COOPERATIVA DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES TARIJA LTDA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS

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1 COOPERATIVA DE SERVICIOS DE TELECOMUNICACIONES TARIJA LTDA. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS Aprobado por: Consejo de Administración de Cosett Ltda. Tarija, Julio de

2 Título I: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS Capítulo I, Aspectos Generales: CONTENIDO Art 1. Definición. Art 2. Ámbito de Aplicación. Art 3. Objetivos. Art 4. Concepto del Proceso de Contratación. Capítulo II, Régimen de Contrataciones: Sección I, Modalidades de Contratación, Cuantías, Autoridades Responsables: Art 5. Definición de las distintas Modalidades. Art 6. Actividades previas al inicio del Proceso de Contratación. Sección II, Actores que Intervienen en los Procesos de Contratación: Art 7. Consejo de Administración. Art 8. Principales funciones. Art 9. Gerente General. Art 10. Principales funciones. Art 11. Gerente Administrativo y Financiero. Art 12. Principales funciones. Art 13. Unidad Solicitante. Art 14. Principales funciones. Art 15. Unidad Jurídica. Art 16. Responsable de Evaluación y/o Comisión de Calificación. Art 17. Responsable de Evaluación. Art 18. Comisión de Calificación. Art 19. Principales Funciones. Art 20. Responsable de Recepción y/o Comisión de Recepción. Art 21. Principales Funciones. Art 22. Asesores técnicos o Empresas especializadas en Asesoramiento Técnico en Contrataciones. Art 23. Encargado de la Base de Datos. Art 24. Excusas. 2

3 Sección III, Modalidad de Contratación Menor: Art 25. Condiciones. Art 26. Procedimiento. Sección IV, Modalidad de Contratación por Invitación Directa: Art 27. Condiciones. Art 28. Invitación Directa con Cotizaciones. Art 29. Procedimiento. Art 30. Invitación Directa con Requerimiento de Propuesta. Art 31. Procedimiento. Sección V, Licitación Pública: Art 32. Tipos de Convocatoria. Art 33. Plazos. Art 34. Procedimiento. Art 35. Presentación y Recepción de propuestas. Art 36. Apertura de Propuestas. Art 37. Evaluación y Calificación de Propuestas. Art 38. Rechazo de Propuesta. Art 39. Descalificación de Propuestas. Art 40. Puja Abierta. Art 41. Informe Final de Calificación y Recomendación. Art 42. Adjudicación. Art 43. Impugnación. Art 44. Formalidades y requisitos para la presentación. Art 45. Trámite. Art 46. Formas de Resolución y sus Efectos. Art 47. Silencio Administrativo Positivo. Art 48. Actividades previas a la elaboración del Contrato. Art 49. Recepción. Art 50. Pago. Sección VI, Modalidad de Contratación por Excepción: Art 51. Causales. Art 52. Requisitos. Art 53. Documentos. Art 54. Procedimiento. 3

4 Capítulo III, Documentos y Procedimientos Relacionados con la Contratación de Bienes, Obras y Servicios: Sección I, Pliego de Condiciones: Art 55. Concepto. Art 56. Contenido general. Art 57. Condiciones Legales y Administrativas. Art 58. Documentos Genéricos Legales y Administrativos. Art 59. Documentos Específicos. Art 60. Para Construcción de Obras. Art 61. Para Consultoría, Auditoría y otros Servicios. Art 62. Para Seguros. Art 63. Condiciones Técnicas (Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia). Art 64. Especificaciones Técnicas para Bienes. Art 65. Especificaciones Técnicas para Obras. Art 66. Especificaciones Técnicas para Servicios de Consultoría y Otros Servicios. Art 67. Condiciones Económicas. Art 68. Ajuste de Costos. Art 69. Consultas de los Posibles Proponentes. Sección II, Garantías: Art 70. Tipos de Garantías. Art 71. Garantías según el Objeto. Sección III, Convocatoria: Art 72. Concepto. Art 73. Contenido de la Convocatoria. Art 74. Publicación de la Convocatoria. Art 75. Ampliación del plazo para presentación de Propuestas. Art 76. Convocatoria Desierta. Art 77. Nueva Convocatoria. Art 78. Contenido de las Propuestas. Art 79. Proponentes Extranjeros. Art 80. Propuestas de Inmuebles. Art 81. Desistimiento. Sección IV, Contrato: Art 82. Concepto. Art 83. Documentos integrantes. 4

5 Art 84. Contenido General del Contrato. Art 85. Suscripción y Protocolización. Art 86. Reajuste. Art 87. Contrato Modificatorio para Servicios de Consultoría Servicios Generales Recurrentes. Art 88. Supervisor de Obra. Art 89. Multa. Art 90. Propiedad de los Trabajos. Art 91. Resolución del Contrato. Art 92. En la Contratación de Bienes. Art 93. En la Contratación de Obras. Art 94. En la Contratación de Consultorías y otros Servicios. Art 95. Contratación de Terceros. Sección V, Recepción: Art 96. Concepto. Art 97. Comisión de Recepción. Art 98. Recepción de Bienes. Art 99. Recepción de Obras. Art 100. Recepción de Informes de Consultorías y otros Servicios. 5

6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS INTERNOS PARA LA CONTRATACIÓN DE BIENES, OBRAS Y SERVICIOS TÍTULO I CAPÍTULO I ASPECTOS GENERALES Artículo 1.- (Definición).- Un manual de procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades que deben cumplirse en la ejecución de funciones de una o más unidades funcionales precisando la responsabilidad y participación de los que intervienen en los procesos de contratación de bienes, obras y servicios. Artículo 2.- (Ámbito de Aplicación).- El presente manual es de uso y aplicación obligatoria para todos los trabajadores de la Cooperativa así como también de los proponentes y contratistas, bajo la responsabilidad de los Consejeros, Gerencia General, Gerentes de Área y de todo el personal que intervienen en los procesos de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios. Artículo 3.- (Objetivos).- Tiene los siguientes objetivos: 1. Lograr un eficiente proceso de adquisición y contratación de bienes, obras y servicios en la Cooperativa. 2. Controlar las actividades de las operaciones realizadas en materia de adquisiciones de bienes y contratación de servicios. 3. Imprimir dinámica y agilidad en el proceso de adquisición de bienes y/o servicios. 4. Establecer, delimitar funciones y responsabilidades de los participantes en cada uno de los actos del proceso. 5. Simplificar los procesos en pasos y tiempos. Artículo 4.- (Concepto del Proceso de Contratación).- El proceso de contratación de bienes y servicios comprende un conjunto de funciones, actividades y procedimientos relativos a: a) La programación de las contrataciones. b) Solicitud del pedido por parte de la Unidad Requiriente. c) Certificación de la disponibilidad presupuestaria. d) Pliego de condiciones. e) Convocatoria. f) Presentación de propuestas. g) Apertura de propuestas. h) Calificación de propuestas. i) Adjudicación. j) Garantías. k) Contrato. l) Recepción (provisional y definitiva). m) Pago. 6

7 CAPÍTULO II RÉGIMEN DE CONTRATACIONES SECCIÓN I MODALIDADES DE CONTRATACIÓN, CUANTÍAS, AUTORIDADES RESPONSABLES Las contrataciones de la Cooperativa se regirán por las siguientes modalidades y cuantías: MODALIDAD CUANTÍA EN AUTORIDAD BOLIVIANOS RESPONSABLE: Contratación Menor o Directa De Bs.-1,00 a Bs Gerente Administrativo Invitación Directa. De Bs , a Bs Gerente General Por Cotización O por Requerimiento de Propuestas) Licitación Pública Nacional o Internacional Licitación Pública Nacional o Internacional De Bs a Bs De Bs adelante Consejo de Administración. Asamblea General de Socios Contratación por Excepción De Bs. 1,00 a Bs De Bs a Bs De Bs a Bs De Bs adelante Gerente Administrativo. Gerente General. Consejo de Administración. Asamblea General de Socios. Artículo 5.- (Definición de las distintas Modalidades).- a) Compras menores: Son las que se realizan en forma rutinaria, ágil y funcional, de acuerdo a procedimientos específicos, destinadas a la adquisición de bienes, obras y servicios necesarios para la operación de la entidad. b) Invitación directa: Es el proceso de contratación mediante el cual se invita a los proponentes que se encuentren en condiciones de proporcionar los bienes, obras y/o servicios, enviándose las invitaciones a un mayor número de proponentes como sea posible. Cuando corresponda dependiendo de la complejidad de la contratación, la Autoridad Responsable podrá optar por la elaboración de un Pliego de Condiciones, 7

8 llamado también Requerimiento de Propuestas Técnica, en procura de mejores condiciones de selección. c) Licitación Pública: Es el proceso de contratación que tiene por objeto permitir la participación de un número indeterminado de proponentes, como emergencia de la Convocatoria Pública efectuada a través de periódicos de circulación nacional y en la página Web de la Cooperativa. d) Contratación por Excepción: Modalidad que permite la contratación de bienes y servicios, única y exclusivamente por las causales de excepción señaladas Art. 51 y 52 del presente Reglamento. Artículo 6.- (Actividades previas al inicio del Proceso de Contratación).- Para iniciar el proceso de contratación en sus diferentes modalidades y cuantías, debe cumplirse los siguientes requisitos previos. a) Si se trata de la compra de un bien, el solicitante deberá previamente verificar en el sistema de almacenes y activos fijos, la Existencia o no del bien como asì también la Cantidad requerida. b) Luego se realizará la solicitud de compra de un bien o la contratación de Obra o servicios, firmada por el funcionario del área requiriente, con el visto bueno del Gerente de Área, a través de nota y en el sistema en la que se haga constar las especificaciones técnicas y la justificación del pedido. c) Esta solicitud debe estar dirigida al Gerente General y luego derivada a Gerencia Administrativa para su correspondiente Certificación de Partida Presupuestaria. d) Si corresponde elaborar un Pliego de Condiciones, la Unidad Solicitante debe remitir las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia a Gerencia Administrativa para su elaboración en coordinación con la Unidad requirente. e) El Pliego de Condiciones o Formulario de Cotización, deberá especificar si la adjudicación se realizará por Ítem o por el Monto Total del Pedido de Compra, para tal efecto se publicará el Precio Referencial por Ítem o por el Global del Pedido de Compra. SECCIÓN II ACTORES QUE INTERVIENEN EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIÓN Artículo 7.- (Consejo de Administración).- El Consejo de Administración de COSETT es el responsable de las contrataciones de bienes, obras y servicios de la Cooperativa en la modalidad, de Licitación Pública y por Excepción (de Bs a Bs ), desde su inicio hasta la adjudicación. Artículo 8.- (Principales funciones).- a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en el presente manual. 8

9 b) Delegar parte de sus facultades Administrativas al Gerente General, sin perder tuición y control. c) Autorizar el inicio de la contratación. d) Designar a los integrantes de la Comisión de Calificación. e) Designar al Responsable o a la Comisión de Recepción. f) Adjudicar mediante Resolución de Consejo, firmado por el Presidente, Secretario y el Asesor Legal como responsable de su elaboración. g) Declarar desierta una convocatoria y autorizar una nueva convocatoria. h) Suscribir contratos. i) Realizar labores de control, seguimiento, evaluación y resultados de los procesos de contratación y su ejecución. Articulo 9.- (Gerente General).- El Gerente General, es el responsable de la contratación de bienes, obras y servicios de la Cooperativa en la Modalidad de Contratación por Invitación Directa y por Excepción, (de Bs a Bs ), desde su inicio hasta la adjudicación. Artículo 10.- (Principales Funciones).- a) Cumplir y hacer cumplir las disposiciones establecidas en el presente manual. b) Autorizar el inicio de la contratación a través de proveído. c) Verificar la existencia de certificación de partida presupuestaria específica. d) Designar a los integrantes de la Comisión de Calificación. e) Designar al Responsable o a la Comisión de Recepción. f) Adjudicar mediante Resolución de Gerencia. g) Declarar desierta la Invitación Directa y autorizar una nueva. h) Suscribir los Contratos, firmar Órdenes de Servicio (Trabajo), Órdenes de Compra. i) Realizar labores de control, seguimiento, evaluación y resultados de los procesos de contratación y ejecución. j) Toda otra actividad que demande para el logro de los objetivos. Artículo 11.- (Gerente Administrativo y Financiero).- El Gerente Administrativo y Financiero es el responsable principal de los procesos de contratación de Bienes, Obras y Servicios en la Modalidad de Contratación Menor o Directa (De Bs. 1,00 a Bs ). Artículo 12.- (Principales Funciones).- a) Realizar todos los actos administrativos de los procesos de contratación y velar por el cumplimiento de las condiciones y plazos establecidos. b) Emitir la certificación presupuestaria específica, la que contendrá la fuente de financiamiento y numeración pre-impresa. c) Elaborar los Pliegos de Condiciones en base a las especificaciones técnicas o términos de referencia elaborados por la Unidad Solicitante. d) Atender las consultas escritas; en coordinación con el área solicitante y jurídica en aspectos de su competencia. 9

10 e) Administrar, custodiar y ejecutar las garantías y solicitar oportunamente a los contratistas o proveedores la renovación de las mismas. f) Designar al responsable de evaluación y a los integrantes de la Comisión de Calificación. g) Designar al encargado de Almacenes, de Activos Fijos como responsables de Recepción y/o a la Comisión de Recepción. h) Autorizar y emitir la Orden de Compra, la Orden de Trabajo, con el visto bueno del Gerente General. i) Cuando se trate de Contratos debe ser suscrito por el Gerente General y el Asesor Legal como responsable de su elaboración. j) Conformar y archivar el expediente de cada uno de los procesos de contratación. Artículo 13.- (Unidad Solicitante).- Las Unidades Solicitantes (Gerencias, Jefaturas de área y/o funcionarios) que formulen su petición para la compra y/o contratación de un bien o servicio. El ítem requerido debe tener relación con las actividades desarrolladas por el área requiriente. Artículo 14.- (Principales Funciones).- a) Formular el pedido por escrito y en el sistema, con visto bueno del Gerente de Área. b) Elaborar las especificaciones técnicas o términos de referencia, del bien o servicio, solicitando asesoramiento técnico de otras unidades o la contratación de especialistas. c) Justificar el requerimiento y la necesidad del gasto. d) Objetivo que pretende. e) Estimar el monto referencial, tomando en cuenta el Catálogo de Bienes y Servicios, precios de mercado u otras fuentes de información, incluyendo los tributos, transporte, costo de instalación y cualquier otro concepto. Este monto referencial será público. f) Definir el método de selección. g) Integrar la Comisión de Recepción h) Atender consultas, en coordinación con el área administrativa y legal en aspectos de su competencia i) Realizar el seguimiento sobre el avance y cumplimiento de los contratos en los aspectos de su competencia. Nota: La estimación del Precio Referencial de forma errónea conllevará a responsabilidades. Artículo 15.- (Unidad Jurídica).- La Unidad Jurídica en cada proceso de contratación, tiene como principales funciones: a) Atender y asesorar en procedimientos, plazos y resoluciones de Recursos Administrativos de Impugnación y en la revisión de documentos y asuntos legales que sean sometidos a su consideración durante el proceso de contratación. b) Elaborar todos los informes legales requeridos en el proceso de contratación. c) Elaborar y firmar los contratos de forma previa a su suscripción, como responsable de su elaboración; d) Elaborar y firmar las Resoluciones de Consejo y de Gerencia General. 10

11 Artículo 16.- (Responsable de Evaluación y/o Comisión de Calificación).- Para la recepción de bienes, obras o servicios podrá designarse a un Responsable de Evaluación o a una Comisión de Calificación, dependiendo de la naturaleza y complejidad de la contratación y serán responsables del proceso de evaluación y calificación de propuestas respectivamente Artículo 17.- (Responsable de Evaluación).- Será el encargado de compras, principalmente en compras menores, debiendo elaborar el cuadro comparativo con la recomendación que corresponda. Cuando se trate de propuestas deberá necesariamente conformarse una Comisión. Artículo 18.- (Comisión de Calificación).- El número de integrantes de la Comisión guardará relación con el objeto y magnitud de la contratación, no pudiendo ser inferior a 3 integrantes, los cuales actuarán como Presidente, Secretario y Vocales designados por Autoridad competente. En la modalidad por Invitación Directa ó, en Licitaciones Públicas, su designación será por lo menos un (1) día hábil antes de la apertura de sobres. Las recomendaciones de la Comisión de Calificación serán adoptadas por consenso de sus integrantes; caso contrario se harán constar las opiniones divergentes. Asimismo serán responsables por la opinión que emitan en el área de su competencia. Artículo 19.- (Principales Funciones).- a) Realizar en acto público la apertura de propuestas, lectura de precios ofertados verificando la presentación de documentos requeridos y elaborar el acta respectiva. b) Evaluar los documentos técnicos, administrativos y legales. c) Calificar las propuestas técnicas y económicas. d) Elaborar el Informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación o Declaratoria Desierta, incluyendo información sobre los errores subsanables si hubiere. e) Efectuar el cotejo y la verificación de los documentos originales o fotocopias legalizadas presentados para la firma de contrato, emitiendo un informe positivo. f) Su actuación durante el proceso de evaluación hasta la adjudicación, será reservada y confidencial. g) Firmar el Acta de Apertura de Propuestas y el Informe Final de Calificación y Recomendación. h) Cumplir las funciones y responsabilidades, con dedicación exclusiva; no podrán delegar sus funciones ni excusarse de participar, salvo impedimento físico o por las causales de excusa establecidas en el presente Manual. Funciones del Presidente de la Comisión: a) Presidir el acto de Apertura y Calificación. i) Custodiar la documentación del proceso de contratación desde su inicio hasta la emisión del Informe Final de Calificación, debiendo entregar todos los antecedentes conjuntamente el Informe (Solicitud del pedido, Partida Presupuestaria, Pliego de Condiciones, Invitaciones, Cotizaciones, los sobres, etc.), vía Gerencia y/o Consejo a Gerencia Administrativa. 11

12 Funciones del Secretario de la Comisión: a) Supervisar el cierre de presentación de propuestas o cotizaciones. b) Elaborar el acta de apertura de propuestas o cotizaciones. Los Vocales, coadyuvarán en las labores del Presidente como del Secretario. NOTA: Con la finalidad de darle mayor transparencia y permitir la participación del asociado en el Control Social, la Administración de Cosett efectúa la siguiente sugerencia: Que en la próxima Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria de socios sea considerada la participación del asociado en las Comisiones de Calificación, cuando los Procesos de contratación tengan un precio referencial igual o superior a Bs.- y una vez aprobada la misma entrará en vigencia inmediata, caso contrario se la desestimará. En caso de ser positivo se sugiere el siguiente procedimiento para su elección: a) A sugerencia del asociado se levantará una nómina de 30 socios de los cuales con la participación de un Notario de Fe Pública se realizará un sorteo de dos (2) socios para conformar la Comisión de Calificación en cada uno de los proceso de contratación. b) Esta nómina será renovada en cada Asamblea Ordinaria de Socios. Artículo 20.- (Responsable de Recepción y/o Comisión de Recepción).- Verificarán que los bienes recibidos, las obras y los servicios prestados sean los efectivamente solicitados y contratados. Artículo 21.- (Principales Funciones).- a) Efectuar la recepción de los bienes y servicios y dar su conformidad verificando sus características, el cumplimiento de las especificaciones técnicas y/o términos de referencias; a través de un Acta, ello no exime de responsabilidades del proveedor, del contratista ni del supervisor respecto de la entrega del bien, obra o servicio. b) Elaborar el Informe de Disconformidad, cuando corresponda. c) Realizar la Recepción de los bienes en almacenes, depósitos o en instalaciones del Área Solicitante, dependiendo de la naturaleza del bien. d) Entregar la documentación, al Responsable de Almacenes o Activos Fijos, según corresponda, para el registro correspondiente y entrega posterior al solicitante. Artículo 22.- (Asesores técnicos o Empresas especializadas en Asesoramiento Técnico en Contrataciones).- En el caso que COSETT no cuente con recursos humanos calificados cuando exista complejidad o la magnitud de la contratación lo amerite, excepcionalmente y debidamente justificada podrá contratar asesores individuales y/o empresas especializadas en contrataciones para que brinden el asesoramiento técnico, quienes desarrollarán las diferentes etapas del proceso, desde la preparación del pliego de condiciones hasta la recepción del bien, obra o servicio contratado. 12

13 Artículo 23.- (Encargado de la Base de Datos).- Manejará la Base de Datos de los proveedores en todas las categorías y rubros definidos, debiendo garantizar en forma periódica (trimestralmente) la actualización de la base de datos. Articulo 24.- (Excusas).- Las Autoridades Responsables de los Procesos de Contratación (Consejeros, Gerente General, Gerente Administrativo y los integrantes de la Comisión de Calificación, de Recepción y el Asesor Legal, se excusarán de participar en un determinado proceso de contratación, por las siguientes causales: a) Tener relación de interés personal o económico de cualquier tipo, con los proponentes. b) Tener vinculación matrimonial o grado de parentesco con el proponente hasta el tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad. c) Tener litigio pendiente con el proponente. SECCIÓN III MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR Esta modalidad se aplica a contrataciones de bienes, obras y servicios, cuyo monto sea igual o menor a Bs (CATORCE MIL 00/100 BOLIVIANOS). Artículo 25.- (Condiciones).- Esta modalidad se regirá bajo las siguientes condiciones: a) Requiere mínimamente de tres (3) cotizaciones o propuestas (en sobre cerrado). b) Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos. c) Deben efectuarse considerando criterios de economía para la obtención de los mejores precios de mercado; consultado para ello el listado de proveedores en la base de datos y en mercado si es preciso. d) Deben efectuarse a través de acciones inmediatas, ágiles y oportunas. Artículo 26.- (Procedimiento).- a) El Gerente Administrativo autoriza el proceso de contratación, mediante Orden de Compra y/o Servicio y deriva al encargado de compras. b) Este verificará en el mercado y/ó en la Base de Datos el listado de proveedores y Empresas proponentes y enviará el formulario de cotizaciones al mayor número posible de proponentes recomendando la adjudicación del bien, obra o servicio al proveedor o proponente con los mejores precios y las condiciones de calidad del bien o servicio a contratar y adjunta un listado de otros posibles proveedores para que el Gerente Administrativo tome su decisión. 13

14 c) El Gerente Administrativo, aprueba la compra o contratación del bien emitiendo la Orden de elaboración del Contrato, la Orden de Compra, o la Orden de Trabajo según corresponda, éstas dos últimas firmadas por el Gerente Administrativo con el visto bueno del Gerente General de la Cooperativa. El contrato (en caso de ser necesario) será firmado por el Gerente General y el Abogado como responsable de su elaboración. d) El Responsable de Recepción o la Comisión de Recepción deben recepcionar el bien, obra, o servicio, elaborando para el efecto un Acta de Conformidad, Acta Provisional, y Definitiva, según el tipo de contratación que corresponda. e) En caso de bienes a través del Formulario Nota de Ingreso a Almacén el Responsable de Activos Fijos y/o de Almacenes según corresponda debe proceder a su respectivo registro y posterior entrega a la Unidad Requirente o Solicitante. f) El pago se efectúa por la Unidad Financiera, con toda la documentación de respaldo, contra entrega de la factura correspondiente. NOTA: Esta modalidad podrá estar exenta de generación del pedido en el sistema, precisamente por la naturaleza de la contratación, que debe ser ágil e inmediata, debiendo aplicarse un procedimiento manual a través de un formulario autorizado, para el efecto. El encargado de presupuestos a fin de mes registrará éstas compras en el sistema. Asimismo se deben elevar informes mensuales a Gerencia General, detallando las contrataciones efectuadas durante el mes. SECCIÓN IV MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR INVITACIÓN DIRECTA Esta modalidad de contratación de bienes, obras y servicios permite la libre participación de un número indeterminado de proponentes. Se aplica cuando el monto sea mayor a Bs (CATORCE MIL 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs (CINCUENTA Y SEIS MIL 00/100 BOLIVIANOS). Artículo 27.- (Condiciones).- La contratación bajo ésta modalidad, se realiza mediante Invitaciones Directas y podrá ser a través de: Cotizaciones. Propuestas Técnicas. Se establece que el plazo requerido para presentación de propuestas en esta modalidad es de mínimo cinco (5) días hábiles, computables a partir de la fecha de envío de las Invitaciones Directas. Las convocatorias deberán ser publicadas en el portal Web de Cosett y opcionalmente en cualquier otro medio de difusión. Artículo 28.- (Invitación Directa con Cotizaciones).- Se aplica para aquellas compras simples que no requieren la elaboración de un Pliego de Condiciones. 14

15 Artículo 29.- (Procedimiento).- a) Una vez cumplido los requisitos o actividades previas el Gerente General autoriza el inicio del proceso de contratación y remite la solicitud más la documentación al Gerente Administrativo y Financiero. b) El Gerente Administrativo deriva el trámite al encargado de adquisiciones, quien elabora las Invitaciones Directas al mayor número posible de proponentes (por lo menos tres), donde se hace constar, el plazo, lugar, fecha y hora de presentación de propuestas adjuntando el formulario de Cotizaciones con las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia (que deberá contener el tiempo de entrega y el precio referencial) y los Requisitos Legales, las Invitaciones deben ser firmadas por el Gerente General. c) Los proponentes deben enviar sus Cotizaciones en sobre cerrado en las condiciones y forma establecida en el Formulario de Cotizaciones, debidamente firmada por el Representante Legal del proponente, adjuntando los Documentos Legales Requeridos. d) Inmediatamente concluido el plazo de recepción de Cotizaciones, el Responsable de Evaluación o la Comisión de Calificación, aperturán las Cotizaciones que se hayan recibido así sea solo una, evaluaran el cumplimiento de las Especificaciones Técnicas y Requisitos Legales y elaboran el Cuadro Comparativo de Precios (según lo detallado en el Formulario de Cotizaciones, Calificación por Ítem o Monto Global), elevando al Gerente General el informe de la comisión con la recomendación respectiva (adjudicación o declaratoria desierta). e) El Gerente General aprueba, e instruye la elaboración de una Resolución de Gerencia adjudicando la contratación o declarando desierta la Invitación Directa, la cual debe contener la rúbrica del Abogado asignado para tal efecto. Así mismo instruye al encargado de adquisiciones, la emisión de la Nota de Adjudicación y la Orden de compra, u Orden de Servicio y si corresponde solicitará al área legal la elaboración del contrato. f) El Responsable de Recepción o la Comisión previa verificación del bien, elaboran el acta de Recepción Provisional, Definitiva, o de Conformidad según corresponda. g) En bienes a través del formulario Nota de ingreso se remitirá a almacén para el registro correspondiente y entrega al Área Solicitante. h) Finalmente, se procede a la cancelación elaborando para ello el Comprobante de pago previa presentación de factura. NOTA: Se deja constancia, que aquellos proveedores que se hayan adjudicado la provisión de bienes bajo esta modalidad, en caso de incumplimiento y/o demora en la provisión de los mismos a parte de las multas correspondientes (5/1000 del monto adjudicado por día de retraso), la Cooperativa podrá iniciar las acciones legales correspondientes para el pago de daños y perjuicios ocasionados. Y para garantizar su cumplimiento, el proveedor debe presentar además de los otros documentos legales, una carta de compromiso, en el sentido que acepta todas y cada una de las condiciones estipuladas en la invitación directa y en el presente Manual. 15

16 Artículo 30.- (Invitación Directa con Requerimiento de Propuestas).- Se aplica para compras donde por la complejidad de la contratación se requiera elaborar un Pliego de Condiciones o Propuesta Técnica. Artículo 31.- (Procedimiento).- a) Una vez cumplido los requisitos o actividades previas el Gerente General mediante proveído autoriza el inicio del proceso de contratación, la elaboración de las Invitaciones Directas remitiendo toda la documentación a Gerencia Administrativa. b) El Gerente Administrativo, deriva la documentación al Encargado de Adquisiciones, quien elabora (en coordinación con la Unidad Requiriente) las Invitaciones Directas, las mismas que deben ser firmadas por el Gerente General. c) Actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas: Consultas Escritas, Inspección Previa, Reunión Informativa de Aclaración, en el lugar, fecha y hora señalada en la Convocatoria. d) Las propuestas deben ser presentadas en Sobre Único, cerrado en cumplimiento a lo requerido en el Pliego de Condiciones, dentro el plazo, lugar, fecha y hora señalada. Debidamente firmadas por el Representante Legal del proponente, con índice de contenido y todas sus páginas numeradas en forma correlativa y ordenada. e) El Encargado (a) de recibir propuestas registra en un libro de actas el nombre o razón social del proponente, la fecha y hora de recepción de su propuesta y extenderá un recibo de constancia. La propuesta que sea presentada fuera de hora no será recibida, registrándose tal hecho en el libro. f) El Gerente General, mediante memorándum designará a los miembros de la Comisión de Calificación por lo menos con un día de anticipación a la fecha de apertura de propuestas. g) La Comisión de Calificación inmediatamente concluido el cierre de presentación de propuestas, procederán a aperturar los sobres que se hayan recibido así sean solo uno; luego evaluaran y calificaran el cumplimiento de los requisitos estipulados en el Pliego de Condiciones, posteriormente elaboraran el Cuadro Comparativo de Precios (según lo detallado en el Pliego, Calificación por Ítem o Monto Global) y elevaran a Gerencia General el Informe Final de Calificación con la recomendación respectiva (adjudicación o declaratoria desierta). h) El Gerente General aprueba, e instruye la elaboración de una Resolución de Gerencia adjudicando la contratación o declarando desierta la Invitación Directa, la cual debe contener la rúbrica del Abogado asignado para tal efecto. Así mismo instruye al encargado de adquisiciones, la emisión de la Nota de Adjudicación y la Orden de compra, u Orden de Servicio y si corresponde solicitará al área legal la elaboración del contrato. i) El Responsable de Recepción o la Comisión previa verificación del bien, elaboran el acta de Recepción Provisional, Definitiva, o de Conformidad según corresponda. j) En bienes a través del formulario Nota de ingreso se remitirá a almacén para el registro correspondiente y entrega al Área Solicitante. k) El pago se efectuará (parcial o total), conforme lo establecido en el Pliego de Condiciones. NOTA: Se deja constancia, que aquellos proveedores que se hayan adjudicado la provisión de bienes bajo esta modalidad, en caso de incumplimiento y/o demora en la provisión de los 16

17 mismos a parte de las multas correspondientes (5/1000 del monto adjudicado por día de retraso), la Cooperativa podrá iniciar las acciones legales correspondientes para el pago de daños y perjuicios ocasionados. Para garantizar su cumplimiento, el proveedor debe presentar además de los otros documentos legales, una carta de compromiso, en el sentido que acepta todas y cada una de las condiciones estipuladas en la invitación directa y en el presente Manual. SECCIÓN V LICITACIÓN PÚBLICA Modalidad para la contratación de bienes y servicios que se aplica cuando el monto sea mayor a Bs ,- (CINCUENTA Y SEIS MIL UN 00/100 BOLIVIANOS) permitiendo la participación de un número indeterminado de proponentes. Artículo 32.- (Tipos de Convocatoria).- Se podrán aplicar los siguientes tipos de convocatoria: a) Convocatoria Pública Nacional o Internacional para contrataciones mayores a Bs (CINCUENTA Y SEIS MIL UN 00/100 BOLIVIANOS) hasta Bs (DOS MILLONES CIEN MIL 00/100 BOLIVIANOS); que debe ser autorizada por el Consejo de Administración b) Convocatoria Pública Nacional o Internacional, para contrataciones mayores a Bs (DOS MILLONES CIEN MIL 00/100 BOLIVIANOS), en la que participarán empresas nacionales e internacionales sin restricción; que debe ser autorizada por la Asamblea de Socios. Artículo 33.- (Plazos).- Para la presentación de propuestas, se establecen los siguientes plazos obligatorios, los mismos que se computarán a partir de la primera publicación de la Convocatoria en el periódico: a) Licitación Pública Nacional o Internacional de Bs a , mínimo diez (10) días hábiles; b) Licitación Pública Nacional o Internacional de más Bs.-, mínimo quince (15) días hábiles. Artículo 34.- (Procedimiento).- Recibida la solicitud del requerimiento mas la documentación, el Consejo de Administración a través de Resolución autorizará el inicio del proceso de contratación y publicación de la Convocatoria. La convocatoria nacional o internacional será publicada obligatoriamente en la página Web de la Cooperativa, en uno o dos periódicos de mayor circulación nacional e internacional (cuando corresponda), en un número de dos (2) publicaciones discontinuos con un intervalo de tres (3) días calendario y opcionalmente en otros medios de comunicación. 17

18 La elaboración del Pliego de Condiciones estará a cargo de la Unidad Administrativa, en coordinación con la unidad requirente (previo visto bueno de la Gerencia de Área) en base a las especificaciones técnicas elaboradas por la Unidad Solicitante. Actividades administrativas opcionales; como ser: consultas escritas, inspección previa (cuando corresponda), reunión de aclaración, a llevarse acabo en el lugar, fecha y hora señalada en la convocatoria. Estas actividades previas deben sentarse en acta, luego notificarse a todos los proponentes presentes y publicarse en la página Web de la Cooperativa comunicando si existen o no enmiendas al pliego de condiciones. El Consejo de Administración designará a los integrantes de la Comisión de Calificación por lo menos con 1 día antes al acto de apertura. Artículo 35.- (Presentación y Recepción de propuestas).- Las propuestas deben ser presentadas en la Secretaría del Consejo de Administración en Sobre Único, cerrado en las condiciones y forma establecida en el Pliego de Condiciones, dentro el plazo, lugar, fecha y hora señalada en la convocatoria un (1) original y una (1) copia debidamente firmadas por el Representante Legal del proponente, con índice de contenido y todas sus páginas numeradas en forma correlativa y ordenada. La Secretaria encargada de recibir las propuestas debe registrar en un libro de actas el nombre o razón social del proponente, la fecha y hora de recepción de su propuesta y extender un recibo de constancia. La propuesta que sea presentada fuera de hora no será recibida, registrándose tal hecho en el libro. Artículo 36.- (Apertura de Propuestas).- La apertura de propuestas se debe realizar obligatoriamente en acto público, e inmediatamente del cierre de presentación de propuestas, en el lugar día y hora señalados en la convocatoria. Instalado el acto por el Presidente de la Comisión, el Secretario informa sobre el objeto de la convocatoria, las publicaciones de prensa realizadas y el número de propuestas presentadas. El Acto de apertura se realiza así hubiese una propuesta; en caso de no existir propuestas, la Comisión de Calificación suspende el acto y recomienda la declaratoria desierta. Se debe abrir las propuestas haciendo constar la relación de los documentos presentados. Aplicando el método PRESENTO / NO PRESENTÓ El Secretario de la Comisión elabora el Acta de Apertura, haciendo constar las observaciones de los proponentes si hubiere y luego debe ser firmada por los integrantes de la Comisión de Calificación y los proponentes que así lo deseen, e inmediatamente debe remitirse una copia del acta al Consejo de Administración para una eventual excusa. El original de las propuestas incluida toda la documentación presentada deben ser rubricados por los integrantes de la Comisión, con excepción de la Garantía de Seriedad de Propuesta. 18

19 Artículo 37.- (Evaluación y Calificación de Propuestas).- La Comisión de Calificación, en sesión reservada y con la totalidad de sus integrantes verifica y evalúa las propuestas, de acuerdo con el Sistema de Evaluación establecido en el Pliego de Condiciones, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles, computables a partir de la fecha de Apertura de Propuestas. En caso que por la naturaleza de la contratación se requiera un mayor plazo, se procederá a ampliar previo informe técnico. La Comisión de Calificación debe cumplir los siguientes pasos: a) Evaluación Preliminar o de Preselección: De acuerdo con la verificación realizada en el Acto Público de Apertura respecto a la presentación de los documentos (Legales, Administrativos y técnicos) requeridos en el Pliego de Condiciones, la Comisión determina si las propuestas continúan o se rechazan mediante el método PRESENTO / NO PRESENTO. b) Oferta más Baja: Se considera la oferta con el menor precio, la Comisión debe elaborar el cuadro comparativo (de acuerdo a lo establecido en el Pliego de Condiciones, es decir por ítem o monto global) y luego a la propuesta con el precio más bajo se aplica el procedimiento señalado en el inciso c). c) Análisis de los aspectos técnicos, legales y administrativos: Y para ello se aplica el método CUMPLE / NO CUMPLE. En los casos de Asociación Accidental, la experiencia general, específica y la capacidad financiera, será la suma de estos factores individualmente demostrados por las Empresas que integran la Asociación. Si el proponente preseleccionado en función al precio ofertado no cumple con alguno de los aspectos técnicos, legales o administrativos debe ser descalificada y se debe proceder a evaluar a la segunda propuesta con el precio ofertado más bajo y así sucesivamente. Cuando la propuesta contenga errores subsanables, éstos deben ser señalados en el Informe de Calificación y Recomendación. Se le otorgará el Cien por ciento (100%) de calificación a la oferta económica más baja, aplicándose como base porcentual la propuesta más baja para el cálculo de las demás ofertas, en forma descendente. Excepcionalmente en caso de adquisición de tecnología sofisticada y/o muy particular, se podrá realizar la evaluación de la propuesta asignando un porcentaje a las condiciones técnicas y/o calidad del equipo, (método de calificación por calidad y costo), cuyas condiciones y parámetros de calificación deben estar detalladas en el Pliego de Condiciones. Se deja establecido que de ninguna manera, el porcentaje asignado a la propuesta técnica podrá ser mayor que el asignado al precio. En este caso de excepción, el procedimiento de calificación se efectúa de la siguiente manera: Primeramente evaluar si los proponentes cumplen con la documentación técnica, legal y administrativa requerida en el Pliego de Condiciones. 19

20 Posteriormente se debe calificar las propuestas técnicas y económicas de todos los proponentes que hayan sido habilitados en base a los parámetros, porcentajes y reglas señalados en el Pliego de Condiciones. Finalmente elaboran un cuadro comparativo, donde se detalle los puntajes obtenidos tanto en la parte técnica como económica por cada uno de los proponentes. Artículo 38.- (Rechazo de Propuesta).- Las propuestas pueden ser rechazadas cuando: a) Son presentadas fuera de término b) Si la Empresa proponente o sus propietarios tuvieren sentencia ejecutoriada por incumplimiento de contrato. c) Por disolución o quiebra del proponente. d) Cuando el proponente tenga algún conflicto y/o proceso pendiente con la Cooperativa (deuda, vinculación familiar con Consejeros, Gerente General, Gerente Administrativo, hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad), salvo casos excepcionales como Proveedor Único o Emergencia previo informe técnico y legal. e) Los proponentes adjudicados que hayan desistido de suscribir el contrato, estarán inhabilitados por el término de dos años. f) Los proveedores, contratistas y consultores con los que se hubiese resuelto el contrato por causales atribuibles a éstos. Artículo 39.- (Descalificación de Propuestas).- Lo errores no subsanables son causales de descalificación y son los siguientes: a) La ausencia de la Carta de Presentación de la Propuesta o presentada no lleve la firma del propietario y/o Representante Legal. b) La ausencia del Poder del Representan Legal con facultad para presentar propuestas y suscribir contratos. c) Si excede el precio de referencia. d) La no presentación de la Garantía de Seriedad de Propuesta con los requisitos exigidos en el Pliego. e) Cuando no se presente cualquier requisito o documento solicitado en el Pliego, o éstos estén incompletos y/o sin la firma del Representante Legal y/o del personal propuesto. f) Cuando producto de la revisión aritmética de la propuesta económica existiera una diferencia superior al dos por ciento (2%) entre el monto total de la propuesta y el monto revisado por la Comisión de Calificación. g) Si para la firma del contrato, el adjudicado no presentara la documentación original o fotocopias legalizadas en el plazo establecido para su verificación, salvo que el adjudicado hubiese justificado oportunamente el retraso. En el caso señalado en el inciso g), se procederá a la ejecución de la Garantía de Seriedad de Propuesta. Errores Subsanables.- Es aquel que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, accesorios o de forma; sin afectar la legalidad de las propuestas. 20

21 Todo error considerado subsanable por la comisión de Calificación o el Responsable de Evaluación, no será causal de descalificación de la propuesta y será consignado en el Informe de Calificación y Recomendación, con la justificación respectiva. Artículo 40.- (Puja Abierta).- La puja abierta es el acto público que tiene la finalidad de mejorar las propuestas, para beneficio económico cuantificable de COSETT. Procede solamente en contrataciones de bienes, cuyos proponentes presenten sus ofertas con el mismo precio, similares en calidad, plazo y precio, previa autorización del Consejo de Administración mediante resolución expresa. a) Con anterioridad a la Puja Abierta, se establece un porcentaje máximo de rebaja admisible, para preservar la calidad de los bienes a ser contratados. b) El acto público de Puja Abierta la efectúa la Comisión Calificadora. En el mismo acto se adjudica el contrato. El desarrollo de la sesión debe constar en acta respectiva. c) La Puja Abierta debe convocarse dentro del plazo fijado para la adjudicación. Artículo 41.- (Informe Final de Calificación y Recomendación).- La Comisión de Calificación eleva en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles computables a partir de la fecha de Apertura de Propuestas, a conocimiento del Consejo de Administración, el Informe Final de Calificación y Recomendación de Adjudicación a la propuesta mejor calificada o la Declaratoria Desierta. En caso que por la naturaleza de la contratación se requiera un mayor plazo, se ampliará previo informe técnico. El Informe de calificación debe contener mínimamente lo siguiente: a) Nómina de los proponentes. b) Cuadros comparativos de evaluaciones económica, legal, administrativa y técnica. c) Calificación final. d) Recomendación de adjudicación. e) Justificaciones al rechazo, descalificación de propuestas o declaratoria desierta. f) Resumen ejecutivo g) Otros aspectos que se consideren importantes. Artículo 42.- (Adjudicación).- El Consejo de Administración, podrá aceptar la recomendación de la Comisión Calificadora, declararla desierta u objetarla, dentro del plazo máximo de siete (7) días hábiles. Si acepta la recomendación de la Comisión Calificadora, adjudica a favor de la propuesta recomendada. En este caso la Comisión Calificadora será corresponsable de la decisión de adjudicación. Si rechaza la recomendación, debe devolver antecedentes a la Comisión Calificadora con sus objeciones, otorgándole dos (2) días hábiles para su revisión. La recomendación de la Comisión podrá ser confirmada, complementada o modificada si fuera el caso. 21

22 Si el Consejo de Administración decidiera adjudicar a una propuesta distinta a la recomendada o Declarar Desierta la Convocatoria, debe justificar su decisión dejando constancia escrita de los fundamentos por los cuales adopta una resolución divergente. La resolución debe ser notificada a todos los proponentes, en el plazo de cinco (5) días hábiles con una nota de adjudicación. Se otorgará un plazo de tres (3) días hábiles para presentar impugnación a la misma. La Resolución Administrativa de Adjudicación o Declaratoria Desierta, debe ser motivada y contener, en la parte resolutiva, mínimamente la siguiente información. a) Los resultados de la calificación b) Las causales de rechazo y/o descalificación de cada propuesta. c) Las causales de declaratoria desierta. Artículo 43.- (Impugnación).- La impugnación es el recurso legal que interpone el proponente contra la Resolución de Adjudicación emitida por el Consejo de Administración, siempre que la misma afecten, lesionen o puedan causar perjuicio a sus legítimos intereses. Los plazos determinados en el presente Manual, se entienden por plazos máximos y comienzan a computarse a partir del día hábil siguiente a aquél en que tenga lugar la notificación con el acto impugnable; su vencimiento se hace efectivo en la última hora administrativa del último día hábil del plazo determinado. Artículo 44.- (Formalidades y requisitos para la presentación).- El Recurso Administrativo de Impugnación debe ser interpuesto por escrito, señalando y adjuntando como mínimo lo siguiente: a) Identificación del recurrente o en su caso, el Poder de Representación. b) Documentación adjunta que estime conveniente en calidad de prueba, y/o se señale documentación que cursa en el expediente de la contratación. c) Asimismo, presentar las consideraciones, argumentaciones u observaciones que estime conveniente. d) El recurrente debe adjuntar una garantía con las características señaladas en el presente Manual, emitida a favor de la Cooperativa, o recibo de depósito oficial en la cuenta de la Institución con vigencia de cuarenta y cinco (45) días calendario desde la fecha de interposición del Recurso de Impugnación por un monto equivalente al uno por ciento (1%) del monto de su propuesta. Artículo 45.- (Trámite).- a) La impugnación se presenta ante la Autoridad que emitió la Resolución Impugnable, en el plazo perentorio, e improrrogable de tres (3) días hábiles computables a partir de la fecha de notificación, quien debe remitir en el plazo máximo de tres (3) días hábiles ante el Presidente del Consejo de Administración, para que en base a los Informes técnico y legal emitidos por las Gerencias respectivas resuelvan todos los recursos administrativos interpuestos. 22

23 b) El Consejo de Administración, dentro de los diez (10) días hábiles de la recepción de los documentos, falla en única instancia, sin recurso administrativo posterior alguno, mediante resolución expresa y motivada declarando probada o improbada la Impugnación. c) Si el Recurso de Impugnación es interpuesto fuera del plazo, no debe ser considerado y debe ser devuelto al proponente, desestimando el Recurso a través de una resolución en la cual se señale expresamente los requisitos y las formalidades omitidos por el recurrente, disponiendo la prosecución del proceso de contratación. Artículo 46.- (Formas de Resolución y sus Efectos).- La impugnación es resuelta de dos formas y cada una causa los siguientes efectos: a) Confirmando la Resolución Impugnada: En caso de confirmarse la Resolución de Adjudicación, tiene como efecto la continuación del proceso de contratación y se ejecuta la boleta de garantía. b) Revocando la Resolución Impugnada: En este caso se debe anular obrados hasta el vicio más antiguo e instruir la reanudación del proceso de contratación y devolver la garantía a solicitud de parte. Artículo 47.- (Silencio Administrativo Positivo).- La ausencia de Resolución que resuelva el Recurso Administrativo de Impugnación, en el plazo de quince (15) días hábiles constituye presunción de aceptación de la impugnación, correspondiendo la devolución de la garantía y la anulación de obrados hasta el vicio más antiguo. La ausencia de Resolución en los plazos establecidos, será causal de responsabilidad para la Autoridad Competente. Artículo 48.- (Actividades previas a la elaboración del Contrato).- Comunicada la adjudicación y transcurrido el término de tres (3) días hábiles sin que se hubiese interpuesto impugnación alguna, el Consejo de Administración mediante nota escrita solicita al proponente adjudicado para que presente la documentación original que acredite la veracidad y autenticidad de su propuesta, otorgándole un plazo máximo de diez (10) días hábiles. La Comisión de Calificación, con el apoyo del Abogado designado, cotejan y verifican estos documentos originales u fotocopias legalizadas, en el plazo de dos (2) días hábiles, emitiendo por separado informes de conformidad o presentando las objeciones. En caso de que el adjudicado no presente la documentación en el plazo requerido, se ejecutará la Garantía de Seriedad de Propuesta y el Consejo de Administración podrá: a) Iniciar acuerdos con el proponente que hubiera ofertado el segundo mejor precio y siempre y cuando el monto ofertado no supere el precio referencial y así sucesivamente mientras esté vigente el plazo de validez de la oferta o decidiera ampliar la vigencia de su propuesta. b) Autorizar el inicio de una nueva convocatoria. 23

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