AdDoc. Digitalización de Documentos. Versión V23

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1 AdDoc Digitalización de Documentos Versión V23 Tomás A Alonso, 162-2º Vigo - España Tel Fax

2 AdDoc V15 AdDoc Digitalización de Documentos Descripción AdDoc es una potente herramienta que permite digitalizar los documentos que se utilizan en la ETT anexándolos a la entidad que le corresponde y por lo tanto organizando de forma ágil y sencilla la información manejada en las distintas áreas de negocio: currículum, fichas de riesgo, contratos firmados, etc. Las principales características son: Supresión del archivo físico. Centralización de los documentos en un solo punto. Localización de los documentos desde la propia aplicación. Integración de los documentos dentro de una base de datos SQL Server Posibilidad de imprimir los documentos con la identificación del mismo (trabajador, contrato, cpd, etc.) en un código de barras. Escaneo automático de los documentos que se adjuntan a la base de datos a partir de la identificación del código de barras. AdDOC se integra completamente dentro de TTI (Trabajo Temporal Integrado), habilitando funciones de anexado y consulta en las distintas opciones donde es necesario: clientes, puestos, candidatos, trabajadores, etc. Pag. 2

3 El diseño de AdDOC permite anexar todo tipo de documentos (word, excel, pdf, tif, etc.) siempre que sean formatos reconocidos por Windows. Los documentos anexados se archivan dentro de la base de datos, lo que permite que el documento pueda ser borrado o movido del disco del servidor, sin que se altere la información archivada en la base de datos. La impresión de documentos (contratos, CPDs, ficha de riesgos, etc.) permite incluir un código de barras que lo identifica. Las funciones de escaneo de documentos permite capturar la imagen del documento e insertarlo en la base de datos documental, dejando cada documento asociado a la entidad a la que pertenece: trabajador, contrato, cliente, CPD, etc. Pag. 3

4 Categorías de documentos Cada organización podrá definir los distintos tipos de documentos que quiere anexar a las distintas entidades. Al ser un sistema abierto no hay limitación en el número de categorías de documento : currículum, evaluación de riesgos, permisos, documentos de identificación, etc. Cada categoría de documento tendrá los siguientes datos: Identificación Descripción del documento Formato de Código de Barras a imprimir De cara a automatizar la digitalización es muy importante poder asignar a cada documento aquellos datos de la base de datos que lo identifican: empresa, delegación, trabajador, contrato, etc. Estos datos se imprimirán en los documentos con el formato de código de barras. Impresión de Documentos Todos los documentos de la aplicación (CPD, contrato laboral, ficha de riesgos, etc.) se podrán imprimir con el correspondiente código de barras. La identificación del documento con este código permitirá que el programa de escaneo pueda capturar la imagen y determinar que hacer con ella. Datos del Documento Cada documento anexado se archiva en la base de datos tal y como se encuentra almacenado en ese momento. El programa permite añadir una descripción adicional a cada documento, que ayudará a identificar de forma clara la información contenida en el mismo. En el momento de anexar el programa permitirá introducir: Categoría del documento Descripción del contenido del mismo Fecha de anexado Escanear documentos AdDOC dispone de la función de escanear documentos. Esta función permite: Digitalizar documentos, identificar mediante código de barras que tipo de documento es (contrato, cpd, ficha riesgo, etc.) Determinar a quién hay que anexarlo (trabajador, contrato laboral, cliente, cpd, etc) Archivar en la base de datos Al final del proceso de escaneado, la empresa tendrá los documentos digitalizados, archivados y asignados a la entidad que corresponde (si se escanea un contrato laboral firmado, se guardará una imagen del mismo y se podrá consultar desde la ficha del contrato del trabajador, ídem con CPDs, etc.) Pag. 4

5 Anexado manual y Consulta AdDOC dispone de las funciones de Anexado de documentos, visualización de documentos, consulta de la lista de documentos anexados, modificación de documentos y eliminación de documentos. Los niveles a los cuales se puede anexar documentos son los siguientes: Clientes Cuando los documentos corresponde de forma genérica con un cliente. Clientes y categoría Cuando el documento con un cliente y un puesto determinado (documento de evaluación de riesgos, etc) Clientes y CPD Cuando el documento corresponde con un cliente y CPD determinado. Trabajador Cuando el documento corresponde a un trabajador. Trabajador / Contrato Laboral Cuando el documento corresponde a un trabajador y a un contrato laboral determinado. Candidatos Cuando el documento corresponde con un candidato (curriculum,etc.) Pag. 5

6 Características técnicas Lenguaje de desarrollo Microsoft Visual Basic. Bases de datos Microsoft SQL Server Arquitectura de desarrollo Windows de 32 bits. Tecnología de acceso a datos ADO (ActiveX Data Objects) y ODBC. Integración con Microsoft Office REQUISITOS DEL SERVIDOR (mínimos) Pentium IV con 2 GB RAM Disco de 70 GB Windows Server 2003 SQL Server 2000 / SQL Server 2005 Scaner con conexión Twain REQUISITOS DEL CLIENTE (mínimos) Pentium III con 512 MB RAM Disco 10 GB Windows 2000/XP Profesional /Vista Business Microsoft office Pag. 6

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