Primer Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control

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1 Primer Taller Internacional de Auditoría, Supervisión y Control Título: Tutorial para el desarrollo de las auditorías con el uso del Versat Sarasola y experiencias prácticas en la Contraloría de Villa Clara. Autoras: Aylien Ramos Pérez Cargo: Auditor Principal. Entidad: Contraloría Provincial de Villa Clara. Dirección: Martí # 81 e/ Juan Bruno Zayas y Esquerra. Teléfono: Gloría Ilem Díaz Portal Cargo: Auditor Principal. Entidad: Contraloría Provincial de Villa Clara. Dirección: Dirección: Martí # 81 e/ Juan Bruno Zayas y Esquerra. Teléfono:

2 Título de la investigación: Tutorial para el desarrollo de las auditorías con el uso del Versat y experiencias prácticas en la Contraloría de Villa Clara. En el orden teórico, metodológico y práctico la investigación se sustenta y justifica en lo siguiente: La investigación permitirá diseñar con calidad un procedimiento para instalar el sistema de gestión de la base de datos, restaura de la base de dato obtenida del auditado y creación de un usuario con permisos administrativos. Se eliminarán o reducirán al mínimo las fallas o grietas en la auditoría en la medida que se estudien los subsistemas y riesgos en los procesos claves de la misma. Se potenciará el trabajo en equipo en función del desarrollo de las auditorías, así como una mejor evaluación de los riesgos. La investigación será aplicada a las entidades objeto de auditoría que utilizan el Versat Sarazola para su Contabilidad. La problemática planteada es la necesidad de realizar las auditorias utilizando las tecnologías de la información para lograr una adecuada selección de la muestra, una mayor calidad en las auditorías y disminución del tiempo de ejecución. Ya en estos momentos todas las entidades presupuestadas y varias empresariales utilizan el Sistema Contable Financiero Vesat Sarsola para su gestión económica, este sistema utiliza para almacenar la base de datos el SQL Server. Los auditores no deben trabajar en los equipos de la entidad auditada por lo que le era indispensable instalar dicho sistema de gestión de base de datos en su Laptop, restaurar la base de datos y crear un usuario con permisos administrativos para tener acceso a todos los módulos del sistema. Se quiere como objetivo que el auditor cuente en su equipo con el sistema contable financiero que utiliza la entidad para un desarrollo eficaz de la auditoría y se implemente por todos los auditores de la contraloría. 2

3 Tutorial para instalar SQL2005, creación de la base de datos y restaura de la adquirida en la entidad, entrada al Versat y preparación de un usuario con los permisos requeridos. Para trabajar con la base de datos del Versat necesitamos: 1. Instalador del SQL 2000 o Portable del Versat de la versión que esté usando la entidad. La última generada por TEICO es 2.00 (Versión 7.4). 3. La salva de la base de datos. 1. Instalación del SQL 2000 o De la carpeta que contiene el instalador se ejecuta la aplicación Splash.hta Se ejecuta la opción para sistema operativos x86, la que corre también para x64. Luego se ejecuta en la opción Install el link correspondiente a : Server components, tools, Books Online, and samples. Se acepta la licencia y se presiona Next sin cambiar nada excepto en las siguientes pantallas que se configuran como se muestra a continuación: 3

4 donde el password es sasasa 4

5 Seleccionar SQL Collations y el 10mo en la lista (Diccionary order, Case- insensitive, Uppercase preferente, for use with the 850 (Multilengual) Charater Set) 5

6 Seleccionar Install y dejarlo trabajar hasta que termine, si da un error presionar aceptar 1.2 Después de terminada la instalación del SQL2005 se procede a hacer los siguientes cambios en su configuración: 6

7 Click derecho sobre SQL Server Browser Propiedades Service Automatic

8 1.3 Crear la Base de Datos y restaurar la salva realizada en la entidad. y Connect para conectar a la base de datos New Database para crear una nueva base de datos

9 Con Restore Database colocamos la información salvada en la entidad en la base de datos Ejemplo: al seleccionar from device para seleccionar el lugar donde copiamos la salva y seleccionamos add.

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11 12

12 Marcar Restore y en Optión marcar la opción Overwrite the existing database. Se presiona OK y comienza a restaurar la base de datos, la restaura también se puede hacer por el Versat, explico esto ya que en nuestro trabajo a veces queremos tener más de una base al mismo tiempo. 2. Ya podemos comenzar a usar el versat pero todavía no tenemos usuarios activos y con los permisos necesarios. Abrimos la carpeta que contiene el portable y ejecutamos la aplicación versat.exe

13 Se da clip derecho sobre la opción Herramientas Primeramente nos conectamos al servidor esto solo hay que hacerlo la primera vez o cada vez que queramos cambiarnos de base de datos. Luego ya podemos entrar al modulo de configuración por su puesto con usuario:sa password:sasasa

14 Click derecho por la entidad Click derecho Ver Todos para ver todos los usuarios definidos Adicionar para adicionar un usuario

15 Ejecutando Click derecho encima del usuario recién creado podemos activarlo y darle los permisos de Configuración que deben ser administrador de sistema y administrador económico. Cerramos el modulo y entramos a él por el nuevo usuario creado para darle permisos en los módulos con que necesitemos trabajar. Seleccionar la hoja Seguridad y si vamos a usar el modulo de auditoría seleccionamos este en la caja subsistema. Click derecho Adicionar niveles de acceso Y ya se puede entrar a trabajar en los módulos donde se le dio permiso al usuario Auditor.

16 Experiencia Práctica La provincia viene extrayendo información del Sistema Versat Sarsola desde el año 2012 en una auditoria sobre un PHD permitiendo seleccionar la muestra la cual fue impresa y solo hubo que chequear la existencia del producto. En el 2013 se utilizó en 7 acciones control que responden a los dos departamentos integrales de control I y II respectivamente. En el Departamento Integral de Control No I se pudo trabajar con este módulo en tres acciones de control principalmente en los temas de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, activo fijos, inventarios, nóminas e ingresos. Permitiendo un análisis más profundo y dando la posibilidad de conocer datos e información que le permiten al auditor una mejor selección de la muestra a tomar y poder hacer análisis a las cuentas, porque facilita el histórico de las cuentas y se convierte en una contrapartida eficaz. En el Departamento Integral de Control No II se pudo trabajar con este módulo en cuatro acciones de control principalmente en los temas de Nómina, Efectivo Caja y Banco, Inventario, Activo Fijo y Presupuesto; lo que permitió mejorar el trabajo, garantizar la veracidad de la información y agilizar el tiempo de la ejecución de la auditoría. En una de las acciones se presentó un PHD en el tema nómina y en un solo un día se pudo revisar las nóminas de un año completo y constatar la diferencias con las archivadas, de igual forma se procedió de inmediato a revisar el tema nómina en el resto de las entidades incluidas en la auditoria a la ejecución del presupuesto.

17 Conclusiones: Este tutorial es de uso para todos los auditores de la Contraloría General de la Republica toda vez que el Versat Sarasola se encuentra instalado en más de tres mil setecientas entidades del país, en su mayoría presupuestadas. Permitiendo obtener la veracidad de la información, agilizar el tiempo de la ejecución de la auditoría. Permitiendo un análisis más profundo y dando la posibilidad de conocer datos e información que le permiten al auditor una mejor selección de la muestra a tomar y poder hacer análisis a las cuentas, porque facilita el histórico de las cuentas y se convierte en una contrapartida eficaz. Bibliografía: Documentación Microsoft SQL Server Instalación Microsoft SQL Server 2000 en máquina que son servidores Documentación del sistema Versat Sarasola Normas Cubanas de Auditoría Resolución 60/11 de la CGR Resolución 340/04 del MFP "Procedimiento para Dictaminar el grado de adaptación de las Normas Cubanas de Contabilidad de los sistemas contables financieros sobre tecnología de la información"

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