MANUAL DE CALIDAD ALCALDIA MUNICIPIO SALAZAR DE LAS PALMAS

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1 MANUAL DE CALIDAD Página 1 de 18 MANUAL DE CALIDAD ALCALDIA MUNICIPIO SALAZAR DE LAS PALMAS SALAZAR DE LAS PALMAS, 2011

2 MANUAL DE CALIDAD Página 2 de 18 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 3 1. OBJETIVO 4 2. ALCANCE 4 3. EXCLUSIONES 4 4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD RESEÑA HISTORICA GEOGRAFIA ECONOMIA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL SERVICIOS CLIENTES REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD ADMINISTRACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD PLANEACIÓN ESTRATÉGICA MISION VISIÓN POLITICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN 19 Pág. 7.1 MAPA DE PROCESOS 20

3 MANUAL DE CALIDAD Página 3 de CARACTERIZACION DE PROCESOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS 23

4 MANUAL DE CALIDAD Página 4 de 18 INTRODUCCIÓN La Alcaldía del Municipio de Salazar de las Palmas en su afán por dar cumplimiento a la Norma de Calidad NTC GP1000:2009 y en procura de mejorar su desempeño institucional y propiciar un cambio de cultura organizacional con un enfoque hacia la satisfacción de la comunidad ha decidido implementar el Sistema de Gestión de Calidad en la Alcaldía con la participación de todos los funcionarios y el Apoyo, Asesoría y Acompañamiento por parte de la ESAP Producto de este esfuerzo conjunto entre la Alcaldíay la ESAP es el presente Manual de Calidad, el cual contiene el compendio de toda la documentación levantada durante la proceso de implementación del Sistema Gestión de Calidad de la Alcaldía. La Documentación de este sistema se ha realizado con base en las normas NTC GP1000:2009 la cual fue esta establecida por medio de la Ley 872 de 2003 que crea el Sistema degestión de la Calidad para el sector público, y el decreto 4110 de 2004 que adopta la NormaTécnica de Calidad.

5 MANUAL DE CALIDAD Página 5 de OBJETIVO Definir el sistema de Gestión de Calidad y establecer los procedimientos de los servicios prestados por la Alcaldía de Salazar de las Palmasque permitan dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción de la comunidad 2. ALCANCE El Manual de Calidad aplica para todos los procesos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad de la Alcaldía de Salazar de las Palmas. 3. EXCLUSIONES La Alcaldía de Salazar de las Palmas no contempla dentro de su Sistema de Gestión de la Calidad los siguientes numerales de la norma NTCGP 1000: Diseño y Desarrollo. Los servicios ofrecidos a la comunidad por parte de la alcaldía son regulados por la constitución política, leyes, decretos y la normatividad vigente. No existe diseño y desarrollo Validación de los procesos de la Producción y de la prestación del Servicio. Porque a través de la revisión que se hace en cada una de las etapas de los procesos, es posible verificar la conformidad de los productos y/o servicios y determinar si estos cumplen con los requisitos, lo cual hace innecesario efectuar una etapa posterior de validación Propiedad del Cliente. La alcaldía no posee dentro de su inventario ningún bien que sea propiedad de los clientes o usuarios Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición. En la alcaldía no se utilizan instrumentos de medición, calibración o metrología.

6 4. PRESENTACIÓN DE LA ENTIDAD MACROPROCESO ESTRATEGICO MANUAL DE CALIDAD Página 6 de RESEÑA HISTORICASALAZAR DE LAS PALMAS Fecha de fundación: 04 de noviembre de 1584 Nombre del fundador: Capitán Alonso Rangel Reseña Histórica: Salazar de las Palmas, fue prefundada el 27 de octubre de 1561 y posteriormente destruida por la cacica Zulia de la Tribu de los Cineras en venganza por la muerte de su padre a manos de los conquistadores españoles, luego en 1563 Diego de Parada fundó un poblado y lo llamo Villa Nirva del Collado que también fue destruida por los indios tres años después. Finalmente y luego de cruentas batallas entre indígenas y españoles los indios Chitareros fueron aniquilados en la zona central del Departamento, estaban dadas las condiciones `para la colonización en el territorio de la Nueva Granada. El Capitán Alonso Rangel logró que le mandaran desde la Real Audiencia la Célula del 27 de febrero de 1582 para que procediera ala fundación de una ciudad la cual se llevo a cabo el 4 DE NOVIEMBRE DE 1583 y que lleva por nombre Salazar de las Palmas. Salazar de las Palmas está ubicado a 56 Kilómetros de Cúcuta y su principal atractivo turístico es la devoción a la virgen María a través de la advocación de Nuestra Señora de Belén. Según la historia, al pie del cerro de la Trinidad (Hoy la Belén) habitada en 1671 en una humilde choza, una indiecita perteneciente a la tribu de los Cineras, quien era muy devota gracias a la acción misionera de eses tiempo. Estando lavando en una quebrada cercana, vio como por el torrente bajaba una manta

7 MANUAL DE CALIDAD Página 7 de 18 o pedazo de tela, ella lo recogió y lo puso en un pequeño altar que tenia en su habitación para venerar a la Madre de Jesucristo. De allí vecinos y curiosos devotos y beneficiarios de innumerables milagros comenzaron su peregrinación al sitio donde se le hizo un altar y luego construir una capilla para permitir el acceso a todos los fieles. Sus fiestas patronales se celebran el 26 de Enero y el 8 de Septiembre, junto con las fiestas municipales de San Pedro y San Pablo del 28 al 30 de Junio. El municipio está dividido en Corregimiento y veredas comprendidas así: Corregimiento La Laguna Corregimiento El Carmen de Salazar Corregimiento de San José del Ávila Corregimiento de San Antonio Corregimiento el Zulia Corregimiento Montecristo Corregimiento de Campo Nuevo Veredas: Carrizal, La Loma, La Patilla, La Purísima, Alto de los Sánchez, Juan Esteban; Santa Bárbara, Santa Fé, San Luís, La Victoria, Las Flores, Las Mercedes, Sanguino, Batatal, La Cuchilla, Alto Arenal San Isidro, Maldonado, Cajamarca, Ermitaño, La Angostura, las Delicias, San Jerónimo, Aguas Calientes, Bella vista y Bajiales. En educación es importante el Instituto Técnico Nuestra Señora de Belén en el casco Urbano y los Colegios de Nuestra Señora del Carmen en el Corregimiento del Carmen de Nazaret y el Núcleo escolar Agrícola en el Corregimiento de la Laguna y el Zulia. También funciona la Casa de la Cultura VÍCTOR M GUERRERO y Biblioteca Pública fundada en 1983 y aprobada por acuerdo el 31 de Agosto de El café es el primer producto agrícola del Municipio, tanto así que se dice con justificación que en Salazar se inicio la industria cafetera Colombiana. También se cultiva maíz, fríjol, tomate, yuca caña panelera, plátano, morón, zapote banano y cítricos. El Municipio está ubicado dentro de la Zona Minera del Departamento con minas de Carbón en el sector del Zulia que comercializa con Termo Tasajero.

8 MANUAL DE CALIDAD Página 8 de 18 Otros sitios turísticos de Salazar de las Palmas: - Casa de las cultura - Hotel Juana Naranja - Cabañas de Comfanorte - Parque Cinera - Estadio municipio de Salazar de las Palmas - Gruta de la Belén con sus siete chorros - Caídas de agua del mandingas - La cruz de bolívar - La laguna de campo nuevo vereda San Antonio - Aguas calientes - La cueva de mil pesos 4.2. GEOGRAFÍA Descripción Física: Salazar de las Palmas forma parte de la Subregión Centro del Departamento Norte de Santander. Está incorporado en el corredor turístico que cubre la Subregión Centro e inmerso dentro de la denominada Zona de Integración Fronteriza, vinculada con la República Bolivariana de Venezuela en los diferentes ámbitos sociales y económicos. Salazar de las Palmas tiene una superficie aproximada de Km 2 equivalentes al 2.2 % de la superficie referenciada para el Departamento que es de Km 2 Según la superficie, el Municipio ocupa el puesto No. 14 dentro de los Municipios del Norte de Santander. Se reseñan con mayor superficie que Salazar, los municipios: El Zulia (537 Km 2 ), Cáchira (606 Km 2 ), El Tarra (675 Km 2 ), La Esperanza (677 Km 2 ), Convención (734 Km 2 ) Teorama (852 Km 2 ), Cúcuta (1.119 Km 2 ), Abrego (1.342 Km 2 ), El Carmen (16879 Km 2 ), Chitagá (1.200 Km 2 ), Sardinata (1.431 Km 2 ) Toledo (1.492 Km 2 ) Tibú (2.696 Km 2 ). El Perímetro del Municipio es de Kms. distribuidos así: Kms. con Gramalote, Kms. con Villacaro, Kms. con Arboledas, 12.5 Kms. con Santiago, 8.0 Kms. con Durania, 16.8 Kms. con Cáchira. Salazar de Las Palmas está compuesto por la Cabecera Municipal, tres (3) Centros Suburbanos y cuarenta y nueve veredas (49).

9 MANUAL DE CALIDAD Página 9 de 18 En el municipio de Salazar de las Palmas afloran rocas ígneas y metamórficas del basamento y una secuencia sedimentaria cuyas edades van desde el Cretáceo Medio hasta el Terciario Superior. Límites del municipio: Norte con los municipios de Villa Caro y Gramalote Sur con el municipio de Arboledas Oriente con los municipios de Durania y Santiago Occidente con los municipios de Cáchira y Villacaro. Extensión total: Km2 Km2 Extensión área urbana: 2.5Km2 Km2 Altitud de la cabecera municipal (metros sobre el nivel del mar): 845m.s.n.m. Temperatura media: En esta región, el régimen de temperatura del aire se particulariza por la presencia de los llamados piso térmicos, consistentes en la disminución de la temperatura media del aire a medida que aumenta la altura sobre el nivel del mar.º C Distancia de referencia: 52kilometros 4.3. ECONOMÍA En el Municipio de Salazar de Las Palmas, la actividad económica se encuentra limitada al desarrollo de los sectores agropecuario, minero, forestal y del turismo, especialmente en la zona rural la actividad principal es la producción de café fundamentada en las Has de cafetales y su producción de 1797 TM para promedios de Kg/has, indicador bajo sí se le compara con los rendimientos promedios esperados. Esto obliga a mejorar la base productiva del municipio, tanto para el café como para los otrosrubros de producción como la caña panelera, cítricos y toda la infraestructura de apoyo a la producción, incluidos centros de acopio, expendios al mayor y detal, con su correspondiente movilización y comercialización. Subsector Agrícola. El desarrollo de una región está enmarcado en una cantidad de sectores; entre estos se tienen el sector agropecuario y forestal que ejercen un papel importante y representativo, ya que en gran parte y dependiendo de la vocación, integran la producción para un desarrollo sostenible. Debido a su situación geográfica,

10 MANUAL DE CALIDAD Página 10 de 18 Salazar de las Palmas se encuentra favorecido con diferentes pisos térmicos que lo hacen apto para las diferentes explotaciones agrícolas. Se dispone de una riqueza ecológica apta para las explotaciones agropecuarias, pero se presenta una disminución en esta actividad, con el consecuente aumento del número de hectáreas en rastrojo, debido a la alteración de los fenómenos climáticos cambiando el uso del suelo y a los siguientes problemas como: - La falta de realización de estudios de desarrollo acorde a su sector. - Apertura de campos de comercialización. - Limitada asignación de recursos por parte del gobierno Nacional. - Mal aprovechamiento de los recursos asignados. - Falta de planeación específica para el sector agrícola. - Poca o ninguna aplicación de la tecnología difundida. - Inadecuado uso de los recursos naturales. - Factores medioambientales que disminuyen la productividad. - Baja disponibilidad de mano de obra para las labores agrícolas. La mayoría de los cultivos de menor escala se pueden catalogar de huerta casera, la producción no está comercializada sino que es de consumo familiar. En el Municipio no existen cultivos tecnificados, esto se hace en forma artesanal, después de la quema. La poca diversificación en la producción y el bajo nivel de ingresos por carencia de tecnología apropiada ha llevado a un bajo nivel de vida del pequeño agricultor, quien ha venido dependiendo del monocultivo del café principalmente. De igual modo los comportamientos climáticos se han alterado tanto que son impredecibles en la actualidad, afectando y limitando la producción del pequeño agricultor.

11 MANUAL DE CALIDAD Página 11 de ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

12 MANUAL DE CALIDAD Página 12 de SERVICIOS - Mejoramiento de las vías - Ampliar cobertura en la prestación de Servicios públicos - Equipamento municipal - Saneamiento básico - Desarrollo agroindustrial y micro empresarial - Cultura, recreación y deporte - Apoyo social y psicológico a la comunidad en especial al niño y adolescente - Cuidado del medio ambiente - Aumentar la cobertura y mejorar la calidad en la educación - Mejorar la prestación en los servicios de salud - Participación comunitaria 4.6. CLIENTES En la Alcaldía de Salazar de las Palmas sus clientes se clasifican en: comunidad, sociedad civil, gremios, trabajadores, ciudadanos, sector empresarial, estudiantes y sociedad en general REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Los requisitos legales y reglamentarios coherentes a la Alcaldía de Salazar de las Palmas para el Sistema de Gestión de la Calidad son: La Ley 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Decreto reglamentario 4485 del 18 de Noviembre de 2009, que expide la actualización de la Norma NTCGP 1000: 2009.

13 MANUAL DE CALIDAD Página 13 de 18 Los requisitos legales se aprecian en el Normograma de la Entidad. 5. ADMINISTRACIÓN DEL MANUAL DE CALIDAD El manual de calidad se administrará y controlará de acuerdo al Procedimiento Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestión de Calidad y los lineamientos asociados en la NTCGP 1000:2009. Este manual es una herramienta para el uso de todas las personas involucradasen el sistema y debe ser conocido por los servidores públicos en todos los nivelesjerárquicos de la Administración Municipal. Es administrado por el Representante de la Alta Dirección de la Administración Municipal, la aprobación, revisión, actualización, cambios, estado, versiones actualizadas, control, distribución y uso serán de conformidad con lo explicado en el procedimiento de control de documentos. El manual de calidad válido es el documento revisado y aprobado por elrepresentante de la Alta Dirección y el Comité de Calidad de la Alcaldía de Salazar de las Palmas, el manual se publicará en la página web de municipio. Este manual tiene por objeto describir en forma general el sistema de gestión de la calidad implementado en la Alcaldíade Salazar de las Palmas. La responsabilidad de elaboración y actualización del manual es del Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de Calidad. Este documento se conservará en las oficinas del Representante de la dirección tanto en medio físico como electrónico (CD ROM, Computador oficina) en forma electrónica en la página web de la Alcaldía con acceso restringido a través de una clave, solo para funcionarios de la entidad.

14 6. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA MANUAL DE CALIDAD Página 14 de 18 Para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad se formuló un diagnóstico para analizar el estado en que se encontraba la entidad con respecto a cumplimiento de requisitos, el cual fue la base para la creación de un cronograma para la formulación del sistema de gestión de calidad, en el que se describen las etapas necesarias para planificar, sensibilizar, documentar y capacitar sobre el Sistema basado en la Norma Técnica Colombiana en la Gestión Pública NTCGP 1000: 2009 en la Alcaldía de Salazar de las Palmas Para realizar la Política de Calidad se realizó unamatriz de correlación, la cual contiene la interacción de los propósitos organizacionales Vs. requisitos del cliente, comunidad beneficiaria, de allí se obtienen también los Objetivos de Calidad. 6.1 MISION La Alcaldía de Salazar de las Palmas comprometida con la comunidad se establece como una organización territorial gerenciada socialmente por personas con calidad ética y moral, bajo principios democráticos y de transparencia, enmarcada por la participación activa de la comunidad en un proceso de cambio por el progreso y mejor calidad de vida de cada uno de sus habitantes. 6.2 VISIÓN En el año 2016 estaremos consolidados como uno de los municipios ejes de desarrollo en el departamento, asegurando un desarrollo económico y social sostenible de su población, mediante explotación de talento humano en todos los renglones de la economía. Inculcando sentido de pertenencia que refleje la identidad cultural e histórica del municipio. 6.3 POLITICA DE CALIDAD Es política de calidad de la Alcaldía de Salazar de las Palmas mejorar la calidad de vida y el acceso a oportunidades de todos sus habitantes, mediante el desarrollo de programas y proyectos que promuevan el desarrollo socioeconómico del municipio y la preservación del medio ambiente, ampliación de la cobertura y mejora en la prestación de los servicios públicos, de salud y educación, fomentando la participación ciudadana, con el acompañamiento de funcionarios competentes y comprometidos con la mejora continua de sus procesos.

15 MANUAL DE CALIDAD Página 15 de OBJETIVOS DE CALIDAD - Ampliar y mejorar la calidad del servicio de agua potable en los corregimientos que pertenecen al municipio - Mejoramiento de la red de alcantarillado y acueducto del municipio - Gestionar recursos para la rehabilitación y mantenimiento de la infraestructura en el sector salud del casco urbano y centros poblados. - Garantizar un actuar eficaz, eficiente, efectivo y oportuno en el cumplimiento de la función institucional - Fortalecer el sistema de información sobre trámites y servicios en línea del municipio. - Generar mecanismos de participación ciudadana - Apoyar e impulsar el sector económico a través de proyectos productivos en los diferentes sectores - Fomentar el desarrollo de actividades de mitigación y protección del medio ambiente. - Fortalecer las competencias de los funcionarios para el mejoramiento de la gestión institucional. - Mantener la mejora continua del Sistema de Gestión de Calidad 7. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIÓN Manual de la calidad: Es un documento en el cual se especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización. El Manual de Calidad de una entidad, es un documento donde se especifican la misión y visión con respecto a la calidad así como la política y los objetivos de la calidad que apuntan al cumplimiento de dicha política. El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la entidad lo desea.

16 Caracterización de proceso: MANUAL DE CALIDAD Página 16 de 18 Es una herramienta documental que sirve para planificar las características principales de un proceso. Esta podría contener los siguientes datos: Información básica: Nombre, objetivo, alcance, requisitos de los clientes, requisitos legales, de la entidad y los normativos a cumplir con respecto a la Norma NTCGP 1000: Flujo del proceso enmarcado en actividades de acuerdo al ciclo P-H-V-A. Interacción con otros procesos: Proveedores Entradas Productos - Clientes. Recursos Humanos e infraestructura. Información: Documentos y registros generados. Seguimiento y medición: A través actividades de seguimiento e indicadores del proceso. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Instructivos: Son documentos de trabajo detallados. Este contiene indicaciones muy precisas como por ejemplo el manejo de un equipo, trámite de algo, operación de una máquina, etc. Formatos: Son los esquemas utilizados para consignar información que proporcione evidencia de actividades, es una forma particular de codificar información para ser almacenado. Existen diferentes tipos de formatos para diferentes tipos de

17 MANUAL DE CALIDAD Página 17 de 18 información. Por esto existen formato grafico, formatos de audio, formatos de animación, formato de documentos, etc. Registros: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades desempeñadas. Plan de calidad: Es un documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto o contrato específico. 7.1 MAPA DE PROCESOS Este mapa está conformado por la representación gráfica de los procesos Estratégicos, Evaluación y Control, Misionales y de Apoyo, con sus respectivas interacciones. El mapa de procesos se encuentra en el Anexo 1 de este manual En el mapa se describen los procesos de la entidad de la siguiente manera: Procesos Estratégicos Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios, revisiones por la dirección, planificación del programa y plan de auditoría. - Procesos Direccionamiento estratégico - Procesos Gestión de Calidad Procesos Misionales (O de realización del producto o de la prestación del servicio): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos Gestión de desarrollo local - Procesos Gestión de convivencia y seguridad ciudadana

18 MANUAL DE CALIDAD Página 18 de 18 Procesos Apoyo Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos Gestión Organizacional - Procesos Compras y Contratación - Procesos Gestión Financiera - Procesos Gestión Documental Procesos de Evaluación Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. - Procesos Gestión del control 7.2. CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS Las caracterizaciones de los procesos mencionados anteriormente se encuentran como anexo al presente manual. Ver anexo PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Se elaboró la documentación del Sistema de Gestión de Calidad la cual incluye los procedimientos requeridos por la norma NTC GP 1000:2009 y los necesarios para el funcionamiento de la organización con sus respectivos formatos. La documentación del Sistema de Gestión de Calidad se encuentra como anexo al presente manual Ver Anexos 3,4 y 5.