QCS. Quality Certification Services (QCS) -Ecuador PROCEDIMIENTO PG/ QCS /03 DE CERTIFICACIÓN

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1 QCS Quality Certification Services (QCS) -Ecuador PROCEDIMIENTO Edición Junio 2014 Quality Certification Dirección: Tomas Chariove N49-67 y Manuel Valdivieso Quito- Ecuador Teléfono: (593) (2) V. 1 FFPG0101-0

2 Hoja 2 de 56 INDICE 1 Objeto 2 Alcance 3 Referencias 4 General 4.1 Definiciones 4.2 Abreviaciones 5 Descripción 5.1 Alcance de Certificación 5.2 Principios de la producción y manejo orgánico 5.3 Aplicabilidad y Requisitos Adicionales Aplicabilidad 5.4 Reciprocidad 5.5 Procedimientos y políticas Procedimiento de certificación Procedimientos de revisión de las aplicaciones Inspecciones Concesión, Negación, Suspensión de la certificación y medidas sancionadoras Tabla 1: Medidas Sancionadoras en el proceso de certificación Renovación, Retiro y Renuncia de la certificación Renovación y Adición/Reducción de la certificación Retiro de la Aplicación y Cancelación de la certificación Renuncia a la Certificación Cuadro del flujo de aplicación de certificación Etiquetado y composición del producto Utilización del término orgánico Composición del producto Calculo del porcentaje de ingredientes orgánicamente producidos Uso de los sellos y logos Logo de Quality Certification Services (QCS) Ecuador Investigaciones e incumplimientos Investigación de operaciones certificadas Procedimiento de cumplimiento de las normas certificadas Procedimientos por incumplimientos para operaciones certificadas Mediación Apelaciones Enmiendas o Rectificaciones FFPG0102-0

3 Hoja 3 de Declaración de conflicto de interés Confidencialidad Costos de certificación Estructura de Tarifas de Certificación Proformas de Certificación Certificados de Transacción Costos Adicionales Política de Colección de Tarifas Variaciones Temporales Información Pública 6 Producción Orgánica y Requisitos de Manejo 6.1 Mantenimiento de registros de operaciones certificadas 6.2 Métodos, practicas, sustancias e ingredientes permitidos y prohibidos en la producción y manejo orgánico. 6.3 Plan del Sistema Orgánico de Producción y Manejo 7 Requisitos Orgánicos para Agricultura 7.1 Requisitos de la tierra. 7.2 Prácticas para la fertilidad de suelo y manejo de nutrientes. 7.3 Otros requerimientos con relación a la producción agrícola orgánica 8 Requisitos Orgánicos para Ganadería 9 Requisitos Orgánicos para Procesamiento y Manejo 10 Fuente y Uso de Materiales 11 Muestreo, pruebas, análisis, exámenes y exclusión de venta 11.1 Inspección y análisis de los productos agrícolas que se venderán como orgánicos 11.2 Muestreo, pruebas, exámenes y análisis de residuos 11.3 Costos de las pruebas 11.4 Exclusiones de venta 12 Decisión de certificación 13 Modificación de los Requisitos de Certificación 14 Registros Anexo 1: Procedimiento de quejas o reclamos. Realizado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Andrea Yerovi Wilson M Andrea Yerovi Firma Fecha 19/06/ /06/ /06/2014

4 Hoja 4 de 52 1 Objeto El objetivo de este documento es describir de forma general el sistema implementado por Quality Certification Services (QCS) Ecuador para llevar a cabo la certificación de productos orgánicos y para evaluar el cumplimiento por parte de sus clientes certificados en relación a los requisitos de producción y elaboración de los mismos de acuerdo con la(s) norma(s) o regulaciones(s) aplicable(s). Este procedimiento se ha elaborado de forma tal que el mismo asegure la adecuada competencia técnica, así como la necesaria imparcialidad e independencia en el proceso de certificación gestionado por Quality Certification Services (QCS) Ecuador. 2 Alcance En el presente procedimiento se describe las actividades de certificación orgánica realizadas por Quality Certification Services (QCS) Ecuador. 3 Referencias Como referencias básicas para la elaboración de este procedimiento se han tomado los criterios establecidos en los siguientes documentos: Manual de la Calidad de Quality Certification Services (QCS) Ecuador (M.C.), Capítulo 12. Proceso de Certificación. PG/QCS /01 Procedimiento para la gestión de la documentación. Normas o Regulaciones Orgánicas aplicables: 4. General a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica del Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Ecuador 2013) Web: b) Otras normas internacionales aplicables; 4.1 Definiciones El cliente deberá hacer referencia a la norma o regulación orgánica vigente en Ecuador, en la Unión Europea o cualquier otra norma o regulación internacional aplicable al país de destino del producto certificado, para la cual este solicitando certificación con el objetivo de obtener las definiciones correctas y actualizadas para la utilización adecuada de cada término involucrado y usado en la certificación orgánica respectiva.

5 Hoja 5 de 52 Los documentos a utilizarse para este propósito son: a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica del Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Ecuador 2013) Web: b) Cualquier otra norma o regulación internacional aplicable al país de destino del producto certificado, para la cual se este solicitando certificación. QCS entregará al cliente con su paquete de aplicación, cualquiera que este fuere (impreso o electrónico), todas las normas o regulaciones vigentes al momento de la solicitud de información con respecto a la certificación orgánica. Es responsabilidad del cliente verificar que las versiones de las normas o regulaciones aplicables utilizadas sean las más actualizadas y vigentes. 4.2 Abreviaturas Se utilizan las siguientes abreviaturas QCS Quality Certification Services Ecuador M.C. Manual de la Calidad. PG./ PG.s Procedimiento(s) General(es) IG./ II.s Instrucción(es) General(es). F./ FF. Formato/ Formatos RI Revisor Inicial RF Revisor Final Ins. Inspector. 5 Descripción 5.1 Alcance de Certificación Los alcances o categorías de certificación orgánica bajo los cuales Quality Certification Services Ecuador certifica son los siguientes: A: Agricultura a.1: Recolección Silvestre B: Ganadería C Procesamiento

6 Hoja 6 de 52 El Reglamento de la normativa de la producción orgánica agropecuaria en el Ecuador y la regulación (CE) 834/07 y 889/08 de la Unión Europea son las normas o regulaciones aplicables a los distintos alcances del programa de certificación, además de otras normas o regulaciones internacionales ofrecidas por Quality Certification Services Ecuador. La certificación orgánica no es una declaración de calidad, seguridad alimentaria, o una garantía absoluta de ausencia de residuos. Es un proceso de verificación y determinación de que los productos que dicen ser orgánicos están en cumplimiento con las distintas normas o regulaciones aplicables mencionadas anteriormente. La certificación de Quality Certification Services Ecuador, puede ser solamente concedida, mantenida, extendida, suspendida o retirada por Quality Certification Services Ecuador o por la respectiva autoridad competente de acuerdo con las normas o regulaciones orgánicas aplicables. 5.2 Principios de la producción y manejo orgánico El cliente deberá hacer referencia a la norma vigente de la Unión Europea, Ecuador o cualquier otra norma o regulación internacional aplicable, para la cual este solicitando certificación con el objetivo de cumplir con los requisitos vigentes involucrados en la producción y certificación orgánica respectiva. Los documentos a utilizarse para este propósito son: a) Normativa General para promover y regular la produccion Orgánica-Ecológica-Biológica del Ecuador (Acuerdo Ministerial Nº299 del Ministerio de Agricultura y Ganadería de Ecuador 2013) Web: b) Cualquier otra norma o regulación internacional aplicable al país de destino del producto certificado, para la cual se esté solicitando certificación. 5.3 Aplicabilidad y Requisitos Adicionales Aplicabilidad La certificación orgánica cubierta en este manual aplica a: Las personas naturales o jurídicas que intervengan en cualquier parte del proceso, desde la producción hasta la comercialización, de productos que lleven o vayan a llevar cualquier indicación referente al método considerado como producción orgánica: a) Los productos agrícolas vegetales no transformados;

7 Hoja 7 de 52 b) Los animales y productos animales no transformados; c) Productos agrícolas vegetales y productos animales transformados destinados a la alimentación humana, preparados básicamente a partir de uno o más ingredientes de origen vegetal, animal o de origen no agrícola permitidos bajo cada norma o regulación aplicable. d) Alimentos para animales, piensos compuestos y materias primas para la alimentación animal permitidos bajo cada norma o regulación aplicable. Cada operación (o porción de una operación) que produce o maneja cultivos, ganadería, productos de ganadería u otros productos agrícolas que están destinados a ser vendidos, etiquetados o representados como orgánico deben ser producidos de conformidad con cada norma o regulación aplicable a dicha operación o producto. Cualquier operación (o una porción específica de una operación) que haya sido certificada por Quality Certification Services Ecuador se considera certificada bajo la norma o regulación aplicable hasta que se cumpla un año de la certificación. Cualquier operación que a sabiendas vende o etiquete un producto como orgánico, sin cumplir con las normas o regulaciones de certificación aplicables, estará prohibida de comercializar dichos productos durante un periodo definido bajo dicha(s) regulación(es). Cualquier operación que cometa una infracción que conlleve una acción fraudulenta que afecte la confiabilidad de su sistema orgánico será referida a la autoridad competente respectiva descrita en cada norma o regulación aplicable. Quality Certification Services- Ecuador impondrá las respectivas sanciones, cumpliendo con las instancias del debido proceso y pondrá la infracción en conocimiento de las autoridades competentes. Como resultado, la operación puede ser privada de su capacidad como operador orgánico. a) Requisitos Adicionales de Comercialización: 1) Exportación: Los productores certificados que desean exportar productos orgánicos deberán consultar las normas o regulaciones específicas del país de destino. Quality Certification Services Ecuador ofrece distintas verificaciones dependiendo del destino final del producto certificado. El cliente deberá comunicarse con Quality Certification Services Ecuador para obtener, más información con respecto a la exportación de productos certificados.

8 Hoja 8 de 52 2) Declaraciones Adicionales de Comercialización referentes al etiquetado de productos: Los productores certificados por Quality Certification Services (QCS) Ecuador pueden acceder a otras certificaciones, además de las aplicables bajo las normas orgánicas, con el fin de llevar etiquetas adicionales en sus productos. Estas certificaciones adicionales incluyen: justicia social en agricultura orgánica, certificación orgánica amigable con las aves, acuacultura orgánica, etc. Por favor comuníquese con la oficina de Quality Certification Services (QCS) Ecuador para más información. 3) Estado de transición/conversión: Los productos que cumplen los requerimientos de Ecuador (artículos 17, 28, 49, 70 y 97 de la Normativa General para promover y regular la producción orgánicaecológica-biológica en el Ecuador) y de las regulaciones específicas del país de destino., bajo la definición de transición/conversión orgánica pueden etiquetar sus productos como en transición a la agricultura orgánica en el caso del Reglamento de la normativa de la producción orgánica agropecuaria en el Ecuador Por favor comuníquese con la oficina de Quality Certification Services (QCS) Ecuador para más información con respecto a periodos de conversión/transición bajo otras regulaciones internacionales. 4) Certificación para Ganadería Libre de Hormonas y Antibióticos: Todos los animales y productos animales vendidos, faenados o etiquetados como libre de hormonas y antibióticos serán criados de acuerdo con todas las disposiciones de etiquetado orgánico con la excepción de que el productor no necesita que la alimentación de tales animales sea producido orgánicamente, y no es necesario que los pastos sean manejados de manera orgánica. 5) Grupo de Productores Quality Certification Services (QCS) Ecuador define la certificación de grupos como la de un grupo de agricultores que cumplen el siguiente criterio: Los cultivos y prácticas de agricultura de los productores deben ser uniformes y reflejar un proceso y metodología consistente, utilizando los mismos insumos.

9 Hoja 9 de 52 El grupo debe ser manejado como una entidad legal bajo una administración central que sea uniforme y consistente. La participación en el grupo es limitada para productores que comercialicen toda su producción orgánica a través del grupo. Los productores que están certificados como parte del grupo agricultor no poseen certificados individuales. Por el contrario, están certificados como una unidad. Los grupos de agricultores establecen e implementan un sistema de control interno (sistema de calidad), con la supervisión y documentación de las prácticas de producción e insumos utilizados en cada operación de cada productor para garantizar el cumplimiento con la Normativa Orgánica Ecuatoriana. Los grupos de agricultores deben garantizar que todos los miembros entiendan las normas orgánicas pertinentes y como éstas se aplican a sus operaciones específicas. Los grupos de agricultores deben mantener instalaciones de procesamiento (cuando aplique), distribución y sistemas de comercialización centralizadas Quality Certification Services (QCS) Ecuador desarrollará planes de inspección especializados para proyectos que cumplan las necesidades de grupos individuales los cuales entran en esta definición. Para cada grupo de agricultores que certifique, Quality Certification Services (QCS) Ecuador debe documentar su método para determinar el número de agricultores que van a ser inspeccionados. Esta determinación debe incluir consideraciones de: El número de operaciones que están participando en el grupo de agricultores; El tamaño de la superficie de operación del grupo de agricultores, El grado de uniformidad entre las operaciones del grupo; La complejidad del (los) sistema(s) de producción del grupo; y La estructura de manejo del sistema de control interno del grupo.

10 Hoja 10 de 52 Típicamente, 15% a 20% con un mínimo de 10 inspecciones, de los campos serán inspeccionados anualmente. a1) Aplicación del Grupo de Agricultores Los grupos de agricultores a menudo son muy complejos. Ellos pueden incluir cientos, sino miles, de productores. Este tipo de operaciones no encajan fácilmente en inspecciones normales. Por lo tanto más información suplementaria es necesaria en adición a los documentos normales de inspección. La siguiente es una lista de la información que los grupos de agricultores deben suministrar a Quality Certification Services (QCS) Ecuador antes de una inspección: Mapa general indicando la región en donde está localizado el grupo agricultor Un mapa más detallado indicando la localización de cada una de los productores a ser inspeccionadas. La lista de los agricultores por grupo, enumerando los productores, códigos de productor, cultivos, rendimiento estimado, e historia de producciones pasadas. Muchos grupos de agricultores mantienen registros de producción individuales tales como mapas de las parcelas y acuerdos de agricultor, los cuales son generalmente revisados al momento de la inspección. Aplicación y plan del sistema orgánico. Nombre de las personas de contacto con números de teléfonos, de casa y trabajo. Esto es importante para tener acceso a por lo menos dos contactos en caso de que la persona principal de contacto no pueda ser localizada. Una descripción del proyecto para entender como está organizado. Un reporte de inspección previo deberá ser proporcionado para las actualizaciones de certificación. Planes de manejo, cuestionarios/aplicaciones, si es que existe algún procesamiento, (Muchos grupos de agricultores tienen procesamientos y/o instalaciones de almacenamiento.)

11 Hoja 11 de 52 Información sobre las ventas finales y distribución. Esto es importante para determinar si alguna instalación de exportación o almacenaje fuera del lugar necesita ser inspeccionada. En el caso de actualizaciones de certificación, el inspector deberá ser proporcionado con la carta de certificación pasada que contenga todas las condiciones de certificación claramente establecidas. Como se indico, el reporte de inspección pasado puede ser extremadamente valioso y debe ser revisado. a2) Revisión de documentos de control internos Una vez que se llega al lugar de inspección, el inspector deberá reunirse con el administrador u encargado para planificar el itinerario de inspección. El inspector debe claramente entender la organización de manejo del proyecto antes de partir al campo. Los inspectores necesitaran la documentación del sistema de control interno para poder realizar una verificación local apropiada de los esfuerzos de supervisión, programas de educación, flujo del producto, y prácticas de producción. a3) Selección del lugar de visita Los inspectores deben estar seguros que tienen la libertad de seleccionar cualquier parte del proyecto para realizar la inspección. Los administradores del Grupo de Agricultores no deben dirigir la inspección. Quality Certification Services (QCS) Ecuador alienta a los inspectores a hacer intentos adecuados de visitar a productores apartados, y así realizar una mejor evaluación del sistema (esto depende de la zona o influencia de acción). a4) Entrevista a miembros del Grupo de Agricultores Una vez que la inspección comienza, el proceso recomendado es seguir el flujo del producto empezando con los lugares de producción, seguido por el procesamiento principal, procesamiento final, envasado, almacenamiento, y distribución. Cuando se visita a los productores, aparte de observar las prácticas de producción y puntos de control orgánicos específicos de la operación, el inspector debe verificar aspectos críticos de todo el proyecto. Los productores serán entrevistados directamente, no solo en relación sus fincas, sino también acerca de proyectos en los programas.

12 Hoja 12 de 52 Los productores deben entender claramente cuales sustancias están prohibidas. La integridad individual de la granja usualmente refleja el entendimiento del productor sobre la certificación orgánica, la cual está directamente ligada al proyecto total de educación y esfuerzos de supervisión. a5) Auditoria de oficina Una vez que todos los aspectos del proyecto han sido inspeccionados, una visita a la oficina del proyecto será requerida para realizar una auditoría. La auditoria del proyecto completo es mejor realizarla al final de la inspección, cuando el inspector tiene un mejor entendimiento de la operación completa. Además, es necesario para verificar las distintas partes de la información recogida durante la inspección de campo. a6) Entrevista final o de salida Una entrevista final con el encargado del proyecto es necesaria con el fin de responder preguntas restantes. Esto da al inspector oportunidad de obtener información faltante, obtener firmas requeridas, aclarar confusiones, inconsistencias, o información inexacta, y comunicar temas de interés. Se entregara al cliente junto con el procedimiento de certificación una copia de la Política de Grupo de Agricultores P Reciprocidad Las entidades certificadas por Quality Certification Services (QCS) Ecuador deben obtener un certificado orgánico válido para todos los ingredientes o productos (por ejemplo alimento orgánico para ganado o ingredientes en un producto terminado con múltiples ingredientes) que pretendan usar en su operación orgánica y que no sean certificados por Quality Certification Services (QCS) Ecuador. Para ser aceptados por QCS, dichos certificados deben ser otorgados por agencias certificadoras acreditadas por el organismo respectivo, especificado bajo la norma o regulación aplicable al lugar de destino del producto. El cliente deberá hacer referencia a la norma o regulación vigente de la Unión Europea, Ecuador o cualquier otra norma o regulación internacional aplicable, para la cual este solicitando certificación con el objetivo de cumplir con los requisitos vigentes involucrados en la producción y certificación orgánica respectiva.

13 Hoja 13 de Procedimientos y Políticas Procedimientos de Certificación Quality Certification Services (QCS) Ecuador aceptará todas las aplicaciones (plan de sistema orgánico) que entren dentro de los distintos alcances de certificación orgánica y certificará a todos los clientes calificados en la medida que su capacidad administrativa lo permita. Quality Certification Services (QCS) Ecuador no hará ningún tipo de diferenciación con respecto al tamaño de la operación o afiliación del cliente al momento de proporcionar sus servicios de certificación Procedimientos de Revisión de las Aplicaciones a) Al momento de iniciar el proceso de certificación el cliente recibirá el paquete de certificación orgánica de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador. Este paquete puede ser entregado en versión electrónica (sin costo - gratuitamente) o en versión impresa (con un costo adicional establecido) a cualquier cliente. El paquete incluye una aplicación completa para el alcance solicitado, el Procedimiento de Certificación Orgánica de QCS (PG/QCS/03) y todas las normas o regulaciones aplicables. Todos los materiales del paquete de certificación están disponibles en la página web de Quality Certification Services (QCS) Ecuador. Los tipos de aplicaciones disponibles dependen del alcance de certificación y estos son: Plan Agrícola Orgánico PAO (FFPG0301) Plan para Grupo de Productores (FFPG0301a) Plan de Ganadería Orgánico PGO (FFPG0302) Plan de Procesamiento Orgánico PPO (FFPG0303) Plan de Apicultura Orgánica POA (FFPG0330) b) El cliente que solicita la certificación orgánica debe completar y responder todas las preguntas del plan del sistema orgánico aplicable a su operación, incluyendo: 1) El nombre de la persona que completa la aplicación y que será responsable de la certificación orgánica en el futuro. De ser este el caso el nombre del negocio a certificarse, con su respectiva dirección, número de teléfono y documentación legal aplicable. Si la persona que firma no

14 Hoja 14 de 52 es el gerente o dueño de la finca debe enviar una carta delegando autoridad a la persona que firmara todos los documentos de certificación. 2) El(los) nombre(s) de cualquier agencia de certificación con la cual haya aplicado anteriormente para obtener la certificación orgánica, con su respectivo año(s) de aplicación. Además incluirá una copia de cualquier notificación de no conformidad, negación o suspensión de la certificación y una descripción de las acciones tomadas por el cliente para corregir dichas no conformidades. 3) El Plan del Sistema Orgánico (PSO) como se describe en la sección ) Llenar la afirmación de conformidad dependiendo de la norma bajo la cual está aplicando y el alcance de certificación; Plan Agrícola Orgánico a) FFPG Afirmación de Conformidad UE b) FFPG Afirmación de Conformidad RNPOAE c) FFPG Afirmación de Conformidad JAPON d) FFPG Afirmación de Conformidad CAN Plan de Ganadería Orgánica a) FFPG Afirmación de Conformidad UE b) FFPG Afirmación de Conformidad RNPOAE c) FFPG Afirmación de Conformidad JAPON d) FFPG Afirmación de Conformidad CAN Plan de Procesamiento Orgánico a) FFPG Afirmación de Conformidad UE b) FFPG Afirmación de Conformidad RNPOAE c) FFPG Afirmación de Conformidad JAPON d) FFPG Afirmación de Conformidad CAN Plan grupo de productores a) FFPG Afirmación de Conformidad UE

15 Hoja 15 de 52 b) FFPG Afirmación de Conformidad RNPOAE c) FFPG Afirmación de Conformidad JAPON d) FFPG Afirmación de Conformidad CAN e) FFPG0347 Lista de Productores para Grupos 5) Documentos indispensables: Declaración jurada del uso previo de la tierra (FFPG0343) y contrato (FFPG0344), firmados, mapas de las parcelas e instalación(es), historia de los campos, perfiles individuales de los productos y documentos adjuntos adicionales. 6) Cualquier otra información necesaria para determinar el cumplimiento de las normas y regulaciones aplicables. c) Una vez que el cliente ha llenado la aplicación debe enviarla junto con una copia a la oficina de Quality Certification Services (QCS) Ecuador. La aplicación entregada debe tener firmado el Contrato de Certificación Orgánica y Autorización de Uso de la Marca QCS (FFPG0344), además debe estar acompañada por el pago inicial (mínimo 70% de la tarifa total de certificación), el cual esta descrito en la proforma de servicios que emite QCS al cliente (NOTA: adicionalmente Quality Certification Services (QCS) Ecuador al no recibir la copia de la aplicación entregada, cobrará un valor adicional por dicha copia). Quality Certification Services (QCS) Ecuador requiere que el cliente mantenga una copia adicional de la aplicación enviada para sus archivos. Las aplicaciones enviadas a Quality Certification Services (QCS) Ecuador sin documentos firmados o incompletos, tendrán que ser completadas y entregadas por el cliente para empezar el proceso de certificación. Los clientes serán notificados de la recepción de su aplicación (FFPG0304) y junto con dicha notificación se enviará el Contrato de Certificación Orgánica y Autorización de Uso de la Marca QCS firmado por el representante de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador. El periodo aproximado de certificación es usualmente de 30 días desde que QCS recibe el reporte de inspección firmado por parte del cliente y la información adicional de haber sido requerida. El tiempo exacto de certificación varía dependiendo de factores como la complejidad de la operación, cuan completa es la documentación recibida, de la disponibilidad del inspector, y de la colaboración por parte del cliente para obtener cualquier información adicional requerida.

16 Hoja 16 de 52 d) Cada aplicación será revisada por un Coordinador de Certificación (revisor inicial) para garantizar que toda la información requerida este incluida y determinar si el cliente cumple o tiene la capacidad de cumplir con las normas o regulaciones aplicables antes de la inspección. Durante la revisión inicial, el Coordinador de Certificación verificará si el cliente ha aplicado anteriormente con otra agencia de certificación, de ser así procederá a verificar si recibió alguna notificación de no conformidad, de negación o si se le otorgó la certificación, el CC verificará la documentación que compruebe la corrección de dicha no conformidad y se comunicará con la agencia de certificación con la cual trabajaba el cliente y verificará que la información entregada por el cliente es verdadera. En caso de que el Coordinador de Certificación (revisor inicial) necesite información adicional para evaluar la conformidad de la operación, esta deberá ser solicitada al cliente por medio de una carta de información adicional (FFPG0305) la cual debe ser respondida en un plazo de 15 días. Si el Coordinador de Certificación encuentra que la operación que está aplicando a la certificación orgánica no cumple con las normas o regulaciones respectivas, el cliente será notificado de dichos incumplimientos o no conformidades y podrá tomar las medidas descritas en la sección g). Si no se han tomado ninguna medida en un plazo de 30 días, la aplicación se considerará inactiva y el personal de Quality Certification Services (QCS) Ecuador empezará los procedimientos para negar o suspender la certificación. Si se recibe alguna respuesta a la no conformidad Quality Certification Services (QCS) Ecuador actuará conforme la sección h). e) Una vez que toda la información pertinente a la aplicación ha sido recibida y todos los documentos necesarios han sido adjuntados y aprobados, el personal de Quality Certification Services (QCS) Ecuador se encargará de programar la inspección o auditoria INS SITU para verificar que la información proporcionada en la aplicación sea correcta. Este proceso se llevará a cabo siempre en un plazo razonable, salvo que la inspección se retrase hasta 6 meses para cumplir con los requerimientos necesarios para resolver un incumplimiento o no conformidad. El personal de Quality Certification Services (QCS) Ecuador enviará una copia de la

17 Hoja 17 de 52 aplicación con todos los documentos respectivos al inspector asignado para realizar la auditoria IN SITU. Además se incluirá en los documentos para el inspector, las instrucciones especiales redactadas por el Coordinador de Certificación (revisor inicial) (FFPG0308) Inspecciones Una vez que el inspector ha sido asignado, este coordinará con el cliente la inspección de la operación. Una vez coordinada la inspección, el inspector enviará al cliente el Plan de Inspección (plan para las actividades de evaluación) (FFPG0327), el mismo que describe los puntos que se abordará durante esta etapa Inspección de la operación a) Quality Certification Services (QCS) Ecuador, llevará a cabo la inspección de cada operación de producción, incluyendo todas las instalaciones y lugares donde se produzcan o procesen productos orgánicos, que hayan sido incluidos y descritos por la operación y para los cuales se solicite la certificación. Dicha inspección se llevará a cabo anualmente en toda operación certificada que produzca o procese productos orgánicos con el propósito de determinar el cumplimiento por parte de la operación. b) Quality Certification Services (QCS) Ecuador, podrá llevar a cabo inspecciones adicionales de la operación certificada con el propósito de determinar el cumplimiento de las normas o regulaciones aplicables. (ii) La autoridad competente establecida en la(s) regulación(es) aplicable(s) podrá requerir que Quality Certification Services (QCS) Ecuador lleve a cabo inspecciones adicionales de la operación certificada con el propósito de determinar el cumplimiento de las normas o regulaciones aplicables. (iii) Todas las inspecciones adicionales se podrían anunciar o no con anticipación a discreción de Quality Certification Services (QCS) Ecuador o tal como sea requerido por la autoridad competente establecida en las normas o regulaciones aplicables.

18 Hoja 18 de Reporte de Inspección El reporte de inspección tiene un formato específico diseñado para cada alcance y ámbito de certificación: Lista de chequeo - Inspección agrícola (FFPG0309) Lista de chequeo - Inspección ganadera (FFPG0310) Lista de chequeo - Inspección procesamiento (FFPG0311) Adicionalmente, el inspector deberá enviar junto con el reporte de inspección el apéndice de la norma o regulación correspondiente: Apéndice agrícola RNPOAE (FFPG0312a) Apéndice ganadería RNPOAE (FFPG0312b) Apéndice procesamiento RNPOAE (FFPG0312c) Apéndice agrícola UE (FFPG0313a) Apéndice ganadería UE (FFPG0313b) Apéndice procesamiento UE (FFPG0313c) Apéndice Grupo de productores (FFPG0346) Lista de productores para Grupos (FFPG0347) Para mayor información por favor referirse al documento PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN PG/QCSES/09 el cual podrá estar a su alcance comunicándose con el personal de QCS- Ecuador Concesión, Negación, Suspensión de la Certificación y Medidas Sancionadoras. a) Una vez que el reporte de inspección de la operación que solicita la certificación ha sido recibido, se envía una copia al cliente la cual debe ser firmada por el mismo y enviada a las oficinas de QCS. El Coordinador de Certificación (revisor final) de Quality Certification Services (QCS) Ecuador revisará en detalle el reporte, además de cualquier información adicional o documento obtenido por el inspector así como cualquier resultado de análisis de suelo, tejido o muestra de producto examinada. Adicionalmente, el cliente puede solicitar por escrito a Quality Certification Services (QCS) Ecuador los resultados de cualquier análisis de las muestras tomadas por el inspector. La decisión de certificación de una operación deberá ser realizada por una persona diferente a la que condujo la inspección de la operación.

19 Hoja 19 de 52 En caso de que el Coordinador de Certificación (revisor final) necesite información adicional para evaluar la conformidad de la operación, esta deberá ser solicitada al cliente por medio de una carta de información adicional (FFPG0305) que debe ser respondida en 15 días. Caso contrario se procederá a la emisión de una Notificación de No Conformidad. Si la información no es completa o adecuada, queda a discreción del coordinador de certificación si se emite una Notificación de No Conformidad o se solicita mayor información. b) Si el plan del sistema orgánico y todos las prácticas, procedimientos y actividades de la operación del cliente se encuentran en cumplimiento con los requisitos de las normas o regulaciones orgánicas aplicables y Quality Certification Services (QCS) Ecuador determina que el cliente ha sido y es capaz de operar en conformidad con su plan del sistema orgánico, la certificación será concedida. La concesión de certificación orgánica puede incluir requisitos a cumplirse para la corrección de no conformidades. Estas no conformidades deben ser resueltas mediante una respuesta escrita dentro de un periodo de 30 días como condición para continuar con la certificación. Si se recibe las acciones correctivas, dentro de los 30 días asignados para cerrar una no conformidad, Quality Certification Services (QCS) Ecuador evaluará la información. Si la información presentada no es suficiente para determinar el cierre de una no conformidad el encargado de la revisión final pedirá al cliente, por escrito, información adicional. El cliente tendrá 15 días para enviar la información solicitada. En caso de no recibir la información en el tiempo determinado se procederá a negar o suspender la certificación. El cliente podrá solicitar una extensión al periodo de respuesta de una no conformidad para que dicha solicitud de extensión sea evaluada por Quality Certification Services (QCS) Ecuador. Nota: El revisor final de un cliente debe ser una persona distinta a quien hizo la inspección y la revisión inicial. Una vez que la certificación es concedida, Quality Certification Services (QCS) Ecuador emitirá un certificado orgánico de la operación dependiendo de la norma o regulación aplicable. El certificado orgánico de Quality Certification Services (QCS) Ecuador cuenta con las siguientes partes:

20 Hoja 20 de 52 1) Certificado(s): Certificado RNPOAE (FFPG0314) Certificado de Transición RPNOAE (FFPG0315) Certificado EU (FFPG0316) Certificado EU conversión (FFPG0317) *Dicho certificado especificará como mínimo: - El nombre y dirección de la operación certificada. - La fecha efectiva de la certificación / la fecha de expiración - El alcance de certificación orgánica (Agricultura incluido recolección silvestre, Ganadería y Procesamiento) - Nombre de Quality Certification Services (QCS) Ecuador, dirección y número de teléfono. - Categoría del producto (100% orgánico, Orgánico, Conversión, Transición) 2) Formulario de verificación de productos Formulario de Verificación de Productos Agrícolas y Ganaderos (FFPG0318) Formulario de Verificación de Productos Procesamiento (FFPG0319) Formulario de Verificación de Productos en Conversión o transición (FFPG0320) c) Junto con el certificado orgánico de la operación también se hará entrega de los siguientes documentos: 1) Formulario de Decisión de Certificación (FFPG0321) 2) Notificación del Estado de Certificación (Formato FFPG0322) e) La certificación de una operación orgánica tendrá la validez especificada por su respectiva norma o regulación aplicable y descrita en su certificado correspondiente. La certificación de una operación podrá también ser suspendida, o revocada por Quality Certification Services (QCS) Ecuador, por el administrador del programa orgánico aplicable y en vigencia, o por autoridad competente de una norma o regulación específica. La certificación orgánica de una operación deberá ser renovada durante el plazo especificado en la norma o regulación respectiva aplicable (ver sección ).

21 Hoja 21 de 52 f) Quality Certification Services (QCS) Ecuador al determinar que el cliente no ha cumplido o no es capaz de cumplir con los requisitos establecidos en la(s) norma(s) o regulación(es) orgánicas aplicable(s), emitirá por escrito una notificación de no conformidad (FFPG0306-1). Si Quality Certification Services (QCS) Ecuador ha determinado que la acción correctiva de una no conformidad no es posible por parte del cliente, se emitirá una Notificación de Propuesta de Suspensión/Revocatoria (FFPG0324) en el caso de ser un cliente ya certificado, o una Notificación de Negación (FFPG0307) de la certificación en el caso de ser un cliente nuevo. En este caso (la acción correctiva de una no conformidad no es posible) se pueden combinar las dos notificaciones en un solo documento: Notificación de No Conformidad y Negación (FFPG0328) o Notificación de No conformidad y Propuesta de Suspensión/Revocatoria (FFPG0329). Una notificación de no conformidad proporcionará la información descrita en la sección a). g) Una vez recibida la notificación de no conformidad, el cliente puede: 1) Corregir los incumplimientos y enviar a Quality Certification Services (QCS) Ecuador una descripción de las acciones correctivas ejecutadas junto con su respectiva documentación de sustento; 2) Corregir los incumplimientos y aplicar a la certificación orgánica con otra agencia de certificación. Siempre y cuando, el cliente incluya en su aplicación su plan del sistema orgánico completo, la notificación de no conformidad recibida de Quality Certification Services (QCS) Ecuador, y una descripción de las acciones correctivas ejecutadas junto con su respectiva documentación de sustento; o 3) Refutar de forma escrita la no conformidad con Quality Certification Services (QCS) Ecuador. 4) Solicitar una extensión para que esta sea evaluada. 5) Si el cliente está renovando su certificación puede renunciar a la misma en cualquier momento mediante FFPG Carta de Renuncia h) Después de emitir una notificación de no conformidad, Quality Certification Services (QCS) Ecuador:

22 Hoja 22 de 52 1) Evaluará las acciones correctivas tomadas por el cliente y la documentación de apoyo enviada para sustentar cada corrección(es) y realizará una inspección de la operación de ser necesario. 2) Evaluará la refutación presentada por el cliente y realizará una inspección de la operación de ser necesario. 3) Cuando la(s) acción(es) correctiva(s) o la refutación presentada(s) por el cliente se considera(n) suficiente(s) para otorgar, obtener o mantener la certificación orgánica, se continuará con el proceso de certificación; o 4) Cuando la(s) acción(es) correctiva(s) o refutación(es) presentada(s) por el cliente no se considere(n) como suficiente para obtener la certificación orgánica aplicable, Quality Certification Services (QCS) Ecuador: emitirá y enviará al cliente, una notificación por escrito de la Negación de la certificación o la Propuesta de Suspensión/Revocatoria. 5) Emitirá por escrito una Notificación de Negación o Propuesta de Suspensión de la certificación al cliente que no respondiere en el plazo establecido, a la Notificación de no Conformidad (FFPG0306) enviada por parte de Quality Certification Services (QCS) Ecuador. 6) Dará aviso de la aprobación o negación de la certificación orgánica al organismo o entidad correspondiente según la norma o regulación aplicable. i) La Notificación de Negación de la certificación o debe establecer las razones y motivos de dicha Negación y especificará los derechos del cliente para: 1) Volver a aplicar a la certificación orgánica en virtud a la sección y párrafo (j) de esta sección. 2) Solicitar la mediación en virtud a la sección de este procedimiento o de conformidad al programa orgánico aplicable; o 3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a de este procedimiento o de conformidad al programa orgánico aplicable; o En el caso de la Propuesta de Suspensión o Revocatoria:

23 Hoja 23 de 52 1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para resolver la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del plazo especificado, o 2) Solicitar la mediación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable 3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable 4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir una propuesta por escrito. j) El cliente que solicita la certificación, y haya recibido una notificación escrita de No Conformidad o de Negación, puede aplicar otra vez a la certificación en cualquier momento con Quality Certification Services (QCS) Ecuador o cualquier agencia de certificación, de acuerdo con lo establecido en párrafo (g) (2) y el presente párrafo. Cuando el cliente envía una nueva aplicación a Quality Certification Services (QCS) Ecuador, deberá incluir una copia de la notificación de No Conformidad o de Negación, de la certificación además de una descripción escrita de las acciones correctivas ejecutadas junto con su respectiva documentación de sustento; K) El cliente que recibió una Notificación de Suspensión debe solicitar un restablecimiento de la certificación a QCS, la decisión tomada se comunicará a la autoridad competente. l) Quality Certification Services (QCS) Ecuador considerará cualquier aplicación que incluya una notificación de no conformidad o de negación, de la certificación como una nueva aplicación e iniciará un nuevo proceso de aplicación en virtud a la sección m) No obstante con lo dispuesto en el párrafo (f) de esta sección, si Quality Certification Services (QCS) Ecuador tiene una razón válida para creer que un cliente ha hecho voluntariamente una declaración falsa o de otro modo deliberadamente incorrecta, puede iniciar el proceso de suspensión, revocación o negación de la certificación, combinando en una sola notificación la No Conformidad y la Negación o Propuesta de suspensión.

24 Hoja 24 de 52 n) Los clientes quienes anteriormente han aplicado con otras agencias de certificación y han recibido una notificación de no conformidad, negación o suspensión, deben revelar todas estas notificaciones a Quality Certification Services (QCS) Ecuador en el momento de la aplicación y proporcionar información que demuestre que la no conformidad ha sido corregida. o) Quality Certification Services (QCS) Ecuador notificará al organismo o entidad correspondiente la aprobación, negación, suspensión o revocatoria de la certificación según la norma o regulación aplicable.

25 Hoja 25 de Tabla 1: Medidas sancionadoras en el proceso de certificación Medida Plazo para Disposiciones a seguir por parte del Opciones a seguir por parte del OPERADOR Sancionadora recibir respuesta AGENTE CERTIFICADOR ORGANICO (Notificaciones) de cada medida sancionadora 1) NO Plazo de 30 días 1) Información recibida suficiente. Emitir 1) Presentar una descripción de las medidas CONFORMIDAD para recibir una Notificación de Resolución de No correctivas adoptadas para abordar la no notificación por conformidad resuelta. conformidad, junto con la documentación de escrito de una de las acciones a tomar por parte del operador. Continúa el proceso de certificación. 2) Información recibida insuficiente o falta de respuesta. Emitir: apoyo dentro del plazo especificado; 2) Presentar una nueva solicitud a otra agencia de certificación en cualquier momento, siempre que, se incluya una solicitud completa a) Negación. (Para clientes nuevos) adjuntando la presente y cualquier otra notificación de no conformidad pendiente de b) Suspensión o Revocación (clientes que renuevan) QCS-Ecuador, una descripción de las acciones correctivas tomadas y la respectiva documentación de apoyo; o 3) Enviar información por escrito a QCS- Ecuador para refutar la no conformidad. 2) NO Plazo de 30 días 1) Emitir la Notificación de no conformidad y 5) Aplicar a una nueva certificación orgánica con CONFORMIDAD para recibir una negación QCS o con otra agencia certificadora de Y NEGACION COMBIANDA EN UNA SOLA NOTIFICACION. * Para clientes notificación por escrito de una de las acciones a tomar por parte del operador. En el caso de que una acción correctiva de la no conformidad no sea posible se pueden combinar las dos notificaciones en un solo documento. acuerdo a la sección ) Solicitar la mediación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable. cuya decisión ha sido tomada por primera vez. 7) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable. 3) NEGACION DE LA CERTIFICACION *Para clientes cuya decisión ha sido tomada por primera vez. Plazo de 30 días para recibir una notificación por escrito de una de las acciones a tomar por parte del operador. 1) Emitir la Negación de la Certificación. Si se ha determinado que la acción correctiva de una no conformidad no es suficiente para resolver el incumplimiento dentro del periodo de tiempo establecido, se emitirá una Notificación de Negación (FFPG0307) en el caso de ser un cliente que se esté certificación por primera vez. 1) Aplicar a una nueva certificación orgánica con QCS o con otra agencia certificadora de acuerdo a la sección ) Solicitar la mediación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable. 3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable.

26 Hoja 26 de 52 4) NO CONFORMIDAD Y PROPUESTA Plazo de 30 días para recibir una notificación por 1) Emitir la Notificación de No conformidad junto con la Propuesta de Suspensión o Revocatoria en un solo documento. 1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para abordar la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del plazo especificado, o DE SUSPENSION O REVOCATORIA COMBINADA EN UNA SOLA NOTIFICACION *Para clientes ya certificados, cuya no conformidad NO pueda ser resuelta. escrito de una de las acciones a tomar por parte del operador. En el caso de que la corrección de la no conformidad no sea posible se pueden combinar las dos notificaciones en un solo documento (Notificación de no Conformidad junto con la Propuesta de Suspensión). *Para clientes ya certificados, cuya no conformidad NO pueda ser resuelta. 2) Solicitar la mediación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable 3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable 4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir una propuesta por escrito. 5) PROPUESTA DE SUSPENSION O REVOCATORIA Plazo de 30 días para recibir una notificación por Si se ha determinado que la acción correctiva de una no conformidad no es suficiente para resolver el incumplimiento 1) Presentar una descripción de las medidas correctivas adoptadas para abordar la no conformidad, junto con la documentación de apoyo dentro del plazo especificado, o *Para clientes ya certificados, escrito de una de las acciones a tomar por parte del operador. dentro del periodo de tiempo establecido, se emitirá una Propuesta de Suspensión (FFPG0307). 2) Solicitar la mediación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable 1) Información recibida suficiente. Emitir Notificación de Resolución. 3) Presentar una apelación a la negación de la certificación en virtud a la sección o de conformidad al programa orgánico aplicable Continúa el proceso de certificación. 2) Información recibida insuficiente o falta de 4) Renuncia del certificado. QCS debe recibir una propuesta por escrito. respuesta. Emitir Notificación de Suspensión o Revocatoria. 6) SUSPENSION Plazo de 30 días 1) Suspensión o revocatoria de la 1) Solicitar el restablecimiento de la certificación O REVOCATORIA para recibir una certificación. a QCS que a su vez se comunicara con la *Para clientes ya certificados, notificación por escrito de una de las acciones a tomar por parte del operador. Si una operación no ha respondido o la acción correctiva no es suficiente para resolver el incumplimiento dentro del periodo de tiempo establecido en una propuesta de suspensión o en una notificación de no autoridad competente. conformidad y propuesta de suspensión combinada QCS suspenderá a la operación.

27 Hoja 27 de Renovación, Retiros, y Renuncias de la Certificación Renovación y Adiciones/Reducciones de la certificación Renovación de la Certificación a) Para renovar y continuar con la certificación, el cliente ya certificado y su operación deben pagar anualmente la tarifa de certificación respectiva y enviar completa la Declaración de Actualización del Plan de sistema orgánico según corresponda el alcance. a) FFPG0349 Declaración de Actualización del Plan Agrícola Orgánico b) FFPG0350 Declaración de Actualización del Plan de Grupo de Productores c) FFPG0351 Declaración de Actualización de Procesamiento El cliente debe llenar dicha declaración y enviar a QCS indicando los formularios del PSO que deben ser actualizados para que QCS pueda enviar estos y al mismo tiempo revisar que no existan más cambio o necesidad de cualquier otro tipo de formulario no indicado en la declaración. Por favor estar consientes que si durante la inspección anual se identifica una falla en la revelación de un cambio en el PSO o falla en la actualización del formulario apropiado del PSO se emitirá una Notificación de No Conformidad o Notificación de Propuesta de Suspensión. La resolución de dicha no conformidad requerirá, como mínimo, el envío del formulario del PSO correspondiente al aspecto de la operación que ha cambiado. QCS cobrara como costo adicional (20 dólares por hora) por la revisión de cualquier formulario del PSO enviado para resolver una no conformidad emitida por falta de actualización del PSO durante el proceso regular anual. Los formularios del PSO enviados fuera del proceso anual de actualización y enviados antes que se emita una Notificación de No Conformidad no serán cobrados. QCS se reserva el derecho de requerir al cliente completar todo el PSO en cualquier año como QCS estime conveniente por cualquier razón, incluyendo antecedentes de no actualizar el OSP según se requiere o al completar esta declaración jurada de manera inexacta o engañosa.

28 Hoja 28 de 52 b) Una vez que la información mencionada previamente ha sido recibida, Quality Certification Services (QCS) Ecuador iniciara nuevamente las respectivas partes aplicables del Procedimiento de Revisión de las Aplicaciones convenido en la sección de este manual. Posteriormente y dentro de un tiempo razonable organizará y conducirá la inspección de la operación certificada en virtud de la sección de este manual. En el caso de que por cualquier situación sea imposible para Quality Certification Services (QCS) Ecuador conducir la inspección anual de la operación, puede permitir la continuación de la certificación y extender el uso del certificado orgánico existente a la operación orgánica certificada basándose en la información enviada por el cliente y en la información de la inspección llevada a cabo durante los últimos 12 meses, siempre y cuando, la inspección anual de la operación, sea realizada dentro de los siguientes seis meses posteriores a la fecha prevista para la renovación anual de la operación certificada. c) En el caso de que Quality Certification Services (QCS) Ecuador, basándose en la inspección de la operación y en la revisión de la información especificada en la sección de este manual, considere que la operación certificada no esté cumpliendo con las normas o regulaciones aplicables o con el presente Procedimiento de Certificación Orgánica, emitirá por escrito una notificación de no conformidad a dicha operación, en virtud a la sección (b) y (f) de este manual. d) Si Quality Certification Services (QCS) Ecuador determina que la operación certificada cumple con las normas o regulaciones aplicables para las cuales ha solicitado renovación o certificación, emitirá la decisión de certificación correspondiente y el certificado actualizado para dicha operación orgánica Adición del Alcance de Certificación Cuando un cliente desea adicionar un alcance de certificación bajo la cual su operación se certifique debe seguir los siguientes pasos: a) Enviar el PSO correspondiente al alcance de certificación que se desea adicionar b) QCS al recibir el PSO empezara el proceso de certificación descrito en la sección 5.5. El costo para adicionar un alcance de certificación se puede observar en las

29 Hoja 29 de 52 tarifas de certificación que se encuentran en la página web (las estructuras de tarifas son las mismas que las de renovación o aplicación). Cuando un grupo de productores quiere adicionar más productores debe: a) Enviar a QCS FFPG PAO 2 Solicitud para la Certificación de la Parcela FFPG PAO 3 Historia de la Parcela & Rotación de Cultivos FFPG Declaración jurada del uso previo de la tierra (si aplica) Cualquier otro documento que QCS crea necesario dependiendo del caso. b) QCS al recibir el PSO empezara el proceso de certificación descrito en la sección 5.5. El costo para adicionar un alcance de certificación se puede observar en las tarifas de certificación que se encuentran en la página web (las estructuras de tarifas son las mismas que las de renovación o aplicación) Reducción del Alcance de Certificación Cuando un cliente desee reducir su alcance de certificación debe: a) Enviar una carta a QCS describiendo cual es el alcance que quiere retirar de la certificación. b) QCS luego de recibir dicha carta procederá a emitir un nuevo certificado donde solo constara el alcance certificado por QCS. c) El cliente debe enviar su certificado anterior a las oficinas de QCS antes de recibir el certificado actualizado Si un cliente utiliza el certificado anterior se procederá como describe la sección (c ) de este procedimiento Retiro de la Aplicación y Cancelación del Proceso de Certificación. El cliente podrá retirar su aplicación del proceso de certificación en cualquier momento y deberá informar a Quality Certification Services (QCS) Ecuador por

30 Hoja 30 de 52 escrito (FFPG0354) de su decisión para que el retiro sea efectivo. El cliente que retire su aplicación será responsable de los costos de servicios proporcionados hasta el momento del retiro de la aplicación. Los clientes que voluntariamente retiren su aplicación del proceso de certificación antes de la emisión de una Notificación de No conformidad (FFPG0306) no recibirán ni se les emitirá dicho documento. Así mismo un cliente que voluntariamente retire su aplicación antes de la emisión de una Notificación de Negación (FFPG0307) según la norma o regulación aplicable tampoco se le emitirá dicho documento. Cuando un cliente retire su aplicación se le emitirá una Notificación de retiro/renuncia de la aplicación/del certificado (FFPG0345) Renuncia a la Certificación. Las operaciones certificadas que se encuentren al día en sus pagos pueden renunciar a su certificación en cualquier momento. La solicitud de renuncia (FFPG Carta de Renuncia) debe ser enviada por escrito para ser aprobada por Quality Certification Services (QCS) Ecuador. Todas las tarifas y cargos pendientes por servicios prestados por parte de Quality Certification Services (QCS) Ecuador deben estar cancelados al momento de la renuncia del certificado para que esta sea aceptada por Quality Certification Services (QCS) Ecuador. Igualmente, el cliente deberá devolver su certificado y retirar del producto cualquier referencia al método de producción orgánico, ecológico o biológico. Cuando un cliente retire su aplicación se le emitirá una Notificación de retiro/renuncia de la aplicación/del certificado (FFPG0345)

31 Hoja 31 de Cuadro del Flujo de Aplicación de Certificación SOLICITUD DE LA APLICACIÓN Solicite su aplicación por teléfono, internet, correo electrónico Envío Electrónico Gratis Copia impreso en papel APLICACIÓN DE RECERTIFICACIÓN La aplicación es enviada automáticamente al cliente días antes de la fecha de expiración APLICACIÓN ENVIADA POR QCS Las aplicaciones se envían cuando es necesario. Digital o Impreso APLICACIÓN DE RECERTIFICACIÓN ENVIADA POR QCS Las aplicaciones se envían una vez por mes APLICACIÓN NO DEVUELTA No se toma ninguna acción NO Archivo en espera hasta recibir las tarifas APLICACIÓN RECIBIDA Se recibió también las tarifas? SI Se procede APLICACIÓN RECIBIDA Ser recibió las tarifas? SI Se procede NO No se toma acción en este momento- Pero se factura al cliente las tarifas. APLICACIÓN NO DEVUELTA Ser recibió las tarifas? SI No se toma ninguna acción en este momento-pero el cliente tiene 6 meses para enviar la aplicación RETIRO DE LA APLICACION El cliente envía una carta solicitando retirar su aplicación y si el inspector no ha sido asignado, se reembolsa la mitad de la tarifa. ARCHIVO PARA SER REVISADO ARCHIVO ARICHIVO REVISADO PARA SER REVISADO ARCHIVO PARA SER ASIGNADO A INSPECTOR INFORMACIÓN RECIBIDA APLICACIÓN RETENIDA POR ADMINISTRACIÓN Se necesita más información para que la aplicación sea adecuadamente revisada RETIRO DE LA APLICACION El cliente envía una carta solicitando retirar su aplicación, no hay reembolso de la tarifa. INSPECTOR ASIGNADO ABANDONO DE LA APLICACIÓN El cliente no logra programas la inspección o no se presenta en la inspección CERTIFICACIÓN CONCEDIDA RECEPCIÓN Y REVISIÓN DEL REPORTE DE INSPECCIÓN NEGACIÓN DE LA CERTIFICACIÓN APLICACIÓN RETIRADA APLICACIÓN RETENIDA POR ADMINISTRACIÓN APLICACIÓN NEGADA

32 Hoja 32 de Etiquetado y Composición del Producto Utilización del término orgánico Los términos orgánico, ecológico o biológico, se podrán utilizar únicamente en el etiquetado de productos agrícolas crudos o procesados. Igualmente, estos términos se podrán utilizar en el etiquetado de ingredientes que hayan sido producidos y manejados de acuerdo con las normas o regulaciones aplicables. Los productos destinados a la exportación deben ser etiquetados según las normas o regulaciones aplicables del país de destino. Para más información por favor consulte las normas o regulaciones aplicables o comuníquese con la oficina de Quality Certification Services (QCS) Ecuador Composición del producto Existen diversas categorías en relación a la composición del producto orgánico y estas varían dependiendo de las normas o regulaciones aplicables para las cuales el cliente solicita certificación. Para que un producto califique dentro de una categoría determinada debe cumplir con los requisitos de dichas normas o regulaciones. Por favor consulte las distintas normas o regulaciones bajo la(s) cual(es) desea certificarse y verifique la categoría correspondiente a su(s) producto(s) Calculo del porcentaje de ingredientes orgánicamente producidos. Para etiquetar un producto orgánico se debe calcular el porcentaje de todos los ingredientes producidos orgánicamente en relación al total de todos los ingredientes del producto. Para determinar como realizar este cálculo el cliente debe referirse a las normas o regulaciones aplicables bajo las cuales busca certificarse Uso de los Sellos y Logos FIGURA 1: Logos de Quality Certification Services (QCS) - Ecuador: versión a color y blanco y negro