1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES:

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1 Versión No. :1 Página: 1 de OBJETO Provee oportunamente de materiales, herramientas, equipos y servicios de maquinaria las obras en ejecución, con la máxima claridad en su requisición. Analiza, coordina y ejecuta todas las actividades relacionadas con la orden de compra, cumple con las normas establecidas por la empresa COMTECOL LTDA., con las características mínimas necesarias requeridas por una empresa, es decir: precio, calidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración ha definido. 2. ALCANCE Se dirige para el personal del área de compras o personas que desarrollan o ejecutan actividades propias de esta. Aplica a todas las compras, este procedimiento inicia con la solicitud de requisición y termina con su entrega. 3. DEFINICIONES: - Normas: Regla que debe ser respetada y que permita ajustar ciertas conductas o actividades. - Materiales: Son todos aquellos elementos e insumos que se utilizan para la elaboración de un determinado producto. - Compras: Es adquirir por dinero la propiedad de una cosa. Dentro de una Organización las compras pueden ser definidas como las operaciones que se proponen suministrar, en las mejores condiciones posibles a los distintos sectores de la empresa, los materiales (materia prima y productos semiacabados, accesorios, máquinas, servicios, etc.

2 Página: 2 de 11 - Administración de compras: Es el proceso a través del cual se controla de manera específica todas las operaciones de compra dentro de una empresa, de tal manera que no se incurra en gastos innecesarios. - Administración de materiales: Es el proceso que permite un adecuado manejo, distribución y aprovechamiento de los materiales con que cuenta una empresa. La misma comprende la adquisición, traslado, almacenamiento, y control de materiales desde la negociación con el proveedor hasta que termina en la línea de producción. Su objetivo consiste en lograr el costo global más bajo de los materiales para la firma compradora. - Sistemas de compras: Son procedimientos que se llevan a cabo para establecer un control de las compras en la empresa o dentro de un área determinada de la misma. - Equipos: Cualquier máquina, aparato, instrumento o instalación utilizada en el trabajo. - Proveedor: Persona natural o jurídica que suministra bienes y servicios. 4. POLITICAS LINEAMIENTOS No se puede proceder a compra alguna si los datos para realizar la misma no vienen completos, los datos requeridos son: persona solicitante, razón de compra (JOB), nombre o modelo (sí aplica), marca, especificaciones técnicas, entre otras. La compra se lleva a cabo si solo si está autorizada. Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar 3 cotizaciones para seleccionar al proveedor. Se realiza una evaluación del proveedor que afecte la calidad del producto o servicio, esta evaluación se hace en un lapso de 6 2

3 Página: 3 de 11 meses tomando como base la que se hayan cumplido los requisitos al 100% y se haya cumplido el tiempo de entrega. Este lapso de tiempo se realiza para proyectos mayores a 1 año, si se tienen proyectos menores a 6 meses esta evaluación se realiza al final del mismo. Para el caso de compra de servicios continuos, esta evaluación se realiza cada 2 meses. Se emite una calificación de proveedor cada 6 meses considerando un promedio de los eventos realizados en dicho periodo. Emitiendo la lista de proveedores autorizados y en desarrollo. Para la evaluación de proveedores se utiliza el Formato FPR-CL-01 Evaluación de Proveedores. 5. CONTROL DE CAMBIOS La solicitud, preparación y revisión de los cambios del Procedimiento de Compras, se desarrolla de acuerdo con las disposiciones adoptadas para el control de los documentos. 6. FUNCIONES, RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACION 6.1. FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD La alta Dirección se asegura de que las altas responsabilidades y autoridades son comunicadas y conocidas dentro de la empresa, para lo cual la estructura organizacional de COMTECOL LTDA 3

4 Página: 4 de 11 COMTECOL LTDA establece mediante el Manual MFC-CL-01 de Funciones y Competencias Laborales, el Perfil del Cargo al igual que sus Funciones Laborales y Funciones Ambientales COMUNICACIÓN COMTECOL LTDA establece mediante el Procedimiento PCO-CL-01 de Comunicación, los procedimientos y responsabilidades de la comunicación interna y externa. 7. REALIZACION 7.1. Flujo De Requisiciones: Ingenieros encargados o jefe de bodega Se hacen (2) dos copias de la Requisición de Producto Formato FRE-CL-01 el original será conservado por el área de compra y el duplicado será entregado al almacenista o encargado de recibir los materiales. Es importante para el área de Compras: que el personal autorizado ingenieros, jefe de obra o encargado de la bodega, en el formato autorizado con datos completos, realicen las requisiciones por correo electrónico o envió del original del formato al área de compras COMTECOL LTDA. Las Requisiciones son comprobadas antes de tomar cualquier acción y autorizadas por la Gerencia de Proyectos o Administrativa y luego por el área de compras. 4

5 Página: 5 de Solicitud De Servicios Profesionales o Contratistas. Para la solicitud de un Servicio Profesional o Contratista se diligencia el Formato FRE-CL-01 Requisición de Producto Al Recibir las Requisiciones en la Oficina de Compras COMTECOL LTDA En las formas de requisición aparece información respecto a cual y cuantos artículos se desean, cuando están disponibles y quien hace el pedido. No se puede proceder a compra alguna si los datos para realizar la misma no vienen completos, los datos requeridos son: persona solicitante, razón de compra, nombre o modelo, marca (si aplica), especificaciones técnicas, entre otras. Se realiza una evaluación del proveedor que afecte la calidad del producto o servicio, esta evaluación se hace por cada evento de compra tomando como base la que se hayan cumplido los requisitos al 100% y se haya cumplido el tiempo de entrega. 5

6 Página: 6 de COMITÉ DE COMPRA 8.1. La compra se lleva a cabo - Con el análisis y la autorización de la Gerencia de la empresa. - Es responsabilidad del jefe de compras el de solicitar Tres (3) cotizaciones por escrito de diferentes proveedores. - Por medio de las cotizaciones, el comprador recopila la información que a su criterio considere necesaria para la definición del proveedor teniendo en cuenta las condiciones económicas de la compra, tales como precio de mercado, oferta, garantías, fechas de entregas, legalidades, entre otras. - El tiempo estimado por el área de compras para el proceso de la compra URGENTE es en un término de dos (2) días después de recibir la Requisición aprobada por el Gerente. Los tiempos de urgencia se cumplen únicamente si vienen aprobados por el Gerente de Proyectos o de la empresa COMTECOL LTDA. y será autorizado una requisición semanal urgente. - El tiempo estimado por el área de compras para el proceso de las compras programadas es en un término de cuatro (4) días después de recibir la Requisición aprobada por el Gerente. Excepto materiales especiales donde el proveedor da el tiempo de fabricación. Dicha requisición se recibirá los días Lunes de cada semana. 6

7 Página: 7 de ANALIZAR LA ETAPA DE SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE COMPRA Requisito de Autorizados y Visto Bueno - Se realiza la Orden de Compra según modelo en el sistema al elaborar la orden de compra, adicionalmente, queda registrada para que al momento de recibir la factura se pueda hacer la conciliación y generar una cuenta por pagar al proveedor. - Cuando se trata de proveedores nuevos se solicita el RUT y documentar para enviarlo a contabilidad quien realiza su registro en el sistema. - Enviar la orden de compra vía fax o al proveedor elegido teniendo en cuanta el consecutivo del formato y una copia para el JOB según obra. - Se archiva la original de la Orden de Compra en la carpeta ORDENES DE COMPRA y la copia de las órdenes de compra en el JOB según la obra y la Requisición en la carpeta de REQUISICION DE MATERIALES especificando en cada una de ellas el proveedor al cual se le compro los materiales Seguimiento El área de compras se asegura de recibir el pedido a tiempo y a su vez verifica que el pedido cumple con todas las condiciones a cabalidad. 7

8 Actividades de Seguimiento: Página: 8 de 11 Las actividades de seguimiento se hacen de manera eficaz, y comprende los siguientes pasos El Control de los Plazos de entrega: Para este control se usan los cuadros de control de vencimiento o los cuales permiten reclamar el pedido. El área de Compras acuerda con el proveedor el lugar de entrega del material bien sea directamente en las obras o la bodega. La persona encarga de registrar y recibir los materiales en las obras o en la bodega verifica e informa al área de compras el mismo día de su llegada El Control de Calidad y Cantidad de la Mercancía recibida: Este control generalmente lo hace un técnico (en caso de maquinarias) o el que haya hecho la solicitud (ingeniero encargado o supervisor de bodega) y en otros casos viene sujeto a pruebas, una copia va al área de Compras para que se realice el cierre de Si el producto no llega o no cumple con las especificaciones de la orden de compra tiene un (1) día de recibido el material el encargado de obra o el supervisor de bodega realiza la devolución correspondiente elabora un formato de devolución e informa de la situación al jefe de compras para que establezca el tiempo para una nueva entrega 8

9 Página: 9 de REVISION DE LA FACTURA DE COMPRAS La factura es una declaración detallada del valor en términos monetarios que la empresa COMTECOL LTDA., recibe por comprar materiales en respuesta a una orden de compra del cliente. En este caso, el área de compras como parte iniciadora de las adquisiciones, participa del cierre y vigilancias de las compras. El área de compras recibe las facturas para su revisión, las compara con el pedido u orden de compra, para así ver si concuerdan. 11.PAGO DE FACTURAS El área de compras al comparar las facturas con las orden de compra y que concuerdan todos los datos entre sí, se pasará al área de contabilidad con su respectiva autorización de pago, indicando la fecha en que este se factura, según las condiciones de pago en que se haya pactados las operaciones. 9

10 Página: 10 de DIAGRAMA DE FLUJO GERENTE DE PROYECTOS O ADMINISTRATIVO JEFE DE COMPRAS 2 Recepta y evalúa orden de requisición 1 INGENIERO ENCARGADO ó SUPERVISOR BODEGA Emitir orden de requisición de compra En Formato Autorizado SI Aprobación por la Gerencia De 3 proveedores se escoge la mejor COTIZACION 6 Elabora orden de compra 7 Revisa que la orden recibida cumpla con los requerimientos FIN 10

11 13. ANEXOS Página: 11 de 11 - FRE-CL-01 Formato Requisición de Producto - FDP-CL-01 Formato Devolución de Producto - FPR-CL-01 Formato Evaluación de Proveedores 11

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