Manual BSP para Agentes Procedimientos Locales Capítulo 14

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1 Manual BSP para Agentes Procedimientos Locales Capítulo 14 Argentina Enero 2011

2 Índice PRÓLOGO: Este capítulo (Capítulo 14) abarca los procedimientos locales del BSP aplicables en Argentina. Para conocer todos los demás procedimientos de BSP vigentes, sírvase remitirse al Manual principal de Agentes del BSP. CAPÍTULO 14 Procedimientos locales ÍNDICE 14.1 DIRECCIONES Y CONTACTOS LÍNEAS AÉREAS PARTICIPANTES Listado de Líneas Aéreas participantes Información de Contacto de las Líneas Aéreas INTERFACES DE CLIENTE PREGUNTAS Aspectos generales IATA - Portal de Servicio al Cliente Mesa de ayuda Página principal de IATA en el País BSPlink Página principal de IATA Internacional STANDARD TRAFFIC DOCUMENTS (STD) DOCUMENTOS DE TRÁFICO ESTÁNDAR STDs utilizados Asignación de Billetes Electrónicos Computer Generated Numbers (CGNs)...16 Números Generados por computadora Recupero de STDs STANDARD ADMINISTRATIVE FORMS (SAF) FORMULARIOS ADMINISTRATIVOS ESTÁNDAR Formularios administrativos utilizados en Argentina Aspectos Generales Rendición Notas contables propias de las líneas aéreas Procedimientos de ADM/ACM Autorización para la Emisión de Billetes a través de BSPlink REPORTES DE LIQUIDACIÓN DEL BSP INFORMACIÓN DE SALIDA Aspectos Generales Informes del BSP disponibles Listado de Informes del BSP con descripciones PROCEDIMIENTOS DE PAGOS Aspectos generales Método de Pagos Errores de rendición y notificación de pago faltante Errores posteriores a la cancelación del pago detectados por la Agencia Errores posteriores a la cancelación del pago detectados por la Línea Aérea participante del BSP Errores posteriores a la cancelación del pago detectados por IATA Net Remittance Remesa Neta Pagos en exceso SANCIONES, CARGOS ADMINISTRATIVOS Y COMISIONES DEL BANCO COMPENSADOR Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 2 de 48

3 Cargos administrativos Intereses y comisiones del banco compensador Sanciones VENTAS CON TARJETAS DE CRÉDITO Aspectos generales Ingreso del billete en ventas con tarjeta de crédito Operaciones presenciales Operaciones no presenciales Firma del pasajero Rendición de ventas con tarjetas de crédito por parte de IATA/BSP REEMBOLSOS Aspectos Generales Reembolsos automáticos Solicitud de reembolso / Notificación Tramitación de reintegros por miembros de IATA CALENDARIOS DE RENDICIÓN Aspectos generales TASF TRAVEL AGENT SERVICE FEE Generalidades Confección y rendición del CCCFS Reporte y detalle de la Facturación Comisión y costos Confidencialidad Beneficios Términos y Condiciones del procesamiento...48 Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 3 de 48

4 14.1 DIRECCIONES Y CONTACTOS Oficina Local de IATA IATA Argentina, Paraguay & Uruguay Cerrito 866 Piso Ciudad Autónoma de Buenos Aires Argentina Servicios al Cliente Teléfono: Fax: Portal del Cliente (54-11) (54-11) Lunes a Viernes de a horas Centro de Procesamiento de Datos ACCELYA Customer Services Team - Madrid Centro de Distribución de Documentos TRENDS Sr. Emilio Lamolla Tte. Gral. Perón 1111 Of.11 PB 1038 Ciudad Autónoma de Buenos Aires Argentina Teléfono: Banco compensador BANCO SANTANDER RIO S.A. Sr. Sergio Olaiz Bartolomé Mitre 480 Piso Ciudad Autónoma de Buenos Aires Argentina Teléfono: Listado de Proveedores Autorizados de Sistemas de Emisión de Billetes GDSs Amadeus Kiu Sabre Worldspan Resiber Galileo Delegados del LCAG El LOCAL CUSTOMER ADVISORY GROUP (LCAG) [Grupo Local de Asesoramiento a Clientes] es un foro donde los delegados de las Líneas Aéreas debaten los asuntos operativos del BSP. En caso de tener alguna consulta para el LCAG, sírvase comunicarse con la oficina local de IATA. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 4 de 48

5 Delegados del APJC El AGENCY PROGRAMME JOINT COUNCIL (APJC) [Consejo Conjunto del Programa de Agencias] es un foro donde los delegados de las Líneas Aéreas y las Agencias de Viajes deben considerar todos los aspectos del Programa de Agencias en el país/región y hacer recomendaciones que serán tomadas como propuestas para la PAConf - Conferencia de Agencia de Pasajeros. Las compañías que conforman el APJC son: AERO MEXICO AIR JAMAICA BRITISH AIRWAYS CONTINENTAL AIRLINES IBERIA LINEAS AEREAS DE ESPAÑA LAN AIRLINES MEXICANA DE AVIACION TACA Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 5 de 48

6 14.2 LÍNEAS AÉREAS PARTICIPANTES Listado de Líneas Aéreas participantes El listado que aparece a continuación incluye las Líneas Aéreas miembro del BSP Argentina participantes actualizado a Junio 2010: AEROLINEAS ARGENTINAS AR / RIVADAVIA 587 PISO 3 TE /07/08 FAX /2005 AEROMEXICO AM / PARAGUAY 555 TE / FAX AEROPOSTAL VH / MARCELO T. DE ALVEAR 590 P. 10 TE AEROSUR 5L / AV. SANTA FE 851 P.1 OF.1 TE / FAX / AIR CANADA AC / AV. CORDOBA 656 TE: AIR EUROPA UX / AV. CORRIENTES 880 PISO 2 TE / FAX AIR FRANCE AF / SAN MARTIN 344 PISO 23 TE FAX ALITALIA AZ / SUIPACHA 1111 PISO 28 TE /10 FAX AMERICAN AIRLINES AA / SUIPACHA 1111 PISO 23 TE FAX /1002 ANDES LINEAS AEREAS OY / AV. CÓRDOBA 966 PISO 8 OF. A TEL: Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 6 de 48

7 AVIANCA AV / CARLOS PELLEGRINI 1163 PISO 4 TE FAX BOLIVIANA DE AVIACIÓN (BOA) OB / TUCUMAN 994, PISO 2 TEL: BRITISH AIRWAYS BA / AV DEL LIBERTADOR 498 PISO 13 SUR B TE FAX CONTINENTAL AIRLINES CO / CARLOS PELLEGRINI 1141 PISO 5 TE CONVIASA VO / AV. CORDOBA 673 PISO 4 TE / FAX COPA AIRLINES CM / EMMA DE LA BARRA 353 PISO 7 PTO. MADERO TE FAX CUBANA DE AVIACION CU / SARMIENTO 552 PISO 11 TE FAX DELTA AIR LINES DL / CARLOS PELLEGRINI 1141 PISO 12 TE FAX EL AL ISRAEL AIRLINES LY / MAIPU 464 PISO 3 OF.304 TE FAX EMIRATES EK / AV. CORRIENTES 316 PISO 4 TE HAHN AIRLINES HR / M. T. ALVEAR 590 PISO 10 TE HELI AIR MONACO YO / M. T. DE ALVEAR 590 PISO 10 TE FAX Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 7 de 48

8 IBERIA IB / CARLOS PELLEGRINI 1163 PISO 1 Y 3 TE FAX LACSA LR / CARLOS PELLEGRINI 1275 TE LAN ARGENTINA 4M / SALGUERO 1221 y RAFAEL OBLIGADO TE LAN AIRLINES LA / SALGUERO 1221 Y RAFAEL OBLIGADO TE LAN PERU LP / SALGUERO 1221 Y RAFAEL OBLIGADO TE LUFTHANSA LH / M. T. DE ALVEAR 590 PISO 6 TE FAX MALAYSIA AIRLINES MH / AV. CORDOBA 1131 PISO 3 TE FAX MEXICANA DE AVIACION MX / AV. CORDOBA 1131 TE FAX PAL PRINCIPAL AIRLINES WK / PARAGUAY 2302, PISO 19, OF. 5 TEL: PLUNA PU / LIBERTAD 1133 PISO 4 TE QANTAS QF / AV. E. MADERO 900 PISO 27 TE FAX QATAR AIRWAYS QR / M. T.ALVEAR 590 PISO 10 TEL: Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 8 de 48

9 SKY AIRLINE S. A. H2 / CERRITO 1070, PISO 2 TEL: SOL S.A. LINEAS AEREAS 8R / MITRE 885 ROSARIO SANTA FE TEL: SOUTH AFRICAN AIRWAYS SA / AV. SANTA FE 846 PISO 1 TE FA X SWISS AIRLINES LX / AV. SANTA FE 846 PISO 1 TE FA X TACA PERU T0 / CARLOS PELLEGRINI 1075 TE FAX TAM JJ / TRANSPORTES AERES MERIDIONAES CERRITO 1026 / 1030 TE FAX TAP TP / VIAMONTE 811 PISO 2 TE TURKISH AIRLINES TK / AV. SANTA FÉ 1114 PISO 1 B TEL FAX UNITED AIRLINES UA / AV. MADERO 900 PISO 9 TORRE CATALINAS PLAZA TE: FAX US AIRWAYS US / JUNCAL 790 P. B. TE / FAX FAX VRG LINHAS AEREAS G3 / ALICIA MOREAU DE JUSTO 846 PISO 3 TEL FAX Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 9 de 48

10 Información de Contacto de las Líneas Aéreas En caso de tener alguna consulta para alguna Línea Aérea miembro del BSP, usted encontrará información de contacto de las líneas aéreas con las cuales su Agencia de Viajes haya efectuado ventas, en la Liquidación de Agencias del BSP que se incluye en el Análisis de Ventas en cada Set de Facturación. Los Agentes usuarios Avanzados de BSPlink pueden acceder a la función Líneas Aéreas dentro de sistema y así extraer información de contacto de las Líneas Aéreas en cualquier momento. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 10 de 48

11 14.3 INTERFACES DE CLIENTE PREGUNTAS Aspectos generales En caso de tener alguna pregunta acerca de sus ventas de billetes y los Procedimientos del BSP, existen diversas maneras de encontrar respuestas. El presente Manual debería constituir una de las principales fuentes de consulta, y dependiendo de la naturaleza del problema, usted debería luego dirigirse a la parte respectiva para solicitar ayuda: Tiene algún problema para completar la venta de un billete o problemas para extraer algún informe de su sistema de emisión de billetes? Obviamente, esta pregunta la responderá la Mesa de Ayuda del proveedor de su sistema de emisión de billetes (es decir. Amadeus, Kiu, Sabre, Resiber o Worldspan,) Tiene dudas acerca de cómo emitir un billete o preguntas sobre las normas aplicables a un determinado billete? Estas inquietudes deberían plantearse directamente a la Línea Aérea en cuestión o al proveedor de su sistema de emisión de billetes si existe algún problema técnico. Tiene dudas sobre alguna diferencia entre lo que usted informó a través de su sistema de emisión de billetes y lo que usted encuentra en los Informes del BSP? Verifique qué documento es el causante de la diferencia y luego informe este hecho a IATA. IATA cuenta con varias interfaces de cliente donde usted podrá buscar información, algunas de las cuales le indicamos a continuación IATA - Portal de Servicio al Cliente Mesa de ayuda Las consultas de clientes son principalmente respondidas a través de la Mesa de Ayuda del Portal del Servicio al Cliente de IATA. Para contactarnos por favor envíenos su consulta desde el Portal de una manera fácil y eficiente y un Representante del Servicio al Cliente le responderá a la brevedad en la siguiente dirección web: seleccione el lenguaje (Select a Language) Spanish (Español) y en la opción Contáctenos podrá registrar su consulta Página principal de IATA en el País La página inicial de IDFS Argentina contendrá enlaces con otros productos y servicios de IATA BSPlink BSPlink Aspectos básicos BSPlink es la interfaz de usuario para todas las partes del Proceso BSP. Aquí es donde usted, en calidad de Agencia, recibirá todos sus informes BSP y medidas correctivas como Notas de Débito a Agencias / Notas de Crédito de Agencias y donde las Solicitudes de Reintegro son ingresadas y mantenidas por las Líneas Aéreas y las Agencias. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 11 de 48

12 Por otra parte, IATA envía información operativa de importancia mediante la función de descarga de archivos/ comunicados. Asegúrese de conectarse a BSPlink regularmente y verificar si existen archivos nuevos, Notas de Débito / Crédito de Agencias o Boletines BSP con motivo de procedimientos nuevos o modificados. BSPlink Avanzado Además de las funciones Básicas descriptas anteriormente, BSPlink puede utilizarse también para extraer informes en línea, buscar datos históricos del BSP (datos de documentos, ADM s, etc.), crear grupos para varios locales IATA, obtener notificaciones de archivos nuevos por correo electrónico y mucho más. Las funciones avanzadas implican un costo que bien vale la pena asumir. Por otra parte, las Líneas Aéreas mantienen las Autorizaciones para la Emisión de Billetes en BSPlink de modo que usted, como Agencia, puede verificar en todo momento qué Líneas Aéreas le permiten vender sus billetes. Para dicha funcionalidad, las Líneas Aéreas, Agencias y Proveedores de Sistemas de Emisión de Billetes pueden ingresar al sistema, de modo que BSPlink proporciona una total transparencia entre todas las partes del proceso. Para mayor información, sírvase remitirse directamente al sitio de BSPlink en la dirección o bien comunicarse con nosotros a través de la Mesa / Portal de Servicio al Cliente de IATA ( Cómo acceder a BSPlink? Conectarse a Internet; Abrir el navegador de Internet y, en la dirección escribir Esa es la dirección estándar para acceder a BSPlink por todos los participantes de BSPs en todo el mundo. La primera ventana que se abrirá presentará un texto en inglés que describe el producto BSPlink. Esa ( y todo el producto ) se puede cambiar a Español con un clic en esta opción. Después de elegir el idioma de su preferencia (por ejemplo español), aparecerán las siguientes opciones: ENTRAR A BSPlink para ingresar al sistema. MÁS INFORMACIÓN: presenta detalles del producto. DESARROLLOS: muestra nuevos productos ó funciones de BSPlink. MANUALES: de utilización del sistema para Agentes y Líneas Aéreas. La ventana siguiente se utilizará para informar a BSPlink su LOGIN y PASSWORD. Antes de informar el Login y Password, se tendrá que confirmar el ISO COUNTRY CODE que es un código de dos letras que representa a cada país (AR = Argentina, UY = Uruguay, PY = Paraguay, etc.). Solo será necesario informar ese código la primera vez pues BSPlink se encarga de grabar un cookie con esa información. Después, se podrá cambiar el idioma de su preferencia para todas las funciones del BSPlink (ó bien Inglés ó Español). Seguidamente, se deberá confirmar el Login y Password proporcionado por la oficina local de IATA. Cuando se accede por primera vez a BSPlink, el sistema solicitará que se cambie el Login y Password originales por otros que solamente el usuario conozca. En esa pantalla, se ingresará un Login, un Password y se confirmará ese Password pero debe recordar que letras mayúsculas son diferentes de minúsculas y que BSPlink tiene un limite de caracteres. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 12 de 48

13 Se recomienda que no se utilice el nombre de su Empresa, siglas, fechas ó otras informaciones conocidas como Login ó Passwords, el password debe ser ALFANUMERICO y tener entre 8 y 10 caracteres. Se requiere también que se informe una dirección de mail para futuras acciones automáticas de información por parte de BSPlink en el menú Notificaciones de E mail. Si BSPlink no reconoce el Login ó Password como correctos, el Titular de la agencia deberá solicitar a la oficina local de IATA que genere uno nuevo. Cómo recibir los reportes por BSPlink? Opción FICHEROS (FILES) Esta es la función que BSPlink utiliza para hacer llegar a los clientes de IATA los resultados del procesamiento de los BSPs y otros comunicados, memos, instrucciones administrativas, etc. En BSPlink, el Centro de Proceso Regional de Área 1 envía los reportes generados en formato.pdf a cada usuario para que pueda hacer el DOWNLOAD (Descarga) de esos ficheros y mantener todos sus listados y reportes en su PC. Al elegir la opción FICHEROS (FILES) en el Menú Principal, se exhiben dos opciones: Descarga donde se depositan las liquidaciones (Set de Facturación) y los archivos de mensuales y anuales y Download Communications (Descargar Comunicaciones) donde se depositarán los comunicados de IATA y de las Líneas Aéreas que soliciten publicar. Los comunicados en esta opción serán comprimidos en un archivo.zip cada 7 días. Después de encontrar el fichero que se desea ver, bajar ó imprimir, basta hacer un clic arriba del disquete a la derecha. BSPlink informará que el fichero esta listo para el DOWNLOAD (Descarga). Cuando se haya hecho el clic con el botón derecho arriba del nombre del fichero (en la misma pantalla que BSPlink le informa que está listo para el DOWNLOAD), el navegador preguntará que se desea hacer. Se deberá contestar que se desea grabarlo en el disco duro, elegir una carpeta específica donde se piensa centralizar todos los reportes de BSP, y confirmar. Después que esté grabado, se puede consultar ó imprimir cuantas veces sea necesario, sin que tenga que conectarse nuevamente a BSPlink para hacerlo. Se sugiere que se bajen todos los ficheros del BSPlink para que se utilicen localmente, porque estos se mantienen disponibles solamente por dos meses. Después de este tiempo, los ficheros son automáticamente borrados. Para un mejor control, después de bajar los ficheros a su PC, se pueden borrar directamente de la tabla. Los ficheros borrados por el usuario se mantienen en otra área, disponibles todavía para descarga por los mismos dos meses. Para acceder a esa área, es suficiente hacer un clic en la opción FICHEROS ELIMINADOS, arriba de la tabla. Los reportes y estadísticas permanecen en el sistema por 16 meses y los reembolsos y ADMs/ACMs por 12 meses. Se debe recordar que BSPlink permite que sean cargados para cada cliente diferentes tipos de ficheros. Para que sea más fácil identificarlos, es que, tanto el Centro de Proceso Regional como la oficina del BSP, eligen el FILE DESCRIPTOR, las dos letras que siguen al ISO COUNTRY CODE en el nombre del fichero. Esas dos letras hacen que BSPlink exhiba la descripción del tipo de fichero en una de las columnas de esa tabla. No se debe olvidar, también, que BSPlink genera los ficheros de las liquidaciones en el formato.pdf, es decir, es imprescindible que tenga instalado en su PC algún programa que le permita consultar ó imprimir ficheros con esa extensión. IATA sugiere utilizar el ACROBAT READER por estar disponible en la web sin costo pero si se prefiere otro software, no existe impedimento alguno para su utilización. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 13 de 48

14 Página principal de IATA Internacional - Al ingresar a usted entrará en la página principal global de IATA. Aquí usted podrá encontrar información sobre todas las actividades de IATA, encontrar resoluciones vigentes y comprar publicaciones de IATA a través del local de venta en línea. Asimismo hay una herramienta de búsqueda disponible en el sitio que le permitirá encontrar la información que necesite STANDARD TRAFFIC DOCUMENTS (STD) DOCUMENTOS DE TRÁFICO ESTÁNDAR STDs utilizados Electronic Ticket OPET (Ticket Electrónico) Desde el 01 de junio de 2008, los únicos billetes utilizados en BSP son electrónicos, y se emiten a través de los sistemas de distribución global (GDSs). En caso de ser necesaria la anulación de un billete electrónico debe tenerse presente que la misma deberá efectuarse durante el día de emisión, hasta las horas. Esto implica que toda anulación efectuada en otra fecha distinta de la emisión se deberá realizar mediante la confección de un reembolso. VMPD Virtual Multiple Purpose Document - Documento Multipropósito Virtual El menú principal contiene los siguientes módulos para el Documento Multi-propósito (MPD) Virtual: - Emitir MPD - Consulta y Listados, por número, diarios, por período y documentos cancelados - Configuración del E mail de la agencia - Valores Máximos configurado por la línea aérea respecto al monto máximo de emisión del VMPD. - Permiso de las Líneas Aéreas para la emisión del VMPD Issue Virtual MPD (Emitir MPD Virtual) Deben completarse los siguientes campos : 1) Name of passenger (Nombre del pasajero) - ingrese el nombre del pasajero 2) Endorsement/Restrictions (Endosos/Restricciones) de corresponder y de acuerdo a lo solicitado por la línea aérea ingrese los endosos o restricciones que afecten al MPD. 3) Reason for issue (Motivo de la emisión) 50-Bono de crédito especificado no puede ser modificado. 4) Airline code (Código de la línea aérea) - ingrese el código numérico de la línea aérea para la que se emitirá el MPD que consta de tres dígitos. 5) Reason for Issuance Code (Código de razón para la emisión) Elija un Código de razón para la emisión del menú desplegable de acuerdo a la instrucción de la Línea Aérea. 6) Date of issue (Fecha de emisión) muestra la fecha de hoy 7) PNR Reference/Airline data (Referencia PNR/Datos Aerolínea) - de corresponder y de acuerdo a lo solicitado por la línea aérea. 8) Currency (Moneda) la moneda por defecto es ARS. Puede modificarse a Dólares. En el caso que la tarifa es en dólares para emitir en ARS debe ingresarse el tipo de cambio bancario del día de la emisión del billete de pasaje. 9) Domestic/International (Doméstico/Internacional) define el estado del VMPD. Por default está definido como Internacional. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 14 de 48

15 10) Bank Exchange Rate (Tipo de cambio bancario) mostrará el tipo de cambio bancario por defecto 1. Si la tarifa es en dólares y se emite el VMPD Pesos Argentinos (ARS) se deberá colocar el tipo de cambio del día de la emisión del billete. 11) Fare (Tarifa) tarifa del MPD, ingrese la misma y el sistema completará automáticamente los casilleros de totales. 12) Amount in letters (Monto en letras) el campo indicará automáticamente el monto del MPD en letras al ingresar la tarifa. Este campo no puede modificarse. 13) Remarks (Comentarios) ingresar cualquier comentario para una Línea Aérea o para su agencia. Permite caracteres como A-Z (excepto Ñ) 0-9,. - / espacio, otros caracteres serán rechazados. 14) Issued in Connection with (Emitido en Relación con) ingrese el código numérico de la línea aérea seguido del número de billete emitido en canje. 15) Form of Payment Cash (Forma de Pago Efectivo) si el MPD se paga en efectivo, marque el casillero de efectivo 16) Form of Payment Credit (Forma de Pago Crédito) si el MPD se paga a crédito, marque el casillero de crédito. Deberán completarse los campos correspondientes a tipo y número de tarjeta de crédito, fecha de expiración de la tarjeta, monto y código de autorización. 17) Form of Payment Exchange (Forma de Pago Canje) si el MPD se paga a través de un canje, marque el casillero de canje. Deberán completarse el valor total de canje, emitido en canje por y los detalles de la emisión original. 18) Issue (Emitir) Haga clic en Emitir para emitir el documento MPD. El número de documento se generará automáticamente y el sistema le solicitará confirmación para emitir: 19) Tenga en cuenta que después de emitido el MPD, se envía automáticamente un a la línea aérea y ya no se puede borrar. Para emitir el MPD, pulse OK (Aceptar), para cancelar, pulse Cancel (Cancelar). El sistema le informará que se ha emitido el V-MPD número xxxx xxxx. Durante la fecha de emisión, la Agencia puede solicitar la anulación a la Línea Aérea. Desplácese hacia abajo en el documento para encontrar Request a void (Solicitud de Cancelación). La solicitud de anulación se enviará a la línea aérea y será la línea aérea quien deberá anular el documento para cancelarlo. Sólo se puede solicitar la anulación de un documento el mismo día de su emisión. Void Request (Solicitud de Cancelación) Para solicitar la anulación a la Línea Aérea. Haga clic en Void Request (Solicitud de Cancelación). Un mensaje informará al usuario: Se solicitará la cancelación del documento Haga clic en Cancel (Cancelar) para Cancelar la Solicitud. Haga clic en OK (Aceptar) para aceptar la Solicitud de Cancelación Aparece un mensaje que informa al usuario Se ha presentado una solicitud de anulación del siguiente MPD xxxx xxxxxx. Posteriormente, la Línea Aérea recibirá un si ha activado los s de alerta. La Línea Aérea debe ingresar a BSPlink y anular el documento. La Agencia usuaria recibirá un de alerta cuando la agencia haya ingresado una o más direcciones de en la opción configuración de MPDs Virtuales. La agencia también puede verificar el estado de MPD bajo Query & Reports Daily Reports or Report by Period (Consulta y Listados Informes Diarios o Informe por Período). Además puede completarse el campo de: Original Issue Details (Detalles de la Emisión Original)- Para indicar los detalles de la emisión original. Este campo es obligatorio cuando la forma de pago es Canje. Airline (Línea Aérea): código numérico de 3 dígitos de la línea aérea. Serial Number (Número de Serie): número del billete original de 10 dígitos (excluyendo el dígito verificador) Date (Fecha) fecha de la emisión original en formato DDMMAA Place (Lugar) City Code (Código de Ciudad): Código de la Ciudad 3-alfa correspondiente al lugar de emisión original. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 15 de 48

16 La agencia debe solicitar la instrucción a la línea aérea (ej. procedimiento, condiciones, etc.) antes de emitir un VMPD. Rendición: VMPD emitidos con forma de pago Cash no requieren presentación física. VMPD anulados no requieren presentación física. VMPD emitidos con forma de pago Tarjeta de Crédito se debe presentar copia del formulario abrochado delante el cupón de crédito, si la línea aérea acepta dicha forma de pago para el VMPD Asignación de Billetes Electrónicos Computer Generated Numbers (CGNs) Números Generados por computadora Los rangos de numeración de los documentos de tráfico standard (STDs) electrónicos son asignados por la oficina de IATA a cada uno de los sistemas de reservas quienes son los responsables de administrar y suministrar dichos rangos a las agencias en cada Local Aprobado Recupero de STDs Debido a la escasez global de Números Generados por Computadora, la Oficina Matriz de IATA debe recuperar stocks de STDs cada cierto tiempo. Esto significa que el stock tiene un ciclo de vida limitado a 2 o 3 años, desde la fecha de su asignación. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 16 de 48

17 14.5 STANDARD ADMINISTRATIVE FORMS (SAF) FORMULARIOS ADMINISTRATIVOS ESTÁNDAR Formularios administrativos utilizados en Argentina Aspectos Generales Rendición - Los formularios administrativos utilizados en el BSP son los siguientes: *Parte de Ventas de Agencias: es el formulario electrónico que utiliza la Agencia para rendir todas las emisiones efectuadas en el período. *Formulario CCCFs: Credit Card Charge Form es un formulario para efectuar las ventas con tarjeta de crédito de las Líneas Aéreas del BSP. Una vez completado y validado, la primera vía deberá ser abrochada junto con el cupón auditor del billete, la segunda (Copia Agente) se queda en poder de la agencia y la tercera (Copia Titular de la Tarjeta) será el comprobante del pasajero. *Sobres de rendición: es el sobre que se utiliza para enviar la rendición del parte de ventas. *Solicitud de Reembolso indirecto de Agencias: es la emitida por la Agencia en el sistema BSPlink Avanzado. Rendición La rendición semanal se deberá enviar, en las fechas establecidas en el Calendario de Rendición y Pagos, en el sobre previsto a tal efecto, en el cual se debe indicar claramente los datos del remitente (dirección, ciudad, código numérico IATA / DE CABOTAJE/ GSA): Capital y Gran Buenos Aires TRENDS S.A. J. Perón 1111 P.B. Of.11 Ciudad Autónoma Bs.As. (Agencias de Ciudad Autónoma y Gran Buenos Aires) Tel: Horario a y a hs. Web: Interior del Pais Oficinas de OCA Luego de efectuar el formulario Parte de Ventas en la web el sistema mostrará la opción de imprimir un comprobante de rendición OCA, el cual deberá ser impreso y entregarse en el correo OCA junto con el sobre de rendición para ser sellado por el personal del correo y archivado por la agencia para su control. Además la persona encargada de llevar el sobre deberá indicar a OCA que la entrega corresponde al Número de Operativa Los sobres de rendición solamente podrán ser enviados a través de las sucursales propias de OCA no pudiéndose entregar en ningún otro buzón o franquicia. PARTE DE VENTAS: copia del formulario Parte de Ventas efectuado en la página web de TRENDS Si la agencia en algún período no ha tenido ventas o ha emitido solamente billetes cash sólo deberá ingresar el formulario parte de ventas via website y no deberá enviar copia física alguna del mismo. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 17 de 48

18 BILLETES ELECTRÓNICOS EMITIDOS CASH: No requieren presentación. BILLETES ELECTRÓNICOS EMITIDOS A CRÉDITO: Los billetes emitidos con tarjeta de crédito se presentarán de la siguiente manera: CCCFs (firmado por el cliente o Signature on file) y cupón agente E- ticket abrochado detrás. BILLETES ELECTRÓNICOS VOID: no requieren presentación. BILLETES EN CANJE: al nuevo billete electrónico se le abrochará detrás los cupones de vuelo del billete original. Consultar a cada transportador su procedimiento. REEMBOLSOS AUTOMÁTICOS DE BILLETES ELECTRÓNICOS: son los efectuados a través del sistema de reservas (GDSs) aceptados únicamente por las líneas aérea: AZ, BA, IB, MX y QF deberán ser enviados en la rendición con el formulario y el cupón agente. VMPD emitidos con forma de pago Cash no requieren presentación física. VMPD anulados no requieren presentación física. VMPD emitidos con forma de pago Tarjeta de Crédito se debe presentar copia del formulario abrochando delante el cupón de crédito, si la línea aérea acepta dicha forma de pago para el VMPD Notas contables propias de las líneas aéreas Además de los SAFs [Formularios administrativos estándar] preparados por la Agencia, las Líneas Aéreas también preparan ciertas notas contables que la Línea Aérea participante del BSP envía directamente a la Agencia correspondiente. Los ADMs/ACMs a través de BSPlink, se emiten ya sea en línea o por medio de una función de carga masiva de archivos, estos documentos son emitidos bajo las disposiciones de la Resolución 850m. Esta función permite a la línea aérea (o al tercero que actúa en nombre de la línea aérea) emitir el ADM/ACM en su propio sistema y cargarlo como un archivo al BSPlink de modo que el Agente pueda visualizarlo. Los ADMs/ACMs no disputados se informan automáticamente al Centro de Procesamiento de Datos para su procesamiento e inclusión en la liquidación. Los ADMs/ACMs disputados locales se toman en cuenta automáticamente, y la línea aérea puede activar la disputa en línea a través de BSPlink. La línea aérea también puede descargar las operaciones disputadas del BSPlink y cargarlas en su propio sistema para tramitarlas. El propósito de estas notas contables es ajustar la cuenta de la Agencia con la Línea Aérea a través del BSP. Los dos tipos de notas contables son: Nota de Débito a Agencias (ADM en inglés Agency Debit Memo) Nota de Crédito a Agencias (ACM en inglés Agency Credit Memo) Nota de Débito a Agencias (ADM) El ADM se utiliza para notificar a una Agencia que, salvo que exista alguna justificación, la Agencia debe a la Línea Aérea miembro del BSP emisora el monto que figura en el ADM por las razones indicadas. En caso de desacuerdo, la Agencia tiene la obligación de comunicarse con la Línea Aérea emisora dentro del período de disputa establecido en la Resolución 850m. Un ADM sólo se procesará a través del BSP si se emite dentro de los nueve (9) meses de la fecha de viaje final. Pasado dicho período, todo reclamo debe tramitarse fuera de los procesos del BSP. Nota de Crédito a Agencias (ACM) El ACM se utiliza en los casos en que la Línea Aérea debe dinero a la Agencia. La Línea Aérea presenta un ACM a la Agencia que indica los detalles de la suma a acreditar a la Agencia. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 18 de 48

19 Procedimientos de ADM/ACM Los documentos se emiten ya sea en línea o por medio de una función de carga masiva de archivos. Esta función permite a la línea aérea (o al tercero que actúa en nombre de la línea aérea) emitir el ADM/ACM en su propio sistema y cargarlo como un archivo al BSPlink de modo que el Agente pueda visualizarla. Las reglas de emisión de los ADMs de Línea Aérea están detalladas en las resoluciones publicadas en el Manual del Agente de Viajes. Las Notas de Débito a Agencia y las Notas de Crédito de Agencia se presentan a las Agencias en forma electrónica a través de BSPlink. Las Agencias tienen la obligación de conectarse periódicamente a BSPlink para verificar si existe alguna Nota de Débito / Crédito de Agencia pendiente. Durante el período de disputa las Agencias pueden acceder al formulario de Notas de Débito a Agencias desde BSPlink ADM/ACM Consulta ADM y ACM bajo la función ADM Pending Settlement [Notas de Débito en espera de ser Facturadas]. Luego del período de disputa, la Nota de Débito a Agencia aparecerá bajo ADM to be billed in the current period [Nota de Débito a ser facturada en el período actual], hasta el último día del período de rendición, momento en el cual son automáticamente incluidas en el Proceso BSP. Un ADM que se haya incluido en la liquidación del BSP se procesará para el pago. Cualquier cuestionamiento posterior de tal ADM, si la Línea Aérea lo acepta, se procesará directamente y resultará en la emisión de una Nota de Crédito a Agencias (ACM), de corresponder. Las Notas de Crédito de Agencia aparecerán bajo ACM to be billed in the current period [Nota de Crédito a ser facturada en el período actual], hasta el último día del período de rendición, momento en el cual son automáticamente incluidas en el Proceso BSP. No se aplica el período de impugnación en el caso de Notas de Crédito de Agencia. Notas de Débito / Crédito: SPDR/SPCR Son las ingresadas por IATA para distinguirlas de las operaciones de las líneas aéreas como así también las denominadas ADMD/ACMD Autorización para la Emisión de Billetes a través de BSPlink Solamente las Líneas Aéreas pueden asignar la Autorización para la Emisión de Billetes a sus Agentes nombrados a través de BSPlink. Las Líneas Aéreas mismas actualizan su Lista de Autorizaciones para la Emisión de Billetes a través de BSPlink. Las habilitaciones para la emisión son una potestad indelegable de la línea aérea y podrán ser removidas en cualquier momento por la compañía. Aquellas agencias que tengan interés en contar con la posibilidad de emitir billetes para determinada línea aérea, deberán dirigirse directamente a dicha empresa para solicitar la habilitación correspondiente. Los usuarios avanzados pueden consultar en BSPLink las CIPs autorizadas por las líneas aéreas para su agencia. AVP (Agent validation plate) La pérdida, extravío o robo de la Placa de Identificación del Agente exige que se informe inmediatamente al Passenger Services Manager, quien tomará las medidas necesarias para su reemplazo. En estos casos, se asignará un nuevo código numérico al Agente que reemplazará inmediatamente al código numérico de la Placa faltante. Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 19 de 48

20 Máquina Validadora Esta máquina se utiliza para validar los cccfs (cupones de crédito) y la provee la empresa : MA-VE: Tel: (011) E mail: validadora@speedy.com.ar Manual de Agentes del BSP - Capítulo 14 Argentina - 01 Enero 11 Página 20 de 48