MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION DE ACERVO INFORMATICO

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA SUBDIRECCION DE ACERVO INFORMATICO Nombre de las áreas que: Elaboran: Validan: Autorizan: Fecha de elaboración:

2 PROCEDIMIENTO PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN TRAMITES DIA A DIA FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE REVISION

3 OBJETIVO Determinar la forma de atención que se dará a las peticiones para la digitalización de documentos oficiales provenientes de los trámites registrales y catastrales que se desarrollan día a día en el Instituto, incluyendo su información anexa. NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIÓN Se contemplan los trabajos para digitalización de documentos oficiales provenientes de los trámites registrales y catastrales que se desarrollan día a día en el Instituto, incluyendo su información anexa. Los documentos impresos deben estar en buen estado, no presentar deterioro, sin rajaduras o roturas, legibles y preferentemente ser los originales. Ante cualquier deterioro físico que posea el documento entregado será sometido a criterio del Jefe del Departamento de Digitalización para su digitalización. Las Dependencias, Entidades de la Administración Pública y Unidades Administrativas del Instituto que realicen las peticiones de digitalización de documentos deberán proporcionar la información y o documentación necesaria para su atención.

4 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO Y/O DOCUMENTO 1 Analista de Atención de Trámites 2 Analista del Departamento de Digitalización Entrega documentos por escanear al Analista del Departamento de Digitalización Recibe documentos, clasifica y analiza el estado de los documentos Pueden digitalizarse? NO. Regresa documentos impresos para corrección. SI. Se preparan los documentos recibidos a ser escaneados. Documentación impresa correspondiente al trámite 3 Prepara el programa de escaneo/captura para el registro en base de datos de los documentos a digitalizar. 4 Configura parámetros del escáner y realiza el escaneo de los documentos recibidos. 5 Realiza control de calidad de la imagen digitalizada en comparación al documento escaneado. La imagen digitalizada es de calidad? NO. Revisa configuración del escáner. SI. Genera y registra los archivos digitales en formato TIFF, JPG o PDF.

5 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO Y/O DOCUMENTO 6 Configura Sistema de Captura de Metadatos y realiza captura previa de Metadatos. 7 Realiza muestreo para determinar la validez de la información capturada. La información capturada es correcta? NO. Se vuelve a configurar Sistema para captura. SI. Registra Metadatos en Sistema de Captura 8 Entrega los documentos recibidos y registra los archivos resultantes de la digitalización al Analista de Atención de Trámites. 9 Analista de Atención de Trámites Recibe los documentos escaneados y los archivos resultantes de la digitalización. FIN DEL PROCEDIMIENTO Archivos digitales en formato TIFF, JPG o PDF.

6 ANALISTA DE ATENCIÓN A TRÁMITES ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE DIGITALIZACIÓN INICIO 1 2 Entrega documentos a digitalizar impresos, incluyendo anexos. Recibe documentos, clasifica y analiza el estado de los documentos Documentación impresa correspondiente al trámite Regresa documentos impresos para corrección NO Se puede digitalizar? SI Se preparan los documentos recibidos a ser escaneados. 3 Prepara el programa de escaneo/captura para el registro en base de datos de los documentos a digitalizar. A

7 ANALISTA DE ATENCIÓN A TRÁMITES ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE DIGITALIZACIÓN A 4 Configura parámetros del escáner y realiza el escaneo de los documentos recibidos. 5 Control de calidad de imagen digitalizada. Revisar configuración del escáner NO Buena calidad? SI Genera y registra los archivos digitales en formato TIFF, JPG o PDF. 6 Configura Sistema de Captura de Metadatos y realiza captura previa de Metadatos. B

8 ANALISTA DE ATENCIÓN A TRÁMITES ANALISTA DEL DEPARTAMENTO DE DIGITALIZACIÓN B 7 Realiza muestreo para validar información de entrada. Revisar configuración de Sistema de Captura de Metadatos NO Captura Correcta? SI Registra Metadatos en Sistema de Captura 9 8 Recibe los documentos escaneados y los archivos resultantes de la digitalización. FIN Entrega los documentos recibidos y los archivos resultantes de la digitalización al Solicitante. Archivo digital en formato TIFF, PDF o JPG. Documentación impresa

9 NO EXISTEN FORMATOS E INSTRUCTIVOS.

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