Informe de Auditoría M de noviembre de MUNICIPIO DE SALINAS CONSORCIO SUR-CENTRAL (Unidad 4963)

Transcripción

1 Informe de Auditoría M de noviembre de 1997 MUNICIPIO DE SALINAS CONSORCIO SUR-CENTRAL (Unidad 4963) Período auditado : 1 de julio de 1994 al 30 de junio de 1996

2 CONTENIDO P, áginá Información sobre la unidad auditada Período cubierto y normas aplicables Opinión Clasificación y contenido de los hallazgos Otros anejos Recomendaciones Comunicaciones a la gerencia Comentarios de la gerencia Reconocimiento Anejo 1 - Hallazgos : 1 - Compras de equipo, materiales y servicios sin la celebración de subastas públicas Falta de informacion y de cláusulas importantes en los contratos de servicios profesionales y en los comprobantes de desembolso por dichos servicios, y créditos no obligados para el pago de los contratos al momento de formalizar los mismos Pagos a contratistas no informados al Departamento de Hacienda Pagos indebidos e improcedentes a asesores y funcionarios del Consorcio Anticipos para gastos de viaje no justificados y falta de información en los comprobantes de desembolso Contratos para el arrendamiento de equipo y servicios de mecanización con opción a compra, formalizados sin someterse a la consideración del Banco Gubernamental de Fomento Ordenes de compra emitidas antes del término prescrito, y fianza de licitación y otros documentos relacionados con subastas no encontrados

3 Página 8 - Deficiencias relacionadas con el control de la propiedad Contratos de servicios profesionales con características propias de un puesto regular, y deficiencias relacionadas con la administración y los expedientes del personal Funcionarios y empleados sin fianzas Anejo 2 - Funcionarios principales del Consorcio que actuaron durante el período auditado Anejo 3 - Junta de Directores de Alcaldes que actuó durante el período auditado Anejo 4 - Consejo de la Industria Privada que actuó durante el período auditado

4 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 14 de noviembre de 1997 Al Gobernador y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes : Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de Salinas (Municipio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación vigentes. La misma se efectuó a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada. Determinamos emitir tres informes de dicha auditoría. Este es el primer informe y cubre las operaciones del Consorcio Sur-Central (Consorcio). INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA En enero de 1993 los municipios de Salinas, Coamo, Juana Díaz, Barranquitas, Santa Isabel y Naranjito formalizaron un acuerdo para crear un Consorcio o un Area de Prestación de Servicios para recibir y administrar fondos de la Ley de Adiestramiento para el Empleo (JTPA - P.L del 13 de octubre de 1982) (Ley JTPA). En marzo de 1993 el Gobernador aprobó la creación del Consorcio. Este comenzó operaciones en julio de El Consorcio es un área de prestación de servicios que administra fondos de la Ley JTPA. Los mismos son para adiestramiento y empleo. El Consorcio recibe los fondos a través del Consejo de Formación Tecnológico-Ocupacional de la Administración del Derecho al Trabajo, para lo cual se formalizan anualmente contratos de delegación de fondos. El Consorcio está integrado por la Junta de Directores de Alcaldes (Junta) y por el Consejo de la Industria Privada (PIC). La Junta está compuesta por los alcaldes incumbentes de los seis municipios mencionados que componen el Consorcio. La Junta es responsable de la administración del Consorcio. Por

5 su parte, el PIC está compuesto por 16 representantes del sector privado y educativo de los municipios que integran el Consorcio. El PIC adjudica las propuestas de los proveedores de servicios y realiza monitorías de las operaciones del Consorcio. Además, en coordinación con la Junta, determina el plan de adiestramiento y empleo del Consorcio. Las operaciones del Consorcio se rigen por la Ley JTPA, la reglamentación y las normas emitidas por el Gobierno Federal para la administración y fiscalización de los fondos asignados por éste y la reglamentación que emita ADT para esos fines. En los contratos formalizados por ADT con el Consorcio para la delegación de los fondos se estipula que éste tiene que cumplir con las disposiciones legales aplicables promulgadas por el Gobierno Estatal y el Gobierno Municipal para administrar los fondos. A base de ello, las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por la Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Núm. 81). También estuvieron cubiertas por el Reglamento sobre Normas Básicas (Reglamento sobre Normas Básicas). El Reglamento sobre Normas Básicas fue derogado por el Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 (Reglamento Revisado sobre Normas Básicas). El mismo comenzó a regir el 31 de julio de Los presupuestos del Consorcio ascendieron a $4,753,994 en el año económico y a $1,961,663 ' en el PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES La auditoría cubrió del 1 de julio de 1994 al 30 de junio de En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen se realizó de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias. La reducción en presupuesto obedeció a que se eliminaron dos programas.

6 OPINION Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones del Consorcio se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentación, excepto por lo siguiente : 1. Contrario a la ley y a la reglamentación, en el año económico se ordenaron compras y servicios por $204,924 sin celebrar subastas públicas por los siguientes conceptos : equipo de oficina ($86,854), materiales de oficina ($52,025), impresos ($47,452) y entrenamiento ($18,593). 2. Contrario a la ley y a la reglamentación : a. Entre julio de 1993 y julio de 1995 se formalizaron 11 contratos de servicios profesionales y consultivos por $569,800 en los cuales no se incluyeron cláusulas e información necesarias para proteger los intereses del Consorcio. ' b. Los informes de trabajo realizado sometidos por cinco asesores, a los cuales se pagaron honorarios por $449,910 entre julio de 1993 y noviembre de 1995, no contenían la información necesaria que permitiera verificar la propiedad, corrección y razonabilidad de dichos desembolsos. c. Los directores de finanzas en funciones no obligaron los créditos necesarios para el pago de siete contratos de servicios profesionales formalizados por $393,000 entre julio de 1994 y julio de 1995 al momento de éstos otorgarse. 3. Contrario a la ley, no se informaron al Departamento de Hacienda para fines contributivos pagos por $603,451 efectuados a seis contratistas que realizaron obras y prestaron servicios por contrato al Consorcio del 1993 al En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos resumidos y los hallazgos secundarios enumerados del 4 al 10. CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS Los hallazgos de nuestros informes de auditoría se clasifican corno principales y secundarios. Los principales incluyen serias violaciones de la ley y de los reglamentos aplicables. Los mismos pueden

7 consistir en irregularidades y errores graves o materiales determinados con motivo de las siguientes situaciones, entre otras : falsas representaciones, malversación de activos, aplicación incorrecta de principios de contabilidad y de disposiciones legales relevantes, fallas matemáticas, o por hechos mal interpretados. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no =han tenido consecuencias graves. En la sección anterior se ofrece información sobre la clasificación de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe están presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de esta Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes : 1. Situación - Los hechos encontrados en la auditoria indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. 3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. ' 4. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados. Cuando ello lo amerita, se incluye al final del hallazgo información sobre la contestación de la gerencia con respecto a los asuntos señalados. OTROS ANEJOS El Anejo 2 contiene una relación de los funcionarios principales del Consorcio que actuaron durante el período auditado.

8 El Anejo 3 contiene una relación de los miembros de la Junta de Directores de Alcaldes que actuó durante el período auditado. El Anejo 4 contiene una relación de los miembros del Consejo de la Industria Privada que actuó durante el período auditado. RECOMENDACIONES Al Secretario de Justicia 1. Ver que el Consorcio recobre las cantidades que se indican en los hallazgos 4-a y 5-a, y ofrecerle cualquier asesoramiento para ello en caso de ser necesario. Al Secretario de Hacienda 2. Considerar la situación que se indica en el Hallazgo 3 para las medidas que estime de lugar. Al Comisionado de Asuntos Municipales 3. Ver que el Consorcio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por esta Oficina el 1 de diciembre de 1987 y con las disposiciones del Boletín Administrativo 5098-D aprobado por el Gobernador el 6 de mayo de 1988 (hallazgos 1 al 10). A la Junta de Directores 4. Ver que se celebren subastas públicas para las compras y servicios que exceda de $10,000 anuales (Hallazgo 1). 5. Ver que los contratos de servicios profesionales contengan todas las cláusulas e información requeridas por la Carta Circular Núm emitida por el Secretario de Hacienda el 24 de junio de 1992, por el Memoranda Circular Núm emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de is Gobernación,, por el Memorando Circular Núm. OCAM del 28 de octubre de 1992 y por la Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de Menores (Hallazgo 2-a).

9 6. Ejercer una supervisión eficaz sobre las funciones del Director Ejecutivo para asegurarse de que : a. Procese los comprobantes de desembolso para pago cuando éstos contengan : (1) informes detallados sobre las tareas realizadas por los consultores (Hallazgo 2-b). (2) las facturas originales firmadas por los proveedores [Hallazgo 5-b(1)]. (3) la certificación sobre la necesidad de los gastos incurridos y los nombres de las personas participantes en las actividades [Hallazgo 5-b(3)]. b. Se obliguen los créditos presupuestarios necesarios para el pago de servicios por contratos al momento de formalizar los mismos (Hallazgo 2-c). c. Informe al Secretario de Hacienda los pagos en exceso de $500 anuales hechos a contratistas y personas que presten servicios al Consorcio (Hallazgo 3). d. Se marquen como pagados los comprobantes de desembolso y sus justificantes al momento de efectuarse los pagos [Hallazgo 5-b(2)]. e. Mantenga un sistema de archivo adecuado para las cotizaciones de los licitadores [Hallazgo 7-c(1) y d]. f. Rotule los vehículos y enumere y marque para propósitos de identificación las restantes unidades de propiedad del Consorcio (Hallazgo 8-a). g. Corrija las deficiencias relacionadas con : (1) la propiedad (Hallazgo S-b y c). (2) las fianzas de los funcionarios y empleados relacionadas con las operaciones de ingresos, desembolsos y la propiedad (Hallazgo 10). 7. Realizar gestiones para el recobro de los proveedores y funcionarios responsables de lo siguiente : a. $14,624 pagados indebidamente a Delta Research [Hallazgo 4-a(1)]. b. $469 pagados indebidamente al Lcdo. José Dapena Thompson [Hallazgo 4-a(2)].

10 8. Ver que se suspendan al Director Ejecutivo, los rembolsos por el uso de automóvil privado para uso oficial por no estar éstos autorizados (Hallazgo 4-b). 9. Requerir a los funcionarios que se indican en el Hallazgo S-a que presenten los justificantes de los gastos por $14,279 de los fondos que se les anticiparon para gastos de viaje al exterior o, en su defecto, reintegrar al Consorcio dichos fondos. 10. Someter a la consideración del Banco Gubernamental de Fomento los contratos para el arrendamiento de equipo con opción a compra (Hallazgo 6). 11. Autorizar las órdenes de compra a los licitadores a quienes se les adjudiquen las subastas después de que transcurran los 20 días establecidos por la reglamentación, a partir de la fecha de notificación de la adjudicación de las subastas (Hallazgo 7-a). 12. Requerir a los licitadores que participen en las subastas las fianzas correspondientes (Hallazgo 7-b). 13. Ver que se corrijan las deficiencias relacionadas con : a. Las actas de las subastas (Hallazgo 7-c(2) y (3)]. b. La administración del personal (Hallazgo 9-b y c). 14. Cumplir con las disposiciones de ley de no formalizar contratos de servicios cuyas funciones, tareas y características sean propias de un puesto (Hallazgo 9-a). COMUNICACIONES A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe fueron referidos al Presidente de la Junta de Directores de Alcaldes, Hon. Basilio Baerga Paravisini, al Presidente del Consejo de la Industria Privada, Sr. Jorge A. Vivoni Farage, y al Director Ejecutivo, Sr. Héctor Santiago Torres, para comentarios.

11 COMENTARIOS DE LA GERENCIA El Director Ejecutivo sometió sus comentarios a nuestros hallazgos por carta del 23 de mayo de 1997 (la carta del Director Ejecutivo). Algunas de sus observaciones se incluyen en los hallazgos 2, 3, 7, 8 y 10 del Anejo 1 del informe. El Presidente de la Junta y el Presidente del Consejo de la Industria Privada no contestaron. RECONOCIMIENTO Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Consorcio por la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.

12 MUNICIPIO DE SALINAS CONSORCIO SUR-CENTRAL Anei~1 Hallazzos Hallazgo 1 - Compras de equipo, materiales y servicios sin la celebración de subastas públicas En el año económico se ordenaron compras y servicios por $204,924 sin la celebración de subastas públicas. A continuación presentamos el desglose : Concepto Importe Equipo de oficina $86,854 Materiales de oficina 52,025 Materiales de imprenta 47,452 Materiales de entrenamiento 18, En el Artículo (a) de la Ley Núm. 81 se dispone que se celebrará subasta pública para toda compra de efectos, materiales y equipo que exceda de $10,000. En el Manual para la Solicitación, Adquisición y Administración de Servicios con Fondos de Concesiones en Bloque "JTPA", aprobado por la Administración del Derecho al Trabajo el 8 Oe enero de 1990 (el Manual) se establece que independientemente del proceso utilizado, los consorcios realizarán trámites de adquisición de propiedad y contratación de obras o servicios en forma justa, eficiente, efectiva y económica, asegurándose de que todo trámite de adquisición o contratación esté en armonía con los propósitos u objetivos del programa para el cual se creó la Concesión en Bloque ("Block Grant"). Se establece, además, que se efectuará el trámite de adquisición mediante competencia, solicitando ofertas de precios o cotizaciones a varias firmas o compañías, contratistas o proveedores de servicios, mediante el trámite de subasta informal o formal. El Manual describe las subastas informales como aquéllas que no 9

13 (Cont. Aneio 1) excedan de $40,000 para la construcción de obras y mejoras y de $10,000 para la adquisición de equipos, suministros y servicios. Las subastas formales son las que exceden de dichas cantidades. En la Carta Circular OMB-A-102, Attachment O, (Uniform Requirements for Assistance to State and Local Governments - Procurements Standards) de la Oficina Federal de Presupuesto y Gerencia, se establecen disposiciones similares. Estas omisiones evitaron que el Consorcio tuviera a su disposición varias alternativas y seleccionara aquéllas que le ofrecieran las condiciones más ventajosas. El Director Ejecutivo y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Consorcio. Véanse las recomendaciones 3 y 4. Hallazgo 2 - Falta de información ortantes en los contratos de servicios en los comprobantes de desembolso por dichos servicios, y créditos no obligados para el pago de los contratos al momento de formalizar los mismos a. El examen de 11 contratos de servicios formalizados por $569,800 entre julio de 1993 y julio de 1995 reveló que en los mismos no se incluyeron cláusulas e información importantes para proteger los intereses del Consorcio, según se indica : (1) En los 11 contratos no se incluyó una certificación del contratista que indicara. que no tenía otros contratos con otros municipios o dependencias del Gobierno los cuales fueran incompatibles con el nuevo contrato. (2) Tampoco se incluyó una cláusula que indicara que el contratista no recibía paga o compensación por servicios regulares prestados bajo nombramiento en cualquiera otro municipio o entidad gubernamental, a menos que estuviese autorizado por ley. 10

14 (Cont. Aneio 1) (3) En tres contratos por $174,000 no se incluía una certificación por parte de los abogados, en la cual convinieran no representar intereses particulares y adversos al Consorcio en litigios en que el Consorcio sea parte o esté interesado en los mismos. (4) En siete contratos por $538,800 no se incluía una estipulación de si se efectuaba o no la retención en el origen para el pago de contribución sobre ingresos y seguro social federal. (5) En nueve contratos por $116,800 no se incluyó una disposición por medio de la cual la parte contratada certificara que no adeudaba contribuciones al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, o se había acogido a un plan de pagos a tales efectos en los pasados cinco años. (6) En cinco contratos por $466,000 no se indicó el número de seguro social del contratista. (7) En siete contratos por $548,000 no se le exigió al contratista que rindiera informes mensuales de la labor realizada. (8) En siete contratos por $538,800 no se indicó de qué partida se iba a pagar y la procedencia de los fondos. (9) En tres contratos por $449,000 no se especificó el número de horas que el contratista debía rendir los servicios. En la Carta Circular Núm emitida por el Secretario de Hacienda el 24 de junio de 1992 y el Memorando Circular Núm emitido el 8 de marzo de 1993 por el Secretario de la Gobernación se requiere que los contratos de servicios profesionales contengan dichas cláusulas e información. En el Artículo 1-9-b del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares. En el Memorando Circular OCAM emitido el 28 de octubre de 1992 por el Comisionado de Asuntos Municipales se establece que en todo contrato que los municipios otorguen se requerirá al contratista una certificación de que ha radicado sus planillas de contribución sobre ingresos y de patentes municipales para los cinco años contributivos previos y para el año corriente en que se formaliza el contrato, y que ha

15 (Cont. Anejó 1) efectuado los pagos correspondientes y no tiene deudas pendientes por tales conceptos, por contribución sobre la propiedad o por cualquier otro tipo de contribución, arbitrio o licencia estatal o municipal, o que se ha acogido a algún plan de pago. En la Ley Núm. 5 del 30 de diciembre de 1986, según enmendada, Ley Orgánica de la Administración para el Sustento de Menores (ASUME), se establece que para el empleo de cualquier persona por el Gobierno se requerirá que la persona certifique que está al día en el pago de cualquier pensión alimentaria que tenga la obligación de pagar o que se encuentra acogido a un plan de pagos cuyos términos cumple fielmente. Esta certificación es necesaria independientemente de que el empleo sea de naturaleza regular o por contrato. La exclusión de las cláusulas e información mencionadas puede resultar perjudicial para el Municipio y para el erario. Las mismas son indispensables para llevar a cabo una administración pública sana y eficiente. Los directores ejecutivos en funciones no protegieron adecuadamente los intereses del Consorcio. b. Entre julio de 1993 y noviembre de 1995 el Consorcio pagó $449,910 a cinco asesores por servicios profesionales y consultivos. Los informes de trabajo realizado sometidos por dichos asesores no contenían información necesaria para determinar la propiedad, corrección y razonabilidad de los servicios prestados y pagos efectuados. Dichos informes carecían de detalles sobre las tareas realizadas y el desglose de las horas por cada tarea. Los asesores fueron los siguientes : Nombre Período Papos.. Development & Financial jul 93 a jun 95 $415,000 Consulting Company Sr Cristino Rodríguez Mateo mar 94 a jun 95 16,900 Sr Pascual Alvarado Lozada oct 94 a feb 95 4,500 Sr. Jorge A. Torres Cintr6n ene 95 a jun 95 6,000 Lcdo. José S. Dapena Thompson ago a nov 95 7,

16 (Cont. Aneio 1) En el Artículo de la Ley Núm. 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para pago por cualquier concepto. En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente. En el Capitulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Artículo H-29(c) y (d) del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía lo siguiente : - El Alcalde o su representante autorizado tomará las providencias necesarias para determinar que la persona contratada cumpla con los deberes y las responsabilidades estipuladas en el contrato. - El Director de Finanzas ordenará los pagos por estos servicios de acuerdo con lo estipulado en el contrato y luego de recibir la debida certificación de que los servicios o la tarea -se rindió según los términos del contrato y en forma aceptable. En el Capítulo IV, Sección 21 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluyen disposiciones similares. Esta omisión nos impidió verificar en todos sus detalles la corrección y propiedad de dichos pagos. El Director Ejecutivo y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con su deber ni protegieron los intereses dei Consorcio. c. Los directores de finanzas en funciones no obligaron los créditos necesarios para el pago de siete contratos de servicios profesionales formalizados por $393,000 entre julio de 1994 y julio de 1995 al momento de éstos otorgarse. Dichos funcionarios registraban las obligaciones al momento de efectuarse los pagos parciales a los contratistas. 13

17 (Cont. Anejo 1} En el Artículo K-14-b del Reglamento sobre Normas Básicas se disponía que los municipios deberán obligar las asignaciones antes de efectuar las compras, con el propósito de que haya balance disponible para cubrir los desembolsos, cuando los materiales o equipo comprados se reciban o los servicios se rindan. En el Capítulo VIII, Parte IV, Sección 2(2) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluyen disposiciones similares. En el Reglamento Interno de Compras del Consorcio, aprobado el 12 de octubre de 1993, se establece la obligación de fondos antes de efectuar las compras. Esta omisión impide mantener un control efectivo de las partidas destinadas al pago de servicios profesionales y propicia los sobregiros de éstas. Los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó que estaban en el proceso de corregir la situación señalada en el Apartado "a". Véanse las recomendaciones 3, 5 y 6-a(1) y b. Hallazgo 3 - Pagos a contratistas no informados al Departamento de Hacienda No se informaron al Departamento de Hacienda, para fines contributivos, los pagos anuales en exceso de $500 por $603,451 efectuados a seis personas y compañías que prestaron servicios por contrato al Consorcio en los años 1993 al Esta situación se le informó al Secretario de Hacienda. En la Ley de Contribuciones sobre Ingresos de 1954, según enmendada, se dispone que los pagos sobre $500 a cualquier persona o entidad que se efectúen durante un año natural deben informarse al Departamento de Hacienda en is Forma 480.6, "Declaración Informativa", antes del 28 de febrero del año siguiente. En la Ley Núm. 120 del 31 de octubre de 1994, Código de Rentas Internas de Puerto Rico, se establece una disposición similar. 14

18 (Cont. Anejo 1 ) Esta omisión puede propiciar la evasión contributiva. Los directores de finanzas en funciones no cumplieron con la disposición citada. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó que impartió instrucciones para que no se repita la situación. Véanse las recomendaciones 2, 3 y 6-c. Hallazgo 4 - Pagos indebidos e improcedentes a asesores y funcionarios_ del Consorcio a. Entre agosto de 1995 y febrero de 1996 el Consorcio pagó indebidamente $15,093 a dos consultores, por servicios no prestados. A continuación presentamos los datos más relevantes : (1) En julio de 1995 el Consorcio formalizó un contrato con Delta Research por $56,800 para ofrecer una orientación sobre el Mercado Laboral a estudiantes del programa Empleo de Verano. En el contrato se estableció que la orientación se le ofrecería a 3,550 participantes a un costo de $1.6 cada uno. Dichos servicios se pagaron en su totalidad entre agosto y septiembre de Se determinó que 914 participantes no asistieron a dicha orientación. No obstante, el Consorcio pagó a Delta Research dichos servicios. Esto ocasionó un pago indebido por $14,624 a dicho asesor $16). (2) En diciembre de 1995 y febrero de 1996 el Consorcio pagó indebidamente $469 al Lcdo. José Dapena Thompson por 3.75 horas de servicios que no prestó. En el contrato formalizado con el licenciado Dapena Thompson se estipuló que éste prestaría servicios por 16 horas mensuales, a razón de $125 la hora. En diciembre de 1995 y enero de 1996 prestó servicios por 13 y horas, respectivamente, por lo cual dejó de rendir servicios por 3.75 horas. No obstante, los pagos se efectuaron como si hubiese prestado servicios por 16 horas en cada uno de dichos meses. 15

19 (Cont. Aneio 1) b. Entre marzo y septiembre de 1995 el Consorcio pagó $2,800 al Director Ejecutivo, a razón de $400 mensuales, como rembolso por el uso de su vehículo privado en asuntos oficiales ("car allowance"). Desde enero de 1995 el Consorcio tiene un vehículo asignado al Director Ejecutivo, por lo cual no se justificaba dicho gasto. Además, en el Reglamento de Viajes del Consorcio no se establece el pago a dicho funcionario por el uso de su automóvil privado ("car allowance"). En el Artículo de la Ley Núm. 81 se dispone que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para pago por cualquier concepto. En los artículos D-17-e y H-7 del Reglamento sobre Normas Básicas se incluían disposiciones similares aplicables al Alcalde y al Director de Finanzas, respectivamente. En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. Estas situaciones ocasionaron pagos indebidos por $15,093 e improcedentes por $2,800, recursos que se pudieron utilizar para el beneficio de otros ciudadanos. El Director Ejecutivo y los directores de finanzas en funciones no protegieron los intereses del Consorcio ni cumplieron con sus deberes. Véanse las recomendaciones 1, 3, 7 y 8. Hallazgo 5 - Anticinos para gastos de viaje no justificados v falta de información en los comprobantes de desembolso a. Entre septiembre de 1994 y junio de 1995 se le anticiparon fondos por $14,279 a ocho funcionarios del Consorcio para realizar viajes al exterior. A su regreso, éstos no presentaron las cuentas detalladas sobre los gastos incurridos y los justificantes sobre el hospedaje y la transportación aérea correspondientes a dichos anticipos. A continuación presentamos el desglose : 16

20 Cont. Aneo 1 Funcionario Fecha Importe Sra. Carmen S. Luna Rodríguez 30 sep 94 $ 915 Sr. Gilberto Alvarado Rivera 26 oct 94 1, 093 Sra. María del C. Gómez Ramos 26 oct 94 7S3 Sra. Yasmín De Jesús Hernández 26 oct 94 1,093 Sr. Héctor M. Santiago Torres 26 oct 94 y 6,7S0 26 jun 95 Sra. Rosa V. Colón Rivera 14 mar 95 1,191 Sr. Gerardo Rodríguez Torres 26 jun 95 1,308 Sr. Luis E. Montalvo Pellicier 21 ago 95 1, En el Reglamento de Viajes del Consorcio, aprobado el 15 de octubre de 1994, se dispone que se exigirá al empleado del Consorcio que rinda no más tarde de diez días después de su regreso, una liquidación de cualquier anticipo de fondos, acompañado de los recibos originales para cada partida de gasto. En el Artículo H-28-i del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía que todo funcionario o empleado autorizado a viajar fuera de Puerto Rico deberá rendir cuenta detallada de los gastos de viajes incurridos dentro de un plazo de diez días después de su regreso, junto a los justificantes correspondientes y reintegrará al recaudador cualquier suma no gastada. En el Capítulo IV, Sección 20 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar. Esta situación nos impidió verificar en todos sus detalles la corrección y propiedad de dichos gastos. Los funcionarios mencionados y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas. b(1) En tres comprobantes de desembolso por $3,316 emitidos entre septiembre de 1994 y junio de 1995 no se incluyó la factura original del suplidor que suministró los servicios. 17

21 (Cont. Aneio 1) En el Artículo H-20 del Reglamento sobre Normas Básicas se disponía que el Director de Finanzas no aprobará el pago de aquellas cuentas que no estén acompañadas de una factura debidamente firmada por el acreedor que hubiese prestado los servicios. En el Capítulo IV, Sección 13 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar. (2) No se marcaron como pagados 68 comprobantes de desembolso y sus justificantes emitidos por $568,493 entre julio de 1993 y diciembre de 1995 al momento de efectuarse los pagos. Es norma de control interno y de sana administración que los comprobantes y sus justificantes se marquen como pagados una vez se efectúe el pago correspondiente. (3) Entre junio y septiembre de 1995 se efectuaron cinco pagos por $8,949 por almuerzos y cenas cuyos comprobantes de desembolso no contenían una certificación sobre la necesidad de los gastos ni los nombres de las personas participantes. Es norma de control interno y de sana administración que los comprobantes y sus justificantes contengan información necesaria para que se pueda verificar en todo momento la corrección de los desembolsos efectuados. Las situaciones mencionadas en los incisos (1) al (3) pueden propiciar la comisión de irregularidades y pagos duplicados e indebidos. Los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las disposiciones citadas y se apartaron de las normas de sana administración. Véanse las recomendaciones 1, 3, 6-a(2) y (3) y d y 9. Hallazgo 6 - Contratos para el arrendamiento de equipo y servicios de mecanización con opción a compra, formalizados sin someterse a la consideración del Banco Gubernamental de Fomento En marzo y agosto de 1995 el Director Ejecutivo formalizó dos contratos con AA Public Finance Corp. Inc. por $260,883 para el arrendamiento de equipo de computadoras y servicios para la implantación 18

22 (Cont. Aneio 1) de programas mecanizados con opción a compra. A marzo de 1996 el Consorcio había pagado $58,868 por el arrendamiento de equipo ($36,152) y por los servicios indicados ($22,716). El Consorcio no sometió ante la consideración del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico los contratos mencionados. En la Orden Ejecutiva del Gobernador OE del 28 de mayo de 1993 se establece que cualquier agencia, instrumentalidad o municipio que necesite subscribir un contrato de arrendamiento financiero u otro contrato similar para llevar a cabo los propósitos para los cuales ha sido creado, deberá someterlo a la consideración del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico para que pase juicio sobre sus costos, términos y condiciones, como Agente Fiscal de la agencia, instrumentalidad o municipio. Esta situación no permitió al Consorcio el asesoramiento correspondiente del Banco Gubernamental de Fomento en dichas contrataciones. Ello pudo ocasionar resultados adversos al Consorcio. El Director Ejecutivo no protegió los intereses del Consorcio. Véanse las recomendaciones 3 y 10. Hallazgo 7 - Ordenes de compra emitidas antes del término prescrito, v fianza de licitación y otros documentos relacionados con subastas_ no encontrados a. En diciembre de 1994 la Junta de Subasta celebró una subasta para la adquisición de un vehículo de motor "Station Wagon" del La Junta adjudicó dicha subasta el mismo día a Autos Vega Inc. por $16,191. La orden de compra y el pago fueron registrados y expedidos un día después de adjudicada dicha subasta. En el Artículo K-11-c del Reglamento sobre Normas Básicas se disponía que no se formalizará contrato alguno hasta tanto transcurran 20 días a partir de la fecha de notificación de la subasta. En el 19

23 (Cont. Aneio 1) Capítulo VIII, Parte 111, Sección 12(3) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establece una disposición similar. Esta situación pudo resultar perjudicial al Consorcio en caso de que algunos de los licitadores afectados impugnaran la subasta. El Director Ejecutivo no cumplió con la disposición citada ni protegió los intereses del Consorcio. b. En los expedientes de la Junta de Subasta no se encontró evidencia de que Autos Vega Inc. sometiera una fianza de licitación ("bid bond"). El Consorcio tampoco le requirió la misma. En el Artículo (c) de la Ley Núm. 81 se establece que la Junta requerirá del licitador las garantías que estime necesarias a fin de asegurar el cumplimiento del contrato. En el Artículo K-6-c del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía una disposición similar. En el Capítulo VIII, Parte III, Sección 3(3) del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar. Esta situación dejó sin garantías al Consorcio en caso de que el licitador retirara su oferta o se negara a formalizar el contrato. La Junta de Subasta no protegió adecuadamente los intereses del Consorcio ni cumplió con las disposiciones citadas. c(1) No se encontraron las especificaciones de la subasta celebrada en junio de 1995 para la contratación de servicios relacionados con la implantación de programas mecanizados (véase el Hallazgo 6). (2) Además, las actas de la Junta no indicaban la fecha de celebración de dicha subasta. (3) Las actas de la Junta de Subasta de las reuniones celebradas entre noviembre de 1994 y marzo de 1995 no se encuadernaron en forma de libro. Las mismas se mantenían en diferentes expedientes. En el Articulo (7) de la Ley Núm. 81 se establece, entre los deberes de los funcionarios, vigilar, conservar y salvaguardar documentos, bienes e intereses públicos que estén bajo su custodia. 20

24 (Cont. Aneio 1) En los artículos K-9-e y 11-a del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía lo siguiente : - Las ofertas de subasta recibidas, así como los resúmenes de las proposiciones y cualquier otro documento relacionado con las subastas, estarán disponibles para examen por la Oficina del Contralor de Puerto Rico y cualquier otro funcionario debidamente autorizado para revisar las decisiones tomadas por la Junta de Subasta. - Se preparará una minuta donde se harán constar las proposiciones recibidas y el otorgamiento de la subasta, incluyendo todos los pormenores de la adjudicación. Los originales se conservarán en un cuaderno que se conocerá como Libro de Actas de la Junta de Subasta. Estas situaciones nos impidieron verificar en todos sus detalles la corrección y propiedad de dichas subastas y adjudicaciones. El Secretario de la Junta de Subasta no cumplió con sus deberes. d. No se encontraron las cotizaciones originales para la compra de 10,000 gorras por $10,000 adquiridas para los empleados y participantes en la apertura y cierre del Verano de En los documentos de pago se incluyeron fotocopias de las cotizaciones. Es norma de sana administración y de control interno que los documentos que justifiquen las transacciones sean originales. Esta situación pudo propiciar la comisión de irregularidades. El Director Ejecutivo y el Director de Finanzas no cumplieron con sus deberes. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó que impartió instrucciones para que no se repita una situación similar a la señalada en el Apartado "a". Véanse las recomendaciones 3, 6-e, 11, 12 y 13-a.

25 Cont. Aneo 1 Hallazgo 8 - Deficiencias relacionadas con el control de la propiedad a. Al 28 de agosto de 1996 dos vehículos del Consorcio no estaban debidamente rotulados. Tampoco estaban enumeradas y marcadas, para propósitos de identificación, otras 45 unidades de propiedad adquiridas por $26,845. b. Las siguientes tres unidades de propiedad valoradas en $2,893 no fueron incluidas en el inventario de la propiedad : Descripción Costo "Patch Panel" $ 1,729 Impresora "Laser" 595 "Stamping Machine" ,893 c. El inventario de la propiedad se preparaba de manera incompleta, ya que en el mismo no se incluía información relevante, tal como : costo de la propiedad, número de serie, proveedor y la Oficina a la cual se asignó. En el Reglamento Interno de la Administración de la Propiedad del Consorcio se establecen los controles y procedimientos que se deben ejercer sobre la propiedad. En el Artículo 7 del Reglamento sobre Normas Básicas se establecían los controles y procedimientos que se deben ejercer sobre la propiedad. En el Capitulo VII del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se establecen controles y procedimientos similares. Estas situaciones impiden mantener un control adecuado sobre la propiedad y pueden propiciar el uso indebido o pérdida de la misma. 22

26 (Cont. Aneio 1) El Director Ejecutivo y los directores de finanzas en funciones no cumplieron con las normas citadas. señaladas. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó que impartió instrucciones para corregir las situaciones Véanse las recomendaciones 3 y 6-f y g(1). Hallazgo 9 - Contratos de servicios profesionales con características propias de un puesto re ugularar, y deficiencias relacionadas con la administración y los expedientes del personal a. Entre marzo de 1994 y diciembre de 1995 el Consorcio formalizó cinco contratos por $1,300 y $900 mensuales a razón de 80 horas mensuales con los Sres. Cristino Rodríguez Mateo ($24,700) y Pascual Alvarado Lozada ($7,200) para la prestación de servicios profesionales en el Consorcio. Por dichos servicios se efectuaron pagos por $31,900 en dicho período. Las funciones y los deberes estipulados en los contratos tenían características propias de un puesto regular de Coordinador de Local en el Consorcio y Técnico de Servicios, respectivamente. En el Artículo de la Ley Núm. 81 se establece que las autoridades denominadoras se abstendrán de formalizar contratos con personas en su carácter individual cuando las condiciones y características de la relación que se establezca entre el patrono y el empleado sean propias de un puesto. En la Carta Normativa Núm emitida por la Oficina Central de Administración de Personal (OCAP) el 30 de mayo de 1986 se establece una disposición similar. En el Reglamento de Personal del Consorcio se establece que se podrán formalizar contratos con personas que presten servicios profesionales siempre y cuando las funciones a realizar no constituyan un puesto. 23

27 (Cont. Aneio 1) Esta situación no permite una administración adecuada del personal sobre las bases de equidad, justicia, eficiencia y productividad. Además, impide la aplicación del principio de mérito en la administración del personal. El Director Ejecutivo y el Director de Recursos Humanos no cumplieron con las disposiciones citadas. b. Al 31 de julio de 1996 el Consorcio no había establecido lo siguiente : (1) Un sistema de reclutamiento y selección de personal. Los nombramientos de personal se efectuaban sin cumplir con requisitos básicos, tales como : - Publicación de oportunidades de empleo. - Administración de exámenes para medir las aptitudes, las habilidades y la capacidad de los aspirantes. - Establecimiento de un Registro de Elegibles. En los artículos y de la Ley Núm. 81 se establecen dichos requisitos. En el Reglamento de Personal del Consorcio se establecen requisitos similares. (2) Planes de clasificación y retribución uniformes para los empleados en puestos de carrera y de confianza aprobados por el Consejo de Alcaldes. En el Artículo 12.(1076 de la Ley Núm. 81 y en el Artículo VII del Reglamento de Personal del Consorcio se establece este requisito. (3) Programas de adiestramiento, capacitación y desarrollo del personal.

28 (Cont. Aneio1) En el Artículo (c) de la Ley Núm. 81 y en el Reglamento de Personal del Consorcio se requiere el establecimiento de dichos programas. (4) Un Plan para la concesión de vacaciones anuales al personal del Consorcio. En el Artículo de la Ley Núm. 81 se establece para la creación de dicho pían. En el Reglamento de Normas Internas sobre Jornada de Trabajo y Asistencia del Consorcio se establece que cada director de oficina preparará en coordinación con los empleados, un plan de vacaciones por año natural. Las situaciones señaladas en los incisos (1) al (4) no permiten al Consorcio mantener un sistema adecuado de administración de personal. El Director Ejecutivo y el Director de Recursos Humanos no cumplieron con sus deberes. c. El examen de 11 expedientes de personal reveló que los mismos carecían de documentos importantes, tales como : historial de personal (1), certificado de nacimiento (2), certificación negativa de antecedentes penales (2), evidencia de preparación académica (6) y descripción del puesto (3). En el Artículo de la Ley Núm. 81 se dispone que cada Municipio mantendrá un expediente de sus empleados que refleje el historial completo de éstos desde la fecha de ingreso original en el servicio público hasta el momento de su separación definitiva del servicio. En el Reglamento de Personal del Consorcio se establece una disposición similar. Las situaciones señaladas no permiten al Consorcio mantener una administración adecuada del personal y pueden propiciar la comisión de irregularidades. El Director Ejecutivo y el Director de Recursos Humanos no cumplieron con sus deberes ni protegieron adecuadamente los intereses del Consorcio. Véanse las recomendaciones 3, 13-b y 14.

29 (Cont._ Aneio 1) Hallazgo 10 - Funcionarios y empleados sin_ fianzas Entre marzo de 1993 y diciembre de 1995 los funcionarios y empleados del Consorcio relacionados con las operaciones de ingresos, desembolsos y propiedad no estaban cubiertos por fianzas para proteger los intereses del Consorcio. En el Artículo H-3 del Reglamento sobre Normas Básicas se establecía que todo funcionario o empleado que intervenga con las funciones de pagos deberá incluirse en la fianza global de los empleados municipales de acuerdo con las normas establecidas en el Artículo M de dicho Reglamento. En el Artículo M-1 de dicho Reglamento se establecía que el Secretario de Hacienda contratará una fianza global para los puestos sin tomar en consideración las personas que los desempeñan. Se incluirá en la misma al Director de Finanzas, encargados de la propiedad, recaudadores y oficiales pagadores y todas aquellas personas que en el desempeño de sus funciones autorizan o certifican desembolsos de fondos municipales y los empleados que en el desempeño de sus funciones intervienen en el trámite de pagos e ingresos de propiedad municipal y en el trámite de toda clase de valores o en la custodia de materiales por los cuales deban hacerles responsables. En el Capítulo VI del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar. Esta omisión pudo ocasionar perjuicios al Consorcio de haber ocurrido irregularidades en dichas operaciones. Los directores de finanzas en funciones no protegieron adecuadamente los intereses del Consorcio. En la carta del Director Ejecutivo éste indicó que impartió instrucciones para corregir la situación. Véanse las recomendaciones 3 y 6-g(2).

30 MUNICIPIO DE SALINAS Aneio 2 CONSORCIO SUR-CENTRAL Funcionarios principales del Consorcio que actuaron durante el período auditado x Período Nombre Cargo Desde Hasta Sr. Héctor Santiago Torres Director Ejecutivo 1 jul jun 96 Sr. Luis E. Montalvo Pellicier Director de Finanzas 1 may jun 96 Sr. Gerardo Morales Bonilla Idem 1 jul abr 95 Sr. Juan E. Guzmán Pomales Director de Recursos Humanos 1 jul jun 96 Sra. Rosa V. Colón Rivera Directora de Operaciones 1 jul jun 96 Sr. Gilberto Alvarado Rivera Director del Centro de 3 ene jun 96 Procesamiento Electrónico de Datos ' No se incluyen interinatos menores de 30 días. 27

31 MUNICIPIO DE SALINAS CONSORCIO SUR-CENTRAL Aneio 3 Junta de Directores de Alcaldes que actuó durante el período auditado Nombre Municipio Cargo Hon. Basilio Baerga Paravisini Salinas Presidente Han. Roque Delpin Reyes Santa Isabel Vicepresidente Hon. Santiago Martínez Irizarry Juana Díaz Secretario Hon. Alfredo Serrano Rodríguez Naranjito Miembro Han. Carlos L. Torres Santiago Coamo Idem Hon. José Zayas Green Barranquitas 11

32 MUNICIPIO DE SALINAS Anejo 4 CONSORCIO SUR-CENTRAL Consejo de la Industria Privada que actuó durante el período auditado Período Nombre Careo Desde Hasta v Sr. Jorge A. Vivoni Farage Presidente 1 jul jun 96 Sr. Alberto Santiago Cartagena Vicepresidente 1 jul jun 96 Sra. Betty Debién Acosta Secretaria 1 jul jun 96 Sra. Ada E. Mercado Serrano Tesorera 1 jul jun 96 Sra. Gloria E. Santiago Alvarado Miembro 1 jul jun 96 Sr. Digno C. Giraud Rivera Idem 1 jul jun 96 Sr. Luis D. Mejías Mercado 1 jul jun 96 Dr. Carlos A. Marrero Aponte Sr. Pedro A. Rivera Torres jul jun 96 1 jul jun 96 Sr. Emilio Serrano Rivera 1 jul jun 96 Sr. Wilberto Rojas Guzmán 1 jul jun 96 Sr. Edgardo Torres Ocasio 1 jul jun 96 Sr. José Rivera Sepúlveda 1 jul jun 96 Sr. José A. Martínez Martínez 1 jul jun 96 Srta. Lilliam M. González Torres 1 jul jun 96 Sr. Enrique Luna Acosta 1 jul jun 96 Sr. Luis R. Santiago Cartagena Director Ejecutivo 17 oct jun 96 29