LA ORGANIZACION DEL ITINERARIO Y LA RESERVA DE LOS MEDIOS DE TRANSPORTE

Transcripción

1 ~Sujefe es una especie de «paloma mensajera»? ~Sus colaboradores estin de viaje con mucha frecuencia? Si responde usted si a una de estas dos preguntas, la organizaci6n de viajes forma parte de sus tareas y es para usted, en especial, que vamos a tratar este tema. En general, alas secretarias y adjuntas con quienes tratamos les gusta este aspecto de su trabajo, pero les falta un poco de organizaci6n. Se encuentran sometidas a los cambios de ultimo minuto y viven en un estres permanente hasta el regreso de su viajero. Intentemos pensar en todas las fases de la preparaci6n de un viaje, asi como en los cuadros que podrian facilitarle la tarea. LA ORGANIZACION DEL ITINERARIO Y LA RESERVA DE LOS MEDIOS DE TRANSPORTE Para un viaje largo, es necesario definir junto con su jefe su circuito y las personas con quienes quiere encontrarse en las diferentes ciudades. Para la organizaci6n de sus citas, pi dale unas «franjas» horarias a fin de disponer de una cierta libertad con los medios de 10comoci6n en las ciudades. Este itinerario y estas citas serin confirm ados una vez que todas las reservas de medios de transporte y de hoteles esten confirmadas. En el caso de los viajes de corta duraci6n, haga llenar un impreso de solicitud de transporte (figura 4.14). Ha de tener tres secciones: - tarifas especiales (ejemplo: familia numerosa, abono...), - medios de transporte, - alquiler de coche.

2 Iii;!!;... SOLICITUD DE TRANSPORTE Y HOTEL Nombre: Apellido: Departamento: Fecha: Telefono: Tarifas especiales Reducci6n: Abono: ltinerario Salida de: a: Regreso de: a: Avi6n 0 Clase 0 Tren 0 Clase 0 comida 0 litera 0 Coche cama 0 1. a c1ase individual 0 doble 0 Fumadores 0 No fumadores 0 Fecha de salida: Hora deseada: Fecha de regreso: Hora deseada de llegada: Alquiler de coche Lugar de alquiler: Fecha: Lugar de devoluci6n: Fecha: Clase de vehfculo: Hotel ~Desea algun hotel en particular? Habitaci6n de fumador 0 Habitaci6n de no fumador 0 Varios

3 Para la reserva de billetes, usted acostumbra a dirigirse a una agencia de viajes. Un consejo: provease de horarios de trenes para todas las grandes lineas (los encontrara en todas las estaciones), as! como de los de los vuelos mas utilizados por sus «viajeros». icuanto mas concretas sean sus solicitudes a su agencia de viajes, mas rapidamente la atenderan! Cuando reciba las solicitudes de transporte no se olvide de: - hacer fotocopias sistematicamente (en caso de perdida, pueden serle iitiles), - anotar en su agenda, as! como en la de su viajero, el niimero de billete de avi6n 0 de tren, la fecha de entrega, el niimero de asiento, etc., - poner en su registro de vencimientos una nota para confirmar la reserva 72 horas antes de la salida, a mas tardar, - hacer una pequeiia ficha recapitulativa con todas las indicaciones del viaje que unira a los billetes. Su jefe podra consultarla sin sacar sus billetes y correr el riesgo de extraviarlos. Trayecto 1 Trayecto 2 Trayecto 3 De Barcelona Madrid Zaragoza A Madrid Zaragoza Barcelona Fecha Hora de salida Hora de llegada Tren Estaci6n Sants Clase La Tren n.o 8652 Coche n.o 12 Asiento n.o 84 Comida sl Avion Aeropuerto Barajas Valencia Vuelo n.o Clase Business

4 Puede pasar por su agencia de viajes 0 reservar directamente con los hoteles. Pregunte a su viajero que es 10 que desea. Puede que conozca un buen hotel 0 por el contrario que haya tenido malas referencias de tal o cual establecimiento. A traves de los viajes de sus colegas vaya haciendose un listin con las direcciones de los hoteles que hayan sido satisfactorios. No se olvide, cuando regresen sus viajeros, de preguntarles sobre la calidad de la cama, a fin de tener su lista al dia. Siempre que sea posible haga las reservas con la misma cadena de hoteles. Facilita las reservas y los posibles cambios. Algunos consejos: - En ciertos hoteles, pueden proponerle habitaciones de fumador 0 de no fumador; tenga a pun to la respuesta. - Cuidado con la distancia: Hotel al aeropuerto 0 estaci6n y viceversa. Hotel allugar de sus citas de negocios y viceversa. - Si la llegada al aeropuerto 0 a la estaci6n es tardia, reserve un taxi para ir al hotel. - Inf6rmese sobre la posibilidad de comer algo (aunque sea tarde). - Pida confirmaci6n de la reserva que entregara al viajero y hagase una fotocopia para usted. - Anote en su agenda: - el nombre del hotel, -la direcci6n, - el numero de telefono, - el numero de fax, - las fechas en que su jefe estara alli. DOCUMENTOS DE IDENTIDAD Para aquellos paises que exigen el pasaporte, piense en comprobar la fecha de caducidad de los de sus viajeros. Hay ciertos destinos a los que no se puede acceder sin un visado.

5 Telefonee al consulado representante ver S1: del pais y repase con su jefe para - tiene los documentos necesarios, -los plazos -los horarios del consulado. ipienselo con anticipaci6n! Un consejo: si su jefe ha de pasar por paises que tienen incompatibilidades diplomatic as acuerdese de pedir tambien los visados. SALUD Hay paises que exigen una vacunaci6n obligato ria, y otros para los que se aconseja. Cuidado con los plazos necesarios en caso de inoculaciones multiples. Tambien existen algunos medicamentos especificos para luchar contra ciertos micro bios 0 virus (por ejemplo, el paludismo). Cuidado con la duraci6n de los tratamientos: hay algunos que deben iniciarse algunas semanas antes de la partida. SEGUROS Si el viaje se hace a un pais de la Uni6n Europea, no se olvide de pedir los impresos de la Seguridad Social. Hay que llenarlos incluso para un viaje de tres dias. Este impreso es valido durante un ano y, por 10 tanto, no tendra que renovarlo hasta el ano siguiente. Para los paises fuera de la Uni6n Europea tendra que telefonear a su centro de la Seguridad Social para conocer los convenios. Pregunte tambien al viajero si desea hacerse un seguro especial para la duraci6n de su estancia (Europe Assistance, Mondial Assistance, etc.). camaras DE FOTOGRAFIAR Y DE video Si sujefe debe pasar fronteras, no olvide prepararle las facturas de los materiales como camaras de fotografia y videos. Le sera util para los tramites aduaneros del material. OTROS VARIOS Contacte con su agencia de viajes 0 con la oficina de turismo que represente al pais 0 paises a los que va a viajar su jefe. Obtenga los datos siguientes:

6 - dias festivos, - clima, - lugares 0 monumentos a visitar en las ciudades adonde vaya, - especticulos, - moneda del pais y su tasa de cambio, - horarios de oficina, - numero de telefono de la oficina de turismo, - numero de telefono de la embajada 0 consulado espanol, - numero de telefono del aeropuerto. - tarjetas de visita, - papel de cartas de la empresa, - sobre, - documentacion sobre la empresa, - iy por supuesto, todos los expedientes de trabajo que necesite!, - puede que unos pequenos regalos Ie sean utiles, propongaselo. Ya ha llegado el dia y su jefe empieza ese viaje tan preparado. Usted solo espera una cosa: que todo vaya bien... que no tenga sorpresas... Le proponemos un ejemplo de cuadro sinoptico (figura 4.16) que la ayudara. a colocar en una sola hoja todas las informaciones que Ie permitiran localizar a su jefe de una sola ojeada. Le aconsejamos que tenga este cuadro a mana y que 10 reparta a aquellos que tienen que hablar con sujefe durante su ausencia (con su permiso, por supuesto). La organizacion de un viaje es una tarea atractiva si se ayuda usted con cuadros y check-lists que Ie eviten los trabajos repetitivos (busqueda de hotel, de numero de telefono, etc.). Haga listas que rectificara al regreso de cada viaje pidiendo cansejo a sus viajeros. Buen viaje... iperd6n! Buena preparaci6n de viaje.

7 Hoteles «CATALuNA.SHERATON,.FARO..Hll.TO. N.o telef I N.o Fax Mes FEBRERO Dias BARCELONA Francia: Paris I I Lyon Portugal: Lisboa Argentina: Buenos Aires Venezuela: Caracas BARCELONA "'" I""'-~- Horas de salida Horas de llegada 20 h h h h h 16 h h 20 6h Compaiiia lair France Iberia Iberia AR N.O de vuelo 612 A. 315 B Mes FEBRERO Dias ~ Desfase horario con Barcelona 4h: In 5h:Y

8 Organizar 139 <HILTON MARZO ~ ~ '" 14 h h h 35 8 h 20 ROISSY AR AV 624Z Y64 MARZO h: Invierno 6h: Verano Las horas de salida y llegada estin indicadas en horarios locales