Gestión de Proyectos

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1 Gestión de Proyectos Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK ) Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., Gestión de las Adquisiciones Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

2 Adquisición de Productos del Exterior La Gerencia de las Adquisiciones del Proyecto comprende los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios a organizaciones externas, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.

3 La Perspectiva del Comprador Este capítulo es discutido desde la perspectiva del COMPRADOR en una relación comprador-vendedor. El vendedor (depende del área de aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR, ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.

4 Respecto al Vendedor Típicamente manejará su trabajo como un proyecto. El comprador es su cliente y por tanto stakeholder clave para el vendedor. El contrato es el input clave para muchos de sus procesos de gestión.

5 1. Planificar las Compras y Adquisiciones Genera como resultados el Plan de Gestión de las Adquisiciones y los Enunciados del Trabajo de los Contratos.

6 Planificar las Compras y Adquisiciones Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden ser mejor cubiertas comprando productos o servicios al exterior. Se toma la decisión de comprar o no, qué, cómo, cuánto y cuándo.

7 Planificar las Compras y Adquisiciones El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las disciplinas de contratación y procura e involucrarlos tempranamente como parte del equipo.

8 Planificar las Compras y Adquisiciones Este proceso de planeamiento también debería considerar a los vendedores potenciales, particularmente si el comprador desea ejercer algún grado de influencia o control sobre las decisiones contractuales.

9 Planificar las Compras y Adquisiciones CASA DE CAMPO 1.Estudio 2.Diseño 3.Construcción 4.Acabados 5.Gestión 2.1 Maqueta 3.1 Cercado 2.2 Planos 3.2 Afirmado 3.3 E/I Áreas descanso Dorm padres Dorm. hijos Dorm. hijas 3.4 E/I Áreas recreación Cancha Frontón Cancha Tennis Piscina 3.5 Habilitación Otras áreas 5.1 Planeam 5.2 Control

10 Planificar las Compras y Adquisiciones Elemento WBS Cercado terreno. PROYECTO CASA DE CAMPO Tipo de contrato Suma alzada por metro lineal de cerco. Procedimiento de contratación Se solicitará tres cotizaciones. Forma de contacto Web, guía telefónica. Afirmado terreno. Instalación jacuzzis. Suma alzada con incentivo por cumplimiento de plazo. Suma alzada. Experiencia previa. Estimación de experto independiente. Se solicitará tres propuestas. Invitación a especialistas. Contacto a través de fabricante de jacuzzi.

11 Planificar las Compras y Adquisiciones

12 Planificar las Compras y Adquisiciones Plan de Gestión de las Adquisiciones Describe cómo se gestionará los restantes procesos de procura. Tipos de contratos a usar. Uso de estimaciones independientes como criterios de evaluación. Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y cuáles al equipo de proyecto. Definición de uso de documentos estandarizados. Cómo se manejará a los múltiples proveedores. Entre otros.

13 Project Name: Prepared by: Procurement Management Planning Checklist Date: Identify types of contracts being used Independent estimates required? Yes No If Yes, who will prepare? By when? Actions that Project Management Team can take independent of Procurement Department Source of standardized procurement documents, if needed How will multiple providers be managed? How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project? Scheduling Performance Reporting Human Resources Other

14 Planificar las Compras y Adquisiciones Enunciado del Trabajo del Contrato Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a subcontratar en un grado de detalle que permita a los vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de proveerlos : SOW (statement of work) para productos o servicios claramente especificados. SOO (statement of objectives) para ítems presentados como problema a ser resuelto. Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir servicios colaterales como soporte operacional post-proyecto.

15 Project Name: Prepared by: Date: Statement of Work Template Vendor Name: Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accurately define the proposed work): Required Timeline and Milestone Dates: Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operational support, etc.): Cost Parameters:

16 Análisis hacer-o-comprar Project Name: Prepared by: Date: Cost Item # A B C D E Costs to MAKE Total Costs to Costs to BUY Product or Service MAKE Product or Service Direct Indirect Direct Indirect Description of Cost Item Costs Costs Costs Costs Total Costs to BUY 1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Notes & Recommendations 2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $ $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 Final Differential $0.00

17 Gerencia de la Procura Planeamiento de la Procura

18 2. Planificar la Contratación Genera como resultados los Documentos de la Adquisición y los Criterios de Evaluación.

19 Planificar la Contratación Es la preparación de la documentación necesaria para el proceso de convocatoria.

20 Planificar la Contratación Elemento WBS Cercado terreno. Afirmado terreno. Instalación jacuzzis. PROYECTO CASA DE CAMPO Filtro de evaluación Garantía de rápido cumplimiento. Experiencia previa. Referencia de anteriores clientes Financiamiento. Distribuidor autorizado del fabricante. Garantía de rápido cumplimiento. Criterio de evaluación Menor precio. TECNICA: 70% (experiencia, equipamiento) ECONOMICA: 30% Menor precio. Documentos RFQ RFP RFQ

21 Planificar la Contratación

22 Planificar la Contratación Documentos de la Adquisición Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales. Los términos oferta o cotización se usan generalmente cuando la decisión de la fuente de selección se basará en el precio. El término propuesta se usa generalmente cuando otras consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico son relevantes. Nombre comunes: IFB Invitation for Bid. RFQ Request for Quotation. RFP Request for Proposal. IFN Invitation for Negotiation.

23 Project Name: Prepared by: Request for Proposal Template Date: I. Introductory and Background Information: II. Statement of Work and Description of Project: III. Project Objectives: IV. Schedule of Events: For example: Event 1. RFP sent to Bidders 2. Bidders' Conference 3. Evaluation of Responses 4. Award of Contract 5. Commencement of Project 6. Project Completion 7. Final Review 8. Client Acceptance and Closure Date V. Description of Required Response Format: VI. VII. Required Contractual Provisions: Evaluation Criteria: Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g., A. Purchase price B. Understanding of client need C. Overall or life-cycle cost D. Technical capability E. Management capability F. Financial resources

24 3. Solicitar Respuesta de Vendedores Genera como resultados las propuestas de los postores.

25 Solicitar Respuesta de Vendedores La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y propuestas) de vendedores prospectos sobre cómo pueden satisfacer las necesidades del proyecto. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el proveedor prospecto, normalmente a ningún costo para el proyecto.

26 Solicitar Respuesta de Vendedores

27 4. Selección de Vendedores Genera como resultados la suscripción del contrato.

28 Selección de Vendedores Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los criterios de evaluación para elegir al proveedor. A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial (precio) y se evalúan por separado. Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos factores. El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es entregado a tiempo.

29 Selección de Vendedores PROYECTO ITEM CONTRATADO I. ANTECEDENTES II. III. IV. OBJETO MONTO FORMA DE PAGO V. PLAZO VI. VII. VIII. RESPONSABILIDAD ES DEL CONTRATISTA RESPONSABILIDAD ES DEL CONTRATANTE GARANTÍAS Firma contratista CASA DE CAMPO AFIRMADO DE TERRENO IX. GARANTÍAS X. DOCUMENTOS CONTRACTUALES XI. XII. XIII. PENALIDADES CAUSALES DE RESOLUCION NATURALEZA DEL CONTRATO XIV. BASE LEGAL XV. CONTROVERSIAS Firma contratante

30 Selección de Vendedores

31 Sistema de puntajes Project Name: Prepared by: Date: Evaluation Criteria and Weight Assigned Purchase price 20% Understanding of client need 25% Overall or life-cycle cost 15% Technical capability 20% Management capability 15% Financial resources 5% Overall Score of possible 5 (weights x ratings, totaled) Vendor #1 Rating (1-5, with 5 best) Vendor #1 Item Score Vendor #2 Rating (1-5, with 5 best) Vendor #2 Item Score

32 5. Administración del Contrato Genera como resultados la correspondencia, los cambios contractuales y los pagos.

33 Administración del Contrato Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor cumpla los requerimientos contractuales. La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de las acciones tomadas en la administración del contrato. Además de la gestión de la relación contractual se debe integrar los resultados de estos procesos con la gestión integral del proyecto. Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y cuando intervienen varios vendedores.

34 Administración del Contrato Figura Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas (Guía del PMBOK, 3ra Edición, Página 291)

35 Project Name: Prepared by: Date: Person(s) Requesting Change: Change Number: Type of Change Requested: Terms of contract Other (specify) Detailed Description of Change: Procurement Change Request Template Detailed Reason for Change Requested: Termination of Contract Other (specify) Description of Product or Service Effect on Project Cost:? Projected Cost Overrun of approximately %? Estimated Cost Reduction of approximately % Effect on Schedule:? Planned Project Completion Date:? New Project Completion Date: Additional Remarks: Approval Project Manager Date Approval (Other) Date

36 Project Name: Prepared by: Contract Change Control System Checklist and Worksheet Date: Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Be sure to provide for appropriate review of all changes. Define any types of changes qualifying for automatic approval without review: Define steps by which contracts may be changed, including: Paperwork Tracking systems Dispute resolution procedures Approval levels required Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated change control system: Additional Remarks: Submitted Name/Title: Date: Approval Name/Title: Date:

37 Project Name: Prepared by: Contract Performance Report Template Date: Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives: Scope (On Scope? If not, how serious) Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.) Cost (On budget? Under or over by how much, etc.) Quality Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.): Forecasting (Estimate of future project status and progress): Other Issues or Comments: Submitted Name/Title: Date: Approved Name/Title: Date:

38 6. Cierre del Contrato Se completó correctamente y satisfactoriamente el trabajo?

39 Cierre del Contrato Es similar al Cierre administrativo (Sección 10.4) en el sentido que involucra tanto verificación del producto como cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del Contrato. El término adelantado de un contrato es un caso especial de Conclusión del Contrato.

40 Cierre del Contrato

41 CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN SOFT SKILLS Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos. Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos. Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos. Gestión del Cambio Organizacional e Individual. GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK ). Estándares para la Gestión de Proyectos. Taller Práctico de Gestión de Proyectos. Taller de Preparación para la Certificación PMP Gestión de Programas (PPgM). Gestión de Portafolios (PPfM). GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS Gestión Organizacional de Proyectos (EPM). Oficina de Proyectos (PMO). Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3). HERRAMIENTAS Curso Taller de MS Project Curso Taller de MS Project Curso Taller de MS Project MS Project Server Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

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