ACTIVOS FIJOS para Windows

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1 GUÍA DE USUARIO ACTIVOS FIJOS para Windows - 1 -

2 TABLA DE CONTENIDO GUÍA DE USUARIO ACTIVOS FIJOS PARA WINDOWS Activos Fijos para Windows... 3 Como Crear una Nueva Empresa... 3 Parámetros del Sistema... 4 Parámetros Operacionales... 4 Parámetros Datos de Empresa... 5 Fondo... 5 Seguridad... 5 Carga básica de Activos Fijos... 6 Diccionarios... 6 Selección de Cuentas Contables... 7 Creación y Adición de Empleados... 7 Factores de Depreciación... 7 Adición de Activos Fijos... 9 Por Alta de Bienes (al Costo)... 9 Por Compra...10 Registro de Bienes NO Depreciables...10 Mantenimiento de Activos Fijos...11 Complementos al Activo Fijo...12 Adición de Bienes de Consumo...13 Adición de cantidades de Bienes de Consumo...13 Distribución y Retiro...14 Retiros o bajas de los bienes de Consumo...14 Procesos de Fin de Periodo...15 Actualización y Depreciación...15 Asientos Automáticos...15 Valor Final...16 Conclusión Vida Útil...16 Retiros o Bajas de Activos Fijos...16 Control de Bienes...18 Modificación del Custodio...18 Movimientos Activos Fijos...18 Movimientos Bienes de Consumo...19 Traspaso de Activos Fijos...19 Reportes...20 Actualización...20 Actualización Depreciación...20 Adición de Activos Fijos...21 Kardex Evolutivo...21 Conclusión de Vida Útil y Retiros...21 Generador de Reportes...21 Herramientas...22 Back Up Restauración...22 Compactar Bases de Datos...22 Redireccionamiento de Base de Datos...22 Apariencia

3 Activos Fijos para Windows Software desarrollado para resolver los Activos Fijos e insumos de una o varias empresas simultáneamente, al igual que la Contabilidad el Sistema es Bimonetario (Moneda local y extranjera ). La presente documentación procura ilustrar al usuario con todas las facilidades que ofrece el Sistema para comprender la Implementación del Sistema. Como Crear una Nueva Empresa Como paso previo la Empresa a crearse debe existir en la Base de Datos del Sistema de Contabilidad General para Contadores ver Windows. Lo pasos a seguir para la creación de la Empresa son: Dirigirse a Herramientas/Crear Base de Datos de Activo Fijo, en ese momento la pantalla siguiente le mostrará las Empresas creadas en Contabilidad General, usted deberá seleccionar la suya para que a partir de ella se cree la Base de Datos, posteriormente deberá elegir una en Activos Fijo s para proceder a crear la nueva Empresa, Aceptar para guardar cambios. Para revisar si la Empresa fue creada exitosamente diríjase a Archivos/Empresa

4 Parámetros del Sistema Dirigirse a Herramientas/Parámetros, donde encontrará los Parámetros Operacionales y Datos Empresa. Parámetros Operacionales Al ingresar: Asientos automáticos: Se configuran los siguientes datos: Gestión por defecto, el Sistema rescata la Gestión creada en la Empresa desde el Sistema de Contabilidad. Cuenta Ajuste Inf., se configura n desplazando el Mouse sobre el botón de ( ) donde se escogerá la Cuenta correspondiente que está creada en el Plan de Cuentas de la Contabilidad Moneda utilizada en transacciones, el Sistema permite la utilización de la Moneda local como la extranjera. El Sistema también le permitirá marcar las Cajas de Estado Mostrar depreciación por hora s de todos los bienes marcados, escoger el patrón que se utilizará para realizar el proceso de Actualización de los Bienes, dato que es absorbido desde la Contabilidad. Cabe hacer notar que el Sistema por defecto actualiza en base al al dólar, si marca la Caja de Estado Actualización Utilizando Índices, las actualizaciones de Bienes se harán en base a UFVs por ejemplo. El patrón escogido será para toda la Base de Datos (proceso de actualización). **Es responsabilidad del usuario el cambio del patrón de actualización de un periodo a otro.** Estos datos sirven para la Automatización de los Asientos desde Activos Fijos a la Contabilidad. Conexión a Contabilidad, esta opción permite enlazar la Contabilidad con Activos Fijos para automatiza r todo lo relacionado con los Bienes declarados durante el periodo de tiempo. Periodo en esta opción se debe declarar el Periodo contable el cual debe coincidir con la programación de tiempos de la Contabilidad. Puede ser mensual, trimestral anual, es decis ión del usuario final, una vez realizados los procesos de Actualización y Depreciación, para pasar al siguiente periodo debe pulsar Nuevo Periodo

5 Parámetros Datos de Empresa Esta opción permite configurar la personería jurídica de la institución partiendo con sus datos básicos como: Datos de la empresa Nombre Empresa, el Sistema recuperará el nombre de la Base de Datos de Contabilidad. Dirección, se debe declarar el domicilio legal donde funciona la empresa. Ciudad, se debe introducir la Ciudad donde opera la Casa Matriz. País, se debe introducir el País donde se está operando. Teléfono, se debe consignar el número de Teléfono de la empresa. y Página Web, consignado para poder introducir todo lo referente a correo electrónico y Página Web. Otros Tipo contabilidad, el Sistema se adecuará a trabajar según el tipo en la que se esté trabajando, INTEGRADA, si es una contabilidad gubernamental, y OTRA si es para empresa privada. Fondo Le brindará la opción de utilizar los diferentes Tapices o navegar en páginas de Internet mientras utiliza el Sistema, esto se logra haciendo un click con e l botón derecho de Mouse sobre la barra de herramientas. Seguridad El Sistema recupera los usuarios de la Contabilidad General, por lo que sólo debe realizar la Asignación de Permisos. Diríjase a Herramientas / Seguridad / Asignación de Permisos. Seleccione un usuario, y de la ventana de Procesos seleccione los que tendrán Permisos restringidos

6 Carga básica de Activos Fijos Una vez parametrizados los datos básicos de la organización se continúa con las opciones de Archivos, que son las encargadas de captar la información básica que sirve como punto de partida para realizar las operaciones del Sistema donde se deberá consignar lo siguiente: Diccionarios Esta interfase le permitirá ingresar los Diccionarios del Sistema Sector, escoja la opción para ingresar los lugares físicos que hacen referencia a la organización formal de la empresa. La interfase le ofrece en la parte inferior, los botones de Modificación, Adición, Eliminación y Salir. Comprobantes, son aquellos registros que se van creando a medida que se hacen operaciones como la Conclusión de Vida Útil, Bajas por Venta, etc. y que necesitan respaldo específico para crearlos. Al ingresar los datos de los Comprobantes se debe poner un número que identifique el Tipo de Documento, a continuación se debe consignar una Descripción y a qué grupo corresponde. Motivos de Baja, es el Diccionario que permite ingresar los conceptos para los Comprobantes de Baja de los Bienes de Consumo

7 Selección de Cuentas Contables El Sistema le permitirá elegir las Cuentas contables con las cuales trabajará Activos Fijos. Los pasos a seguir son los siguientes: 1. Diríjase a Archivos/Selección Cuentas Contables, se desplazará una ventana, en la parte superior verá el Plan de Cuentas ingresado en la Contabilidad. La parte inferior estará en blanco la primera vez. 2. En la parte superior con un clic del Mouse escoja la Cuenta, observe que aparecerá en la parte inferior, escoja todas las Cuentas que vaya a necesitar, para ello puede desplazarse con la regleta que se encuentra al lado derecho de la ventana. 3. Una vez terminado este proceso presionar Aceptar para grabar los datos. 4. Si posteriormente necesita aumentar más Cuentas, realice el mismo procedimiento desde el paso 1. Creación y Adición de Empleados Diríjase a Archivos/Empleados, a continuación se desplaza una ventana donde se consignan los datos de los Empleados que están a cargo de un determinado Bien. Si cuenta con el Sistema de Sueldos & Jornales, podrá rescatar la información referente a los Empleados de dicha Base de Datos. Los datos básicos son: Ítem Empleado, es el que regularmente se asigna en la planilla de sueldos. Nombre Una vez consignados estos datos se debe pulsar Grabar, para guardar los datos. Para crear el próximo, pulse Nuevo. ** Al crearse la nueva Empresa en el Sistema de Activos Fijos se creará un Empleado con el mismo nombre de la Empresa.** Factores de Depreciación Los Factores de Depreciación permiten configurar las tasas con las que un determinado Bien perderá su Vida Útil por el uso al que es sujeto. Por ejemplo: Escritorio de madera (código ) Sector, Gerencia Comercial Factor de Depreciación, 10 años Estante Metálico (código 1EMP ) Sector, Departamento de Producción Factor de Depreciación, 7 años

8 Ambos Bienes pertenecen a la Cuenta contable Muebles de Oficina, el Sistema de Activos Fijos, permitirá el control detallado de cada Bien que pertenece a ese grupo, permitiendo aplicar diferentes tasas según el método o tiempo de Vida Útil que le reste. **Es importante aclarar que el Factor de Depreciación será más exacto si se ingresan todos los decimales** Más detalle lo encontrará en el tutorial de Activos Fijos

9 Adición de Activos Fijos Adicionar un determinado Bien en el Sistema de Activos Fijos, consiste en registrar todos los que se encuentran activos en la organización para lo cual se contemplan los siguientes aspectos: Las adiciones pueden realizarse de dos maneras: Por Alta de Bienes (al Costo) Este proceso se realiza cuando los Bienes ya fueron registrados en la Contabilidad, por lo tanto ya se conoce el Valor Neto, en la interfase de: Propiedades generales, podrá ingresar el Código del bien, la Descripción y todos los datos relevantes del mismo. El Sistema de Activos Fijos permite el ingreso de dos Tipos de Bien: N: Normales M: Revalorizados Esta característica se escoge al momento de crear el Bien. En el Tab Datos Bien, se ingresa la Moneda con la cual se realizará la operación, la Cotización o el Índice a utilizar, el Valor Neto Unidad (dato que se tiene de Contabilidad), se configuran las Cuentas para el Asiento de Depreciación del Periodo y la Depreciación Acumulada. Permite también que se digite la Tasa de Depreciación con la que trabajará el Bien, el primer botón sirve para escoger las múltiples Tasas de Depreciación que pueda tener un Bien, el segundo botón sirve para Adicionar una nueva en caso no de haberla creado previamente. Al momento de digitar o escoger la Tasa, el Sistema traerá el dato de la Vida Útil del mismo. Otra opción es la Caja de Estado Se deprecia por horas, si el Bien tiene la característica de Depreciarse por horas, marcarla, si no tiene esa característica dejar en blanco

10 Componentes, esta ventana le permitirá adicionar Componentes o accesorios que tenga el Bien, para su control físico únicamente. Foto, el Sistema de Activos Fijos le permitirá ingresar una imagen escaneada del Bien. Para acceder a esta opción guarde las imágenes en la Carpeta donde instaló Activos Fijos Server y adjunte la imagen como una dirección de RED. Observación, además cuenta con una Caja de texto (capacidad aproximada de 250 caracteres) donde se puede adicionar más información. Por Compra Este proceso puede ser realizado desde el Sistema de Gestión Comercial como un proceso de Compra normal. Cuando se desee activar realizar un Comprobante de Egreso, el cual abrirá en forma automática la ventana de Adición de Bienes del Sistema Activos Fijos, se llenarán los datos básicos, facilitando al usuario el trabajo, se completará la información del Bien y de esta manera se efectuará la Adición del Bien y la Baja de Inventarios en la Gestión en forma automática. Registro de Bienes NO Depreciables Para realizar el Registro de Bienes NO Depreciables debe realizar los siguientes procesos: 1. Busque a la Cuenta con el botón de ( ), por ejemplo, Terrenos. 2. Tasa, 1 3. Pulse el botón Vida útil (años), ingrese el nú mero cero (0), pulse Aceptar. 4. El Sistema realizará el Proceso de Actualización en forma mensual y no así el Proceso de Depreciación, que es la característica de estos Bienes

11 Mantenimiento de Activos Fijos Esta opción le permitirá realizar algunas modificaciones en la Ficha de creación de los Bienes del Activo Fijo, para ingresar diríjase a Archivos/Activo Fijo/Mantenimiento, pulsando el botón de ( ) el Sistema desplegará la lista de Bienes ingresados, para escoger uno doble click sobre él. La interfase de mantenimiento en Propiedades generales, mostrará la información básica, como el Código del Bien, Marca, Serie, Fecha de Alta, Tipo de Bien, Descripción del bien. El tab Valorización, muestra la Moneda y presentará en forma resumida la información de los Valores de alta, Valor actual, Actualizaciones y Depreciación del Bien. El tab Otros, contiene la información de las Cuentas Contables, Vida Útil, Estado del Bien, Sector al que pertenece, Compr.Num. Baja si fuera el caso, Fecha de Baja, Tasa, las Cotización de alta, del periodo y la Cotización de Baja si fuera el caso. Si en Parámetros de Empresa se escogió Índices para los procesos de Actualización también presentará los datos correspondientes. Los tab. Componentes, Foto y Observación traerán la información que se carg ó desde la Adición de los Bienes. ** El Sistema permitirá que se realicen modificaciones o se eliminen los Bienes siempre y cuando no hayan sufrido ningún proceso de Actualización y Depreciación**

12 Complementos al Activo Fijo Esta opción le permitirá aumentar Valor al Bien sin que signifique la figura del revalúo técnico. Se basa en el concepto: Art. 22 (Depreciaciones del Activo fijo) Las reparaciones que se efectúen en los Bienes del Activo Fijo, serán deducibles como gasto del ejercicio fiscal siempre que no supere el veinte por ciento (20%) del Valor del Bien. El Valor de reparaciones superiores a este porcentaje se considerará mejora que prolonga la Vida Útil del Bien y por tanto se imputará al Costo del Activo respectivo y su Depreciación se efectuará en fracciones anuales iguales al periodo que le resta de Vida Útil. Diríjase a Archivos/Activo Fijo/Complementos de Activos fijo, se desplaza una interfase que le permitirá ingresar los datos del Complemento: Nº Comp lemento: correlativo de Sistema Observación: campo de texto que le permite ingresar hasta 50 caracteres. Fecha: en la que se realiza el Complemento Código: con el botón de ( ) busque el Bien al cual se hará el Complemento. Descripción: nombre del Bien, se carga en forma automática al escoger el Código. Marca: atributo del Bien, se carga en forma automática. Serie: atributo del Bien, se carga en forma automática. Valor Alta: atributo del Bien, se carga en forma automática. Valor Actual: valor del Bien a la fecha. Moneda: permite escoger en qué Moneda se realizará el Complemento. Pulse Aceptar para guardar los cambios, si desea, pulse Imprimir el Reporte. En el Reporte del Kardex Evolutivo el Sistema agregará una C en el periodo en que se realice el Complemento, el proceso de suma será automático al Valor del Bien

13 Adición de Bienes de Consumo El Sistema además, le permitirá el ingreso de los Bienes de Consumo o Bienes Fungibles, estos tienen la característica de controlar la Asignación a los Empleados, pero no pasan por el proceso de Actualización ni Depreciació n. Creación de la Ficha del Bien de Consumo Para ello tome en cuenta lo siguiente: Código, el Sistema permite ingresar hasta 16 dígitos alfanuméricos. Descripción, el Sistema permite ingresar hasta 50 caracteres para el nombre. Marca, ingrese el dato, en caso de conocerlo o digite un punto (.) si no lo tiene. Cantidad, note que el Sistema no le permitirá ingresar el dato de Cantidad, esta información se ingresa a través del Comprobante de Ingreso en el Sistema de Activos Fijos. Adición de cantidades de Bienes de Consumo Denominación, ingrese la información referencial para el Comprobante de Ingreso. Fecha Comprobante, el Sistema le sugerirá la actual, verifique la información. Moneda, el Sistema recupera la Moneda configurada desde Parámetros, pero queda abierto a ser cambiado según la necesidad del usuario. Tipo de cambio, el de la fecha En la grilla pulse una vez la barra espaciadora y escoja el Bien de la lista, ingrese la Cantidad y el Precio Unitario. Pulse Aceptar para guardar los cambios, el Sistema llevará a la pantalla el Comprobante realizado

14 Distribución y Retiro Esta interfase le permitirá escoger el Bien a Redistribuir o dar de Baja y Cantidad del mismo, para ello presenta dos interfases, la primera: En la pestaña de Comprobantes, estará el Producto anteriormente escogido, sobre el check v, hacer doble click, se abrirá la ventana de distribución de Bienes de Consumo, en la cual estará la Cantidad existente del Bien y la lista de Empleados responsables de los Bienes, en la columna Cantidad a distribuir digite la asignada a cada responsable y pulse Aceptar para guardar los cambios. Retiros o Este procedimiento se lo realiza desde la opción Distribución, proceda a elegir el nombre del Custodio actual del cual se dará de Baja una cantidad específica de Bienes, doble click sobre v. bajas de los bienes de Consumo Se desplazará la ventana de Distribución de Bienes de Consumo, escoja el Tab Dar de baja, el Sistema recupera el dato de Cantidad asignada, digite la que se dará de baja y el Sistema calculará la cantidad restante, elija con el botón de ( ) un concepto de Motivo de baja estos datos ya fueron ingresado en los Diccionarios, luego Aceptar. El Sistema llevará a pantalla el Comprobante realizado

15 Procesos de Fin de Periodo Los Procesos Fin Periodo, se refieren a los procedimientos que se deben s eguir cuando termina el Rango de tiempo que se declaró en el Sistema. Diríjase a Procesos Fin Periodo/Man. depreciación por horas El Sistema solicitará algunos datos de los Bienes como ser las Horas Depreciación. de El Sistema traerá el listado de los Bienes, esta interfa se permite que se realicen búsquedas por Nombre o por Código del Bien. Para ingresar el dato de los Nro Horas Uso digite el número y pulse Enter para grabar el dato en la grilla. Si un Bien no tiene Depreciación en el periodo se deja en blanco, una vez ingresados los datos pulse Aceptar, lea con cuidado el mensaje que emite el Sistema, si la información es correcta pulse Sí para grabarlos. Actualización y Depreciación Al definir el Periodo y la Cotización Final o el Valor del Índice Final del Periodo está en condiciones de generar los Procesos de Actualización de Bienes y su Depreciación, para llevar a cabo este procedimiento ingrese al menú procesos de Fin Periodo/Actualización y Depreciación, al pulsar esta opción se presentará el formulario principal que confirmará si es que está seguro de realizar el procedimiento pulse Aceptar, a continuación inicializará el proceso, dependiendo del tamaño de la BDD la operatoria durará algunos minutos después de los cuales el Sistema emitirá un mensaje informando el éxito de la operación. Asientos Automáticos Para realizar la secuencia de Asientos ingrese al menú Procesos de Fin de Periodo/Asientos Automáticos, de la interfase que el Sistema permite visualizar, elija el Asiento correspondiente, pulse Aceptar a continuación se presentará una interfase donde visualizará el Asiento antes de su grabación, En esta opción también se puede direccionar el Tipo de Comprobante contable a generar. Para verificar que la información haya producido valores correctos ingrese al Sistema de Contabilidad y verifique los Asientos Automáticos generados en Activos Fijos

16 Realizará los Asientos Automáticos correspondientes: Asiento de Actualización Asiento de Depreciación Asiento de Actualización de la Dep. Acumulada La grabación de los mismos será individual generando el correspondiente Asiento correlativo. Tanto de los Bienes tipo N como de los Bienes tipo M. Valor Final Ingresando al menú procesos de Fin Periodo/Valor Final cerrará el Rango de Periodo declarado, con esto no se podrá realizar ninguna Transacción que involucre el Periodo cerrado, limitando al usuario a la consulta de Reportes asociados evitando de esta forma distorsiones sobre los datos contables declarados. El Sistema le preguntará si desea continuar con el proceso, pulse Sí. Conclusión Vida Útil Una vez registrados los Asientos y habiendo declarado el Valor Final, diríjase a Procesos Fin Periodo/Conclusión vida útil/realizar Conclusión vida útil. El Sistema desplaza una ventana, pulse Aceptar, luego Procesos Fin Periodo/Conclusión Vida Útil/Asiento Conclusión Vida Útil, pulse Aceptar, el Sistema despliega en la pantalla el Asiento que se registrará en Contabilidad General, y en caso de que no existieran Bienes que concluyen la Vida Útil el Sistema se lo comunicará. A continuación debe volver a definir el Nuevo Periodo, retornando al paso de definir Parámetros Operacionales y asignar el nuevo Periodo. Retiros o Bajas de Activos Fijos Puede realizar el Retiro de Bienes en cualquier momento del tiempo, diríjase a Procesos Fin Gestión/Retiro de Bienes/Realizar Retiro de Activos Fijos, pulse Aceptar, de esta forma usted retira un Bien determinado. En cualquier momento se puede obtener un listado de todos los Bienes y las Asignaciones por persona, Departamento, Fecha y Otros. Este proceso se puede presentar por Ventas, Retiros u Otros. Ventas Con el fin de Renovar los Bienes se suelen vender los Activos Fijos e xistentes. Para tal efecto se debe asociar y elegir el Comprobante Baja por venta, está por defecto en el Sistema. A continuación en Datos para Asiento de Venta asociar todas las Cuentas involucradas en una Venta

17 Retiros Por diversas circunstancias un Activo Fijo puede ser retirado de las operaciones normales de la e mpresa. Para identificar esta circunstancia el Sistema permite crear Comprobantes para referenciar el Retiro. A continuación en Datos para Asiento de Retiro debe seleccionar la Cuenta que estará asociada para el Asiento contable. Como puede ver, solicita dos Cuentas el Debe y Haber, asocie la misma Cuenta contable por ejemplo: Puede ser Inv. de desechos o Baja Activos Fijos, como una se registra en el Debe y la otra en el Haber es la diferencia que se reflejará en el Saldo de la Cuenta contable

18 Control de Bienes El Sistema le ofrece varios Reportes para realizar el seguimiento de los Custodios de los Bienes. Modificación del Custodio Esta interfase le permitirá cambiar el nombre de la persona que tenía asignado el Bien, también permite dar de Baja al Custodio del Bien. Esta opción también puede Reimprimirse. El Reporte posee las características de Fecha, Identificación del Bien, Nombre del Empleado y al pie del Reporte las Firmas asociadas del Empleado y del Responsable de Activos Fijos. Movimientos Activos Fijos Este Reporte le ofrece varias vistas: Por Empleado Por Bien Por Ubicación Le permite ver la información por Empleado o por Rango de Empleados, lo mismo en los tabs posteriores. También permite ver la información Actual o ver la Historia, además, permite que se apliquen Rangos

19 Movimientos Bienes de Consumo Este Reporte le ofrece varias vistas: Por Empleado Por Bien Por Ubicación Le permite ver la información por Empleado o por Rango de Empleados, lo mismo en los tabs posteriores. También permite ver la información Actual o ver la Historia, además, permite que se apliquen Rangos. Traspaso de Activos Fijos Esta interfase permite al usuario mover o cambiar la ubicación del Bien de un Sector a otro, permitiendo también cambiar el Subsector. Este Reporte presenta información del Bien como ser el Código y la Descripción, permitiendo así identificarlo exactamente, también presenta las Firmas asociadas del Encargado y del Responsable

20 Reportes Existe una gran variedad de Reportes que pueden ser impresos y si el usuario desea pueden ser enviados los datos a Excel, Word, Internet Explorer o encapsularlos en formato TXT o PDF. A partir de esta facilidad, se pueden ampliar los servicios aprovechando todas las prestaciones adicionales que otorga Office, conexión con Office e Internet Explorer. Actualización Este Reporte mostrará el Incremento o Decremento de Valor sufrido por los Bienes. Este proceso se realiza en base a la fluctuación de los patrones Inicial y Final que se escogieron desde Parámetros/Operacionales. Actualización Depreciación Este Reporte mostrará la pérdida de Valor sufrida por el Uso de los Bienes, en el Rango de periodos establecido desde Parámetros según las Tasas de Depreciación que se apliquen

21 Adición de Activos Fijos Este Reporte mostrará el detalle de los Bienes ingresados al Sistema, indicando la Fecha de Alta, el Valor de Alta y los datos básicos de las Adiciones. Kardex Evolutivo Este Reporte mostrará en detalle la Historia de los Bienes periodo tras periodo, permite varias vistas, como ser por Cuenta Contable, por Periodos o por Bienes en forma específica o Todos. Una de las columnas importantes de este Reporte es que se puede apreciar en forma directa la Vida restante de los Bienes. Conclusión de Vida Útil y Retiros Estos Reportes presentarán información según se vayan dando los casos, es decir, cuando un Bien concluya su Vida Útil el Reporte tendrá datos para presentar, lo mismo será en el caso de los Retiros. Generador de Reportes Además, de los Reportes Estándar, el Sistema ofrece el Generador de Reportes, información sobre el tema la encontrará en el Capítulo 5- Análisis de Información el Generador de Reportes

22 Guía de Usuario Gestión Comercial para Windows Herramientas Este Menú le permitirá realizar procesos varios como: Back Up Restauración Diríjase a Herramientas/Backup-Restauración. Esta opción permite obtener una Copia de Seguridad de las operaciones realizadas hasta ese momento. La misma tiene un fólder por cada empresa creada. El Sistema le permitirá realizar una Copia vinculada en el Sistema de Contabilidad General y realizar Restauraciones de información de la Base de Datos. El Sistema de Activos Fijos, presenta dos opciones, la primera BackUp, puede aprovechar la facilidad que le da el Sistema para crear Bases de Datos Copia de las diferentes empresas para las que está procesando el Activo Fijo. De esta manera no tendrá inconveniente en realizar cambios, ajustes, modificaciones etc. Restauración, le permite recuperar información del pasado, para los casos en que no le gusta el resultado, puede Restituir su Copia y volver a reprocesar los datos Observe que por defecto sus Copias se realizan en la Ruta donde instaló el Sistema, en la Carpeta denominada Backup. Como Carpeta privada el Sistema elige el Id Empresa que lo une a la palabra BackUp y como nombre del Archivo el Id de Empresa más la Fecha de la computadora que se supone es la actual. El Sistema permite que las Copias sean personalizadas con extensiones en el Nombre del Archivo, para diferenciar Copias realizadas en la misma fecha o Copias que necesiten ser identificadas rápidamente. Compactar Bases de Datos Permite Comprimir y optimizar los datos almacenados, es decir, reduce el tamaño de la Base de Datos, manteniéndola funcional. Proceso recomendado una vez por semana. Este proceso se tiene que realizar por cada empresa trabajada en el Sistema. Con el botón Buscar, encontrará la estructura de su computador, navegue hasta encontrar la Carpeta donde instaló el programa, ingrese a la Carpeta BDatos y ubique el Archivo de cada Empresa funcional Ej. demoaf.mdb. Pulse Compactar para concluir con la operatoria. Redireccionamiento de Base de Datos La aplicación Cliente debe buscar el Servidor a través de la red, para esto remítase al Menú Herramientas/Redireccionamiento de Base de Datos Con el botón Buscar, encontrará la estructura de su computador, navegue por la red hasta encontrar la Carpeta donde se instaló el Sistema de Activos Fijos Server, ingrese a la Carpeta BDatos y ubique el Archivo conteniendo el nombre de la empresa

23 Guía de Usuario Gestión Comercial para Windows Pulse Aceptar para concluir con la operatoria, a continuación el Sistema se cerrará actualizando la dirección proporcionada. Al volver a ingresar al programa estará conectado al Servidor. Para que una aplicación Cliente funcione el Servidor tiene que estar prendido caso contrario el Sistema emitirá un mensaje informando la imposibilidad de conectarse. Apariencia Remítase al Menú Herramientas/Apariencia Esta opción permite personalizar el entorno grafico del Sistema, permitiendo elegir Tapices, Máscaras y Botones. Para grabar los datos pulse Actualizar