PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRAS

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1 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE COMPRAS 1. OBJETIVO Y ALCANCE Establecer la secuencia para la compra y suministro de materiales, productos, equipos y/o herramientas que impactan en la calidad de la ejecución de los proyectos, los relacionados con los aspectos ambientales significativos, así como la seguridad y la salud de los asociados. Igualmente, se establecen los parámetros de selección y evaluación de proveedores. 2. DEFINICIONES Aspecto Ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. Característica: rasgo diferenciador. Característica de la calidad: Característica inherente de un producto, proceso o sistema relacionada con un requisito. CIDET: Corporación Centro de Investigaciones y Desarrollo Tecnológico del Sector Eléctrico. Cliente: Organización o persona que recibe un producto. Comprador: El cliente en una situación contractual. Contratista: El proveedor en una situación contractual. Defecto: incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. Equipo: Maquinaria para la ejecución de una Obra. Especificación: Documento que establece requisitos. Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiada por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones. Materia, Producto, Herramienta y/o Equipo: Elementos necesarios para llevar a cabo las actividades contratadas. Medio Ambiente: entorno en el cual una organización opera, incluidos el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna. Los seres humanos y sus interrelaciones. Organización: compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o combinación de ellas, sean o no sociedades, públicas o provada, que tiene sus propias funciones y administración. Parte interesada: Persona o grupo que tenga un interés en el desempeño o éxito de una organización. Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o un proceso. Producto: Resultado de producto. Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. RETIE: Reglamento técnico de instalaciones eléctricas y régimen legal del técnico electricista. Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Validación: Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación especifica prevista. Verificación: Conformación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. Código: COMP-01/ Versión No. 8/ Junio 2010/ Pág. 1 de 7

2 3. RESPONSABLE Y PERSONAL QUE INTERVIENE Responsable Personal que interviene Gerente Ingeniero de Proyecto/ Coordinador Salud Ocupacional / Coordinador Medio Ambiente Supervisor Personal Administrativo; Asistente Administrativa. Responsabilidad por el desarrollo del procedimiento. Revisa requisitos, autoriza la compra, gestiona los recursos, analiza necesidades y aprueba órdenes de compra Identificación necesidad de compra, revisión de características técnicas y económicas y tiempos de entrega, evaluación y actualización de la lista de proveedores, cotizaciones, verificación de los requisitos sobre los materiales o productos, solicitudes de ordenes de compra a través de requisición de compra. Verifican los requisitos sobre los materiales y productos comprados Generar y controlar las ordenes de compra, efectuar los pagos a proveedores. 4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 4.1 DETECCIÓN DE NECESIDADES DE COMPRA. Para la prestación del servicio y de acuerdo con la revisión de los alcances solicitados por el cliente (términos de referencia, solicitud de cotización, ordenes de trabajo, etc.) y la planificación de la prestación del servicio, se hace el replanteo del proyecto, en donde se define las necesidades de los requisitos de compra en lo referente a las cantidades de obra a ejecutar, estableciendo los materiales o productos a comprar, definiendo sus características por medio de las especificaciones técnicas, o de común acuerdo con el cliente y acorde con las normas técnicas y requisitos mínimos de producto. La ejecución de las compras es responsabilidad del Ingeniero de Proyecto. En lo referente a la seguridad y la salud ocupacional de acuerdo con las actividades, procedimientos, normas de seguridad y panorama de riesgos, se define las necesidades de los requisitos de compra en lo referente a equipos de protección Personal, de seguridad, exámenes médicos y control de plagas, definiendo sus característica por medio de las especificaciones técnicas determinadas por la Cooperativa producto del análisis integral de los aspectos descritos. La ejecución de las compras es responsabilidad del Coordinador de Salud Ocupacional. Todos los bienes y servicios comprados por Coopser tienen en cuenta los aspectos ambientales significativos con el fin de prevenir la contaminación o disminuir la afectación al medio ambiente por las actividades ejecutadas por Coopser. 4.2 IDENTIFICACIÓN DEL PROVEEDOR. De acuerdo a los elementos a comprar, El Ingeniero de Proyecto realiza la identificación de los proveedores más idóneos de Equipo Eléctrico existente en la lista de proveedores certificados por el CIDET y se solicitan cotizaciones especificando claramente sus características, especificaciones, cantidad y plazo de entrega necesarios. Código: COMP-01/ Versión No. 8/ Junio 2010/ Pág. 2 de 7

3 Para la compra de Equipos de Protección Personal, Equipos de Seguridad o exámenes médicos, el coordinador de Salud ocupacional busca los posibles proveedores de equipos o servicios, verificando las certificaciones con las que cuentan. Los proveedores que comercialicen los equipos de protección personal y de seguridad, los cuales deberán poseer certificado de conformidad de producto o cumplimiento de Normas Técnicas, otorgado por un organismo acreditado para tal fin (copia impresa), los equipos de protección personal y equipos de seguridad utilizados por la cooperativa, poseerán una ficha técnica la cual contendrá las especificaciones y características de los mismos. Los proveedores que realicen pruebas, ensayos, mediciones, bien sean ambientales, técnicas y/o de equipos, deben poseer certificado de calibración de los equipos utilizados en la prestación de sus servicios otorgado por un organismos acreditados para tal fin (copia impresa), los servicio suministrados por estos proveedores poseerán una ficha técnica la cual contendrá las especificaciones y características de los mismos. Los proveedores de exámenes médicos deberán tener los documentos que los acrediten para suministrar este servicio, o las licencias de los profesionales de la salud que realicen los exámenes (copia impresa). Los que suministren servicios de control de plagas, se identificaran las fichas técnicas de los productos utilizados en el control de plagas, tales como insecticidas y raticidas (copia impresa). Para los proveedores que realizan la disposición final de residuos peligrosos deben suministrar la licencia ambiental que garantice que están habilitados para prestar este servicio. La información correspondiente a las ficha técnicas, certificados, información técnica o documentos de acreditación, de los productos o servicios suministrados por los proveedores se almacenaran en el fólder denominado proveedores aceptados. 4.3 EVALUACIÓN DE COTIZACIONES Después de definir los proveedores se hace la solicitud de cotización al proveedor por escrito (Fax o ) o vía telefónica. Se evalúa la bondad de cada cotización, buscando la de mejores condiciones comerciales que cumpla con todos los requisitos especificados y se recomienda la mejor opción. Se debe hacer el pedido en el formato Requisición de Compra COMP01-F04 y presentar para la aprobación de la, junto con todos los antecedentes de una manera clara, para que sea fácil su aprobación, sin que se necesite más información al respecto. 4.4 GENERACIÓN ORDEN DE COMPRA. Aprobado por la el pedido, se pide a la Asistente Administrativa que realice la Orden de Compra COMP01-F01 con el número de orden correspondiente para identificación. En esta orden se definen todos los requisitos completamente, acordando forma de pago, plazo y sitio de entrega. Código: COMP-01/ Versión No. 8/ Junio 2010/ Pág. 3 de 7

4 Se imprimen tres órdenes de compra, una para el proveedor (así inicialmente se haya enviado el pedido por fax), una copia para la Asistente Administrativa de pagaduría y una copia para el consecutivo de pedidos. Si se requiere, se deja una copia para la carpeta del contrato, bajo la responsabilidad del ingeniero coordinador del proyecto. Se debe hacer seguimiento al proveedor, para que cumpla con las especificaciones acordadas y dentro del plazo, a fin de que su posible incumplimiento no vaya a atrasar la obra. Al llegar la factura debe confrontarse con el formato de recibo aprobado por el Gerente, para tramitar el pago respectivo. 4.5 RECEPCIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS. Al momento de hacer recepción del material, el almacenista de la obra o de la bodega central, debe revisar el material de forma que para recibirlo esté seguro que cumpla con todas las características especificadas en el pedido, de no ser así, deberá ser devuelto el material aclarando la especificación no cumplida por la que se devuelve, o el defecto o falla encontrada. En el momento de la recepción de los materiales o productos se realiza una comprobación simultánea entre la copia de la orden de compra y el material o producto adquirido. La aceptación y verificación de los materiales o productos contemplados en este procedimiento se realizara sobre la remisión de entrega del proveedor para confirmar el cumplimiento de requisitos y el estado de los elementos recibidos, de forma paralela se verifica que el producto tenga certificado (RETIE, Normas Técnicas, de Conformidad o de calibración de Equipos). Los materiales o productos que no cumplan con lo estipulado deberán ser devueltos, aclarando la especificación no cumplida por la que se devuelve, o el defecto o falla encontrada. El responsable de la recepción y verificación del producto comprado da su aprobación como requisito para el pago. Es de anotar que en la recepción de los materiales y/o productos se debe contar con la orden de compra, toda la documentación relacionada con la compra deberá ser archivada en la carpeta de la obra, proyecto o sistema. El material, equipo o información recibida debe permanecer en un lugar seguro, debiendo preservarlos de forma adecuada de los efectos medioambientales a fin de evitar cualquier tipo de deterioro y almacenarlos en forma ordenada, garantizando su estabilidad y el fácil acceso para su retiro El ingeniero residente debe ser informado por el almacenista de la obra del material que recibe, para que dé su aprobación y envíe el formato de recibo aprobado como requisito para el pago. Código: COMP-01/ Versión No. 8/ Junio 2010/ Pág. 4 de 7

5 Una vez recibido el material y almacenar cuidadosamente, a fin de evitar cualquier tipo de deterioro. Se almacenará en forma ordenada, garantizando su estabilidad y el fácil acceso para su retiro. Se debe preservar del sol, la lluvia, la humedad, la suciedad y los ladrones. 4.6 EVALUACIÓN DE PROVEEDORES. Los proveedores son evaluados por las personas responsables de las compras de forma anual, con base en los siguientes parámetros: Calidad: El proveedor debe garantizar que los materiales y productos que suministre poseen un certificado RETIE, Norma Técnica, Conformidad y/o Calibración de Equipo, de lo contrario no podrá mantenerse en la lista de proveedores. Precio: Precios de los materiales y productos indicando los máximos descuentos y forma de pago. Cumplimiento: Corresponde al estricto cumplimiento de las características de los materiales, productos o servicios y tiempos de entrega estipulados. Servicio: Atención al cliente, documentación precisa, capacitación, visitas a plantas, atención de reclamos y garantías. Los resultados de las evaluaciones se registran en el formato Evaluación de proveedores COMP01-F03, confirmando la permanencia o no de estos en la Lista de Proveedores Aceptados por la Cooperativa COMP01-F02. Los proveedores aceptados son aquellos que obtienen una calificación superior a 70 puntos (sobre 100 posibles). Cuando no se ha alcanzado el mínimo de puntaje establecido, el proveedor es descartado como seleccionable y es eliminado de la lista de proveedores aceptados para evitar su uso involuntario. De forma permanente se consulta la página del CIDET ( y se analiza la información existente en la sección correspondiente a Certificaciones Retiradas o Suspendidas, debiendo retirar de la Lista de Proveedores Aceptados a los proveedores que incumplan con el requisito de certificación. Si para este material o producto no se identifica un proveedor aprobado el responsable de la compra gestiona la inclusión del nuevo o nuevos proveedor(es) con base en su posibilidad de comercializar materiales o productos que posean certificaciones bien sean RETIE; Normas Técnicas, de Conformidad o de Calibración de Equipos. 4.7 TRANSPORTE ALMACENAMIENTO Y MANEJO. Se presenta a continuación los aspectos referidos al transporte, almacenamiento y manejo de los materiales y productos determinados como impactantes y relevantes para el desarrollo del sistema de gestión de la Cooperativa, garantizando la calidad de los servicios, el control de impactos ambientales y la prevención de riesgos asociados. Código: COMP-01/ Versión No. 8/ Junio 2010/ Pág. 5 de 7

6 MATERIALES, PRODUCTOS, EQUIPOS, HERRAMIENTAS Postes, Crucetas, Armarios, tableros, cables, seccionadores, seccionalizadores Aisladores, Herrajes, Equipos de Baja y Media Tensión, Cables, Medidores. Transformadores Equipos de Protección Personal E.P.P. y Equipos de Seguridad E.S. Pruebas, ensayos o mediciones (ambientales, técnicas y/o de equipos), exámenes médicos y control de plagas TRANSPORTE ALMACENAMIENTO MANEJO En vehículos para carga larga y/o pesada La carga debe estar bien amarrada (Ver Instructivo de transporte de carga) Utilizar distintivos que indique peligro Acatamientos de normas de transito Contar con conductores de experiencia En vehiculo de carga Acatamientos de normas de transito Cubrimiento del material o producto de ser necesario CODENSA SGA Norma Técnica Ambiental NTA-404 En vehiculo cubierto sin condiciones especiales Acatamientos de normas de transito No Aplica Adecuación, demarcación y aislamiento del sitio Cobertura de protección del material o producto de ser necesario Identificación y mantenimiento de condiciones de orden, aseo del lugar y equipo contra incendios En su empaque o embalaje original de fabrica En almacén sobre estantes de forma clasificada para su identificación Condiciones de temperatura, luz, y humedad relativa, ambiente. Identificación y mantenimiento de condiciones de orden, aseo del lugar y equipo contra incendios CODENSA SGA Norma Técnica Ambiental NTA-404 En su empaque o embalaje original de fabrica En almacén sobre estantes de forma clasificada para su identificación Condiciones de temperatura, luz, y humedad relativa, ambiente Informe escrito Informe magnético (si aplica) Archivo del sistema de gestión Uso de dispositivo de carga (grúa, montacargas) Uso de equipo de protección personal E.P.P. Instrucciones para su uso. manejo (operación) Uso de equipo de protección personal E.P.P. Instrucciones para su uso y manejo Limpieza de las instalaciones y del material o producto CODENSA SGA Norma Técnica Ambiental NTA- 404 Capacitación para su adecuado uso y manejo al personal usuario Limpieza de las instalaciones y del material o producto Implementación de las recomendaciones y/o conclusiones determinadas 5. REGISTROS Nombre Código Responsable Orden de Compra Lista de Proveedores Aceptados Evaluación de proveedores Requisición de compra COMP01-F01 COMP01-F02 COMP01-F03 COMP01-F04 Asistente Administrativa Ingeniero Sistemas de Gestión Ingeniero Sistemas de Gestión Asistente Administrativa Tiempo conserv. Duración del proyecto o un año Permanente Un año Duración del proyecto o un año Archivo Admón. Ingeniero SGI Ingeniero SGI Admón. Código: COMP-01/ Versión No. 8/ Junio 2010/ Pág. 6 de 7

7 6. REVISIÓN Y APROBACIÓN Revisó Cargo: Representante de la dirección SGI Nombre: Martha González R. Firma: Aprobó Cargo: Gerente Nombre: Edgar Loaiza S. Firma: 7. CONTROL DE CAMBIOS HISTORIA DE LAS REVISIONES Versión # Descripción del cambio Aprobado Fecha 01 Elaboración Inicial Junio de Modificación de actividades, inclusión al nuevo Noviembre de formato de procedimientos 2003 Adecuación de acuerdo al nuevo formato de 03 creación de documentos, modificación de las Julio de actividades y los registros asociados, inclusión de 2005 criterios de selección y evaluación de proveedores 04 Adecuación del procedimiento con base en los Enero de resultados de la auditoria de certificación 2006 desarrollada por el CIDET, diciembre de Inclusión del formato de requisición de compra y ajuste de la secciones de la lista de proveedores. Junio de Ajuste en el desarrollo del sistema de gestión en Septiembre de seguridad y salud ocupacional Ajuste en el desarrollo del sistema de gestión Septiembre de integrado Cambio de imagen Coopser Junio de 2010 Código: COMP-01/ Versión No. 8/ Junio 2010/ Pág. 7 de 7

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