INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE MUNICIPIO DE SAN ANTERO AÑO 2.009

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1 INFORME ANUAL DE EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE MUNICIPIO DE SAN ANTERO AÑO PRESENTACION El Control Interno Contable, en la Entidades y Organismos públicos esta asociado a la existencia y efectividad de los mecanismos de control y verificación en las actividades propias del proceso contable, que garantizan, que la información financiera, económica y social, cumpla con los requisitos a que se refiere el capitulo 5º del Plan General de Contabilidad Pública revelando sin ambigüedades la realidad económica y financiera de los resultados de las operaciones, efectuadas; dentro de las cuales se debe llevar a cabo la verificación y evaluación permanente principalmente en lo que tiene que ver con el manejo de los recursos, bienes, sistemas e información para que todas las transacciones se registren en forma exacta, veraz y oportuna de manera tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros como se establecen los Artículos 3, literal 10 y 12 Ley 87 de La evaluación del Control Interno Contable es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar, y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable. De conformidad con los lineamientos establecidos dentro de la Resolución No.357 de Julio 23 de 2.008, emanada de la Contaduría General de la República, por medio del cual se adopta el procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de evaluación. La estructura del presente informe con corte a 31 de Diciembre de 2.009, debe contener dos variables de calificación una variable o valoración Cuantitativa, mediante el diligenciamiento y reporte del formulario por medio del cual se hacen valoraciones y la otra variable es de carácter Cualitativa, que consiste en describir en forma breve el análisis de las fortalezas y debilidades del Control Interno Contable, así como las recomendaciones del jefe de Control Interno, para efectos de mejorar el proceso contable de la Administración Municipal. 1

2 1. VALORACION CUANTITATIVA Dentro de este punto y conforme a lo establecido dentro del documento anexo de la Resolución No.357 de Julio 23 de 2.008, se aplicó por parte del Jefe de la Oficina de Control Interno del Municipio de San Antero el formulario diseñado por la Contaduría General de la Nación para la evaluación y el diagnostico del Control Interno Contable obteniéndose un puntaje 3.74 que de acuerdo a los rangos de interpretación es SATISFACTORIO, como nos lo muestra el cuadros siguiente y anexo, que contienen los valores obtenidos y calificados: RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE NÚMERO EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE OBTENIDO INTERPRETACIÓN 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3,74 SATISFACTORIO 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO 3,96 SATISFACTORIO IDENTIFICACIÓN 3,77 SATISFACTORIO CLASIFICACIÓN 4,13 ADECUADO REGISTRO Y AJUSTES 0 SATISFACTORIO 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,77 SATISFACTORIO ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS INFORMES 3,71 SATISFACTORIO ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 3,83 SATISFACTORIO 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3,47 SATISFACTORIO ACCIONES IMPLEMENTADAS 3,47 SATISFACTORIO 2. VALORACION CUALITATIVA 2.1 FORTALEZAS Identificación Los registros de las transacciones realizadas en el Municipio de San Antero, se encuentran debidamente soportadas, con documentos fuentes tales como: Contratos, Cotizaciones, Facturas, Ordenes de Compra, Registros de entradas y salidas de almacén, Ordenes de servicios, Pólizas, seguros, Nóminas, Certificados de disponibilidad, Registros presupuéstales, Comprobantes de pago, de egresos, de ingresos, certificaciones de cumplimientos y recibos a satisfacción, Actas parciales, finales, de liquidación y consignaciones. 2

3 Las áreas financieras de la administración municipal incluida la sección de contabilidad están enlazadas por intermedio de un sistema de redes internas y programas de software (Contabilidad, Presupuesto, Tesorería y Almacén) que interrelacionan todas estas áreas, lo que permite la eficiencia en los flujos de información. No obstante lo anterior, en el Municipio de San Antero existen claras instrucciones hacia todas las dependencias generadoras de información presupuestal, financiera o contable sobre la oportunidad e integridad con la cual deben fluir sus operaciones hacia el proceso contable. En el municipio existen procedimientos administrativos que establecen la responsabilidad del registro de los recaudos generados (Manual de Procesos y Procedimientos, Manual de Calidad, Manual de Contratación, Manual de Interventoria y Manual específico de funciones), estos informes de recaudos se producen automáticamente ya que sé digitan los registros en forma diaria en el software de Tesorería, lo que permite generar listados cuando se soliciten. Los soportes correspondientes reposan en cada reporte de Tesorería, los cuales están debidamente autorizados por los funcionarios competentes (Secretario de Hacienda, Tesorero y Contador) Clasificación Existe un funcionario responsable del área de Almacén, quien periódicamente realiza la toma física de inventarios, además cuenta con un software de Almacén en red y encadenado al software de contabilidad lo que permite conciliar saldo con los registros contables. Los funcionarios responsables del área de Contabilidad y Tesorería realizan las conciliaciones bancarias en forma mensual. La apertura y funcionamiento de las cuentas bancarias o de ahorros son autorizadas únicamente por el Señor Alcalde Municipal, previo estudio y análisis de la oferta del sector financiero. Dentro de los programas sistematizados con que cuenta el municipio existe la opción relacionada con la depuración de las rentas y cuentas por cobrar de vigencias anteriores, estos le permite a la administración establecer saldos reales y actualizados en forma oportuna y veraz, ya que los tributos municipales más representativos, predial e industria y comercio están sistematizados. 3

4 En el municipio de San Antero, existen los libros de contabilidad (Libro diario, Libro Mayor y los auxiliares) debidamente registrados según lo establecido en el Plan General de la Contabilidad para el registro de las operaciones financieras, económicas y sociales. Estos libros cumplen con las disposiciones sobre apertura la cual se hizo a través de un acta suscrita por el Alcalde Municipal Registro y ajuste Para la exhibición, conservación, tenencia, custodia, y comprobantes soportes, como forman parte de la contabilidad pública estos están a disposición de la Contaduría General de la Nación y demás autoridades para el ejercicio de sus funciones de control, inspección y vigilancia. Para su tenencia y custodia esta encargado el Contador y el Jefe de Archivo del municipio, estos funcionarios son responsables de su manejo, organización y conservación. El área de Contabilidad realiza periódicamente los ajustes necesarios, especialmente lo relacionado con las depreciaciones, provisiones y amortizaciones de acuerdo con las normas que rigen la materia Elaboración y Presentación de los Estados Contables, informes y reportes contables La información revelada en los Estados Contables corresponde a la registrada en los libros de contabilidad, ya que estos libros son generados e impresos por el sistema o software de contabilidad con que cuenta esta área. La información contable fue suministrada durante la vigencia a los usuarios en forma completa y de conformidad con las normas que reglamentan dichos requerimientos Análisis, interpretación y comunicación de la información En forma trimestral se generan los estados contables conjuntamente con las notas explicativas de conformidad con los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación. 4

5 2.2 DEBILIDADES Identificación Existen inconvenientes en la localización algunos archivos que contienen los soportes de los bienes inmuebles comprados por la Administración Municipal para efectos de su legalización, especialmente los adquiridos en administraciones pasadas Clasificación Existieron inconvenientes relacionados con oportunidad para la realización de las conciliaciones bancarias durante la vigencia y que se venia dando también durante el 2.008, por que algunos bancos no envían los extractos bancarios oportunamente Registro y ajustes En este punto una deficiencia que persiste y se debe mejorar es lo relacionado con las copias de respaldo que no existen en lugares diferentes a la sede de la administración municipal Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información La información Contable suministrada por la Administración Municipal no esta acompañada de un análisis soportado en cálculos de indicadores de gestión 3. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO DE LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS Con relación a las recomendaciones realizadas por la Oficina de Control Interno en el informe de evaluación de la vigencia 2.008, se han puesto en marcha algunas de ellas y otras no se pudieron realizar durante la vigencia 2.009, dentro de las cuales podemos destacar: 5

6 La sección de Contabilidad cuenta con equipos de computo con acceso a Internet con la finalidad de que puedan mejorar las actividades del proceso contable y contar con el apoyo que brinda la Contaduría General de la Nación relacionada con la sostenibilidad de los sistemas contables a través de capacitaciones y asistencia técnica que se brindan por intermedio de su pagina Web. Se trasladaron funcionarios de apoyo dentro de la actual Planta global a la sección de contabilidad para que contribuyan a agilizar los procesos y procedimientos del área contable. Se adelantaron acciones administrativas tendientes a mejorar los tiempos de respuestas relacionados con las conciliaciones bancarias y requerimientos a los Bancos locales sobre este mismo tema. 4. RECOMENDACIONES Finalizada la evaluación del Control Interno Contable correspondiente a la vigencia 2.009, podemos concluir que la actividad contable, financiera y presupuestal desarrollada por el Municipio de San Antero, brindó garantías y confiabilidad en la información reportada a la Contaduría General de la Nación y demás órganos o entes de control, no obstante lo anterior nos permitimos sugerir algunos puntos o aspectos pendientes de mejorar y que a lo largo de la vigencia no se pudieron implementar: Definir y elaborar un Manual de Contabilidad interno de conformidad con los lineamientos establecidos por la Contaduría General de la Nación que recoja todas las políticas establecidas para la materia, así como la designación de responsabilidades y compromisos de quienes desarrollan las actividades contables, que consolide las políticas y prácticas contables en un manual que guíen las operaciones relacionadas con el reconocimiento y revelación de las transacciones, hechos u operaciones. En cuanto a las copias de seguridad del proceso contable debe ser reglamentada con la mayor brevedad posible permitiendo que queden archivadas, custodiadas y 6

7 salvaguardadas copias mensuales y anuales en sitios diferentes del edificio donde funciona la Alcaldía Municipal. Publicar en un lugar visible y de fácil acceso el balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, igualmente publicarlo a través de la página Web con que cuenta la Administración Municipal. Acompañar la información de los respectivos análisis e interpretaciones que faciliten una adecuada compresión por parte de los usuarios e igualmente revisar y mejorar el sistema de indicadores que interpretan la realidad financiera, económica, social y ambiental. Es recomendable también asegurar los bienes muebles e inmuebles como edificaciones propiedad del Municipio con pólizas que amparen y protejan los activos fijos de riesgos como: Incendios, robos, accidentes, terremotos, inundaciones etc. Continuar con el proceso de sostenibilidad contable que se ha venido realizando en el área contable, para que la información sea depurada y revele la realidad económica y financiera de la Entidad. CLAUDIA MARCELA MADRID MARTELO Jefe de la oficina de Control Interno Proyecto y Elaboro: MARTIN ALONSO MURILLO DIZ Revisó y Aprobó: CLAUDIA MARCELA MADRID MARTELO 7

8 1 CONTROL INTERNO CONTABLE 3,7 1.1 ETAPA DE RECONOCIMIENTO IDENTIFICACIÓN 3,8 1 Se tienen debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la entidad y a los usuarios externos? 2 Se tienen debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable? 3 Se tienen identificados en la entidad los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable? 4 Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? 5 Se cumple la política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia del ente público, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte? 6 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad contable pública son de fácil y confiable medición monetaria? 7 Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente? 8 Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte? 9 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas que rigen la administración pública? 10 Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen de Contabilidad Pública aplicable para la entidad? 11 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos? 12 Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación? 13 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que han sido objeto de identificación fueron interpretados de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública? CLASIFICACIÓN 4,1 14 Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales llevados a cabo en los procesos proveedores de la entidad han sido incluidos en el proceso contable? Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales realizados por la entidad EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE contable pública son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas? Son adecuadas las cuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas por la entidad contable pública? La clasificación de las transacciones, hechos y operaciones corresponde a una correcta interpretación tanto del marco conceptual como del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública? El Catálogo General de Cuentas utilizado para la clasificación de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, corresponde a la última versión publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación? Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas? Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo? Se ejecutan periodicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras entidades públicas? CALIFICACIÓN OBSERVACIONES 5,0 5,0 5,0 8

9 1.1.3 REGISTRO Y AJUSTES Se realizan periodicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la entidad? Se realizan periodicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes? Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas? Se hacen verificaciones periodicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos? Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas, cuando a este último haya lugar? Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros? Se conoce y aplica los tratamientos contables diferenciales existentes entre entidades de gobierno general y empresas públicas? El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente? Son adecuadamente calculados los valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique? Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idoneos? Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad? Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad? 1.2 ETAPA DE REVELACIÓN 3,8 ELABORACIÓN DE ESTADOS CONTABLES Y DEMÁS 3, INFORMES Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública? Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad? Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información? Se elaboran oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, a los organismos de inspección, vigilancia y control, y a los demás usuarios de la información? Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública? El contenido de las notas a los estados contables revela en forma suficiente la información de tipo cualitativo y cuantitativo físico que corresponde? Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables? ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN 3, Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, a la Contaduría General de la Nación, y a los organismos de inspección, vigilancia y 5,0 41 control? Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance 42 general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental? 43 Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad? 44 La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios? 45 La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión? 46 Se asegura la entidad de presentar cifras homogeneas a los distintos usuarios de la información? 9

10 1.3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL 3, ACCIONES IMPLEMENTADAS 3, Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la entidad en forma permanente? Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable? Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable? Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable? Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas? Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable? Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad? Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información? Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras dependencias? Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública? Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la entidad? Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector público? Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria? Se producen en la entidad informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador? Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales? Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia? 2,0 2,0 2,0 2,0 5,0 3,5 10

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