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2 Informe de seguimiento, verificación del cumplimiento de la Publicidad en SECOP, de los documentos y actos administrativos del Proceso de Contratación de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia Control Interno Bogotá, 26 de diciembre de /13

3 Introducción En el marco del ejercicio de evaluación y seguimiento continuo que Control Interno realiza a los Procesos de Contratación de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC-Colombia, tiene como propósito el de contribuir al cumplimiento de los principios de transparencia y publicidad del estado colombiano y del cumplimiento legal que se le impone a la administración pública en todas y cada una de sus actuaciones. El Portal Único de Contratación se constituye como la Fase Informativa del Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP, de acuerdo con lo dispuesto por el artículo 3 de la Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. La labor de verificación se realizó en forma selectiva. Marco Legal El análisis realizado por Control Interno se basó en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2013, el cual señala que la entidad estatal está obligada a publicar en el SECOP los documentos del proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. La Entidad Estatal está obligada a publicar oportunamente el aviso de convocatoria o la invitación en los Procesos de contratación de mínima cuantía y el proyecto de pliegos de condiciones en el SECOP para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del citado decreto. Así mismo, el Decreto 734 de 2012, estableció en su artículo , la publicación de determinados actos contractuales con el fin de que puedan ser consultados por la ciudadanía en general, ténganse o no intereses directos en el proceso de selección que se trate y que se tramitan con sujeción al Régimen de Contratación establecido en el Estatuto General de Contratación. Objetivo I. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente en los procesos de contratación. 3/13

4 II. Verificar que la Entidad cumpla con las publicaciones establecidas por las leyes vigentes, y en especial las consagradas en el art del Decreto 734 de 2012 en materia del SECOP. Alcance Procesos de Selección adelantados durante el período comprendido del 1. de junio al 26 de diciembre de Se reitera que la consulta se realizó a través del aplicativo SECOP. Por tanto la información verificada en el aplicativo es responsabilidad del proceso administrativo de APC-Colombia. Revisión Licitación Pública No. 003 de Objeto: Actualización y renovación del software licenciado de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia. Proyecto Pliego de Condiciones Estudios Previos Aviso Licitación Subasta Inversa Anexo Técnico (Ficha técnica de productos) Respuesta a las observaciones Pre-Pliego de Condiciones Acto administrativo apertura del proceso Pliego Definitivo de Condiciones Adendas Consolidado respuestas al Pliego Definitivo Ofertas recibidas Acta de cierre Verificación financiera Verificación Técnica y de Experiencia Consolidado respuestas a las Observaciones Informe de habilitación oferentes Acta de Subasta Inversa presencial Acto administrativo de adjudicación Contrato 087 de 2014, celebrado entre APC- Colombia y Controles Empresariales de Colombia Verificación de Publicación en SECOP 4/13

5 Selección Abreviada de Menor Cuantía: Mediante esta modalidad se adelantaron los siguientes procesos de selección: 008. Objeto: Seleccionar una o varias compañías de seguros legalmente establecidas en el país para funcionar y autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia, con las cuales se contratará la adquisición de las pólizas de seguro requeridas para amparar y proteger los activos e intereses patrimoniales, los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC- Colombia y de aquellos por los que se llegare a ser legalmente responsable Objeto: Prestación de Servicios de actualización y soporte para la página web de APC-Colombia, acorde a los lineamientos del Manual 3.1 para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea Objeto: Suscripción al servicio google MAPS API FOR BUSINESS para la operación del mapa de cooperación que provee la Agencia Presidencial De Cooperación Internacional De Colombia APC-Colombia, a través de su página web Objeto: Compra de elementos de divulgación y prestación de servicios de grabado, estampado o impresión sobre dichos elementos, para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia - APC Colombia. Proyecto de pliego de condiciones Consolidado de Observaciones al Pre-pliego Aviso Selección Abreviada indicando la dirección, correo electrónico en donde la entidad atenderá a los interesados, la dirección y el correo electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en desarrollo del proceso de contratación, el objeto del contrato a celebrar, la modalidad de selección del contratista. Acto administrativo que ordena la apertura del proceso Pliego de condiciones definitivo Consolidado de observaciones al Pliego Definitivo Listado de interesados habilitados Acta de cierre del proceso Ofertas recibidas Informe Preliminar de verificación de requisitos habilitantes jurídicos Verificación técnica y de experiencia Verificación de Publicación en el SECOP 5/13

6 Verificación financiera Acta de Audiencia precisión pliegos Acto administrativo por el cual se adjudica el proceso de selección Publicación del contrato Selección Abreviada 010 Subasta Inversa: Compraventa de servidores tipo Blade, licencias de software relacionadas y para ampliación de la capacidad de la red de área de almacenamiento -SAN, de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia -APC Colombia. Prepliego Subasta Estudios Previos Aviso Selección Abreviada Ficha Técnica de productos Pliego Definitivo de Subasta Acto que ordena apertura del proceso Acta de audiencia de precisión de pliegos Consolidado observaciones pliego de condiciones Publicación de Adendas Planilla recepción de ofertas Acta de cierre Verificación Financiera Verificación Jurídica Verificación Técnica y de Experiencia Consolidado respuestas a las observaciones presentadas Listado proponentes habilitados Acta de audiencia subasta inversa presencial Contrato de compraventa No. 058 de 2014, celebrado entre APC-Colombia y Savera S.A.S Contrato de compraventa No. 059 de 2014, celebrado entre APC-Colombia y Gold SYS Ltda Verificación de Publicación en el SECOP Los siguientes procesos de Selección Abreviada Menor Cuantía fueron declarados desiertos: 6/13

7 003. Objeto: Contratar la prestación de servicios de capacitación a Funcionarios de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia Objeto: Prestación de servicios de entrenamiento en el desarrollo del diplomado: formulación de proyectos con enfoque en proyectos sociales y cooperación internacional, para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia Objeto: Prestación de servicios de entrenamiento en el desarrollo de tres cursos de actualización en: reforma tributaria, contratación estatal y diplomado en seguridad de la información, para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia 012. Suscripción al servicio Google Maps API FOR BUSINESS para la operación del mapa de cooperación que provee la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia, a través de su página web Se verifica la publicidad de los documentos relacionados a continuación: Proyecto Pliego de Condiciones Estudios Previos Aviso de Convocatoria Acto que ordena la apertura del proceso Pliego Definitivo de Condiciones Listado de Posibles Oferentes Acta de Audiencia de Precisión de Pliegos Acta de cierre Acto administrativo mediante el cual se declara desierto el proceso de selección Verificación de Publicación en el SECOP Concurso de Méritos Abierto: 002.Objeto: Asesorar, administrar y manejar el programa de seguros requerido por la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia para amparar los bienes e intereses asegurables de su propiedad, de los que sea responsable y de los que llegare a adquirir Objeto: Realizar una evaluación intermedia ( ) de las Estrategias Regionales de Cooperación Sur-Sur de Colombia con África y con el Sudeste Asiático implementadas por APC-Colombia desde el año 2012 hasta julio de /13

8 005. Objeto: Elaborar un documento técnico que le permita a APC-Colombia implementar la Estrategia de Cooperación Triangular del país. Se verifica la publicidad en SECOP de los siguientes documentos del proceso de concurso de méritos abierto: Estudios Previos Proyecto Pliego de Condiciones Aviso de Convocatoria Pública Consolidado Observaciones al Pre pliego de Condiciones Acto que ordena la apertura del proceso Pliego de Condiciones Definitivo Estudio Previo Definitivo Consolidado de Observaciones al Pliego de Condiciones Publicación de las Adendas (Artículo 25 Decreto 1510 de 2013) Acta de cierre del proceso y recibo de las ofertas Verificación Jurídica Verificación Financiera Verificación Técnica Acta de recomendación del Comité Asesor de evaluación mediante el cual recomienda al ordenador del gasto adjudicar el proceso de selección Acto administrativo mediante el cual se adjudica el proceso de selección Publicación de la oferta seleccionada Publicación del Contrato de Consultoría Verificación de Publicación en el SECOP 8/13

9 Concurso de Méritos 003, con el objeto de elaborar un documento técnico que le permita a APC-Colombia implementar la Estrategia de Cooperación Triangular del país, se declaró desierto. Proyecto Pliego de Condiciones Estudio Previo Aviso de Convocatoria Pública Consolidado Observaciones al proyecto de pliego de Condiciones Adendas No. 1,2,3 Acto que ordena la apertura del proceso Pliego de Condiciones Definitivo Observaciones al Pliego de Condiciones Definitivo Adendas No. 4,5 Acta de cierre Ofertas recibidas Alcance al Acta de cierre Verificación Técnica y de experiencia Verificación Financiera Verificación Jurídica Aclaración nombre verificación de experiencia Adenda mediante la cual se modifica el cronograma Acto administrativo de declaratoria de desierta por la no habilitación del proponente Verificación de Publicación en el SECOP Contratación mínima cuantía: se verificó un total de 16 procesos 011. Objeto: Suministro de papelería, útiles de escritorio y artículos de oficina para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia Objeto: Prestación de servicios de mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo de equipos de aire acondicionado para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC - Colombia 013. Objeto: Contratar el arrendamiento de máquinas fotocopiadoras con suministros e insumos, repuestos y mantenimiento para la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia 9/13

10 015. Objeto: Compraventa de elementos de salud ocupacional y prestación de servicios de recarga de extintores para la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia. 016.Objeto: Prestación de servicios de pre auditoria al Sistema de Gestión Integral de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia para evaluar el cumplimiento de requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008 y NTC GP 1000: Objeto: Renovación por un año del servicio de mantenimiento del licenciamiento antivirus de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia 018. Objeto.Prestación de Servicios de Diseño, Diagramación y Corrección de estilo de documentos para la página web institucional de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia, APC COLOMBIA e impresión física de documentos Objeto.Renovar la licencia de mantenimiento y el soporte de la Plataforma Gestión Unificada de Amenazas (UTM) FORTINET 200B de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia Objeto: Adquisición e instalación de llantas para los vehículos de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia 021. Objeto:Prestación de servicios de mantenimiento preventivo y correctivo para el sistema de seguridad de circuito cerrado de televisión CCTC de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia 024. Objeto: Contratar el arrendamiento de máquinas fotocopiadoras con suministros e insumos, repuestos y mantenimiento para la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia 022. Objeto: Suministro e instalación de muros drywall y puerta para la custodia de elementos de almacen, en las oficinas de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia, APC - Colombia Objeto:Suministro del acceso virtual a correo empresarial, en la nube informática, con sus funcionalidades conexas, según especificaciones del anexo técnico, para la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia 10/13

11 020. Objeto: Compraventa de descansapies para los servidores de la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC-Colombia 025. Objeto: Adquisición e instalación de llantas para los vehículos de la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia APC - Colombia 026. Objeto: Prestación de servicios especializados en transporte, custodia, organización e inventario de documentos de archivo para la Agencia Presidencial de Cooperacion Internacional de Colombia, APC - Colombia Se verifica que en SECOP se encuentran publicados los siguientes documentos del proceso: Invitación Pública a participar en el proceso de selección Estudios Previos Ofertas recibidas Acta de Cierre-Recepción de Ofertas Verificación Jurídica Verificación Técnica y de experiencia Publicación oferta seleccionada Comunicación Aceptación de oferta Verificación de Publicación en el SECOP Contratación mínima cuantía 014, con el objeto de renovación de la suscripción a Google Maps SKU numero GMA-EXT-200K-STD que actualmente posee la Agencia Presidencial de Cooperación Internacional de Colombia APC - Colombia, para proveer el servicio de despliegue del "Mapa de Cooperación" a través de su página web, se declaró desierto, porque no se recibieron propuestas. Invitación Pública a participar en el proceso de selección Estudios Previos Acta de cierre donde se deja constancia no se recibieron propuestas Acto administrativo de declaratoria de desierto Verificación de Publicación en el SECOP Mediante la modalidad de contratación directa, se encuentran publicados los contratos de prestación de servicios Números 056, 057,060, 061, 062, 066, 067,069 11/13

12 074, 077, 078,080, celebrados durante el período del 1. de junio al 30 de diciembre de Se verifica que los veintisiete (27) Convenios de aporte de Contrapartida celebrados en el presente año, se encuentran en su totalidad publicados en SECOP. Opinión de la Oficina de Control Interno Efectuada la verificación, Control Interno pudo establecer que la entidad durante el periodo auditado, realizó la publicación de los actos contractuales, en los términos establecidos por la norma, dando cabal cumplimiento con lo establecido en el artículo 19 del Decreto 1510 de 2014 y con los principios de Publicidad y Transparencia. Recomendación La Dirección Administrativa y Financiera debe seguir implementando controles previos, sobre todo en las etapas posteriores a la del contrato, ya que éstos son los que poseen mayor complejidad a la hora de publicarse. Elaboró: Amalia López Sabogal 12/13

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