DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS

Transcripción

1 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS FACTURAS DE PROVEEDORES: ADIÓS AL PAPEL A día de hoy nadie pone en duda el ahorro y la eficiencia de los procesos sin papel, o lo que es lo mismo, de los procesos digitales de inicio a fin. A pesar del impulso de las administraciones públicas y de la industria en avanzar en los procesos de facturación electrónica, sigue siendo muy importante el volumen de facturas en papel que reciben las empresas con los consiguientes costes de gestión de los procesos de entrada de datos, autorización, cotejo, pago y archivo. La digitalización certificada de facturas es un mecanismo que permite realizar el proceso completo sin la necesidad de manejar ni archivar documentos en papel.

2 Una gestión eficiente de las facturas de proveedores, incluyendo la digitalización certificada de facturas, puede suponer ahorros cercanos a los 3 por factura recibida. Multiplique el número de facturas que recibe al año x3 y sabrá lo que se puede ahorrar anualmente, sólo en este proceso de negocio.

3 La digitalización certificada de facturas es el proceso de transformación de facturas en formato papel en documentos electrónicos con el mismo valor que las primeras. Se trata, por tanto, de un proceso que da valor jurídico a los documentos digitalizados y permite la destrucción de los originales en papel. Este procedimiento tiene su origen y su respaldo legal en la Orden EHA/962/2007 de 10 de abril y en la resolución de 24 de Octubre de 2007 de la AEAT. Asimismo, las Haciendas Forales de Álava, Vizcaya, Guipúzcoa y Navarra, cuentan con sus correspondientes normativas que posibilitan la digitalización de facturas. Una solución apropiada para todas las organizaciones La digitalización certificada de facturas resulta ventajosa para aquellas empresas que, independientemente de su tamaño o sector de actividad, reciben un importante número de facturas. Gracias al valor legal que otorga la digitalización certificada de facturas, estos importantes receptores de facturas pueden ahora presentar a la Agencia Tributaria directamente las facturas formato electrónico, en vez de las facturas en papel. Los beneficios de la digitalización certificada Los beneficios de la digitalización certificada son similares a los que aporta a las empresas la gestión documental en general, es decir: Un importante ahorro de costes y tiempos, la eliminación de errores y el ahorro de espacio (por la eliminación de tareas manuales y del archivo de facturas en papel), y la integración directa de las facturas en la gestión contable de las empresas a través de la incorporación de los datos a las soluciones ERP de cada organización, recalcando siempre que el documento electrónico obtenido tiene el mismo valor jurídico que el documento original en papel.

4 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS Cuáles son los requisitos legales y tecnológicos para reconocer una solución de digitalización certificada La Agencia Tributaria ha fijado unos requisitos muy claros para la digitalización certificada de facturas, con el fin de permitir que el documento electrónico tenga el mismo valor legal que el documento en papel. Las organizaciones podrán cumplir con todos los requerimientos utilizando un software homologado para la digitalización de sus facturas y siguiendo las instrucciones del fabricante para su uso adecuado. Los requisitos clave de las normas para la digitalización certificada de facturas se refieren a: cómo técnicamente se deben digitalizar y firmar electrónicamente las imágenes obtenidas del proceso de digitalización, qué metadatos son los mínimos obligatorios para identificar las facturas digitalizadas, a la disponibilidad de mecanismos para poder acceder y consultar ágilmente las facturas, y a, cómo se debe realizar el proceso de cierre y firmado electrónico de los períodos impositivos. Soluciones de rápida implementación Las soluciones de Informática El Corte Inglés para la digitalización certificada de facturas permiten un proceso de implementación con una incidencia mínima en las aplicaciones corporativas. Su entrada en producción es inmediata y totalmente automática, requiriendo una mínima supervisión. Uno de los requisitos para la homologación de estas herramientas es que las mismas garanticen un procedimiento ininterrumpido y sin intermediación alguna, donde el único punto de intervención por parte del operador es en la preparación de los lotes de facturas en papel para su escaneo. Después de esta labor previa se trata de un proceso totalmente desasistido.

5 Las soluciones y servicios de Informática El Corte Inglés para la digitalización certificada de facturas: un modelo para cada necesidad Informática El Corte Inglés dispone de varias soluciones homologadas de digitalización certificada, basadas en diferentes tecnologías. Esto permite ofrecer a cada cliente la solución que mejor se adapte a sus necesidades o preferencias tecnológicas. Otra ventaja a destacar en las soluciones de Informática El Corte Inglés es la gran escalabilidad que presentan para acometer, desde la digitalización de un número reducido de facturas hasta digitalizaciones masivas. En casos particulares, Informática El Corte Inglés ha colaborado con grandes organizaciones en los procesos de homologación de sus propias soluciones de digitalización y archivado de facturas de proveedores con el objetivo de transformarlos en procesos de digitalización certificada y así obtener las ventajas que supone el uso de soluciones homologadas.

6 DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS Servicios DBPO & cloud como alternativa a la implementación de tecnología Para aquellas organizaciones que quieran adoptar una estrategia de mejora en el tratamiento de sus facturas, pero que no quieran dedicar recursos a tareas sin valor añadido para el negocio, como son la pura digitalización documentos, la extracción de los metadatos de las facturas para su posterior archivado y/o contabilización, Informática El Corte Inglés dispone de Centros de Servicios Documentales (CSD), repartidos estratégicamente por toda la geografía nacional para poder realizar las tareas DBPO & cloud (Document Business Process Outsourcing, con almacenamiento de documentos digitalizados y electrónicos en la nube) de facturas de proveedores. A grandes rasgos DBPO & cloud supone realizar en modo externalizado y en régimen de pago por uso las tareas de:

7 Recogida de las facturas en papel (de las oficinas del cliente, de Apartados de Correos o recibiendo directamente las facturas en el CSD). Preparación de los documentos (desensobrado, extracción de grapas, separación y tratamiento de anexos, etc.) Clasificación de los documentos (por criterios de negocio, centros de coste, u otros que se definan expresamente). Digitalización masiva de las facturas mediante herramientas homologadas de digitalización certificada. Entrega de imágenes y datos a los clientes para integración en sus procesos y aplicaciones de negocio Proceso de consolidación de facturas tratadas con Digitalización Certificada para su conservación en los gestores documentales homologados. Custodia digital de los documentos en servidores documentales de los CPD de Informática El Corte Inglés. Conservación con valor legal y fiscal de los ficheros. Destrucción certificada de los documentos cuando hayan superado su periodo de vigencia. Extracción de los metadatos de las facturas (entrada de datos o/y OCR) Cualquier tipo de dato (mecanografiado, manuscrito, código de barras, marcas, CMC7, etc.) Datos de cabecera y pie de las facturas, campos obligatorios para la llevanza de los libros del IVA, líneas de detalle, etc.

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