Regulación del uso de las herramientas tecnológicas en la empresa: El Protocolo Telemático. Pablo Álvarez de Linera Granda Nelly Sánchez Mouriz

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1 Regulación del uso de las herramientas tecnológicas en la empresa: El Protocolo Telemático Pablo Álvarez de Linera Granda Nelly Sánchez Mouriz

2 1. INTRODUCCIÓN QUÉ ES EL ABSENTISMO PRESENCIAL? El absentismo presencial se produce cuando un trabajador acude a su puesto de trabajo pero se dedica a realizar actividades que no guardan relación con él. 2

3 1. INTRODUCCIÓN El absentismo presencial es un antiguo problema que se ha visto agudizado en la actualidad por las siguientes circunstancias: Irrupción y extensión del uso de Tecnologías de la Información (Internet o correo electrónico) frente a otros medios tradicionales (teléfono o fax). Mayores riesgos del absentismo laboral en épocas de crisis. Ejemplos de absentismo presencial: Revisar el correo electrónico personal. Realizar llamadas telefónicas personales. Leer el periódico en el puesto de trabajo. Fumar fuera de los usos y costumbres de la empresa. Alargar el tiempo del café. Navegar en internet con fines personales. Chatear. Aprovechar las salidas de la oficina para realizar asuntos de la empresa y personales. 3

4 1. INTRODUCCIÓN EL ABSENTISMO PRESENCIAL EN CIFRAS Un trabajador pierde entre el 30 y el 40% de su tiempo de trabajo en funciones no relacionadas con su trabajo (Informe elaborado por la consultora IDC e Internet Security Sistems-ISS). El 60% de las compras on-line, subastas y juegos de azar se efectúan desde el puesto de trabajo (WEBSENSE). El 77% de los empleados de PYMES, usan redes sociales en horario de trabajo (Informe elaborado por PANDA Security). Un trabajador invierte un promedio de 40 minutos diarios de su jornada laboral en consultar redes sociales, lo que supone el 8,33% de su jornada. 4

5 1. INTRODUCCIÓN EL ABSENTISMO PRESENCIAL EN LA PRENSA 5

6 2. RIESGOS PARA LA EMPRESA RIESGOS PARA LA EMPRESA DERIVADOS DEL MAL USO DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS POR SUS EMPLEADOS Riesgos económicos: Falta de productividad del trabajador. Por ejemplo, si el sueldo medio en España es de euros brutos anuales y el 8,33% de la jornada se emplea en consultar redes sociales, se están derrochando, como mínimo, euros al año por trabajador, a lo que hay que añadir el lucro cesante. Riesgos derivados del incumplimiento de la normativa: El abuso o uso indebido por el trabajador de las herramientas tecnológicas de la empresa puede hacer que ésta corra el riesgo de que se le impute el incumplimiento de la siguiente normativa: Normativa de protección de datos. Normativa de la sociedad de la información. Normativa de propiedad intelectual. Normativa laboral. Normativa penal. 6

7 2. RIESGOS PARA LA EMPRESA (1) Incumplimiento de la normativa de protección de datos El trabajador que abusa o realiza un uso indebido de las herramientas tecnológicas de la empresa puede incurrir en alguna de las siguientes actuaciones que vulneran la normativa de protección de datos de carácter personal (Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de de Datos de Carácter Personal [LOPD)] y el Real Decreto1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento que la desarrolla [RDLOPD]): 1. Cesión o comunicación de datos procedentes de los ficheros titularidad de la empresa a terceros sin contar con las correspondientes autorizaciones. 2. Vulneración del deber de guardar secreto y confidencialidad respecto de los datos a los que accede en ejercicio de sus funciones. 3. Incumplimiento de las medidas de seguridad impuestas por la normativa vigente e implantadas por la empresa. SANCIONES DE 600 A EUROS Caso real: Trabajador de una clínica ginecológica que utilizó el emule en horario de trabajo para descargar películas. A través del emule compartió el fichero de pacientes de la clínica en Internet. La clínica fue multada por la Agencia Española de Protección de Datos con

8 2. RIESGOS PARA LA EMPRESA (2) Incumplimiento de la normativa de la sociedad de la información El trabajador que abusa o realiza un uso indebido de las herramientas tecnológicas de la empresa puede incurrir en la siguiente actuación que vulnera la normativa de la sociedad de la información (Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico [LSSI]): Utilización de la cuenta de correo electrónico facilitada por la empresa para enviar comunicaciones comerciales no solicitadas (SPAM) sobre productos o servicios comercializados por su empresa o por terceros con los que mantiene vínculos personales. SANCIONES DE HASTA EUROS Caso real: Trabajador que dio de alta en la lista de distribución de un boletín semanal y mensual de la agencia de viajes en la que trabajaba direcciones de correo electrónico sin haber recabado el consentimiento expreso de sus titulares. La agencia de viajes fue sancionada con una multa de euros. 8

9 2. RIESGOS PARA LA EMPRESA (3) Incumplimiento de la normativa de propiedad intelectual El trabajador que abusa o realiza un uso indebido de las herramientas tecnológicas de la empresa puede incurrir en la siguiente actuación que vulnera la normativa de propiedad intelectual (Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Propiedad Intelectual [LPI]): Descarga, instalación e intercambio de software, material musical o audiovisual o cualquier otro tipo de material sin contar con la oportuna autorización de sus legítimos titulares. INDEMNIZACIÓN A LOS TITULARES DE LOS DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL POR LA INFRACCIÓN DE LOS MISMOS (Artículos 138 a 141 LPI) Casos reales de piratería de software detectados por Business Software Alliance: En el año 2009 BSA llevó a cabo 278 acciones legales contra firmas españolas por uso de software ilegal. El coste total para las empresas españolas fue de 1, 1 millones de Euros, lo que supuso un incremento del 41,1 % respecto a los Euros de

10 2. RIESGOS PARA LA EMPRESA (4) Incumplimiento de la normativa penal El trabajador que abusa o realiza un uso indebido de las herramientas tecnológicas de la empresa puede cometer delitos o faltas tipificados en el Código Penal (CP): 1. Comisión de cualquier delito o falta utilizando los medios informáticos de la empresa (amenazas, coacciones, injurias, calumnias, delitos contra la libertad sexual, etc.). 2. Borrar, dañar, deteriorar, alterar, suprimir o hacer inaccesibles datos, programas informáticos o documentos electrónicos ajenos (artículo CP) 3. Obstaculizar o interrumpir el funcionamiento de un sistema informático ajeno, introduciendo, transmitiendo, dañando, borrando, deteriorando, alterando, suprimiendo o haciendo inaccesibles datos informáticos (artículo CP). RESPONSABILIDAD PENAL DE LA EMPRESA (Código Penal). RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRACONTRACTUAL (Artículo 1903 Código Civil): Los dueños o directores de un establecimiento o empresa responderán de los perjuicios causados por sus dependientes en el servicio de los ramos en que los tuvieran empleados o con ocasión de sus funciones. 10

11 2. RIESGOS PARA LA EMPRESA (5) Incumplimiento de la normativa laboral El trabajador que abusa o realiza un uso indebido de las herramientas tecnológicas de la empresa puede incumplir su deber laboral de contribuir a la mejora de la productividad (artículo 5 del Estatuto de los Trabajadores): 1. Acceso a través de Internet a páginas que prestan servicios de tarificación adicional (803, 806 o similares). 2. Descarga de archivos de gran tamaño para usos personales que saturan la conexión de la empresa. 3. Envío constante de correos electrónicos personales. PÉRDIDA DE PRODUCTIVIDAD Caso real: Trabajador que envió 140 correos electrónicos personales a 298 destinatarios en un plazo de un mes y medio. Despido procedente. 11

12 3. CONTROL POR EL EMPRESARIO EL CONFLICTO DERECHOS FUNDAMENTALES DE LOS TRABAJADORES Artículo 18.1 Constitución Española: Se garantiza el derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. Artículo 18.3 Constitución Española: Se garantiza el secreto de las comunicaciones y, en especial, de las postales, telegráficas y telefónicas, salvo resolución judicial. VS DERECHO DE CONTROL DEL EMPRESARIO Artículo 20.3 Estatuto de los Trabajadores (ET): El empresario podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por el trabajador de sus obligaciones y deberes laborales, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad humana y teniendo en cuenta la capacidad real de los trabajadores disminuidos, en su caso. 12

13 3. CONTROL POR EL EMPRESARIO SOLUCIÓN AL CONFLICTO: SENTENCIA DEL TRIBUNAL SUPREMO DE 26 DE SEPTIEMBRE DE 2007 El control del uso de las herramientas tecnológicas facilitadas a los trabajadores por la empresa se encuentra legitimado por el artículo 20 del ET no resultando aplicable el artículo 18 del ET (registro de taquillas y efectos personales): 1. No es necesario que esté presente el trabajador: El hecho de que el trabajador no esté presente en el control no es en sí mismo un elemento que pueda considerarse contrario a su dignidad. 2. No es necesario que el control se practique en el centro de trabajo y en horas de trabajo: Estos requisitos se exigen en el marco del artículo 18 del ET para limitar una facultad empresarial excepcional pero no en el caso del control de un instrumento de trabajo del que es titular el propio empresario. 3. No es necesaria la presencia de un representante de los trabajadores o de un trabajador se la empresa sin perjuicio de que, conforme a lo dispuesto en el artículo 569 de la Ley de Enjuiciamiento Criminal, su intervención se garantía de la objetividad y eficacia de la prueba 13

14 3. CONTROL POR EL EMPRESARIO El control de uso de las herramientas tecnológicas debe efectuarse respetando la dignidad y la intimidad del trabajador para lo cual la empresa debe adoptar las siguientes medidas: 1. Establecer las reglas de uso de las herramientas informáticas (prohibiciones absolutas o parciales). 2. Informar a los trabajadores de que va a existir control. 3. Informar a los trabajadores de los medios que se van a aplicar para efectuar dicho control. 4. Informar a los trabajadores de las medidas que se van a adoptar, en su caso, para garantizar la efectiva utilización laboral de las herramientas informáticas cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones. PROTOCOLO TELEMÁTICO 14

15 3. CONTROL POR EL EMPRESARIO El control de uso de las herramientas tecnológicas debe efectuarse respetando el principio de proporcionalidad para lo cual la empresa debe efectuar los siguientes juicios o valoraciones: 1. Juicio de idoneidad: La medida de control es susceptible de conseguir el objetivo propuesto?. 2. Juicio de necesidad: La medida de control es necesaria, en el sentido que, no exista otra medida mas moderada para la consecución de tal propósito con igual eficacia? 3. Juicio de Proporcionalidad, en sentido estricto: La medida de control es ponderada o equilibrada, por derivarse de ella, más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto? 15

16 3. CONTROL POR EL EMPRESARIO EVITAR LAS PÉRDIDAS ECONÓMICAS QUE CAUSAN A LA EMPRESA EL ABUSO O MAL USO POR PARTE DE LOS TRABAJADORES DE LAS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS: PERJUICIOS ECONÓMICOS + RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA LA EMPRESA DEBE ARTICULAR UN SISTEMA DE CONTROL DE SUS HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS QUE RESPETE LOS DERECHOS FUNDAMENTALES DE LOS TRABAJADORES PROTOCOLO TELEMÁTICO (STS ) 16

17 3. CONTROL POR EL EMPRESARIO (1) CREACIÓN DEL PROTOCOLO TELEMÁTICO 1. Fecha y versión. 2. Ámbito de aplicación: 1) Ámbito objetivo: Herramientas informáticas. 2) Ámbito subjetivo: Trabajadores de la empresa, trabajadores de ETTs, trabajadores subcontratas. 3. Normas de uso de las herramientas tecnológicas (usos permitidos / usos prohibidos): 1) Equipos informáticos (ordenadores). 2) Aplicaciones informáticas o software. 3) Internet (chats, redes sociales, etc.) 4) Correo electrónico. 5) Teléfono. 6) Contraseñas. 17

18 3. CONTROL POR EL EMPRESARIO 4. Existencia y medios empleados para el control de las herramientas tecnológicas: 1) Control ordinario o permanente. 2) Control excepcional. Medidas preventivas y/o correctivas: Consecuencias del incumplimiento o Régimen sancionador. 5. Medidas preventivas y/o correctivas: Consecuencias del incumplimiento y régimen sancionador. 6. Regulación de las situaciones de ausencia del trabajador (vacaciones o baja temporal o permanente de la empresa). 7. Sistema de modificación y/o actualización del protocolo. Una vez confeccionado el Protocolo Telemático, aunque no es obligatorio, resulta aconsejable, elevarlo a los representantes de los trabajadores. 18

19 3. CONTROL POR EL EMPRESARIO (2) DIFUSIÓN DEL PROTOCOLO TELEMÁTICO COMO GARANTÍA DE SU CUMPLIMIENTO 1. Información al trabajador sobre la existencia del Protocolo Telemático: 1. Entrega de una copia del Protocolo Telemático a cada trabajador solicitando la firma del recibí correspondiente 2. Puesta a disposición del Protocolo Telemático en la Intranet o en carpetas compartidas incluyendo en los contratos de trabajo una cláusula a través de la cual se informe a los trabajadores de la existencia del protocolo indicando su ubicación y su obligación de leerlo y cumplirlo o enviando una carta o circular al respecto. 2. Formación - Concienciación: 1. Realización de cursos o jornadas. 2. Creación de material formativo: folletos, dípticos, etc. 3. Creación de un servicio de atención de consultas en esta materia (Departamento de Informática y RRHH). 19

20 Pablo Álvarez de Linera Granda Nelly Sánchez Mouriz J&A GARRIGUES Plaza de la Escandalera, 3, 3º Oviedo (Asturias)

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