificar ninguna información. En casos de descuadres de cuentas contables se debe hacer ajustes en común acuerdo entre Ingresos y Contabilidad. Las causas para que en el back office existan aparentes inconsistencias se debe a: -La información de la venta de SITA al PRA, a veces no sube íntegramente (Ej., boletos sin nombre, sin RUC, sin cédula; etc). -La información de los archivos master del PRA, para subir al back office no necesariamente coincide con la información que se visualiza en las pantallas o reportes del sistema PRA De lo aseverado pueden corroborar el mismo personal de Contabilidad. TI de Tame no tiene posibilidad de implementar controles a nivel del sistema SITA, únicamente nos servimos de la información que arroja ese sistema. En el contenido del oficio del Gerente de Tecnología se informa que se conocen de las discrepancias y sus causas, sin embargo, no se evidencia acciones para solucionar los problemas de sistema Las Normas de Control Interno y Integración contable de las operaciones financieras y Oportunidad en el registro de los hechos económicos y presentación de información financiera, respectivamente, señalan: - 7

8 La contabilidad constituirá una base de datos financieros actualizada y confiable para múltiples usuarios. La función de la contabilidad es proporcionar información financiera válida, confiable y oportuna, para la toma de decisiones de las servidoras y servidores que administran fondos públicos Las operaciones deben registrarse en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones. El registro oportuno de la información en los libros de entrada original, en los mayores generales y auxiliares, es un factor esencial para asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información. Por lo expuesto se mantiene pendiente de implementación la recomendación emitida por la Dirección de Auditoría General en la Evaluación Integral del Sistema de Control Interno de la Empresa con corte a octubre de 2012, lo que ocasionó que hasta 30 de agosto de de 2013 no se disponga de los estados financieros del año 2012 Conclusión Se mantiene inconsistencias entre el sistema SITA y sistema contable, lo que originó que no se disponga con información financiera, confiable y oportuna para el cierre de los estados financieros del año 2012; necesarios para la toma de decisiones. Hecho subsecuente Con oficio EY-J del 26 de junio de 2013 el Contador General informó: para mitigar en algo las discrepancias, se conformó una comisión de trabajo conformada por las áreas de ingresos, contabilidad e informática, a fin de establecer un análisis tecnológico, para complementar información que permita un reproceso de la información Con correo electrónico del 16 de julio de 2013 el Contador General comunicó al Gerente de Tecnología de la Información y varias áreas lo siguiente: Luego que ha concluido el análisis del reproceso de la información generada por el sistema PRA correspondiente al mes de ENERO 2013, se pudo obtener una depuración de la información contable, por tanto es de suma urgencia se reprocese la información de enero a diciembre del 2012, con los procesos establecidos en el análisis realizado por la comisión de trabajo que participó en la correspondiente a enero de 2013, Por tanto solicito (Gerente de TI), se disponga el reproceso la información del año 2012 (enero a diciembre), lo que permitirá cerrar los resultados financieros, por tratarse de un tema tan relevante para la Empresa - 8

9 El Gerente de Tecnología de la Información encargado mediante del 18 de julio de 2013 confirma que el reproceso se realizó el 19 de julio del presente año. Con memorandos EY y 0921 del 29 de julio de 2013, el Gerente General dispuso a los Gerentes de Finanzas y Tecnología de Información el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en el oficio informe de Control Interno respecto a esta observación. Recomendación El Gerente General dispondrá: 1. A los Gerentes de Finanzas y Tecnología de Información continúen con las gestiones de análisis de inconsistencias del sistema SITA y tomen las acciones correctivas necesarias. Funciones sin designación escrita Mediante contratos civiles de prestación de servicios profesionales EY-1K y EY-1K del 1 de diciembre de 2011 y 29 de noviembre de 2012, el Técnico en el Sistema Sita se comprometió a desarrollar actividades en la implementación de la herramienta SITA; sin embargo, a partir del 25 de abril de 2012 asumió el encargo de la Jefatura del Departamento de Ingresos, realizando actividades administrativas, control y autorización de operaciones relacionadas con las funciones encargadas, conforme lo señala en su oficio EY-J de 3 de junio de Con oficio 104-EY-1ñ-13 del 3 de mayo de 2013, se solicitó al Gerente de Recursos Humanos nos haga conocer si el Departamento de Ingresos cuenta con un jefe titular o encargado, respondiendo con memorando EY-H1-13-D139 de 10 de mayo de 2013, que: el departamento de ingresos no cuenta con un Jefe Titular o Encargado, debido a que las funciones de la jefatura están a cargo del Asesor Revenue Accounting, sin que nos proporcionara evidencia documentada de la designación. La norma de control interno Delegación de autoridad señala: La asignación de responsabilidad, la delegación de autoridad y el establecimiento de políticas conexas, ofrecen una base para el seguimiento de las actividades, objetivos, funciones operativas y requisitos regulatorios, incluyendo la responsabilidad sobre los sistemas de información y autorizaciones - 9

10 para efectuar cambios.- Las resoluciones administrativas que se adopten por delegación serán consideradas como dictadas por la autoridad delegante. El delegado será personalmente responsable de las decisiones y omisiones con relación al cumplimiento de la delegación El objeto del contrato civil como Técnico en el sistema SITA no establece las funciones de Jefatura, asumidas desde el 25 de abril de 2012, por lo que dichas actividades administrativas se están realizando sin la delegación documentada respectiva, detallando las responsabilidades asumidas. Posterior a la lectura del borrador de informe, con oficio EY-J del 6 de septiembre de 2013, el Asesor SITA PRA indica que solicitó a la Gerencia de Recursos Humanos mediante oficio EY-J del 26 de agosto de 2013, la elaboración del adendum al contrato civil de servicios profesionales, incorporando las funciones que viene desempeñando como Jefe del Departamento de Ingresos encargado. Lo expuesto por el asesor SITA PRA ratifica el criterio de la Dirección de Auditoría, por cuanto este requerimiento se enfoca a tomar una acción correctiva de lo comentado. Conclusión La contratación civil de servicios profesionales de un Técnico en el sistema SITA y las funciones de Jefatura, asumidas desde el 25 de abril de 2012 por el mencionado profesional, no fueron definidas en el contrato ni asignadas documentadamente, originando que las acciones administrativas adoptadas no cuente con la designación respectiva. Recomendaciones El Gerente General dispondrá: 2. Al Gerente de Recursos Humanos en coordinación con el Gerente de Finanzas, designar documentadamente al Jefe del Departamento de Ingresos. 3. Al Gerente de Recursos Humanos, verifique que los encargos o subrogaciones cuenten con disposición u orden escrita de autoridad competente, actualizando la base de datos de movimientos administrativos en el sistema informático de Recursos Humanos. - 10

11 Falta de procedimientos para la administración y control del producto Flycard El producto flycard no cuenta con manuales de procedimientos controlados, en los que se definan las responsabilidades de cada una de las áreas que intervienen en el proceso, desde la comercialización del producto a través de las promotoras de ventas, la recuperación y descarga de valores en los kardex de cada cliente y su contabilización. Las gerencias de Finanzas, Informática y Comercial, responsables de la administración y control, cuentan con manuales o instructivos desarrollados en función de las actividades internas que ejecutan dentro de cada unidad, conforme a sus necesidades, que en su mayoría no cumplen con las características de documentos controlados como son: que hayan sido aprobados, que tengan un control de revisión y de distribución para no quedar desactualizados y disponibles en los puntos de uso. Los manuales o procedimientos observados son: - Manual para utilización del servicio flycard post pago y prepago, para emisión de boletos por el cliente por la web; - Procedimientos a seguir para trabajar inconsistencias generadas en el portal web Flycard postpago, Dpto. E-commerce; - Manual para agentes de Ventas Sita ticket electrónico, última actualización agosto de 2011; - Procedimientos para ejecutar la facturación mensual (documento interno de la Gerencia de Tecnología de la Información); - Procedimientos para automatizar envío de facturas clientes mercantiles (documento interno de la Gerencia de Tecnología de la Información). Mediante oficio EY-J del 26 de junio de 2013, el Contador General indicó: Respecto a procedimientos documentados que normen o guíen el proceso de registro contable para los productos Flycard prepago y postago, me permito indicar que no existe procedimientos establecidos, el producto Flycard es un proceso implementado por la Gerencia Comercial, que desde el inicio no ha existido procedimientos claros para cada área, generando muchos inconvenientes para el control y registro contable - 11

12 La Norma de Control Interno Autorización y aprobación de transacciones y operaciones señala: La máxima autoridad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos, procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que sólo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos. Conforme lo comentado, se evidencia que las gerencias encargadas de la administración y control del producto flycard no disponen de manuales o instructivos que integren los procesos de los diferentes participantes, originando que no estén definidos los deberes y responsabilidades de cada área y que los procedimientos internos emitidos no cumplan con las características de documentos controlados. Posterior a la lectura del borrador de informe, la Analista Comercial del área de E-commerce, mediante oficio EY-GSITA del 6 de septiembre de 2013, indicó lo siguiente: Con la finalidad de generar procedimientos para la administración y control del Producto Flycard, el Departamento de E-commerce ha generado de acuerdo a las necesidades de la empresa procesos y procedimientos Internos del área que han sido socializados a todas las áreas involucradas. Adicionalmente se realizó un levantamiento de información para identificar la interacción e interrelación del procesos inherentes al producto. Se realizaron reuniones de trabajo con cada área y se efectuó la presentación del flujograma final con responsabilidad de cada área. Conforme lo descrito por la Analista Comercial, el área de E-commerce gestionó el levantamiento de información y reuniones de trabajo para elaborar el Reglamento Producto Flycard, sin embargo el mismo se encuentra en proceso de aprobación, es decir falta cumplir las formalidades de un documento controlado, situación por la que este comentario no modifica el criterio de la Dirección de Auditoría. Conclusión Las gerencias relacionadas con la administración y control del producto flycard cuentan con manuales o instructivos internos desarrollados en función de sus necesidades; sin embargo, no evidencia procedimientos que integren los procesos de los diferentes participantes; además, los instructivos emitidos no cumplen con las características de documentos controlados, originando que no se definan deberes y responsabilidades de cada área, así como que los documentos emitidos no sean actualizados y distribuidos a cada punto de uso. - 12

13 Recomendación El Gerente General dispondrá 4. A los Gerentes de Finanzas, Comercial e Informática, elaborar los manuales de procedimientos para la administración y control del producto flycard, incorporando las responsabilidades de cada área, con procesos integrados entre gerencias el mismo que debe coordinarse con la Dirección del SIGCSMA para que cumpla con los formatos de documentos controlados. Debilidades de control en el proceso del producto flycard En las transacciones que realizan los clientes flycard prepago y postpago se determinó las siguientes observaciones: Cuando se emiten los boletos en los puntos propios de Tame, se genera en forma automática un número de autorización en el sistema SIGE, el mismo que debe ser copiado al sistema SITA para la emisión, determinándose errores al transcribir esta información por parte de los Agentes de Ventas lo que origina que los boletos emitidos no enlacen a los kardex contables. En el Departamento de Ingresos, al efectuar el control de los reportes de ventas, no se realiza una comprobación de que el número de autorización que consta registrado en los boletos concuerden con las autorizaciones registradas en el sistema SIGE por cliente, con el objeto de identificar inconsistencias. No se evidencia que se efectúe una conciliación mensual por cliente para comprobar que las autorizaciones emitidas por cada uno de ellos en el sistema SIGE concuerden con los registrados en los boletos en el sistema SITA para el análisis de las inconsistencias. Los números de autorizaciones generadas en el sistema SIGE se pueden repetir entre clientes, es decir, no es un código único. En varios clientes no concuerda la información de la tabla de contratos de clientes flycard con el kardex contable; como ejemplo al 31 de diciembre de 2012 tenemos: - 13

14 Cliente Seguros Sucre S. A. Hidalgo Torres Silvio Ramiro Galarza González José Fernando Cerámica Rialto Duramas Cia. Ltda. Saldo Tabla Saldo Kardex Contable Contratos 424,36 USD 2.924,48 USD 487,96 USD 3.430,88 USD 6,21 USD ,54 USD 8,80 USD -931,65 USD 401,94 USD -193,90 USD Otras novedades comunicadas entre las áreas relacionadas con los clientes flycard son las siguientes: Con correo electrónico del 14 de mayo de 2013, la servidora del área de Cartera y Cobranzas comunicó a la Tesorera y Contador General: Adjunto se servirán encontrar el archivo proporcionado por Informática donde constan los boletos no facturados de la empresa SERTECPET años , el mismo que solicite para poder determinar que boletos sustentaban la factura No del 24 de junio 2012 por usd ,31 ya que no existen respaldos o sustentos de la emisión de la misma, el cliente no recibe la factura sin los respaldos del caso. Como podrá apreciar me resulta imposible poder saber la suma de que boletos me da el valor de dicha factura. Mediante correo electrónico del 20 de mayo de 2013, el Gerente de Finanzas informó al Gerente de Informática que: La cuenta Transportes Noroccidental CIA, RUC: , se encuentra mal contabilizado en Cuentas Mercantiles siendo el correcto en Valores Prepagados Fly Card Con comunicación del 1 de julio de 2013, el área de Cartera y Cobranzas comunicó a la Dirección de Auditoría General lo siguiente: Las ventas del 15 al 30 fueron bajadas pero existían múltiples problemas, por lo que se trabajo en forma manual determinando las diferencias entre la factura enviada y la información que bajó el sistema Con correos electrónicos del 18 y 25 de junio de 2013, el área de Cartera y Cobranzas informó a diferente áreas relacionadas lo siguiente: 18 de junio 2012 Existen valores pendientes por facturar de noviembre y diciembre 2011, como es de su conocimiento esto se debe a los problemas que se presentaron con el cambio de sistema (hasta la presente fecha no se da solución), Tesorería no es responsable de estos valores, está cobrado lo facturado. - 14

15 25 de junio 2013 estamos recibiendo reclamos en el sentido de que el boleto que emitieron por la WEB no tienen los mismos valores que el boleto facturado le doy dos ejemplo por favor su ayuda: BOLETOS TOTAL WEB TOTAL FACTURADO CLIENTE ,51 78,31 INMOBILIAR ,45 187,74 MIN.CORDI. POLITICA El Analista de Sistemas, con mensaje electrónico de 25 de junio de 2013, sobre este último mensaje, indicó: como le comente existe diferencia en lo que es tarifa cuando emiten por la web tiene un valor, cuando pasa la información al PRA tiene otro valor y ese es el que se envía a la factura, de acuerdo a lo comentado por Revisor de Ingresos, la diferencia se da cuando mezclan dos clases de tarifas, en este caso se debería anular la factura anterior y crear una nueva con los datos que tiene el cliente que fue impreso en el momento de la compra La Norma de Control Interno Conciliación de los saldos de las cuentas indica: Las conciliaciones son procedimientos necesarios para verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros contables. Constituyen pruebas cruzadas entre datos de dos fuentes internas diferentes o de una interna con otra externa, proporcionan confiabilidad sobre la información financiera registrada. Permite detectar diferencias y explicarlas efectuando ajustes o regularizaciones cuando sean necesarias. Las debilidades comentadas evidencian la falta de medidas adicionales de control como: conciliación y confirmación en los procesos de emisión, revisión y contabilización de la información ingresada a los sistemas por el producto flycard, lo que originó que las inconsistencias o novedades presentadas no se hayan detectado y solucionado de manera oportuna en la facturación de los productos postpago y descuento en los kárdex de los clientes prepago. Posterior a la lectura del borrador de informe con oficios EY-J , 60, 61 del 29 de agosto y 6 de septiembre de 2013, los señores: Asesor SITA PRA, Analista de Sistemas, Jefe Control de Ventas y Revisor de Ingresos respectivamente, indicaron que debe modificarse el sistema con el fin de generar una autorización por cada boleto, que les permita obtener un reporte de inconsistencias, conforme la recomendación dada por la Dirección de Auditoría General. - 15

16 Respecto al comentario sobre los correos del 18 y 25 de junio de 2013, indicaron que mediante oficio EY-J del 21 de marzo de 2012, hicieron conocer al Gerente de Finanzas que el 14 de marzo de 2012 enviaron a Tesorería General para el proceso de facturación el detalle de boletos de noviembre de 2011, por un total de ,74 USD, trámite que fue rechazado por esta dependencia argumentando que los clientes ya no van a aceptar estos alcances; de igual forma enviaron los boletos de diciembre de 2011 para el trámite de cobro. También hacen constar en el oficio que el departamento de Ingresos envió comunicaciones a las diferentes autoridades de la empresa, informando sobre las inconsistencias que se presentaban en el producto flycard, adjuntando un cuadro en el que se observa oficios y mail tramitados desde el año 2009 hasta abril de Lo informado por el personal del departamento de ingresos tiene relación con las observaciones determinadas por la Auditoría General, novedades que serán consideradas en un próximo examen especial, a fin de verificar los resultados del reproceso de la información dispuesto por la administración. Sobre la base de lo indicado el comentario de la Dirección de Auditoría se mantiene., Conclusión Se determinaron debilidades en medidas de control como conciliaciones y confirmaciones de la información ingresada en los procesos de emisión, revisión y contabilización en el producto flycard, lo que origina las diferencias de información entre las bases de datos. Hecho subsecuente Con oficios EY-J , 60, 61 del 29 de agosto y 6 de septiembre de 2013, los señores: Asesor SITA PRA, Analista de Sistemas, Jefe Control de Ventas y Revisor de Ingresos respectivamente, indicaron que a partir de agosto de 2013 implementaron un proceso de verificación y corrección de valores de tarifas e impuestos; y en septiembre de 2013, la verificación de datos previo a bajar la información al SIGE. - 16

17 Recomendaciones El Gerente General dispondrá: 5. Al Gerente Comercial en coordinación con el Gerente de Tecnología de la Información implementen en el módulo de autorizaciones del producto Flycard prepago y postpago la emisión de un código único y cronológico por cada transacción, independiente del cliente. 6. Al Gerente Comercial mediante circular recuerde a las Agentes de Ventas el procedimiento de registro de las autorizaciones emitidas en el sistema SIGE y transferida al sistema SITA, señalando que en caso de no identificarse el cliente a quien corresponde la venta será de responsabilidad de la Agente de Ventas. 7. Al Gerente de Finanzas y por su intermedio al Jefe del Departamento de Ingresos que al efectuar la revisión de los reportes de ventas las revisoras (es) comprueben que las autorizaciones registradas en el boleto concuerden con las emitidas en el sistema SIGE o en coordinación con la Gerente de Tecnología de la Información se elabore un reporte que permita determinar las inconsistencias entre las autorizaciones registradas en los sistema SIGE y SITA. 8. Al Gerente de Finanzas y por su intermedio al Jefe del departamento de Ingresos, en coordinación con el Gerente de Tecnología de Información generen un reporte que permita conciliar mensualmente lo siguiente: - Las autorizaciones de flycard postpago del sistema SIGE con la facturación, para determinar que todas las autorizaciones consten facturadas conforme a cada cliente. - La información de las autorizaciones de flycard prepago por cliente del sistema SIGE con los boletos emitidos bajo esta modalidad, para verificar que todas las autorizaciones otorgadas estén contabilizadas. - 17

18 El módulo de tesorería en el sistema SIGE no controla los números de depósitos, transferencias, ni está integrado con el módulo de contrato Flycard. Cuando los clientes flycard prepago realizan depósitos o transferencias, notifican mediante correo electrónico a un servidor de la gerencia comercial, quien a su vez comunica a Tesorería General de esta situación. En este departamento imprimen el mensaje y la papeleta de depósito escaneada y proceden al registro en el sistema SIGE, a través del módulo de Ingresos de Tesorería, digitando varios campos entre los que consta el código del banco y número de depósito o transferencia; información que el sistema no controla o valida a fin de evitar el ingreso de números de depósitos o transferencias duplicados. Al terminar este proceso van a la pantalla de ventas módulo de contratos para hacer el ingreso de la recarga a la tabla de contratos, ingresando en el campo de observación el número de recibo de tesorería obtenido en la pantalla anterior. Sin embargo de ser un solo trámite el proceso se realiza en dos módulos que no están integrados, lo que dificulta el control de estas transacciones. La Norma de Control Interno Verificación de los ingresos establece: Las instituciones que dispongan de cajas recaudadoras, efectuarán una verificación diaria, con la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos, a fin de controlar que éstos sean transferidos al depositario oficial.- El servidor encargado de la administración de los recursos, evaluará permanentemente la eficiencia y eficacia de las recaudaciones y depósitos y adoptará las medidas que correspondan. No se cuenta con un control automático que controle los números asignados a cada depósito por institución bancaria originando que existan duplicaciones que dificulta el control e identificación de los mismos para las conciliaciones, además al no estar integrado el módulo de contratos con los recibos de tesorería originó que al transcribir la información existan errores u omisiones. Posterior a la lectura del borrador de informe, el Contador General con oficio EY-J del 6 de septiembre de 2013, indicó lo siguiente: se pudo evidenciar que se trataba de una incongruencia en los recibos de Tesorería, que se encuentra mal ingresados en el módulo de tesorería, que aparece la información como duplicadas las papeletas de depósito; sin embargo en el módulo de la conciliación bancaria extracontable, se procede a corregir las - 18

19 papeletas con los físicos de estados de cuenta remitidos por los bancos: sin embargo, no han sido corregidos en el módulo de tesorería, situación que fue evidenciado por el equipo de auditaría.- A partir del mes de enero del 2013 se procedió a corregir en el Sistema Financiero del Control de Bancos. La Dirección de Auditoría confirma el comentario considerando que las bases de datos mantiene esta información inconsistente en el módulo de tesorería, que no han sido corregidas. Conclusión El sistema SIGE en el módulo de Ingresos de Tesorería no controla duplicidad en el número de depósito o transferencias; además, este módulo no está integrado con el de contratos de flycard, por lo que debe repetir la información ingresada en el recibo de tesorería, originando que no se pueda determinar depósitos o transferencias duplicadas en la acreditación de la recarga y errores o omisiones al transcribir la información del recibo de tesorería a la pantalla de contratos. Recomendación El Gerente General dispondrá 9. Al Gerente de Finanzas en coordinación con el Gerente de Tecnología de Información revisen en el sistema SIGE el módulo Ingresos de Tesorería con el objeto de que al seleccionarse una opción de recarga se vincule a la tabla de contratos de flycard y se enlace los valores depositados automáticamente al igual que el número de recibo; además que el módulo pueda identificar la duplicidad en el número de depósitos o transferencias que correspondan al mismo banco. Debilidades en el proceso de facturación de clientes flycard postpago En las facturas electrónicas y detalle de boletos enviados a las empresas se han presentado reclamos de los clientes, siendo necesario que se anule la primera factura y se emita una nueva en forma manual; las causas de estas anulaciones entre otras son: a) Tarifas facturadas diferentes a las impresas en el boleto mediante web, - 19

20 b) Boletos que no pertenecen al cliente, c) Boletos no incluidos en la facturación, informados por el cliente, d) Tarifas facturadas diferentes a las establecidas mediante contrato o acuerdo especiales, no ingresadas en el sistema SITA, e) Cobro del FEE emisión, en los contratos que no contemplaban el pago de este valor, f) Por duplicidad de boletos por ventas web, g) Errores de digitación de la forma de pago de las cajeras. Tesorería General para elaborar las facturas manuales, baja el archivo original de boletos a excel y realiza las modificaciones, agregando o eliminando tickets de un cliente a otro; estos cambios se coordinan con las áreas relacionadas dependiendo del caso; sin embargo, no son modificadas en el archivo principal, para que la base de datos guarde relación con los cambios efectuados y estas nuevas facturas no quedan registradas en el sistema. Respecto a las diferencias en tarifas entre las facturadas y las establecidas en convenios especiales con clientes como: Presidencia de la República, REPSOL, Consorcio Bloque 16, Vicepresidencia de la República, Petroamazonas entre otras, Tesorería General también procede a anular las facturas y emitir otras con las tarifas definidas en los convenios; sin embargo, esas diferencias no han sido ajustadas contablemente hasta el 30 de agosto de La Norma de Control Interno Administración de soporte de tecnología de información establece: La Unidad de Tecnología de Información definirá, aprobará y difundirá procedimientos de operación que faciliten una adecuada administración del soporte tecnológico y garanticen la seguridad, integridad, confiabilidad y disponibilidad de los recursos y datos, tanto como la oportunidad de los servicios tecnológicos que se ofrecen. Los errores en el proceso de facturación y las tarifas por convenios especiales incidieron para que se elaboren facturas manuales cuya información no es corregida en las bases de datos, lo que origina que los información fuente no concuerde con las facturas emitidas, sin dejar evidencia o trazabilidad para confirmar que todos los boletos emitidos bajo esta forma de pago se encuentran facturados y recuperados. - 20

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