Estrategias para incorporar voluntarios a las organizaciones

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1 Estrategias para incorporar voluntarios a las organizaciones Autor Chacón, F., & Vecina, M. L. Voluntariado: Investigación y Gestión Involucrar a las personas necesarias, y en un número suficiente, es una de las tareas básicas de la gestión de programas de voluntariado. Lo ideal es tener suficientes voluntarios para poder llevar a cabo adecuadamete los programas, pero no más de los que se puedan emplear. La captación de voluntarios es un proceso permanentemente abierto, es además, una de las tareas que más tiempo consume y, probablemente, la más visible socialmente. La persona responsable de la captación de los voluntarios contribuye a crear la imagen de la organización y del programa en la sociedad, es su representante para los posibles voluntarios. Actúa como una especie de embajador de la entidad, por lo que debe tener un talante abierto, negociador, emprendedor y un estilo de comunicación asertivo, objetivo, sincero y claro. De su trabajo dependerá el número y tipo de voluntarios de la organización, ya que será la persona qué detecte sus competencias, nivel de responsabilidad, de compromiso, etc. y que ponga los medios para intentar incorporarlos a la organización. Por todo ello, las personas que colaboren en el proceso de captación deben ser seleccionadas, a su vez, con un especial cuidado. Los medios, a través de los cuales, se puede conseguir que las personas dediquen una parte de su tiempo y esfuerzo en pos de una causa heterocentrada son diversos, desde el boca a boca, hasta las campañas publicitarias, pasando por las peticiones explícitas de las organizaciones a determinados colectivos (jóvenes universitarios, jubilados, miembros de alguna asociación, etc.). En cuanto a la efectividad general de cada uno de ellos, un estudio llevado a cabo por Omoto y Snyder (1993) revelaba que el 60% de los voluntarios de un programa de intervención en SIDA decidían serlo por sí mismos, sin responder a anuncios, ni conocer a personas relacionadas con el programa previamente. Navajo (1996), en la misma línea, señalaba que sólo el 50% de los voluntarios de su muestra acudía a través de los medios de comunicación. La encuesta Gallup de 1990, sobre el Sector Independiente intentó profundizar en esta cuestión preguntando a los voluntarios por la relación que les unía a la o las personas que le pidieron que se hicieran voluntarios. Más de un 75% de los voluntarios respondió que eran amigos y familiares. De ello se infiere que los métodos más eficaces conllevan un acercamiento personal. Además, las personas a las que se les pide directamente que se hagan voluntarias tienen una probabilidad tres veces mayor de hacerlo que aquellos a los que no se les solicita (Gallup, 1996). Esto hace aún más importante la planificación de la campaña de captación. En cualquier caso, y desde el momento en el que se empieza a diseñar la captación de voluntarios, hay que establecer y guiarse por objetivos. En general, serán objetivos prioritarios: - Conseguir un número suficiente de voluntarios mínimamente preparados para ocupar los puestos necesarios. - Conseguir que permanezcan el tiempo mínimo necesario para dar continuidad a los programas. Naturalmente, también es posible plantear otros objetivos, pero éstos dependerán de las peculiaridades y necesidades de cada organización en cada momento. Como ejemplo se pueden proponer los siguientes: - Atraer a los voluntarios de forma continuada, para reemplazar a los que abandonan por casas naturales. - Incrementar la visibilidad social del programa y de la organización en la comunidad. - Mejorar la percepción y la credibilidad del programa. - Incrementar la sensibilidad pública sobre la problemática abordada.

2 Para garantizar la eficacia de las intervenciones se debe disponer de un número de voluntarios suficiente y del tipo de voluntarios que a priori se haya conceptualizado como más adecuado para realizar las intervenciones planteadas. Tan problemático sería conseguir menos voluntarios de los que se necesitan, como conseguir muchos más. Esto último implicaría una inversión considerable de recursos en rechazar a personas que se han movilizado a través de la campaña y que quedarían quemadas de cara a futuras necesidades de la organización. Lo mismo ocurriría si no se precisa el perfil demandado y la afluencia de voluntarios es masiva e inespecífica. Pero de nada sirve tener el número de voluntarios necesario y con el perfil adecuado, si éstos abandonan imprevistamente sus actividades, dejando a terceras personas pendientes de un servicio. Hay que trabajar, ya desde la captación, para garantizar su estabilidad temporal, lo cual implica considerar las necesidades a corto y medio plazo de aquellos a quienes se pretende incorporar a una organización. En este sentido, parece que despertar expectativas realistas sobre las tareas a desempeñar, la responsabilidad a asumir, el tiempo de dedicación, etc. evita importantes decepciones posteriores que disminuirían la satisfacción de los voluntarios. Explicitar varias de las posibles razones por las que las personas pueden decidir ser voluntarias también se ha mostrado útil en esta fase, pues no hay porqué suponer que todos tienen como deseo prioritario ayudar a otros. Junto a ésta motivación, es factible suponer otras como el deseo de relacionarse socialmente con otras personas, el deseo de aprender, de sentirse útil, de mejorar el curriculum, etc., y que todas ellas son igualmente legítimas. Ofrecer incentivos selectivos, es decir, refuerzos que no se relacionan con los objetivos de las organizaciones, y que sólo se pueden conseguir participando también ayuda en esta fase de movilización (transporte gratuito, descuento en determinados servicios, seguros, formación, etc.). Con estas ideas generales muy presentes y tras realizar el análisis organizacional, garantizar el apoyo de la entidad y definir las tareas a realizar por los voluntarios, hay que decidir a que sectores de la población se va a dirigir la campaña de captación y que medios se van a utilizar para hacer llegar el mensaje. Ellis (1994; 1996) aconseja que las estrategias de captación se basen, tanto en los requisitos de los puestos a cubrir, como en las necesidades de los voluntarios. Ello le lleva a distinguir entre cuatro grandes tipos de campañas de captación: - Captación amplia. - Captación focalizada. - Captación mixta. - Captación en círculos concéntricos. Captación amplia La captación amplia es adecuada para cubrir puestos que la inmensa mayoría de las personas puede llevar a cabo, bien porque no exigen condiciones ni características especiales, o bien porque casi todo el mundo puede adaptarse a ellas o desarrollarlas en poco tiempo y con una breve formación. Ejemplo de ello puede ser: colaborar en tareas de apoyo en la organización de un evento para captación de fondos, trabajar en un puesto de información, clasificar diversos bienes y distribuirlos entre los que lo necesitan, etc.. Esta estrategia es especialmente recomendable cuando se necesita un gran número de voluntarios para realizar tareas simples durante un periodo de tiempo corto. El objetivo de esta estrategia es hacer llegar el mensaje de demanda de voluntarios al mayor número de personas posible, para lo cual hay que difundir masivamente la información a través de distintos medios. Básicamente pueden distinguirse tres: - Distribuir folletos o posters. - Utilizar anuncios en periódicos, radio o televisión. - Organizar charlas y conferencias.

3 Si se distribuye bien la información, la eficacia del método suele estar garantizada. Sin embargo, este tipo de captación presenta algunos inconvenientes. Por una parte, implica una ingente cantidad de trabajo y en muchos casos un coste elevado. Por otra, prima en exceso la cantidad sobre la calidad, así, el coordinador o gestor del programa deberá hacer juegos malabares para ajustar los perfiles de los voluntarios que han respondido con los puestos disponibles. Captación focalizada La captación focalizada tiene como objetivo dirigir la información hacia un grupo limitado de personas que previsiblemente cumpla ciertos requisitos previamente establecidos como necesarios. Su empleo se recomienda cuando la tareas para la que se desea seleccionar a los voluntarios no pueden ser realizadas por la mayoría de las personas porque exigen habilidades específicas no habituales, porque exigen rasgos o características especiales o porque suponen compromisos muy determinados. Para iniciar una campaña basada en esta estrategia, el Centro Nacional del Voluntariado del Reino Unido propone plantear las siguientes preguntas orientativas: - Qué necesita el programa?, cuáles son las habilidades, actitudes, conocimientos, etc. necesarios para realizar el trabajo?. Si se dispone de una imagen del tipo de persona que podría llevarlo a cabo cuál sería su perfil? (edad, sexo, hobbies, posibles profesiones, etc.). - Basándose en el perfil anterior, dónde se puede encontrar a estas personas?. En qué contexto laboral, educativo, de ocio y tiempo libre pueden ser localizadas?. Qué publicaciones suelen leer?. En qué partes de la ciudad viven?. Cómo se puede contactar con ellas?. - A cuáles de sus motivaciones específicas se puede apelar en la campaña de captación? (autoayuda, mejora de empleo, relaciones sociales, aprender nuevas habilidades, responsabilidad social, interés por la comunidad, etc.). Sin duda la pregunta más difícil de contestar se refiere a cómo localizar a las personas que se ajustan mejor al perfil diseñado. Para superar esta dificultad una buena estrategia es plantear, a su vez, las siguientes cuestiones: - Quién hace habitualmente el trabajo objeto de la captación?. - Quién lo hizo alguna vez y está ahora retirado o jubilado? - Quién podría hacerlo, pero está ahora en una ocupación que no se lo permite?. - Quién está formado para realizarlo, pero tiene ahora un tipo de trabajo distinto?. - Quién podría aprenderlo?. Quién está ahora aprendiendo a hacerlo o pretende realizarlo en un futuro?. - Qué centros de formación enseñan materias relacionadas con la tarea a desarrollar?. - Quién puede conocer a alguien que esté capacitado para realizarlo?. - Hay algún experto que pueda recomendar a alguien y ayudar en la captación?. - Quién tiene un trabajo tan radicalmente diferente, que pueda resultarle estimulante llevar a cabo la actividad voluntaria prevista?. La captación focalizada resulta eficaz cuando se busca un tipo específico de habilidad, como por ejemplo, experiencia en alguna área, cuando se buscan características claramente identificables que pueden ser detectadas a partir de conductas observables, como por ejemplo el cariño por los niños, la afición por los deportes, el amor por lo natural, etc., y cuando se busca un alto nivel de compromiso futuro. En este caso se debe empezar por examinar las motivaciones y el background de los actuales voluntarios para comprobar si existen algunos elementos comunes: tienen todos ellos el mismo tipo de motivación?, tienen un background, experiencias u ocupaciones similares?, proceden de grupos similares?, conocieron el programa por los mismos medios?. Estos factores comunes sirven para identificar grupos a los que parece atraerles el tipo de trabajo que realiza la organización y entonces dirigir la campaña de captación hacia los mismos. En general, puede afirmarse que cuanto más valioso se considere un puesto, más indicada está esta estrategia focalizada. Captación mixta

4 La captación amplia y la captación focalizada no son completamente excluyentes. En ocasiones un anuncio en prensa (en principio, estrategia básica de captación amplia), si está bien diseñado, puede atraer precisamente a las personas que más se ajustan al perfil deseado. El Centro de Voluntariado de la Universidad de Tejas pone como ejemplo el siguiente anuncio aparecido en el Washington Post: Está usted interesado en el teatro?. Los voluntarios saben lo que hay detrás de las bambalinas del Kennedy Center. Llame a los Amigos del Kennedy Center. Aunque se distribuyó a través de medios masivos, este anuncio hace una llamada a una audiencia muy específica. Las palabras clave son "detrás de las bambalinas", que suponen un fuerte incentivo para aquellos aficionados al teatro. Empleando la estrategia de captación focalizada para identificar las motivaciones de los potenciales voluntarios se puede diseñar una campaña en los medios de comunicación, que pueda generar un mayor número de solicitantes interesados y cualificados. Captación en círculos concéntricos Esta estrategia se basa en el boca a boca y parte del supuesto de que las personas que ya están relacionadas, directa o indirectamente, con la entidad son los mejores objetivos de una campaña de captación. Se intenta capitalizar el hecho habitual de reclutar voluntarios entre los conocidos de los propios voluntarios o de los usuarios de los programas. Según la encuesta Gallup de 1987, el 27% de los que en algún momento se beneficiaron de un programa, decidieron posteriormente ser voluntarios en la misma organización o en otra distinta. En el mismo sentido, los datos de la encuesta efectuada en 1990 reflejaban que las estrategias basadas en el acercamiento personal eran las más eficaces. Todo ello hace, a priori, útil la estrategia de pedir a los grupos vinculados a la organización que colaboren en la captación. La efectividad de esta estrategia se debe a que el grupo de potenciales voluntarios a los que se dirige la captación, ya tiene una predisposición positiva hacia la entidad o por lo menos están informados de lo que ésta hace, de forma que, y si la persona que hace la petición es ya voluntaria de la organización, puede aportar directamente su testimonio personal, diciendo implícita o explícitamente: Se trata de una buena actividad de voluntariado en una buena organización. Lo sé porque yo trabajo allí. Esto hace el mensaje más creíble y persuasivo, que los anuncios en los medios de comunicación y que las peticiones de desconocidos. La estrategia de los círculos concéntricos centra sus primeros esfuerzos de captación en aquellos grupos de personas más relacionadas con la entidad y, si es necesario, va progresivamente ampliando el círculo de personas, aunque lógicamente el vínculo con la organización se va debilitando y su eficacia va siendo progresivamente menor. Cualquier persona que tenga ya una predisposición favorable hacia la organización o hacia los programas que ésta desarrolla puede ser un buen instrumento de captación. Los posibles grupos, alrededor de los cuáles se puede estructurar la captación por círculos concéntricos son los siguientes: - Voluntarios actuales. - Amigos y parientes de voluntarios. - Usuarios. - Amigos y parientes de usuarios.

5 - Profesionales. - Socios de la organización. - Personas financiadoras de la entidad. - Personas del barrio donde se aplica el programa. - Personas afectadas por el problema que se intenta resolver. - Jubilados del ámbito de trabajo. - Estudiantes de profesiones relacionadas con el objeto de intervención. A grandes rasgos, poner en marcha esta estrategia requiere iniciar la campaña de captación conectando de la forma más personalizada posible con las personas de los grupos seleccionados. Después se les informará del tipo de voluntariado que se está buscando y de cómo pueden ayudar a localizarlo, y a atraerlo a la organización. Finalmente, siempre y en todo momento se les hará saber que son la pieza esencial de una de las fases más importantes de la gestión de programas de voluntariado. Fuente: Chacón, F., & Vecina, M. L. (2002). Gestión del voluntariado. Madrid: Síntesis.

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