GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
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- María Isabel Ponce Suárez
- hace 8 años
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1 Página: 1 de 8 Elaborado por: Revidado por: Aprobado por: Comité de calidad Responsable de calidad Director Misión: Controlar los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad para garantizar el uso adecuado por parte de todas las personas de la entidad Objetivos: - Asegurar la identificación los documentos y registros del sistema - Aprobar los documentos del sistema - Hacer la revisión y actualización de los documentos del sistema cuando sea necesario - Comunicar los cambios de la documentación a las personas implicadas - Controlar la retirada de los documentos no vigentes - Garantizar la conservación de los registros en el periodo establecido - Archivar los registros en la ubicación establecida - Establecer mecanismos para la protección, recuperación y disposición de los registros Necesidades y expectativas de los clientes: Niños, adolescentes y familias - Que tengamos los datos necesarios para poder ofrecer un buen servicio Profesionales de la entidad - Disponer de un sistema de organización de la documentación que facilite su uso y agilice su tratamiento - Conocer los registros que afectan a su puesto de trabajo - Dejar el trabajo documentado en cada turno - Facilitar la elaboración de la memoria Clientes externos - Que la entidad responda de manera eficaz a la petición de cualquier informe/documento que solicite el equipo técnico de menores Indicadores: ver panel de indicadores. PROCEDIMIENTOS: 2 1. Procedimiento 1: Control de documentos 2. Procedimiento 2: Control de registros Procedimiento 1: CONTROL DE DOCUMENTOS 1.- Objeto: Describir la sistemática a seguir para controlar los documentos del sistema. En concreto: a) Aprobación: Aprobar los documentos antes de su emisión b) Revisión: Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente c) Edición: Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos. d) Disponibilidad: Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos se encuentran disponibles en los puntos de uso
2 Página: 2 de 8 e) Identificación: Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables f) Documentos externos: Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se comunica su existencia. g) Documentos obsoletos: Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, por lo que serán destruidos. 2.- Alcance: Este procedimiento se refiere a las operaciones de control arriba mencionadas en los siguientes documentos: Manual de Calidad. Fichas de procesos. Otros documentos de origen externo que requieran ser controlados. 3.- Definiciones: Manual de Calidad: Documento básico que describe el Sistema de Gestión en base a la Norma UNE/EN/ISO 9001:2008. Fichas de procesos: documentos en los que se describe la gestión del proceso y la planificación del mismo. 4.- Responsabilidades: Director: aprueba el manual de calidad y las fichas de procesos. Responsable de Calidad: Revisa el Manual de Calidad y las fichas de procesos. Realiza el control de la documentación del sistema. Comité de Calidad: elabora el Manual de Calidad así como las fichas de procesos. 5.- Inicio: Comienza cuando se detecta la necesidad de controlar los documentos del sistema de gestión de calidad. 6.- Descripción El control de los documentos externos queda configurado como se detalla en el listado de los documentos, así se indica el nombre, fecha, y ubicación. 6.1 Manual de Calidad: Emisión El Manual de Calidad consta de 8 epígrafes que recogen los requerimientos de la Norma. En la parte superior de cada hoja figura el logotipo de organización, su referencia, edición (dos dígitos; a la primera edición le corresponde 01), fecha de edición (día, mes y año) y página (numeradas con el formato n de N, donde N es el número total de páginas de cada capítulo). El Manual de Calidad es revisado por el Responsable de Calidad, y aprobado por el Director Modificación Las modificaciones efectuadas en el Manual de Calidad, en cualquiera de sus secciones, epígrafes, capítulos, son realizadas por el Responsable de Calidad, y aprobadas por el Director. Cada modificación dará lugar a una nueva edición del Manual. Se procurará acumular en el tiempo las modificaciones oportunas de forma que el documento no sufra modificaciones constantes, evitando en la medida de lo posible la burocratización del sistema.
3 Página: 3 de 8 Estas modificaciones se pueden realizar como consecuencia de un cambio en la organización de la Entidad, en las normas en las que se basa el Sistema, una modificación en el Sistema de Gestión originada por la existencia de desviaciones sistemáticas en el mismo, propuestas procedentes del personal, incorporación de nuevas tecnologías que obliguen a ello, a partir de una auditoría, etc Control de las modificaciones El Responsable de Calidad lleva a cabo el control de las modificaciones realizadas en el Manual de Calidad y las registra en el cuadro de control de ediciones (página anterior al índice) del mismo Manual Distribución Para la distribución del Manual de Calidad se utilizará el listado de distribución facilitando el acceso en los puntos de uso así como la retirada y destrucción de las versiones obsoletas. Cuando se entreguen copias del Manual a entidades o personas ajenas a la organización se entenderán como copias no controladas. 6.2 Fichas de procesos: Emisión En la parte superior de cada hoja de las fichas de procesos figura el logotipo de la Organización, el nombre de la ficha, su referencia para su identificación, edición (dos dígitos; a la primera edición le corresponde 01), fecha de edición (día, mes y año) y página (numeradas con el formato n de N, donde N es el número total de páginas de cada procedimiento). Las fichas de proceso serán revisados por el el/la Responsable de Calidad y aprobados por el/la Director/a y elaboradas por el Comité de Calidad. Todos las fichas de procesos emitidas son incluidas por el/la Responsable de Calidad en el Listado de documentos, indicando edición y fecha de edición. En el listado de documentos vigentes hay un apartado en el que se especifica su ubicación.
4 Página: 4 de 8 Todas las fichas de procesos constan de los siguientes apartados: Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Misión: Razón de ser del proceso Objetivos: Lo ambicionado por el proceso Necesidades y expectativas de los clientes: Identificación de los grupos de interés con sus respectivas necesidades y expectativas en el proceso Indicadores: referencia a la información sobre el desempeño del proceso en el correspondiente registro. El presente proceso cuenta con los siguientes procedimientos: referencia a los procedimientos que forman parte del proceso 1. Procedimiento 1 2. Procedimiento 2 3. ( ) PROCEDIMIENTO Objeto: En el se indica el objetivo que se persigue al redactarlo. 2.- Alcance: Se describen las áreas, servicios o actuaciones AFECTADAS por su aplicación. 3.- Definiciones: Términos utilizados que requieran alguna explicación. 4.- Responsabilidades: Se especifican de forma concisa las que se asignan en el procedimiento 5.- Inicio: Referencia al comienzo del proceso 6.- Descripción Se indican los distintos pasos o actuaciones a realizar en el desarrollo del procedimiento. Debe ser lo más conciso posible, enumerando todas las actuaciones pero sin hacer redundancias innecesarias. 7.- Final: Referencia al momento final del procedimiento 8.- Puntos críticos: aspectos o factores a tener en cuenta para lograr el éxito o el fracaso de las actividades del procedimiento 9.- Recursos humanos: personas necesarias para el desarrollo del procedimiento Recursos materiales: elementos materiales necesarios para el desarrollo del procedimiento Registros Vinculados: Registros derivados de la puesta en práctica del procedimiento Anexos Formatos DE REGISTRO necesarios para la puesta en práctica del procedimiento y otros documentos de referencia
5 Página: 5 de Modificaciones Las modificaciones efectuadas en las fichas de procesos son revisadas por el/la Responsable de Calidad y aprobados por el/la Director/a. Estas modificaciones pueden venir originadas por: Indicación de cualquier persona que tenga responsabilidad en el desarrollo del proceso que describe el procedimiento. Cambio en las normas a las que hace referencia el procedimiento o en la tecnología en que se basa. Análisis de no conformidades detectadas, análisis del informe de una auditoria, etc Control de las Modificaciones Estas modificaciones se recogen en el Cuadro de Control de Ediciones en la última hoja de cada ficha de procesos tal y como se ve en la siguiente tabla CONTROL DE EDICIONES Nº Edición Fecha Qué se ha cambiado y por qué? 01 XXXXXXXX Edición inicial Distribución Para la distribución de las fichas de procesos, el/la Responsable de Calidad sigue la misma sistemática descrita anteriormente para el Manual de Calidad en el Apartado de este proceso. 7.- Final - Cuando se realiza la revisión de la documentación del sistema y se retira la documentación obsoleta del sistema. - Documentación controlada, gestionada y archivada. 8.- Puntos críticos: - Acceso y ubicación de la documentación - Utilización de los vigentes y no de los obsoletos - Comunicación de los cambios de documentación a las personas implicadas - Cantidad de documentos que se generan 9.- Recursos humanos: - Responsable de calidad: controlan y revisa los documentos - Director: Aprueba los documentos
6 Página: 6 de 8 - Trabajadores: hacen las propuestas de creación, modificación o anulación de un documento o registro. Hacen aportaciones sobre, o borradores de los documentos, o registros; archivan la documentación o registros que utilizan para el desarrollo de sus tareas Recursos materiales: - Ordenador, archivadores, materiales de copias de seguridad (pendrive, CD, discos externos) 11.- Registros Vinculados: - Listado de documentos - Listado de distribución 12.- Anexos - Listado de documentos. - Listado de distribución. - Ficha de procesos. Procedimiento 2: CONTROL DE REGISTROS 1.- Objeto: El objeto de este procedimiento es definir, en relación con los registros relativos al Sistema de Gestión de Calidad, la sistemática empleada por AGARIMO para: - Identificarlos - Protegerlos - Acceder a ellos. - Archivarlos - Mantenerlos - Recuperarlos - Delimitar el tiempo de su retención 2.- Alcance: Este procedimiento se refiere a las acciones de control arriba mencionadas en relación con todos los registros que se generan en la aplicación del Sistema de Gestión. 3.- Definiciones: Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Un registro puede estar escrito o documentado en cualquier soporte de datos (por ejemplo: en soporte papel o soporte informático). 4.- Responsabilidades: - Personal de la Entidad: Elabora los registros resultantes del desarrollo de sus actividades. Archiva los registros de calidad bajo su responsabilidad. - Área informática: Salvaguarda todos aquellos registros que se encuentran en soporte informático. - Responsable de Calidad: Cumplimenta y archiva el registro Listado de Registros. Las responsabilidades específicas en cuanto a la cumplimentación y archivo de los registros de calidad se fijan en los distintos procedimientos de las fichas de procesos. 5.- Inicio:
7 Página: 7 de 8 Desde el momento que se registra cualquier actividad dentro del alcance del sistema de gestión de calidad. 6.- Descripción 6.1. Generalidades Los Registros pueden estar escritos o almacenados en cualquier soporte de datos. Los Registros generados son identificables, indicando claramente su contenido Generación, Control y Archivo En todos los procedimientos de cada ficha de proceso se relacionan los registros resultantes de la puesta en práctica de los mismos. El/la Responsable de Calidad realiza el control de los Registros mediante el formato "Listado de Registros", donde se incluye: Titulo del documento considerado como registro Proceso al que está vinculado Período de retención. Tipo de Soporte en que se encuentra el registro. Responsable de su archivo. Ubicación Los Registros se conservan en lugares adecuados (carpetas, archivadores o soportes informáticos) para evitar su deterioro, pérdida y asegurar su fácil recuperación en el caso de que se precise consultarlos. La documentación en formato magnético está, bien en el ordenador de dirección o en la Unidad (ver a continuación), también en el disco de copias de seguridad. En formato papel están, bien en los archivos (de menores, archivo de dirección, de gestión de calidad), o protección de datos. Cuando se utilizan registros informáticos (acceso por clave) estos se salvaguardan mediante la realización de copias de seguridad, de una manera sistemática y restringiendo el acceso a los datos mediante clave de acceso. Se utiliza también una Unidad Digital de Datos Compartidos (U.Di.Da.C.) que se encuentra en dirección y a la que tiene acceso mediante un código el equipo educativo, en ella se encuentra la base de datos de los menores actualizada y la agenda común compartida, es el instrumento ágil de intercambio de documentos internos. Cada vez que se realiza un fichero nuevo se actualizan los ficheros nuevos en la Agencia de protección de datos, el director es el responsable de esta acción. Las copias de seguridad en formato magnético son realizadas cada dos meses por los educadores de atención de día y por el director. El director realiza copia de todo esto y los documentos de dirección en un disco externo y es conservado en otra dependencia. Como norma general y si no se indica de forma explícita nada en sentido contrario, los registros se conservan durante un período mínimo de tres años y un máximo de cinco. Todos los registros incorporarán fecha de emisión. 7.- Final - Los registros controlados y archivados
8 Página: 8 de Puntos críticos: - Acceso a los registros. - Requerimientos de LOPD Cumplir la ley de protección de datos - Archivo 9.- Recursos humanos: - Todo el personal de la organización es necesario para un adecuado control de los registros 10.- Recursos materiales: - Ordenador, archivadores, materiales de copias de seguridad (pendrive, CD, discos externos, U. Di. Da. C) 11.- Registros Vinculados: - Listado de registros Anexos. - Documento de seguridad de protección de datos. CONTROL DE EDICIONES Nº Edición Fecha Naturaleza de la Revisión 01 01/05/2009 Edición inicial 02 20/11/2009 Cambio en el procedimiento 03 01/03/2010 Cambios después de la primera fase de la auditoría externa: control de la documentación externa
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