ALCALDIA DE POPAYAN RECONOCIMIENTO DE INCAPACIDADES

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1 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer la metodología para el reconocimiento de que presentan los servidores públicos cuando sufren una enfermedad o accidente de origen común o de trabajo, o goza de una licencia remunerada por parte de la EPS, como la de maternidad y paternidad. 2. ALCANCE Inicia cuando el trabajador reporta su incapacidad ante la oficina de Talento Humano, para justificar su ausencia, se realiza el radicado de la incapacidad y se hacen las gestiones necesarias con la EPS, entidad que finalmente y por regla general, ordenará la compensación o reconocimiento económico a la Alcaldía Municipal de Popayán 3. DEFINICIONES INCAPACIDAD: El auxilio por incapacidad se define como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las EPS a sus afiliados cotizantes no pensionados, por todo el tiempo en que estén inhabilitados física o mentalmente para desempeñar en forma temporal su profesión u oficio habitual. INCAPACIDAD POR MEDICINA GENERAL O ESPECIALIZADA: el tiempo se determina bajo criterio médico y de acuerdo con las condiciones de cada paciente y de su entorno. INCAPACIDAD POR ACCIDENTE DE TRABAJO: lo determina el profesional médico y en este caso los pagos no los efectúa la EPS, sino que corresponden a la ARL o al empleador, según sea el caso. ELABORO REVISO APROBÓ SANDRA FAJARDO PILAR RODRÍGUEZ CARLOS ANDRÉS MUÑOZ CENARIO RODRÍGUEZ H. Abogada Apoyo Jurídico Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo Coordinador del SIGMC Coordinador Oficina Talento Humano

2 Página 2 de 8 LICENCIA DE MATERNIDAD: como mínimo será de 14 semanas, tanto para los partos como para las adopciones de los niños menores de 18 años. LICENCIA DE PATERNIDAD: es de 8 días y se entrega al padre, cuando es cotizante al Sistema General de Seguridad Social. LICENCIA DE ABORTO: cuando el bebé nace muerto o hay aborto no provocado es de 2 a 4 semanas, 14 ó 28 días, según el estado de salud de la paciente. TRANSCRIPCIÓN DE INCAPACIDADES: es una parte de los trámites que corresponde realizar para el pago de la incapacidad. La transcripción es un procedimiento en el que se valida técnica y científicamente la pertinencia de generar una incapacidad que fue recetada en papelería no oficial, debido a que se llevó a cabo en atención por urgencias, hospitalización, SOAT, o por un prestador de servicios. 4. ASPECTOS GENERALES: El funcionario deberá presentar su incapacidad con los siguientes requisitos: Incapacidad Original expedida por la EPS a la cual pertenece Historia Clínica del día en que fue expedida la incapacidad Autorización para manipulación de la Historia Clínica Estos documentos deben aportarse en la menor brevedad posible, so pena de incurrir en las sanciones establecidas por la ley. En consecuencia, las faltas del trabajador a su lugar de trabajo podrían justificarse siempre que la EPS respectiva, transcriba la incapacidad ordenada por el médico particular. La entidad deberá pagar el valor de la incapacidad al trabajador, en la frecuencia que hace el pago de nómina, sobre los mismos valores que deberá reconocer la EPS. Eso significa que deberá pagar al trabajador por los días de incapacidad de origen común, el salario pero sobre el porcentaje que aplica la EPS (66.6%), siempre y cuando dicho valor no sea inferior al valor del salario mínimo diario.

3 Página 3 de 8 Las de origen laboral, según lo dispuesto en el Artículo 3 de la Ley 776 de 2002, el afiliado tendrá derecho al pago de un subsidio equivalente al 100% de su salario base de cotización, calculado desde el día siguiente del que ocurrió el accidente de trabajo y hasta el momento de su rehabilitación, readaptación o curación, o de la declaración de su incapacidad permanente parcial, invalidez o su muerte, que estará a cargo de la Administradora de Riesgos Laborales, y se reconocerá y pagará durante 180 días prorrogable por un periodo igual siempre que sea necesario para el tratamiento o rehabilitación del afiliado. El reconocimiento de la incapacidad estarán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general, tanto en el sector público como en el privado; y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente. En el Sistema General de Riesgos Laborales, las Administradoras de Riesgos Laborales reconocerán las temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la enfermedad diagnosticada como laboral.

4 Página 4 de 8 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. Nº ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO 1 Recepcionar Inicia cuando el funcionario incapacitado, remite la incapacidad a la oficina de Talento Humano o a Seguridad y Salud en el trabajo (al tratarse de una incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad laboral), con los soportes correspondientes. Incapacidad Original, Si la incapacidad es expedida por la EPS a la cual pertenece, no necesitara transcripción, por lo tanto no deberá presentar los siguientes soportes. Si la incapacidad es expedida por IPS, se deberá presentar los siguientes soportes: Historia Clínica del día en que fue expedida la incapacidad Autorización para manipulación de la Historia Clínica El Auxiliar de apoyo Administrativo (origen común) o el Profesional de Seguridad y Salud en el Trabajo (origen Laboral), reciben la incapacidad Original y verifica que se encuentren todos los soportes solicitados. Auxiliar de apoyo Administrativo. Profesional Seguridad y Salud en el Trabajo Incapacidad recepcionada 2 Comunicar la incapacidad El Auxiliar de apoyo Administrativo, comunica: Al área de Nómina, entregando una copia de la incapacidad. Al Profesional de Apoyo a la gestión de Talento Humano entregando la incapacidad original. Auxiliar de apoyo Administrativo. Firma en el libro de control

5 Página 5 de 8 3 Elaborar o proyectar resolución El Profesional de Apoyo a la gestión de Talento Humano, elabora la Resolución tanto para de origen común como laborales, la cual debe incorporarse en la hoja de vida del funcionario. Profesional de Apoyo a la gestión de Talento Humano. Resolución 4 Revisar la resolución El coordinador de la oficina de Talento Humano, revisa la resolución de incapacidad y da su Visto bueno. Coordinador de la oficina de Talento humano Resolución revisada 5 Firmar de la resolución Previo visto bueno del coordinador de Talento Humano, el Secretario general Firma la Resolución de incapacidad. El Profesional de Apoyo a la gestión de Talento Humano, remite la Resolución, la incapacidad original y demás soportes, Secretario general Resolución Firmada 6 7 Hacer remisión de soportes para el tramite Transcribir Si la incapacidad es de origen común, se debe entregar al abogado para que se proceda con el trámite de transcripción y posterior reconocimiento de la incapacidad. Si la incapacidad es de origen laboral, se debe entregar al Profesional de Salud y seguridad en el trabajo, para que se proceda con el trámite de reconocimiento de la incapacidad. Si la incapacidad es expedida por una IPS, se empieza con el trámite de Transcripción de. (Cada EPS es distinta en el modo de realizar el proceso.) Se debe relacionar las presentadas en el mes, adjuntando los soportes (cada EPS tiene un formato especifico para realizar la relación y otras que no manejan formato se relaciona por un oficio) Profesional de Salud y seguridad en el trabajo. Resolución firmada, incapacidad original y soportes Relación de

6 Página 6 de 8 Las por Accidente de trabajo o Enfermedad Laboral, no se les realiza Trascripción Entregar y soportes a la eps Validar la incapacidad por la eps Tramitar para el reconocimiento económico El abogado, debe dirigirse a cada EPS, a realizar la entrega de la relación de las con sus respectivos soportes. Siempre se debe conservar el recibido de la entrega de la incapacidad y soportes. Algunas EPS tienen establecidos sus horarios y días para la recepción de trascripción de La EPS valida la incapacidad con los soportes y decide si realiza o no el reconocimiento. La EPS entrega un certificado o número de Autorización donde especifican que es posible el reconocimiento de la incapacidad. Se debe, estar informado de cuáles son las transcritas para su posterior tramite. Depende de la EPS, se puede consultar el estado de cada incapacidad por sus plataformas o aplicativos virtuales respectivos o se debe realizar visitas periódicas a la EPS para conocer su estado. Incapacidad de origen común: Una vez culminado el proceso de trascripción se debe realizar el trámite de reconocimiento económico, de acuerdo al certificado o al número de autorización emitido por la EPS. Dependiendo de la EPS el proceso de solicitar el reconocimiento, se puede realizar por medio de su plataforma o se debe diligenciar un formato para el reconocimiento económico, y radicar el formato ante la EPS. Seguridad y Salud en el trabajo Recibido de la Entrega en el formato u oficio Certificado de Reconocimiento. Tramite en la Plataforma de la EPS o ARL Formato de Reconocimiento económico.

7 Página 7 de 8 Incapacidad de origen Laboral: La ARL Positiva ha implementado una plataforma Web donde se realiza todo el proceso de reconocimiento. En esta plataforma se Adjunta la incapacidad (escáner en PDF de la Incapacidad y del Formato de radicación de temporales.) En el caso de que la incapacidad no sea reconocida, la ARL enviara un oficio o correo solicitando más información sobre el accidente de trabajo o enfermedad laboral. 11 Realizar reconocimiento La EPS o la ARL realizan el reconocimiento de la incapacidad, por medio de un pago a la Cuenta Bancaria de la entidad. Se debe consultar periódicamente si la EPS o ARL ya ha realizado el pago, con la Secretaria de Hacienda. EPS Y ARL Seguridad y Salud en el trabajo Incapacidad pagada

8 Página 8 de 8 6. FLUJOGRAMA RECEPCIÓN DE INCAPACIDAD EG COMUNICACIÓN DE LA INCAPACIDAD TRANSCRIPCIÓN DE INCAPACIDADES ENTREGA DE INCAPACIDADES Y SOPORTES A LA EPS ELABORACIÓN O PROYECCIÓN DE RESOLUCIÓN REVISIÓN DE LA RESOLUCIÓN VALIDACIÓN DE LA INCAPACIDAD POR PARTE DE LA EPS TRAMITE PARA EL RECONOCIMIENTO APROBACIÓN DE LA RESOLUCIÓN RECONOCIMIENTO ECONÓMICO REMISIÓN DE SOPORTES PARA EL TRÁMITE AT: ACCIDENTE DE TRABAJO EL: ENFERMEDAD LABORAL EG: ENFERMEDAD GENERAL 7. ANEXOS Circular Tramite de Incapacidades Circular Aclaración a la Circular Código sustantivo de Trabajo Decreto 019 de 2012, Ley Antitrámites, Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública 8. CONTROL DE ACTUALIZACIONES VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 01 30/09/2015 Elaboración del procedimiento 02 18/02/2016 Recodificación del documento. Proviene del P-GTH

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