ENCOMIENDA DE GESTIÓN DE LA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA AL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN

Transcripción

1 PROTOCOLO DE ACTUACIÓN DE LOS EMPLEADOS PÚBLICOS DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN PARA LA SOLICITUD Y ASIGNACIÓN TELEMÁTICA DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL CON LETRA INICIAL L, M Y N EN LAS OFICINAS CONSULARES DE ESPAÑA EN EL EXTERIOR ENCOMIENDA DE GESTIÓN DE LA AGENCIA ESTATAL DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA AL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN Noviembre de

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE EL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL ESPAÑOL NIF DE ESPAÑOLES NO RESIDENTES QUE CARECEN DE DNI (NIF L) NIF DE EXTRANJEROS QUE CARECEN DE NIE (NIF M) NIF DE PERSONAS JURDÍCAS Y ENTIDADES EXTRANJERAS (NIF N) ASIGNACIÓN DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL A PERSONA FÍSICA: TRÁMITES DATOS Y DOCUMENTACIÓN A APORTAR POR LAS PERSONAS FÍSICAS COMPROBACIÓN DEL ALTA FISCAL DEL NIF DEL REPRESENTANTE PERSONA FÍSICA CUMPLIMENTACIÓN DEL FORMULARIO ELECTRÓNICO DE SOLICITUD DE NIF JUSTIFICANTE DEL FORMULARIO DE ASIGNACIÓN DEL NIF ALTA CENSAL DE PERSONAS FÍSICAS CON DNI/NIE ASIGNACIÓN DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL A PERSONA JURÍDICA O ENTIDAD EXTRANJERA: TRÁMITES DATOS Y DOCUMENTACIÓN A APORTAR POR LAS PERSONAS JURÍDICAS Y ENTIDADES SIN PERSONALIDAD COMPROBACIÓN DEL ALTA CENSAL DE SU REPRESENTANTE O SOCIO (PERSONA FÍSICA) COMPROBACIÓN DEL ALTA CENSAL DE SU REPRESENTANTE O SOCIO (ENTIDAD) CUMPLIMENTACIÓN DE LOS FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Asignación del NIF N a la entidad extranjera: Formulario Justificante del formulario de asignación del NIF a la entidad Modelo 036: declaración de datos de la representación y de los socios de la entidad APORTAR DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA REQUISITOS FORMALES DE LA DOCUMENTACIÓN A APORTAR HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA APORTAR LA DOCUMENTACIÓN Persona física Persona jurídica o entidad extranjera CONSULTA DEL NIF ASIGNADO POR FUNCIONARIO DE OFICINA CONSULAR

3 7. ASISTENCIA A LOS EMPLEADOS PÚBLICOS DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y A LOS INTERESADOS EN ESTE PROCEDIMIENTO ANEXOS JUSTIFICANTE DE PERSONA FÍSICA JUSTIFICANTE DE PERSONA JURÍDICA RECIBO DE PRESENTACIÓN COMUNICACIÓN DE TARJETA ACREDITATIVA DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL (NIF)

4 1. INTRODUCCIÓN El presente protocolo desarrolla las actuaciones a realizar en el marco del acuerdo de colaboración mutua entre la Agencia Estatal de Administración Tributaria y el Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación que, en aras de la simplificación administrativa, de la reducción de cargas y de la mejora de las relaciones de nuestro país con personas y entidades no residentes, posibilita la solicitud y asignación del Número de identificación fiscal de personas y entidades, a través de las Oficinas Consulares de España en su país de residencia, y para ello acuerda: 1. Establecer una encomienda de gestión entre la Agencia Tributaria y el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, que permita a los empleados públicos de dicho Ministerio destinados en las Oficinas Consulares de España en el extranjero realizar, conforme a los procedimientos previstos en la cláusula Segunda del Acuerdo, determinadas actuaciones en el procedimiento de asignación del Número de identificación fiscal de los tipos L, M y N de personas y entidades no residentes, sin necesidad de acudir a las oficinas de la Agencia Tributaria y sin que ello suponga una cesión de titularidad de las competencias de la Agencia Tributaria en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación. 2. Establecer un procedimiento de transmisión de la información y documentación aportada por los solicitantes del Número de identificación fiscal hasta la Agencia Tributaria, con las características y condiciones que se determinen por ambas partes en la Comisión Mixta de Coordinación y Seguimiento del Acuerdo, limitado a los efectos y de acuerdo con los fines previstos en este Acuerdo. La intervención de las Oficinas Consulares de España en el extranjero en la asignación del Número de identificación fiscal se producirá cuando la persona física, persona jurídica o entidad sin personalidad, no residente, sin disponer aún de número de identificación fiscal, se dirija a la Oficina Consular en cuya demarcación reside, para solicitar su expedición y la inscripción en el Censo de Obligados Tributarios. La Oficina Consular podrá rechazar solicitudes presentadas por interesados que no residan en su circunscripción. La persona física, persona jurídica o entidad sin personalidad, que deba identificarse a efectos fiscales en España, podrá realizar, en la Oficina Consular española en el exterior en su país de residencia, los trámites necesarios para que la Agencia Tributaria le asigne el número de identificación fiscal, con clave inicial 4

5 L, M o N, evitando su desplazamiento a la Administración o Delegación competente de la Agencia Tributaria en España con esta finalidad. La Agencia Tributaria, recibido el formulario electrónico, de modo automático e inmediato, devolverá un justificante de obtención del número de identificación fiscal asignado al titular no residente, o en su caso el correspondiente mensaje de error. Los justificantes son documentos firmados electrónicamente y la autenticidad de su contenido es verificable, en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, por el titular o por terceros mediante el Código Seguro de Verificación que consta en cada uno de ellos. Las personas físicas, jurídicas y entidades, que soliciten el NIF y en consecuencia el alta en el Censo de Obligados Tributarios, al amparo de esta encomienda de gestión quedarán adscritas, en principio, a la Delegación Especial de Madrid de la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Cualquier incidencia que se derive de la documentación presentada se entenderá directamente entre la Agencia Tributaria y los interesados, sin perjuicio de que la documentación adicional que resulte necesaria se pueda presentar en la Oficina Consular, de acuerdo con el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. Procedimiento de solicitud y asignación del NIF a través de la Oficina Consular La documentación se comprueba en la Oficina Consular y se remite telemáticamente a la AEAT.. 5

6 En la Sede electrónica de la Agencia Tributaria se han dispuesto las aplicaciones informáticas que permiten llevar a cabo el procedimiento para la asignación del NIF en los casos previstos en la Encomienda de Gestión, a los que tendrán acceso los funcionarios habilitados destinados en las Oficinas Consulares de España en el exterior. 2. INFORMACIÓN BÁSICA SOBRE EL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL ESPAÑOL Entre las obligaciones formales de los obligados tributarios se encuentra la de solicitar y utilizar el número de identificación fiscal, en sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria. La normativa tributaria utiliza a efectos fiscales los números de identificación de las personas físicas nacionales y extranjeras que otorga la Dirección General de la Policía y la Guardia Civil del Ministerio del Interior. A semejanza de las tarjetas de identidad que se expiden a ciudadanos con nacionalidad española (el documento nacional de identidad, DNI), la Policía emite tarjetas de identidad para extranjeros 6

7 e identifica a aquellos que no poseen la nacionalidad española (número de identidad de extranjero, NIE) de acuerdo con la normativa de extranjería NIF DE ESPAÑOLES NO RESIDENTES QUE CARECEN DE DNI (NIF L) No obstante, los españoles que realicen o participen en operaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria y no estén obligados a obtener el documento nacional de identidad por residir en el extranjero o por ser menores de 14 años, deberán obtener un número de identificación fiscal propio. Para ello, podrán solicitar el documento nacional de identidad con carácter voluntario o solicitar de la Agencia tributaria la asignación de un número de identificación fiscal. Este último estará integrado por nueve caracteres con la siguiente composición: una letra inicial destinada a indicar la naturaleza de este número, que será la L para los españoles residentes en el extranjero y la K para los españoles que, residiendo en España, sean menores de 14 años; siete caracteres alfanuméricos y un carácter de verificación alfabético NIF DE EXTRANJEROS QUE CARECEN DE NIE (NIF M) Con carácter general, el NIF de las personas físicas que carecen de la nacionalidad española es el número de identidad de extranjero (NIE) que se les asigne o facilite de acuerdo con la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España y su integración social, y su normativa de desarrollo. No obstante, igualmente, la Agencia Tributaria puede asignar el número de identificación fiscal del tipo M a las personas físicas que carezcan de la nacionalidad española y no dispongan del número de identidad de extranjero, bien de forma transitoria, por estar obligados a tenerlo, o bien de forma definitiva, al no estar obligados a ello (artículo 20 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria y de desarrollo de las normas comunes de los procedimientos de aplicación de los tributos -en adelante, RGATaprobado por el Real Decreto 1065/2007, de 27 de julio). Dicho número estará integrado por nueve caracteres con la siguiente composición: una letra inicial, que será la M, destinada a indicar la naturaleza de este número siete caracteres alfanuméricos y 7

8 un carácter de verificación alfabético. NACIONALIDAD SUPUESTOS TIPO NIF ÓRGANO COMPETENTE ASIGNACIÓN General DNI Ministerio del Interior Españoles Menores de 14 NIF K Administración años y residentes Tributaria en España Residentes en el NIF L Administración extranjero Tributaria General NIE Ministerio del Extranjeros Interior Que no dispongan NIF M Administración de NIE, transitoria Tributaria o definitivamente Para la correcta identificación fiscal de los menores de 14 años y aquellos que carezcan de capacidad de obrar en el orden tributario, en sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria, habrán de figurar en el censo tributario tanto los datos de la persona titular, incluido su número de identificación fiscal, como los de su representante legal. Las personas físicas españolas o extranjeras que no tengan obligación de disponer de DNI o NIE, respectivamente, pero vayan a efectuar operaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria, tienen pues dos opciones; Obtener el DNI o NIE de forma voluntaria o acudir a la ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA para obtener el NIF, con letra inicial L o M, cuya competencia le corresponde NIF DE PERSONAS JURDÍCAS Y ENTIDADES EXTRANJERAS (NIF N) Por lo que se refiere a las personas jurídicas y entidades sin personalidad, la asignación del número de identificación fiscal corresponde en todo caso a la Agencia Tributaria. 8

9 El NIF de las personas jurídicas y entidades, estará compuesto por nueve caracteres, con la siguiente composición: una letra, que informará sobre la forma jurídica, si se trata de una entidad española, o, en su caso el carácter de entidad extranjera, o de establecimiento permanente de una entidad no residente en España. un número aleatorio de siete dígitos un carácter de control La clave inicial del NIF de las entidades españolas comenzará con una letra, que incluirá información sobre su forma jurídica, de acuerdo con las siguientes claves: A Sociedades anónimas B Sociedades de responsabilidad limitada C Sociedades colectivas D Sociedades comanditarias E Comunidades de bienes y herencias yacentes F Sociedades cooperativas G Asociaciones H Comunidades de propietarios en régimen de propiedad horizontal J Sociedades civiles, con o sin personalidad jurídica P Corporaciones Locales Q Organismos públicos R Congregaciones e instituciones religiosas S Órganos de la Administración del Estado y de las Comunidades Autónomas U Uniones Temporales de Empresas V Otros tipos no definidos en el resto de las claves Para los establecimientos permanentes de entidades no residentes en territorio español, el número de identificación fiscal comenzará con la letra W, que indicará su carácter de establecimiento permanente de entidad no residente en territorio español. Para las personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de la nacionalidad española el NIF comenzará por la letra N La solicitud del número de identificación fiscal se hace mediante el modelo 030 de declaración censal, en el caso de obligados tributarios, personas físicas, que no hayan de formar parte del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, y mediante el modelo 036 de declaración censal, en cualquier otro caso. 9

10 3. ASIGNACIÓN DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL A PERSONA FÍSICA: TRÁMITES El procedimiento de asignación de NIF seguirá las actuaciones que se detallan a continuación: 1. Comprobación de datos y de la documentación. En primer lugar se comprobará que el titular o su representante aporta los datos censales básicos y de la documentación adicional requerida, y esta es correcta y completa. 2. Comprobación de alta fiscal del NIF del representante persona física. En caso de que en la solicitud del NIF se vaya a consignar un representante del titular (por ejemplo, en caso de menor de edad es obligatorio consignar un representante legal que será el padre, madre o tutor) este deberá dispone de NIF y constar de alta en el censo. En caso de que no disponga de NIF se deberá tramitar la asignación del NIF (con letra L, M o N según corresponda) al representante legal antes de proceder a la asignación del NIF al titular. En el caso de que disponga de DNI/NIE pero no esté de alta en el censo, se procederá a efectuar este alta censal. 3. Asignación de NIF L a españoles sin DNI o de NIF M a extranjeros sin NIE: Cumplimentación y envío del formulario electrónico o formularios electrónicos que corresponda para la asignación del NIF al titular. 4. Aportar documentación complementaria. Remisión en formato digital de la documentación adicional necesaria. 5. Justificantes. Entrega al titular del justificante del NIF asignado por la Agencia tributaria y de la presentación de documentación complementaria. 10

11 3.1. DATOS Y DOCUMENTACIÓN A APORTAR POR LAS PERSONAS FÍSICAS Las personas físicas, españolas o extranjeras, que soliciten el Número de identificación fiscal con letra inicial L o M, respectivamente, deberán necesariamente aportar los siguientes datos: 1. Apellidos y Nombre. 2. Número o Código de Identificación Fiscal, o Número de pasaporte, atribuido por su administración del país de residencia. 3. Nacionalidad. 4. Sexo. 5. Lugar y Fecha de nacimiento: día, mes y año. 6. Residencia o domicilio fiscal en el extranjero 7. En su caso, nombre y apellidos o razón social o denominación completa y Número de identificación fiscal de los representantes legales para las personas que carezcan de capacidad de obrar en el orden tributario. El interesado deberá aportar la siguiente documentación: 1. Pasaporte en vigor. Las personas físicas de nacionalidad extranjera podrán alternativamente aportar, en su caso, Documento de Identidad en vigor equivalente al Documento Nacional de Identidad. 2. Documento que acredite su residencia en la circunscripción consular correspondiente a la Oficina Consular ante la que presenten la solicitud. A estos efectos, las personas físicas de nacionalidad española deberán estar dadas de alta en el Registro de Matrícula Consular de la Oficina Consular ante la que presenten la solicitud. 3. En caso de que la solicitud sea presentada por medio de representante, documentación acreditativa de la representación COMPROBACIÓN DEL ALTA FISCAL DEL NIF DEL REPRESENTANTE PERSONA FÍSICA El empleado público de la Oficina Consular deberá comprobar la identidad del solicitante y que los datos y la documentación acreditativa que le aporta es completa y veraz. En caso de que la persona física sea menor de 14 años, o no disponga de capacidad de obrar en el orden tributario, se deberá verificar que su representante legal dispone de NIF español y está censado en las bases de datos de la Agencia 11

12 Tributaria, antes de iniciar la tramitación del NIF del menor o de la persona sin capacidad. Si el representante comunica que dispone de NIF, se ha dispuesto en la pantalla de trámites la opción Comprobación de alta fiscal del NIF del representante persona física, que permite confirmar su alta en el censo de la Agencia Tributaria. En relación con lo anterior, debe tenerse en cuenta que, si bien la persona física que solicita el NIF obviamente no dispone de dicho código, el representante legal que se haga constar, sí debe disponer del mismo con anterioridad. De ahí la necesidad de verificar su alta censal previa. En caso de que el representante disponga de un NIE pero no conste de alta en el censo el empleado público de la Oficina Consular utilizará a tal efecto el trámite 3.5. Alta censal de personas físicas con DNI/NIE 12

13 3.3. CUMPLIMENTACIÓN DEL FORMULARIO ELECTRÓNICO DE SOLICITUD DE NIF El empleado público de la Oficina Consular, después de haber identificado a la persona y, en su caso, al representante legal que efectúa la solicitud, y así mismo tras la comprobación de la documentación adicional requerida, rellenará el formulario electrónico con los datos indicados en el apartado anterior, necesarios para la asignación del Número de identificación fiscal. Con tal fin, se accederá a la pantalla de trámites para la asignación de NIF de personas físicas En esta pantalla se seleccionará el trámite: A continuación se irán cumplimentando sucesivamente siguientes bloques de información: datos identificativos; datos personales; datos de domicilio y confirmación. Tras lo cual la aplicación mostrará el justificante del NIF asignado. Se deberá tener especial cuidado en la grabación de los datos identificativos y de localización en los formularios habilitados, con el fin de evitar la incorporación de datos erróneos a las bases de datos tributarias. Especial importancia tiene el orden en que se debe grabar el nombre y apellidos de las personas físicas pues SIEMPRE deberá cumplimentarse guardando el orden de apellidos, en primer lugar, y a continuación el nombre. Los campos señalados con asterisco rojo son de cumplimentación obligatoria. 13

14 La pantalla de datos identificativos es la siguiente: Mensaje de error: Debe tenerse en cuenta que la aplicación informática podrá mostrar un mensaje de error en el caso en que se pretenda dar de alta una persona física con igual nombre y apellidos y fecha de nacimiento que otra ya censada: En estos casos, se deberá comunicar al solicitante que no es posible obtener el NIF por esa vía y que deberá proceder a solicitarlo mediante la presentación del Modelo 030 y adjuntando la documentación por el cauce habitual. Por su parte, en la pestaña 2 se cumplimentarán los datos personales: 14

15 En la pestaña 3, se aportarán los datos de domicilio: Con carácter general los datos del domicilio fiscal que se deben comunicar, serán los de la residencia habitual del titular del NIF. La comunicación de un domicilio preferente a efectos de notificaciones en España es opcional. En caso de comunicar los datos de un domicilio a efectos de notificaciones en España, se debe tener en cuenta que ese será el lugar preferente en la práctica de notificaciones que realice la Agencia Tributaria. 15

16 3.4. JUSTIFICANTE DEL FORMULARIO DE ASIGNACIÓN DEL NIF Tras cumplimentar todas las pantallas anteriores, la aplicación mostrará la información del justificante que se ha obtenido con la grabación. Si se pulsa en visualizar justificante, la aplicación genera el justificante en formato pdf, que se deberá imprimir y entregar al titular una vez se aporte la documentación complementaria en el trámite correspondiente (Puede verse en el anexo 1 un ejemplo de justificante de persona física) En la parte superior del justificante que se visualiza aparecerá un número de expediente (ejemplo: 2013P S). Ese número es el que se deberá reseñar en cuarto trámite que se debe realizar Aportar de documentación complementaria para finalizar correctamente el procedimiento de asignación del NIF a la persona física (ver apartado 5.2.1). 16

17 3.5. ALTA CENSAL DE PERSONAS FÍSICAS CON DNI/NIE Es posible tramitar el alta de personas físicas con su DNI/NIE desde los Consulados. En este caso, el funcionario de la Oficina Consular tiene delante a la persona física con su DNI o NIE y está comprobando sus datos. La aplicación informática que sustenta este trámite realiza, entre otros, los siguientes controles: Verificación de la correcta configuración del DNI/NIE Contraste de los datos de nombre y NIF con la base de datos para evitar duplicidades o coincidencias Cuando la aplicación muestra un error y el funcionario no puede resolverlo, debe contactar con la Agencia Tributaria para solicitar el alta. 17

18 Se introducirán los datos de DNI/NIE, nombre completo y fecha de nacimiento: Es muy importante que el nombre completo se cumplimente con el siguiente formato: Primer apellido + segundo apellido (si lo tiene) + nombre 18

19 A continuación, se cumplimentarán los datos personales. Los campos señalados con un asterisco son obligatorios. 19

20 Opcionalmente, se podrán consignar los datos del representante: 20

21 De oficio, el funcionario de la Oficina Consular incorporará los datos correctos y completos, relativos al domicilio fiscal del titular en su país de residencia, que será el que corresponda a su residencia habitual. Para ello, la siguiente pantalla permite realizar dicho trámite: 21

22 Se deberá comprobar que los datos tecleados son correctos, con carácter previo a la confirmación: 22

23 En la siguiente pantalla se podrá generar la tarjeta de NIF: Ver información en el apartado 6 de este protocolo, acerca de la consulta de NIF asignados por un usuario. Donde se mostrarán tanto los "asignados" como los " censados". Teniendo en cuenta que la diferencia será que los asignados son del tipo L o N y los censados serán NIF nacionales, X o Y. 23

24 4. ASIGNACIÓN DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL A PERSONA JURÍDICA O ENTIDAD EXTRANJERA: TRÁMITES De forma similar a lo indicado para la asignación del NIF a las personas físicas, el procedimiento de asignación de NIF a personas jurídicas o entidades extranjeras seguirá las actuaciones que se detallan a continuación: 1. Comprobación de datos y de la documentación. Se llevará a cabo la comprobación de los datos censales básicos y de la documentación adicional requerida, presentados por el representante acreditado de la persona o entidad que solicita el NIF. 2. Comprobación del alta fiscal del NIF del representante persona física, entidad o socio. En la solicitud del NIF de personas jurídicas y entidades se deberá consignar su representante legal y, además, en el caso de entidades sin personalidad deberán constar de sus socios, miembros o partícipes fundadores. Por tanto, se deberá verificar antes de asignar el NIF a la entidad que cada uno de los representantes o socios que deben constar dispone de NIF y constan de alta en el censo. En caso de que no disponga de NIF se deberá tramitar la asignación del NIF L, M o N según corresponda, al representante legal o socio antes de proceder a la asignación del NIF al titular. 3. Asignación de NIF a entidad extranjera: Formulario electrónico para la asignación del NIF. Cumplimentación y envío del formulario electrónico o formularios electrónicos que corresponda para la asignación del NIF al titular. 4. Modelo 036: Declaración de datos de la representación y de los socios de la entidad. Este trámite se realizará exclusivamente para comunicar los datos del resto de representantes, si se trata del caso de que tengan representación solidaria o mancomunada. Se procederá a presentar un modelo 036 de modificación, para comunicar los datos de los demás representantes y, en caso 24

25 de entidades sin personalidad, además, los datos de sus socios, miembros o partícipes. Si no se está en ninguno de estos casos, del paso 3 se irá al paso Aportar documentación complementaria. Remisión en formato digital de la documentación adicional necesaria. 6. Justificantes. Entrega al titular del justificante del NIF asignado por la Agencia tributaria y de la presentación de documentación complementaria DATOS Y DOCUMENTACIÓN A APORTAR POR LAS PERSONAS JURÍDICAS Y ENTIDADES SIN PERSONALIDAD La persona jurídica, o entidad sin personalidad, de nacionalidad extranjera, residente en el país o estado en que se ubica la Oficina Consular de España, que solicite el número de identificación fiscal N, deberán aportar los siguientes datos necesarios para la asignación de dicho número: 1. Si dispone o no de personalidad jurídica. 2. Denominación o razón social. 3. Número o código de identificación fiscal atribuido en el país de residencia. 4. Domicilio fiscal que con carácter general será el domicilio social. 5. Nacionalidad. 6. Fecha de constitución y fecha de inscripción en el registro público correspondiente, en su caso. 7. Capital social de constitución, en su caso. 8. Representantes: Nombre y apellidos o razón social o denominación completa y Número de identificación fiscal de los representantes legales, en su caso, nombre y apellidos o razón social o denominación completa, número de identificación fiscal, domicilio fiscal y nacionalidad de su representante en España. 9. En el caso de entidades en régimen de atribución de rentas constituidas en el extranjero: nombre y apellidos o razón social o denominación completa, número de identificación fiscal, domicilio fiscal y nacionalidad de sus socios, herederos o participes. No será posible asignar el número de identificación fiscal N a la persona jurídica o entidad sin personalidad, sin la previa comprobación del alta censal del NIF español de sus representantes legales, y en su caso, de los socios, comuneros o participes. Se deberá aportar la siguiente documentación: 1. Certificación de la autoridad registral o fiscal del país de origen que acredite la existencia de la entidad y los datos a consignar. 25

26 2. En relación con la persona física que firma la solicitud del número de identificación fiscal para de la entidad como representante legal o voluntario: Tarjeta o documento acreditativo del número de identificación fiscal, atribuido por la Administración española Documento que acredite que la persona que firma la solicitud del número de identificación fiscal de la entidad tiene poder suficiente para ello. A tal efecto, bastará la propia certificación de la autoridad registral o fiscal del país de origen que acredite la existencia de la entidad, cuando la persona que firma la solicitud sea el representante legal de la entidad, y en la referida certificación conste igualmente como representante legal 4.2. COMPROBACIÓN DEL ALTA CENSAL DE SU REPRESENTANTE O SOCIO (PERSONA FÍSICA) En la pantalla de trámites, se seleccionará Comprobación de alta censal de NIF de su representante (persona física) Dicha opción da acceso a la siguiente pantalla: 26

27 4.3. COMPROBACIÓN DEL ALTA CENSAL DE SU REPRESENTANTE O SOCIO (ENTIDAD) La representación legal de la entidad la puede ostentar otra persona jurídica. En ese caso, en la pantalla de trámites, se seleccionará Comprobación de alta censal de NIF de su representante o socio (entidad) Dicha opción da acceso a la siguiente pantalla: 27

28 En el caso de que alguno de los representantes o socios no conste censado, se deberá proceder, en primer lugar, a tramitar la solicitud y asignación de NIF a éstos, antes de seguir con la tramitación del NIF de la entidad de la que son representantes, socios, miembros o partícipes CUMPLIMENTACIÓN DE LOS FORMULARIOS ELECTRÓNICOS Asignación del NIF N a la entidad extranjera: Formulario El empleado público de la Oficina Consular, una vez verificados los datos censales básicos y el alta del representante que efectúa la solicitud, así como la documentación adicional requerida, rellenará el formulario electrónico con los datos indicados en el apartado anterior, necesarios para la asignación del número de identificación fiscal. Con tal fin, se accederá a la pantalla de trámites para la asignación de NIF, donde se seleccionará el trámite Asignación de NIF N a la entidad extranjera : 28

29 En este formulario, los campos con asterisco rojo son de cumplimentación obligatoria. Se rellenará el bloque de datos identificativos: Es obligatorio cumplimentar los datos del representante legal. Si fueran necesarios más representantes, se debe presentar un modelo 036 con los datos de los demás. Siguiendo las pautas señaladas en el punto de este protocolo. 29

30 En la pestaña 2 de este formulario se consignarán los datos de domicilio. 30

31 Con carácter general los datos del domicilio fiscal que se deben comunicar, serán los del domicilio social o estatutario de la persona o entidad que solicita el NIF. La comunicación de un domicilio preferente a efectos de notificaciones en España es opcional. En caso de comunicar los datos de un domicilio a efectos de notificaciones en España, se debe tener en cuenta que ese será el lugar preferente en la práctica de notificaciones que realice la Agencia Tributaria Justificante del formulario de asignación del NIF a la entidad Tras cumplimentar todas las pantallas anteriores, la aplicación mostrará la información del justificante que se ha obtenido con la grabación. Tras confirmar los datos, la aplicación mostrará la pestaña de justificante: 31

32 Si en la pestaña del justificante se pulsa visualizar justificante, la aplicación muestra un aviso muy importante para recordar que se debe aportar la documentación: Se recuerda que, una vez impreso el justificante del NIF asignado a la entidad, se deberá proceder a incorporar la documentación adicional. En el caso de que dicha entidad disponga de más de un representante legal o deba comunicar los datos de los socios, por ser una entidad sin personalidad jurídica, se deberá proceder a cumplimentar con tal fin un modelo 036 antes de incorporar la documentación adicional. Una vez completado el procedimiento de obtención de NIF y alta en el Censo de Obligados Tributarios, se procederá a la entrega de los justificantes al titular personado o su representante acreditado. La autenticidad del justificante del NIF asignado se podrá verificar, sin necesidad de certificado electrónico, en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en el apartado UTILIDADES. Así, si se pulsa en cotejo de documentos mediante código seguro de verificación (CSV) se accede a: 32

33 En el anexo 2 de este documento puede verse un ejemplo de justificante de persona jurídica o entidad Modelo 036: declaración de datos de la representación y de los socios de la entidad Una vez obtenido el NIF de la entidad se procederá a presentar un modelo 036 de modificación.este trámite se realizará exclusivamente para comunicar los datos del resto de representantes, si se trata del caso de que tengan representación solidaria o mancomunada. Y en el caso de entidades sin personalidad, además, los datos completos de sus socios, miembros o partícipes. Para cumplimentar el modelo 036, en la pantalla de trámites se seleccionará la opción Modelo 036: declaración de datos de la representación y socios de la entidad : En este formulario, se cumplimentarán las siguientes casillas: 33

34 Página 1: casillas 101(NIF), 102 (Denominación), y lugar, fecha y firma y en B) modificación la causa 126 Modificación datos representantes (página 3). En caso entidades en atribución de rentas además la causa 139 Modificación datos relativos a la relación de socios miembros o partícipes ( página 8) Página 3: si solo falta por comunicar un representante legal, utilizará un subapartado, y en caso de ser varios representantes legales más, rellenará los necesarios, incluso pudiendo obtener hojas 3 complementarias. Como ejemplo de alta de un único representante, cumplimentará las casillas 300, 303, 304, 305, 306, 330, 331, 333, 334. No es necesario aportar los datos de domicilio de representantes pues e esa información ya consta en el censo de la Agencia Tributaria. Página 8: En el caso de entidades en régimen de atribución de rentas con presencia en territorio español, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38.2 del texto refundido de la Ley del Impuesto sobre la Renta de no Residentes, aprobado por Real Decreto Legislativo 5/2004, de 5 de marzo, en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores deberán constar el nombre y apellidos o razón social o denominación completa, número de identificación fiscal, domicilio fiscal y nacionalidad de cada uno de los miembros o partícipes de aquella, con indicación de su cuota de participación. Como ejemplo, se cumplimentarán las casillas 802, 805, 800, 801, en su caso, subapartado de domicilio fiscal en España o domicilio fiscal en el estado de residencia (no residentes), y casilla 818. Como ejemplo, se muestra la siguiente pantalla: 34

35 Para abrir las pantallas necesarias, se pulsa en los accesos directos con el número correspondiente. Una vez cumplimentado la información empleado consular habilitado procederá al envío y firma y se obtendrá el documento acreditativo de la declaración Modelo 036. A continuación se procederá a aportar documentación (apartado 5.2.2) 5. APORTAR DOCUMENTACIÓN COMPLEMENTARIA 5.1. REQUISITOS FORMALES DE LA DOCUMENTACIÓN A APORTAR La documentación a aportar deberá reunir los siguientes requisitos formales, cuando así lo solicite la Oficina Consular: 1. Formato electrónico. En tal caso, el interesado deberá aportar copia en formato electrónico de la documentación requerida. 35

36 2. Apostilla o Legalización. En tal caso, si el documento que se aporta no está otorgado en España, o en país con el que exista Convenio, Tratado o Acuerdo que exima de legalizar los documentos en un procedimiento administrativo en España, dicho documento se presentará Apostillado o Legalizado por vía diplomática, en función de si el citado país es o no parte en el Convenio de la Haya, de 5 de octubre de Idioma y traducción. En tal caso, cuando la documentación aportada para la asignación del Número de identificación fiscal esté redactada en lengua extranjera, se podrá requerir una traducción al castellano o a otra lengua oficial en España HERRAMIENTA INFORMÁTICA PARA APORTAR LA DOCUMENTACIÓN En la pantalla de trámites, se seleccionará la opción Aportar documentación complementaria : Al seleccionar esta opción, se accede a la pantalla de Registro Telemático: 36

37 Persona física El empleado público accederá a la pantalla de trámites para presentar en el Registro Telemático de la Agencia Tributaria la documentación acreditativa de los datos grabados, en formato electrónico. En este trámite se deberá consignar el NIF del titular y el número de expediente que consta en el justificante del NIF asignado. Con esta actuación se completa el proceso de asignación del NIF de persona física y se obtiene el recibo de presentación de la documentación en el Registro electrónico de la Agencia Tributaria. La Oficina Consular advertirá a las personas físicas que obtengan el NIF M o NIF L que este tiene carácter transitorio y será válido en tanto su titular no obtenga el NIE o, en su caso, un DNI, lo que deberá comunicar a la Agencia Tributaria en el plazo de dos meses desde su asignación por la Dirección General de la Policía del Ministerio del Interior. 37

38 Persona jurídica o entidad extranjera El empleado público accederá a la pantalla de trámites para presentar en el Registro Telemático de la Agencia Tributaria la documentación acreditativa de los datos grabados. El empleado público de la Oficina Consular enviará por registro electrónico la documentación aportada por el interesado, efectuando, si fuera preciso, su previa digitalización. Para el envío de la documentación se deberá consignar el NIF del titular y el número de expediente que consta en el justificante del NIF asignado. Enviado electrónicamente el formulario o formularios, junto con la documentación a ellos anexada, se incorpora en el Registro General de Documentos Electrónicos, para su posterior tramitación por el órgano competente de la Agencia Tributaria. Con esta actuación se completa el proceso de asignación del NIF de persona jurídica o entidad y se obtiene el recibo de presentación de la documentación en el Registro electrónico de la Agencia Tributaria. Puede verse un ejemplo de recibo de presentación en el anexo 3 de este documento. Subsidiaria y excepcionalmente, en el supuesto de que no pueda utilizarse el procedimiento descrito anteriormente, el empleado público de la Oficina Consular rellenará un formulario con los datos necesarios para la asignación del Número de identificación fiscal y lo remitirá a la Agencia Tributaria por el medio alternativo que determine la Oficina Consular. La Oficina Consular podrá informar a los representantes de la persona jurídica o entidad sin personalidad, una vez obtenido el NIF N, que según la normativa española las entidades extranjeras, entre otras, están obligadas a recibir por medios electrónicos (Internet) las comunicaciones y notificaciones que les realice la Agencia Tributaria mediante el servicio de Notificaciones Electrónicas Obligatorias. Para acceder a la dirección electrónica habilitada (DEH) que se le asigne (ruta: / sede electrónica / mis notificaciones), es necesario utilizar un certificado electrónico que deberá obtener o bien apoderar a alguien para que lo haga en su nombre (y que pueden tramitar en el propio Consulado) En todo caso, esta obligación surtirá efectos para cada obligado tributario cuando la Agencia Tributaria se lo comunique individualmente por carta. Igualmente, el funcionario informará de la obligación que incumbe a la entidad de comunicar a la Agencia Tributaria, mediante la presentación de la oportuna declaración censal de modificación su alta, si debe formar parte del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores y las variaciones que se produzcan respecto de la información que se haya hecho constar en las declaraciones censales presentadas con anterioridad. 38

39 Para ello, puede acceder a la sede electrónica en la siguiente ruta: Inicio / Procedimientos, Servicios y Trámites (Información y Registro) / Censos, NIF y domicilio fiscal / Censos / Modelos 036 y 037. Censo de empresarios, profesionales y retenedores - Declaración censal de alta, modificación y baja y declaración censal simplificada. En esta pantalla de trámites censales, puede utilizar la presentación telemática con certificado electrónico o bien seleccionar la presentación en impreso generado mediante validación informática. 6. CONSULTA DEL NIF ASIGNADO POR FUNCIONARIO DE OFICINA CONSULAR Se ha dispuesto el trámite denominado Consulta de NIF asignado por funcionario de Oficina Consular. Esta opción muestra tanto los NIF asignados por un funcionario de un consulado, como aquellas personas físicas que ya disponen de un NIF asignado por el Ministerio del Interior, pero no constan en el censo de la AEAT. 39

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41 En el caso de que el número de NIF asignados y censados supere los 269 la búsqueda debe acotarse para un intervalo de tiempo. 41

42 En esta consulta se puede ver, por parte de cada uno de los funcionarios de los Consulados autorizados a solicitar el NIF, qué NIF han asignado o está censado. Al listado solo podrán acceder los mismos funcionarios consulares que están autorizados a solicitar el NIF. Y solo podrá consultar los NIF que él mismo haya solicitado. En esta consulta se mostrarán tanto los "asignados" como los " censados". Teniendo en cuenta que la diferencia será que los asignados son del tipo L o N y los censados serán NIF nacionales, X o Y. 42

43 7. ASISTENCIA A LOS EMPLEADOS PÚBLICOS DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y A LOS INTERESADOS EN ESTE PROCEDIMIENTO Los empleados públicos del Ministerio de Asuntos Exteriores podrán solicitar ayuda técnica al CAU del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación y al Centro de Atención Telefónica del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Tributaria (Consultas informáticas de la Sede Electrónica), desde donde se resolverá o se redirigirá la consulta o incidencia, de no ser ésta de carácter técnico. Asimismo, está disponible un buzón de correo electrónico restringido para Consulados: nifconsulados@correo.aeat.es en el que podrán plantear las dudas o incidencias que surjan en el desarrollo de esta colaboración. Este Protocolo de Actuación estará disponible como Ayuda en el Procedimiento Asignación de NIF. 43

44 8. ANEXOS 8.1 JUSTIFICANTE DE PERSONA FÍSICA 44

45 8.2 JUSTIFICANTE DE PERSONA JURÍDICA 45

46 8.3 RECIBO DE PRESENTACIÓN 46

47 8.4 COMUNICACIÓN DE TARJETA ACREDITATIVA DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL (NIF) 47

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