GUÍA DE USUARIO. Adones Utilitarios y Trasvasadores SUITE

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1 Guía de Usuario Adones Utilitario s y Trasvasadores para Windows GUÍA DE USUARIO Adones Utilitarios y Trasvasadores SUITE

2 Guía de Usuario Adones Utilitario s y Trasvasadores para Windows TABLA DE CONTENIDO PROCESOS ASISTIDOS POR ADONES UTILITARIOS Y TRASVASADORES Procesos Múltiples Asistidos por Adones... 1 Adon Gestión... 1 Datos Técnicos... 1 Datos Operativos... 1 Importaciones... 2 Introducción... 2 Preparación y Cálculo de la Hoja de Costos... 2 Explicación de los Campos requeridos por el formato en Excel:... 2 Preparación de la Hoja de Series Lotes... 3 Explicación de los Campos requeridos por el Formato Series Lotes:... 3 Incorporación de los datos calculados en Importaciones... 4 Revisión de Datos Importados en Gestión Comercial... 4 Datos de Productos... 5 Navegador de Productos... 5 Movimientos de Stock... 5 Reportes Contables... 5 Reportes Contables Series - Lotes... 5 Contabilización... 5 Recomendaciones... 6 Seguridad... 7 Introducción... 7 Creación de Usuarios y Permisos... 7 Asignación de Permisos... 7 Exportación de perfiles de Seguridad... 7 Importación de Perfiles de Seguridad... 8 Verificación de Seguridad Importada... 8 Recomendaciones... 8 Creación de Clientes... 9 Introducción... 9 Exportación de Datos de Clientes... 9 Importación de Datos de Clientes... 9 Recepción y Descompresión de Archivos... 9 Importación de Datos... 9 Revisión de Datos de Clientes importados en Sistema...10 Recomendaciones...10 Creación de Productos...11 Introducción...11 Exportación de datos de Productos...11 Importación del Archivo de Productos...11 Recepción y Descompresión de Archivos...11 Importación de Datos...11 Revisión de Datos de Productos Importados en Sistema...12 Recomendaciones...12 Llena Datos Excel...13 Datos Técnicos...13

3 Guía de Usuario Adones Utilitario s y Trasvasadores para Windows Datos Operativos...13 Saldos de Clientes (Cuentas por Cobrar)...14 Introducción...14 Preparación del Formato...14 Restricciones...14 Revisión de Datos de Cuentas por Cobrar Importados en Sistema...15 Contabilización...15 Recomendaciones...15 Saldo de Proveedores (Cuentas por Pagar)...16 Introducción...16 Preparación del Formato...16 Restricciones...16 Revisión de Datos de Cuentas por Pagar Importados en Sistema...17 Recomendaciones...17 Notas de Remisión (Ventas)...18 Introducción...18 Preparación del Formato...18 Restricciones...18 Revisión Notas de remisión importadas en Sistema...19 Recomendaciones...19 Análisis de Ventas...20 Datos Técnicos...20 Datos Operativos...20 Formatos de Presentación...20 Movimiento de Stock por Referencias...22 Datos Técnicos...22 Datos Operativos...22 Formatos de Presentación...23 Procesos Múltiples Asistidos por Utilitarios...24 Incorporación de Máximos Créditos...24 Datos Técnicos...24 Datos Operativos...24 Recomendaciones...24 Inicialización de Saldos de Inventarios...25 Datos Técnicos...25 Datos Operativos...25 Recomendaciones...25 Modificación Descripción Bancos...26 Datos Técnicos...26 Datos Operativos...26 Recomendaciones...26 Arregla Costos Sucursales...27 Datos Técnicos...27 Datos Operativos...27 Recomendaciones...27 Arregla Descuadres de Depósito en la Ficha del Producto...28 Datos Técnicos...28

4 Guía de Usuario Adones Utilitario s y Trasvasadores para Windows Datos Operativos...28 Recomendaciones...28 Trasvase de Datos de Excel a Gestión Comercial...29 Datos Técnicos...29 Datos Operativos...29 Requisitos...29 Explicación de los Campos requeridos por el Formato Productos:...29 Explicación de los Campos requeridos por el Formato Clientes:...31 Explicación de los Campos requeridos por el Formato Proveedores:...31 Campos requeridos por el Formato Series Lotes:...32 Importación de Datos...32 Revisión de Datos Trasvasados en Sistema...33 Recomendaciones...33

5 Procesos Múltiples Asistidos por Adones Adon Gestión Datos Técnicos Denominación: AdOnGestión3.2 Tipo Adon Tamaño Kb Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial para Windows Funciones: Importaciones Actualización de Precios Seguridad Remota Exportación e Importación de Clientes Exportación e Importación de Productos Datos Operativos Copie el Utilitario, AdOnGestión 3.2 en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema donde se ejecutará la rutina. El Utilitario es identificado mediante un icono amarillo. Para ejecutarlo presione dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características: Consta en su ventana principal de un menú (botón) en la parte superior izquierda el cual sirve para buscar la Base de Datos: Para Gestión Comercial la Base de Datos se denomina CompVentas.mdb Ruta Bdd: Con la ayuda del botón ( ), debe buscar la Base de Datos de Gestión Comercial (CompVentas) en la Carpeta donde realizó la instalación del Sistema, dentro de una Subcarpeta denominada Bdatos En el Menú Principal el usuario podrá elegir entre las siguientes opciones: Datos de Importación Actualizaciones de Precios Seguridad Clientes Productos Las opciones detalladas son excluyentes permitiendo de esta forma trabajar una opción a la vez. Pulse Aceptar para continuar con el proceso

6 Importaciones Introducción Gestión Comercial para Windows permite el manejo de Importaciones respetando el método de cálculo adoptado por el Usuario, utilizando para tal efecto un Utilitario denominado AdOnGestión3.2 El nexo entre el Utilitario y Gestión Comercial, es Excel. Preparación y Cálculo de la Hoja de Costos Deberá registrar los cálculos de los Costos que implicaron la desaduanización de la Mercadería. Se realizará en una hoja de Excel (adoptando el método que por experiencia se conozca más) después estos cálculos deben ser enlazados a un formato provisto por Tecnologías de Información denominado Costos. Explicación de los Campos requeridos por el formato en Excel: Encabezado del Formato: NroPliza: Es el número otorgado por el sistema de la Aduana Nacional de Bolivia ID. PROV.: Es el Código de Proveedor otorgado por el Sistema Gestión Comercial Fecha: Intervalo de tiempo (Fecha de Emisión de la Póliza de Importación) F PAGO: Forma de Pago (Valor FOB) pactada con el Proveedor IdDepósito: Código del Depósito, donde ingresará la Mercadería Venci. (días): Días de Crédito otorgados por el Proveedor para el vencimiento del valor FOB Cotización: Tipo de Cambio patrón dólar; que deberá estar relacionado con la fecha declarada tanto en la hoja de Excel como en Gestión Comercial Moneda: Local o Dólar IVA: Proporción del Impuesto a recuperar, figura en la Póliza de Importación Cuerpo del Formato: IdProducto: Código del Producto existente en Gestión Comercial Cantidad: Cantidades físicas que se incorporarán a Gestión Comercial Unidad: No es necesario declarar Fracción: No es necesario declarar FOB Unitario: Dato resultante del enlace de los cálculos auxiliares realizados Total: Resultante de la multiplicación entre la Cantidad y el Precio Unitario FOB CIF ADUANA: Unitario: Dato resultante del enlace de los cálculos auxiliares realizados Total: Resultante de la multiplicación entre la Cantidad y el Precio Unitario CIF ADUANA Precio con Impuesto: Unitario: Dato resultante del enlace de los cálculos auxiliares realizados (Precio CIF ADUANA ) Total: Resultante de la multiplicación entre la Cantidad y el Precio Unitario CON IMPUESTOS Actualiza: Método de actualización utilizado por el Sistema SI NO PPP Una vez que se llenaron estos campos se debe guardar la hoja de Costos con un nombre en una Carpeta específica para encontrarlo con mayor facilidad

7 Preparación de la Hoja de Series Lotes En los casos en que el usuario trabaje con Productos que tienen los atributos de Series o Lotes, es requisito indispensable realizar el llenado de la hoja Detalle de Series o Lotes. Para verificar la característica del Producto debe ingresar a Archivos/Productos/Datos de Producto. Explicación de los Campos requeridos por el Formato Series Lotes: Cuerpo del Formato: IdProducto: Código del Producto existente en Gestión Comercial y declarado en la primera hoja del formato Costos. Serie: Identifica sólo una Unidad de todas las Cantidades declaradas (es decir, si se declararon 10 Unidades en la primera hoja del formato necesariamente deberán declararse 10 Series identificando al Producto). Lote: Identifica un Acumulado de Cantidades, es importante recordar que cuando se esté trabajando con Lotes se deberá escribir la palabra Lote como prefijo antes de incorporar el identificador que distinguirá a la Cantidad declarada. Fecha de Vencimiento: Es el tiempo límite de la Garantía del Producto para el caso de Series y de Lotes es el término en que el Producto es apto para consumo. Precio Local: Es la réplica de la columna Precio con Impuesto Unitario de la primera hoja del formato Excel. Precio 2da Moneda: Es la traducción del Precio Unitario en Moneda Local x el Tipo de Cambio (patrón Dólar). En los casos en los que el usuario no use Series/Lotes, debe dejar en blanco el formato, no debe eliminarlo

8 Incorporación de los datos calculados en Importaciones Haciendo uso del AdOnGestion 3.1, se podrán importar los datos calculados en el formato Excel. Plantilla: Pulse el botón Importar y a continuación busque el Archivo en Excel el cual debe contener el formato requerido y sus datos debidamente calculados y llenados. Forma de Pago: Dependiendo de la forma pactada con el Proveedor a nivel de Factura comercial (Valor FOB por lo general), usted puede elegir Contado u Otro. Si elige la opción Otro debe configurar la Forma de Pago: Debe elegir Cta. Cte., pulse Enter, notará que el Sistema trajo consigo el Monto perteneciente al Valor FOB, pulse Enter, luego Configurar, se desplazará una ventana que permitirá Configurar el Plazo de Crédito otorgado con el Proveedor. Terminada esta operatoria pulse Aceptar, notará que volvió a la ventana Forma de Pago Proveedores, pulse Aceptar nuevamente y regresa al formulario principal de la opción de Importaciones, pulse Aceptar para grabar la información, en ese instante el Utilitario comenzará a trabajar sobre la BDD de Gestión Comercial. Revisión de Datos Importados en Gestión Comercial Para verificar que los datos de Importación fueron correctamente incorporados al Sistema diríjase a Gestión Comercial, debe verificar lo siguiente: - 4 -

9 Datos de Productos Diríjase a Gestión Comercial Ingrese en Archivos/ Productos/ Datos de Productos (elija un Producto para realizar el seguimiento). Para verificar que los datos hayan sido actualizados correctamente compare la columna CIF ADUANA del formato de Excel y la columna Cantidad. Ambos datos deben coincidir en la Ficha del Producto. Navegador de Productos Para ratificar que los datos incorporados hayan sido actualizados correctamente debe dirigirse a: Archivos/Productos/Navegador de Productos Movimientos de Stock Para verificar que los datos incorporados han sido actualizados correctamente debe dirigirse a: Reportes/Movimientos de Stock/Otros, elija el Producto con el que está realizando el seguimiento. Reportes Contables Para verificar que los datos incorporados han sido actualizados correctamente debe dirigirse a: Reportes/Contables/Valoración Contable General, elija el Producto con el que está realizando el seguimiento. Reportes Contables Series - Lotes En los casos en que trabaje con Productos que contienen el atributo de Series o Lotes y realizó el trabajo de importarlos, verifique que los datos han sido consignados en forma correcta en: Reportes/Movimientos de Stock/Series Lotes también diríjase a Reportes/Contables/Valorización Contable/Series Lotes Para facilitar el seguimiento, Gestión Comercial provee Reimpresión del documento importado en el Sistema, ingrese a Compras/Reimpresión/P. Importación Para finalizar el proceso de revisión diríjase a Reportes/Contables/Libros/Libro CIF/FOB y a Reportes/Contables/Libros de Importación. Contabilización Los gastos incurridos de carácter local, que integraron los Costos generados en Excel deben ser incorporados en forma individual en el Sistema mediante Compras (ya sean normales, o especiales), incorporando un Concepto, no los Productos. Esto permitirá sistematizar el Estado de Cuentas por Pagar si es que existiese, y sistematizará el Proceso de Contabilización de los Valores (se sugiere utilizar la cuenta Mercaderías en Tránsito) Incorpore una Referencia específica que identifique los gastos locales incurridos por Importación. Es necesario separar los gastos que generaron Crédito Fiscal de los que no, para facilitar el procesamiento de las Compras

10 Para Contabilizar los datos es necesario generar dos Asientos Predefinidos, uno que esté integrado en las Compras de carácter local y que al momento de generar el Cierre Contable actualice la Cuenta Mercaderías en Tránsito, y el otro que consulte el Libro de Importaciones que se encargará de actualizar la Cuenta Inventarios y cerrar la Cuenta Mercaderías en Tránsito. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Cuando el Utilitario se esté ejecutando y esté realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos, ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema. Terminada la operatoria ingrese al Sistema y confirme que los datos configurados ingresaron correctamente

11 Seguridad Introducción Gestión Comercial para Windows permite importar y exportar perfiles de Seguridad por usuario, haciendo uso del AdonGestion 3.2, a través de la opción Seguridad. Creación de Usuarios y Permisos Es necesario que todos los usuarios y sus perfiles se encuentren en el Sistema. Para realizar la creación de nuevos usuarios ingrese a Herramientas Seguridad Mantenimiento de Usuarios 1. Login: Es el identificador con el que se crea al usuario 2. Password: Clave de Acceso para el usuario 3. Usuario: Creado como Empleado en el Sistema. A continuación pulse Aceptar y el Sistema desplazará la confirmación de que fue creado exitosamente. Asignación de Permisos Creado el usuario debe asignarle un perfil de Seguridad Habilitando o Deshabilitando a través: 1.- Opciones de Menú 2.- Opciones Específicas 3.- Ingreso a Depósitos 4.- Reimpresiones. 1.- Cuenta: Permite elegir al usuario con el que se trabajará los Accesos a Menús. 2.- >>: Esta opción permite trasladar los Menús u Opciones sobre las que la Cuenta elegida no podrá acceder cuando ingrese al Sistema. 3.- <<: Esta opción permite Habilitar los Menús u Opciones sobre las que la cuenta elegida podrá acceder cuando ingrese al Sistema. 4.- Restricción de Depósitos: Mediante esta opción se Habilita o Restringe el Ingreso a los Almacenes. 5.- Reimpresiones: Esta opción habilita determinados Documentos a ser Reimpresos. A continuación se debe pulsar Actualizar y el Sistema desplazará un mensaje que confirmará que la Seguridad fue actualizada correctamente. Exportación de perfiles de Seguridad Haciendo uso del AdOnGestion 3.1, se podrán exportar los perfiles de Seguridad configurados en Sistema. 1. Exportar Seguridad: Permitirá exteriorizar todas los perfiles de Seguridad por usuario. 2. Usuarios: El Utilitario permite seleccionar los Usuarios que se desean exportar. 3. Aceptar: Culminada la operatoria pulse Aceptar, a continuación el Sistema desplazará un mensaje que confirmará la creación de un Archivo encriptado que contiene la Seguridad con los Usuarios exportados, pudiendo el administrador del Sistema enviar el Archivo por - 7 -

12 el medio que sea de su preferencia (CD, USB, Disquete o ). Para enviar los esquemas de Seguridad exportados diríjase al path (dirección) que el Utilitario visualizó al momento de pulsar la tecla Aceptar. El Archivo se denomina ImportacionSeguridad.dat. Importación de Perfiles de Seguridad Para poder incorporar los datos de Seguridad Remota deberá ingresar al Utilitario. Haciendo uso del AdOnGestion 3.1, se podrán Importar los perfiles de Seguridad configurados y exportados en el Archivo ImportacionSeguridad.dat. El Archivo debe ser copiado en la computadora donde se encuentra el programa. 1. Importar Seguridad: Permite habilitar la opción Importar. 2. Importar: Por medio de este icono el usuario debe incorporar el Archivo Importación Seguridad.dat. 3. Aceptar: A continuación el Sistema desplazará un mensaje: Desea ingresar los datos, pulse Sí. 4. A continuación se desplazará un mensaje que confirmará que los datos de la Seguridad fueron Actualizados correctamente. Verificación de Seguridad Importada Para verificar que los cambios en Seguridad fueron Importados en forma correcta, ingrese a Herramientas/Seguridad/Asignación de Permisos. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Compacte su BDD Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema

13 Creación de Clientes Introducción Gestión Comercial para Windows permite Importar y exportar datos de Clientes, haciendo uso del AdonGestion 3.2, a través de la opción Clientes. Esta opcion permite dar de alta Clientes nuevos en una sola Base de Datos y replicar a varias Bases de Datos sin necesidad de que los operadores participen en la Creación de la Ficha desde Archivos. Exportación de Datos de Clientes Para realizar la Exportación de Datos de Clientes debe pulsar doble clic sobre el icono del AdonGestion 3.2, a continuación debe seguir los siguientes pasos (Ver imagen adjunta). 1. Con la ayuda de los tres puntos ( ), que están a continuación de la Ruta Bdd, deberá buscar la Base de Datos que generalmente se encuentra en la Carpeta gcs30 o gcs dentro la Carpeta Bdatos, la misma se llama Comp Ventas. 2. Elija la opción Clientes, finalmente Aceptar. A continuación se abrirá otro formulario donde se consignará lo siguiente: 1. Deberá escoger la opción Exportar. 2. Escoja los Clientes que exportará hacia otra Base de Datos. 3. Al pulsar Aceptar el Sistema desplazará el mensaje de Creación de Archivo. 4. Se desplaza una dirección donde se ha creado un Archivo de tipo dat, permitiendo al Administrador del Sistema enviarlo por el medio que sea de su preferencia (CD, USB, Disquete o ). Para enviar los datos exportados diríjase al path (dirección) que el Utilitario visualizó al momento de pulsar la tecla Aceptar. El Archivo se denomina ImportacionClientes.dat. Importación de Datos de Clientes Recepción y Descompresión de Archivos Una vez que ha recibido el Archivo de Importación de Clientes deberá Descomprimirlo en cualquier lugar de su disco fijo, se sugiere la creación de una Carpeta específica 1. Elija la opción Clientes, luego Aceptar. Importación de Datos A continuación se desplaza el formulario Llena Datos de Clientes donde deberá seguir los siguientes pasos: (Ver imagen adjunta). Elegir la opción Importar Clientes, a continuación con la ayuda del botón Importar busque el Archivo ImportarClientes que ha enviado, finalmente deberá guardar y Aceptar. Vuelva a la interfase principal y siga los siguientes pasos: - 9 -

14 Pulse Aceptar, se desplaza un mensaje que confirma si desea almacenar los datos, la repuesta debe ser Sí, a continuación el Sistema almacena los Datos de Clientes en forma exitosa. Revisión de Datos de Clientes importados en Sistema Para verificar que los datos de Clientes han sido importados correctamente, ingrese a Gestión Comercial menú Archivos/Clientes/Datos de Clientes. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema

15 Creación de Productos Introducción Gestión Comercial para Windows permite Importar y Exportar datos de Productos, haciendo uso del AdonGestion 3.2, a través de la opción Productos. Esta opción permite exportar los datos de Productos de una Base de Datos hacia otra, respetando todas las condiciones de Creación de los Productos, evitando de esta forma que los operadores en las Sucursales participen en la creación. Exportación de datos de Productos Para realizar la Exportación de Datos de Productos debe pulsar doble clic sobre el icono del AdonGestion 3.2, a continuación debe seguir los siguientes pasos: (Ver Imagen adjunta) 1. Con la ayuda de ( ) busque la Base de Datos que generalmente se encuentra dentro de la Carpeta Bdatos, la misma se denomina CompVentas. 2. Elija la opción Productos, finalmente Aceptar. A continuación se abrirá otro formulario donde deberá consignar lo siguiente: 1. Escoger la opción Exportar. 2. Escoja los Productos que se Exportarán hacia otra Base de Datos. 3. Al pulsar Aceptar el Sistema desplazará el mensaje de Creación de Archivo. 4. Se desplaza la dirección donde se creó un Archivo de tipo dat permitiendo al Administrador del Sistema enviarlo por el medio que sea de su preferencia. Para enviar los datos Exportados diríjase al path (dirección) que el Utilitario desplazó al momento de pulsar la tecla Aceptar. El Archivo se denomina ImportacionProductos.dat. Importación del Archivo de Productos Recepción y Descompresión de Archivos Una vez que ha recibido el Archivo de Importación de Productos deberá Descomprimirlo en cualquier lugar de su disco fijo, se sugiere crear una Carpeta específica. Importación de Datos Se desplazará el formulario Llena Datos de Productos donde debe seguir los siguientes pasos: (Ver imagen adjunta). Elija la opción Importar Productos, a continuación con la ayuda del botón Importar debe buscar el Archivo ImportaciónProductos finalmente deberá guardar y Aceptar. Volverá a la interfase principal donde debe seguir los siguientes pasos:

16 Pulsar Aceptar, a continuación se desplaza un mensaje que confirma si desea almacenar los datos, la respuesta es Sí, a continuación el Sistema almacena los datos de Productos en forma exitosa. Revisión de Datos de Productos Importados en Sistema Para verificar que los Datos de Productos han sido Importados correctamente, ingrese a Archivos/Productos/Datos de Productos. Recomendaciones Antes de o perar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Batos. Cuando el Utilitario está ejecutando y realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema

17 Llena Datos Excel Datos Técnicos Denominación: LlenaDatosDeExcelSuite y Mega Tipo Adon Tamaño - 2,108 Kb. Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial para Windows Funciones: Saldos de Clientes (Cuentas por Cobrar) Saldos de Proveedores (Cuentas por Pagar) Notas de Remisión (Ventas) Datos Operativos Copie el Utilitario LlenaDatosDeExcelSuite ymega, en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema donde se ejecutará la rutina. El Utilitario es identificado mediante un icono amarillo. Para ejecutarlo presione dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características: El Utilitario consta en su ventana principal de un menú (botón) en la parte superior izquierda el cual sirve para buscar la Base de Datos: Para Gestión Comercial la Base de Datos se denomina CompVentas.mdb Ruta Bdd: Con la ayuda del botón ( ), debe buscar la Base de Datos CompVentas en la Carpeta donde realizó la Instalación del Sistema, dentro de una Subcarpeta denominada Bdatos. En el Menú Principal el usuario podrá elegir entre las siguientes opciones: Saldos de Clientes Saldos de Proveedores Remitos Las opciones detalladas son excluyentes permitiendo de esta forma trabajar una opción a la vez. Pulse Aceptar para continuar con el proceso

18 Saldos de Clientes (Cuentas por Cobrar) Introducción Gestión Comercial para Windows asistido con el Adon LlenaDatosdeExcelSuite y Mega e incorporar los Saldos de Cuentas por Cobrar en forma Global o por Factura de todos los Clientes que se encuentran en el Sistema. El nexo para la conexión entre el Utilitario y Gestión Comercial es Excel Preparación del Formato Para trasladar la información de Saldos de Clientes se debe utilizar una hoja de cálculo de Excel respetando los siguientes campos: Id de Cliente: Es el Código asignado para el Cliente que tiene que estar creado en el Sistema. Nombre: Identifica el nombre o Razón Social del Cliente. Saldo Local: Monto adeudado por el Cliente en Bolivianos. Saldo Dólar: Equivalente en Moneda Dolarizada. Nro de Factura : Nú mero de Nota que adeuda Fecha de Emisión: Fecha en la que salió la Nota hacia el Cliente. Fecha de Pago: Fecha tope de Crédito. Restricciones No permite Saldos Negativos Cuando un Cliente debe varias Notas éstas tienen que estar detalladas en diferentes filas Los Códigos de Clientes deberán estar creados previamente en Gestión Comercial Los Montos de Máximos Créditos permitidos deberán estar confeccionados en Gestión Comercial Se deberá respetar el Ordenamiento de casillas Deberá ingresar todos los campos requeridos por el Utilitario. Una vez que se terminó el llenado de los Saldos de Clientes en la hoja de cálculo de Excel se deberá guardar con un nombre en cualquier unidad del disco fijo. Para poder Trasvasar la plantilla de Excel se deberá pulsar la opción Importar y buscar el Archivo de Excel que contiene los datos ya confeccionados. A continuación se desplazará un mensaje de Procesando espere por favor, en ese momento el Utilitario empezará a extractar la información del Excel hacia el formulario Saldos de Cuenta Corriente, cuando la Importación haya llegado a su fin el Utilitario desplazará un mensaje informando que la Importación de datos ha sido exitosa, pulse Aceptar. Para verificar qué datos no fueron trasvasados debe dirigirse a Datos No Registrados, esto en el caso de los Registros procesados, rechazados por no ajustarse a los lineamientos estipulados párrafos arriba. Después de este paso se deberá pulsar Aceptar la información registrada será trasladada del Utilitario a Gestión Comercial

19 Revisión de Datos de Cuentas por Cobrar Importados en Sistema Para verificar que los cambios en el Estado de Cuentas por Cobrar fueron Importados en forma correcta, ingrese a Gestión Comercial menú Cuentas Corrientes/Clientes/Resumen de Cuenta Corriente Clientes Los siguientes Reportes serán Actualizados con los datos incorporados: Resumen de Cuentas Corrientes que se encuentra en Reporte/Contables/Cuentas Corrientes Vencimientos de Cuenta Corriente que se encuentra en Reportes/Vencimientos en Cta. Corriente Recuperación que se encuentra en Cobranzas Pagos/Caja Bancos/Flujo de Caja Clientes Contabilización Los datos procesados por medio del Adon LlenaDatosdeExcelSuiteyMega, deberán ser dados de Alta en Contabilidad General por medio de un Asiento Contable, con el objetivo de compatibilizar información en ambos Sistemas. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Compacte su BDD Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema

20 Saldo de Proveedores (Cuentas por Pagar) Introducción Gestión Comercial para Windows asistido con el Adon LlenaDatosdeExcelSuite y Mega permite incorporar los Saldos de Cuentas por Pagar en forma Global o por Factura de todos los Proveedores que se encuentran en el Sistema El nexo para la conexión entre el Utilitario y Gestión Comercial es Excel Preparación del Formato Para trasladar la información de Saldos de Proveedores se debe utilizar una hoja de cálculo de Excel respetando los siguientes campos: Id de Proveedor: Es el Código Asignado para el Proveedor previa creación en Gestión Comercial. Nombre: Es la Razón Social del Proveedor. Saldo Local: Monto por Pagar al Proveedor en Bolivianos. Saldo Dólar: Equivalente en Moneda Dolarizada. Nro de Factura: Número de Nota por Pagar Fecha de Emisión: Fecha en la que el Proveedor hizo entrega de la Factura o Nota de Remisión. Fecha de Pago: Fecha tope de Crédito. Restricciones No permite Saldos Negativos. Cuando a un Proveedor se le debe por varias Notas, éstas tienen que estar detalladas en diferentes filas. Los Códigos de Proveedor deberán estar creados previamente en Gestión Comercial. Los Montos de Máximos Créditos permitidos deberán estar confeccionados en Gestión Comercial. Se deberá respetar el Ordenamiento de casillas. Deberá ingresar todos los campos requeridos por el Utilitario. Al terminar con el llenado de los Saldos de Proveedor en la hoja de cálculo de Excel se deberá guardar con un nombre en cualquier unidad del disco fijo. Para importar la planilla de Excel se deberá pulsar la opción Importar y buscar el Archivo de Excel que contiene los datos ya confeccionados. A continuación se desplazará un mensaje de Procesando espere por favor, en ese momento el Utilitario empezará a extractar la información del Excel hacia el formulario Saldos de Cuenta Corriente Proveedores, cuando la Importación haya concluido se desplazará un mensaje informando que la Importación de datos ha sido exitosa, pulse Aceptar. Para verificar qué datos no fueron trasvasados debe dirigirse a Datos No Registrados, esto para el caso de los Registros procesados que fueron rechazados por no ajustarse a los lineamientos estipulados párrafos arriba

21 Revisión de Datos de Cuentas por Pagar Importados en Sistema Para verificar que los cambios en el Estado de Cuentas por Pagar fueron Importados en forma correcta, ingrese a Gestión Comercial menú Cuentas Corrientes/Proveedores/Resumen de Cuenta Corriente Proveedores. Los siguientes Reportes serán Actualizados con los datos incorporados: Resumen de Cuentas Corrientes que se encuentra en Reporte/Contables/Cuentas Corrientes Vencimientos de Cuenta Corriente que se encuentra en Reportes/Vencimientos en Cta. Corriente Recuperación que se encuentra en Cobranzas Pagos/Caja Bancos/Flujo de Caja Proveedores Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Compacte su BDD Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema

22 Notas de Remisión (Ventas) Introducción Gestión Comercial para Windows asistido con el Adon LlenaDatosdeExcelSuiteyMega permite incorporar Notas de Remisión o Ventas con Productos que manejan Envases y Productos con Peso. El nexo entre el Sistema y el Adon es un formato en Excel. Preparación del Formato Para trasladar la información de Remitos de Clientes (Notas de Despacho) se debe utilizar una hoja de cálculo de Excel respetando los siguientes campos: Fecha: Es la fecha en la cual salió la Nota de Despacho. Nro: Es el número de la Nota de Despacho. Id de Cliente: Código de Cliente, asignado en el Sistema a través de datos de Clientes. Id de Responsable: Código del encargado en Ventas, asignado en el Sistema a través de datos de Empleado. Id de Depósito: Código del Almacén de donde se realizará el Descuento de la Mercadería vendida. Cantidad Envase: Número de Envases utilizados. Id de Envase: Código del Envase creado en el Sistema como Producto. Id de Producto: Código del Producto vendido. Cantidad: Unidades vendidas. Neto: Peso del Producto. Precio: Valor en Bolivianos Precio Dólar: Equivalente Dolarizado. Importe: Monto a Cobrar en Bolivianos. Importe Dólar: Equivalente en Moneda Dolarizada. Restricciones Las Notas de Remisión utilizando el Adon, sólo operan en BDDS que manejan Productos con Envases y que son vendidos por Peso. Es necesario respetar Cronología de Fecha y de Transacción para realizar la operatoria. Los Precios al momento de Facturar no deben variar. Deberán existir Cantidades suficientes de Inventario en Almacenes para realizar las Ventas en Excel, no se permite realizar Ventas en negativo. Los Montos de Máximos Créditos permitidos deberán estar confeccionados en Gestión Comercial. Cuando un Cliente debe varias Notas, éstas tienen que estar detalladas en diferentes filas. Los Códigos de Clientes deberán estar creados previamente en Gestión Comercial. Se deberá respetar el Ordenamiento de casillas. Deberá ingresar todos los campos requeridos por el Utilitario Una vez que se ha terminado con la preparación del formato requerido, guarde el Archivo con un nombre en cualquier unidad del disco fijo

23 Para poder Trasvasar la planilla de Excel se deberá entrar en Importar y buscar el Archivo de Excel que contiene los datos ya confeccionados. A continuación se desplazará un mensaje de Procesando espere por favor, en ese momento el Utilitario empezará a extractar la información del Excel hacia el formulario Remitos, cuando la Importación haya llegado a su fin se desplazará un mensaje informando Importación de datos exitosa, pulse Aceptar. Para verificar qué datos no fueron trasvasados debe dirigirse a Datos No Registrados, esto en caso de los Registros procesados que fueron rechazados por no ajustarse a los lineamientos estipulados párrafos arriba. Terminada la Importación de los datos saldrá un mensaje Desea almacenar la información de los Remitos pulse Sí. A continuación el Utilitario empezará a escribir los datos en la Base de Datos de Gestión Comercial. Revisión Notas de remisión importadas en Sistema Para verificar que las Notas de Venta fueron Importadas en forma correcta, ingrese a Gestión Comercial menú Reportes/Documentos Pendientes/Notas de Remisión. Estarán disponibles los documentos para ser Facturados en forma individual o en lote. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Compacte su BDD Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema

24 Análisis de Ventas Datos Técnicos Denominación: AdOnAnalisisVenta Tipo Adon Tamaño Kb Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial, Gestión Educativa. Función Emite un Reporte de Ventas por Productos entre Rangos de Fecha. Observaciones: Trabaja con el BDREPORTES, para obtener información actualizada es necesario Actualizar el BdReportes.mdb, Trasvasando la tabla Ventas, antes de ejecutar el Adon. Datos Operativos Copie el Utilitario AdOnAnalisisVenta en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema con el que se realizará el análisis. Para ejecutarlo se deberá presionar dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características: El Utilitario consta en su ventana principal de un menú (botón) en la parte superior izquierda el cual sirve para buscar la Base de Datos de donde se filtrará la información: Para Gestión Comercial la Base de Datos de análisis se denomina BdReportes.mdb. Para Gestión Educativa la Base de Datos de análisis se denomina BdReportes.mdb. Cuenta también con las siguientes opciones que permitirán visualizar la información requerida: 1. Reporte: En esta etiqueta tiene las opciones de cómo se desea filtrar la información a ser impresa. Tiene la opción de imprimir Todo o por Rango de Fechas y también de escoger el Tipo de Moneda Bolivianos ó Dólares. 2. Salida: En esta etiqueta se tienen las siguientes opciones de Exportación: Estándar, Es por defecto, genera un Reporte para ser visualizado e impreso. Excel (AnalisisdeVentas.xls), Saca el Reporte en formato Excel, el cual puede ser editado impreso etc. HTML (AnalisisdeVentas.html), Saca el Reporte en formato de una hoja de HTML que puede ser visualizada en el IE o en cualquier otro navegador de Internet. WORD (AnalisisdeVentas.doc), Saca el Reporte en formato de documento Word. PDF (AnalisisdeVentas.pdf), Saca el Reporte en formato de Pdf el cual puede ser abierto con el programa Adobe Acrobat Reader. Texto (AnalisisdeVentas.txt), Saca el Reporte en formato txt el cual puede ser abierto en cualquier Editor de Texto. Salida, Cuenta también con la opción de Cambiar dirección (cambiar Directorio) donde se guardará el Archivo AnalisisdeVentas (nombre del Archivo por defecto) en el disco fijo o Carpeta que el usuario elija. Una vez definido el tipo de filtración de datos para generar el Reporte presione el botón Aceptar caso contrario Salir para cerrar la ventana. Formatos de Presentación El Utilitario permite visualizar la información en dos variantes:

25 1. Agrupada por Producto, presentando los siguientes campos: Producto Código de Producto Factura Cantidad Vendida Costo de Ventas Precio de Venta Márgenes de Utilidad Bruta Emitiendo al final del Reporte un recuadro que permite obtener Totales Generales de Costos, Precios de Venta, y Márgenes de Utilidad de todos los Productos en el Rango de Fecha consultado. 2. Estándar, presentando los siguientes campos: Producto Código de Producto Factura Cantidad Vendida Costo de Ventas Precio de Venta Márgenes de Utilidad Bruta Importante : La columna Costo Ventas, refleja el último Precio Promedio Ponderado registrado en la BDD para el Producto

26 Movimiento de Stock por Referencias Datos Técnicos Denominación: MovStockValorado Tipo Adon Tamaño - 88 Kb. Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial, Gestión Educativa. Función Emite un Reporte por Referencias del Movimiento de Stock Valorado de la empresa Observaciones: Trabaja con el BDREPORTES. Para obtener información actualizada debe Actualizar el BdReportes.mdb, Trasvasando la Tabla Productos y Movimientos, antes de ejecutar el Adon. Datos Operativos Copie el Utilitario MovStockValorado, en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema con el que se realizará el análisis. Para ejecutarlo se deberá presionar dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características: El Utilitario consta en su ventana principal de un Menú (botón) en la parte superior izquierda el cual sirve para buscar la Base de Datos de donde se Filtrará la información: Para Gestión Comercial la Base de Datos de análisis se denomina BdReportes.mdb Para Gestión Educativa la Base de Datos de análisis se denomina BdReportes.mdb Cuenta también con las siguientes opciones que permitirán visualizar la información requerida: 1. Reporte, En esta etiqueta tiene las opciones de cómo se desea filtrar la información a ser impresa. Tiene la opción de Imprimir Todo o por Rango de Fechas y también escoger el Tipo de Moneda Bolivianos ó Dólares. Permite elegir las Referencias utilizadas al momento de generar Transacciones con el Sistema. 2. Salida, En esta etiqueta se tienen las opciones de Exportación contando con las siguientes : Estándar, Es por defecto, genera un Reporte para ser visualizado e impreso. Excel (MovimientoStockVa lorado.xls), Saca el Reporte en formato de hoja de cálculo de Excel, el cual puede ser editado impreso etc. HTML (MovimientoStockValorado.html), Saca el Reporte en formato de una hoja de HTML que puede ser visualizada en el IE o en cualquier otro navegador de Internet

27 WORD (MovimientoStockValorado.doc), Saca el Reporte en formato de documento Word. PDF (MovimientoStockValorado.pdf), Saca el Reporte en formato de Pdf el cual puede ser abierto con el programa Adobe Acrobat Reader. Texto (MovimeientoStockValo rado.txt), Saca el Reporte en formato txt el cual puede ser abierto en cualquier Editor de Texto. Salida cuenta también con la opción de Cambiar dirección (cambiar Directorio) donde se guardará el Archivo AnalisisdeVentas (nombre del Archivo por defecto) en el lugar de disco fijo o Carpeta que el usuario elija. Una vez definido el tipo de Filtración de datos para generar el Reporte presione el botón Aceptar caso contrario Salir para cerrar la ventana. Formatos de Presentación El Utilitario permite visualizar la información en dos variantes: 3. Resumido, presenta los siguientes campos: Producto Código de Producto Ingresos - Físicos Ingresos - Valorados Egresos - Físicos Egresos - Valorados Emitiendo al final del Reporte un recuadro que permite obtener Totales Generales de Ingresos y Egresos (Físicos Valorados) para cada Producto. 4. Detallado, presenta los siguientes campos: Depósito Referencia utilizada Producto Código de Producto Ingresos - Físicos Ingresos - Valorados Egresos - Físicos Egresos Valorados Emitiendo al final del Reporte un recuadro que permite obtener Totales generales de Ingresos y Egresos (Físicos Valorados) para cada Producto y para cada Referencia utilizada

28 Procesos Múltiples Asistidos por Utilitarios Incorporación de Máximos Créditos Datos Técnicos Denominación: PoneMaxCréditos Tipo Adon Tamaño - 28 Kb. Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial, Gestión Educativa Función Permite incorporar Máximos Créditos a todos los Clientes declarados. Datos Operativos Copie el Utilitario PoneMaxCredito, en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema en el que se ejecutará la rutina. Para ejecutarlo se deberá presionar dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características: 1. Ruta Base Datos, pulse el botón ( ), se desplazará una ventana que permitirá buscar el disco fijo y la Carpeta donde ha sido instalado el programa, debe buscar la Base de Datos. Para Gestión Comercial la Base de Datos se denomina CompVentas.mdb Para Gestión Educativa la Base de Datos se denomina grabdgeducativa.mdb Una vez que la encontró pulse la opción Abrir 2. Máximo Crédito, incorpore el Monto Máximo de Crédito para todos los Clientes. 3. Finalmente pulse la opción Realiza Proceso, esta operatoria demorará algunos minutos emitiendo al finalizar un mensaje que indicará la conclusión de la operación. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema. Terminada la operatoria ingrese al Sistema y confirme que los datos configurados ingresaron correctamente por medio del menú Archivos/Clientes/Datos de Clientes, revise la opción Máximo Crédito

29 Inicialización de Saldos de Inventarios Datos Técnicos Denominación: IniciaStock Tipo Adon Tamaño - 84 Kb. Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial Función Permite inicializar el Stock de una Base de Datos a partir de otra Base de Datos de la misma empresa, facilitando que la carga no sea manual por la Cantidad de Productos que pudiera tener. Observaciones - Aplicable a cualquier Base de Datos que cumpla las siguientes condiciones: La Tabla Origen debe ser la que se va a copiar La Tabla Destino es la que se Actualizará (debe encontrarse Acerada previamente). Datos Operativos Copie el Utilitario IniciaStock, en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema al que se ejecutará la rutina. Para ejecutarlo se deberá presionar dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características: 1. Pulse la opción Origen, a continuación se desplazará una ventana que permitirá buscar el disco fijo y la Carpeta donde instaló el programa, debe buscar la BDD a exportar. Para Gestión Comercial la Base de Datos se denomina CompVentas.mdb 2. Pulse la opción Destino, a continuación se desplazará una ventana que permitirá buscar el disco fijo y la Carpeta donde se encuentra la Base de Datos Acerada, lista para recepcionar los Saldos Iniciales. Finalmente pulse la opción Iniciar Proceso, esta operatoria demorará algunos minutos, aparecerá una ventana que le permite visualizar los datos requeridos para realizar la importación de información. 3. Para incorporar los Saldos pulse la opción Aceptar/Grabar, en ese instante el Sistema generará el Comprobante de Ingreso de los Productos exportados operando sobre la Base de Datos Destino Acerada. Recomendaciones Cuando el Utilitario se está ejecutando ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema. Base de Datos Origen debe contener datos de Inventarios. Base de Datos Destino debe estar Acerada

30 Modificación Descripción Bancos Datos Técnicos Denominación: CambiaDescBanco Tipo Adon Tamaño - 48 Kb. Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial, Gestión Educativa Función Permite Modificar la Descripción de los Bancos declarados en el Sistema. Datos Operativos Copie el Utilitario CambiaDescBanco, en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema al que se ejecutará la rutina. Para ejecutarlo se deberá presionar dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características: 1. Seleccione el camino de la Base de Datos, pulse el botón Buscar, se desplazará una ventana que permitirá buscar el disco fijo y la Carpeta donde ha sido instalado el programa, debe buscar la Base de Datos. Para Gestión Comercial la Base de Datos se denomina CompVentas.mdb Para Gestión Educativa la Base de Datos se denomina grabdgeducativa.mdb Una vez que la encontró pulse la opción Abrir 2. Banco Actual, Elija con la ayuda de la flecha el Banco que requiere modificar a nivel de descripción 3. Banco Nuevo, digite la descripción nueva que adoptará el Banco elegido. 4. Finalmente pulse la opción Iniciar Proceso, esta operatoria demorará algunos minutos emitiendo al finalizar un mensaje que indicará la conclusión de la operación. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema. Terminada la operatoria ingrese al Sistema y confirme que los datos configurados ingresaron correctamente por medio del menú Archivos/Diccionario Varios/Bancos/Descripción

31 Arregla Costos Sucursales Datos Técnicos Denominación: FixPPP Tipo Adon Tamaño - 2,158 Kb. Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial, Gestión Educativa Función - Actualiza el PPP y Precios de Compra, manteniendo fijo el Precio de Venta, de una Base de Datos en base a un Archivo TXT que contiene los datos de Productos. Restricciones - El algoritmo utilizado para el cambio es para cuando la diferencia entre el PPP del Archivo de texto y el PPP de la Base de Datos es mayor al 10% original, se Actualizan los datos del Producto. Sólo aplicable a empresas en que el PPP es igual al Precio de Compra. Emplea la Moneda Local como Principal Datos Operativos Copie el Utilitario Arregla Costos Sucursales, en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema al que se ejecutará la rutina. Para ejecutarlo se deberá presionar dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características: 1. Pulse la opción Buscar, a continuación se desplazará una ventana que permitirá buscar el disco fijo y la Carpeta donde ha sido instalado el programa, debe buscar la Base de Datos. Para Gestión Comercial la Base de Datos se denomina CompVentas.mdb Para Gestión Educativa la Base de Datos se denomina BDGEducativa.mdb Una vez que la encontró pulse Abrir 2. Finalmente pulse Iniciar Proceso, esta operatoria demorará algunos minutos emitiendo al finalizar un mensaje que confirmará que la operación fue culminada satisfactoriamente visualizando el número de Registros procesados. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema

32 Arregla Descuadres de Depósito en la Ficha del Producto Datos Técnicos Denominación: Stock_Productos Tipo Adon Tamaño - 60 Kb. Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial, Gestión Educativa Función - Corrige Descuadres generados entre Fichas de Depósitos, Restricciones - Aplicable en los casos que el Depósito muestre Cantidad superior a la de la Ficha del Producto. Observaciones Opera en BDD que manejan Precios por Depósito NO Datos Operativos Copie el Utilitario Stock_Productos en el disco fijo donde se encuentra el Servidor del Sistema al que se ejecutará la rutina. Para ejecutarlo presione dos veces el botón izquierdo del Mouse, a continuación se presentará una interfase con las siguientes características. 1. Pulse la opción Buscar, a continuación se desplazará una ventana que permitirá buscar el disco fijo y la Carpeta donde ha sido instalado el programa, debe buscar la Base de Datos. Para Gestión Comercial la Base de Datos se denomina CompVentas.mdb Para Gestión Educativa la Base de Datos se denomina BDGEducativa.mdb Una vez que la encontró pulse Abrir 2. Luego Aceptar, esta operatoria permitirá ingresar al formulario principal del Utilitario donde debe realizar los siguientes procedimientos: Código Producto: Digite el del Producto que presenta Descuadre o escójalo del combo. Cantidades a Eliminar, Entero: presione Enter para habilitar la grilla, digite la Cantidad, o mantenga en cero, en caso de no existir variantes. Fracción: Posicione el cursor, Enter, para habilitar la grilla, digite la Cantidad o mantenga en cero en caso de no existir variantes Concluido con todos los Productos, pulse Grabar Datos, para Actualizar, el Sistema mandará un mensaje de confirmación, presione Aceptar para actualizar la Base de Datos. Recomendaciones Antes de operar con el Utilitario saque un Backup de la Base de Datos. Cuando el Utilitario se está ejecutando y está realizando las Actualizaciones sobre la Base de Datos ningún usuario debe estar trabajando con el Sistema

33 Trasvase de Datos de Excel a Gestión Comercial Datos Técnicos Denominación: IngresaPCP31_36 Tipo Adon Tamaño Kb. Sistemas con los que actúa: Gestión Comercial, Gestión Educativa Funciones: Permite incorporar Clientes, Proveedores y Productos Datos Operativos Requisitos Para utilizar el Trasvasador de Datos de Excel, se deben hacer las siguientes consideraciones: Disponer de una Base de Datos (CompVentas.mdb) con datos cargados de: Empleados (los que se asociarán a los Clientes, Vendedores Cobradores y los Encargados de Pagos para los Proveedores) Categoría de Clientes Categoría de Productos Depósitos Es importante que No se modifique la estructura del Archivo Excel para el Trasvase debido a que la herramienta necesita reconocer todas las hojas (no elimine las hojas ni las columnas que no vaya a utilizar, simplemente déjelas en blanco). Importante!, es recomendable que los datos que vayan a ser trasvasados, no existan en la Base de Datos, se sugiere que se trabaje en una Base de Datos en blanco (es decir, sólo los requeridos párrafos arriba). Los datos en el Archivo Excel enviado no tienen que tener Filas enteras en blanco entre uno y otro Registro. El Trasvasador verifica la existencia de una celda vacía y toma como fin de Archivo. Cuando concluya con el llenado de la hoja de Excel y cumpla con las especificaciones mencionadas, proceda a grabar. Fíjese en qué Carpeta y disco de su computadora se está guardando el Documento. Para realizar un Trasvase de información existosa necesariamente el usario debe ajustarse al formato provisto por Tecnologías de Información denominado Productos Clientes y Proveedores. Explicación de los Campos requeridos por el Formato Productos: Encabezado del Formato: Representa los Campos requeridos por el Formato Productos, el usuario no podrá aumentar ni cambiar el orden de las columnas, debe regirse estrictamente al formato para realizar un Trasvase exitoso. Cuerpo del Formato: IdProducto: Código del Producto, valores Numéricos o Alfanuméricos (hasta 16 caracteres) Descripción: Del Código de Producto, valores Numéricos o Alfanuméricos (hasta 50 caracteres) Unidad: Expresión de Medida del Producto, valores Numéricos o Alfanuméricos (hasta 12 caracteres) Unidad Dos: Segunda Unidad de Medida del Producto, valores Numéricos o Alfanuméricos (12 caracteres) SubUnidad: Fracción de la Unidad Principal, valores Numéricos o Alfanuméricos (hasta 12 caracteres) Factor: Conversor que expresa cuántas Fracciones equivalen a la Unidad Principal, valores Numéricos