MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS COMPRAS, SUMINISTROS O SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE.

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1 UNIVERSIDAD DE ORIENTE VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE. Cumaná, Abril de 2000.

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3 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: i de ii SEGURIDAD Y PROTECCIÓN Salvo prescripción diferente, este manual no puede ser reproducido total o parcialmente por cualquier medio, sin la autorización escrita de la Dirección de Organización y Sistematización Institucional.

4 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE VIGENCIA Y APROBACIÓN Pág.: ii de ii Este manual, elaborado por el Departamento de Compras, revisado por et Departamento de Sistemas y Procedimientos y aprobado por el Director de Organización y Sistematización Institucional, entrará en vigencia a partir de la fecha de autorización del Consejo Universitario. Para efectos de actualización en tomo a cambio de políticas generales se elevará nuevamente a consideración del Consejo Universitario. Cada año será revisado por la Dirección de Organización y Sistematización Institucional para efectos de actualización sobre cambios menores o procedimentales. Revisa Aprueba Autoriza

5 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 1 de 19 POLÍTICAS En la adquisición de bienes, materias y servicios que requiera la Universidad de Oriente, las secciones de compras procurarán obtener las mejores condiciones en cuanto a calidad, precios, plazos de entrega, formas de pago y garantías de mantenimiento y repuestos, cuando sea et caso. Las Secciones y la Unidad de Compras, son las únicas dependencias administrativas responsables de realizar el proceso de compra de bienes, materias y servicios, con excepción de las compras por caja chica. Toda compra y/o servicio debe tener la previsión presupuestaria correspondiente. Todas las compras y/o servicios que se realicen deben estar contempladas dentro de la programación de una unidad ejecutora; aquellas que no lo estén deben ser plenamente justificadas. Toda compra y/o servicio cualquiera que sea su monto, deberá ajustarse a las disposiciones y procedimientos establecidos en la Ley de Licitaciones. Dentro de lo posible deberá procurarse la homogeneidad de los equipos y materiales que se adquieran, a fin de facilitar la uniformidad de su manejo, mantenimiento y reparación, siempre y cuando esta medida no implique desmejoramiento de las condiciones de compra o preferencia hacia determinado proveedor. Las compras que se efectúen, deberán promoverse preferiblemente en el ámbito regional y/o nacional, siempre y cuando las condiciones ofrecidas por los proveedores sean favorables a la Universidad.

6 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 2 de 19 NORMAS GENERALES Se dará preferencia para las compras a los proveedores de la localidad (entendiéndose éstos como aquellos que se encuentren el Estado donde funcione el Núcleo de la Universidad que adquirirá el bien o servicio), siempre y cuando los precios que ofrezcan no sean superiores en más de un quince por ciento (15%) a los precios ofrecidos por proveedores de otras plazas. Para la compra de equipos en el exterior, se dará preferencia a los proveedores que tengan representante legal en el País, a objeto de asegurar su instalación, mantenimiento y reparación. Cuando la dependencia solicitante adquiera bienes y/o servicios sin elaborar la solicitud de compra o servicio correspondiente, deberá tramitar una Solicitud de Orden de Pago y acompañarla con la factura original, la justificación de la emergencia debidamente comprobada y la autorización del supervisor inmediato. Dicha orden debe ser remitida a la Coordinación General de Administración para su consideración. Para la contratación de obras éstas deberán tramitarse a través de la Dirección de Planta Física. Cuando alguno de los bienes adquiridos presente defectos o no se ajuste a lo especificado en la Orden de Compra, las secciones de compras deberán notificarlo al proveedor antes de los treinta (30) días inmediatos a la fecha de entrega y, en este caso, los costos de transporte correrán por cuenta del proveedor.

7 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 3 de 19 Para la adquisición de bienes, materias y/o servicios el número de cotizaciones requeridas dependerá del monto de la compra, de acuerdo con la siguiente escala: 1. Las compras hasta veinte unidades tributarias (20 U.T) se harán por caja chica. 2. Para compras superiores a veinte unidades tributarias (20 U.T)) y hasta doscientos cuarenta unidades tributarias (240 U.T), se requiere de al menos dos (2) solicitudes telefónicas de precios o una (1) solicitud de oferta por escrito a firmas legalmente constituidas en el país. No es imprescindible que el proveedor esté inscrito en el Registro Nacional de Contratistas. 3. Para compras superiores a doscientas cuarenta unidades tributarias (240 U.T) y hasta quinientas unidades tributarias (500 U.T), se requiere de al menos tres (3) solicitudes telefónicas de precios, dejando constancia escrita de las respuestas obtenidas o dos (2) solicitudes de ofertas por escrito, a firmas legalmente constituidas, excepto cuando se trate de distribuidores exclusivos o justificación técnica de la dependencia solicitante, o a la que tales fines establezca la Ley de Licitación. No es imprescindible que el proveedor esté inscrito en el Registro Nacional de Contratistas. 4. Para compras superiores a quinientas unidades tributarías (500 U.T) hasta mil unidades tributarias (1000 U.T) se requiere de al menos tres (3) solicitudes de ofertas por escrito, a firmas registradas e inscritas en el Registro Nacional de Contratistas, o a lo que para tales fines establezca la Ley de Licitaciones. Las cotizaciones obtenidas serán analizadas por el Comité de Compras.

8 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 4 de Las compras superiores a un mil unidades Tributarias (1000 U.T) y que no excedan a diez mil unidades tributarias ( U.T), se realizarán de acuerdo a lo establecido en la Ley de Licitaciones. 6. Las compras superiores a diez mil unidades tributarias ( U.T) se realizarán de acuerdo a las disposiciones planteadas en la Ley de Licitaciones. PARAGRAFO UNICO Por vía de excepción, si una vez requerida la cotización, ésta no se recibe dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles, el comité de compras procederá a levantar el acta donde se justifique la situación. Por consiguiente, la tramitación de la compra se efectuará con las cotizaciones recibidas. La aprobación de las solicitudes de compra o servicio, se hará de acuerdo con la siguiente escala: 1. Para montos hasta quinientas unidades tributarias (500 U.T), por el Coordinador General de Administración en el Rectorado, y por el Coordinador Administrativo en los Núcleos universitarios. 2. Para montos superiores a quinientas unidades tributarias (500 U.T) y hasta diez mil unidades tributarias ( U.T), por cualquiera de las autoridades rectorales en el Rectorado, o por el Decano, en tos núcleos universitarios.

9 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 5 de Para montos superiores a diez mil unidades tributarias ( U.T), por el Rector. Las ordenes de compra y/o servicio, cualquiera que sea su monto, serán firmadas por el Coordinador General de Administración en el Rectorado, y por el Coordinador Administrativo, en los núcleos universitarios. Las órdenes de compra y/o servicio y las solicitudes de órdenes de pago que la acompañen tendrán una vigencia máxima de sesenta (60) días que puede extenderse hasta noventa (90) días, previa justificación del proveedor. NORMAS PARA EL REGISTRO DE PROVEEDORES INTERNOS Todas las empresas nacionales constituidas por personas naturales o jurídicas, que deseen proveer, contratar o licitar bienes, materias o servicios con la Universidad, deberán estar inscritos en el Registro Nacional de Contratistas y entregar a la Universidad de Oriente - Sección de Compras copia de la constancia de inscripción vigente. Para las compras mayores a veinte unidades tributarias (20 U.T) y menores a quinientas unidades tributarias (500 U.T), las secciones y unidad de compras mantendrán un registro interno de proveedores en el cual se inscribirán a las personas naturales y jurídicas legalmente constituidas en el País que así lo soliciten y que cumplan con los requisitos establecidos en este Manual. Las empresas que deseen inscribirse en el Registro Interno de Proveedores deberán presentar su solicitud de inscripción acompañada de la documentación

10 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 6 de 19 siguiente: 1. Formulario de solicitud provisto por la Universidad. 2. Copia fotostática del Registro Mercantil o documento donde aparezca la publicación del mismo. 3. Copia fotostática de la patente de Industria y Comercio, RIF y NIT. 4. Si representa firmas extranjeras, copia de dicha autorización. 5. Copia de la última declaración del Impuesto sobre la renta. 6. Referencias bancadas. Las Unidades de Compra, procederán al estudio y verificación de la información suministrada y con base en la misma, aprobarán o rechazarán la inscripción, participando el resultado al solicitante en un plazo no mayor de treinta (30) días, contados a partir de la fecha de presentación de la solicitud. PRESENTACIÓN DE LA SOLICITUD. En caso de aprobación, con los documentos presentados se abrirá un expediente al cual se le asignará el número correlativo de Registro que le corresponda en el Registro de Proveedores Internos. De igual manera, se debe incluir en dicho registro a las empresas que presenten constancias de inscripción en el Registro Nacional de Contratistas, y se expedirá a la empresa una certificación donde conste el número bajo el cual ha quedado inscrita. Toda empresa, al estar inscrita en el Registro de Proveedores Internos del Rectorado,

11 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 7 de 19 Núcleos o la Unidad de Enlace puede participaren los procesos de compra de la Universidad. La unidad encargada del registro interno, notificará oportunamente a las empresas para que efectúen las renovaciones o actualizaciones correspondientes entregando para tal efecto la documentación requerida. En la oficina de Compras del Rectorado, se centralizarán los registros de Proveedores internos de todos los núcleos y de la Unidad de Enlace. ORGANIZACIÓN La Universidad cuenta con Secciones de Compras en cada uno de los Núcleos y Rectorado y una Unidad de Compras en la Oficina de Enlace. La Sección de Compras del Rectorado está adscrita a la Coordinación General de Administración; las secciones de los núcleos a las Coordinaciones Administrativas; la Unidad de Compras a la Administración de la Oficina de Enlace. FUNCIONES LA SECCIÓNES DE COMPRAS DEL RECTORADO Y DE LOS NÚCLEOS El Departamento de Compras del Rectorado, y las Secciones en tos núcleos universitarios a cargo de un Comprador Jefe, tendrán las siguientes funciones:

12 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 8 de Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de compras y/o servicios. 2. Recibir y tramitar las solicitudes de compras y/o servicios de las distintas dependencias. 3. Efectuar la compra de bienes, materias y servicios, siguiendo las normas y procedimientos que se establezcan. 4. Mantener actualizado el Registro Interno de Proveedores. 5. Elaborar, procesar, controlar y colocar órdenes de compra y/o servicios. 6. Verificar, conjuntamente con Almacén y Bienes Nacionales, la recepción de los materiales y equipos. 7. Verificar con el Coordinador de Servicios Generales y la dependencia solicitante la conformidad de la prestación de los servicios. 8. Estudiar y proponer las modificaciones a los procedimientos de compras, que propendan a la prestación de un mejor servicio. 9. Informar a las dependencias solicitantes sobre la situación de sus pedidos y de las gestiones que se estén realizando para la adquisición de bienes. 10. Cumplir con las demás actividades inherentes que les asigne la autoridad jerárquica inmediata superior, según sea el caso.

13 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 9 de 19 FUNCIONES DE LA UNIDAD DE COMPRAS DE LA OFICINA DE ENLACE La Unidad de Compras de la Oficina de Enlace, a cargo de un Comprador Jefe, tendrá las siguientes funciones: 1. Obtener oportunamente las cotizaciones que le sean requeridas por las secciones de compras de los Núcleos y Rectorado. 2. Llevar y mantener actualizado el Registro Interno de Proveedores. 3. Efectuar las compras solicitadas por las secciones de compras de los Núcleos y Rectorado, de acuerdo con los procedimientos que se adopten. 4. Realizar todos los trámites necesarios con las aduanas, Ministerio de Hacienda, bancos corresponsales y agentes aduanales para las compras en el exterior. 5. Cumplir con las demás actividades inherentes que le asigne el Coordinador General de Administración. ATRIBUCIONES Y DEBERES DE LOS COMPRADORES JEFES Son atribuciones y deberes comunes a los Compradores Jefes, Jefes de las Secciones de compras y de la Unidad de Compras: 1. Dirigir, coordinar y supervisar las actividades de las dependencias a su cargo

14 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 10 de Vigilar y supervisar el cumplimiento de las normas establecidas. 3. Participar, como secretario, en el Comité de Compras. 4. Firmar las Órdenes de Compra que se elaboren en las dependencias a su cargo. 5. Informar a la autoridad jerárquica inmediata superior sobre la marcha de sus dependencias. 6. Notificar y reclamar a los proveedores cualquier irregularidad en los pedidos. 7. Publicar, previa autorización de la autoridad jerárquica inmediata superior, la invitación a los proveedores a presentar o actualizar los documentos necesarios para la inscripción y/o actualización del Registro Interno de Proveedores al menos, una vez al año, en diarios locales y/o nacionales. 8. Presentar periódicamente los informes que se le indiquen en este Manual y cualquier otro que le sea solicitado por el superior inmediato. 9. Vetar porque se cumpla el control perceptivo a la mercancía o servicio. 10. Realizar cualesquiera otra función inherente a su cargo.

15 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 11 de 19 COMITÉS DE COMPRAS Los Comités de Compras coordinaran y dirigirán el estudio de las ofertas de todas aquellas compras cuyos montos sean superiores a quinientas Unidades Tributarias (500 U.T) hasta un mil Unidades Tributarias (1.000 U.T). El Comité de Compras del Rectorado estará integrado por: 1. El Coordinador General de Administración, quien lo presidirá. 2. El Director de Presupuesto. 3. El Director de Finanzas. 4. El Jefe de la Sección de Compras quien actuará como secretario. 5. Un representante de la unidad solicitante de la compra o el servicio, cuando el caso lo requiera. Los Comités de Compras de los núcleos estarán integrados por: 6. El Coordinador Administrativo, quien lo presidirá. 7. El Delegado de Presupuesto. 8. El Delegado de Finanzas. 9. El Jefe de la Sección de Compras quien actuará como secretario.

16 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 12 de Un representante de la unidad solicitante de la compra o el servicio, cuando el caso lo requiera. En los casos en que estos comités requieran asesoría especializada podrán solicitarla a otros funcionarios de la Universidad, o de las unidades solicitantes de la compra o servicio. Los Comités de Compras tendrán las siguientes funciones: 1. Promover la adquisición de compras globales de los materiales y equipos susceptibles de ser adquiridos. 2. Coordinar y supervisar la programación anual de compras; esta programación será preparada semestralmente. 3. Recibir y analizar las cotizaciones superiores a quinientas unidades tributarias (500 U.T) hasta un mii unidades tributarias (1.000 U.T). 4. Recomendar las ofertas más favorables a la Universidad. 5. Mantener un registro de todas las reuniones. Los miembros de los Comités de Compras estarán obligados a: 1. Asistir a todas las reuniones que se les convoque. 2. Contribuir al cumplimiento de tas normas aprobadas para fa adquisición de bienes, materias y servicios.

17 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 13 de Aprobar la selección de fa mejor oferta y firmar el análisis de las cotizaciones, haciendo las observaciones pertinentes. 4. Guardar reserva acerca de las deliberaciones del Comité. 5. Conocer y resolver a través del Jefe de Compras cualquier situación especial que en su opinión lo amerite. El secretario del Comité de Compras tendrá las siguientes atribuciones: 1. Programar tas reuniones y efectuar la convocatoria a los demás miembros, previa autorización del presidente. 2. Recibir, ordenar y distribuir el material necesario para las reuniones. 3. Mantener actualizado un archivo con los documentos inherentes al Comité. 4. Mantener un registro de las reuniones efectuadas. 5. Levantar el expediente de compra o de servicio. Las decisiones del Comité se darán a conocer en forma de recomendaciones. Las recomendaciones se tomarán por mayoría y el quórum se formará con la asistencia de tres (3) de sus miembros., siendo indispensable la asistencia del Coordinador General de Administración o Coordinador Administrativo.

18 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 14 de 19 En caso que, por causas mayores algún miembro no pueda asistir deberá justificarlo por escrito al presidente del Comité. COMISIONES DE LICITACIÓN Las Comisiones de Licitación Selectiva y General estarán integradas por los miembros designados por el Rector o el Decano de los núcleos respectivos, de conformidad con lo establecido en los capítulos III y IV de la Ley de Licitaciones. COMISIÓN DE LICITACIÓN SELECTIVA Las comisiones de licitación selectiva llevarán a cabo todos los procesos de licitación selectiva para compras y/o contratación de servicios, cuyo monto global sea superior a un mil (1.000 U.T) unidades tributarias y no exceda de diez mil ( U.T). Las comisiones de licitación selectiva tendrán las siguientes funciones (ver artículo 77 de la Ley de Licitaciones): 1. Seleccionar e invitar a participar en las licitación a las empresas proveedoras del ramo inscritas en el Registro Nacional de Contratista. Las empresas que no estén inscritas podrán hacerlo en el momento de participaren el proceso. Para las licitaciones promovidas en el exterior del País no es indispensable la inscripción en el Registro Nacional de Contratista.

19 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 15 de Fijar las características de cada licitación. 3. Estudiar, analizar y seleccionar las empresas que deben presentar sus ofertas. 4. Convocar a las empresas seleccionadas a participar en la licitación. 5. Recibir los documentos para participar en la licitación, en el día, hora y lugar señalados en la convocatoria. 6. Realizar, en acto público, la apertura de sobres contentivos de las ofertas y levantar el acta correspondiente. 7. Estudiar las propuestas aceptadas y recomendar al Rector o al Decano correspondiente (para que este lo eleve al Rector), mediante in forme escrito, lo que sea más conveniente a los intereses de la Universidad. Los miembros de tas Comisiones de Licitación Selectiva estarán obligados a: 1. Asistir a todas las reuniones que se les convoque. 2. Aprobar y firmar las actas de cada reunión, haciendo las observaciones pertinentes. 3. Inhibirse de participaren las reuniones de la Comisión cuando se encuentren en alguna de las situaciones previstas en el artículo 70 de la Ley de Licitación y su Reglamento.

20 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 16 de Guardar reserva una vez que haya asistido a las deliberaciones de la Comisión. El quórum se formará con la asistencia de la mayoría de sus miembros. Para la validez de las decisiones de las comisiones de licitación selectiva, se requiere el voto favorable de la mayoría, de los presentes. Dentro de los tres (3) días siguientes después de efectuada la reunión, el presidente de la Comisión enviará a cada uno de los miembros copia del acta levantada, a fin de que se hagan las observaciones a que diere lugar y sean presentadas en la reunión siguiente. El original del acta deberá ser firmada por los asistentes en señal de conformidad. COMISIONES DE LICITACIÓN GENERAL Las comisiones de licitación general llevarán a cabo todo el proceso de licitaciones generales para compras superiores a diez mil unidades tributarias ( U.T) y asesorarán al Rector en el otorgamiento de la buena pro. Las comisiones de licitación general tendrán las siguientes funciones: 1. Fijar las características de cada licitación. 2. Recibir los documentos inherentes a las manifestaciones de voluntad de participar en la licitación, en el día, hora y lugar señalados en la convocatoria.

21 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 17 de Estudiar, analizar y seleccionar las empresas que deban presentar sus ofertas. 4. Realizar en acto público la apertura de sobres y levantar el acta correspondiente a este proceso. 5. Estudiar las propuestas aceptadas y recomendar al Rector, mediante informe escrito, lo que sea más conveniente a los intereses de la Universidad. Los miembros de las Comisiones de Licitación General están obligados a: 1. Asistir a todas las reuniones que se les convoque. 2. Aprobar y firmar las actas de cada reunión, haciendo las objeciones u observaciones pertinentes. 3. Estudiar y analizar detenidamente cada una de las ofertas con et objeto de formular observaciones y recomendar las ofertas más convenientes a los intereses de la Universidad. 4. Inhibirse de participar en las reuniones de la Comisión cuando se encuentren en alguna de las situaciones prevista en el Artículo 70 de la Ley de Licitaciones en su parágrafo único. 5. Guardar reserva una vez que hayan asistido a las deliberaciones de las comisiones. Los secretarios de tas comisiones de Licitación General tendrán las obligaciones siguientes:

22 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 18 de Coordinar todas las actividades de la Comisión de Licitación. 2. Planificar las reuniones y convocar a los demás miembros. 3. Recibir, ordenar y distribuir el material necesario para las reuniones. 4. Preparar las agendas y actas de las reuniones. Para la validez de las decisiones de las comisiones, se requiere del voto favorable de la mayoría de los presentes. El quórum se formará con la asistencia de la mayoría de los miembros de la Comisión. La Comisión de Licitación deberá reunirse con puntualidad en la fecha y hora señaladas. La inasistencia de los miembros a las reuniones deberá ser justificada por escrito al Presidente de la Comisión, debiéndose dejar constancia en el acta de la reunión. Las convocatorias a las reuniones las hará, por escrito, el secretario de la Comisión, con tres (3) días de anticipación, por lo menos, a la fecha de la reunión. El material de estudio y trabajo y la agenda se enviará a los miembros de la Comisión por lo menos cuarenta y ocho (48) horas antes de la reunión.

23 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE INFORMACIÓN GENERAL Pág.: 19 de 19 Los miembros de la Comisión podrán solicitar, con la debida anticipación, la inclusión de puntos en la agenda. El presidente analizará y determinará si deben ser incluidos. En caso negativo deberá participar al miembro proponente la causa por la cual no se tomó en cuenta su proposición. Dentro de los tres (3) días siguientes después de efectuada la reunión, el presidente de la Comisión enviará a cada uno de los miembros una copia del acta levantada, a fin de que hagan las observaciones a que diere lugar y se presenten en la reunión siguiente. El original del acta deberá ser firmada por los asistente en señal de conformidad.

24 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.:1 de 1 PROCEDIMIENTOS COMPRAS A TRAVÉS DE CAJA CHICA (HASTA VEINTE UNIDADES TRIBUTARIAS) NOTA: Se procederá de acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos de Fondos de Trabajo y Fondos de Caja Chica

25 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 1 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE VEINTE Y HASTA DOSCIENTOS CUARENTA UNIDADES TRIBUTARIAS PASOS A SEGUIR DEPENDENCIA SOLICITANTE 1. Elabora la forma Solicitud de Compra o la Solicitud de Servicio en original y cuatro (4) copias. 2. En caso de que se solicite una marca determinada, exponer las razones que lo justifiquen, 3. Firma el jefe de la dependencia y conforma el Director o funcionario de nivel similar correspondiente. 4. Solicita del Coordinador General de Administración o Coordinador Administrativo, la autorización para la compra. 5. Envía a la Sección de Compras el original y las tres (3) últimas copias de la Solicitud y archiva, en orden numérico, el duplicado. f SECCIÓN DE COMPRAS 6. Recibe de la Unidad Solicitante el original y las tres (3) últimas copias de la Solicitud de Compras o de la Solicitud de Servicio. 7. Verifica que el formato haya sido llenado correctamente y la compra esté debidamente autorizada por el funcionario competente.

26 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 2 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE VEINTE Y HASTA DOSCIENTOS CUARENTA UNIDADES TRIBUTARIAS 8. Solicita al menos dos (2) cotizaciones telefónicas, dejando constancia de ello en la forma Constancia de Solicitud Telefónica de Precios o una oferta por escrito, o firmas legalmente constituidas. No es imprescindible que el proveedor esté inscrito en el Registro de Proveedores Internos. 9. Analiza las ofertas tomando en cuenta precio, condiciones técnicas, cumplimiento de especificaciones, calidad y tiempo de entrega y selecciona la mejor. 10. Verifica disponibilidad presupuestaría de la dependencia solicitante. 11. Elabora la Orden de Compra en original y ocho (8) copias y la firma el jefe de la Sección, conjuntamente con la orden de pago y la orden del proveedor. 12. Registra la Orden de Compra en el libro correspondiente y la envía junto con los soportes al Departamento o Sección de Contabilidad. DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD 13. Recibe y registra entrada en el libro correspondiente. 14. Verifica datos y corrección de las operaciones aritméticas y hace la codificación financiera y presupuestaría. 15. Envía Orden de Compra y soportes a la Delegación de Presupuesto.

27 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 3 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE VEINTE Y HASTA DOSCIENTOS CUARENTA UNIDADES TRIBUTARIAS DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO 16. Revisa y ejerce control. 17. La conforma y envía a la Coordinación General de Administración o Coordinador Administrativo. COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN O COORDINADOR ADMINISTRATIVO 18. Revisa y aprueba con su firma la Orden de Compra y/o Servicio. 19. Envía a la Sección de Compras la Orden de Compra y/o Servicios y soportes. SECCIÓN DE COMPRAS 20. Elabora Oficio de Remisión así proveedor, en original y copia. 21. Desglosa la Orden y la distribuye así: Original: al proveedor seleccionado junto con el original del Oficio de Remisión. 1 a copia: al expediente de la compra junto con el duplicado del Oficio de Remisión.

28 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 4 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE VEINTE Y HASTA DOSCIENTOS CUARENTA UNIDADES TRIBUTARIAS 2a copia: al Departamento o Sección de Contabilidad. 3 a copia: a la unidad solicitante. 4 a copia: a la Unidad de Compras cuando la compra se realice por Caracas, adjuntándose los originales de la Orden de Compra y Oficio de Remisión para su entrega al proveedor. 5 a ; 6 a y 7 a copias: a) Almacén (Informe de Recepción). PROVEEDOR 22. Entrega la mercancía en la Oficina de Enlace o Almacén, junto con el original de la Orden de Compra y factura. ALMACÉN 23. Recibe de Compras el Informe de Recepción y la mercancía de la Oficina de Enlace o Proveedor. 24. Participa a la Sección de Compras la llegada del pedido para que efectúe los controles correspondientes. En la adquisición de activos avisa a Bienes Nacionales. 25. Verifica especificaciones y cantidades de cada renglón y llena el Informe de Recepción, haciendo las observaciones del caso.

29 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 5 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA EFECTUAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE VEINTE Y HASTA DOSCIENTOS CUARENTA UNIDADES TRIBUTARIAS 26. Conforma Informe de Recepción y factura y lo distribuye así: 5 a copia: copia del Informe de Recepción y originales de la Orden de Compra y factura a Contabilidad para efectos de registro y posterior pago. 6 a copia: queda para su registro y archivo. 7 a copia: a la Sección de Compras para cierre del expediente de la compra. 27. Entrega material a la unidad solicitante. Nota 1.- Se procesará simultáneamente con la nota de compra la solicitud de orden de pago a nombre del beneficiario. Nota 2.- Una vez concluido el proceso con la orden de pago, Servicio Administrativo o la Delegación de Finanzas respectiva procederá a transferir el dinero a una cuenta especial para estos pagos, una vez recibido el bien, materia o servicio, previa consignación de la documentación requerida conformado por almacén y la unidad solicitante se procederá a elaborar el cheque correspondiente a nombre del beneficiario que luego se entregará al cajero para que efectúe el pago. Nota 3.- En los casos de anticipo solicitados por el proveedor establecidos en las condiciones de venta; éste, no deberá exceder del cincuenta por ciento (50%) de la compra o servicio. Asimismo, se le exigirá al proveedor una fianza de anticipo otorgada por un banco o compañía de seguro debidamente reconocida y de conformidad con las normas que rijan la materia.

30 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 1 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE DOSCIENTOS CUARENTA Y HASTA QUINIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS PASOS A SEGUIR DEPENDENCIA SOLICITANTE 1. Elabora la forma Solicitud de Compras en original y cuatro (4) copias. 2. En caso de que se solicite una marca específica se deben exponer las razones que la justifiquen. 3. Firma la Solicitud el jefe de la dependencia y la conforma el Director. 4. Obtiene del Coordinador General de Administración o autoridad rectoral en el Rectorado, o del Coordinador Administrativo o Decano, en los núcleos, la autorización para la compra. 5. Envía el original a la Sección de Compras y las tres (3) últimas copias y archiva, en orden numérico, el duplicado de la Solicitud. SECCIÓN DE COMPRAS 6. Recibe de la unidad solicitante el original y las tres (3) últimas copias de la solicitud de compras. 7. Verifica que la Solicitud haya sido llenada correctamente y que la compra haya sido debidamente autorizada por el funcionario competente.

31 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 2 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE DOSCIENTOS CUARENTA Y HASTA QUINIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS 8. Solicita al menos tres (3) cotizaciones telefónicas, dejando constancia de ello en la forma Constancia Telefónica de Precios, o (2) dos solicitudes de ofertas por escrito a firmas legalmente constituidas e inscritas en el Registro de Proveedores Internos. 9. Analiza las ofertas tomando en cuenta precios, condiciones técnicas, cumplimiento de las especificaciones, calidad y tiempo de entrega y selecciona la mejor. 10. Verifica disponibilidad presupuestaria de la dependencia solicitante. 11. Elabora la Orden de Compra en original y ocho (8) copias y la firma el jefe de la Sección. 12. Registra la Orden de Compra en el libro correspondiente y la envía junto con los soportes al Departamento o Sección de Contabilidad. DEPARTAMENTO O SECCIÓN CONTABILIDAD 13. Recibe y registra entrada en el libro correspondiente. 14. Verifica datos y corrección de las operaciones aritméticas y hace la codificación financiera y presupuestaria. 15. Envía Orden de Compra y soportes a la Delegación de Presupuesto.

32 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 3 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE DOSCIENTOS CUARENTA Y HASTA QUINIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS DIRECCIÓN O DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO 16. Revisa y ejerce control, la conforma y envía a la Coordinación General de Administración o Coordinador Administrativo. COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 17. Revisa y aprueba con su firma la Orden de Compra y/o servicio. 18. Envía a la Sección de Compras la Orden de Compra y soportes. SECCIÓN DE COMPRAS 19. Elabora Oficio de Remisión al proveedor, en original y copia. 20. Desglosa la Orden y la distribuye así: Original: al proveedor seleccionado junto con el original del Oficio de Remisión. 1 a copia: al expediente de la compra junto con el duplicado del Oficio de Remisión. 2 a copia: al Departamento o Sección de Contabilidad. 3 a copia: a la unidad solicitante.

33 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 4 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE DOSCIENTOS CUARENTA Y HASTA QUINIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS 4 a copia: a la Unidad de Compras, cuando la compra se realice por Caracas, adjuntándose los originales de la Orden de Compra y Oficio de Remisión para su entrega al pro-veedor. 5 a ; 6 a y 7 a copias: al Almacén (Informe de Recepción) PROVEEDOR 21. Entrega la mercancía en la Oficina de Enlace o Almacén, junto con el original de la Orden de Compra y factura. ALMACÉN 22. Recibe de Compras el Informe de Recepción y la mercancía de la Oficina de Enlace o Proveedor. 23. Participa a la Sección de Compras la llegada del pedido para que efectúe los controles correspondientes. 24. En la adquisición de activos, avisa a Bienes Nacionales. 25. Verifica especificaciones y cantidades de cada renglón y llena el Informe de Recepción haciendo las observaciones del caso. 26. Conforma Informe de Recepción y factura y lo distribuye así:

34 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 5 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE DOSCIENTOS CUARENTA Y HASTA QUINIENTAS UNIDADES TRIBUTARIAS 5 a copia: copia del Informe de Recepción y originales de la Orden de Compra y factura a Contabilidad para efectos de registro y posterior pago. 6 a copia: queda para su registro y archivo. 7 a copia: a la Sección de Compras para el cierre del expediente de la compra 27. Entrega material a la unidad solicitante. Nota 1.- Se procesará simultáneamente con la nota de compra la solicitud de orden de pago a nombre del beneficiario. Nota 2.- Una vez concluido el proceso con la orden de pago, Servicio Administrativo o la Delegación de Finanzas respectiva procederá a transferir el dinero a una cuenta especial para estos pagos, una vez recibido el bien, materia o servicio, previa consignación de la documentación requerida conformado por almacén y la unidad solicitante se procederá a elaborar el cheque correspondiente a nombre del beneficiario que luego se entregará al cajero para que efectúe el pago. Nota 3.- En los casos de anticipo solicitados por el proveedor establecidos en las condiciones de venta; éste, no deberá exceder del cincuenta por ciento (50%) de la compra o servicio. Asimismo, se le exigirá al proveedor una fianza de anticipo otorgada por un banco o compañía de seguro debidamente reconocida y de conformidad con las normas que rijan la materia.

35 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 1 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE QUINIENTAS UNIDADES Y HASTA UN MIL UNIDADES TRIBUTARIAS PASOS A SEGUIR DEPENDENCIA SOLICITANTE 1. Llena la Solicitud de Compra y/o servicio en original y cuatro (4) copias. 2. Cuando se solicite una marca específica, se debe requerir ante la autoridad competente exponer las razones que la justifiquen. 3. Firma el jefe de la dependencia y la hace conformar por el director o funcionario de nivel similar correspondiente. 4. Solicita, de la autoridad rectoral, en el Rectorado o del Decano en los núcleos, la autorización para la compra. 5. Envía original y las tres (3) últimas copias a la Sección de Compras y archiva en orden numérico el duplicado de la solicitud. SECCIÓN DE COMPRAS 6. Recibe y revisa la solicitud, si está conforme, registra en el libro correspondiente. En caso contrario devuelve a la dependencia solicitante para su corrección. 7. Solicita por lo menos tres (3) solicitudes de ofertas por escrito, a firmas inscritas en el Registro Nacional de Contratista, excepto cuando los bienes y/o servicios a adquirir

36 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 2 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE QUINIENTAS UNIDADES Y HASTA UN MIL UNIDADES TRIBUTARIAS los produzca o venda un solo fabricante o proveedor, o cuando medie justificación técnica de la dependencia solicitante. COMITÉ DE COMPRAS 8. El secretario del Comité recibe del proveedor las ofertas por escrito y prepara el formulario "Análisis de Cotizaciones" con las ofertas recibidas, y convoca a los miembros del Comité. 9. Analiza las ofertas tomando en cuenta precios, condiciones técnicas, cumplimiento de especificaciones, calidad y tiempo de entrega y selecciona la mejor. 10. Levanta un Acta del proceso, la cual debe ser firmada por todos los miembros del Comité. SECCIÓN DE COMPRAS 11. Elabora en original y ocho (8) copias la Orden de Compra y la firma el jefe de la Sección. 12. Registra la Orden de Compra en el libro correspondiente y la envía junto con los soportes al Departamento o Sección de Contabilidad. DEPARTAMENTO SECCIÓN DE CONTABILIDAD

37 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 3 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE QUINIENTAS UNIDADES Y HASTA UN MIL UNIDADES TRIBUTARIAS 13. Recibe y registra entrada en el libro de Contabilidad correspondiente. 14. Verifica datos y corrección de las operaciones aritméticas y hace la codificación financiera y presupuestaria. 15. Envía Orden de Compra y soportes a la Delegación de Presupuesto. DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO 16. Revisa y ejerce control, la conforma y la envía a la Coordinación General de Administración en el Rectorado o al Coordinador Administrativo en los núcleos. COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN O COORDINADOR ADMINISTRATIVO 17. Revisa y aprueba con su firma la Orden de compra. SECCIÓN DE COMPRAS 18. Elabora Oficio de Remisión al proveedor, en original y copia. 19. Desglosa la Orden y la distribuye así: Original: al proveedor seleccionado junto con el original del Oficio de Remisión. 1 a copia: al expediente de la compra junto con el duplicado del Oficio de Remisión. 2 a copia: al Departamento o Sección de Contabilidad.

38 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 4 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE QUINIENTAS UNIDADES Y HASTA UN MIL UNIDADES TRIBUTARIAS 3 a copia: a la unidad solicitante. 4 a copia: a la Unidad de Compras, cuando la compra se realice por Caracas, adjuntándose los originales de la Orden de Compra y Oficio de Remisión para su entrega al proveedor. 5 a ; 6 a y 7 a copias: al Almacén (Informe de Recepción) PROVEEDOR 20. Entrega la mercancía en la Oficina de Enlace o Almacén, junto con el original de la Orden de Compra y factura. ALMACÉN 21. Recibe de Compras el Informe de Recepción y la mercancía de la Oficina de Enlace o Proveedor. 22. Participa a la Sección de Compras la llegada del pedido para que efectúe los controles correspondientes. 23. En la adquisición de activos, avisa a Bienes Nacionales. 24. Verifica especificaciones y cantidades de cada renglón y llena el Informe de Recepción haciendo las observaciones del caso. 25. Conforma Informe de Recepción y factura y lo distribuye así: 5 a copia: copia del Informe de Recepción y originales de la Orden de Compra y factura a Contabilidad para efectos de registro y posterior pago.

39 SERVICIOS+ DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 5 de 5 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS DE MÁS DE QUINIENTAS UNIDADES Y HASTA UN MIL UNIDADES TRIBUTARIAS 6 a. copia: queda para su registro y archivo. 7 a copia: a la Sección de Compras para el cierre del expediente de la compra. 26. Entrega material a la unidad solicitante Nota 1.- Se procesará simultáneamente con la nota de compra la solicitud de orden de pago a nombre del beneficiario. Nota 2.- Una vez concluido el proceso con la orden de pago, Servicio Administrativo o la Delegación de Finanzas respectiva procederá a transferir el dinero a una cuenta especial para estos pagos, una vez recibido el bien, materia o servicio, previa consignación de la documentación requerida conformado por almacén y la unidad solicitante se procederá a elaborar el cheque correspondiente a nombre del beneficiario que luego se entregará al cajero para que efectúe el pago. Nota 3.- En los casos de anticipo solicitados por el proveedor establecidos en las condiciones de venta; éste, no deberá exceder del cincuenta por ciento (50%) de la compra o servicio. Asimismo, se le exigirá al proveedor una fianza de anticipo otorgada por un banco o compañía de seguro debidamente reconocida y de conformidad con las normas que rijan la materia.

40 SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 1 de 6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACIÓN SELECTIVA DE MÁS DE MIL Y HASTA DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS COMISIÓN DE LICITACIÓN Cuando surja la necesidad de hacer compras y/o servicios cuyo monto global sea superior a mil unidades tributarías y no exceda de diez mil unidades tributarias, el Coordinador General de Administración o los Coordinadores Administrativos, convocarán a la respectiva Comisión de Licitación Selectiva. PASOS A SEGUIR COMISIÓN DE LICITACIÓN 1. Recibe la Solicitud de Compra y/o Servicio detallada y elabora especificaciones de la licitación selectiva. 2. Selecciona del Registro Nacional de Contratista, por lo menos cinco (5) empresas proveedoras del ramo. 3. Mediante comunicación escrita, invita a las empresas seleccionadas a participar en la licitación selectiva. 4. Recibe, en acto público, las ofertas en sobre cerrado. Abre los sobres, lee lo esencial de cada una de ellas, dejando constancia en acta. 5. Procede a la evaluación de las ofertas recibidas y elabora, en un plazo máximo de quince (15) días, un informe razonado con las recomendaciones de la comisión. Si no se presentan por lo menos dos (2) ofertas válidas, se declarará invalidado el proceso; de acuerdo al Artículo

41 SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 2 de 6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACIÓN SELECTIVA DE MÁS DE MIL Y HASTA DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS 104 de la Ley de Licitaciones. 6. Envía al Rector o al Decano en los núcleos, si fuera el caso, quien lo presentará al Rector, el informe de la licitación. RECTOR 7. Estudia el informe y decide, en un plazo máximo de diez días (10), sobre el otorgamiento de la buena-pro o de la declaratoria como desierta de la licitación selectiva. 8. Envía a la Comisión su decisión y expediente de la licitación. 9. Publica a través de la Dirección de Información y Comunicación Corporativa en el Rectorado y las respectivas unidades en cada uno de los núcleos, un aviso de prensa. 10. Solicita de la Consultoria Jurídica la elaboración o revisión del contrato de compra en caso de ser necesario. 11. Una vez elaborado o revisado el contrato, lo envía a la Sección de Compras del Rectorado o del Núcleo, a través del Decano, según sea el caso, para la elaboración de la Orden de Compra SECCIÓN COMPRAS 12. Recibe expediente de la licitación y contrato si lo hubiere y elabora la

42 SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 3 de 6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACIÓN SELECTIVA DE MÁS DE MIL Y HASTA DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS Orden Compra. 13. Firma el jefe de la Sección y registra en el libro correspondiente. 14. Envía al Departamento o Sección de Contabilidad, la Orden de Compra y/o servicio y contrato y soportes si lo hubiere. DEPARTAMENTO O SECCIÓN DE CONTABILIDAD 15. Recibe y registra entrada. 16. Revisa y verifica datos y cálculos numéricos y hace la codificación financiera y presupuestaría. 17. Envía a la Delegación de Presupuesto. DELEGACIÓN DE PRESUPUESTO 18. Ejerce el control presupuestario. 19. Conforma y la envía junto con los soportes al Coordinador General de administración o Coordinador Administrativo. COORDINADOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN 20. Revisa la Orden de Compra y soportes y si no tiene objeción, firman y en

43 SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 4 de 6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACIÓN SELECTIVA DE MÁS DE MIL Y HASTA DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS caso de haber contrato de compra o de servicio, envía al Rector para su aprobación. RECTOR 21. Firma el contrato y se lo envía a la Sección de Compras. 22. Elabora Oficio de Remisión al proveedor, en original y copia. SECCIÓN DE COMPRAS 23. Desglosa la Orden y la distribuye así: Original: al proveedor seleccionado junto con el original del Oficio de Remisión. 1 a copia: al expediente de la compra junto con el duplicado del Oficio de Remisión. 2 a copia: al Departamento o Sección de Contabilidad. 3* copia: a la unidad solicitante. 4 copia: a la Unidad de Compras, cuando la compra se realice por Caracas, adjuntándose los originales de la Orden de Compra y Oficio de Remisión para su entrega al proveedor. 5 a ; 6 a y 7 a copias: al Almacén (Informe de Recepción). PROVEEDOR 24. Entrega la mercancía en la Oficina de Enlace o Almacén, junto con el original de la Orden de Compra y factura.

44 SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 5 de 6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACIÓN SELECTIVA DE MÁS DE MIL Y HASTA DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS ALMACÉN 25. Recibe de Compras el Informe de Recepción y la mercancía de la Oficina de Enlace o Proveedor. 26. Participa a la Sección de Compras la llegada del pedido para que efectúe los controles correspondientes. 27. En la adquisición de activos, avisa a Bienes Nacionales. 28. Verifica especificaciones y cantidades de cada renglón y llena el Informe de Recepción haciendo las observaciones del caso. 29. Conforma Informe de Recepción y factura y lo distribuye así: 5 a copia: copia del Informe de Recepción y originales de la Orden de Compra y factura a Contabilidad para efectos de registro y posterior pago. 6 a copia: queda para su registro y archivo. 7 a copia: a la Sección de Compras para el cierre del expediente de la compra. 30. Entrega material a la unidad solicitante. Nota 1.- Se procesará simultáneamente con la nota de compra la solicitud de orden de pago a nombre del beneficiario. Nota 2.- Una vez concluido el proceso con la orden de pago, Servicio Administrativo o la Delegación de Finanzas respectiva procederá a transferir el dinero a una cuenta

45 SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 6 de 6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACIÓN SELECTIVA DE MÁS DE MIL Y HASTA DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS especial para estos pagos, una vez recibido el bien, materia o servicio, previa consignación de la documentación requerida conformado por almacén y la unidad solicitante se procederá a elaborar el cheque correspondiente a nombre del beneficiario que luego se entregará al cajero para que efectúe el pago. Nota 3.- En los casos de anticipo solicitados por el proveedor establecidos en las condiciones de venta; éste no deberá exceder del cincuenta por ciento (50%) de la compra o servicio. Asimismo, se le exigirá al proveedor una fianza de anticipo otorgada por un banco o compañía de seguro debidamente reconocida y de conformidad con las normas que rijan la materia.

46 SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 1 de 6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACIÓN GENERAL CON MONTOS SUPERIORES A DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS COMISIÓN DE LICITACIÓN Cuando surja la necesidad de una compra cuyo monto sea superior a diez mil unidades tributarias ( U.T), el Rector nombrará la Comisión de Licitación para que lleve a cabo el proceso de licitación general. PASOS A SEGUIR COMISIÓN DE LICITACIÓN 1. Elabora las condiciones generales de la licitación una vez recibida la Solicitud de Compra detallada y a través de la Dirección de Información y Comunicación Corporativa, pública un aviso de prensa, invitando a la precalificación a las empresas del ramo que estén interesadas. 2. Recibe en acto público la manifestación de voluntad de las empresas interesadas y la documentación adicional solicitada, dejando constancia de ello en Acta. 3. Procede a calificar a las empresas de acuerdo con los indicadores económicos, financieros, administrativos, técnicos, entre otros, previamente establecidos, dejando constancia en Acta. 4. Mediante aviso de prensa, publicado a través de la Dirección de Información y Comunicación Corporativa se hace un llamado a las empresas precalificadas para que recojan en el sitio que se indique, la información necesaria a fin de que presenten sus ofertas; igualmente, se les

47 SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE Pág.: 2 de 6 PROCEDIMIENTOS PARA REALIZAR COMPRAS Y/O SERVICIOS POR LICITACIÓN GENERAL CON MONTOS SUPERIORES A DIEZ MIL UNIDADES TRIBUTARIAS notificará directamente mediante comunicación escrita. Dichas notificaciones deben indicar el lugar, fecha y hora de recepción de las ofertas. 5. Recibe en acto público las ofertas en sobre cerrado, abre los sobres, lee lo esencial de cada una de ellas y deja constancia en Acta. 6. Procede a la evaluación de las ofertas recibidas y elabora, en un plazo máximo de quince (15) días, un informe razonado para el Rector con las recomendaciones de la Comisión; atendiendo, los Artículos 85, 86 y 87 de la Ley. 7. Se envía al Rector; o al Decano del Núcleo correspondiente el informe junto con el expediente de licitación. RECTOR 8. Estudia el informe recibido y en un plazo máximo de diez (10) días, decide sobre el otorgamiento de la buena pro o de la declaratoria como desierta la licitación. 9. Envía a la Comisión de Licitación, la decisión junto con el expediente. COMISIÓN DE LICITACIÓN 10. Publica, a través de la Dirección Información y Comunicación Corporativa, aviso de prensa con el resultado de la licitación y lo comunicará por escrito al ganador del concurso. 11. Solicita a la Consultoría Jurídica la elaboración o revisión del contrato de compra, en caso de que éste sea necesario y una vez

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