MANUAL PARA CREAR USUARIOS. Guía para crear, desactivar e inmovilizar Usuarios de Salesforce

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1 MANUAL PARA CREAR USUARIOS Guía para crear, desactivar e inmovilizar Usuarios de Salesforce Última modificación: marzo 2015

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN... 2 Acerca de los Usuarios de Salesforce CÓMO LEER ESTA GUÍA? CONTENIDOS... 4 Cómo crear un Usuario... 4 Cómo desactivar o inmovilizar un Usuario... 6 Para desactivar un Usuario... 6 Para inmovilizar un Usuario... 6 Cómo restablecer la contraseña de un Usuario... 7 Cómo restablecer la contraseña de varios Usuarios GLOSARIO CONTACTO Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 1 de 12

3 1. INTRODUCCIÓN Acerca de los Usuarios de Salesforce En Salesforce, todos los Usuarios se identifican con un Nombre de Usuario, Contraseña y un Perfil único. El Perfil 1 determina las tareas que pueden ejecutar los Usuarios, los datos que pueden ver y lo que pueden hacer con esos datos. Las ONG recibimos 10 Licencias/Usuarios gratuitas de por vida para utilizar el sistema. Esto quiere decir que podemos tener hasta 10 Usuarios ACTIVOS en simultáneo. En Salesforce no se pueden eliminar Usuarios ya creados, en lugar de eso existe la opción DESACTIVARLOS. Si la organización cuenta con 5 Licencias/Usuarios activas y se desactiva a uno de ellos, automáticamente la organización contará con 6 Licencias/Usuarios disponibles. Es decir que la desactivación de Usuarios habilita Licencias hasta completar los 10 usuarios activos. 1 Para más detalle sobre Perfiles, visitar la el portal de ayuda de Saflesforce. Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 2 de 12

4 2. CÓMO LEER ESTA GUÍA? En esta Guía se incorporaron algunos íconos que llaman la atención sobre ciertos temas que resultarán de importancia para comprender el uso de Salesforce y sus aplicaciones. Este ícono señala información útil a tener en cuenta para optimizar los usos Este ícono señala los Ejercicios para poner en práctica lo explicado Este ícono señala indica la inclusión de Consejos de experto Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 3 de 12

5 3. CONTENIDOS Cómo crear un Usuario 1. Ingresar a Configuración. 2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios. 3. Hacer click en NUEVO USUARIO 4. Completar los campos Nombre y Apellido Alias: Luego de completar el Nombre y Apellido, este campo se completa automáticamente presionando la tecla TAB ó. Correo electrónico: Completar con el de nuevo Usuario. A esta dirección es que se enviarán el primer link para acceder al sistema y las posteriores notificaciones que provengan del mismo. Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 4 de 12

6 Nombre de usuario: Se completa automáticamente luego de completar el campo Correo electrónico. El nombre de usuario es el que se utiliza para ingresar al Salesforce, y debe tener formato de correo electrónico. Puede coincidir o no con el correo electrónico real, siempre que mantenga un formato xxx@xxxx.xx. Apodo: Se completa automáticamente al completar el campo Correo electrónico. Licencia de usuario: Es un campo de lista de selección en donde se puede elegir entre Chatter Free, Chatter External, Salesforce. Para crear un nuevo usuario de Salesforce, elegir la opción Salesforce. Función: Completar con la función del nuevo Usuario. Perfil: Completar con el Perfil del nuevo Usuario que especificará los permisos mínimos del usuario y los parámetros de acceso. Usuario de marketing: Tildar esta opción para que el nuevo Usuario pueda trabajar con el objeto CAMPAÑAS. Zona horaria: Completar según corresponda. Configuración regional: Completar según corresponda. Idioma: Asegurarse de seleccionar Español par que el sistema se muestre en ese idioma. Generar nueva contraseña y notificar al usuario: Asegurarse de que esa opción esté tildada cuando se cree un nuevo Usuario. De esta forma, Salesforce enviará un mail con un link para que el nuevo usuario genere su propia contraseña de acceso al sistema. 5. Hacer click en GUARDAR Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 5 de 12

7 Cómo desactivar o inmovilizar un Usuario En Salesforce los Usuarios no se eliminan sino que se Desactivan o Inmovilizan. Al realizar cualquiera de estas dos acciones, el Usuario ya no tendrá más posibilidades de ingresar y operar en la base de datos. Al desactivar e inmovilizar a un Usuario se conservará el historial de actividades del mismo en el Sistema permitiéndonos tener control de los cambios y acciones que haya realizado en el pasado. Esto nos permitirá tomar ciertas decisiones al momento de desduplicar registros, medir el rendimiento de algún integrante de la organización, etc. Cuál es la diferencia entre desactivar e inmovilizar? INMOVILIZAR un Usuario implica suspender temporalmente una cuenta de usuario cuya desactivación pueda ser más complicada de lo previsto. De esta forma el usuario no podrá ingresar al sistema pero la licencia no quedará disponible para el uso hasta no DESACTIVARLO. Para Desactivar un Usuario 1. Ingresar a Configuración. 2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios. 3. Hacer click en Modificar sobre el Usuario indicado 4. Quitar el tilde de la opción Activo 5. Hacer click en GUARDAR Para inmovilizar un Usuario Muchas veces para Desactivar a un Usuario debemos realizar una serie de acciones que llevan más tiempo de lo previsto. Este es el caso en que el Usuario tenga un rol importante en distintos procesos internos, por ejemplo. En esos casos, la opción para impedir que los usuarios ingresen al sistema de forma más inmediata es Inmovilizándolos. Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 6 de 12

8 1. Ingresar a Configuración. 2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios. 3. Seleccionar el Usuario indicado 4. Hacer click en el botón INMOVILIZAR. Cómo restablecer la contraseña de un Usuario 1. Ingresar a Configuración. 2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios. 3. Ingresar al Usuario indicado 4. Hacer click en el botón REESTABLECER CONTRASEÑA Así, el sistema indicará que la contraseña del Usuario ha sido reestablecido y lo notificará a la dirección de correo electrónico indicada en el Usuario. Salesforce le proporcionará una contraseña temporal que el Usuario deberá modificar una vez que vuelva a ingresar al sistema. Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 7 de 12

9 Cómo restablecer la contraseña de varios Usuarios 1. Ingresar a Configuración. 2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios. 3. Tildar los Usuarios indicados para esta acción 4. Hacer click en el botón REESTABLECER Así, el sistema indicará que la contraseña de cada Usuario ha sido reestablecida y los notificará a la dirección de correo electrónico indicada para cada uno. Salesforce les proporcionará una contraseña temporal que los Usuarios deberán modificar una vez que vuelvan a ingresar al sistema. Cómo modificar los datos de un Usuario 1. Ingresar a Configuración. 2. Hacer click en Gestionar Usuarios > Usuarios. 3. Hacer click en Modificar junto al Usuario deseado 4. Modificar según sea necesario. Teniendo en cuenta, por ejemplo: Al cambiar la dirección de correo electrónico de un Usuario y la casilla Generar nueva contraseña y notificar al usuario inmediatamente no está seleccionada, se enviará un mensaje de confirmación a la dirección nueva que haya introducido. El Usuario deberá hacer clic en el vínculo incluido en el mensaje para que la nueva dirección de correo electrónico entre en vigencia. Este proceso garantiza la seguridad del sistema. Al generar una contraseña nueva para un usuario, ésta se envía automáticamente a la dirección de correo Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 8 de 12

10 electrónico del usuario y no se realiza ninguna verificación del correo electrónico. Si cambia el nombre de usuario de un Usuario, se enviará un correo electrónico de confirmación con un vínculo de inicio de sesión a la dirección de correo electrónico asociada con la cuenta de ese usuario. 5. Hacer click en GUARDAR Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 9 de 12

11 4. GLOSARIO Campaña: es una forma de agrupar Contactos y Candidatos para generar acciones como podrá ser utilizada para manejar campañas de diferente tipo, entre ellas, campañas de envío de s masivos, campañas para aumentar los aportes, para sumar nuevos adherentes, etc. Candidato: Son pre-contactos y pre-cuentas. Permite tener una base sucia de s o datos no confiables para enviar mails masivos o hacer seguimiento telefónico. Contacto: Las empresas y otras organizaciones están representadas por el objeto Cuentas. Cuenta: Una cuenta es una organización, compañía o consumidor del que desea realizar un seguimiento, por ejemplo, un cliente, socio o competidor. Miembro de la campaña: Cualquier candidato o contacto asociado a una campaña. Objeto: Un objeto le permite guardar información en su organización de Salesforce. El objeto es la definición global del tipo de información que está almacenando. Por ejemplo, el objeto de caso le permite almacenar información sobre las consultas de los clientes. Para cada objeto, su organización tendrá varios registros que almacenan la información sobre los ejemplos específicos de ese tipo de datos. Por ejemplo, puede tener un registro de caso para almacenar la información sobre la consulta de formación de José Pérez y otro registro de caso para almacenar la información sobre el problema de configuración de María Gómez. Registro: Una instancia simple de un objeto de Salesforce. Por ejemplo, Sara Jerez puede ser el nombre de un registro de contacto. Tipo de registro: Un tipo de registro es un campo disponible para ciertos registros que pueden incluir algunos o todos los valores estándar y personalizados de la lista de selección para ese registro. Puede asociar tipos de registro con perfiles para que sólo los valores de la lista de selección estén disponibles para los usuarios con ese perfil. Valores de lista de selección: Selecciones mostradas en listas desplegables para determinados campos. Algunos valores están predefinidos mientras que otros valores los puede cambiar o definir un administrador. Ver más Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 10 de 12

12 5. CONTACTO Todas las consultas sobre esta guía, podrán realizarse en la Comunidad Power of Us de la Fundación Salesforce. Allí los esperamos en el grupo En español. Es muy fácil unirse a esta Comunidad. De hecho, ustedes como usuarios de Salesforce ya son miembros! Sólo tienen que ingresar a powerofus.salesforcefoundation.org con el mismo nombre de usuario y contraseña de Salesforce. Aquí podrán obtener más información para saber cómo empezar a formar parte de la Comunidad. No contestaremos preguntas por (a no ser que estemos trabajando actualmente en un proyecto), ya que pensamos que de esta manera generamos comunidad compartiendo el conocimiento y todos aprendamos en conjunto. Las experiencias de todos los usuarios son bienvenidas, los invitamos a contestar dudas y compartir experiencias. Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 11 de 12

13 Este material fue creado por Wingu. Se permite la reproducción del mismo, siempre que se cite la fuente. No se permite el uso comercial. salesforce.com es un software independiente que no fue desarrollado por Wingu. En función de las permanentes actualizaciones que realiza salesforce.com, Wingu se compromete a revisar esta publicación y a realizar cambios de contenido en cualquier momento, sin obligación de notificar a ninguna persona o entidad tales revisiones o cambios. Es aconsejable que los usuarios comprueben la vigencia de esta guía que se indica en el pie de página de todas sus hojas y en la portada. Wingu no se hace responsable de ninguna pérdida, daño o gasto resultante de la utilización de esta información. Para mayor información sobre actualizaciones puede visitar salesforce.com Esta obra de Wingu tecnologías sin fines de lucro está bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional. Manual para crear usuarios Última versión: marzo 2015 Página 12 de 12