Plan de Trabajo Asystente Escolar. Pedro Mendoza
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- Gerardo Paz Santos
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1 Plan de Trabajo Asystente Escolar Pedro Mendoza 22 de noviembre de 2010
2 Índice general 1. Introducción Propósito Alcance Reseña del documento Antecedentes Declaración del problema Motivación del proyecto 5 4. Descripció del Proyecto Metas y Objetivos Alcance del proyecto Factores Críticos de éxito Metodología propuesta Requerimientos identificados Control de información Inscripciones de Alumnos Modificación de datos del alumno Altas, bajas y modificaciones de personal docente Asignaciones de alumnos a grupos Asignar grupos a los Maestros Reportes de Alumno Consultas de información del plantel Reportes de bajas/deserción escolar por periodos o anuales Control/Contabilidad de Cuotas Escolares por grupo Calendarización de actividades Entregables 13 1
3 Capítulo 1 Introducción Este Plan de Desarrollo del Software es una propuesta elaborada como respuesta a las necesidades de control de la información interna de las escuelas primarias del sector público. Este documento provee una visión global del enfoque de desarrollo propuesto. Este proyecto ha sido realizado como un proyecto final de la carrera de Ingeniero Administrador de Sistema de la Facultada de Ingeniería Mecánica y Eléctrica de la Universidad Autónoma de Nuevo León. El proyecto será llevado por la metodología de desarrollo ágil llamado SCRUM, donde a grandes rasgos, se deberá entregar cada mes pequeños avances funcionales del producto final, esto se explicara más a fondo en la sección?metodología de Desarrollo? de este mismo documento. Cabe mencionar que se contempla una fase análisis de negocio más profundo previo al desarrollo del proyecto, para mayor entendimiento de las necesidades que se pretenden satisfacer con este proyecto. A lo largo del proyecto se creara un sistema que ayude al personal docente de las escuelas primarias publicas en sus labores administrativas, sugiriendo y automatizando procedimientos y trabajo manual realizado por el mismo docente. Así mismo el proyecto comprende un control interno de la información del plantel, para llevar de forma actualizado trámites y papelería que se tiene que generar a fin de ciclo escolar o bimestral de la institución. El sistema creado para este proyecto deberá ayudar a llevar organizada la información y coexistir con el sistema de información escolar creado por la SEP, el SIEP, exportando e importando información para retroalimentación entre ambos sistemas Propósito El propósito del Plan de Desarrollo de Software es proporcionar la información necesaria para controlar el proyecto, definir objetivos, metas y describir el proceso para alcanzarlos. En este mismo documento se describe el enfoque de desarrollo del software. 2
4 1.2. Alcance El Plan de desarrollo de software describe un plan global usado para el desarrollo del sistema Asystente Educativo Como se menciono anteriormente, existe un sistema de información escolar creado por la SEP, el sistema que se cree en este proyecto deberá coexistir con el sistema actual siendo una extensión del mismo y facilitando la información interna del plantel. Por cual se tendrán que crear módulos de comunicación para que el sistema de la SIEP pueda recibir información del sistema actual, por lo que sistema de control interno que se creará deberá adaptar a los procedimiento y estándares manejados por el sistema anterior Reseña del documento En la fase de análisis de negocio, que será previa al desarrollo, se definirá de forma detalla las funcionalidad deseadas en el sistema, cada punto y opinión del usuario final deberá de ser tomada en cuenta y será realizada si se encuentra dentro del alcance del proyecto. Después de realizar el análisis de negocio, al comienzo de cada mes del proyecto se definirá una lista de funcionalidades que se van a crear, y a criterio del equipo se deberán elegir las actividades que se puedan entregar en ese mes, una vez hecho esto no se podrán cambiar los objetivos. Será necesario mantener una comunicación constante con el usuario final para plasmar fielmente los requerimientos necesarios. Si llegasen a surgir cambios en el proyecto serán considerados en los objetivos de los próximos meses. La metodología de desarrollo será una metodología ágil, en la cual la generación de documentación queda en segundo plano detrás del tiempo de entrega, y una comunicación más informal y rápida con el usuario final. 3
5 Capítulo 2 Antecedentes 2.1. Declaración del problema El problema que se tiene actualmente en las escuelas primarias públicas es que se carece de un control de la información interno y de herramientas que ayude a la misma gestión de la información. Aunado a esto se tiene que el sistema de que actualmente se maneja por parte de la SEP no ayuda la administración interna del plantel, si no que controla la información de diversos niveles educativos para llevar un registro estadista de lo que sucede. El problema surge cuando toda la información que se sube al sistema es generada por personal del plantel sin herramienta alguna y de la forma tradicional que se lleva haciendo tiempo atrás, por lo que la implantación del sistema actual genero una carga extra de trabajo por parte del personal docente, que aparte de generar la información, que ya se hacía, ahora también se debe alimentar con esta al sistema que actualmente se está usando a nivel global entre niveles educativos públicos. Otro inconveniente que se está viviendo actualmente es que no se cuanta con el apoyo de sistemas dedicado para la generación de información, es decir todo los cálculos se hacen de forma semi-manual. 4
6 Capítulo 3 Motivación del proyecto El resago en area aministrativa que actulamente poseen nuestras escuelas primarias es bastante notable y representa un area de oportunidad muy grande para crear un cambio real en la educacion de este nivel escolar no solo ayudando en el aspecto administrativo de la escuela, al incluir a padres de familia y ninos en este sistema se podra notificar mas facilmente el historial de los ninos y el desempeno de ellos a tras vez del ciclo escolar con lo que se podria tomar medidas para corregir antes de tiempo. Es tan necesario actualizar nuestras escuelas primarias, en cuanto a tecnología por lómenos, por que se han rezagado por mús de una dcada en esta úrea y no deberia de ser así sea ya que es una pieza fundamental de nuestra sociedad. La motivación no es más que esa, ayudar a controlar información y la de notificar cuando un alumno este propenso a deserción, reducir el trabajo administrativo de toda la escuela, que practicante recaen en el director del plantel. Todo esto en pro de la educación. 5
7 Capítulo 4 Descripció del Proyecto El proyecto contempla una participación muy activa entre los encargado de analizar el negocio y los usuario finales, con el fin de obtener fielmente las necesidades internas de la institución en cuestión y elaborar un producto que satisfaga de manera más amplia los objetivos del proyecto. Como el proyecto está regido por un tiempo límite de entrega, se llevará proyecto dirigido al desarrollo ágil, donde se degradara la importación de documentación interna del proyecto para tener un producto terminado en el menor tiempo posible. Así mismo cabe señor que el proyecto cuenta con solo recurso contemplado para la fecha actual que será el encargado de analizar, diseñar y desarrollar el sistema conforme a capacidades y aptitudes que cuente junto con el apoyo de un tutor universitario que guiara al personal atreves del ciclo de vida del proyecto Metas y Objetivos Metas del Proyecto Terminar el proyecto en lapso de tiempo estimado Satisfacer las necesidades de se requieren el control de la información escolar que el usuario planteé Crear las documentos y evidencia necesaria para el desarrollo del proyecto Objetivos del proyecto Control la información de las escuelas primarias publicas Reducir la carga laboral del personal docente a la hora de generar información Recibir los datos necesarios para su posterior procesamiento Guardar la información que se genere en el sistema para su posterior consulta 6
8 Crear un sistema suficientemente estructurara para su posterior actualización 4.2. Alcance del proyecto Lo que incluye el proyecto Desarrollo de un interfaz web que permita la interacción del usuario y el sistema Controlar la información interna del plantel escolar en cuestión Proporcionar herramientas de control y herramientas de gestión de la información Automatizar proceso rutinarios del personal docente, en lo que a información y control escolar respecto Crear una modulo que permita la coexistencia del sistema que se creara con el sistema que actualmente se está usando Llevar un control de contabilidad escolar básica, ingresos y egresos Lo que Excluye el Proyecto La interacción de los alumnos y padres de familia no serán incluidos en la primera versión del sistema No se contara con una herramienta que permita la identificación de riesgo de deserción Implantación de servidor Conexión fuera de la intranet escolar en la primera versión 4.3. Factores Críticos de éxito Comprender el modelo de negocio actual del sistema Adaptar el sistema al modelo de negocio o crear uno alternativo en caso de ser posible una mejora del actual Crear comunicación entre el sistema nuevo y el actual Terminar el proyecto en el tiempo establecido Solucionar los problemas de administración y control de la información escolar que se señales como requerimientos. 7
9 Capítulo 5 Metodología propuesta El proyecto está organizado de tal forma que se sigan los procesos marcados en la metodología SCRUM. Las acciones forman parte de un proceso iterativo y repetitivo, por lo que el mecanismo y forma de trabajar que a continuación se indica, tiene como objetivo minimizar el esfuerzo y maximizar el rendimiento en el desarrollo. El Product Backlog Corresponde con todas las tareas, funcionalidades o requerimientos a realizar. El Product Owner es la persona que mantiene y actualiza dado el caso, la lista de tareas. El Sprint Backlog Corresponde con una o más tareas que provienen del Product Backlog. Es decir, del Product Backlog se saca una o más tareas que van a formar parte del Sprint Backlog. Las tareas del Sprint Backlog se deben acometer (recomendado) en unas 2 semanas ó 4 semanas. Hay Sprint Backlogs de 2 semanas y hay Sprint Backlogs de 4 semanas. Eso debe de ser marcado antes de iniciar el Sprint Backlog. El Daily Scrum Meeting Es una tarea iterativa que se realiza todos los días que dure el Sprint Backlog con el equipo de desarrollo o de trabajo. Se trata de una reunión operativa, informal y ágil, de un máximo de 30 minutos, en la que se le hace 3 preguntas a cada integrante del equipo, pero por motivos del proyecto esta reunion se llevara cada tercer dia 5.1. Requerimientos identificados En este apartado se describirún los requerimientos necesarios para realizar el sistema de información escolar integral que se desea desarrollar. 8
10 Control de información El control de información comprende la creación de un sistema de base de datos que soporte la estructura de una institución escolar pblica tradicional. Elementos identificados actualmente son los alumnos, grupos, salones, maestros, materias, planes escolares, padres o tutores, cuotas y contabilidad interna, ciclo escolares y eventos. Este requerimiento es base para la generación del sistema, por cual cuenta con una prioridad alta y será realizado para la primera entrega, aun que no cuente con la toda la funcionalidad mencionada para la primera entrega deberá de estar adaptada para el cambio y posterior implementación de funciones complementarias Inscripciones de Alumnos Las inscripciones escolares deberán de estar personalizadas y adaptadas al proceso de inscripción tradiciones de las escuelas primarias pblicas. Algunos de los requerimientos y herramientas con las que se deberá de contar en esta funcionalidad son las siguientes. Al inscribir un alumno se le podrá asignar un padre o tutor, el se hará responsable y recibirá información del nio cuando sea requerido. Los alumnos de primer ingreso deberá de cumplir la edad de 6 aos antes del 1 de Septiembre del ao de inscripción. Por lo que el sistema deberá calcular la edad para esas fechas dependiendo de la fecha de nacimiento del alumno. Si un alumno de primer ingreso sobrepasa tiene la edad de 9 aos en el primer ingreso este deberá de ser inscrito en el segundo grado, si tiene la edad de 10 y esta a signado a segundo o tercero, pasa a cuarto, si tiene 11 en cuarto se pasa a sexto lo mismo pasa si tiene 12 en quinto. La edad del alumno debe ser calculada al 1 de septiembre. Esta acción deberá anunciada al usuario y deberá de dar un visto bueno para aplicarla. Se deberá llevar un control de los documentos de inscripción, los cuales son CURP, Acta de nacimiento y boleta de asignación si es de primer ingreso o boleta de calificación si es de reingreso. Al finalizar la inscripción se debe de generar un comprobante de inscripción Modificación de datos del alumno El alumno tendrá la posibilidad de editar su información a excepción del nombre, fecha de nacimiento, edad y tutor, estos solo podrán ser modificados por personal administrativo del plantel. 9
11 Altas, bajas y modificaciones de personal docente Se debe de proporcionar la funcionalidad de dar de alta, baja de personal docente, así como la posterior modificación de la su información. En la baja no se deberá de borrar del sistema al docente, se deberá de quedar como baja lógica para posteriormente consultar su información. Un personal dado de baja y que tiempo posterior regrese al plantel deberá de conservar su información, no se deberá de crear un registro nuevo Asignaciones de alumnos a grupos Se requiere asignar grupo a los alumnos inscritos, lo cual deberá se repartido de forma equitativa por grupo y grado. Para esto se deberá de tener la cantidad de salones disponibles en el plantel, así como su capacidad máxima de alumnos. La asignación de capacidad del salón se deberá de hacer de forma individual. Tambin es necesario que se proporcione la cantidad de grupos de cada grado que se quieren manejar y los salones que se tienen asignados. Cuando la capacidad de un grado está lleno, se deberá notificar al usuario en turno sobre esto y plantear acciones a tomar Asignar grupos a los Maestros Una vez realizada la inscripción, el sistema deberá de proceder a realizar una propuesta de la asignación de maestros a los grupos de acuerdo al perfil de estos. Esta propuesta podrá ser modificada por usuario con perfil de director Reportes de Alumno Se deberá mantener un formato en línea para la generación de reportes tales como mala conducta, agresión, bajo rendimiento. Los cuales deberún de ser asistidos por el sistema proporcionado la información de necesaria para su llenado. Se deberá de guardar un historial de los reportes por alumno Consultas de información del plantel Se requiriere que el sistema cuenta con una opción general, por grupo y por grado para consultar el desempeo actualizado del los estudiantes. Esta opción estarú disponible para el director la escuela Reportes de bajas/deserción escolar por periodos o anuales Se requiere tener un control de bajas escolares, la cual se podrá consultar y deberá contener filtros para grupo, grado, ciclo escolar y bimestre. 10
12 Control/Contabilidad de Cuotas Escolares por grupo Se requiere llevar un control interno simple de la contabilidad escolar donde se lleve la cuenta de ingresos y egresos a lo largo del ciclo escolar, asi como la generaci 11
13 Capítulo 6 Calendarización de actividades El modo de calendarizacion estaba basado en lo propuesto en la metodologia SCRUM, cada en cada una de las lineas de la tabla se prone el tiempo estimado de creacion de una funcionalidad, las funcionalidades que se deber de crear en cada sprint debern ser tomados de los requerimientos mencionados en la seccion anterior Calendarización Scrum Sprint Inicio Dias Fin Objetivo 1 01/02/ /02/2011 Analisis del modelo de negocio 2 15/02/ /03/2011 Especificacion y desarrollo del prototipo 3 15/03/ /04/2011 Especificacion y desarrollo del prototipo 4 12/04/ /05/2011 Especificacion y desarrollo del prototipo 5 10/05/ /06/2011 Especificacion y desarrollo del prototipo 6 07/06/ /07/2011 Especificacion y desarrollo del prototipo 7 05/07/ /08/2011 Especificacion y desarrollo del prototipo 8 02/08/ /08/2011 Pruebas, documentacion y correciones 12
14 Capítulo 7 Entregables Los entregables del proyecto seran los que dicata la metodologia scrum para dejar evidencia del desarrollo del proyecto, y son los siguientes: El producto blacklog Es la lista de requerimientos que se identificaron El sprint blacklog Es el conjunto de requeirimientos que se tomaron para cada sprint Prototipos creados Version prototipo creadas al finalizar cada sprint Versión 1.0 del proyecto Primera versión liberada del proyecto 13
Actividades para mejoras. Actividades donde se evalúa constantemente todo el proceso del proyecto para evitar errores y eficientar los procesos.
Apéndice C. Glosario A Actividades de coordinación entre grupos. Son dinámicas y canales de comunicación cuyo objetivo es facilitar el trabajo entre los distintos equipos del proyecto. Actividades integradas
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