GS-406 REMUNERACIÓN DE FIRMAS CONSULTORAS Enero 2005

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1 GS-406 REMUNERACIÓN DE FIRMAS CONSULTORAS Enero 2005 ALCANCE En este capítulo se describen criterios generales sobre la remuneración de firmas consultoras y agencias especializadas que podrán ser utilizados por la Representación para orientar al Prestatario o beneficiario en la negociación de los respectivos contratos por servicios de consultoría. REMUNERACION DE LA FIRMA CONSULTORA La remuneración de la firma consultora debe incluir todos los costos que el contratante (Prestatario o beneficiario) pague a la firma consultora por la prestación de los servicios contratados. Dicha remuneración debe ser negociada con base en los siguientes factores: la complejidad de los servicios requeridos; el precio de mercado cobrado por otras firmas para la ejecución de servicios similares; los costos especiales que deba incurrir la firma para ejecutar los servicios específicos requeridos; los honorarios facturados por la misma firma para servicios de consultoría que ha prestado en el último año al Prestatario u otras instituciones; as calificaciones y experiencia de los expertos asignados; la calidad de los controles de supervisión técnica y gerencial que proveerá la firma; la calidad del soporte logístico que ofrecerá la firma, inclusive lo relacionado con comunicaciones entre expertos y entre éstos y el Prestatario; los riesgos especiales envueltos en la prestación del servicio, inclusive los relacionados con la situación específica del país, ciudad o región geográfica en que serán ejecutados los servicios; los costos de oportunidad de la firma con relación a sus diferentes opciones de trabajo, el costo de oportunidad del contratante en contar inmediatamente, cuando sea el caso, con los expertos específicos que serían asignados por la firma; los costos relacionados con aportes, implementos y equipos que no sean reembolsables como gastos directos, incluyendo, cuando aplique, los costos de viaje y servicios de terceros cuando no sean cobrados por separado de los honorarios.

2 MODALIDADES DE REMUNERACION La modalidades de remuneración más usuales para las firmas consultoras son: Suma fija alzada; Viáticos más gastos directos incurridos; Costo más suma fija; Costo salarial multiplicado por un factor más gastos directos incurridos. Se desalienta la utilización de la modalidad donde la remuneración se calcula únicamente sobre la base de un porcentaje del costo estimado o real, de trabajos u obras de construcción. Si bien el Prestatario o beneficiario puede utilizar un porcentaje para una estimación preliminar de los costos, los costos reales deben corresponder al desglose específico de los gastos previstos por concepto de mano de obra, materiales, gastos generales y utilidades. Tampoco es conveniente celebrar contratos en los que no se fija claramente un límite de tiempo y de costos. CONTRATOS A SUMA ALZADA La modalidad de suma fija alzada se considera la más conveniente para la administración del contrato e implica el acuerdo de pagar una remuneración total fija por todo el servicio cuyo pago es efectuado en cuotas fijas o, más raramente, de una sola vez al término de los servicios; Los contratos a suma alzada son más adecuados para aquellos contratos de consultoría cuyo alcance es la producción de resultados o informes predefinidos o el cumplimiento de tareas de corta duración cuyo nivel de esfuerzo y tiempo de ejecución se puede predeterminar con cierto grado de seguridad. Se usa normalmente dicha modalidad para contratos cuyo objeto es la preparación de uno o más documentos como producto final; Los contratos a suma alzada también requieren una planificación muy precisa de los montos y ocasiones en que se hará el desembolso de la remuneración, de manera de ajustar los pagos al nivel de esfuerzo aplicado en la ejecución del contrato y los gastos en que debe incurrir la firma consultora; Por lo general, las consultorías de corta duración (hasta 6 meses de plazo) son particularmente adecuadas para contratarse bajo la modalidad de suma alzada; Los contratos a suma alzada también se adaptan a consultorías de mediano plazo (de 7 a 18 meses de plazo) cuando el objetivo de los servicios y las tareas a ejecutar entrañan la posibilidad de una variación expresiva en el nivel de esfuerzo o los costos programados al tiempo de la negociación del contrato, y los que sean efectivamente requeridos de la firma consultora durante la ejecución de los servicios.

3 DESGLOSE DE GASTOS Independientemente de la modalidad utilizada por la firma consultora para calcular su remuneración, es conveniente solicitar un desglose específico de los gastos previstos durante las negociaciones con la firma; y la comprobación de los gastos reales incurridos cuando hayan de efectuarse pagos en virtud de contratos que no encuadren bajo la categoría de suma alzada. Los gastos deben desglosarse por separado, de acuerdo con los costos unitarios por concepto de los diferentes tipos y calificaciones de la mano de obra requerida; y los materiales, gastos generales (overhead) y gastos directos no salariales. DEFINICION DE TERMINOS El desglose de los costos del contrato toma en consideración las siguientes definiciones: Costo Salarial es el costo de los sueldos (incluidas licencias por enfermedad y vacaciones anuales y de otra índole cuando corresponda) que se pagan al personal que trabaja directamente en las actividades de consultoría. Puede incluirse la parte de los sueldos de los socios o directivos correspondiente a la prestación directa o supervisión por los mismos de los servicios técnicos requeridos en el contrato. Gastos Generales constituyen el factor de multiplicación que se aplicará a los costos salariales. Representa una compensación para la firma consultora por concepto de gastos generales o administrativos, beneficios para los empleados más un margen de utilidad. El factor "gastos generales" puede ser de distinta magnitud y un valor indicativo puede ser de 1. 5 veces el valor de los costos salariales, dependiendo del tipo de empresa, sector, etc. Puede incluir los siguientes rubros: provisión de espacio para oficinas, iluminación, calefacción, electricidad, agua y suministros similares para los lugares de trabajo; muebles de oficina, computadoras, su equipo accesorio y programas operativo y de trabajo básicos, impresora, máquinas de escribir, calculadoras, fotocopiadora normal de oficina, equipos de dibujo y otros instrumentos usuales de trabajo, y efectos generales normalmente utilizados sin requisito especial para la ejecución del tipo de servicios profesionales requeridos; impuestos distintos de los incluidos como costos salariales; gastos de biblioteca, otros gastos periódicos y otros medios para mantenerse al día con los adelantos tecnológicos en las áreas de especialización pertinentes; remuneración de funcionarios ejecutivos, administrativos, de las esferas contable y jurídica; costos distintos de los sueldos incluidos en los costos salariales del personal técnico o directivo asignado a la ejecución de la consultoría, incluyendo beneficios y subsidios especiales, tales como gastos de instalación, reajuste por lugar de destino, seguros, etc.;

4 gastos de promoción de las empresas; provisión para la pérdida del tiempo productivo de los empleados técnicos entre las distintas tareas y por el tiempo dedicado por directivos y empleados a tareas de interés público; gastos relacionados con la contratación y terminación del contrato de consultores y sus dependientes, tales como pasajes para dependientes elegibles, transporte y depósito de enseres domésticos, exámenes médicos, gastos de pasaporte, visas, impuestos de aeropuertos, exceso de equipaje y carga aérea; ganancia bruta antes de la deducción de los impuestos; gastos con comunicaciones de naturaleza administrativa, inclusive llamadas telefónicas locales, facsímil, telex, mensajería electrónica; y las comunicaciones con propósitos técnicos entre la sede o oficinas del consultor y sus expertos cuando requeridas en una proporción normal para la supervisión periódica de los servicios; otros gastos de naturaleza general o administrativa. Gastos Directos No Salariales son costos que no califican bajo la categoría de gastos salariales directos o gastos generales, son necesarios para el cumplimiento de las tareas técnicas y pueden relacionarse directamente con el proyecto. Comprenden los siguientes rubros: gastos oficiales relacionados con viajes internacionales o dentro del ámbito nacional que tengan lugar durante la ejecución de la labor de consultoría, tales como pasajes, gastos de subsistencia, exceso de equipaje y gastos varios como de viajes en taxi e impuestos de aeropuerto; gastos especiales y justificados de comunicaciones relacionadas con las tareas técnicas, tales como llamadas telefónicas de larga distancia, cables, telex, facsímiles, mensajería electrónica e investigaciones o consultas a través de bases de datos electrónicas; servicios directamente atribuibles a las tareas técnicas, tales como alquiler de computadoras especiales, servicios especializados de computación, costos de programación, adquisición de programas muy especializados de computación, gastos de laboratorio y otros cargos no atribuibles a gastos generales; gastos justificados de implementos técnicos para dibujo, equipos y otros gastos relacionados con el suministro de materiales especiales, que resulten esenciales para la labor técnica requerida, imputables directamente a la tarea o proyecto; costos justificados de reproducción de documentos técnicos, tales como copias heliográficas, fotostáticas, impresos, etc.;

5 subcontratos de otras firmas, inclusive para la realización de encuestas y desarrollo de tareas especificas, si la subcontratación fue prevista en los términos de referencia o en el contrato. HONORARIOS DE LAS AGENCIAS ESPECIALIZADAS En el caso de agencias especializadas, la remuneración debe analizarse como si se tratara de un consultor independiente con todos los pormenores que ello entraña (gastos por concepto de honorarios, contratación, nombramiento y repatriación, asignación por instalación y reajuste por lugar de destino), más un rubro integral de gastos generales y administración de proyectos, normalmente entre 7% y 20% del costo estimado TOTAL. Por otra parte, algunas agencias especializadas requieren reembolso de algunos gastos que normalmente se encuentran incluidos en la categoría "gastos generales, " los cuales por lo tanto no serían reembolsables a las firmas consultoras privadas. Obsérvese que, a diferencia del caso de las firmas consultoras, el porcentaje ajustado para "gastos generales" de las agencias especializadas no sólo se aplica a los honorarios de los expertos sino a todos los costos de naturaleza accesoria al honorario de los expertos, incluyendo los beneficios y subsidios agregados al sueldo de los profesionales, además de poder aplicarse a algunos gastos directos no salariales tales como subcontratos, viáticos y gastos de viaje. En la medida en que el monto total de los "gastos generales" de la agencia especializada constituya un porcentaje relativamente alto del costo total del proyecto, el costo correspondiente a una agencia especializada podría ser igual o superior al de una firma consultora. La decisión acerca de la utilización de una firma consultora o de una agencia especializada se efectúa atendiendo a las circunstancias de cada caso. El principal aspecto a considerarse es el criterio técnico con respecto a cuál de las opciones (en caso de que existan) puede proporcionar los mejores servicios de conformidad con los términos de referencia de los trabajos a ejecutarse. La decisión de seleccionar cualquier servicio de consultoría debe basarse en la experiencia anterior, si es que la hay, con firmas consultoras y agencias especializadas, así como en la disponibilidad de fondos y el costo presupuestado de determinado proyecto o programa. PAGOS INICIALES Y PARCIALES Al negociarse el monto de los pagos iniciales y parciales a efectuarse a las firmas, los funcionarios encargados de la negociación del contrato deben evitar todo adelanto no razonable de fondos y considerar los gastos reales en que las firmas deberán incurrir, de conformidad tanto con la propuesta de precios como con el cronograma o plan de ejecución aprobado para el contrato. En el caso de contratos a suma alzada, en la medida de lo posible, los pagos deben relacionarse con la entrega de documentos u otros productos concretos que se exijan a la firma. PAGO FINAL El pago final por concepto de servicios de firmas consultoras debe supeditarse a la aceptación previa del informe final de la firma por parte del Prestatario o beneficiario y el Banco. Dicho pago debe consistir por lo menos en el 10% del monto total a pagarse a la firma de conformidad con sus respectivos contratos. Siempre que el contrato de

6 consultoría estipule pagos en divisa y en moneda nacional, se debe reservar la divisa para cubrir el 10% del monto del contrato, que se requiere como pago final mínimo. GASTOS IMPREVISTOS Se permite que en la elaboración del presupuesto correspondiente a los servicios de consultoría, se incluyan imprevistos por un monto de hasta el 10% del costo del contrato, en el plan de operación o convenio de préstamo. CONSULTORIA LOCAL Y CONSULTORIA INTERNACIONAL La consultoría es local si los servicios son prestados en el país de nacionalidad de la firma o de su sede de operaciones, cuando ese país de nacionalidad o sede de operaciones es un país Prestatario del Banco. Lo mismo se aplica si los servicios son íntegramente prestados por una filial o subsidiaria local de una firma extranjera en un país Prestatario del Banco. La consultoría es internacional cuando por lo menos 50% de los servicios -- medido por el número de días expertos a ser dedicados a su ejecución -- corresponde a expertos no residentes en el país Prestatario del Banco en que se llevará a cabo la misma ejecución. En general, los honorarios cobrados por los expertos extranjeros de una firma consultora son superiores a los honorarios de los expertos locales asignados por las mismas firmas; esto se justifica si los expertos extranjeros incurren en costos, riesgos y responsabilidades adicionales por asumir la obligación de prestar servicios fuera de su país de residencia y por quedar distanciados de su sede normal de trabajo y de su familia. No todos esos riesgos y responsabilidades adicionales de los expertos son compensados por los beneficios y subsidios especiales que una firma consultora pudiera pagar a sus expertos; además dichos beneficios y subsidios son siempre cargados al "overhead" o "gastos generales" de la firma. En el caso de consultorías altamente especializadas, especialmente las de corta duración, la complejidad y requerimientos del servicio prestado localmente son muchas veces iguales a los exigidos para una consultoría internacional que tuviera el mismo objetivo; en estos casos no debería haber diferencia de costo de honorarios entre la consultoría local y la internacional. MONEDA DE PAGO La remuneración de la firma consultora es estipulada en la(s) moneda(s) permitida(s) por el contrato de préstamo o convenio de cooperación técnica. Moneda de Denominación. Es la moneda estipulada para la remuneración del contrato. En general, la remuneración de las firmas en contratos financiados con fondos del Banco se expresa en dólares de los Estados Unidos de América (US$) o en equivalente en US$ si la remuneración debe ser efectuada en otra moneda. En operaciones de cooperación técnica financiadas con recursos administrados por el Banco bajo ciertos fondos de fideicomiso, se puede requerir otra moneda de denominación en contratos con firmas, tal como el uso de una sola moneda. En estos casos, rigen la estipulaciones propias del convenio. Por ejemplo, contratos financiados por la Comunidad Europea deben ser denominados en ECUs.

7 Moneda de Pago. Se establecen las siguientes disposiciones con respecto a las monedas que se utilizarán para efectuar los pagos a las firmas consultoras. Moneda Nacional. Es la moneda del país o los países en los que se prestarán los servicios, siempre que el Prestatario o beneficiario, sean de dicho país o países. Los contratos celebrados con las firmas consultoras se ajustan a una de las siguientes estipulaciones, según el caso: Si la firma tiene domicilio en el país en el que ha de prestar los servicios, su remuneración será pagada exclusivamente en la moneda de ese país, con excepción de los gastos incurridos en divisas por concepto de viajes internacionales o gastos de subsistencia en el extranjero, los que se reembolsarán en dólares, o su equivalente en otras monedas que estén comprendidas en el financiamiento. Si la firma consultora no tiene domicilio en el país en el que ha de prestar los servicios, el mayor porcentaje posible de su remuneración será pagada en moneda nacional y el resto en dólares o su equivalente en otras monedas que estén comprendidas en el financiamiento. En el caso de un consorcio en el que una o más de las firmas que lo integran tenga domicilio en el país miembro Prestatario en el que los servicios han de prestarse, la parte de la remuneración que corresponda a cada una de estas firmas se pagará en moneda nacional. A las demás firmas del consorcio que no sean del país miembro Prestatario en el que se han de prestar los servicios se les pagará con arreglo a lo dispuesto en los párrafos precedentes, según corresponda. En operaciones financiadas con cargo a fondos fiduciarios administrados por el Banco y que son denominados en una específica moneda extranjera, se podrá efectuar el pago de los honorarios del consultor local en la misma moneda de denominación del fondo, a menos que se especifique otra cosa en las estipulaciones contenidas en el acuerdo de constitución del fondo o en el plan de operaciones aprobado por el Banco. TASA DE CAMBIO Las disposiciones de las condiciones generales del convenio o contrato relativas al tipo de cambio, se aplicarán respecto al tipo de cambio que se usará para establecer el equivalente en moneda nacional de los montos de remuneración fijados en el contrato de servicios de consultoría. Por lo general, el tipo de cambio aplicable a los pagos en moneda nacional es el tipo de cambio oficial que el Banco aplica en sus propias operaciones correspondientes al país en el que se prestan los servicios. REAJUSTE O CORRECCION DEL PRECIO Toda cláusula de reajuste de precio o de corrección de su expresión monetaria debe ser cuidadosamente analizada. Siempre que existan dudas sobre dicha cláusula se debe consultar con la División de Adquisiciones de Proyectos (DEV/PRM). Los principios aplicables a ese tipo de cláusula en los contratos de consultoría son los siguientes:

8 Los contratos con duración inferior a 12 meses completos no deben generalmente incluir una cláusula de reajuste del precio o de corrección de su expresión monetaria. En circunstancias excepcionales (por ejemplo, cuando el índice de inflación en el país sea muy alto) y cuando el contrato tuviera una duración igual o superior a 13 meses, se puede incluir una cláusula contractual de reajuste del precio o de corrección del valor monetario de la remuneración, con base en un índice oficial de precios. Cuando se trata de un contrato celebrado con una firma extranjera, si lo permitiera la legislación del país Prestatario también se podría admitir que el reajuste o corrección se efectúe con base en la equivalencia del precio en dólares de los Estados Unidos de América. Debe quedar estipulado que la aplicación del índice de reajuste sólo se aplica al componente de costo cuya variación de valor es el objeto específico del índice utilizado (o sea, pueden requerirse índices distintos para salarios de expertos y costo de materiales). La estipulación debe indicar que el reajuste será efectuado para la parte de la remuneración pagadera a partir del 12º mes de la fecha de la firma del contrato. En los países donde la legislación local permita utilizar dólares u otra moneda de libre conversión internacional como valor de referencia para el cálculo de la remuneración contractual, los pagos a la firma consultora local deben hacerse en la moneda nacional correspondiente, pero podrán tomar por base su equivalencia en dólares de los Estados Unidos de América. En todos los casos que se decida incluir en el contrato una cláusula de reajuste o de corrección del precio, se debe requerir que la parte interesada provea una copia de la legislación y sirva de fundamento para la aceptación del índice de reajuste o corrección propuesto. En todos los contratos de consultoría con firmas nacionales del país en que los servicios van a ser prestados, la remuneración debe pagarse en moneda nacional, aún en aquellos casos en que se ha estimado dicha remuneración en moneda extranjera.

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