. VI FLUJOGRAMA.., 17

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1 " CODlGO, FECHA, EM-ME-P-OI-0 DIC CAPITULO, PAG.' SUSTITUYE AL DE FECHA : 1 DE 18 UNIDAD ADMINISTRA TIV A: TADSCRITA A: GERENCIA DE EMPRESAS PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA CONTENIDO CONTENIDO CAPÍTULo ASUNTO PÁGINA 1 OBJETIVO, ALCANCE Y BASE LEGAL 2 II NORMAS GENERALES 4 III NORMAS ESPECÍFICAS 6 IV DESCIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9 V FORMULAIDOS 16. VI FLUJOGRAMA.., 17 - VII APROBACIÓN' ~-

2 CÓDIGO: COMPRA DE ARTICULOS DEL I.P.S.F.A. PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA EM-ME-P-OI-0 DIC CAPITULO: pag.: 1 2 DE 18 SUSTITUYE AL DE FECHA : UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADSCRITAA: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA OBJETIVO ALCANCE BASE LEGAL OBJETIVO: Establecer las normas y procedimientos para la venta a través del programa Mi Casa Bien Equipada. que regirán el proceso de compra de los artículos destinados ALCANCE:. Gerencia de Empresas. Gerencia de Finanzas. Gerencia de Informática. Gerencia de Logística.. Gerencia de Planificación y Presupuesto.. Proveedores. BASE LEGAL: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, public a en Gaceta Oficial Extraordinaria N de fecha 24 de marzo de Código Orgánico de Justicia Militar, publicado en Gaceta Oficial N 263 Extraord' ario de fecha 17 de septiembre de Ley del Estatuto de la Función Pública, publicado en Gaceta Oficial N 7.522, de fech 06 de Septiembre de FECHA

3 CODIGO: COMPRA DE ARTICULOS DEL I.P.S.F.A. PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA EM-ME-P-Ol-0 DIC CAPITULO: PAG.: 1 3 DE 18 SUSTITUYE AL DE FECHA : UNIDAD ADMINISTRATfV A: ADSCRITAA: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA OBJETIVO - ALCANCE - BASE LEGAL. Ley del Estatuto de la Función Pública, publicado en Gaceta Oficial N , de fecha 06 de Septiembre de Ley Contra la Corrupción, publicada en Gaceta Oficial N de fecha 17 de Diciembre del Ley de Contrataciones Publicas, publicada en Gaceta Oficial N de fecha 06 de Septiembre de Ley de la Contraloría General de la República, publicada en Gaceta Oficial N de fecha 17 de Diciembre de Reglamento de Castigo Disciplinario W6.. Estatuto Orgánico del Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada (I.P.S.F.A.). Decreto 300 Gaceta Oficial W del 21 de Octubre de Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N del 24/05/2011. Decreto N De la Presidencia de la República, mediante el cual se exonera del pago del Impuesto al Valor Agregado, en los términos y condiciones previstos en este Decreto, a las importaciones definitivas y a las ventas de los bienes muebles corporales, realizadas por los Órganos y Entes del Poder Público Nacional, enmarcadas exclusivamente en el Co trato N YEXIMCA / , necesarias para la ejecución del Programa «Mi Casa B n Equipada».

4 CODIGO: EM-ME-P-OI-O DlC CAPITULO: PAG.: u 4 DE 18 SUSTITUYE AL DE FECHA : UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADSCRITAA: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA NO~SGENERALES 1. Las compras de este programa deberán cumplir con todas la Leyes Vigentes y disposiciones normativas internas en materia de compras y tendrán alta prioridad debido al beneficio social que representa la ejecución del programa. 2. El proceso compras estará centralizado por la Gerencia de Empresas en Caracas,en coordinación con la Gerencia de Finanzas; en consecuencia, toda la mercancía adquirida aun cuando se despache directamente a una Sucursal, debe cargarse al almacén General (en el sistema automatizado de control de inventarias) y posteriormente se realizarán las transferencias respectivas (en el sistema), según los parámetros establecidos en el manual respectivo. 3. La Gerencia de Empresas mantendrá un inventario actualizado de la existencía de mercancía tanto en el almacén General como en cada una de las Sucursales, que servirá como soporte para la toma de decisiones al momento de la adquisición de mercancía para la reposición de dicho inventario. 4. La Gerencía de Empresas deberá coordinar con la Gerencia de mercancía del Programa ''Mi Casa Bien Equipada" en el programa an Presupuesto y el POA aprobados para el año respectivo, en requerimientos históricos. de compras, con base al ción de la de da y FI ELABORADO POR LA G p DEP TAM NY

5 CÚDIGÜ I.P.S.F.A. PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA EM-ME-P-OI-0 DIC CAPITULO: pag.: 11 5DE 18 SUSTITUYE AL DE UNIDAD ADMINISTRATIY A: ADSCRITAA: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINIS1RADORA NO~SGENERALES 5. Las Gerencias de Empresas y Logística, deberán hacer las coordinaciones pertinentes a fin de disponer del espacio físico necesario para el correcto almacenamiento y resguardo de la mercancía. 6. Las Gerencias de Empresas y Finanzas deberán coordinar con los proveedores las fechas y lugares de entrega de la mercancía, a fin que los mismos se adapten al horario del Instituto y cada Sucursal

6 " CODlGO: EM-ME-P-OI-O DIC CAPITULO: PAG.: III 6 DE 18 SUSTITUYE AL DE FECHA : UNIDAD ADMINISTRATlV k ADSCRITAk GERENClA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA NORMAS ESPECIFICAS DE LA GERENCIA DE EMPRESAS. 1. Deberá controlar el inventario de mercancía general y por sucursal a fin de hacer las reposiciones pertinentes de manera oportuna 2. Mantendrá comunicación constante con las sucursales a fin de tomar en consideración las necesidades de cada una para la reposición de inventarios. 3. Será la responsable de la elaboración las Solicitudes de Ejecución Presupuestaria (SEP) y remitirlas a la Gerencia de Finanzas y de esta manera iniciar el proceso de compras para la reposición de inventarios. 4. Será la responsable de la recepción, organización y resguardo de la mercancía destinada para la venta, desde que es consignada por parte del proveedor, hasta la entrega a los compradores. 5. Será la responsable de proporcionar a las Gerencias de Finanza información concerniente a los seriales de la mercancía recibida, a SUVINCA y el automatizado utilizado para la facturación. e Informática, toda la de ingresar la al sistema 6. Coordinará con la Gerencia de Informática los requerimientos en ma eria tecnológic para mantener óptimo el sistema de inventarios. ELABORADO POR LA G p DE FIRMA:

7 COOIGO: COMPRA DE ARTICULOS DEL I.P.S.F.A. PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA FECHk EM-ME-P-01-0 DlC PAG., CAPITULO, 11I 7DE 18 SUSTITUYEALDEFECHA, UNIDADADMINlSTRATIVk ADSCRITAk GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINIS'IRADORA NORMAS ESPECIFICAS GERENCIA DE FINANZAS 1. Será responsable de Procesar las Solicitudes de Ejecución Presupuestaria (SEP) para iniciar el proceso de adquisiciones con la finalidad de reponer el inventario. 2. Deberá enviar un funcionario de control perceptivo al lugar (almacén general o sucursal) destinado para la recepción de la mercancía. 3. Será la responsable realizar las acciones pertinentes para el pago de las facturas correspondientes a la mercancía del programa de "Mi Casa Bien Equipada", según el procedimiento de solicitud y tramitación de pagos. 4. Deberá realizar la carga de la información correspondiente a los seriales contentivo en los artículos recibidos en el sistema SUVINCA, a través del Departamento de Adquisiciones. 5. Deberá realizar la carga de la información de los seriales de la rnerc da recibida en el sistema utilizado para la facturación. CIA DE PLANIFICACI N y UESro. y SISlEMAS. FIRMA:

8 CODlGo, EM-ME-P-Ol-0 DIC PAG., CAPITULO: III 8DE 18 SUSTITUYE AL DE FECHA, UNIDAD ADMINISTRATIVA., ADSCRITAA., GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINIS1RADORA ASUNTO, NORMAS ESPECIFICAS GERENCIA DE INFORMÁTICA: 1. Será responsable de dar soporte técnico a las diferentes dependencias de la Gerencia de Empresas, en lo concerniente a la plataforma tecnológica utilizada para el control de las entradas y salidas de mercancía con sus respectivos seriales. DE PLANIFlCACJ N y 'ID SIS S.

9 CóDIGO, MANtJM, ~NORMAS y PROCEDIMIENTOS eompra DE ARTICULOS DEL FECHA, EM-ME-P-Ol-0 CAPITULo, PAG., SUSTITUYE AL DE FECHA : DlC. 20U 9 DE 18 UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADSCRITAk GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PASO DEPENDENCIA O CARGO ACCION 1 GERENCIA DE EMPRESAS PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA 1.1 Verifica el inventario de mercancía existente tanto en el almacén General como en cada Sucursal y determina de acuerdo a la demanda, las necesidades de compra de cada artículo. GERENCIA DE EMPRESAS DEPARTAMENTO DE OPERACIONES 1.2 Consulta lista de precios del proveedor y elabora a través del sistema administrativo financiero, la Solicitud de Ejecución Presupuestaría (SEP), indicando el código, la descripción, precios y cantidad de articulas. 1.3 Imprime dos (02) ejemplares de la Solicitud de Ejecución Presupuestaria (SEP) las firma y las remite a la Unidad de Control Presupuestario de la Gerencia de Empresas para que la verifique y apruebe. GERENCIA DE EMPRESAS UNIDAD DE CONTROL PRESUPUESTARIO 1.4 Recibe dos (02) ej Ejecución Presup disponibilidad pre SAMAN, una vez remite nuevarnent Operaciones. plares de la Solicitud de taria (SEP) verifica la uestaria en 1 sistema nformada las firma Y le al Depart ento de DE PLANlFICACI N y '..

10 comgo. I.P.S.F.A. PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA FECHA, EM-ME-P-01-0 DIC CAPITULO, PAG.' 10 DE 18 SUSTITUYE AL DE FECHA, UNIDAD ADMINISTRATIV k ADSCRITAk GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINIS'IRAOORA ASUNTO, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PASO DEPENDENCIA O CARGO ACCION GERENCIA DE EMPRESAS DEPARTAMENTO DE OPERACIONES 1.3 Recibe los dos (02) ejemplares de la Solicitud de Ejecución Presupuestaria (SEP) y una vez firmados por la Unidad de Control Presupuestario y el Gerente de Empresas, los remite a la Gerencia de Finanzas mediante oficio en original y copia, anexando lista de precios del proveedor como soporte. 2 GERENCIA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 2.1 Recibe de la Gerencia de Empresas, oficio de remisión en original y copia, dos (02) ejemplares de la Solicitud de Ejecución Presupuestaria (SEP) y lista de precios del Proveedor anexa. 2.2 Firma, sella y devuelve a la Gerencia de Empresas, la copia del oficio de remisión y un (01) ejemplar de Solicitud de Ejecución Presupuestaria (S como señal de recepción. 2.3 Remite al Depart ento de Eje ución Presupuestaria, la S licitud de Eje ución Presupuestaria (SEP con su orte respectivo, para ver" ar la disponib 'dad presupuestaria. PLANlFlCACI N Y DEP FIRMA:,..l:.. \\-; \\ 'i~ G'SrenCi<,:j <~'; Fi<; rj\fi~8c:()i: \''. " ~<~,. ';;;;::e.o;

11 CODIGO, FECHA, EM-ME-P-01-0 DIC CAPITULO: PAG., 11 DE 18 SUSTITUYE AL DE FECHA : UNIDAO AOMINISTRAT!Vk AOSCRITA A, GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINIS1RADORA ASUNTO, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PASO DEPENDENCIA O CARGO ACCION 2 GERENCIA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 2.4 Recibe la la Solicitud de Ejecución Presupuestaria (SEP) con su soporte respectivo, verifica la disponibilidad presupuestaria a través del sistema administrativo financiero y determina: De NO tener disponibilidad presupuestaria, informa al Departamento de Adquisiciones para que notifique por escrito a la Gerencia de Empresas a fin que realice la modificación presupuestaria según lo establecido en el Manual de Normas y Procedimientos para las Modificaciones Presupuestarias (PL-FP-P-06-1) Si tiene disponibilidad presupuestaría realiza el precompromiso a través del sistema administrativo financiero, firma la Solicitud de Ejecución Presupuestaria (SEP) y la devuelve junt con el soporte anexo al Departamento de /\ quisiciones. GERENCIA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 2.5 FI UP E. PLANIFlCACI N y y SISlEMAS. ~I.-,.

12 CODIGO, EM-ME-P-OI-0 DlC CAPITULO, SUSTITUYE AL DE FECHA, PAG.' 12 DE 18 UNmAD ADMINISTRATIVA: ADSCRITAA: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINlSTRADORA DESCRIPCiÓN DEL PROCEDIMIENTO PASO DEPENDENCIA O CARGO ACCION Orden de Compra en original y tres (3) copias, es firmada por el Jefe del Departamento y remitida junto con la Solicitud de Ejecución Presupuestaria y lista de precios para la firma del Gerente de Finanzas. GERENCIA DE FINANZAS GERENTE 2.6 Recibe la Orden de Compra en original y tres (3) copias con su respectiva Solicitud de Ejecución Presupuestaria (SEP) y lista de precios anexa, verifica que la misma se ajuste a la normativa y disposiciones legales vigentes, firma la Orden de Compra y la devuelve con sus anexos al Departamento de Adquisiciones. GERENCIA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 2.7 Recibe la Orden d Compra en original y tres (3) copias con su documentación anexa aprobada por el Gerente de Finanzas y notifica al prov dor para que retire la misma.

13 CODIGO: EM-ME-P-OI-0 DIC COMPRA DE ARTICULOS DEL CAPITULO: PAG.: 13 DE 18 I.P.S.F.A. PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA SUSTITUYE AL DE FECHA : UNIDAD ADMINISTRATrv A: ADSCRITAk GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PASO DEPENDENCIA O CARGO ACCIÓN Contratista Mensual". 3 PROVEEDOR 3.1 Firma la Orden de Compra en original y tres (3) copias y recibe la tercera copia de la misma con la cual deberá realizar el despacho del pedido. 3.2 Realiza la entrega de la mercancía a la Gerencia de Empresas, bien sea en el Deposito General o alguna Sucursal, de acuerdo a lo especificado en la orden de compra, con Nota de Entrega respectiva. 3.3 Emite y entrega la factura original a la Gerencia de Finanzas para procesar el pago. 4 GERENCIA DE EMPRESAS DEPOSITO GENERAL Y/O SUCURSALES 4.1 Recibe la mercancía conjuntamente con un funcionario de control perceptivo de la Gerencia de Fin as, según lo establecido en las Normas Especificas para dicha Gerencia, verific ndo que la mercancía recibida este en b n estado físico, y ue la descripción y cant dades coincidan n las descritas en la Orde de Compra y la ta de Entrega

14 codien EM-ME-P-01-0 DIC PAG., CAPITULO, SUSTITUYE AL DE FECHA, 14 DE 18 UNIDAD ADMINISTRATIVA, ADSCRITA A:. GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINIS'IRADORA ASUNTO, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PASO DEPENDENCIA O CARGO ACCION 4.2 Realiza la captura de la información de los seriales de toda la mercancía recibida en un archivo electrónico e impresos y los envía a las Gerencia de Finanzas. 6 GERENCIA DE FINANZAS FUNCIONARIO DE CONTROL PERCEPTIVO 6.1 Elabora acta de control perceptivo indicando los detalles de la recepción; lugar, fecha, cantidades y seriales de la mercancía recibida, incluyendo las observaciones correspondientes a la entrega total o parcial de la mercancía y si existe alguna inconsistencía en la Factura, Orden de Compra u Orden d Entrega. GERENCIA DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES 6.2 Recibe de la Geren "a de Empresas(almacén o sucursal), archivo lectrónico y do umento impreso con los s iales de la rcancía recibida y los in esa en el istema SUVINCA y Sistema e Facturación. y SISTEMAS. ;/! C-i\:;::l-.:!lCl8 PJ.:: niflcación,je

15 ICCX)IOO' I.P.S.F.A. PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA FECHA, EM-ME-P-Ol-0 CAPITUW, PAG., SUSTITUYE AL DE FECHA, DIC - 20n 15 DE 18 UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADSCRITAA: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA ASUNTO, DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PASO DEPENDENCIA O CARGO AccIóN Publicas en el módulo de "Formato de Desempeño del Contratista" e inicia el Proceso de Tramitación de Pago. FIN DEL PROCEDIMIENTO y..

16 CÓDIGO: COMPRA DE ARTICULOS DEL EM-ME-P-01-0 DIC CAPITULO: PAG.: 16 DE 18 SUSTITUYE AL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADSCRITAA: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA FORMULARIOS

17 11 COMPRA DE ARTICULOS DEL I.P.S.F.A. PROGRAMA MI CASA BIEN EQUIPADA CODIGO: EM-ME-P-OI-0 DIC CAPITULO: PÁG.: SUSTITUYE AL DE 17 DE 18 UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADSCRlTA A: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINISTRADORA FLUJOGRAMAS PLANIFICACI N Y MAS. --

18 11 CODlGO: EM-ME-P-01-0 DIC CAPITULO: pac.: 18 DE 18 SUSTITUYE AL DE UNIDAD ADMINISTRATIVA: ADSCRITA A: GERENCIA DE EMPRESAS I PRESIDENCIA DE LA JUNTA ADMINIS1RADORA APROBACIÓN APROBACIÓN: Considerado por el General de División Presidente de la Junta Administradora, previa coordinación con las dependencias involucradas. El presente procedimiento deroga cualquier disposición o directiva que existiera sobre la materia. Se sugiere dar fiel cumplimiento al presente documento y notificar a la Gerencia de Planificación y Presupuesto - Departamento de Organización y Sistemas, cualquier observación y/o cambio, a de mantenerlo debidamente actualizado. FECHA DE APROBACIÓN: 23M 26\2.P.S.F.A..--