Sistemas para la Gestión de documentación digital: la experiencia Chilena.

Transcripción

1 VII Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica: Funciones Archivísticas y Preservación Documental Sistemas para la Gestión de documentación digital: la experiencia Chilena. Mesa documentos digitales: Gestión y preservación. Eliana González G. Archivo Nacional de Chile Rio de Janeiro, Brasil, 27 Junio 01 de Julio del 2011

2 MISIÓN Reunir, organizar y preservar el Patrimonio Documental producto de la gestión del Estado y de la acción privada. Facilitar a la comunidad nacional el acceso a la información política, administrativa, jurídica e histórica que dichos registros contienen. Contribuir con su gestión a resguardar los derechos y responsabilidades adquiridos por el Estado y la Ciudadanía, aportando a la construcción de un estado democrático y al desarrollo del país.

3 Estructura administrativa / Recursos de información Archivo Regional de Tarapacá metros lineales / volúmenes Gobierno regional, servicios públicos Archivo Nacional de la Administración metros lineales / volúmenes documentos Organismos de Gobierno Notarios y Conservadores Archivo Regional de la Araucanía metros lineales / volúmenes Gobierno Regional, servicios públicos Archivo Nacional Histórico metros lineales / volúmenes 314 fondos coloniales, republicanos, colecciones particulares, mapas y planos (desde 1541 hasta fines siglo xix)

4 SERVICIOS Atención de usuarios presenciales o a través de Internet que consultan la documentación disponible. Atención de consultas formuladas por Organismos de la Administración del Estado, especialmente Poder Judicial. Atención de solicitudes de Reproducciones de documentos en fotocopia, microfichas y soporte digital. Entrega de copias legalizadas y certificados de documentos en soporte tradicional y en soporte digital con la firma electrónica avanzada : Dominio vigente, Hipotecas y gravámenes, Prohibiciones e interdicciones, Certificados de notas marginales, Vigencias de sociedad comerciales y de minas. Ejecución de anotaciones marginales (alzamientos de hipotecas, prohibiciones y otras).

5 Antecedentes que dieron inicio al Proyecto de digitalización de documentos: Programa sexenal de desarrollo del Archivo Nacional ( ) : Modernización de la gestión del Archivo. Mejoramiento de procesos y servicios. Mejorar el acceso al patrimonio documental. Proyecto Modernización del Estado : Programa Gobierno Electrónico ( instructivo presidencial del 11 de mayo del 2001: Uso de tecnologías de información y comunicaciones en los siguientes ámbitos : Atención al ciudadano : nuevas formas de relación Estado ciudadano. Buen gobierno : Optimización de procesos de gestión. Desarrollo de la democracia : Aumento de la trasparencia y fomento de la participación ciudadana.

6 Proyecto de Digitalización de documentos : Objetivos Modernizar los servicios de información a través de la formación de bases de datos con la descripción e imagen digital de los fondos documentales del Archivo Nacional (Expedientes Judiciales, Inscripciones de Propiedades de Bienes Raíces ) Agilizar el acceso y recuperación de los documentos. Aumentar la cobertura de acceso a través de Internet. Preservar originales vulnerables al deterioro por manipulación (uso de sistemas de digitalización documentos) su de

7 Flujo de trabajo proyecto automatización de catálogos de inscripciones de propiedades ( Bienes Raíces, Comercio y Minas ) Primera etapa de proyecto ( ) Criterios selección normas digitalización Casos de excepción Imágenes digitales Selección documentos Preparación material Digitalización documentos Definición de formatos de descripción Diseño de interfaces de acceso Servicios de información Mantención información Preservación info. digital Procedimientos Criterios calidad Control de calidad Indexación multipaginas Carga en bases de datos e implementación software documental Descripción de documentos Bases de datos imágenes ISAD(G) Registros

8 Flujo de trabajo Segunda etapa del Proyecto( ) Consulta inscripciones Solicitud certificados Términos de uso catálogo Identifica usuario certificado Emisión boleta de pago Base de datos usuario Acceso al sistema Documental Administrativa Staff Nacional Consulta pendientes firma Certificados Inscripciones digitales Firma electrónica Consulta solicitudes pendientes Registro pago Envío informe solicitudes pagadas Edición certificados (PDF) Cierre proceso envío a usuario Solicitudes para firma electrónica Plantillas predefinidas por tipo certificados Certificados Inscripciones digitales Datos solicitud

9 Proceso de selección de volúmenes desde el depósito de Notarios y Conservadores De acuerdo a políticas institucionales, basadas en las demandas del usuario, se seleccionan los volúmenes que se digitalizarán durante el año.

10 Proceso preparación del material a digitalizar Previo al proceso de digitalización se revisan las inscripciones de propiedades y se prepara la hoja de ruta con las características del volumen, la que servirá de guía para el proceso de digitalización y descripción

11 Proceso digitaliza captura y convierte a digital Para el proceso de digitalización se utiliza un scanner robótico de alta productividad especializado para digitalizar volúmenes empastados. Los documentos se digitalizan a 300 dpi, en blanco y negro y tonos de grises en algunos casos.

12 Proceso digitaliza- control de calidad Toda la cadena de digitalización es sometida a procesos de control de calidad.

13 Proceso digitaliza- crea multipágina Las fojas digitales son compaginadas consistentemente con la inscripción, dando origen a un documento digital multipágina.

14 Proceso digitaliza- indexa Define los puntos de acceso iniciales para la recuperación de información. Basado en la organización y clasificación documental. Vincula con la imagen digital

15 Proceso devolución de material a depósitos Mantención y control de las existencias de documentación en los depósitos y del material digitalizado

16 Proceso describe documentos digitales Agrega valor a la indexación inicial a partir del análisis y descripción de los contenidos de los documentos Equipo de trabajo conformado por profesionales especializados en documentos jurídicos abogados, licenciados en historia

17 Formato de ingreso de datos normalizado de acuerdo a la norma ISAD(G) Normalización de los nombre de productores corporativos y personales ; nombres geográficos y materias

18 búsqueda y solicitudes del usuario externo

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29 Firma electrónica de documentos por el conservador del Archivo

30 Archivo Nacional de Chile

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44 RESULTADOS Una base de datos de , con la descripción e imagen digital de inscripciones de propiedades de bienes raíces, comercio y minas, de 115 localidades del país. El mejoramiento de los plazos de respuesta a las solicitudes: 4,37 días como plazo promedio de entrega de certificados El acceso a las bases de datos documentales desde cualquier punto del país. La conservación del patrimonio documental, al evitar la manipulación excesiva del documento original. La reducción en los costos de impresión y envío de documentos a los distintos puntos del país.

45 RESULTADOS La desburocratización de los trámites para la obtención de los certificados. Democratización del uso ciudadano de la información : acceso para todo tipo de usuario, desde cualquier lugar y en cualquier momento ( 7 días de la semana las 24 horas). Generación de una experiencia y conocimiento técnico interno sobre el uso de tecnologías de la información y comunicaciones, en los procesos automatizados de gestión de documentos digitales.

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