ENACAR S.A. Empresa Nacional del Carbón S.A. NORMAS SOBRE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIONES SERVICIOS EMPRESA NACIONAL DEL CARBÓN S.A.

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1 ENACAR S.A. Empresa Nacional del Carbón S.A. NORMAS SOBRE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIONES SERVICIOS EMPRESA NACIONAL DEL CARBÓN S.A. Año 2009

2 ENACAR S.A. Empresa Nacional del Carbón S.A. NORMAS SOBRE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIONES SERVICIOS I. INTRODUCCIÓN. El presente procedimiento contempla las normas e instrucciones que regirá en la Empresa Nacional del Carbón S.A. en materia de adquisición y contratación de servicios; regula las atribuciones; fija los montos y niveles de autorización y determina el procedimiento al que deben ceñirse en las referidas contrataciones. II. DEFINICIONES. Previo al desarrollo del procedimiento se indican algunos conceptos que están referidos principalmente a los agentes y documentos que intervienen y participan en una agestión de compra, cuya definición permitirá aclarar términos normalmente usados en dicha operación: 1. Usuario: Es la unidad o persona que comienza y cierra el ciclo de compra con la emisión de la Solicitud de Adquisición. 2. Contrato: el acto mediante el cual se encomienda a una persona natural o jurídica la ejecución de una obra material, la prestación de un servicio o la adquisición de un bien físico mediante la formalización de un documento escrito firmado entre las partes. 3. Compra directa: la adquisición de materiales, equipos, muebles y otras especies necesarias para el funcionamiento de la Empresa, sin que medie en ello la formalización de un contrato escrito, sin perjuicio de la cotización simple o formal previa a la decisión de compra. 4. Cotización simple: aquella que se realiza directamente a un proveedor.

3 5. Cotización formal: es el documento oficial mediante el cual la Empresa estipula las condiciones que requiere, se solicita por escrito o por medio electrónico al menos a tres proveedores para la adquisición de un bien o servicio, para cuya decisión se comparan las ofertas recibidas. 6. Licitación: aquella en que las ofertas deben solicitarse en sobre cerrado, los que deben ser abiertos en una fecha y hora determinada ante una comisión designada por el Gerente General, ceremonia a la que eventualmente pueden asistir los oferentes. Puede ser de carácter público o privado. Licitación pública: se refiere a aquellas cuyo llamado se efectúa a cualquier oferente mediante un aviso en prensa. Licitación privada: el llamado se hace por invitación a determinados proveedores, sin publicación en prensa u otro medio. 7. Servicios menores: actividades realizadas por una persona natural o jurídica distintas a los trabajadores de la Empresa, que reportan una utilidad o beneficio requerido por la empresa, tales como labores de mantenimiento, de limpieza, etc., en las cuales no se requiera su formalización mediante un contrato escrito. 8. Solicitud de Compra: Es el documento en que se solicita el material o servicio por parte de la unidad solicitante, se envía al Encargado de Compra, especificando el material, cantidad y características requeridas. Debe llevar la firma del usuario o solicitante y es autorizada por el Jefe de la unidad. 9. Orden de Compra: Es un documento que compromete a la Empresa a cancelar los materiales y/o servicios, una vez recibidos conforme, de acuerdo a las condiciones y especificaciones establecidas y pactadas con el proveedor, el que se compromete a cumplirlas entregando los materiales solicitados. Es autorizada por el Gerente General. III. NORMAS PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS. 1. NORMA GENERAL. La adquisición de bienes y servicios se efectuará de acuerdo al procedimiento general establecido en la Empresa, que se detalla más adelante, sin perjuicio de las facultades asignadas a los distintos niveles jerárquicos por la Gerencia General.

4 El procedimiento general es aplicable a todo tipo de compras y contratación de servicios, a menos que opere una excepción o caso especial que se indica más adelante. En la Unidad de Compras deben centralizarse las gestiones pertinentes, perteneciente al departamento Contable de la Empresa. Los contratos que se efectúen deberán ser visados por Asesoría Legal de la Empresa. Los Jefes de áreas corresponden al Contador General, Jefe de Ventas y Jefe de Administración de Beneficios. 2. MECANISMOS DE COTIZACIÓN. De acuerdo a su naturaleza y monto involucrado, para la adquisición de bienes y servicios, la Empresa utilizará los siguientes mecanismos y con los límites que se indican: TIPO DE COTIZACIÓN MONTO DE COMPRA OBSERVACIONES Simple Hasta UF 10 Aplicable sólo a compras menores Formal > UF 10, hasta UF 500 Mínimo 3 cotizaciones para cada compra Licitación > UF 500 Puede ser Pública o Privada

5 3. NIVELES DE AUTORIZACIÓN. Las compras o contratación de servicios que soliciten las distintas unidades de la Empresa deberán ser aprobadas conjuntamente por las jefaturas que se indican a continuación, de acuerdo al monto involucrado y en forma previa a la operación respectiva: a. Hasta UF 10: Unidad solicitante Jefe Área solicitante b. De UF 11 hasta UF 250 Jefe Área solicitante Gerente General c. De UF 251 o superior UF 5.000: Acuerdo de Directorio El Gerente General deberá informar, previamente, de las operaciones realizadas cuando superen los UF 475 en la sesión de Directorio correspondiente. Estos niveles de autorización se pueden esquematizar en el siguiente cuadro: Rango Montos UF Solicitante Jefe Área Gerente General Directorio 0-10 P A P V A Sobre 251 P V V A P: propone V: visa previa A: Aprueba 4. FORMALIZACION DE LAS COMPRAS. Las compras deberán estar en todos los casos respaldadas por la o las cotizaciones, o por el contrato, según corresponda. Todo contrato que formalice la compra de un bien o contratación de un servicio será firmado por el Gerente

6 General, independientemente del monto involucrado. No se requerirá su firma posterior en ningún otro documento que diga relación con dicho contrato, excepto aquellos que sean pertinentes a la correcta recepción del bien o servicio contratado en forma específica por la Gerencia General. Los contratos deberán ser previamente visados por el Asesor Legal en señal de conformidad. 5. EXCEPCIONES Y CASOS ESPECIALES. Se podrá excepcionar de seguir el procedimiento general de cotización pero no las atribuciones - sólo con la autorización expresa de Gerente General, el cual deberá informar oportunamente al Directorio si el monto involucrado es superior a UF 251, en las siguientes situaciones: a) En caso de real urgencia o emergencia. b) En la contratación de servicios especializados, cuando no existan alternativas rentables en el mercado. c) Si existen ventajas comerciales o estratégicas que así lo justifiquen. En cada uno de los casos señalados precedentemente, el Área solicitante deberá requerir la respectiva autorización a la Gerencia General y dejar constancia escrita de los fundamentos tenidos en vista para aplicar la excepción de que se trate. La excepción deberá ser clasificada como tal en forma previa a la compra, de acuerdo al nivel de atribuciones respectivo. 6. COMPRAS MEDIANTE LICITACIÓN. El Gerente General ó el Directorio, según los niveles de atribuciones definidos, determinarán, en los casos que a su juicio estimen necesarios, la compra de bienes o contratación de servicios mediante licitación y si ella debe ser pública o privada. En estos casos, se requerirá que las ofertas se hagan en sobre cerrado dirigido al Coordinador del Proceso. Para la apertura de los sobres deberán estar presentes el Asesor Legal, Unidad requirente, Gerente General o quien éste designe en su reemplazo, quienes firmarán un acta preparada para tal efecto por esta última.

7 7. VISACION DE CONTRATOS. El Gerente General y Asesoría Legal deberán visar los contratos de adquisición de bienes y contratación de servicios. Asimismo, deberán visar las bases administrativas de las licitaciones. 8. NUMERACIÓN, REGISTRO DE CONTRATOS Y RENOVACIONES. Todo contrato que no se refiera a contratación de personal se individualizará, previo a su firma y a la visación señalada precedentemente, con un número correlativo que deberá registrar en el documento original la Secretaría de Gerencia, dependencia que llevará Registro de los mismos. Esta unidad deberá realizar el seguimiento de los contratos hasta su formalización, luego de lo cual mantendrá siempre una copia del original firmado por las partes. Para efectos del cumplimiento de lo contratado, la responsabilidad corresponderá al trabajador denominado administrador del Contrato. Sin perjuicio de la existencia o no de cláusula de renovación automática, la Secretaría de Gerencia llevará un control actualizado de las fechas de vencimiento de los contratos, las que informará periódicamente a la Gerencia General con una anticipación de 90 días a la fecha de vencimiento respectiva o 30 días antes de la fecha en que se deba comunicar la renovación o término, en su caso. IV. PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES. Para las compras de bienes y contratación de servicios se seguirá el siguiente procedimiento: 1. EMISIÓN SOLICITUD: 1.1. La unidad que requiera la compra de un bien o contratación de servicio deberá emitir una Solicitud de Compra, la cual deberá enviarse debidamente llenada al Encargado de Compra (Contabilidad) firmada por el solicitante y el Jefe de Área respectivo. Especial importancia tiene una clara definición de las características del bien o servicio a obtener, una fundamentación adecuada de las razones y destino de éste y el costo aproximado de la compra o servicio.

8 1.2. El Encargado de Compra, previa revisión de la capacidad presupuestaria existente, y verificación de los V B de acuerdo a los niveles de decisión existentes, procederá a gestionar las cotizaciones. 2. COTIZACIONES: 2.1. Verificados los V B, se inicia la cotización, de acuerdo a la naturaleza y montos involucrados Se deberán obtener al menos tres cotizaciones, de distintos proveedores, si corresponde, exceptuando los artículos o servicios en que no existan más proveedores o de aquellos casos en que opere una excepción como las señaladas en el número III.5 de este documento Una vez recibidas las cotizaciones, idealmente, se confeccionará un cuadro resumen que contendrá la siguiente información: Identificación del proveedor. Nombre de los artículos (en el caso de compras) o servicio a contratar. Precios unitarios de los artículos. Valor total de la compra o servicios. Además, este resumen deberá contener la identificación del solicitante, la unidad a que pertenece, el tipo de compra y las observaciones que correspondan. 2.4 En aquellos casos que el solicitante estime necesario efectuar la compra u obtención del servicio a un determinado proveedor, por razones técnicas o de otra índole, podrá sugerir y/o adjuntar las respectivas cotizaciones, lo cual deberá quedar claramente justificado en la solicitud correspondiente. No obstante, el Encargado de Compra, se reservará el derecho a instruir nuevas cotizaciones y rechazar lo sugerido si el precio y/o condiciones técnicas así lo aconsejan. 3. COMPRAS: 3.1 Aprobada la compra por los niveles correspondientes y seleccionado el o los proveedores, se confeccionará una Orden de Compra (u orden de servicio, según corresponda) en duplicado. 3.2 La Orden de Compra se enviará por fax o correo electrónico ú otro medio, al proveedor, verificándose posteriormente, en forma telefónica, su recepción.

9 3.3 La factura o boleta de prestación de servicios correspondiente se ingresará por secretaria de las Oficinas de Santiago, Lota o Curanilahue, según corresponda, se verificará contra la orden de compra por el Encargado de Compra y se visará por el Jefe de Área solicitante y Gerente. 3.4 Cuando la compra no se realice a través del Encargado de Compra, éste requerirá que la recepción conforme de los bienes o del servicio contratado se respalde en cada oportunidad con la guía de despacho o con la boleta o factura de prestación de servicios, según corresponda, documentos que deberán venir con el V B de la persona que recibe los bienes físicos o el servicio, con su nombre, firma y timbre y el V B del Jefe de Área respectivo. 4. REGISTRO Y ENVIO A PAGO: 4.1 Cuando se trate de compras, una vez verificada la correcta emisión de la factura, se ingresará al sistema computacional de abastecimientos. Si la compra se refiere a materiales inventariables, se confeccionará un formulario de alta de Activo Fijo que alimentará el inventario de activo fijo. 4.2 El Encargado de Compras enviará la siguiente documentación a Contabilidad: Original de Guía de Recepción Original y copia de Factura Original y copia de Orden de Compra Legajo con resumen de cotizaciones, solicitud de compra y las cotizaciones recibidas. 5. DESPACHO DE MATERIALES: 5.1 El Encargado de Compras despachará los materiales adquiridos a las unidades solicitantes rebajando del sistema de abastecimientos los ítems que corresponda, adjuntando copia de la Solicitud de Compra y copia de Factura.

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