Informe de evaluación de ERP

Transcripción

1 Versión 1.0 Sergio Catalá Gil, Carlos Martínez Burgos, Javier Llácer Muñoz, c 2009 Instituto Tecnológico de Informática 16 de Enero de 2009

2 Resumen La mayoría de compañías que poseen un amplio rango de departamentos que interactúan entre sí precisan de una aplicación software que dé solución a sus necesidades de generación, mantenimiento y compartición de la información. En el presente informe se evalúan una serie de Planificadores de Recursos Empresariales ó ERP en base a un conjunto de requerimientos genéricos y funcionales del mismo. 1/61

3 Índice 1. Introducción Motivación de la Evaluación Contexto General Propósito Objetivos Características de los ERP Características genéricas Licencia Sistema operativo Bases de datos Modularidad Interfaz de usuario Usabilidad Requerimientos de instalación Interconexión con herramientas ofimáticas Interconexión con sistemas Versión de pago Soporte técnico Internacionalización Customización Extensibilidad Gestión de usuarios Mercado español Lenguaje de programación Actualizaciones Empresas implantadoras Características funcionales Gestión de los datos maestros Gestión de almacenes /61

4 Gestión de facturación Gestión de contabilidad Gestión de producción Gestión de proyectos Gestión de proveedores Gestión de clientes (CRM) Gestión de RRHH Inteligencia de negocio Generación de informes Informes personalizados Evaluación de ERP Introducción OpenERP Definición Características no funcionales Características funcionales Conclusiones Openbravo ERP Definición Características generales Características funcionales Conclusiones OpenXpertya Definicion Características generales Características funcionales Conclusiones Compiere ERP Definición Características generales Características funcionales /61

5 Conclusiones Conclusiones 57 Bibliografía 59 4/61

6 Índice de Tablas 1. Requisitos soportados por cada ERP Funcionalidades soportadas por cada ERP /61

7 1. Introducción El siguiente apartado proporciona una visión global del informe, introduciendo tanto el propósito del mismo como sus objetivos particulares Motivación de la Evaluación Contexto General Con el fin de mejorar su estrategia, muchas compañías empiezan hoy en día a redefinir la visión de su negocio y sus objetivos particulares. Al observar de cerca la continua transformación de la economía, las compañías se ven en la necesidad de llevar a cabo sus propias transformaciones sobre los procesos internos de la empresa así como sobre el modo en que son capaces de llegar a los clientes. Teniendo en cuenta que las demandas de éstos son cada vez más exigentes con la calidad, el precio y las especificaciones de los productos y servicios que desean obtener, la empresa se ve obligada a orientar sus acciones para satisfacer estos requerimientos por parte del cliente. Para solventar esta cuestión, los diferentes departamentos de las compañías comienzan a aproximarse cada vez con mayor énfasis a las diversas tecnologías de la información emergentes y a adoptar aplicaciones que les permitan cumplir con sus objetivos de la manera más óptima posible. El problema muchas veces es que acaba resultando un proceso muy engorroso el poder establecer una comunicación fluida entre aplicaciones pertenecientes a diferentes departamentos. Las fuentes de información de estas aplicaciones están desperdigadas y no se dispone de medios adecuados para generar, editar, compartir y comunicar dicha información. Para resolver estos conflictos de manejo de la información e integrar todas estas aplicaciones en una, han surgido los denominados Enterprise Resource Planning (o ERP). Como hemos comentado, a través de éstos es posible integrar en una sola aplicación todas las áreas de una compañía que contribuyen a la generación de sus productos y servicios. Un ERP o sistema de gestión empresarial no es más que un conjunto de aplicaciones que apoyan las principales actividades de una empresa tales como la manufactura, la logística, la contabilidad y los recursos humanos. Los ERP son pues sistemas de gestión de la información capaces de reunir y automatizar muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos y productivos de una empresa. La gran flexibilidad de los ERP permite que los diferentes departamentos de una empresa aumenten su productividad en un 50 % si el personal en contacto con el ERP es un personal preparado y capaz de asegurar el buen funcionamiento del sistema. En ocasiones, las compañías se hacen la idea equivocada de que informatizar mediante un sistema 6/61

8 de gestión de la información toda la gestión de su empresa les permitirá crecer y competir con otras compañías del mercado. Y esto no siempre es así. Existen cantidad de compañías que han hecho peligrar los resultados de la misma tras implantar en su seno interno un ERP. Hay que tener en cuenta que los ERP no crean modelos de gestión sino que los organizan. Debe existir un modelo previamente implantado en la empresa para que el ERP produzca mejoras sobre el mismo. No obstante, los ERP pueden mejorar un modelo existente, debido a que en el momento de la implantación del ERP, suelen revisarse y mejorarse todos los procesos de gestión de la empresa. Debido a la amplia difusión de los ERP en el mercado empresarial, existe por Internet un amplio abanico para elegir. Incluso existen soluciones open source donde la empresa no tiene que asumir coste alguno en el proceso de instalación del software. En el presente informe nos encargaremos de analizar dichas alternativas Propósito El principal propósito de este informe consiste en evaluar diversos ERP dentro del marco de las licencias Open Source Objetivos Los objetivos de este documento son plasmar la evaluación de los cuatro ERPs de código libre que más se utilizan en el mercado, mostrando sus características funcionales y no funcionales y realizando una comparativa entre ellos en base a estas características, así como mostrar sus principales ventajas y desventajas, extrayendo finalmente unas conclusiones que pueden ayudar a decidir qué ERP instalar dependiendo del entorno final y las necesidades impuestas. 2. Características de los ERP El siguiente apartado proporciona un desglose de las características que permitirán evaluar y seleccionar el ERP óptimo según el caso concreto en cada situación. Separamos las características en los dos siguientes grupos: Características genéricas, que son todas aquellas que analizan los requerimientos software y cualidades esenciales del ERP. Características funcionales, que tienen que ver con todas aquellas funcionalidades que una empresa desea incorporar en sus procesos internos (contabilidad, recursos humanos, etc). 7/61

9 2.1. Características genéricas Licencia La licencia por la cual se rige la distribución de cada ERP puede determinar su funcionalidad, así como sus posibilidades de modificación y adaptación al caso concreto de la implantación. Los ERPs analizados se rigen todos mediante algún tipo de licencia de código abierto, no obstante, cada una tiene sus particularidades Sistema operativo Analizaremos si existen diferentes versiones del ERP para cada plataforma (Linux, Windows, Mac). Dado el gran número de empresas que confían hoy en día en el software libre, muchos servidores corren bajo Linux y se valorará positivamente que exista una versión del ERP para trabajar sobre el mismo Bases de datos Los ERP centralizan toda la información asociada con clientes, productos, etc, a través de una base de datos. Cuanto mayor sea el rango de bases de datos soportadas por el ERP, mayor implantación poseerá en el mercado. Al igual que la cuestión del sistema operativo, se valorará positivamente que puedan utilizarse sistemas gestores de bases de datos open source (como por ejemplo PostgreSQL[1]) Modularidad Entendiendo la modularidad de una aplicación como su capacidad para ser vista y entendida como la unión de varias partes que interactúan entre sí y que trabajan conjuntamente para alcanzar un objetivo común, resulta interesante que el ERP posea una arquitectura modular donde se gestionen los módulos de forma apropiada. Cada módulo se encarga de gestionar las funciones de un departamento diferente, como pueden ser: la gestión de nóminas, la gestión documental y de proyectos, la contabilidad, etc. Se valorará además que no haya una fuerte dependencia entre módulos y que la comunicación entre los mismos se lleve a cabo con unas entradas y salidas bien definidas Interfaz de usuario Es importante separar aquellos ERP que se ejecutan a través de un entorno web (haciendo uso del navegador) y aquellos que se emplean ejecutando una aplicación de escritorio y que requieren una 8/61

10 instalación previa de la misma en el sistema operativo Usabilidad En este apartado se valorará lo fácil o difícil que sea utilizar la herramienta para un usuario, así como la curva de aprendizaje de esta. También se valoraran aspectos del diseño del interfaz con el usuario y si este es atractivo y cómodo Requerimientos de instalación Se evaluará si el número de requerimientos previos a la instalación del ERP es o no aceptable y que no suponga una barrera para el gestor que se encarga de instalar el ERP. Normalmente los requerimientos previos a una instalación tienen que ver tanto con la parte hardware de la máquina servidora donde se implantará el ERP como las aplicaciones que deben estar instaladas previamente en la misma: base de datos, servidor web, intérpretes de lenguajes de programación, etc Interconexión con herramientas ofimáticas Se valorará positivamente que el ERP pueda comunicarse con otros programas capaces de abrir documentos con extensiones estándar (por ejemplo Excel, Word, gestores de correo, etc) Interconexión con sistemas Se valorará en este apartado la capacidad que tiene de integrarse el ERP con el entorno del sistema operativo instalado, como por ejemplo la integración con los servidores LDAP, o la gestión de usuarios de Windows Versión de pago En ocasiones resulta interesante analizar si el ERP dispone de una versión de pago que amplíe las funcionalidades de la aplicación además de dar un soporte técnico profesional sobre las mismas Soporte técnico El soporte de un ERP suele venir en forma de documentación asociada al proyecto (si es entendible y abundante), información sobre el mismo en foros oficiales y no oficiales, y ayuda técnica por parte del 9/61

11 equipo que está detrás del proyecto. Es importante que exista un buen soporte en estos tres aspectos para resolver conflictos que pudieran surgir con el manejo de la aplicación. También es interesante que existan empresas dedicadas a dar un soporte técnico dedicado en planes de formación, ayudas de instalación, consultorías, etc Internacionalización Es interesante que el ERP pueda instalarse en diferentes idiomas y que tenga todas las etiquetas y la ayuda de la aplicación en el idioma elegido por el usuario Customización Entendemos por customización la capacidad de cambiar, con gran facilidad y sin necesidad de poseer unos grandes conocimientos de programación, la apariencia del ERP por parte del personal que hará uso del mismo Extensibilidad Se apreciará que el ERP introduzca una serie de funcionalidades base y dé además la posibilidad al gestor del sistema de añadir extensiones que representen funcionalidades extra para la compañía Gestión de usuarios Dependiendo del departamento al que pertenezca, es interesante que el personal de cada departamento tenga los permisos justos y necesarios para encargarse de la parte correspondiente a su departamento. Debe existir una figura de administrador capaz de interactuar con todos los módulos de la aplicación, y una serie de roles sobre el ERP que permitan el uso de los correspondientes módulos de manera restringida Mercado español Cada país suele venir con sus propias reglas de medida o unidades en la parte de contabilidad y es interesante que el software a implantar venga con dichas medidas de base y no tengamos que adaptarlas nosotros mismos a través de extensiones. Como la empresa donde se va a implantar el ERP pertenece al mercado español, tendremos en cuenta su sistema de medidas en el presente informe. 10/61

12 Lenguaje de programación Es interesante conocer el lenguaje de programación en el que está escrito el ERP para el caso de que determinado personal de la compañía tenga que encargarse de modificar ciertas funcionalidades que dicte la empresa Actualizaciones Se evaluará si el ERP dispone de un sistema de actualizaciones robusto que permita descargar fácilmente la última versión de la aplicación base y sus módulos sin que ello suponga mucho esfuerzo para el gestor y la aplicación siga funcionando correctamente Empresas implantadoras ERP. Se investigará si existen en el mercado empresas consultoras que se encarguen de implantar dicho 2.2. Características funcionales Gestión de los datos maestros Los ERPs almacenan los datos correspondientes a cada una de las entidades del negocio de forma coherente, de forma que no haya duplicados e inconsistencias, manteniendo un formato homogéneo y facilitando que los datos sean fácilmente accesibles y procesables por las distintas partes o módulos del ERP Gestión de almacenes La gestión de almacenes permite que los stocks de los diferentes productos disponibles en estos sean mantenidos correctamente así como mantenerlos claramente localizados físicamente. Esta permite modificar automáticamente la cantidad de productos al recibir pedidos de proveedores, al producir nuevos productos o al servirlos a los clientes Gestión de facturación La gestión de facturación hace referencia a la generación de todo tipo de datos que tienen que ver con la facturación de productos y servicios a los clientes, como pueden ser las facturas de venta, albaranes, tarifas, informes de ventas, etc. Esta información es normalmente usada por los CRM para realizar sus análisis. 11/61

13 Gestión de contabilidad Es muy recomendable que la gestión contable de la empresa esté totalmente integrada en el ERP, ya que al gestionar este los movimientos de compras, ventas, etc., permitirá ahorrar trabajo innecesario volviendo a introducir los datos de contabilidad, siendo así totalmente transparente al usuario Gestión de producción Toda la producción está claramente ligada a un flujo de desarrollo, que ha de ser controlado de manera precisa, de tal forma que estén coordinados los planes de producción, los recursos empleados, la maquinaria utilizada y su estado en cada momento, los materiales utilizados, el coste de la producción, los partes de incidencias, el mantenimiento, etc. Es deseable que dicho control esté integrado en el ERP implantado en la empresa, lo cual ahorrará mucho trabajo a los encargados de dicha producción Gestión de proyectos Las empresas dedicadas a la realización de proyectos o productos, han de mantener una correcta gestión de estos, realizando un control de las fases por las que pasa su desarrollo, así como los recursos necesarios para su realización, compras de materiales involucradas o empleo de personal humano. Esta gestión ha de estar integrada con el resto de la aplicación Gestión de proveedores El aprovisionamiento de productos por parte de los proveedores está sujeto a un flujo determinado, que debe ser gestionado de forma correcta, para evitar la introducción repetida de datos, el error humano en dicho flujo, la pérdida de información, etc., de tal forma que la evolución del flujo desde la realización del pedido hasta la entrada del producto en el almacén sea fluida y automática en la medida de lo posible. Así mismo, ha de estar relacionado con el proceso de contabilidad y facturación, para evitar tener que transportar datos de una aplicación a otra Gestión de clientes (CRM) La gestión de clientes consiste en el proceso que tiene la empresa para organizar y mantener la información disponible de sus contactos para permitir ofrecer a sus clientes los servicios o productos que estos necesiten en un momento determinado, pudiendo realizar ofertas particulares según sea el caso. Este proceso tiene una gran relación con la gestión comercial, ya que son principalmente los comerciales los que se encargaran de recabar dicha información. 12/61

14 Gestión de RRHH Una característica poco frecuente en los ERPs es la posibilidad de gestionar la información de recursos humanos de la empresa, pudiendo hacer ofertas de empleo, gestionar la información de las entrevistas, realizar el mantenimiento de nóminas, contratos, etc. desde el mismo. Esta característica permite centralizar toda esta información y relacionarla con el resto de módulos del programa Inteligencia de negocio La inteligencia de negocio, del inglés Business Intelligence, se utiliza para facilitar a las personas que toman decisiones relevantes en la empresa la toma de dichas decisiones, basándose en los datos de ésta, provenientes de cualquiera de sus fuentes, de forma que sean más comprensibles para ellas y no necesiten muchos conocimientos sobre el funcionamiento de la empresa en un momento determinado, sin más que consultarlos Generación de informes Una característica importante de los sistemas ERP es que permitan generar informes de todos sus procesos de gestión, así como facturas, albaranes y cualquier tipo de documento asociado al funcionamiento interno y externo de la empresa Informes personalizados Algunos ERPs permiten al usuario utilizar herramientas externas tipo Office para generar informes personalizados, o disponen de algún editor interno para este fin. Esto permite adaptarse mejor a las exigencias de clientes, proveedores, o a darle un aspecto más propio de la empresa. 3. Evaluación de ERP 3.1. Introducción En este apartado se van a evaluar los cuatro ERPs más extendidos en el mercado que sean libres o de código abierto, y de los cuales se pueda obtener una versión gratuita. Para cada uno de ellos, se mostrara en primer lugar una definición del mismo, continuando con la enumeración de sus características principales y terminando con una conclusión basándose en estas características. 13/61

15 3.2. OpenERP Definición OpenERP [2] es un completo sistema de gestión de empresas/organizaciones (ERP) de licencia libre que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, almacén, inventario, proyectos, CRM, recursos humanos, TPV, tiendas virtuales, etc. Soporta múltiples monedas, múltiples compañías y múltiples contabilidades; además incorpora funcionalidades de gestión de documentos para agilizar la colaboración entre departamentos y equipos en la empresa; y permite trabajar remotamente mediante una interfaz web desde un ordenador conectado a Internet. Se integra con distintos softwares de oficina. Dispone de funcionalidad para la generación de impresos vía PDF, HTML, y permite exportar datos a otros programas como OpenOffice o MS Office (Excel, Word). La arquitectura del sistema es cliente/servidor, lo que permite que todos los usuarios trabajen sobre el mismo repositorio de datos. Esto tiene la ventaja de que toda la información está disponible y sincronizada en todo momento además de que descarga la mayor parte del trabajo de procesamiento de datos de las máquinas cliente (donde trabajan efectivamente los usuarios). El programa es Software Libre liberado bajo licencia GPL, lo que le confiere varias ventajas: coste cero de licencias; documentación extensiva en una diversidad de problemáticas; flexibilidad en la implementación; personalización de la aplicación; amplia posibilidad de desarrollos futuros Características no funcionales Licencia OpenERP está basado en la licencia GPL [3], que consiste básicamente en que el código fuente de la herramienta está disponible gratuitamente para el desarrollador, para que este pueda realizar cualquier modificación y adaptación en el mismo, pero obligándole a publicar dichos cambios también usando la misma licencia GPL. Sistema operativo 14/61

16 Existen instalaciones tanto para Windows como para Linux en la web. La versión actual es la Base de datos OpenERP utiliza únicamente PostgreSQL como gestor de BBDD, el cual se puede encontrar en en Internet fácilmente en [1]. Modularidad Open ERP está estructurado en secciones que abarcan en más de 200 módulos. En la instalación, se instala lo mínimo y puedes ir añadiendo módulos. Un listado de todos los módulos instalables se puede encontrar en [4]. Interfaz de usuario La interfaz cliente de OpenERP puede ser tanto en web como en escritorio. En este caso, la interfaz basada en escritorio es más completa y sencilla de utilizar que la interfaz web. Requerimientos de instalación Para poder instalar Open ERP es necesario tener instalado el gestor de BBDD PostGreSQL y las librería de Python. En la instalación de Windows el instalador ya lo incluye todo. En Linux es necesario instalar estos dos paquetes antes. Interconexión con herramientas ofimáticas Se pueden exportar los listados a formato CSV o Excel. Interconexión con sistemas No es posible utilizar ninguna de las facilidades que nos presta el sistema operativo desde OpenERP. Versión de pago La versión de la aplicación es gratuita y no existe una versión de pago. Soporte técnico Aunque este ERP sea gratuito, existe la opción de contratar servicios de mantenimiento y asesoría. En la web oficial ([2]) se puede encontrar una comparativa de los precios. Internacionalización La última versión está por defecto en Inglés y Francés pero en la instalación existe la posibilidad de configurar el idioma de los usuarios y las empresas. También es posible configurar todas las etiquetas de la aplicación y traducirlas. 15/61

17 Desde la web oficial ([2]) también se puede acceder a foros de discusión en castellano. Customización Al ser open source es posible obtener el código y actualizar la aplicación. Open ERP ofrece módulos de Administración y configuración de las pantallas y módulos. También es posible utilizar la herramienta OpenObject para actualizar y desarrollar módulos Extensibilidad El sistema base puede ser extensible a través de de add-ons descargados desde la página oficial o desde la parte de Administración de la aplicación. Gestión de usuarios OpenERP ofrece una gestión de usuarios propia. Es decir a través del módulo de administración se pueden agregar usuarios y asignarlos a grupos. Se puede personalizar los accesos a los diferentes módulos. Mercado español La adaptación al mercado español se ofrece por mediación de un módulo de instalación del sistema contable español. Este módulo puede encontrarse en la página oficial. Aunque también es posible la instalación desde el apartado de Administración del cliente OpenERP. El impuesto IVA está adaptado ya que se pueden personalizar diferentes impuestos. Lenguaje de programación OpenERP está desarrollado en Python pero también ofrece la herramienta OpenObject para actualizar y desarrollar módulos. Actualizaciones Las actualizaciones se encuentran disponibles en la página oficial de Open ERP, en la sección de descargas. También es posible realizar la actualización desde el apartado de Administración del cliente OpenERP. Empresas implantadoras En la web oficial también se nombran empresas instaladoras, y es un buen recurso para encontrar manuales y ayudas a la implantación de la herramienta. 16/61

18 Características funcionales Gestión de datos maestros OpenERP ofrece una gestión de todos los datos maestros de los diferentes módulos: proveedores, clientes, empresas, usuario, etc. Gestión de almacenes y gestión de producción Permite planificar, automatizar y realizar fabricaciones y ensamblado de productos. Listas de materiales multinivel Listas de materiales virtuales o fantasma Creación e impresión de órdenes de fabricación Planificación y creación automática de órdenes de fabricación. Creación automática de necesidades de compra desde fabricación. Actualización automática de stocks según cantidades indicadas en la orden. Algunos de los aspectos que se pueden gestionar en OpenERP en cuanto a inventario serían los siguientes. Gestión de almacenes en distintas ubicaciones (poblaciones) Gestión de la rotación de inventario y niveles de stock Ejecución de las órdenes de empaquetado generadas por el sistema Ejecución de envío con albaranes de entrega y cálculo de los gastos de envío. Gestión de lotes y números de serie para trazabilidad Cálculo de niveles teóricos de stock y valoración automática de stock. Definición de reglas para reabastecimiento de stock. Los albaranes de venta son generalmente creados automáticamente desde pedidos de venta. Las entradas y salidas de almacén son también tratadas como de doble entrada. Cualquier movimiento de almacén es definido en OpenERP con un origen y un destino. De tal forma que el stock no puede ser modificado sin saber quién o qué lo modificó ya que en alguna parte tiene que existir una contrapartida. 17/61

19 OpenERP también maneja el concepto de stock en clientes y proveedores por lo que se puede gestionar el stock consignado. La definición de los almacenes puede ser jerárquica por lo que puede analizarse el stock a varios niveles de detalle. Se puede trabajar con productos concretos, o con plantillas que separan la definición del producto y sus variantes. Las variantes de productos son definidas por los atributos que se definan para dicho producto (color, talla, peso, calidad, densidad, etc.). Asociadas al producto, se definen las listas de precios o tarifas, tanto de compra, como de venta. Los precios se ajustan a los cambios de moneda. Existen módulos adicionales que pueden ampliar la funcionalidad del módulo de productos. Algunos de ellos son: membership: Gestión de suscriptores de los miembros de una compañía electronic: Gestión de productos de electronica fashion: Gestión de productos textil o moda extended: Gestión de costes de produccion expiry: Gestión de caducidad de productos foundry: Gestión de productos del área del metal (forja) Gestión de facturacion/ventas La funcionalidad ofrecida en esta área es similar a la ofrecida en el área de compras, sin embargo hay grandes diferencias en el Workflow aplicable a cada una. Creación de pedidos de venta. Revisión de los pedidos en sus distintos estados. Consulta del Workflow de los pedidos de venta Confirmación de envío Se puede definir una fecha de facturación y las condiciones individualmente en cada pedido Los gastos de envío pueden asignarse usando una tabla de tarifas donde se pueden consultar los precios de los diferentes proveedores de transporte. 18/61

20 Albaranes automáticos desde pedido Albaranes de envíos parciales Las listas de precios pueden ser definidas con un precio fijo por producto, o se pueden construir definiendo reglas. Esta opción permite definir múltiples descuentos, precios de venta basados en los de compra, reducciones de precio, ofertas en un determinado rango de productos. Gestión de contabilidad Como su nombre lo indica, éste modulo permite al usuario realizar todas las configuraciones y procedimientos relacionados con la actividad contable y financiera de la empresa. Es decir permite abrir el periodo contable, y realizar las actividades básicas a la hora de llevar a cabo el proceso contable, no solo registra los ingresos, sino que también tiene la capacidad de realizar análisis en cuanto a los costos, con sus respectivos procesos de informe (libros), además de brindar la oportunidad de generar tablas que le permitan al usuario tener una mejor perspectiva de las cuentas de la empresa. En este modulo se puede definir los periodos contables (años fiscales y periodos), cuentas contables (definición de cuentas, es decir PUC), libros (definición de libros), impuestos, presupuestos, modelos, términos de pago, contabilidad analítica (en donde se definen los bancos y la monedas que se van a utilizar), asientos (en donde se registran todos los asientos contables), procesamiento periódico (se refiere a las conciliaciones en la cuentas, es decir a discrepancias de la cuentas con lo que puede ocurrir en la realidad), facturas, gráficos (este modulo se refiere a tablas analíticas en donde se relacionan las cuentas), informes (como su nombre lo lo indica en este submódulo, que generan los informes tendientes a la contabilidad). Gestión de proyectos Este módulo permite: Definir tareas y requerimientos de estas tareas. Asignar con eficiencia los recursos a los requerimientos planificacion de proyectos Organización Comunicación automática con los partners Impresión de diagramas de Gantt 19/61

21 Se pueden configurar proyectos relacionados con servicios, soporte, fabricación o desarrollo. Es un módulo universal adaptado a cualquier proyecto de cualquier área de la empresa. Permite definir Subproyectos Gestión de proveedores y clientes (CRM) OpenERP ofrece además de un módulo de atención al Cliente, un módulo de atención al proveedor. Entre otras la funcionalidad ofrecida por estos módulos es: Gestión de casos: El concepto de caso, permite gestionar diferentes comunicaciones de los Clientes o proveedores que requieran una atención posterior por parte del personal de nuestra empresa. Algunos de esos casos pueden ser: Reclamaciones de pedidos, problemas de calidad, gestión de llamadas, tickets de soporte y ofertas de trabajo. OpenERP asegura el correcto tratamiento de los casos por los usuarios del sistema, clientes y proveedores. Puede automáticametne reasignar un caso, enviar alarmas por y enlazar con otros documentos y procesos de OpenERP. Todas las operaciones son archivadas y existe una pasarela de donde puede actualizar un caso automáticamente desde los s enviados y recibidos. Un sistema de reglas permite definir acciones que pueden automáticamente mejorar su proceso de calidad, asegurando que un caso abierto nunca se pierda. Además, existen herramientas para incrementar la productividad de todo el personal en su trabajo diario: Un editor de documentos que tiene un interfaz con openoffice. interfaces para sincronizar los contactos y calendarios de outlook con OpenERP. Un plugin de outlook que permite almacenar automáticametne los s y sus ficheros adjuntos en el Gestor documental integrado con OpenERP. Un portal para sus proveedores y Clientes que les permite acceder a algunos datos de su sistema. Se puede implementar una política de mejora continua de los servicios, utilizando algunas de las herramientas estadísticas de OpenERP para analizar las diferentes comunicaciones con sus partners. 20/61

22 Gestión de RRHH Lo que permite este modulo es llevar un seguimiento a los empleados de la empresa, toda la información pertinente del mismo, nombre, usuario, empresa, permite asignar equipos, roles, días de vacaciones (teniendo en cuenta las disposiciones de ley, maternidad, etc.), asistencia (permite registrar la entrada y la salida de su trabajo), en fin permite hacer un seguimiento muy detallado de los empleados. Inteligencia de negocio Open ERP no tiene un módulo en concreto para Inteligencia de Negocio pero cuenta con información estadística dinámica para finanzas, proyectos y fabricación. Las páginas de estadísticas, además de facilitar información, sirven para organizar el trabajo de un usuario o empleado. Por ejemplo, en el dashboard de proyectos, se incluye la lista de próximas tareas del usuario. Desde esta misma pantalla puede navegar a la tarea. Además, los gráficos y datos son dinámicos pudiendo ser filtrados in-situ. También se puede abrir cualquier elemento de la lista para ver estadísticas detalladas de dicho elemento. Los dashboards se pueden personalizar para ser adaptados a las necesidades de cada empresa. Generación de informes e informes personalizados OpenERP incluye de base informes predefinidos que pueden ser fácilmente adaptados a las necesidades del cliente. Permite también la creación de nuevos informes en cualquier objeto, usando OpenOffice para ello Conclusiones OpenERP es un entorno de gestión empresarial de código abierto con un gran número de funcionalidades, deseable en cualquier sistema de este tipo. Defiende desde el principio la filosofía del código abierto, tanto en su licencia de distribución como en las herramientas utilizadas para su desarrollo. Es un sistema multiplataforma desarrollado íntegramente en Python[5], que se apoya sobre la base de datos PostgrSQL, no disponiendo en la actualidad de la posibilidad de usar otras bases de datos, lo cual es una clara desventaja con respecto a otros de sus competidores. Sin embargo, como contrapartida, dispone de muchas más funcionalidades que estos, además de que, al ser altamente modular y extensible (actualmente existen más de 200 módulos implementados), pueden ser implementadas nuevas funcionalidades creando nuevos módulos e incorporándolos al sistema. Con el fin de facilitar la interacción con el sistema, OpenERP proporciona tanto un interfaz de usuario basado en web, como un cliente dedicado que funciona bajo el entorno GTK. Este entorno proviene también de la filosofía del software libre, y por lo tanto está muy extendido en las plataformas 21/61

23 Linux/Unix, pero no tanto en las plataformas Windows, lo cual es un inconveniente si se compara con otros ERPs, cuyo cliente dedicado está implementado en Java[6], que implica que sea multiplataforma. Además de esto, OpenERP está traducido a multitud de idiomas, y es fácilmente adaptable a las leyes y métodos de gestión de los distintos países donde se quiera implantar. Un aspecto importante a tener en cuenta también en OpenERP es su facilidad de interconexión con otras herramientas, ya que dispone cierta conectividad con Outlook, Excel y Word por ejemplo, así como la posibilidad de crear informes personalizados con los datos de las entidades. Así mismo, dada su modularidad, es posible también implementar la interconexión con las herramientas deseadas Openbravo ERP Definición Openbravo ERP [7] es una aplicación de código abierto de gestión empresarial tipo ERP enfocado a PYMES. Su origen es español y actualmente está llevando un proceso de expansión a nivel mundial. El software es una aplicación completamente basada en web, lo que facilita su administración e interacción con los usuarios al encontrarse toda la información, incluido la aplicación, en un solo lugar. Sumado a esto la facilidad de que el equipo cliente sólo necesite un navegador web para interactuar con el aplicativo es mucho más funcional Características generales Licencia Openbravo está licenciado bajo Openbravo Public License ([8]), que es una adaptación de la licencia libre MPL ([9]), cumpliendo completamente con la definición de software de código abierto de la Open Source Initiative (OSI) y con las cuatro libertades del software libre: Libertad 0: la libertad de usar el programa, con cualquier propósito Libertad 1: la libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a tus necesidades. Libertad 2: la libertad de distribuir copias, con lo que puedes ayudar a tu vecino. Libertad 3: la libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los demás, de modo que toda la comunidad se beneficie. Sistema operativo Soporta cualquier sistema operativo: 22/61

24 Microsoft Windows Vista, XP, 2000 o 2003 server. Linux: Red Hat, CentOS, OpenSuse, Debian, Ubuntu, Fedora Base de datos Openbravo soporta uno de los siguientes motores de bases de datos: Oracle 10g release 2 (Express, Standard and Enterprise editions). PostgreSQL Database Server o superior. Modularidad OpenBravo está formado por diferentes módulos. Éstos pueden ser instalados total o parcialmente durante la instalación del software. Las grandes áreas que integra actualmente el sistema de gestión son: Gestión de los datos maestros: productos, componentes, listas de materiales, clientes, proveedores, etc. Gestión de los aprovisionamientos tarifas, pedidos de compra, recepción de mercancías, verificación de facturas de proveedores, evaluación de proveedores, etc. Gestión de almacenes: almacenes y ubicaciones, unidades de almacén, lotes, números de serie, bultos, etiquetas, entradas, salidas, movimientos entre almacenes, inventarios, valoración de existencias, transportes, etc. Gestión de proyectos: proyectos, fases, presupuestos, gastos, compras asociadas, etc. Gestión de servicios: recursos, servicios, gastos, gastos refacturables, facturación de servicios, nivel de servicio, etc. Gestión de la producción: estructura de planta, hojas de ruta y BOM s, órdenes de fabricación, partes de trabajo, incidencias de trabajo, partes de mantenimiento, etc. Gestión comercial y gestión de las relaciones con clientes (CRM): pedidos de venta, tarifas, albaranes, facturación, comisiones, CRM, etc. Gestión económico-financiera: plan de cuentas, cuentas contables, impuestos, contabilidad general, cuentas a pagar, cuentas a cobrar, contabilidad bancaria, balance, cuenta de resultados, activos fijos, etc. 23/61

25 Business Intelligence (BI): reporting, análisis multidimensional (OLAP), cuadros de mando predefinidos. Interfaz de usuario La interfaz para acceder a Openbravo es únicamente web. Sin duda, de todos los ERPs evaluados, es el que contiene una interfaz web más rica y amigable. Algunas de sus características son: Menú principal configurable por rol de usuario. Idioma de trabajo configurable a nivel de usuario. Alarmas programables por rol de usuario o usuario concreto. Navegación a través de teclas rápidas para una operativa más rápida. Interfaz de usuario modificable a través de skins o temas. Ayuda contextual (actualmente disponible en español e inglés). Posibilidad de anexar documentos, imágenes u otro tipo de ficheros a cualquier entidad de la aplicación. Información navegable (historial, documentos relacionados, etc.). Filtros configurables y búsquedas flexibles. Selectores incrustados en los formularios para las entidades más usadas (productos, terceros, cuentas, pedidos, facturas, etc.). Requerimientos de instalación Para instalar Openbravo, se requiere el siguiente software: Plataforma Java 2 edición estándar 5.0 o superior. Apache Tomcat versión 5.5 o Superior. Apache Ant 1.6 o Superior. Así mismo es requerido un motor de bases de datos: Oracle 10g release 2 (Express, Standard and Enterprise editions). PostgreSQL Database Server o superior. 24/61

26 El cliente no necesita nada, únicamente un explorador, ya que se accede al servidor por web. Interconexión con herramientas ofimáticas Existe la posibilidad de generar informes en múltiples formatos: Excel, PDF y HTML. Interconexión con sistemas No es posible. Versión de pago y soporte técnico Existen tres versiones de Openbravo: Comunidad, Basic, SMB. La única libre de pago es la versión de comunidad. Las tarifas y comparativa de versiones puede verse en la página web de Openbravo ([7]). Internacionalización y mercado español La empresa desarrolladora de Openbravo es española. El ERP está preparado para la utilización en diferentes países. El mercado español está totalmente integrado. El idioma tanto en la instalación como en la aplicación puede ser español. Customización y extensibilidad Se puede modificar o ampliar Openbravo utilizando la tecnología citada en También es posible utilizar el diccionario de datos y framework desarrollado para OpenBravo. Se desarrolla utilizando estándares abiertos, alrededor de una combinación única entre los marcos de desarrollo MVD y MDD, los cuales han sido exhaustivamente probados, y el motor WAD de Openbravo que los ejecuta. MVC (Model, View, Control): MVC es un marco de desarrollo de aplicaciones web sólido que ayuda a desacoplar la base de datos, los elementos de la interfaz de usuario, y la lógica de negocio. La separación de estos elementos en ficheros distintos resulta en un código más estructurado, facilitando así el desarrollo y mantenimiento del mismo. MDD (Model Driven Development): MDD supone un modelo de diseño de software que depende de los metadatos almacenados en un diccionario para modelar el comportamiento de la aplicación. Esto conlleva una reducción drástica en cuanto a codificación manual y número de errores se refiere, permitiendo que expertos de negocio con poca experiencia a nivel de codificación puedan configurar la aplicación para satisfacer las necesidades de cada empresa. WAD (Wizard for Application Development): Este motor, desarrollado por Openbravo, genera automáticamente el código binario de la aplicación a partir del diccionario MDD. Los ficheros 25/61

27 generados por el WAD se generan conforme al estándar MVC. Diccionario MDD de la aplicación: Almacena los metadatos que describen cada elemento de la aplicación incluyendo el comportamiento del mismo. MVC Foundation Framework: Conjunto de utilidades de programación robustas seleccionadas entre los mejores candidatos en software libre disponibles o desarrolladas por Openbravo en el caso que no exista candidato alguno en ese momento. Estas herramientas facilitan el desarrollo web de la aplicación según el esquema MVC. Gestión de usuarios Los usuarios de diversos perfiles pueden acceder a Openbravo ERP mediante roles diseñados a medida de sus hábitos de trabajo y que garantizan la seguridad de la información que pueden consultar y modificar. Los roles permiten controlar qué pantallas son accesibles desde el menú y son visibles para los usuarios de una determinada organización y accesibles en modo de edición o bien de sólo lectura. También es posible configurar para cada usuario el idioma y otros valores predeterminados. Lenguaje de programación Openbravo ERP utiliza las siguientes tecnologías: Java y Javascript SQL y PL/SQL XML HTML Actualizaciones Todas las actualizaciones y releases nuevas se pueden obtener de la web oficial ([7]). Empresas implantadoras Se pueden encontrar diversas empresas que implantan Openbravo: OpenBravo: (oficial) Open Sistemas: (Valencia y Madrid) 26/61

28 Características funcionales Gestión de datos maestros OpenBravo registra los datos necesarios para el funcionamiento del ERP: Productos, componentes, listas de materiales, clientes, proveedores, empleados, etc. Productos y componentes: Categorías de productos. Ficha de producto. Tipo de producto (ítem, servicio, gasto), con gestión particularizada para cada uno. Definición particular de gestión en almacén para cada producto (gestión de stock, trazabilidad). Características. Imagen de producto. Unidades de medida. Conversión entre unidades. Unidades de peso variable. Listas de materiales (productos compuestos por otros). Proveedores por producto. Esquemas de tarificación. Definición de tarifas a partir de otras tarifas (por ejemplo, de tarifas de venta a partir de tarifas de compra). Proceso de generación de tarifas automático. Tarifas. Precio tarifa, precio aplicable, precio limite. Reglas particularizables de aplicación de precios. Aplicable a compras y ventas. Categorías de portes. Transportistas (integrado con terceros). Productos sustitutivos. Terceros: Clientes, proveedores, empleados. Direcciones caracterizadas por uso interno (entrega/recepción de material, facturación, cobro, dirección social, otras). Contactos asociados a dirección. Grupo de terceros. Áreas de interés (para análisis comercial). Clientes. Tarifa de venta. Modo de facturación (inmediato, albaranes servidos, pedido completamente entregado, periódico). Forma y plazo de pago (condiciones de pago). Formato de impresión y número de documento específicos por cliente. Riesgo permitido (crédito). Proveedores. Tarifa de compra. Forma y plazo de pago (condiciones de pago). 27/61

29 Empleados. Relacionado con comercial de cliente. Grupos de terceros (segmentos o categorías). Condiciones de pago (plazo para vencimiento, días fijos de pago, días laborables, múltiples vencimientos). Calendarios de facturación periódica (mensual, quincenal, semanal), con día de corte para cada caso. Posibilidad de uso mixto de calendarios. Rápeles de compra y venta. Relación de artículos. Escalas. Ruteros de atención (rutas de auto-venta, rutas de tele-venta). Áreas de interés. Informe de actividad de un tercero. Gestión de almacenes La gestión de almacenes es una parte importante en Openbravo. Se puede encontrar un control de: Almacenes y ubicaciones (multialmacén). Stock por producto en doble unidad (por ejemplo, en kilogramos y cajas). Atributos del producto en almacén personalizables (color, talla, descripción de calidad, etc.). Lote y número de serie. Impresión de etiquetas. Códigos de barras (EAN, UPC, UCC, Code, otras.). Gestión de bultos en almacén. Control de reposición. Trazabilidad configurable por producto. Movimiento entre almacenes. Gestión automática de salidas de stock (vaciado según existencias, con reglas de prioridad por caducidad, ubicación, etc.). Inventario físico. Planificación de inventarios. Inventario continuado. 28/61

30 Informes de movimientos, seguimiento, stocks, entradas/salidas, caducidades, inventario, ubicaciones, etc. Informes personalizables. Integrado con Openbravo POS. Sincronización y control del stock en la misma tienda. Gestión de producción Se ofrece un control de todo el proceso de fabricación para cubrir las necesidades del ciclo de trabajo de la empresa: Estructuras de la planta. GFH s (Grupos Funcionales Homogéneos) o Centros de Coste. Centros de trabajo y máquinas. Planificación de la producción (MRP), teniendo en cuenta, previsiones, pedidos de cliente, existencias, stock mínimo y órdenes de fabricación en curso. Planes de producción con múltiples productos de entrada y múltiples productos de salida. Órdenes de fabricación. Edición de las secuencias y de los productos de cada orden fase. Partes de trabajo pre-rellenados con los datos del plan de producción de la secuencia. Cálculo de los costes de producción con posibilidad de añadir costes indirectos. Incidencias de trabajo. Tipos de utillajes y gestión de cada utillaje individual. Mantenimiento preventivo y partes de mantenimiento. Gestión de facturación/ventas y gestión de clientes (CRM) En OpenBravo el módulo de gestión de ventas y facturación está unido al de CRM. Este módulo ofrece: Zonas de ventas. 29/61

31 Pedidos de venta. Auto-venta. Preventa. Tele-venta. Aplicación de tarifas: precios, descuentos y control de precio límite. Reserva de género en almacén para pedidos no servidos. Aviso de riesgo cliente superado. Corrección de pedidos. Tipos de documento de pedido: presupuesto (con y sin reserva de género), estándar, almacén (generación automática de albarán), punto de venta (generación automática de albarán y factura). Albaranes. Creación automática a partir de líneas de pedido pendientes. Automatización de las salidas (vaciado según existencias, con reglas de prioridad por caducidad, ubicación, etc.). Anulación de albaranes. Generación automática de albaranes. Proceso de facturación. Para todos los tipos de facturación: inmediata, género servido, pedido completamente servido, periódica (semanal, quincenal, mensual). Edición de facturas. Aplicación de tarifas: precios, descuentos y control de precio límite. Creación automática a partir de líneas de pedido o líneas de albarán pendientes de facturación. Aviso de riesgo cliente superado. Anulación de factura (dejando pendiente de facturación los documentos asociados). Impresión masiva de documentos (pedidos, albaranes, facturas), con criterios de selección específicos definidos por el usuario. Posibilidad de creación de documentos en cualquier orden y de prescindir de documentos no requeridos (Pedido-Albarán-Factura; Pedido-Factura-Albarán; Albarán-Factura; Factura). Comisiones. Informes de pedidos, pedidos de venta suministrados, albaranes, facturas, pedidos no facturados, detalles de facturación. Integrado con sistemas de captura de pedido en PDA (palm y pocketpc). Información unificada de clientes (visión 360 ). Gestión de peticiones. Integración con correo electrónico. Integrado con Openbravo POS. Gestión de proveedores Los diferentes procesos que están disponibles en OpenBravo son: 30/61