Usando Curvas-S para mejorar la performance del proyecto

Transcripción

1 Usando Curvas-S para mejorar la performance del proyecto Hoy en día se hace cada vez más importante un monitoreo preciso del progreso, los recursos y los costos de los proyectos, ante la creciente presión en los negocios por llevar a cabo dichos proyectos en el plazo y presupuesto fijados. Crear un cronograma de actividades y una ruta crítica, usando un software de planificación, nos dice cuándo culminará nuestro proyecto. Añadir progreso y valores reales y luego reprogramar el trabajo por ejecutar nos da una fecha de culminación revisada. Sin embargo, puede ser muy difícil visualizar la performance del proyecto solamente desde un diagrama de Gantt, especialmente cuando el cronograma contiene cientos o miles de actividades. Andrew Willard Director Willmer Limited Crear Curvas-S a partir de los datos del proyecto nos proporciona mucha más información de éste, dependiendo de la forma de las curvas. A menudo, los clientes o sponsors solicitan una Curva-S como parte de sus reportes de progreso regulares; sin embargo, aún si no es solicitado, se recomienda su uso junto a la herramienta que se utiliza para planificar, para de esta manera mejorar el monitoreo del proyecto. Crear Curvas-S puede parecer una tarea pesada, especialmente cuando no son una característica intrínseca del software de programación. Project Tracker provee un método de un solo clic para importar los datos desde Primavera P6 o Microsoft Project. Qué es la Curva-S? Una Curva-S permite que el status de un proyecto pueda ser monitoreado gráficamente a medida que progresa, desplegando los valores históricos reales a la fecha. Analizando las Curvas-S, los gerentes de proyecto pueden identificar rápidamente el aumento, el desfase y problemas potenciales del proyecto que puedan impactar contra un resultado exitoso. Los proyectos generalmente comienzan lentamente y luego aceleran en el medio antes de volver a desacelerarse al final. Esto produce una curva que se asemeja a una S, llana al inicio, luego con una pendiente rápida y llana nuevamente hacia el fin.

2 Requisitos para Curvas-S Para crear una Curva-S es importante crear lo siguiente; 1. Un plan con actividades que relacionadas forman una ruta crítica. 2. Si se requiere, las actividades tendrán recursos y costos. 3. Una línea base de las actividades antes de iniciar el proyecto. 4. Progreso real es asignado en intervalos regulares y opcionalmente, se aplican costos y recursos reales. 5. El proyecto es recalculado para determinar su nueva fecha final. Comprendiendo las líneas de una Curva-S Un reporte de curvas-s puede ser elaborado a partir de diferentes curvas. Línea Actual Esta línea despliega el progreso real a la fecha y dependiendo de la medida usada, mostrará las unidades completadas de duración, costo o recursos. La curva actual es dibujada hasta la fecha de reporte o fecha de toma de datos. En el ejemplo vemos que el proyecto tiene un avance a la fecha de 23% completado.

3 Línea Meta (el saldo del proyecto según el software de programación) La línea meta siempre va desde la fecha de reporte hasta el final del proyecto y refleja la posición actual de las actividades por ejecutar que deben ser completadas según la planificación. Líneas Meta, Temprana y Tardía Dos líneas meta adicionales son muy útiles para mostrar la posición de las actividades programadas, una en posición temprana y la otra en la posición más tardía. Una vez más, éstas son ploteadas desde la fecha de reporte y se encontrarán con la línea meta normal.

4 Línea Base Esta línea dibuja la posición de las actividades contenidas en la línea base. En un cronograma a tiempo (en el plazo), la curva de la línea base finaliza en el mismo punto que la línea meta. Idealmente, la línea meta se encontrará con la línea base al final del proyecto (en plazo y en presupuesto) o puede estar debajo y a la izquierda de la Curva-S de la línea base (adelantado y por debajo del presupuesto). En realidad, no es poco común que la Curva-S Meta termine arriba y a la derecha de la Curva-S de la línea base (atrasado y por encima del presupuesto). En el ejemplo de abajo, la línea meta finaliza a la derecha de la línea base lo cual refleja que el proyecto está atrasado. Puede ser útil mostrar dos líneas base. Estas pueden ser la línea base original y una línea base revisada. Es una práctica muy común mostrar una línea base como fechas tempranas y la otra como fechas tardías del proyecto. Esto crea una envoltura en la cual la línea meta encajará idealmente entre las dos. En el ejemplo abajo podemos ver que el proyecto se encuentra dentro de la envoltura excepto en su etapa final.

5 Línea de Proyección Project Tracker nos provee de una línea adicional. Esta línea se dibuja desde la fecha de reporte y, dado el progreso obtenido a la fecha, aplica el ratio sea retraso o aceleración al saldo del proyecto. Por ejemplo, si el proyecto está atrasado dos semanas luego de 10 semanas de progreso y quedan aún por hacer 100 semanas, la línea meta incrementará proporcionalmente para otorgarnos una fecha final proyectada siguiendo el ratio encontrado a la fecha. En el ejemplo de abajo, según lo obtenido a la fecha de reporte, la fecha final del proyecto culminará en Agosto Beneficios del uso de Curvas-S Debido a la naturaleza gráfica de las Curvas-S, somos capaces de visualizar las divergencias con la línea base. Aquellos miembros del proyecto que no están familiarizados con los diagramas de Gantt, tienen en la Curva-S una ayuda excepcional. A mayor divergencia de la línea base, indica peor (o mejor) la performance del proyecto. A partir de la Curva-S podemos determinar cuatro indicadores clave; Crecimiento del Proyecto Desvío del Proyecto Porcentaje real completado a la fecha Porcentaje programado a la fecha, según la línea base. Crecimiento del Proyecto Si la curva meta culmina por encima de la línea base entonces el proyecto ha crecido en alcance. Dependiendo del criterio utilizado, esto significa que hay más actividades en el proyecto o que la duración, costo o recursos han incrementado y que las variaciones del contrato necesitan ser incrementadas.

6 En este ejemplo podemos ver que la línea meta culmina arriba de la línea base, el proyecto ha crecido aproximadamente un 20% Desvío del Proyecto Si la línea meta finaliza a la derecha de la línea base, el proyecto se ha desviado. Esto significa que el cumplimiento de la fecha final está comprometido y se requiere de una acción correctiva o en todo caso de una ampliación de plazo. Idealmente, la línea meta coincide al final con la línea base, indicando que no hay desvíos con lo planificado originalmente o también puede terminar a la izquierda de la línea base para indicar que el proyecto se ha adelantado. En el ejemplo debajo podemos ver un desvío de tres semanas.

7 Porcentaje Real Completado a la fecha La línea actual o real se extenderá hasta la fecha de reporte y dibujará el porcentaje de avance del cronograma. En este ejemplo el proyecto ha completado 22.68%. Porcentaje Programado Su utilidad reside en comparar el progreso real con el progreso que debería haber alcanzado el proyecto según su línea base. En este ejemplo, deberíamos haber alcanzado un 25.38% de avance del proyecto a la fecha de reporte. Por lo tanto, existe un 2.7% de atraso con respecto a lo realmente obtenido (22.68%) hasta mediados de Abril. Esto significa que el proyecto está atrasado en 3.57 semanas weeks

8 Superponiendo las Curvas-S sobre el Gantt chart Project Tracker particularmente tiene la opción de superponer la Curva-S sobre el diagrama de Gantt. Esto muestra claramente qué actividades son las que pueden estar afectando la performance del proyecto y cómo los ajustes al cronograma pueden mejorarlo. Tipos de Curva-S De Duración de Actividad La Curva-S más simple es creada a partir de las duraciones de las actividades del proyecto. Este tipo de Curva-S es apropiado cuando los recursos y costos del proyecto no han sido asignados. Muchas veces pasado por alto como un método válido para medir progreso, es sin embargo, la forma más simple de crear una Curva-S. Dado que es muy común que tome mucho tiempo el llenar el proyecto con todos los recursos y costos y luego controlar los datos reales de estos mismos, la curva de duración presenta una alternativa simple, que se obtiene de las actividades y su porcentaje de progreso aplicado. Crear una curva de duración en un software de planificación, normalmente involucra añadir un recurso o costo ficticio, lo cual puede tomar su tiempo. Project Tracker no necesita de esto ya que analiza las actividades y produce la curva. Una de las desventajas de la curva de duración es que todas las actividades son tratadas por igual. Por ejemplo una actividad de cinco días, como curado de concreto, será tratada con igual importancia que otra actividad de cinco días más importante como podría ser colocación de acero. Una forma de superar esto es aplicando pesos en el proyecto.

9 De Costo Este tipo de Curva-S muestra los costos del proyecto acumulados en el tiempo durante todo el proyecto y puede ser utilizado para asistir en el cálculo del flujo de caja del proyecto y la proyección a fin de proyecto. De Mano de Obra La Curva-S de mano de obra es una buena medida para aquellos proyectos con mano de obra intensiva. Muestra las horas-hombre acumuladas y unidades de recurso (ej. m 3 de concreto) utilizadas para toda la duración del proyecto. Debido a baja productividad, poca disponibilidad, demoras, interrupciones, re-trabajos, variaciones de alcance, etc., los proyectos pueden requerir recursos adicionales para ser culminados a tiempo.

10 El Autor Andrew Willard trabajó 18 años para Asta Development en roles desde Consultor / Instructor hasta Director de Servicios Profesionales, para finalmente convertirse en Director de Negocios Internacionales, teniendo como responsabilidades toda la distribución y relaciones con todos los partners fuera del Reino Unido. Ha sido responsable de la entrega de implementaciones exitosas en un amplio rango de sectores. Entre sus clientes se incluyen Lockheed Martin (US), Unocal (US), Taylor Wimpey (UK), Mace (UK), Balfour Beatty (UK), Hansen Yuncken (Aus), Abigroup (Aus) and Christchurch Rebuild (NZ). Uno de los roles claves de Andrew fue el de desarrollador de producto y ha utilizado esta experiencia para identificar el vacío existente en el mercado y desarrollar de esta manera Project Tracker. Project Tracker Project Tracker es una aplicación de Windows que importa la información de Primavera P6 y Microsoft Project y crea Curvas-S que son utilizadas para analizar el progreso del proyecto. Muchos softwares de planificación no proveen de una herramienta propia capaz de construir las Curvas-S; por lo tanto los usuarios deben exportar los datos a una hoja de cálculo como Microsoft Excel para dibujar estas curvas. Este método requiere de varios pasos y de un cierto grado de conocimiento que incluye cómo añadir recursos o costos al plan, cómo exportar datos por periodos de tiempo desde el software de planificación, cómo abrir los datos en la hoja de cálculo y cómo crear gráficos a partir de esos datos. Project Tracker elimina todos estos pasos. Al margen de los pasos requeridos para exportar los datos desde el software a la hoja de cálculo; este método puede ser aceptable como medio de reporte pero el problema con este método es que las posibilidades analíticas ya no son disponibles de manera efectiva dado que la data ahora está desconectada al plan actual. Entonces, mas que importar los datos requeridos para dibujar la curva, Project Tracker importa el dato de la actividad y es capaz opcionalmente de dibujar un Gantt Chart bajo la Curva-S permitiéndole al equipo del proyecto evaluar qué actividades pueden estar causando problemas y qué acción se debe tomar. Uno de los beneficios clave de Project Tracker es que crea Curvas-S utilizando la duración de las actividades. Para producir las curvas a partir de la hoja de cálculo, se necesita añadir recursos o costos a todas las actividades del proyecto. Project Tracker también produce las curvas de costo o recurso pero su habilidad de producir las curvas utilizando la duración es única.

11 Willmer Limited Willmer Limited es una empresa del Reino Unido, que ofrece servicios de planeamiento y entrenamiento. Sus fundadores tienen muchos años de experiencia implementando y entrenando en servicios relacionados a la planificación de proyectos, sobre todo en la industria de la construcción, petróleo y gas, ferroviaria e ingeniería. Adicionalmente han trabajado con empresas del rubro de finanzas, TI y farmacéutica. Para más información acerca de este documento, Project Tracker o Willmer Limited, visite