SISTH-ULA Versión 2.0 DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

Transcripción

1 DIRECCIÓN DE SERVICIOS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES SISTEMA DE GESTIÓN DE CONSTANCIA DE TRABAJO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y OBRERO DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES SICOTAO-ULA VERSIÓN 2.0 MANUAL DEL USUARIO Versión < Enero-2015> Mérida Venezuela Unidad de Soporte a Sistemas y Servicios de Información Edificio Administrativo 1º piso Teléfonos dsia@adm.ula.ve Web site:

2 CONTENIDO Sección 1. Descripción del sistema I. Definición SICOTAO- Gestión Constancia AO II. Características III. Opciones IV. Seguridad V. Beneficios... 4 Sección 2. Funcionalidad del Sistema I. Usuario Nuevo II. Entrada al Sistema... 8 III. Generar Constancia IV. Actualizar clave de ingreso al sistema V. Salir del Sistema VI. Recuperar Clave VII. Verificación de la Constancia... 20

3 SECCIÓN 1. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA I. DEFINICIÓN SICOTAO- GESTIÓN CONSTANCIA AO. Sistema de Gestión de Constancia de Trabajo del Personal Administrativo-Obrero (AO) de ULA ( SICOTAO), es un sistema que simplifica los procesos para la Generación de Constancia de Trabajo del Personal Administrativo-Obrero (AO) de la Universidad de Los Andes, permitiendo a los trabajadores obtener la constancia de trabajo institucional y su verificación ante Entes Externos. II. CARACTERÍSTICAS DE SICOTAO- GESTIÓN CONSTANCIA AO Permite la estandarización de la constancia de trabajo institucional para el personal AO. Es una herramienta de fácil manejo que brinda apoyo en la generación de la constancia de trabajo. Garantiza la seguridad y verificación de su validez, a través del módulo Verificación de Constancia. Fue desarrollado en plataforma WEB y lenguaje de programación PHP. III. OPCIONES DE SICOTAO- GESTIÓN CONSTANCIA AO Crear Usuarios permite el registro y control de los usuarios. Generar Constancia permite la creación, consulta e impresión de la constancia de trabajo institucional para el personal AO. 3

4 Verificar Constancia permite la validación de la constancia de trabajo por los Entes Externos. IV. SEGURIDAD DEL SISTEMA Configuración de Usuario: este módulo permite el registro y control de los usuarios que utilizan el sistema de forma segura y confiable, verificando que sean trabajadores AO de la ULA. Configuración de Tablas básicas, Ambiente, validaciones, Reglas, entre otras. Permite configurar la información correspondiente a los datos de nómina mensual generada y sistema de RRHH, a los parámetros correspondientes a cada módulo del sistema. V. BENEFICIOS DEL SISTEMA Permite al Trabajador y Entes Externos: Disponibilidad de la aplicación desde cualquier lugar del país, donde tengan acceso a Internet y en cualquier horario. Guardar la Constancia Electrónica o imprimir el número de copias que se necesite. Acceder a la verificación de la validez de la constancia de trabajo por los Entes Externos. Actualización inmediata de la aplicación sin distribución e instalación de software, empleando un navegador WEB (preferible Mozilla). Interfaz gráfica amigable y funcional. Uso de cualquier impresora conectada a su equipo. Desventajas: Disponibilidad de conexión a Internet. 4

5 SECCIÓN 2. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA. I. USUARIO NUEVO. Antes de realizar el registro en el sistema, debe cumplir con los siguientes requisitos: Contar con una cuenta de correo institucional Si no lo posee debe llamar al a REDULA, ellos le indicarán el procedimiento a seguir para la creación de su correo institucional. Si ya tiene su cuenta de correo de la institución, ya puede registrarse en el sistema pulsando en el enlace Crear cuenta. Enlace Crear Cuenta 5

6 Enlace Crear Cuenta Se desplegará la siguiente ventana: 6

7 Debe llenar los campos correspondientes, el sistema verificará que es empleado ATO de la institución y procesará su registro. Ingrese su número de cédula tal y como aparece en el documento de identidad sin puntos Ingrese los 6 últimos dígitos de su cuenta nómina Ingrese su cuenta de correo institucional. Ejm: micuenta@ula.ve Ingrese una cuenta de correo electrónico alternativo Ingrese una pregunta de seguridad que le permitirá al sistema verificar junto a otros parámetros su identidad Respuesta de la pregunta secreta La clave debe contener al menos 6 caracteres (a-z A-Z) incluyendo al menos un caracter numérico (0-9) Confirme de nuevo la clave ingresada en el ítem anterior Presionar Continuar Si cada uno de los datos se llenaron y fueron verificados correctamente, se mostrará el siguiente mensaje y lo llevará a la página principal. 7

8 Mensaje de la página Al registrarse satisfactoriamente y presionar Cerrar, el sistema lo llevará a la pantalla principal en donde podrá ingresar para generar la constancia. II. ENTRADA AL SISTEMA. Para ingresar al sistema, el usuario debe seguir los siguientes pasos: I. Ingrese al navegador de su preferencia (recomendamos Mozilla Firefox). II. Formas de accesar al Sistema de Generación de Constancias : a. Entrar al portal de la Dirección de Personal: www2.ula.ve/personal2/ Allí encontrará el enlace al Sistema como se muestra a continuación: 8

9 b. Escribir la siguiente dirección y pulse la tecla Enter : En el navegador se mostrará la siguiente ventana. 9

10 III. Ingresar su Usuario (Su cuenta de correo electrónico institucional ULA), la Clave y el Código (caracteres que aparecen en la imagen), luego deberá pulsar en el botón Continuar. Ingresar usuario. Ingresar Clave. Ingresar Código. Botón Continuar. Sí los datos ingresados son válidos, el sistema mostrará la siguiente ventana con los datos del empleado y los dos tipos de constancias que se pueden generar siguiendo los lineamientos establecidos: 10

11 III. GENERAR CONSTANCIA. Una vez ingresado en el sistema, el usuario deberá pulsar en la constancia que requiera del listado de constancias disponibles. Listado de Constancias 11

12 Al pulsar sobre la Constancia deseada, el sistema desplegará una nueva pestaña con la constancia requerida en formato PDF. Puede guardar el archivo generado o imprimir las copias que requiera. Constancia con estructura de pago 12

13 Constancia sin estructura de pago 13

14 IV. ACTUALIZAR CLAVE DE INGRESO AL SISTEMA. El sistema le brinda al usuario la posibilidad de consultar sus datos y cambiar la clave cuando lo desee, para ello el usuario deberá pulsar en la opción Mis Datos del Menú Principal. Menú Principal Al pulsar en la opción Mis Datos, el sistema desplegará la siguiente ventana: Botón Cambiar Clave 14

15 Pulse sobre el botón Cambiar Clave, en la ventana desplegada, ingrese la clave nueva, confírmela y pulse en el botón Actualizar Botón Actualizar Procesada la actualización, aparece una ventana emergente con el mensaje Clave actualizada Mensaje de la Página Pulse sobre el botón Cerrar para cerrar la ventana emergente. 15

16 V. SALIR DEL SISTEMA. Para salir del Sistema, pulse en la opción Salir del menú principal. Menú Principal VI. RECUPERAR CLAVE. Si ha olvidado su clave para ingresar al sistema pulse en el enlace Recuperar Clave. 16

17 Enlace Recuperar Clave Enlace Recuperar Clave Se desplegará la siguiente ventana: 17

18 Ingrese el número de cédula Pulse Continuar Ingrese su cuenta de correo institucional, con la que se registró Se realiza previa validación de datos, si es verificada de manera exitosa se desplegará la siguiente ventana con un mensaje: Al ingresar la información solicitada, si es verificada de manera exitosa se desplegará la siguiente ventana con un mensaje y el sistema la lleva a la pantalla principal para que pueda acceder. 18

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20 VII. VERIFICACIÓN DE LA CONSTANCIA. Para verificar la constancia el usuario debe contar con el código de verificación, ubicado en la parte inferior de la constancia: Código de validación 20

21 I. Ingrese al navegador de su preferencia (recomendamos Mozilla Firefox). II. Ingrese al portal de la Dirección de Personal y ubíquese en el enlace Verificar Constancia o escribir la siguiente dirección y pulse la tecla Enter : En el navegador se mostrará la siguiente ventana. Ingrese el código de validación que aparece en la parte inferior de la constancia y pulse en el botón Validar. Se desplegara los datos del empleado y el enlace que permite visualizar una copia exacta de la constancia que se está validando. 21

22 Datos del Empleado Enlace que genera la copia exacta 22

23 Si el código de verificación no se encuentra en el sistema, se desplegará el siguiente alerta: No existe constancia asociada a ese código, por favor verifique e intente nuevamente 23