Metodología para la Implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad

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1 Metodología para la Implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad CÓMO SE IMPLEMENTA UN SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC Antes de comenzar con la implementación de un SGCS BASC, es importante considerar los siguientes aspectos: a) CONCIENTIZACIÓN DE LA DIRECCIÓN: La práctica pone de manifiesto que es fundamental, para la buena marcha de un proyecto de implementación de un SGCS BASC, que la Dirección de la Empresa esté convencida de la necesidad de este Sistema, y que su puesta en marcha va a redundar en el mejoramiento de la Seguridad integral de la organización 1

2 b) Formación del equipo de trabajo interno La Empresa debe llevar a cabo la formación en materia de Seguridad BASC del personal involucrado en ésta, como son: Representante de la Dirección (Estándar 2.7) Los miembros el Comité BASC (si existe) Representantes de los distintos procesos Demás Personal implicado en el sistema c) Ayuda Externa (Opcional) Para la implantación de un SGCS BASC es casi Imprescindible contar con asesoría en Seguridad, que aporte los conocimientos y la experiencia necesarios para el correcto desarrollo del proyecto de implementación del Sistema. Sin esta ayuda, el proceso puede alargarse demasiado e incluso fracasar. Para el desarrollo e implantación de un SGCS BASC, existen tres reglas básicas que hay que cumplir: 1. Decir lo que se hace (procedimientos) 2. Hacer lo que se dice (Aplicación) 3. Poder demostrarlo (Registros) En base a estas tres reglas se puede dividir el proceso de desarrollo e Implementación de SGCS BASC en 5 Etapas: I. ETAPA DE PLANIFICACIÓN DEL SGCS II. ETAPA DE DESARROLLO DEL SGCS III. ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SGCS IV. ETAPA DE CERTIFICACIÓN DEL SGCS (Opcional) V. ETAPA DE MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SGCS BASC 2

3 1. Diagnostico del SGCS BASC Norma y Estándares BASC V.02 de 2005 Dónde estamos ahora? IDENTIFICAR BRECHAS DEL SGCS BASC Norma Estándar 2.1 Norma y Estándares BASC V.01 de 2003 vs. V.02 de 2005 Plan de Acción para la implementación SGCS BASC 2. Definición de política de seguridad para el SGCS Identificación de Riesgos EVALUACIÓN DE RIESGOS Norma Estándar 2.2 Guía NTC Definición de política de seguridad para el SGCS Riesgos identificados y evaluados NECESIDADES DEL SGCS POLITICA DE SEGURIDAD Norma 4.1 Estándar 2.3 3

4 2. Definición de política de seguridad para el SGCS MATRIZ DE VALORACION NECESIDADES RELEVANTES PARA EL SGCS BASC DIRECTRICES POLITICA DE SEGURIDAD 2. Definición de OBJETIVOS DE SEGURIDAD para el SGCS OBJETIVOS DE SEGURIDAD Norma 4.1 y Estándar 2.4 Establecimiento de Indicadores de Gestión de Seguridad Análisis de tendencias hasta cumplir las metas. CARACTERISTICAS DE UN INDICADOR DE GESTIÓN 1. RELACION AL OBJETIVO 2. CUANTIFICABLE 3. VERIFICABLE 4. QUE AGREGUE VALOR AL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES 5. COMUNICADOS Y DIVULGADOS 6. ESTABLECIDOS EN CONSENSO 7. QUE REFLEJEN EL COMPROMISO DE QUIENES LO ESTABLECIERON 4

5 1. Política de seguridad 2. Relación política con misión y visión de la empresa. 3. Objetivos de seguridad 4. Indicadores de seguridad 5. Metas 6. Importancia del SGC dentro de la planeación estratégica Estructura General SGCS BASC Divulgación de la planificación del SGCS BASC a todos los niveles de la organización. II. DESARROLLO DEL SISTEMA 1. Levantamiento de Mapa y Caracterizaciones de procesos Norma Estándares 2.11 y 2.12 QUÉ ES UN PROCESO? Cualquier secuencia repetitiva de actividades que una o varias personas (intervenientes) desarrollan para hacer llegar una Salida a un destinatario a partir de unos recursos que se utilizan (Recursos amortizables que necesitan emplear los intervenientes) o bien se consumen (entradas al proceso). COMO SE DESCRIBE UN PROCESO Salida y flujo de salida del proceso Destinatarios del flujo de salida Los intervenientes del proceso Secuencia de actividades Recursos - Requisitos Indicadores 5

6 II. DESARROLLO DEL SISTEMA Modelo Procedimiento Documentación de Procedimientos Obligatorios para el SGCS BASC: Documentos que dan respuesta a apartados concretos de la norma y estándares BASC, y que desarrollan las pautas fundamentales que se dan en el Manual de Seguridad. Documentación de Procedimientos Requeridos para ejercer control de seguridad en el SGCS BASC: Documentos que estandarizan las actividades criticas en seguridad a aplicarse dentro del SGCS BASC Norma Estándares: Procedimientos documentados PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS OBLIGATORIOS NORMA BASC V.02 de 2005: Gestión del riesgo (4.2.2) Cumplimiento de requisitos Legales (4.2.3) Auditorias internas (4.4.4) Monitoreo y medición Cuando sea apropiado (4.4.1) ESTANDARES BASC V.02 de 2005: 5. Acciones correctivas y preventivas (2.13) 6. Selección y contratación de personal (propio y subcontratado) (3.1) 7. Recuperación, reposición y anulación del carné (3.9) 8. Contingencia y emergencia (4.27) 9. Ejercicios prácticos (simulacros) (4.28) 10. Detectar, reportar e investigar faltantes o sobrantes de carga (5.9) 11. Control de sellos o precintos de seguridad (5.11) 12. Manejo y control de material de empaque cintas adhesivas/corrugados (6.4) 13. Control de documentos - (7.1) 14. Selección de clientes - (8.1) 15. Selección de proveedores (8.3) Norma Estándares: Procedimientos documentados II. DESARROLLO DEL SISTEMA Procedimientos Operativos: Estos pueden definirse como documentos que desarrollan las pautas fundamentales que se describen en el Manual de Seguridad o en los Procedimientos del SGCS BASC. La utilidad de los procedimientos: Implantación del SGCS BASC Implantación de una Actividad operativa: Normalizan los métodos de actuación, evitando indefiniciones e improvisaciones. 6

7 Metodología Documentación Una metodología a seguir en el desarrollo de la documentación de un SGCS BASC, Puede ser la que se describe a continuación: Definir los procedimientos a crear, cubriendo siempre tanto los apartados de la norma y estándares que se aplique, como las actividades incluidas en el SGCS BASC del proceso. Asignar los responsables para la elaboración de Procedimientos e Instrucciones de trabajo (Procedimientos Operativos) Revisar y aprobar los documentos generados, por las autoridades con Competencia para ello. Distribuir la documentación aprobada a los implicados en el cumplimiento de ella. Controlar documentación del SGCS BASC a partir de LMD Y LMR. La implantación de la documentación generada puede hacerse en paralelo a la generación de dicha documentación, o una vez completada la documentación en su conjunto. Es por tanto en este momento cuando comienza la implantación del Sistema de Gestión de Calidad de la Dependencia. Base Documental del SGCS BASC 1. Diagnostico del SGCS BASC 2. Evaluación de riesgos 3. Procedimientos obligatorios según norma y estándares BASC y otros documentos necesarios 4. Tipos y niveles de documentación (Manuales, procedimientos, instructivos, bases de datos, formatos (registros), etc. 5. Simbología y requisitos de identificación de los documentos 6. Mapa y caracterizaciones de procesos 7. Registros del SGCS BASC Revisiones gerencial Auditorias internas Acciones correctivas y preventivas Inspecciones programadas y aleatorias Planes de contingencia y emergencia Programas Etc. PROBLEMAS MÁS FRECUENTES Las dificultades que se pueden presentar durante el desarrollo de un SGCS BASC, pueden depender del tamaño de la empresa, del sector de actividades de la misma, etc. Aunque hay problemas comunes como pueden ser los siguientes: Falta de disponibilidad del Representante de la Dirección Trabas de los empleados/operarios para la utilización de procedimientos escritos. Poco apoyo de la Dirección y de los mandos intermedios. Trabas para redactar procedimientos con cierta complejidad técnica Revisión y aprobación de los procedimientos sin estudiarlos 7

8 III. IMPLEMENTACION DEL SGCS BASC Metodología La implementación consiste en poner en práctica lo que se ha escrito en los procedimientos y los controles de seguridad establecidos para dar cumplimiento a la norma y estándares BASC V.02 de Es aquí cuando se ponen de manifiesto las virtudes y defectos de los documentos redactados, y es cuando surgen las necesidades de cambios en dichos documentos. Rodaje del SGCS BASC Es con el funcionamiento del SGCS BASC como se pondrán de manifiesto los defectos de éste. En esta etapa de implementación es importante tener en cuenta las opiniones y comentarios de los involucrados en el Sistema. Diseño y aprobación Manual de Seguridad SGCS BASC Es el reflejo documentado de cómo está organizado el Sistema De Control y seguridad BASC para cumplir con los requisitos de la norma y estándares BASC. Puede estar estructurado por capítulos referenciando los estándares e ítems de la norma BASC. Sirve para orientarse a esclarecer COMO proceder, ya que hace referencia a los procedimientos, instrucciones y registros. 8

9 Manual de Seguridad SGCS BASC Excelencia SGCS SGCS M.S. SGCS M.S. SGCS AUDITORIAS INTERNAS Y EXTERNAS M.S. Manual de Seguridad mejorado continuamente Tiempo IV. CERTIFICACIÓN SGCS BASC (Opcional) Después de Implementado el SGCS BASC, la Empresa esta en condiciones de certificar su Sistema a través del programa BASC. Para ello es necesario aprobar la auditoria de Tercera parte realizada por el programa BASC Reglamento de Certificación BASC V. Mantenimiento y mejora del SGCS BASC a) SEGUIMIENTO INTERNO: La implantación de un SGCS BASC no termina con la consecución del certificado, sino que debe ser un proceso V IVO, que necesita un seguimiento para la mejora por parte de la empresa. 1. Realización de Auditorias Internas 2. Ejecución de acciones correctivas y preventivas 3. Revisión del Sistema por la Dirección 4. La realización de Planes de Formación y sensibilización 5. Inspecciones aleatorias a procesos 6. Planes de acción y mejora programas de mejora 7. Tendencias de indicadores de seguridad, etc. 9

10 V. Mantenimiento y mejora del SGCS BASC b) SEGUIMIENTO EXTERNO: La actuación del Programa BASC no termina Con la concesión del certificado; este Certificado necesita un MANTENIMIENTO por parte de dicho organismo. 1. Auditorias de Re-certificación 2. Auditorias Complementarias 3. Auditorias de Control Para que la Seguridad funcione, es necesario que esta sea invisible dentro de la organización. No debe de ser percibida No debe significar un esfuerzo adicional Debe de convertirse en la forma normal de administrar Debe formar parte de la manera natural de hacer el trabajo. Modelo de trabajo Un modelo de transición con enfoque al cambio con rumbo al éxito, consta de 3 partes: 1.- Percepción de la necesidad de cambio 2.- Visión compartida de futuro 3.- Acciones consecuentes y adecuadas 10

11 LA APTITUD NO ES SUFICIENTE Éxito = 5% Aptitud 95% Actitud CUANDO PIENSAS EN LIMITES LO ESTAS CREANDO INICIEMOS EL VIAJE! Consultas: Especialista en Admón. y Gerencia de Sistemas de la Calidad Auditor Internacional OMB Código Evaluador del Premio Colombiano a la Calidad de la Gestión Messenger: Skipe: milleralexis Celular:

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