CSS Spa y Actividades de Ocio

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1 CSS Spa y Actividades de Ocio Descripción del Software

2 BREVE DESCRIPCION Concept Spa y Ocio ha sido diseñado para gestionar las actividades de los hoteles, Centros de Spa y de Ocio. Las reservas se realizan rápidamente y de manera eficiente gracias a una serie de flexibles accesos en las pantallas o a través de una pantalla de búsqueda, desde donde el sistema encuentra disponibilidad para la solicitud realizada. El sistema gestiona un número ilimitado de servicios que están asociados a recursos como salas, equipos o empleados. Gracias a la flexibilidad del sistema las reservas pueden realizarse para una gran variedad de actividades, desde tratamientos de spa a alquiler de pistas de tenis o actividades programadas como clases de fitness o yoga. El programa está integrado con el terminal punto de venta de Concept y el sistema de BackOffice, de manera que se ofrece un alto nivel de control en los almacenes y los informes generados a partir de la integración. El producto guarda toda la información de clientes incluyendo detalles médicos e históricos de servicios. La flexibilidad del sistema permite a los Resort entregar a cada cliente un itinerario a su llegada con una lista de las actividades contratas por ellos, incluido el Golf. Actividades Multi-Nivel (MLA s) Las MLA son actividades que requieren más de un recurso en su gestión. Los siguientes puntos muestran los recursos controlados por las actividades multi-nivel. Duración de la actividad actualmente se define el total de la duración (p.e. 60 minutos). En futuras versiones se incluirá un desglose de tiempos (p.e. una reserve de 60 minutos es igual a 50 minutos de actividad más 10 minutos de margen) Crear una descripción de la actividad que aparezca en la pantalla de reservas para ayudar al personal de reservas. Esta descripción es un texto libre y se incluye a menudo para precios, duración y textos de venta Personal cualificado designado para actividades individuales p.e. solo aquel personal capacitado para dar masajes están accesibles al acceder a masajes, etc. Localizaciones específicas designadas para actividades salas específicas pueden estar solo disponibles para tratamientos particulares p.e. con/sin duchas Las localizaciones y el personal pueden ser clasificados según una jerarquía Página 2 de 9

3 Crear productos de uso profesional desde el modulo de almacén de Concept, facilitando las siguientes funcionalidades: o Control de productos por tratamiento o Control de productos por tratamiento y sala utilizada o Niveles Máximos y Mínimos o Control de pedidos a proveedores o Movimiento de productos o Devoluciones a proveedores o Informes de desperdicios por sala o terapeuta o Número ilimitado de almacenes y tienda, Creación de preguntas contraindicadoras y sus reglas sobre la actividad para permitir al usuario preguntar al cliente las preguntas - p.e. Tiene el cliente algún problema de piel, alergias, etcétera que puedan crear rechazo con el tratamiento / actividad seleccionada? Crear y controlar un inventario de material para una actividad Crear un Grupo y Sub-grupo de Actividades para informes / criterios de búsqueda Introducir requerimientos específicos médicos para una actividad Haciendo reservas Multi-Nivel (MLA) Reservas por miembro del personal o localización / sala de tratamiento Grados de Jerarquía en terapeutas Resolución de conflictos a través de indicaciones del sistema el sistema busca automáticamente horarios disponibles y los conflictos con salas, personal, equipos y clientes y recomienda los próximos horarios disponible(s) Al hacer la reserve, muestra la descripción de la actividad Citas tentativas y confirmadas Llegada a recepción para actividad Registro / check in Añadir productos de uso profesional al check in para control de inventario Gestión de Petición de personal específico para un reserva por clientes Gestión Peticiones por sexo Crear notas de reserve Selección de clientes desde la base de datos de socios, la de clientes o desde un programa de hotel. Página 3 de 9

4 Opción de búsqueda rápida de clientes o búsqueda avanzada Visualización del histórico e itinerario de clientes durante el proceso de reserva Señales de AVISO y observaciones a través de `popup si están unidos a la ficha del cliente Sistema de filtros detallados en la selección de clientes Definición de nuevos clientes si no están incluidos en la base de datos (una vez la reserve es salvada actualiza automáticamente la base de datos con la nueva información) Generación de confirmación al salvar la reserva Aviso de control de duplicidad de reservas de clientes si existen dos reservas al mismo tiempo (incluyendo actividades que no son de spa y golf) Precios por socio / tipo de cliente Actividades Estándar Las actividades estándares son una versión simplificada de una actividad múltiple MLA, donde en lugar de tener que controlar múltiples recursos, solo se controla uno. Por ejemplo, una actividad estándar puede ser el alquiler de una pista de tenis, donde una localización reservada. Los controles que se necesitan para una actividad estándar son: Duración de la actividad actualmente se define el total de la duración (p.e. 60 minutos). En futuras versiones se incluirá un desglose de tiempos (p.e. una reserve de 60 minutos es igual a 50 minutos de actividad más 10 minutos de margen) Crear una descripción de la actividad que aparezca en la pantalla de reservas para ayudar al personal de reservas. Esta descripción es un texto libre y se incluye a menudo para precios, duración y textos de venta Personal cualificado o una localización es asignada a una actividad estándar p.e. pista de tenis (nota; una clase de tenis puede ser clasificada como actividad múltiple (MLA) ya que una pista de tenis y un profesor deben ser requeridos para dicha actividad) Artículos de alquiler pueden ser añadidos por defecto Una tarifa rack es añadida Crear un Grupo y Sub-grupo de Actividades para informes / criterios de búsqueda Página 4 de 9

5 La Agenda La Agenda muestra la disponibilidad gráfica vista por reservas de actividades múltiples y estándar. Ver la agenda para cualquier reserve de un tratamiento actual, pasado o futuro Panel tradicional de reservas con diversas opciones de visualización para una fácil búsqueda Ver agenda según la configuración definida para cada usuario Ver por personal y/o localización Elegir entre localizaciones por defecto o priorizar localizaciones para ser buscadas según disponibilidad Hacer reservas por servicio a través de Multibook/Multireservas Multibook/Multireservas posibilita la realización de multiples reservas por clients individuales o grupos Hacer doble click en personal o nombre de localización para ver la lista de actividades disponibles Filtrar vista por grupo de actividades Filtrar vista por complejo o propiedad Los tiempos de agenda e intervalos de los mismos (p.e. intervalos de 5, 10, 15 minutos) se pueden ver por complejo Crear reservas de localizaciones o personal marcando sobre el horario deseado y creando un bloqueo (los bloqueos son parametrizables) Opción de pinchar y arrastrar para mover / ampliar bloqueos Fijar/compartir equipamientos por sala o tratamiento Capacidades para cada localización o actividad Ajustar / expandir columnas pinchando y arrastrando La visualización diaria muestra los días de reserve por estado o valor Codificación de reservas por colores de acuerdo al estado de la reserve o tipo de petición (sexo / específico) Funcionalidad de pinchar y arrastrar para reservas Funcionalidad de cortar y pegar para cambio de fecha de reservas Función de duplicar para duplicar detalles en una segunda reserva Funcionalidad de reservas concurrentes para añadir una nueva reserva y personal a una reserva existente Añadir / Función de sobre venta de reservas para añadir otra reserve a una reserve existente con el mismo personal reservado Modificar actividad, personal o localización Cancelar reservas por solicitud de dirección / solicitud del cliente, con o sin cargos Las razones de cancelación son parametrizables Conexión directa con el punto de venta para checkout Página 5 de 9

6 Actividades Programadas Las Actividades Programadas son actividades que tiene lugar en un horario y fecha predefinida para un número fijo de participantes. Un ejemplo de estas actividades es una clase de Fitness que tiene lugar un lunes a las 10:00 h, miércoles a las 14:00 h y viernes a las 18:00 h, con una duración de una hora con una participación máxima de 10 personas. Lost siguientes puntos muestran como se crea una actividad programada: Crear una descripción de la actividad que aparezca en la pantalla de reservas para ayudar al personal de reservas. Esta descripción es un texto libre y se incluye a menudo para precios, duración y textos de venta Funcionalidad para crear un horario para cada clase o actividad entre fechas Asignar personal o localizaciones a una actividad Definir número máximo de personas para cada actividad Asignar tarifa rack Opción de cotizar por tipo de cliente Haciendo Reservas de Actividades Programadas Abrir la sesión de actividades definiendo que persona del equipo y localización sera utilizada para aceptar la reserva La lista de actividades facilita un resumen de las clases disponibles en la fecha solicitada, con el estado de la reserva para cada clase Filtrar la búsqueda por complejo, actividad, fecha y hora Doble click para añadir participantes en la actividad desde la base de datos de clientes y socios o desde el programa de hotel. Crear nuevos clientes desde la pantalla de añadir participantes Funcionalidad de lista de espera para cuanto el número máximo de personas de la actividad o localizaciones son alcanzadas Opción para transferir personas entre listas de actividades y la lista de espera Registro / Check-in para uno o todos los clientes de la actividad Fácil modificación del personal o localización Conexión con el punto de venta para Checkout Página 6 de 9

7 Herramienta de Búsqueda La herramienta de búsqueda permite una rápida y fácil manera de buscar disponibilidad, tanto para una actividad programada como para una actividad estándar. Función de búsqueda rápida para nuevas reservas Selección de múltiples actividades para múltiples reservas Filtro por complejo y grupo de actividad Seleccionar múltiples sesiones en múltiples días / horas Selección de paquetes Opción de actividades recurrentes Selección Entre horas Elegir en número de muestras de resultados para seleccionar Seleccionar personas desde las de datos de socios / clientes / OPERA al hacer reservas Incluir preguntas de contraindicación El sistema garantiza que los tiempos no se podrán solapar por cliente Paquetes y Reservas de Grupos Paquetes diarios Definición de precios de paquetes Definición de menú de paquetes Bloqueo de reservas para grupos, asignación de personal y salas Precios de grupo por la totalidad o por precio rack de actividad Crear reservas de grupos con una cuenta master y posteriormente hacer reservas individuales para los componentes del grupo Registro de grupos/paquetes Asignación automática de tratamientos en reservas de grupos Creación de itinerarios detallados Página 7 de 9

8 Gestión de Cuidados de Día Definir las reglas y normas necesarias para el cuidado de niños, p.e. condiciones legales en el número y mix (edad y necesidades especiales) de los niño dejados a cargo de cuidadores En el momento de la reserva se toma información especial legal, de salud y seguridad, p.e. alergias, medicación, detalles de contacto, etc Control de seguridad sobre quien puede recoger al niño en la guardería, p.e. passwords Asignación de personal cualificado Definición de los servicios del centro de cuidado de día Tarifas & Checkout Tarifas definibles por tipo de cliente, que puede tener descuentos por % o cantidades fijas Checkout de los tratamientos en los puntos de venta de Concept Integración con el software del punto de venta, tiendas y proceso de productos profesionales La reconciliación al final del día es rápida, simple y exacta. Cajeros y pagos Múltiples métodos de pago Descuentos para socios y paquetes Transacciones con moneda extranjera Control de usuarios con password o tarjetas Cargos a habitación a con Fidelio & OPERA, y otros programas de hotel Control de Bonos y Tarjetas regalo Para más información vea el documento de especificaciones de los puntos de venta Concept. Página 8 de 9

9 Configuración del Personal Base de datos con nombres y detalles personales de los contactos Campos específicos Definición de horarios de trabajo y vacaciones Definición de restricciones para el número de actividades particulares en un día cualquiera (p.e. no más de 4 horas de masaje por día) Asignación de personal a actividades específicas Asignación de grados para el personal por actividad para priorizar las reservas del personal Definición de comisiones para venta de tratamientos Las comisiones son asignadas manualmente por empleado o a través de niveles en comisiones Creación de bloqueos de horas para periodos de descanso, vacaciones y otras actividades del personal Configuraciones Adicionales Control de ausencias del personal si un empleado se ausenta para el día(s) simplemente reasignar sus reservas a otro personal disponible Definición de un número ilimitados de tipos y colores de bloqueos Definición de tablas de tarifas por día de la semana, fecha y hora del día por tipo de cliente Definición de reglas de descuento por cliente / tipo de socio Definición de días festivos para la tabla de precios Definición de razones de cancelación Definición de preguntas de contraindicaciones Definir plantillas personalizadas de estilo de vida Socios y Clientes Histórico complete de clientes, actualización automática de información de clientes con cada transacción realizada Integración con los puntos de venta de Concept ofreciendo una integración total en los datos del cliente y los gastos de su cuenta Definición de las plantillas de estilo de vida que son creadas en clientes individuales y socios Integración con el modulo de Socios de Concept para el control de la facturación de socios (ver las descripción del software de dicho módulo) Control de invitaciones de clientes Asignaciones de descuentos a socios en los puntos de venta y tratamientos Creación de itinerarios para clientes, incluyendo las reservas de golf Página 9 de 9

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