FONATUR-BMO S.A. DE C.V. Dirección General Coordinación del Programa de Calidad PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

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1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Abril, 2008

2 Í N D I C E PÁGINA 1. OBJETIVOS 3 2. LINEAMIENTOS GENERALES 3 3. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS 6 4. FLUJOGRAMA 8 5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO FIRMAS DE AUTORIZACIÓN 15 2

3 1. OBJETIVOS Establecer los lineamientos para controlar los documentos integrantes del Sistema de Gestión de la Calidad en FONATUR-BMO. Asegurar que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. Asegurar que los documentos de origen externo son identificados y se controla su distribución cuando esto se requiere para el correcto desarrollo de las actividades. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. 2. LINEAMIENTOS GENERALES a) La aprobación de los documentos del SGC deberá efectuarse de acuerdo a los lineamientos establecidos en el documento Lineamientos para la Elaboración y Actualización del Acervo Normativo y Bases para la Integración y Funcionamiento del Comité de Normatividad. b) La revisión de documentos existentes se efectúa de acuerdo a los lineamientos establecidos en el documento Lineamientos para la Elaboración y Actualización del Acervo Normativo y Bases para la Integración y Funcionamiento del Comité de Normatividad. c) El Coordinador del Programa de Calidad es responsable de notificar a los Subdirectores y/o Gerentes Generales sobre los documentos autorizados del SGC, así como de las revisiones y modificaciones que de éstos se efectúan. d) Los Subdirectores y/o Gerentes Generales son los responsables de identificar las necesidades de distribución de documentos del SGC en su área, asegurando que el personal a su cargo cuente con la documentación e información necesaria para el correcto desempeño de sus actividades. e) Los Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes de API s informan al Coordinador del Programa de Calidad la distribución de documentos a efectuar en el área, y 3

4 elaboran y/o modifican los registros de Control, Recepción y Confirmación de Documentos de los Centros de Trabajo a su cargo. f) Los Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes de API s o la persona designada por ellos, son los responsables de entregar copias electrónicas o impresiones debidamente identificadas al personal del centro de trabajo, de acuerdo a la distribución establecida por el Gerente General del Centro de Trabajo. g) Los Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes de API s o la persona designada por ellos, son responsables del retiro de los documentos obsoletos, que se deberá efectuar al momento de entregar el nuevo documento vigente. h) Para la distribución se dará preferencia a la entrega de copias electrónicas. En los casos que se requiera entregar copias impresas, éstas deberán ser debidamente identificadas utilizando la Tabla de Impresiones establecida en la portada de la copia impresa. i) Los Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes de API s deben mantener actualizada la Matriz de Distribución de Documentos y los Registros de Recepción y Confirmación de Documentos en el área, de acuerdo a los lineamientos establecidos en el Procedimiento para el Control de Registros. j) El receptor de documentos del SGC debe establecer una dirección específica de ubicación de los documentos en su sistema de cómputo, evitando tener documentos no identificados en otras direcciones del sistema. En caso de que los documentos le sean entregados de forma impresa, los deberá archivar en una carpeta, la cual resguardará de forma tal que se evite su pérdida o deterioro. k) Los Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes de API s deben identificar los documentos de origen externo que son recibidos y/o mantenidos por su personal, establecer cuáles de estos documentos deberán ser controlados y asegurar la identificación y distribución de éstos, registrándolos en la Matriz de Distribución. l) Se deben entregar en conjunto con el archivo electrónico del documento o la copia impresa, los archivos conteniendo los formatos a utilizar y/o formatos impresos para su utilización. 4

5 m) Los documentos de origen externo que deban ser controlados serán registrados en la Matriz de Distribución de Documentos del área. Cada área del Corporativo realizará la selección de los documentos de origen externo que son utilizados regularmente por ella misma y las Sucursales y Administraciones Portuarias, y remitirán la relación actualizada por medio electrónico a la Subdirección de Comercialización y Control de Calidad, cuando menos una vez cada semestre, los primeros 15 días naturales del mes de enero y julio respectivamente. n) La Subdirección de Comercialización y Control de Calidad será la responsable de la consolidación de la relación de documentos externos vigentes de la entidad. o) La Subdirección de Comercialización y Control de Calidad remitirá a las Subdirecciones, Gerencias Generales del Corporativo, Gerencias Generales de las Sucursales y responsables de las API s, la relación de documentos externos vigentes con sus respectivas ligas electrónicas para su incorporación en la matriz de documentos, distribución a sus áreas respectivas y la observancia correspondiente. p) Se establece como documento externo a controlar aquel documento no emitido por FONATUR-BMO y que por la información que contiene se deba de conocer el estado de revisión y las personas que cuentan con copia del mismo. q) Como documentos externos a controlar se deberán considerar cuando estos existan en los centros de trabajo: Leyes Reglamentos Normas Planos y proyectos entregados por el cliente r) Los oficios y memorandos de comunicación con distintas áreas de FONATUR-BMO, dependencias y clientes no se consideran como documento externo a controlar, esta información deberá mantenerse de acuerdo a los lineamientos de archivo establecidos por las distintas áreas emisoras y receptoras. 5

6 3. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS RESPONSABLE NO. OPERACIÓN REGISTRO Comité de Normatividad Inicio Aprueba el o los documentos referentes al SGC Cédula de Registro de acuerdo a los lineamientos del Manual de Comité de Normatividad. Normatividad 1 Entrega el archivo electrónico del documento Correo electrónico aprobado junto con los archivos de formatos, el registro de firmas de autorización y la Cédula de Registro a la Coordinación del Programa de Calidad para su distribución. Coordinación del Programa de Calidad 2 Transfiere el documento aprobado a archivo pdf Archivos pdf para para su distribución, asegurando con esto que el distribución documento electrónico no podrá ser alterado. 3 Actualiza la Matriz General de Control y Matriz General de Distribución con los datos del nuevo documento Distribución de o la nueva revisión. Documentos 4 Verifica la distribución existente del documento, si es documento nuevo lo notifica a los Subdirectores y/o Gerentes Generales para que evalúen si requieren de él en sus áreas de trabajo. Subdirectores y/o 5 Revisan la información sobre el nuevo Matriz de Control y Gerentes Generales documento e informan al Coordinador del Distribución del área a Programa de Calidad si es aplicable o no a su su cargo. área, y de proceder, las funciones a las cuales se deberá entregar, así como el medio en que el Cédulas de Entrega de documento a entregar estará contenido, Documentos de su enviando copia de la Matriz de Distribución de su área. área al Coordinador del Programa de Calidad. Coordinador del 6 Actualiza la Matriz General de Control y Programa de Calidad Distribución con la información referente a la distribución del documento y distribuye versiones actualizadas de los manuales a través de la Intranet. 6

7 Subdirectores, Gerentes 7a Para entregar los documentos en medios Generales y Gerentes de API s. electrónicos, se carga copia del documento original en la computadora del receptor; en caso de copias impresas se entrega la copia numerada de acuerdo a la Lista de Distribución. Coordinador del Programa de Calidad 7b Solicita copia de los Registros de Recepción y Confirmación de Documentos a las diversas áreas para validar que la entrega se haya efectuado. Coordinador del 8 En caso de entrega de documentos impresos, Programa de Calidad solicita copia de relación de copias impresas controladas. Subdirectores, Gerentes 9 Para entregar los documentos en medios Generales y Gerentes electrónicos, se carga copia del documento de API s. original enviado por el Coordinador del Programa de Calidad al receptor; en caso de copias impresas se entrega la copia numerada de acuerdo a la Lista de Distribución. Receptor 10 Recibe el documento, lo almacena para su control y firma el documento de Recepción y Confirmación de Documentos. En caso de documentos electrónicos los almacena en una carpeta especifica para ello. Para el caso de documentos impresos almacena los mismos en una carpeta física destinada sólo para ello. Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes de API s o su 11 Revisan que el archivo de la versión anterior haya sido borrado de las carpetas de archivos del SGC destinadas para ello; en caso de representante documentos impresos retiran la copia del documento anterior para su destrucción. Registros de Recepción y Confirmación de Documentos Tabla de Impresiones Recepción y Confirmación de Documentos Comité de Normatividad en Corporativo o Subdirectores, Gerentes Generales y Gerentes de API s 12 En caso de requerir mantener una copia del documento obsoleto, ésta deberá identificarse plenamente para evitar su uso no intencionado mediante la leyenda Documento Obsoleto, Sólo para Consulta. Fin del Procedimiento Archivo de Documentos Obsoletos 7

8 4. FLUJOGRAMA Comité Normatividad Coordinador Programa de Calidad Subdirectores y/o Gtes. Generales Corporativo Gtes. Grales Sucursal y/o Gerentes de API s Inicio I Aprueba Documento 2 Transfiere archivo a pdf 5 Revisa información y aplicación 1 Entrega archivo electrónico a CPC 3 Actualiza Matriz de Distribución de Documentos Si Aplica No 4 Verifica Distribución Informa a CPC sobre distribución Fin 8 Prepara Tablas copias impresas 9 6 Actualiza Matriz General y distribuye documentos por Intranet 7a Actualiza Controles del área y entrega Archivos y Documentos Impresos Actualiza Controles y entrega Archivos y Documentos Impresos A A 7b Solicita copias de controles para su validación Fin 8

9 Comité Normatividad Subdirs., Gtes. Grales. y/o Gtes. de API s Coordinador Programa de Calidad Receptores A 10 Recibe documento, firma recepción 11 Eliminan archivo obsoleto Fin 12 Archivan documento identificado como obsoleto Fin 9

10 5. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO Area: 1 Matriz de Distribución de Documentos Revisión: Fecha: 2 3 Revisión Función Organizacional No. Clave Documento Subdirector o Gerente General de Área F-DG-GC-CD-02 10

11 Matriz de Distribución de Documentos 1. Área: Se especifica el área a la que pertenece la Matriz de Distribución de Documentos. Pueden ser las Áreas del Corporativo, las Sucursales o las Administraciones Portuarias. 2. Fecha: Se especifica la fecha de emisión de la Matriz de Distribución de Documentos. 3. Revisión: Se establece un número consecutivo de acuerdo al número de veces que la Matriz ha sido modificada. 4. No. Se numeran consecutivamente los documentos existentes en el área a la que pertenece la Matriz. 5. Clave: Se especifica la clave del documento de acuerdo al cuadro de revisión del documento registrado. 6. Documento: Se especifica el nombre del documento registrado. 7. Revisión: Se especifica la revisión del documento registrado de acuerdo a los datos del cuadro de registro del documento. 8. Función Organizacional: Se escriben las distintas funciones organizacionales que recibirán copias de los documentos, sean estas electrónicas o impresas. 9. Área de Registro de Copias: En este espacio se registran las copias que son entregadas, en el cuadro de intersección del documento con la función organizacional se registra la copia entregada, en caso de copias electrónicas se escribe una E, en el caso de copias impresas se escribe el número consecutivo de la copia entregada a la función organizacional. 10. Subdirector y/o Gerente General de Área: Se anota el nombre del Subdirector y/o Gerente General del Área a la que pertenece el registro y se firma. 11

12 Recepción y Confirmación de Documentos Controlados No. Clave Documento Rev Función Receptora de Documentos Recibí los documentos descritos en la lista anterior, acepto que son copias controladas, electrónicas o impresas, por lo que se les debe de mantener como información confidencial de FONATUR-BMO S.A. de C.V. 8 Firma o Sello de Receptor Fecha 7 Receptor 9 Nombre y Firma del Receptos F-DG-GC-CD-05 12

13 Registro de Recepción y Confirmación de Documentos 1. Función Receptora de Documentos: Nombre de la función que desempeña la persona que recibe los documentos. 2. Número consecutivo de documentos en la lista. 3. Clave: Se especifica la clave del documento que se distribuye de acuerdo al cuadro de revisión del documento 4. Documento: Se especifica el nombre del documento que se distribuye. 5. Revisión: Se especifica la revisión del documento que se distribuye de acuerdo al cuadro de registro del documento. 6. Se registran los números de copia que se distribuyen, incluyendo las copias electrónicas, las cuales quedan definidas con una E 7. Fecha: Se especifica la fecha de recepción de los documentos. 8. Firma: Firma del receptor de los documentos. 9. Receptor: Se escribe el nombre del receptor, el cual deberá coincidir con el número de copia de acuerdo a la Matriz de Distribución de Documentos. 13

14 TABLA DE IMPRESIÓN Copia No. Entrega Recibe Fecha TABLA DE IMPRESIÓN 1. Copia No.: Es el número de identificación de la copia impresa. Este número deberá coincidir con la Matriz de Distribución de Documentos del área que entrega la copia controlada. 2. Entrega: El área o función organizacional que entregue la copia controlada. 3. Recibe: El área o función organizacional que recibe la copia controlada. Esta información deberá coincidir con la Matriz de Distribución de Documentos del área que entrega la copia controlada. 4. Fecha: Se registra la fecha en que se elabora la copia controlada. Al entregar una copia impresa de un documento controlado se deberá llenar un renglón de la tabla, de forma que se pueda tener una trazabilidad de los documentos y su distribución a través de la organización. 14

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