Instructivo de Creación de Usuarios SISTEMA DE SEGUIMIENTO DE PROYECTOS DE REGALIAS GESPROY_SGR

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1 Página 1 de 6 A continuación se darán las instrucciones para llevar a cabo la creación de los usuarios y contraseñas de las personas que ingresarán la información del seguimiento de los proyectos Gesproy SGR (perfiles APRUEBA Y ENVIA - ELABORA Y REVISA - CONSULTA). Es importante tener en cuenta que por defecto el usuario que tiene asociado el perfil que permite crear y administrar usuarios para Gesproy SGR, es el usuario del Representante Legal del ente ejecutor del aplicativo de reporte de Cuentas SGR (SMSCE), el cual tiene un perfil de Aprueba y Envía Cuentas Entidad (es el mismo Aprobador y en el caso de las entidades territoriales corresponde al Alcalde) y para el aplicativo Gesproy éste tendrá asociado el perfil de Administración de Usuarios. NOTA: En caso que el ente ejecutor no disponga del usuario Aprobador de Cuentas SGR (usuarios del alcalde), debe solicitar la creación del mismo por la mesa de ayuda de Gesproy SGR vía /telefónica, adjuntando la siguiente documentación a la solicitud: 1. Cédulas escaneadas de los usuarios a registrar (Representante Legal y Tesorero). 2. Documento de nombramiento o donde se confirme el cargo (Representante Legal y Tesorero). 3. Acuerdo en el cual el OCAD designa como ejecutor de los proyectos a la entidad. 4. Datos de cada uno de los usuarios: Teléfono fijo oficina, teléfono celular y correo electrónico (este será el correo electrónico autorizado donde se enviaran los usuarios y contraseñas) I. PASOS PARA INGRESAR AL APLICATIVO Por favor realizar cada uno de los pasos, de presentarse alguna falla indicarnos a través de los teléfonos correspondientes. 1. Mediante el navegador de internet por favor ingrese a la siguiente dirección (URL): (Ilustración 1). Ilustración 1. Ingreso página principal SGR 2. En la barra del menú ingresar a SMSCE (Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación) y elegir el ícono de Ingreso de información (Ilustración 2).

2 Página 2 de 6 Ilustración 2. Ingreso a cargue y reporte de Información 3. Dar clic en el botón de INGRESAR (figura3) Ilustración 3 Cargue de Información 4. Ingresar usuario y contraseña de usuario con perfil ADMINISTRADOR DE USUARIOS, representante Legal, (Ilustración 4). Ilustración 4 Ingreso de Usuario y Contraseña

3 Página 3 de 6 CREACION DE USUARIOS 1. Al ingresar el usuario ADMINISTRADOR DE USUARIOS (Representante Legal) se encontrará en la sección de SEGUIMIENTO A PROYECTOS_ SGR Y se da clic en el botón ADMINISTRAR USUARIOS (Ilustración 5). Ilustración 5. Ingreso Seguimiento Proyectos 2. Al Ingresar a la opción, se encontrará una información importante a tomar en cuenta para la creación de usuarios. Para crear un nuevo usuario se debe dar clic en el botón AGREGAR USUARIO (Ilustración 6)

4 Página 4 de 6 Ilustración 6 Agregar Usuario Éste abre una ventana donde se solicitarán los datos del usuario por crear y se le darán permisos de acuerdo a dos (3) tipos de Usuario por cada entidad ejecutora, (Ilustración 7) con roles plenamente definidos: ROL 1 GESPROY APRUEBA Y ENVIA: corresponderá al representante legal de la entidad ejecutora de los proyectos aprobados con recursos del SGR, quien tendrá la responsabilidad de generar los usuarios de elaboración y cargue de la información, así como de la desactivación de los mismos cuando corresponda. La creación de usuarios depende de la estructura funcional de la entidad ejecutora. El administrador de usuarios también es el responsable de validar, aprobar y Enviar electrónicamente la información a través del sistema. Las funciones de administrador de usuarios podrán ser asignadas a quien este delegue. Implementar las acciones de mejora que se requieran para superar las situaciones que puedan afectar la correcta utilización de los recursos y el cumplimiento de los resultados programados del proyecto. ROL 2 GESPROY - ELABORADORA Y REVISA: corresponderá a las dependencias de la entidad ejecutora que tengan bajo su responsabilidad la gestión y supervisión de la ejecución de los proyectos de inversión, quienes deben elaborar y cargar al GESPROY_SGR el reporte de la información requerida de los proyectos de inversión. ROL 3 GESPROY CONSULTA: Permite revisar la información de ejecución del proyecto sin efectuar ningún tipo de modificación de la misma. Su asignación se realizará por el ejecutor a las personas de la instancia que adelante labores de verificación análisis, seguimiento y generación de reporte, así como ejerza la función de enlace de la instancia ejecutora con el SMSCE.

5 Página 5 de 6 Ilustración 7. Creación Usuarios Entidades Ejecutoras Nota: Tener en cuenta que si al usuario que se está creando se le asigna en el campo Tipo de Vinculación el valor Término Fijo, el aplicativo obligara a ingresar un valor en el siguiente campo Fecha Culminación, el cual debe corresponder a la fecha de terminación del contrato del recurso, ya que en esta fecha el sistema bloqueará automáticamente la cuenta del usuario para el ingreso al aplicativo. Así mismo, si se indica que la contratación es de tipo Indefinido, no es necesario incluir una fecha de término de contratación. Para finalizar se da clic en el botón GUARDAR. Este proceso envía el usuario y contraseña creado al correo electrónico registrado y la confirmación de creación de dicho usuario (Ilustración 8). Y se da clic en el botón ACEPTAR Ilustración 8 Mensaje de confirmación de Usuario Creado Para asegurar la funcionalidad y el uso del sistema, los usuarios disponen de una mesa de ayuda a través de la cual se brinda soporte técnico o funcional, de acuerdo a lo siguiente: Soporte Técnico: A través de la línea telefónica PBX , extensiones 4062 y 4063, se resuelven las inquietudes o problemas relacionados con el funcionamiento del sistema; en el horario comprendido entre las 9 am y las 6 pm en días hábiles. Soporte Funcional: A través de la línea telefónica PBX , extensiones 1007, 1013, 1015 y 1024; se atenderán las dudas que los usuarios del sistema tengan respecto de la información particular que se debe registrar en el mismo, en relación con la programación y ejecución de los proyectos de inversión; en el horario comprendido entre las 9 am y las 6 pm en días hábiles.

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