MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SABS SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

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1 SABS-MPD Página 1 de 159 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SABS SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

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5 SABS-MPD Página 3 de 159 CONTENIDO 1 INTRODUCCIÓN OBJETO ÁMBITO DE APLICACIÓN MARCO CONCEPTUAL Objeto de la Contratación Bienes Servicios Generales Servicios Generales Recurrentes Servicios de Consultoría...7 Servicios de Consultoría Individual de Línea Servicios de Consultoría Individual por Producto Obras Participantes Directos Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios Máxima Autoridad Ejecutiva MAE Unidad Solicitante Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública - RPC Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo - RPA Unidad Administrativa Unidad Jurídica Responsable de Evaluación y Comisión de Calificación Responsable de Recepción y Comisión de Recepción Órgano Rector Proponente Proveedor o Contratista Instrumentos de la Contratación Modelo de Documento Base de Contratación DBC...11 Documento Base de Contratación DBC Documento Base de Contratación Ajustado - DBC Ajustado Especificaciones Técnicas Términos de Referencia Precio Referencial Precio Evaluado más Bajo Modelo de Contrato Fraccionamiento Contrato...12 Contratación Llave en Mano Orden de Compra Orden de Servicio Programa Anual de Contrataciones - PAC Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES Código Único de Contrataciones Estatales - CUCE Caso Fortuito Fuerza Mayor Error Subsanable...13 Registro Único de Proveedores del Estado - RUPE Certificado del RUPE Métodos de Selección de la Contratación Método de Selección de Calidad Método de Selección de Calidad, Propuesta Técnica y Costo Método de Selección de Menor Costo Método de Selección de Presupuesto Fijo Método de Selección, Precio Evaluado más Bajo Acciones Administrativas del Proceso de Contratación Inspección Previa Consultas Escritas Reunión de Aclaración PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS... 15

6 SABS-MPD Página 4 de PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR (BIENES Y SERVICIOS) Cuantía Responsable Condiciones para la Contratación Menor Flujograma del proceso Instrumentos del proceso PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR (CONSULTORÍAS INDIVIDUALES) Cuantía Responsable Condiciones para la Contratación Menor Flujograma del proceso...29 Instrumentos del proceso PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD CONTRATACIÓN ANPE POR SOLICITUD DE PROPUESTAS O COTIZACIONES (BIENES Y SERVICIOS) Cuantía...40 Responsable Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE Flujograma del proceso Descripción del Proceso Instrumentos del proceso PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN ANPE POR SOLICITUD DE PROPUESTAS (CONSULTORES INDIVIDUALES) Cuantía Responsable Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE Flujograma del proceso Descripción del Proceso Instrumentos del proceso PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA Cuantía Plazos para Presentación de Propuestas Responsable Condiciones y Características de las Licitaciones Públicas Flujograma del proceso Descripción del Proceso Instrumentos del proceso PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN Cuantía Responsable Condiciones y Características de las Contrataciones por Excepción Flujograma del proceso...79 Descripción del Proceso Instrumentos del proceso PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS Cuantía...88 Responsable Condiciones y Características de las Contrataciones Directas de Bienes y Servicios Contrataciones Directas según Causal Establecida en la NB-SABS Flujograma del proceso...89 Descripción del Proceso Instrumentos del proceso FORMULARIOS FORMULARIOS / CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (INCLUYE CONSULTORIAS POR PRODUCTO: FIRMAS) FORMULARIOS / CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES

7 SABS-MPD Página 5 de 159 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 1 INTRODUCCIÓN El Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios (Sistema de Administración de Bienes y Servicios) del Instituto Nacional de Reforma Agraria INRA ha sido elaborado para proveer un marco conceptual bajo un enfoque de procesos y procedimientos; destinado a orientar al personal del INRA en la realización de las contrataciones de bienes y servicios requeridos, conforme a la gestión institucional. El alcance del manual abarca los procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, incluyendo la Contratación de Consultores Individuales, ejecutados en la institución. El nivel de detalle de descripción de los mismos llega hasta las actividades que comprende cada proceso. El presente manual, regula los procedimientos administrativos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, que son comunes y necesarios para el tratamiento uniforme del sistema, en el marco de la comunicación y la coordinación en el INRA. La aplicación del Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios posibilitará y concretará: La simplificación, armonización, racionalización y la homogenización de los procedimientos administrativos del subsistema; La eliminación de discrecionalidades innecesarias; La coordinación y la cooperación en actos administrativos, y La comunicación eficaz con el resto del Sector Público. La base legal del presente Manual, corresponde a la Norma Básica del Sistema de Administración de Bienes y Servicios (vigente) emitida por el ente Rector, además de disposiciones complementarias, que regulan de manera específica los procesos de adquisición de bienes y servicios en la Administración Pública. 2 OBJETO I. El presente Manual de Procedimientos tiene por objeto normar el cumplimiento del- Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios previsto en la Ley Nº 1178, en el marco de lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios aprobadas mediante Decreto Supremo N 181 del 28 de Junio de 2009 y complementadas por Decretos Supremos N 956 de 10 de agosto de 2011 y N 1497 de 20 de febrero de 2013 vigente a partir de la publicación de su reglamento

8 SABS-MPD Página 6 de 159 (Resolución Ministerial N 274) en el SICOES: 14 de mayo de 2013; además del Reglamento Específico elaborado por el INRA para este efecto (aprobado mediante Resolución Administrativa N 245/2013 de 07 de agosto/2013). II. El Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios es el conjunto de normas y lineamientos de carácter técnico y administrativo, que regulan actividades y procedimientos administrativos para la realización de procesos de contratación de bienes, obras, servicios generales, servicios de consultoría (firmas) y consultorías individuales. 3 ÁMBITO DE APLICACIÓN El ámbito de aplicación del Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios, se circunscribe a todas las áreas y unidades organizacionales del INRA y comprende al personal ejecutivo, directivo, administrativo, técnicos, personal de apoyo, personal eventual y consultores. Se aplica también, a todas las unidades organizacionales (técnicas, administrativas y de apoyo) de programas y proyectos del INRA y consultores de línea o por producto que intervengan en la implementación del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios. Para este efecto, el cumplimiento del presente Manual de Procedimientos debe realizarse de manera complementaria a la observancia del Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, compatibilizado por el ente rector y aprobado por el INRA. 4 MARCO CONCEPTUAL A continuación se describen los conceptos y elementos más importantes durante la aplicación del presente Manual de Procedimientos. 4.1 Objeto de la Contratación Bienes Cosas materiales e inmateriales que pueden ser objeto de derecho, sean muebles, inmuebles, incluyendo de manera enunciativa y no limitativa, bienes de consumo, fungibles y no fungibles, corpóreos o incorpóreos, bienes de cambio, materias primas, productos terminados o semiterminados, maquinarias, herramientas, equipos, otros en estado sólido, líquido o gaseoso, así como los servicios accesorios al suministro de éstos, siempre que el valor de los servicios no exceda al de los propios bienes.

9 SABS-MPD Página 7 de Servicios Generales Son los servicios que requiere el INRA para desarrollar actividades relacionadas a su funcionamiento o administración, los que a su vez se clasifican en: Servicios de Provisión Continua, tales como: seguros, limpieza, vigilancia y otros; y Discontinuos tales como: servicios de envío expreso de mensajería / correspondencia (courier), servicios de fotocopias, publicidad, provisión de pasajes aéreos, transporte, publicaciones, impresión, mantenimiento y otros similares Servicios Generales Recurrentes Son servicios que el INRA requiere de manera ininterrumpida para su funcionamiento Servicios de Consultoría Son los servicios de carácter intelectual tales como diseño de proyectos, asesoramiento, auditoría, desarrollo de sistemas, estudios e investigaciones, supervisión técnica y otros servicios profesionales, que podrán ser prestados por empresas consultoras Servicios de Consultoría Individual de Línea Son los servicios prestados por un consultor individual para realizar actividades o trabajos recurrentes, que deben ser desarrollados con dedicación exclusiva en la entidad contratante, de acuerdo con los términos de referencia y las condiciones establecidas en el contrato Servicios de Consultoría Individual por Producto Son los servicios prestados por un consultor individual, por un tiempo determinado, cuyo resultado es la obtención de un producto conforme los términos de referencia y las condiciones establecidas en el contrato Obras Son aquellos trabajos relacionados con la construcción, reconstrucción, demolición, reparación, instalación, ampliación, remodelación, adecuación, restauración, conservación, mantenimiento, modificación o renovación de edificios, estructuras, carreteras, puentes o instalaciones, tendido de gasoductos, oleoductos, instalaciones eléctricas, montaje en general, perforación de pozos de agua, así como la preparación y limpieza del terreno, la excavación, la edificación y otros. 4.2 Participantes Directos Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios Máxima Autoridad Ejecutiva MAE Conforme a disposición de nombramiento (Resolución Suprema), la Máxima Autoridad Ejecutiva del INRA es el Director Nacional. La MAE es responsable por la ejecución de 1 Debido a que las contrataciones de consultores individuales (de línea o por producto) son realizadas por la Unidad de Gestión de Recursos Humanos, los procedimientos respectivos deben ser normados por dicha Unidad, constituyéndose el presente Manual en un instrumento referencial solamente.

10 SABS-MPD Página 8 de 159 procesos de contratación y sus resultados, en todas las modalidades (pudiendo designar y delegar esta atribución, para uno o varios procesos de contratación) Unidad Solicitante Es la unidad o instancia organizacional del INRA, donde se origina la demanda de la contratación de bienes y servicios. Para el efecto de demandar contrataciones que se encuentren programadas y establecidas en el PAC, la Unidad Solicitante deberá contar con su POA, Presupuesto específico y adjuntar las Especificaciones Técnicas y/o Términos de Referencia. En tal sentido, se constituyen Unidad Solicitantes, las Direcciones Generales, Unidades / Áreas Operativas, Direcciones Departamentales, Áreas Operativas en Departamentales y Gerencias de Proyectos de Avocación Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública - RPC Es el servidor público que por delegación de la MAE, es responsable por la ejecución del proceso de contratación y sus resultados, en la modalidad de Licitación Pública, además de Contrataciones Directas de Bienes y Servicios conforme a cuantía Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo - RPA Es el servidor público que por delegación de la MAE, es responsable por la ejecución del proceso de contratación y sus resultados, en las modalidades de Contratación Menor y ANPE, además de Contrataciones Directas de Bienes y Servicios conforme a cuantía Unidad Administrativa Es la unidad o instancia organizacional del INRA, encargada de la ejecución de las actividades administrativas de los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios. Para propósitos de implementación del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, la Dirección General de Administración y Finanzas (en Dirección Nacional) y el Área de Administración y Finanzas (en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación), se constituyen en Unidad Administrativa Unidad Jurídica Es la unidad o instancia organizacional del INRA, encargada de proporcionar asesoramiento legal y atender asuntos jurídicos en los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios. Para propósitos de implementación del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, la Dirección General de Asuntos Jurídicos (en Dirección Nacional) y el Área de Asuntos Jurídicos (en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación) se constituyen en Unidad Jurídica Responsable de Evaluación y Comisión de Calificación El Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación serán designados por el RPC o el RPA, dependiendo la modalidad de contratación. Su nombramiento estará condicionado a lo establecido en los procedimientos que forman parte del presente manual, y el cuadro siguiente:

11 SABS-MPD Página 9 de 159 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN RESPONSABLE / COMISIÓN CONFORMACIÓN (COMISIONES) Contrataciones Menores (Bienes / Servicios de características simples No se requiere No se requiere o estándar) 2 Contrataciones Menores (Bienes / Servicios de características No se requiere No se requiere complejas) 2 Contrataciones Menores de Consultores Individuales 2 No se requiere No se requiere Contrataciones ANPE / Cotizaciones (Bienes / Servicios de características simples o estándar) Responsable de Calificación - Unidad Solicitante (Jefe o Técnico) Contrataciones ANPE / Cotizaciones (Bienes / Servicios de características complejas) Contrataciones ANPE / Propuestas Licitaciones Públicas Comisión de Calificación Comisión de Calificación Comisión de Calificación Mínimo: - Unidad Solicitante (Jefe o Técnico) - Funcionario / Unidad Administrativa Adicional (según complejidad): - Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos) - Director de Área - Funcionario / Unidad Jurídica 2 Mínimo: - Unidad Solicitante (Jefe o Técnico) - Funcionario / Unidad Administrativa Adicional (según complejidad): - Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos) - Director de Área - Funcionario / Unidad Jurídica 2 Mínimo: - Unidad Solicitante (Jefe o Técnico) - Funcionario / Unidad Administrativa Adicional (según complejidad): - Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos) - Director de Área - Funcionario / Unidad Jurídica 2 Las funciones del Responsable de Evaluación / Comisión de Calificación, están dispuestas en el Artículo 38 del DS N 181. Asimismo, conforme al mencionado artículo, podrá ser nombrado Responsable de Evaluación o integrante de una Comisión de Calificación; todo servidor público o consultor de línea del INRA, que no esté comprendido en las causales de excusa, impedimentos o conflicto de intereses (Artículos 41, 43 y 44 del DS N 181) Responsable de Recepción y Comisión de Recepción El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción serán designados por la MAE o conforme a delegación mediante resolución expresa, por el RPC o el RPA, dependiendo la 2 En Contrataciones Menores, no se aplica la etapa de calificación. De requerirse un criterio técnico de selección, este será emitido por la Unidad Solicitante.

12 SABS-MPD Página 10 de 159 modalidad de contratación. Su nombramiento estará condicionado a lo establecido en los procedimientos que forman parte del presente manual, y el cuadro siguiente: MODALIDAD DE CONTRATACIÓN RESPONSABLE / COMISIÓN CONFORMACIÓN Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción (Bienes de uso continuo, carácter homogéneo y de naturaleza fungible, destinados a su ingreso a los Almacenes de la Institución) Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción (Servicios Generales) Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción (Consultorías Individuales) Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Licitaciones Públicas, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción (Servicios de Consultoría por Producto) Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Licitaciones Públicas, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción (Bienes de características complejas) Contrataciones Menores, Procesos ANPE, Licitaciones Públicas, Contrataciones Directas, Contrataciones por Excepción(Servicios de características complejas) Responsable de Recepción Responsable de Recepción 3 Responsable de Recepción Fiscal o Contraparte de Contrato / Supervisor de Contrato Comisión de Recepción Comisión de Recepción - Responsable / Encargado de Almacenes - Responsable de Servicios Generales - Director, Jefe o Responsable de la Unidad Solicitante Mínimo: - Unidad Solicitante (Jefe o Técnico) Adicional (según complejidad): - Funcionario / Unidad Administrativa - Director de Área - Funcionario / Unidad Jurídica 4 Mínimo: - Unidad Solicitante (Jefe o Técnico) - Funcionario / Activos Fijos Adicional (según complejidad): - Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos) - Director de Área - Funcionario / Unidad Jurídica 4 Mínimo: - Unidad Solicitante (Jefe o Técnico) - Funcionario / Unidad Administrativa Adicional (según complejidad): - Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos) - Técnico(s) especialista(s) - Director de Área - Funcionario / Unidad Jurídica 4 Las funciones del Responsable de Recepción / Comisión de Recepción, están dispuestas en el Artículo 39 del DS N En casos en los que por el tipo de servicio contratado, así se requiera; se podrá nombrar un Supervisor de Contrato que coadyuve la labor del Responsable de Recepción, verificando el cumplimiento de los servicios contratados (cantidad y calidad). 4 Excepto el representante de la Unidad Jurídica que asesora el proceso de contratación.

13 SABS-MPD Página 11 de 159 Asimismo, conforme al mencionado artículo, podrá ser nombrado Responsable de Recepción o integrante de una Comisión de Recepción; todo servidor público o consultor de línea del INRA, que no esté comprendido en las causales de excusa, impedimentos o conflicto de intereses (Artículos 41, 43 y 44 del DS N 181) Órgano Rector El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas es el Órgano Rector del SABS con las atribuciones que le confiere la Ley N 1178 y las establecidas en las presentas SABS Proponente Persona natural o jurídica que participa en un proceso de contratación mediante la presentación de su propuesta o cotización Proveedor o Contratista Persona natural o jurídica, con quien se hubiera suscrito un contrato o emitido una orden de compra / orden de servicios, según las modalidades y tipo de contratación establecidas. 4.3 Instrumentos de la Contratación Modelo de Documento Base de Contratación DBC Documento estándar elaborado y aprobado por el Órgano Rector, que forma parte de la reglamentación de la Norma Básica SABS y es de utilización obligatoria por el INRA (al igual que de todas las entidades públicas) Documento Base de Contratación DBC Documento elaborado por el INRA para cada contratación, con base en el modelo de DBC emitido por el Órgano Rector; que contiene las especificaciones técnicas o términos de referencia, metodología de evaluación, procedimientos y condiciones para el proceso de contratación Documento Base de Contratación Ajustado - DBC Ajustado Documento elaborado por el INRA para cada contratación bajo la modalidad ANPE - Cotizaciones; que adjunta mínimamente el formulario de DBC Ajustado, Convocatoria, Formularios de Presentación de Ofertas; adicionalmente podrá adjuntarse, dependiendo de la complejidad de la contratación: especificaciones técnicas o términos de referencia, metodología de evaluación, procedimientos y condiciones para el proceso de contratación Especificaciones Técnicas Parte integrante del DBC, elaborada por la Unidad Solicitante del INRA, donde se establecen las características técnicas de los bienes, obras o servicios generales a contratar.

14 SABS-MPD Página 12 de Términos de Referencia Parte integrante del DBC, elaborada por la Unidad Solicitante del INRA, donde se establecen las características técnicas de los servicios (generales o de consultoría) a contratar Precio Referencial Es el precio estimado por la Unidad Solicitante del INRA, específico para cada proceso de contratación Precio Evaluado más Bajo Es la oferta que cumple con los aspectos técnicos administrativos y legales, que una vez evaluados, presenta el menor costo Modelo de Contrato Documento estándar, elaborado y aprobado por el Órgano Rector, que contiene cláusulas de relación contractual entre las entidades públicas y los proveedores o contratistas y que forma parte del Modelo de DBC Fraccionamiento Apartarse de la modalidad de contratación inicialmente programada en el PAC, y ejecutar la contratación en una modalidad de menor cuantía. No se considera fraccionamiento a las contrataciones y adquisiciones por ítems, lotes, tramos o paquetes Contrato Instrumento legal de naturaleza administrativa que regula la relación contractual entre el INRA y el proveedor o contratista, estableciendo derechos, obligaciones y condiciones para la provisión de bienes, construcción de obras, prestación de servicios generales o servicios de consultoría Contratación Llave en Mano Es la contratación mediante la cual un proponente oferta una obra terminada, que contempla el diseño, ejecución de la obra y la puesta en marcha, referida a instalaciones, equipamiento, capacitación, transferencia intelectual y tecnológica Orden de Compra Es una solicitud escrita a un proveedor para la entrega de bienes a un precio y plazo convenidos y entrega de factura. La Orden de Compra se aplicará sólo en casos de adquisición de bienes de entrega inmediata (hasta 15 días calendario).

15 SABS-MPD Página 13 de Orden de Servicio Es una solicitud escrita a un proveedor para la prestación de servicios a un precio y plazo convenidos y entrega de factura. La Orden de Servicios se aplicará sólo en casos de contratación de servicios de entrega / realización inmediata (hasta 15 días calendario) Programa Anual de Contrataciones - PAC Instrumento de planificación donde el INRA programa las contrataciones de una gestión, en función de su POA y presupuesto Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES Es el sistema oficial de publicación y difusión de información de los procesos de contratación de las entidades públicas del Estado Plurinacional de Bolivia (Ej. INRA), establecido y administrado por el Órgano Rector Código Único de Contrataciones Estatales - CUCE Es el código asignado de forma automática a través del SICOES a cada proceso de contratación, para identificarlo de manera única, desde la publicación de la convocatoria hasta la finalización del proceso Caso Fortuito Obstáculo interno atribuible al hombre, imprevisto o inevitable, relativas a las condiciones mismas en que la obligación debía ser cumplida (conmociones civiles, huelgas, bloqueos, revoluciones, etc.) Fuerza Mayor Obstáculo externo, imprevisto o inevitable que origina una fuerza extraña al hombre que impide el cumplimiento de la obligación (incendios, inundaciones y otros desastres naturales) Error Subsanable Es aquel que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, accesorios o de forma; sin afectar la legalidad ni la solvencia de la propuesta Registro Único de Proveedores del Estado - RUPE Registro único y oficial de proveedores del Estado Plurinacional de Bolivia, válido para participar en contrataciones públicas mayores a Bs 20, Certificado del RUPE Documento generado automáticamente por el sistema para un proceso de contratación específico, que deberá ser presentado de manera obligatoria para la formalización de la contratación.

16 4.4 Métodos de Selección de la Contratación Método de Selección de Calidad SABS-MPD Página 14 de 159 Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificación técnica, sin sobrepasar el Precio Referencial establecido por la entidad contratante Método de Selección de Calidad, Propuesta Técnica y Costo Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificación combinada en términos de calidad, propuesta técnica y costo Método de Selección de Menor Costo Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta con el menor precio entre aquellas que hubieran obtenido la calificación técnica mínima requerida Método de Selección de Presupuesto Fijo Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificación técnica, de acuerdo al presupuesto fijo establecido por el INRA Método de Selección, Precio Evaluado más Bajo Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente el menor precio evaluado y que cumpla con las condiciones técnicas / términos de referencia establecidos por el INRA. 4.5 Acciones Administrativas del Proceso de Contratación Inspección Previa Actividad previa a la presentación de propuestas que consiste en la verificación del lugar y el entorno que se relacionan con el objeto de la contratación Consultas Escritas Actividad previa a la presentación de propuestas que consiste en la presentación de consultas escritas por parte de los potenciales proponentes, en relación con el objeto de la contratación Reunión de Aclaración Actividad previa a la presentación de propuestas donde los potenciales proponentes pueden expresar sus consultas verbales sobre el proceso de contratación.

17 SABS-MPD Página 15 de PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Los procesos y procedimientos que se establecen en el presente manual tienen la siguiente estructura. En la primera sección de cada proceso se establece el flujograma del procedimientos o actividades, el mismo que utiliza los siguientes símbolos para identificar las diferentes actividades. SIMBOLOS SIGNIFICADO Procedimiento o actividad Decisión Documento generado A 1 Conector Interno Conector de página Base de Datos Inicio o finalización de actividades En la segunda sección se tiene la descripción de los procedimientos a detalle con la identificación de las acciones que realiza cada responsable y la explicación de los instrumentos que se utilizará. En la última sección se tiene los instrumentos que se utilizan en las diferentes actividades. Los procesos que se han definido en el presente Manual de Procedimientos son: Proceso de Contratación bajo la Modalidad de Contratación Menor (Bienes, Servicios)

18 SABS-MPD Página 16 de 159 Proceso de Contratación bajo la Modalidad de Contratación Menor (Consultorías Individuales) bajo las siguiente cuantías a) De Bs. 1 a b) De Bs a Proceso de Contratación bajo la Modalidad de Contratación ANPE por Solicitud de Cotizaciones (Bienes, Servicios, Firmas Consultoras) Proceso de Contratación bajo la Modalidad de Contratación ANPE por Solicitud de Propuestas (Bienes, Servicios, Firmas Consultoras) Proceso de Contratación bajo la Modalidad de Contratación ANPE por Solicitud de Propuestas (Consultorías Individuales) Proceso de Contratación bajo la Modalidad de Licitación Pública Proceso de Contratación bajo la Modalidad de Contratación por Excepción Proceso de Contratación bajo la Modalidad de Contratación Directa de Bienes y Servicios Cada uno de estos procesos tiene un conjunto de procedimientos hacia dentro de cada uno de ellos, los mismos que se encuentran debidamente descritos. En caso de requerir la realización de algún proceso bajo la modalidad de Contratación por Desastres y/o Emergencias, conforme se establece en la Sección V del DS N 0181; dicho proceso deberá ser realizado bajo el mismo procedimiento establecido en el presente Manual, para los Procesos bajo la modalidad de Contratación por Excepción. Los plazos registrados en los cuadros que describen los procesos contenidos en el presente Manual de Procedimientos, se refieren a días hábiles excepto cuando se indique específicamente días calendario ; y son de carácter indicativo y no restrictivo. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados. No obstante, para asegurar el cumplimiento de condiciones de oportunidad respecto a los procedimientos de contrataciones, los plazos máximos y mínimos serán determinados complementariamente en los cronogramas específicos que sean formulados para cada proceso de contratación y publicados en el DBC.

19 SABS-MPD Página 17 de 159 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR (BIENES Y SERVICIOS)

20 SABS-MPD Página 18 de PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR (BIENES Y SERVICIOS) Cuantía a. Procesos de contrataciones con cuantías hasta Bs 20,000.-.(sin registro en el SICOES) b. Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 20,000.-, hasta Bs 50,000.- (con registro en el SICOES) Responsable. El Responsable de Contrataciones Menores es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo RPA Condiciones para la Contratación Menor. Complementariamente a lo dispuesto en el DS N 181 y el RE-SABS aprobado: a) Las contrataciones menores no requieren cotizaciones ni propuestas adicionales a la que respalda la contratación requerida. b) Las contrataciones menores no están sujetas a plazos predefinidos. Por tanto se pueden aplicar cronogramas indicativos pero no restrictivos. c) Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos. d) Deben efectuarse considerando también criterios de economía, para la obtención de los mejores precios de mercado. e) Deben efectuarse a través de acciones inmediatas, ágiles y oportunas. f) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su adjudicación. g) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar registradas en el SICOES, una vez sea suscrito el contrato u orden de compra / servicios. Considerando que la adjudicación de este tipo de contrataciones se realiza en base a la documentación que proporciona la Unidad Solicitante, dicha unidad deberá asegurar que las condiciones anteriormente descritas sean debidamente cumplidas.

21 SABS-MPD Página 19 de Flujograma del proceso

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24 SABS-MPD Página 22 de Descripción del Proceso PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 5 Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Formulario de Solicitud de Contratación Menor, debidamente firmado. - Proforma o documento similar / equivalente, que respalde el precio referencial actual y justifique el nombre del proveedor. - Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración y A 5 B el Responsable de la Unidad Solicitante. - Certificación Presupuestaria (informe del saldo presupuestario), documento emitido bajo las siguientes condiciones: El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial. En caso de varios ítems o financiamiento de un ítem con varias fuentes, la Certificación Presupuestaria deberá detallar claramente la estructura programática, fuente, organismo y el número de preventivo correspondiente a cada ítem Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico. La solicitud es presentada al RPA. Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al Área de Contrataciones, para la verificación documentaria Unidad Solicitante Unidad Administrativa (Certificación Presupuestaria) Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión de toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria Unidad Administrativa al Responsable del Proceso de Contratación Menor, de acuerdo a la designación detallada en el punto 10 del RE-SABS. Recibida la solicitud, verificación de que la misma cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la contratación mediante proveído expreso en el formulario de Contratación Menor. Esta revisión incluye, de ser necesario, la verificación de la razonabilidad del precio a ser adjudicado. Proceso Autorizado? SI: Paso 5 NO: Paso 1 Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones / adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones de RPA Dirección Nacional. Al Responsable Administrativo en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación. Proceso por monto hasta Bs 20,000.-? SI: Paso 8 NO: Paso 6 (mayor a Bs 20,000.-) RPA Formulario SABS- 001 / y documentación adjunta (incluye la Certificación Presupuestaria) Formulario SABS- 001 / y documentación adjunta (incluye la Certificación Presupuestaria) Solicitud documentada y revisada N/A N/A N/A RPA Proveído 1 día Archivo del proceso de contratación 1 día 5 Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique plazo máximo o mínimo. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

25 SABS-MPD Página 23 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 5 Notificación a la empresa o persona seleccionada, con una CARTA DE ADJUDICACION, en la cual se comunicará la adjudicación, las fechas correspondientes, todos los antecedentes de la contratación que se consideren pertinentes, además de solicitar la 6 documentación que se requiere para la emisión de la Orden de Compra / Orden de Servicio o Contrato (RUPE y documentación que no se halle consignada en el RUPE). Unidad Administrativa, Formulario SABS- El RPA otorgará un mínimo de 4 días hábiles a partir de la RPA 003 recepción de la CARTA DE ADJUDICACIÓN, para la remisión de 1 día la documentación solicitada para la realización de la contratación. En caso de que la empresa o persona adjudicada cumpla con la presentación de la documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el proceso continuará. Firma y remisión de la CARTA DE ADJUDICACIÓN a la empresa / persona seleccionada. 7 8 C Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE ADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar la contratación (emisión de Orden de Compra / Orden de Servicio o Contrato). En caso de que la empresa / persona seleccionada requiera un plazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o aceptada. Persona o Empresa adjudicada Definición de instrumento de adjudicación: Orden de Compra, Unidad Administrativa Orden de Servicios o Contrato, conforme al objeto de contratación. Requiere Orden de Compra / Orden de Servicios? SI: Paso 9 NO: Paso 10 Emisión de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS, documento que debe contener mínimamente los siguientes datos: - Fecha de Emisión de la Orden de Compra / Servicios - Razón Social ó nombres y apellidos del adjudicado. - Objeto de la Contratación. - Monto adjudicado - Plazos de ejecución y entrega Unidad Administrativa, - Lugar de entrega RPA - Firma del RPA - Firma y/o sello de recepción de la empresa, comprobante de envío fax o Correo electrónico Firma de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS, y posterior remisión al proveedor (notificación). Condición D. Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ (Área legal en el Documentación de respaldo para el contrato Formulario SABS- 002 Plazo otorgado en la notificación (Carta de Adjudicación) en el día caso de Direcciones Departamentales u Oficinas de Avocación), adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta la RPA Nota Interna 1 día CARTA DE ADJUDICACIÓN; incluyendo la documentación presentada por la empresa o persona seleccionada. Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, Contrato 3. UGF Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme a Unidad Jurídica elaborado normativa vigente. 2 días Remisión del contrato al RPA, en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF Comprobante de pago, y 3. Proveedor/Consultor), previa Unidad Jurídica gestión de firma por la MAE (o Autoridad Delegada) y el Proveedor Contrato firmado 3 días o Contratista. 1 día

26 SABS-MPD Página 24 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 5 13 Registro y publicación en el SICOES (todos los procesos cuyo monto sea mayor a Bs 20,000.-). Unidad Administrativa Los bienes a ser adquiridos, son de uso continuo, carácter homogéneo y naturaleza fungible? D SI: Paso 14 NO: Condición E Recepción de los bienes adquiridos por el Responsable de Almacenes en Dirección Nacional; y Funcionario a cargo del Control de Almacenes en las Oficinas Desconcentradas (Dirección Departamental u Oficina de Avocación) y elaboración del ACTA DE 14 Unidad Administrativa RECEPCIÓN. El Responsable de Almacenes es designado responsable de recepción de todo el material que ingresa a Almacenes, por cuanto no requiere memorándum para cada proceso. Paso 18. Los servicios a ser contratados, son de carácter general? E SI: Paso 15 NO: Paso 16 Supervisión respecto a la realización de servicios generales, por el Responsable de Servicios Generales en Dirección Nacional, para la respectiva elaboración del ACTA DE CONFORMIDAD. El 15 Responsable de Servicios Generales es designado responsable de Unidad Administrativa supervisión de todos los servicios generales contratados, por cuanto no requiere memorándum para cada proceso. Paso 18. Designación, vía memorándum, de la Comisión o Responsable de Recepción, para la recepción de los bienes adquiridos / servicios contratados (de consultoría). En el caso de servicios (de consultoría), se designará (vía 16 memorándum) un fiscal o contraparte del contrato suscrito MAE (representante de la Unidad Solicitante). El memorándum deberá adjuntar copia de la orden de compra / orden de servicios, contrato y documentación pertinente para el cumplimiento de la designación Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad o disconformidad a través de INFORME DE RECEPCIÓN / ACTA Comisión de Recepción, DE RECEPCIÓN, verificando el cumplimiento total, parcial o Responsable de incumplimiento de los términos y condiciones de la Orden de Recepción Compra / Orden de Servicios o Contrato. Formulario SICOES 400 Actas de Recepción (Almacenes) Actas de Conformidad (Servicios Generales) Formulario SABS- 04A Formulario SABS- 005 Formulario SABS- 05A Recepción de la factura y otros documentos referentes a la Comisión de Recepción, Factura, recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, etc.); Responsable de Nota de Remisión, previa verificación de los datos del proveedor y del objeto de la Recepción etc. contratación. Presentación al RPA, del INFORME DE RECEPCIÓN, ACTA DE Comisión de Recepción, RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros documentos Responsable de pertinentes. Recepción Formulario SABS- 005 Formulario SABS 05A Acta de Recepción (Almacenes) Acta de Máximo 10 días posteriores a la formalización de la contratación 2 días a partir de la recepción de los bienes adquiridos 2 días a partir de la verificación de los servicios contratados 2 días posteriores a la firma del contrato 2 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos N/A 2 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos

27 SABS-MPD Página 25 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 5 F 20 Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 20 NO: Paso 21 Remisión de la SOLICITUD DE PAGO, adjuntando toda la documentación original, a la Unidad de Gestión Financiera. En caso de que el contrato establezca varios pagos, la documentación Unidad Administrativa original será adjuntada al primer pago, mencionándose este (DGAF) aspecto en los siguientes pagos. Paso 22 Conformidad (Servicios Generales) Formulario SABS Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago). Unidad Administrativa Archivo original 22 Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el Unidad Administrativa SICOES Formulario SICOES día posterior a la lectura del Informe / Acta de Recepción 1 día posterior a la lectura del Informe / Acta de Recepción 10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de Recepción Instrumentos del proceso FORMULARIO SABS-001 FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD: CONTRATACIÓN MENOR) FORMULARIO SABS-002 FORMATO: ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS FORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓN FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN (RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

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29 SABS-MPD Página 27 de 159 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR CONSULTORIAS INDIVIDUALES

30 SABS-MPD Página 28 de PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN MENOR (CONSULTORÍAS INDIVIDUALES) Cuantía a. Procesos de contrataciones con cuantías hasta Bs 20,000.-.(sin registro en el SICOES) b. Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 20,000.-, hasta Bs 50,000.- (con registro en el SICOES) Responsable. El Responsable de Contrataciones Menores es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo RPA Condiciones para la Contratación Menor. Complementariamente a lo dispuesto en el DS N 181 y el RE-SABS aprobado: a) Las contrataciones menores no requieren cotizaciones ni propuestas adicionales a la que respalda la contratación requerida. b) Las contrataciones menores no están sujetas a plazos predefinidos. Por tanto se pueden aplicar cronogramas indicativos pero no restrictivos. c) Los servicios de consultoría individual contratados deben reunir condiciones de calidad para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos. d) Deben efectuarse a través de acciones inmediatas, ágiles y oportunas. e) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su adjudicación. f) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar registradas en el SICOES, una vez sea suscrito el contrato. Considerando que la adjudicación de este tipo de contrataciones se realiza en base a la documentación que proporciona la Unidad Solicitante, dicha unidad deberá asegurar que las condiciones anteriormente descritas sean debidamente cumplidas.

31 SABS-MPD Página 29 de Flujograma del proceso a) De Bs 1.- hasta

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33 SABS-MPD Página 31 de 159 b) De Bs hasta Bs TIEMPO DE CICLO UNIDAD SOLICITANTE RPA UGRH (AREA DE CONTRATACIONES) DGAJ MAE INICIO 1 1. Elabora Formulario de inicio de proceso de Contratación. 2. Se valida la siguiente información: Nota de solicitud, Concordancia de la Certificación Presupuestaria y Plan Anual de Contrataciones y cumplimiento de Terminos de Referencia y Perfiles Aprobados mediante Resolución Administrativa Nº 0235/ 2008(08/09/2008) 1 día 2. Solicitud de Contratación y documentación a la UGRH. si 1 día de recibida la documentación 3. Revisión y Verificación de documentación y evaluación del proponente de acuerdo a PerfilesyTDR s Existen Observaciones? No SI 1 1 día 1/2 día 5. Verifica la solicitud de Contratación 4. Remisión de antecedentes para aprobacion por parte del RPA. Existen Observaciones? No 1 día 1 día 6. Autoriza el Inicio y Remite Antecedentes al Área de Contrataciones 7. Inscripción del PAC en SICOES en caso de reformulación SICOES 8. Notifica y solicita presentación de R.U.P.E. 1 día 2

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36 SABS-MPD Página 34 de Descripción del Proceso a) De Bs 1.- hasta PAS O INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS INSUMO: Decreto Supremo 0181; Decreto Supremo 956; Decreto Supremo PROCEDIMIENTO (Tareas): Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración. - Certificación Presupuestaria, FORMULARIO PPTO Formulario de Contratación. Unidad Solicitante - Hoja de Vida del proponente FORM SABS RH 01b N/A - Informe Técnico que justifique la contratación del consultor y FORM SABS RH 02 establezca que le mismo cumple con los perfiles genéricos aprobados por la Institución Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico. 2 3 A 4 5 B 6 Remisión de la Solicitud de Contratación documentada a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos (UGRH). Recibida la solicitud se procede a la revisión de documentación de requisitos y evaluación de la propuesta presentada, la cual deberá realizarse conforme a lo dispuesto en perfiles genéricos aprobados y Términos de Referencia. No existen observaciones: Paso 4 Existen observaciones: Paso 1 Remisión de antecedentes al Responsable de Procesos de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA) Verifica la Solicitud de Contratación No existen observaciones: Paso 6 Existen observaciones: Paso 1 Autorización del inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la solicitud de contratación, remitiendo los antecedentes a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos o al Responsable de Contrataciones. Unidad Solicitante Proceso de Contratación N/A UGRH (Responsable SAP- SABS/Profesional de Contrataciones) FORM SABS RH 13 Proceso de Contratación 1 día UGRH FORM SABS RH 13 Proceso de Contratación ½ día RPA Proceso de Contratación 1 día RPA FORM SABS RH 01b; FORM SABS RH 12 (firmados) Solicitud documentada 7 Notificación al Consultor Individual de Línea UGRH FORM SABS RH 12 8 Solicitud de Elaboración del contrato (se adjunta toda la documentación).previa verificación 1 día de recibida la documentación Plazo otorgado en la Notificación de Contratación (Adjudicación) RPA Formato de Contrato 2 días 9 Elaboración del contrato en cuatro ejemplares, previa revisión (1. Proceso, 2. Persona Adjudicada, 3. DGAJ, 4. Archivo ) Dirección General de Asuntos Jurídicos Formato de Contrato 2 días 10 Remisión de contratos a MAE y/o funcionario delegado ( Firmados por el Director General de Asuntos Jurídicos, Jefe de Asuntos Judiciales y Administrativos y el Profesional Jurídico que elabora el contrato) Dirección General de Asuntos Jurídicos Contrato elaborado 2 días

37 SABS-MPD Página 35 de 159 PAS O INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 11 Firma de Contrato y Remisión a la UGRH MAE Contrato firmado 2 días Gestionar firmas de contratos con funcionarios contratados. (En caso de procesos de las Direcciones Departamentales se deberá remitir los contratos para firma de los adjudicados) Archivo de contratos: 1 ejemplar en el proceso de contratación, 1 ejemplar para el file personal del adjudicado, 1 contrato se devuelve a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para su registro y remisión a la Contraloría General del Estado. Recepcionar el Informe Final de Actividades de la Consultoría que debe tener el Visto Bueno del Supervisor del Contrato Unidad de Gestión de Recursos Humanos Unidad de Gestión de Recursos Humanos Unidad de Gestión de Recursos Humanos Contrato firmado Contrato firmado Informe Final de Actividades 2 días N/A A la finalización del contrato suscrito PRODUCTO: Consultoría Individual de Línea desarrollada en el marco de la normativa vigente. *Cabe aclarar que los plazos establecidos son referenciales y no restrictivos salvo aquellos dispuestos en normativa. b) De Bs hasta Bs PAS O INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS INSUMO: Decreto Supremo 0181; Decreto Supremo 956; Decreto Supremo PROCEDIMIENTO (Tareas): Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Términos de Referencia, debidamente firmados por el Nota de Solicitud responsable de su elaboración. (Formato SISPRO) - Certificación Presupuestaria (Formato SISPRO), - Formulario de Contratación. FORMULARIO PPTO Programa Anual de Contrataciones (PAC) Unidad Solicitante N/A - Hoja de Vida del Proponente FORM SABS RH 01b - Informe Técnico que justifique la contratación del FORM SABS RH 02 consultor y establezca que le mismo cumple con los FORM SABS RH 03 perfiles genéricos aprobados por la Institución Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico. 2 3 A 4 Remisión de la Solicitud de Contratación documentada a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos (UGRH). Recibida la solicitud se procede a la revisión y verificación documentación de requisitos y evaluación de la propuesta presentada, la cual deberá realizarse conforme a lo dispuesto en perfiles genéricos aprobados y Términos de Referencia. No existen observaciones: Paso6 Existen observaciones: Paso 1 Remisión de antecedentes al Responsable de Procesos de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA) Unidad Solicitante Proceso de Contratación N/A UGRH (Responsable SAP- SABS/Profesional de Contrataciones) Proceso de Contratación 1 día UGRH FORM SABS 13 Proceso de Contratación 5 Verifica solicitud de contratación RPA Solicitud documentada 1/2 día 1 día de recibida la documenta ción

38 SABS-MPD Página 36 de 159 PAS O B INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS No existen observaciones: Paso6 Existen observaciones: Paso 1 Autorización del inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la solicitud de contratación, remitiendo los antecedentes a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos. Inscripción del PAC en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES) en caso de reformulación. Notificación de Contratación (adjudicación) y Solicita Presentación de R.U.P.E. Remisión del proceso de contratación a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para elaboración de Contratos. Previa revisión Elaboración del contrato en cuatro ejemplares, previa revisión (1. Proceso, 2. Persona Adjudicada, 3. DGAJ, 4. Archivo ) Remisión de contrato a MAE y/o funcionario delegado (Firmados por el Director General de Asuntos Jurídicos, Jefe de Asuntos Judiciales y Administrativos y el Profesional Jurídico que elabora el contrato) RPA Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS) Profesional en Contrataciones (UGRH) FORM SABS RH 01b (firmado) FORM SABS 12 (firmado) Solicitud documentada SICOES FORM SABS RH 03 FORM SABS RH 012 FORM SABS RH 011 Certificado de Registro Único de Proveedores del Estado (RUPE). 1 día de recibida la documenta ción 1 día Plazo otorgado en la Notificación de Contratación (Adjudicación) RPA Proceso de Contratación ½ día Dirección General de Asuntos Jurídicos Dirección General de Asuntos Jurídicos Formato de Contrato Contrato elaborado 12 Firma de Contrato y Remisión a la UGRH MAE Contrato firmado 1 día Gestionar firmas de contratos con funcionarios contratados. (En caso de procesos de las Direcciones Departamentales se deberá remitir los contratos para firma de los adjudicados) Registro de Proceso de Contratación en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES) Archivo de contratos: 1 ejemplar en el proceso de contratación, 1 ejemplar para el file personal del adjudicado, 1 contrato se devuelve a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para su registro y remisión a la Contraloría General del Estado. Recepcionar el Informe Final de Actividades de la Consultoría que debe tener el Visto Bueno del Supervisor del Contrato Unidad de Gestión de Recursos Humanos Profesional en Contrataciones (UGRH) Unidad de Gestión de Recursos Humanos Unidad de Gestión de Recursos Humanos Contrato firmado Proceso de Contratación Contratos (firmados) Formulario SICOES 400 Contrato firmado Informe Final de Actividades Aprobado 2 días 1 día 2 días Máximo 5 días de formalizada la contratación N/A A la finalización del contrato suscrito

39 SABS-MPD Página 37 de 159 PAS O 17 INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS Publicación en el SICOES de la Recepción del Servicio de Consultoría, en base al Informe final presentado por el contratado. Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS). Formulario SICOES 500 De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones SICOES PRODUCTO: Consultoría Individual de Línea desarrollada en el marco de la normativa vigente. *Cabe aclarar que los plazos establecidos son referenciales y no restrictivos salvo aquellos dispuestos en normativa Instrumentos del proceso FORM SABS RH 01B FORM SABS RH 02 FORM SABS RH 03 FORM SABS RH 11 FORM SABS RH 12 FORM SABS RH 13 SOLICITUD DE INICIO Y AUTORIZACIÓN DE PROCESO TERMINOS DE REFERENCIA FORMULARIO PAC SOLICITUD DE ELABORACION DE CONTRATOS NOTIFICACION DE CONTRATACION REVISION DE PROPUESTAS

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41 SABS-MPD Página 39 de 159 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN ANPE (BIENES Y SERVICIOS) POR SOLICITUD DE PROPUESTAS O COTIZACIONES

42 SABS-MPD Página 40 de PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD CONTRATACIÓN ANPE POR SOLICITUD DE PROPUESTAS O COTIZACIONES (BIENES Y SERVICIOS) La modalidad de contratación ANPE por Propuestas o Cotizaciones será determinada, conforme a la naturaleza y complejidad del objeto de la contratación. Cuando el bien o servicio sea de naturaleza compleja en su calificación y evaluación (ej. adquisición de equipos informáticos, equipos de medición y topografía, vehículos, motorizados, obras, consultorías, etc.) se seleccionará la modalidad de contratación por solicitud de propuestas. Cuando el bien o servicio a ser adquirido o contratado sea de uso continuo, rutinario y de carácter homogéneo 6 (ej. Material de escritorio, activos de características simples y estándar, servicios varios, etc.) se seleccionará la modalidad de contratación por solicitud de cotizaciones Cuantía Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 1 000, De acuerdo a Resoluciones Administrativas expresas que delegan, a Directores Departamentales y Gerente o Responsables de Proyectos como Responsables del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo RPA (incluyendo la designación de Responsable de Recepción o Comisión de Recepción, y la suscripción de contratos), dichas oficinas son responsables de realizar procesos de Contratación ANPE, por cuantías mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 200,000.-; que sean requeridas en las mismas. Considerando las excepciones establecidas en dichas resoluciones administrativas. Los Procesos de Contratación ANPE, por cuantías mayores a Bs 200,000.- son realizados por la Dirección Nacional INRA Responsable. El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad ANPE, es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo RPA Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE. Complementariamente a lo dispuesto en el DS N 181 y el RE-SABS aprobado: a) Las contrataciones ANPE deben ser publicadas obligatoriamente en el SICOES. b) Las contrataciones ANPE deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su convocatoria. c) Las contrataciones ANPE deben ser iniciadas previa elaboración y aprobación de especificaciones técnicas o términos de referencia. 6 Se entiende que son bienes y/o servicios de carácter homogéneo aquellos respecto de los cuales existe más de un proveedor y que tienen patrones de calidad y desempeño objetivamente definidos por especificaciones usuales del mercado, de tal manera que el único factor diferenciador entre ellos lo constituye el precio por el cual se transan

43 SABS-MPD Página 41 de 159 d) Para efectos de proceder con las contrataciones ANPE por Solicitud de Propuestas, la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC emitido por el ente rector (según el objeto de la contratación), a fin de asegurar la agilidad del proceso y la oportuna disposición de los bienes / servicios requeridos. e) En el caso de determinarse la necesidad de realizar un proceso ANPE por Solicitud de Cotizaciones, la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC Ajustado, a objeto de asegurar la agilidad del proceso y la oportuna disposición de los bienes / servicios requeridos. f) El desarrollo de los procesos de contratación ANPE, debe contar con la autorización expresa de inicio del proceso a cargo del RPA. g) El inicio formal del proceso de contratación, será conforme a la publicación de la convocatoria. h) El cronograma de desarrollo del proceso de contratación (contenido en el DBC), deberá contemplar las actividades administrativas previas que opcionalmente hayan sido definidas por la Unidad Solicitante en coordinación con la Unidad Administrativa (Área de Contrataciones): inspección previa, consultas escritas y reunión informativa de aclaraciones. i) La lectura de propuestas / cotizaciones es pública; y debe cumplirse en la fecha y hora programadas conforme a cronograma publicado (DBC). j) Las propuestas / cotizaciones serán recepcionadas en sobre cerrado. k) La evaluación de las propuestas / cotizaciones recepcionadas, deberá realizarse de manera inmediata posterior a la lectura de propuestas / cotizaciones presentadas y concluirá con la presentación del informe de evaluación donde debe incluirse la recomendación de adjudicación o declaratoria desierta. l) Conforme a la necesidad de aclaraciones por parte del Responsable / Comisión de Calificación, es posible la convocatoria a todos los proponentes que presentaron propuestas / cotizaciones a objeto de que uno o más proponentes realice las aclaraciones que corresponda. m) Los procesos por encima de los Bs 200,000.-, requieren de Resolución Administrativa para concretar su Adjudicación o su Declaratoria Desierta; consiguientemente sus cronogramas deberán contemplar su elaboración y notificación. n) De la misma forma, los cronogramas deberán contemplar los hitos del proceso correspondientes a la suscripción de contrato o emisión de orden de compra / orden de servicios y recepción de los bienes / servicios adquiridos. El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

44 SABS-MPD Página 42 de Flujograma del proceso

45 SABS-MPD Página 43 de 159

46 SABS-MPD Página 44 de 159

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48 SABS-MPD Página 46 de Descripción del Proceso PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 7 Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Formulario de Solicitud de Contratación ANPE, debidamente firmado. - Cotización, proforma o documento similar (vigente), que respalde el precio referencial. El precio referencial se calculará incluyendo todos los tributos, transporte, costos de instalación, inspecciones y cualquier otro concepto que incida en el costo total de los bienes y servicios. Asimismo para la determinación del precio referencial se tomará en cuenta la estimación 1 presupuestaria contenida en el POA y Presupuesto aprobado. Formulario SABS- - Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Unidad Solicitante 01B y debidamente firmados por el responsable de su elaboración y Unidad Administrativa documentación el Responsable de la Unidad Solicitante. - Certificación Presupuestaria (informe del saldo (Certificación adjunta (incluye la presupuestario), documento emitido bajo las siguientes Presupuestaria) Certificación condiciones: Presupuestaria) N/A El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial. En caso de varios ítems o financiamiento de un ítem con varias fuentes, la Certificación Presupuestaria deberá detallar claramente la estructura programática, fuente, organismo y el número de preventivo correspondiente a cada ítem Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico. La solicitud es presentada al RPA A Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al Área de Contrataciones, para la verificación documentaria RPA Formulario SABS- 001 / y documentación adjunta (incluye la Certificación Presupuestaria) Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión de Solicitud toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria Unidad Administrativa documentada y al Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a revisada la Producción y Empleo RPA, de acuerdo a la designación N/A detallada en el punto 12 del RE-SABS. Recibida la solicitud, verificación que toda la documentación cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la contratación mediante proveído en el formulario de Contratación ANPE. RPA Esta revisión incluye la verificación de la razonabilidad del precio Proveído 1 día referencial, en base al análisis de las memorias base de cálculo (consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios de mercado (bienes y servicios). Proceso Autorizado? SI: Paso 5 NO: Paso 1 N/A 7 Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique plazo máximo o mínimo. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

49 SABS-MPD Página 47 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS B Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones / adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones de RPA Dirección Nacional. Al Responsable Administrativo consiguiente en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación. Elaboración del Documento Base de Contratación DBC en base al modelo Estándar (Propuestas) o Ajustado (Cotizaciones) y el cronograma del proceso de contratación. Condiciones importantes: - El plazo de presentación de propuestas / cotizaciones para contrataciones mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 200,000.- es Unidad Administrativa de 4 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES. - El plazo de presentación de propuestas / cotizaciones para contrataciones mayores a Bs 200,000.- hasta Bs 1 000,000.- es de 8 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES. Revisión del DBC conforme a la solicitud de contratación presentada y fundamentada con documentación de respaldo. DBC(o DBC Ajustado) Aprobado? SI: Paso 8 NO: Paso 6 RPA Registro y publicación de la Convocatoria y DBC en el SICOES. La convocatoria deberá publicarse adicionalmente en la Mesa de Partes y opcionalmente en el portal web del INRA. Unidad Administrativa Adicionalmente se podrán emitir invitaciones directas a potenciales proponentes, y/o publicar la convocatoria en un medio de comunicación alternativo de carácter público. Organización de las actividades administrativas opcionales, previas a la presentación de propuestas: Inspección Previa, Consultas Unidad Administrativa y Escritas, Reunión Informativa de Aclaraciones, u otras; emitiendo Unidad Solicitante las respectivas actas como registro de la realización de las actividades programadas y realizadas. Designación, vía memorándum, de la Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación, para la evaluación de las propuestas / cotizaciones a ser recepcionadas. En el caso de las comisiones, éstas deberán estar conformadas mínimamente por el siguiente personal: - 1 funcionario de la Unidad Solicitante RPA - 1 funcionario de la DGAF Pudiendo adicionarse otro personal, conforme la complejidad del objeto de contratación. En caso de designarse un Responsable de Evaluación, éste deberá ser un funcionario de la Unidad Solicitante. Recepción de las propuestas / cotizaciones, conforme al cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para la recepción de propuestas / cotizaciones, en el DBC. Unidad Administrativa Llenado del formulario de registro de recepción de propuestas / cotizaciones. Archivo del proceso de contratación DBC adecuado en base a modelo Estándar Formulario SABS- 007 DBC Ajustado DBC o DBC Ajustado (Formulario SABS- 007); Aprobado DBC o DBC Ajustado (Formulario SABS- 007); Publicado Formulario SICOES 100 Formulario SABS- 009 Formulario SABS- 010 Formulario SABS- 004 Formulario SABS día 2 días 1 día 1 día En el día de realización de la actividad Hasta 2 días previos a la recepción de propuestas / cotizaciones A la recepción de propuestas / cotizaciones

50 SABS-MPD Página 48 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS Lectura de propuestas / cotizaciones: proponentes y precios ofertados (acto público), conforme a cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para este acto, en el DBC. Elaboración del acta, firma de los asistentes y distribución de copia de dicha acta a los asistentes. Análisis y evaluación de propuestas / cotizaciones presentadas, emitiendo los resultados en el Informe de Calificación (Cuadro Comparativo), que incluya la recomendación de adjudicación, firmado por el Responsable de Evaluación o todos los miembros de la Comisión Calificadora. Esta tarea procederá, aún se hubiese recibido una sola propuestas / cotización. Dicha evaluación debe realizarse conforme a lo dispuesto en el DBC (Método de Selección y Adjudicación). En caso de que se recomiende la declaratoria de Convocatoria Desierta (conforme al Artículo 27 del DS 181), el Responsable de Evaluación o la Comisión Calificadora deberán emitir un informe conteniendo los antecedentes y causales para dicha recomendación. Comisión de Calificación / Responsable de Evaluación Comisión de Calificación o Responsable de Evaluación Formulario SABS- 012 Formulario SABS- 13B Al cierre del acto de lectura de propuestas / cotizaciones 14 Revisión y aprobación expresa del Informe de Calificación emitido por el Responsable de Evaluación / Comisión Calificadora, Formulario SABS- RPA incluyendo la recomendación emitida además de toda la 13B (aprobado) 2 días documentación de respaldo. C Requiere Resolución Administrativa (monto mayor a Bs 200,000.-): SI: Paso 15 NO: Paso 18 Solicitud de Resolución Administrativa de Adjudicación o 15 Declaratoria de Desierta, asumiendo la alternativa recomendada en RPA el Informe emitido por el Responsable de Evaluación / Comisión Nota Interna 1 día Calificadora, documento aprobado por el RPA. 16 Elaboración de Resolución Administrativa de Adjudicación o Resolución Declaratoria Desierta, en tres ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, y 3. Unidad Jurídica Administrativa de Proceso de Contratación), conforme a normativa vigente; y gestión Contrataciones de firma por el RPA. 2 días Firma de la Resolución Administrativa de Adjudicación o 2 días 17 Declaratoria Desierta, y posterior notificación a los proponentes. Resolución posteriores a la RPA Conforme al DS 181, se tiene un periodo de 3 días para la Administrativa de recepción de la Unidad Administrativa probable presentación de recursos. Contrataciones Resolución Publicación en el SICOES. Administrativa Adjudicación a la empresa o persona seleccionada, mediante la elaboración y firma de la CARTA DE ADJUDICACION, en la cual se comunicará dicha adjudicación, las fechas correspondientes, todos los antecedentes de la contratación que se considere pertinente, además de solicitar la documentación requerida para la emisión de la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato Unidad Administrativa (RUPE y documentación que no se halle consignada en el RUPE). RPA El RPA otorgará un mínimo de 4 días hábiles a partir de la recepción de la CARTA DE ADJUDICACIÓN, para la remisión de documentación solicitada para la realización de la contratación. En caso de que la empresa adjudicada cumpla con la presentación de la documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el proceso continuará. Remisión (Notificación) de la CARTA DE ADJUDICACIÓN a la empresa / persona adjudicada; solicitando la documentación Unidad Administrativa necesaria para la realización de la contratación. Formulario SABS- 003 Formulario SABS días 1 día 1 día

51 SABS-MPD Página 49 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS D E 28 Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE ADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar la contratación (emisión de Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato). Persona o Empresa En caso de que la empresa / persona seleccionada requiera un adjudicada plazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o aceptada. Definición del instrumento de adjudicación: Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato, conforme al objeto de contratación. Unidad Administrativa Requiere Orden de Compra / Orden de Servicios? SI: Paso 22 NO: Paso 24 (Contrato) Emisión de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS, documento que debe contener mínimamente los siguientes datos: - Fecha de Emisión de la Orden de Compra / Servicio - Razón Social / Nombres y apellidos del adjudicado. - Objeto de la Contratación. - Monto adjudicado Unidad Administrativa - Plazos de ejecución y entrega - Lugar de entrega - Firma del RPA - Firma y/o sello de recepción de la empresa, comprobante de envío fax o Correo electrónico Firma de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS y Unidad Administrativa, posterior remisión al proveedor (notificación). RPA Paso 27. Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ (Área legal en el caso de Direcciones Departamentales u Oficinas de Avocación), adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta la RPA CARTA DE ADJUDICACIÓN; incluyendo la documentación presentada por la empresa o persona seleccionada. Documentación de respaldo para el contrato Formulario SABS- 002 Formulario SABS- 002 Nota Interna Plazo otorgado en la notificación (Carta de Adjudicación) Cumplido el plazo de presentación de recursos 1 día 2 días 1 día posterior a la recepción de los documentos por la empresa / persona seleccionada Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, Contrato 3. UGF Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme a Unidad Jurídica elaborado normativa vigente. 2 días Remisión al RPA, del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF Comprobante de pago, y 3. Proveedor), previa gestión de Unidad Jurídica Contrato firmado 2 días firma por el proveedor/contratista y posteriormente por la MAE. A la recepción del contrato / Orden de Compra / Servicios debidamente firmado: Publicación en el SICOES. Unidad Administrativa Los bienes a ser adquiridos, son de uso continuo, carácter homogéneo y de naturaleza fungible (ej. material de escritorio)? SI: Paso 28 NO: Paso F Recepción de los bienes adquiridos por el Responsable de Actas Unidad Administrativa Almacenes en Dirección Nacional; y Funcionario a cargo del Formulario SICOES 200 de Recepción Máximo 10 días posteriores a la formalización de la contratación 2 días a partir de la recepción

52 SABS-MPD Página 50 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 7 F G 34 Control de Almacenes en las Oficinas Desconcentradas (Dirección Departamental u Oficina de Avocación) y elaboración del ACTA DE RECEPCIÓN. No se requiere la designación como responsable de recepción, vía memorándum. Paso 32. Los servicios a ser contratados, son de carácter general? SI: Paso 29 NO: Paso 30 Supervisión respecto a la realización de servicios generales, por el Responsable de Servicios Generales en Dirección Nacional, para la respectiva elaboración del ACTA DE CONFORMIDAD. El Responsable de Servicios Generales es designado responsable de Unidad Administrativa supervisión de todos los servicios generales contratados, por cuanto no requiere memorándum por cada proceso. Paso 32 Designación, vía memorándum, de la Comisión o Responsable de Recepción, para la recepción de los bienes adquiridos / servicios contratados. En el caso de servicios de consultoría o similares, se designará (vía memorándum) un fiscal o contraparte del contrato suscrito MAE (representante de la Unidad Solicitante). El memorándum deberá adjuntar copia de la orden de compra, orden de servicios o contrato y documentación pertinente para el cumplimiento de la designación. Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad a través Comisión de Recepción / del INFORME DE RECEPCIÓN, verificando el cumplimiento de los Responsable de términos y condiciones de la Orden de Compra, Orden de Servicios Recepción o Contrato. Recepción de la factura y otros documentos referentes a la Comisión de Recepción / recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, Responsable de informes, etc.), verificando el cumplimiento de los plazos Recepción correspondientes. Presentación al RPA, del INFORME DE RECEPCIÓN o ACTA DE Comisión de Recepción, RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros documentos Responsable de pertinentes. Recepción Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 34 NO: Paso 35 Remisión de la SOLICITUD DE PAGO, adjuntando toda la documentación original, a la Unidad de Gestión Financiera. En caso de que el contrato establezca varios pagos, la documentación Unidad Administrativa original será adjuntada al primer pago, mencionándose este (DGAF) aspecto en los siguientes pagos. Paso 36 (Almacenes) de los bienes / servicios adquiridos) Actas de Conformidad (Servicios Generales) Formulario SABS- 04A Formulario SABS- 005 Factura, Nota de Remisión, etc. Formulario SABS- 005 Actas de Recepción (Almacenes) Formulario SABS días a partir de la recepción de los bienes / servicios adquiridos) 3 días posteriores a la emisión de la orden de compra, orden de servicio o contrato 5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos N/A 5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos 2 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de Recepción

53 SABS-MPD Página 51 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 7 35 Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago). Unidad Administrativa Archivo original 36 Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el Unidad Administrativa SICOES Formulario SICOES día posterior a la lectura del Informe / Acta de Recepción 10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de Recepción Instrumentos del proceso FORMULARIO SABS-01B FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD: ANPE) FORMULARIO SABS-002 FORMATO: ORDEN DE COMPRA / SERVICIOS FORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓN FORMULARIO SABS-004 FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN (RESPONSABLE / COMISIÓN DE CALIFICACIÓN) FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN (RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO FORMULARIO SABS-007 FORMATO: DBC AJUSTADO (SOLICITUD DE COTIZACIÓN) FORMULARIO SABS-008 FORMATO: CRONOGRAMA DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO FORMULARIO SABS-009 FORMATO: ACTA DE INSPECCIÓN PREVIA FORMULARIO SABS-010 FORMATO: ACTA DE REUNIÓN DE ACLARACIONES FORMULARIO SABS-011 FORMATO: REGISTRO DE RECEPCIÓN DE COTIZACIONES / PROPUESTAS FORMULARIO SABS-012 FORMATO: ACTA DE LECTURA DE COTIZACIONES / PROPUESTAS FORMULARIO SABS-013 FORMATO: CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES FORMULARIO SABS-13B FORMATO: INFORME DE EVALUACIÓN - ANPE PROPUESTAS / COTIZACIONES

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55 SABS-MPD Página 53 de 159 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN ANPE (CONSULTORES INDIVIDUALES) POR SOLICITUD DE PROPUESTAS

56 SABS-MPD Página 54 de PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN ANPE POR SOLICITUD DE PROPUESTAS (CONSULTORES INDIVIDUALES) La modalidad de contratación ANPE por Propuestas será determinada, conforme a la cuantía que implícitamente incrementa la complejidad del objeto de la contratación Cuantía Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 1 000, Responsable. El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad ANPE, es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo RPA Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE. Complementariamente a lo dispuesto en el DS N 181 y el RE-SABS aprobado: a) Las contrataciones ANPE deben ser publicadas obligatoriamente en el SICOES. b) Las contrataciones ANPE deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su convocatoria. c) Las contrataciones ANPE deben ser iniciadas previa elaboración y aprobación de especificaciones técnicas o términos de referencia. d) Para efectos de proceder con las contrataciones ANPE por Solicitud de Propuestas, la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC emitido por el ente rector (según el objeto de la contratación), a fin de asegurar la agilidad del proceso y la oportuna disposición de los servicios requeridos. e) El desarrollo de los procesos de contratación ANPE, debe contar con la autorización expresa de inicio del proceso a cargo del RPA. f) El inicio formal del proceso de contratación, será conforme a la publicación de la convocatoria. g) El DBC publicado en el SICOES, es el documento oficial que rige el proceso de contratación, no pudiendo efectuarse modificaciones o enmiendas posteriores a su publicación. h) Las propuestas serán recepcionadas en sobre cerrado. i) La lectura de propuestas es pública; y debe cumplirse en la fecha y hora programadas conforme a cronograma publicado (DBC). j) La evaluación de las propuestas recepcionadas, deberá realizarse de manera inmediata posterior a la lectura de propuestas presentadas y concluirá con la presentación del informe de evaluación donde debe incluirse la recomendación de adjudicación o declaratoria desierta. k) Conforme a la necesidad de aclaraciones por parte del Responsable / Comisión de Calificación, es posible la convocatoria a todos los proponentes que presentaron

57 SABS-MPD Página 55 de 159 propuestas a objeto de que uno o más proponentes realice las aclaraciones que corresponda. l) Los procesos por montos mayores a Bs 200,000.-, requieren de Resolución Administrativa para concretar su Adjudicación o su Declaratoria Desierta; consiguientemente sus cronogramas deberán contemplar su elaboración y notificación. m) De la misma forma, los cronogramas deberán contemplar los hitos del proceso correspondientes a la suscripción de contrato y recepción de los servicios adquiridos. El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

58 SABS-MPD Página 56 de Flujograma del proceso

59 SABS-MPD Página 57 de 159 TIEMPO DE CICLO COMISION DE CALIFICACION RPA UGRH ACLARACIONES 2 1 día 9. Envío de Invitaciones a Ministerio y Organizaciones FORM SABS RH días antes de la recepción 10. Designación de la Comisión de Calificación FORM SABS RH Recepción de Postulaciones Al cierre del acto de apertura FORM SABS RH Apertura de Sobres FORM SABS RH días después de apertura 13. Análisis y Evaluación de propuestas FORM SABS RH 008 FORM SABS RH días 14. Remisión de toda la documentación del proceso 15. Revisión y Aprobación del Informe de Calificación PROCESOS DE CONTRATACIÓN De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones SICOES 3 SI Hay adjudicados en el proceso? NO 16. Publicación SICOES (Declaratoria Desierta) FORM 200 FIN

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62 SABS-MPD Página 60 de Descripción del Proceso PASO INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS* INSUMO: Decreto Supremo 0181; Decreto Supremo 956; Decreto Supremo PROCEDIMIENTO (Tareas): Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Formulario de Inicio de Proceso de Contratación dirigida al FORM SABS RH 01A RPA (Formato SISPRO) FORMULARIO PPTO-08 - Términos de Referencia, debidamente firmados por el 1 Unidad Solicitante N/A responsable de su elaboración. FORM SABS RH 02 - Certificación Presupuestaria (Formato SISPRO), FORM SABS RH 03 - Formulario del Plan Anual de Contrataciones (PAC) Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico. 2 Remisión de la Solicitud de Contratación documentada a la Unidad Solicitante Solicitud documentada N/A 3 A B 8 Unidad de Gestión de Recursos Humanos para su revisión. Recibida la solicitud, verifica que toda la documentación cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la contratación mediante proveído en la nota de solicitud por parte del RPA. Proceso Verificado sin observaciones: Paso 4 Proceso Verificado con errores: Paso 1 Autorización del inicio del proceso de contratación, mediante proveído en la solicitud de contratación, remitiendo los antecedentes a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos. Inscripción del PAC en el Sistema de Contrataciones Estatales (SICOES) en caso de reformulación. Elaboración del Documento Base de Contratación y el cronograma del proceso de contratación. Condiciones importantes: - El plazo de presentación de propuestas para contrataciones entre Bs 50,001.- y Bs 200,000.- es de 4 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES. - El plazo de presentación de propuestas para contrataciones entre Bs 200,001.- y Bs 1 000,000.- es de 8 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES. Revisión del DBC conforme a la solicitud de contratación presentada y fundamentada con documentación de respaldo. DBC Aprobado: Paso 7 DBC Rechazado: Paso 4 Registro y publicación de la Convocatoria + DBC en el SICOES. La convocatoria deberá publicarse en la Mesa de Partes y opcionalmente en el portal web del INRA. En caso de ser solicitado, adicionalmente se podrá publicar la convocatoria en un medio de comunicación alternativo de carácter público. UGRH (Responsable SAP- SABS) Nota de Solicitud documentada 1 día RPA Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS) Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS) RPA Nota de Solicitud (Firma de Aprobación) SICOES FORM SABS RH 03 DBC (Órgano Rector) DBC (Órgano Rector) aprobado 1 día 1 día 2 días 1 día Unidad de Gestión de Recursos Humanos DBC y Convocatoria publicados Formulario SICOES día

63 SABS-MPD Página 61 de 159 PASO INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS* Envío de invitaciones de participación en el proceso de Unidad de Gestión contratación, al Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras 9 de Recursos FORM SABS RH 04 1 día (Ministro y Viceministro de Tierras), Unidad de Transparencia Humanos INRA y principales Organizaciones Sociales C 16 Designación, vía memorándum, de la Comisión de Calificación para la evaluación de las propuestas a ser recepcionadas. En el caso de las comisiones, éstas deberán estar conformadas mínimamente por el siguiente personal: - 1 funcionario de la Unidad Solicitante. - 1 funcionario de la Unidad de Gestión de Recursos Humanos/Unidad Departamental Administrativa Financiera Pudiendo adicionarse otro personal, conforme la complejidad del objeto de contratación. Recepción de postulaciones conforme al cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para la recepción, en el DBC. Llenado del formulario de registro de recepción de propuestas. Apertura de sobres conforme a cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para este acto, en el DBC. Elaboración del acta, firma de los asistentes y distribución de dicho acta a los asistentes. Análisis y evaluación de las postulaciones presentadas, emitiendo el Informe de Evaluación y Recomendación. Esta tarea procederá, aún se hubiese recibido una sola postulación. Dicha evaluación debe realizarse conforme a lo dispuesto en el DBC (Método de Selección y Adjudicación). En caso de que se recomiende la declaratoria de Convocatoria Desierta (conforme al Artículo 27 del DS 181), la Comisión de Calificación deberá emitir un informe conteniendo los antecedentes y causales para dicha recomendación. Remisión del proceso de contratación para revisión del RPA, adjuntando toda la documentación generada en la realización del proceso. En el caso de las Direcciones Departamentales, deben remitir todo el proceso de contratación a la Unidad de Gestión de Recursos Humanos de la Dirección Nacional para la revisión del proceso a cargo del Área de Contrataciones. Revisión y aprobación expresa del Informe de Evaluación y Recomendación Hay Adjudicados: Paso 17 No Hay Adjudicados: Paso 16 Publicación en el SICOES de la declaratoria desierta del proceso. 17 Elaboración de la Carta de Adjudicación RPA FORM SABS RH 05 Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Secretaria de la Unidad) Comisión de Calificación Comisión de Calificación Unidad de Gestión de Recursos Humanos/ Responsable Administrativo Financiero RPA FORM SABS RH 06 FORM SABS RH 07 FORM SABS RH 08 FORM SABS RH 09 Proceso de Contratación FORM SABS RH 08 (Aprobado) Hasta 2 días previos a la recepción de propuestas A la recepción de propuestas Al cierre del acto de apertura 3 días a partir de la apertura 1 día 2 días Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS) Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Profesional en Contrataciones) Formulario SICOES 200 FORM SABS RH 010 De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones SICOES ½ día

64 SABS-MPD Página 62 de 159 PASO INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS* 18 Firma de la Carta de Adjudicación RPA FORM SABS RH 010 (firmada) ½ día 19 Comunica la adjudicación al postulante y solicita la FORM SABS RH 010 UGRH presentación del R.U.P.E (firmada) D Postulante Presenta R.U.P.E.: Paso 19 Postulante No Presenta R.U.P.E.: Paso Solicitud de Elaboración de Contrato. Previa Verificación (Adjuntando toda la documentación del proceso además del Certificado RUPE de cada postulante) RPA Proceso de Contratación FORM SABS RH día Elaboración del contrato en cuatro ejemplares. Previa verificación (1. Proceso, 2. Persona Adjudicada, 3. DGAJ, 4. Archivo ) Remisión de contrato a RPA ( Firmados por el Director General de Asuntos Jurídicos, Jefe de Asuntos Judiciales y Administrativos y el Profesional Jurídico que elabora el contrato) Dirección General de Asuntos Jurídicos Dirección General de Asuntos Jurídicos Formato de Contrato DBC Contrato elaborado Proceso de Contratación 23 Firma de Contrato y Remisión a la UGRH RPA Contrato firmado 1 día Gestionar firmas de contratos y entrega de 1 ejemplar a los Unidad de Gestión funcionarios adjudicados. (En caso de procesos de las 24 de Recursos Contrato firmado Direcciones Departamentales se deberá remitir los contratos Humanos para firma de los adjudicados) 25 Publicación en el SICOES de la Adjudicación Archivo de contratos: 1 ejemplar en el proceso de contratación, 1 ejemplar para el file personal del adjudicado, 1 contrato se devuelve a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para su registro y remisión a la Contraloría General del Estado. Recepcionar el Informe Final de la Consultoría que debe tener el Visto Bueno del Supervisor de la Consultoría. Publicación en el SICOES de la Recepción del Servicio de Consultoría, en base al Informe final presentado por el contratado. Unidad de Gestión de Recursos Humanos Unidad de Gestión de Recursos Humanos Unidad de Gestión de Recursos Humanos Unidad de Gestión de Recursos Humanos (Responsable SAP- SABS). Formulario SICOES Publicación de Adjudicaciones Contrato firmado Informe Final de Actividades (debidamente aprobado) Formulario SICOES días 1 día 2 días (Dir. Nac.) 5 días (Dir.Deptal) De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones SICOES N/A A la finalización del contrato suscrito De acuerdo a lo establecido en el Manual de Operaciones SICOES PRODUCTO: Consultoría Individual de Línea desarrollada en el marco de la normativa vigente. *Cabe aclarar que los plazos establecidos son referenciales y no restrictivos salvo aquellos dispuestos en normativa Instrumentos del proceso FORM SABS RH 01A FORM SABS RH 02 SOLICITUD DE INICIO Y AUTORIZACIÓN TERMINOS DE REFERENCIA

65 SABS-MPD Página 63 de 159 FORM SABS RH 03 FORM SABS RH 04 FORM SABS RH 05 FORM SABS RH 06 FORM SABS RH 07 FORM SABS RH 08 FORM SABS RH 09 FORM SABS RH 10 FORM SABS RH 11 FORMULARIO PAC INVITACION DE PARTICIPACIÓN MEMORANDUM DE DESIGNACION RECEPCIÓN DE PROPUESTAS ACTA DE APERTURA INFORME DE EVALUACIÓN EVALUACIÓN DE PROPONENTES CARTA DE ADJUDICACIÓN SOLICITUD DE ELABORACIÓN DE CONTRATOS

66 SABS-MPD Página 64 de 159

67 SABS-MPD Página 65 de 159 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN LICITACIÓN PÚBLICA

68 SABS-MPD Página 66 de PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA Cuantía Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 1 000, Todas las Licitaciones Públicas son realizadas por la Dirección Nacional INRA Plazos para Presentación de Propuestas 15 días hábiles para procesos de contrataciones bajo la modalidad de Licitaciones Públicas Nacionales (por cuantías mayores a Bs 1 000,001.- hasta Bs ,000.-) días hábiles para procesos de contrataciones bajo la modalidad de Licitaciones Públicas Internacionales (por cuantías mayores a Bs ,000.-) Responsable. El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad de Licitación Pública, es el Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública RPC Condiciones y Características de las Licitaciones Públicas. Complementariamente a lo dispuesto en el DS N 181 y el RE-SABS aprobado: a) Las Licitaciones Públicas deben ser publicadas obligatoriamente en el SICOES. b) Las Licitaciones Públicas deben estar contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES, previa la publicación de su convocatoria. c) Las Licitaciones Públicas deben ser iniciadas previa elaboración y aprobación de especificaciones técnicas o términos de referencia. d) Para efectos de proceder con las Licitaciones Públicas, la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC emitido por el ente rector (según el objeto de la contratación), a fin de asegurar la agilidad del proceso y la oportuna disposición de los bienes / servicios requeridos. e) El desarrollo de los procesos de licitaciones públicas deberán contar con la autorización expresa de inicio del proceso a cargo del RPC. f) El inicio formal del proceso de contratación, será conforme a la publicación de la convocatoria. g) El cronograma de desarrollo del proceso de contratación (contenido en el DBC), deberá contemplar las actividades administrativas previas que opcionalmente hayan sido definidas por la Unidad Solicitante en coordinación con la Unidad Administrativa (Área de Contrataciones): inspección previa, consultas escritas y reunión de aclaraciones. 8 Los procesos de contrataciones que por sus características requieran difusión internacional y sean menores a Bs ,000.-, podrán realizar convocatorias públicas internacionales, ajustándose su procedimiento a esta modalidad.

69 SABS-MPD Página 67 de 159 h) El INRA podrá ajustar el DBC, por iniciativa propia o como resultado de las actividades previas, en cualquier momento, antes de la emisión de la Resolución Administrativa de Aprobación del DBC; sin que dichos ajustes impliquen modificaciones a la estructura y contenido del Modelo de DBC. i) La apertura de sobres y lectura de propuestas es pública; y debe cumplirse en la fecha y hora programadas conforme a cronograma publicado (DBC). j) El plazo de presentación de propuestas podrá ser ampliado de forma excepcional por única vez mediante Resolución Administrativa expresa, por un plazo máximo de 10 días hábiles adicionales al plazo original, con respaldo contenido en informe técnico presentado por la Unidad Solicitante o Unidad Administrativa, basado en causas de fuerza mayor, caso fortuito o por enmiendas al DBC. Tales modificaciones deben ajustar los cronogramas y publicarse en el SICOES. k) Las propuestas deben ser recepcionadas en sobre cerrado, conforme lo establece el modelo de DBC. l) La evaluación de las propuestas recepcionadas, deberá realizarse de manera inmediata posterior a la lectura de propuestas presentadas y concluirá con la presentación del informe de evaluación donde debe incluirse la recomendación de adjudicación o declaratoria desierta. m) Conforme a la necesidad de aclaraciones por parte del Responsable / Comisión de Calificación, es posible la convocatoria a todos los proponentes que presentaron propuestas a objeto de que uno o más proponentes realice las aclaraciones que corresponda. n) De la misma forma, los cronogramas deberán contemplar los hitos del proceso correspondientes a la suscripción de contrato y recepción de los bienes / servicios adquiridos. El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

70 SABS-MPD Página 68 de Flujograma del proceso

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74 SABS-MPD Página 72 de Descripción del Proceso PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Formulario de Solicitud de Contratación LPN, debidamente firmado. - Cotización, proforma o documento similar (vigente), que respalde el precio referencial. El precio referencial se calculará incluyendo todos los tributos, transporte, costos de instalación, inspecciones y cualquier otro concepto que incida en el costo total de los bienes y servicios. Asimismo para la determinación del precio referencial se tomará en cuenta la estimación presupuestaria contenida en el POA y Presupuesto aprobado. - Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, Unidad Solicitante debidamente firmados por el responsable de su elaboración y Unidad Administrativa el Responsable de la Unidad Solicitante. (Certificación - Certificación Presupuestaria (informe del saldo Presupuestaria) presupuestario), documento emitido bajo las siguientes condiciones: El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial. En caso de varios ítems o financiamiento de un ítem con varias fuentes, la Certificación Presupuestaria deberá detallar claramente la estructura programática, fuente, organismo y el número de preventivo correspondiente a cada ítem. Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico. La solicitud es presentada al RPC Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de la RPC documentación de respaldo. Remisión al Área de Contrataciones, para la verificación documentaria. Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión de toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria al Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública RPC, de acuerdo a la designación detallada en el punto 14 del RE-SABS. Unidad Administrativa Formulario SABS- 01C y documentación adjunta (incluye la Certificación Presupuestaria) Formulario SABS- 01C / y documentación adjunta (incluye Certificación Presupuestaria) Solicitud documentada y revisada Recibida la solicitud, verificación que toda la documentación cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la contratación mediante proveído en el Formulario de Contratación LPN. RPC Esta revisión incluye la verificación de la razonabilidad del precio Proveído N/A referencial, en base al análisis de las memorias base de cálculo (consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios de mercado (bienes y servicios). N/A N/A N/A 9 Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique plazo máximo o mínimo. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

75 SABS-MPD Página 73 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 9 A B Proceso Autorizado? SI: Paso 5 NO: Paso 1 Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones Archivo del / adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones de RPC proceso de 1 día Dirección Nacional. contratación Elaboración del Documento Base de Contratación DBC conforme al modelo aprobado por el ente rector, y el cronograma del proceso de contratación. Condiciones importantes: DBC (elaborado) - El plazo de presentación de propuestas, en licitaciones Unidad Administrativa públicas nacionales, es de 15 días hábiles (mínimo), a partir Formulario SABS- 2 días de su publicación en el SICOES El plazo de presentación de propuestas, en licitaciones públicas internacionales, es de 25 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en el SICOES. Revisión del DBC conforme a la solicitud de contratación RPC presentada y fundamentada con documentación de respaldo. DBC (aprobado) 1 día DBC Aprobado?: SI: Paso 8 NO: Paso 6 Registro y publicación de la Convocatoria y DBC en el SICOES. DBC La convocatoria deberá publicarse adicionalmente en la Mesa de (publicado) Partes y opcionalmente en el portal web del INRA. Adicionalmente se podrán emitir invitaciones directas a potenciales proponentes, y/o publicar la convocatoria en un medio de comunicación alternativo de carácter público. Unidad Administrativa Organización de las actividades administrativas previas a la presentación de propuestas: Inspección Previa (opcional), Unidad Administrativa y Consultas Escritas y Reunión de Aclaraciones; emitiendo las Unidad Solicitante respectivas actas como registro de la realización de las actividades programadas y realizadas. Solicitud de Resolución Administrativa de Aprobación del DBC. La versión final del DBC deberá incluir los ajustes y RPC complementaciones, producto de las consultas escritas y/o reunión de aclaraciones. Elaboración de Resolución Administrativa de Aprobación del DBC, en tres ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, y 3. Proceso de Unidad Jurídica Contratación), conforme a normativa vigente, y gestión de firma por el RPC. Firma y notificación de la Resolución Administrativa de Aprobación del DBC, a los potenciales proponentes que participaron en los actos administrativos previos (inspección previa, consultas escritas RPC y/o reunión de aclaraciones). Unidad Administrativa Conforme al DS 181, se tiene un periodo de 3 días para la probable presentación de recursos. Publicación en el SICOES (Resolución Administrativa). Designación, vía memorándum, de la Comisión de Calificación para la evaluación de las propuestas a ser recepcionadas. Tal Comisión debe estar conformada mínimamente por el siguiente RPC personal: - 1 funcionario de la Unidad Solicitante Formulario SICOES 100 Formulario SABS- 009 Formulario SABS- 010 Nota Interna Resolución Administrativa de contrataciones Resolución Administrativa de contrataciones Formulario SABS- 004 En el día En el día de realización de la actividad 1 día posterior al plazo de consultas escritas y/o Reunión de Aclaraciones 2 días 2 días posteriores a la recepción de la Resolución Administrativa Hasta 2 días previos a la recepción de propuestas

76 SABS-MPD Página 74 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 9-1 funcionario de la DGAF Debiendo adicionarse otro personal, conforme la complejidad del objeto de contratación. Adicionalmente dicho memorándum podrá nombrar un Asesor Legal de la DGAJ, que esté a cargo de prestar asesoramiento legal (verbal y/o escrito) a simple requerimiento de la comisión calificadora (mediante proveído o nota interna) Recepción de las propuestas, conforme al cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para la recepción de propuestas, en el DBC. Llenado del libro de actas para el registro de recepción de propuestas en licitaciones públicas, y el registro específico de recepción de propuestas (formulario de registro de recepción de propuestas). Apertura de propuestas presentadas y lectura de propuestas (documentación legal y administrativa, propuesta técnica y económica). Dicho acto contempla el registro de la documentación presentada y precios ofertados (acto público); conforme a cronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para este acto, en el DBC. Elaboración del acta, firma de los asistentes y distribución de dicho acta a los asistentes. Unidad Administrativa Comisión de Calificación Formulario SABS- 011 Formulario SABS- 12A A la recepción de propuestas Al cierre del acto de apertura de propuestas 16 Análisis y evaluación de las propuestas presentadas, emitiendo los resultados en el Informe de Calificación, que incluya la recomendación de adjudicación, firmado por todos los miembros de la Comisión Calificadora. Esta tarea procederá, aún se hubiese recibido una sola propuesta. Formulario SABS- Dicha evaluación debe realizarse conforme a lo dispuesto en el Comisión de Calificación 13C DBC (Método de Selección y Adjudicación). 5 días hábiles En caso de que se recomiende la declaratoria de Convocatoria Desierta (conforme al Artículo 27 del DS 181), la Comisión Calificadora deberán incluir en el informe de calificación, todos los antecedentes y causales para dicha recomendación. 17 Revisión y aprobación del informe de calificación emitido por la Formulario SABS- Comisión Calificadora, incluyendo la recomendación emitida RPC 13C (aprobado) además de toda la documentación de respaldo. 1 día Solicitud de Resolución Administrativa de Adjudicación o 18 Declaratoria de Desierta, considerando la recomendación emitida RPC Nota interna En el día en el Informe de la Comisión Calificadora, y aprobación del RPC. 19 Elaboración de Resolución Administrativa de Adjudicación o Resolución Declaratoria Desierta, en tres ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, y 3. Unidad Jurídica Administrativa de Archivo del Proceso de Contratación), conforme a normativa Contrataciones vigente, y gestión de firma por el RPC. 2 días Firma de la Resolución Administrativa de Adjudicación o 2 días 20 Declaratoria Desierta, y posterior notificación a los proponentes. Resolución posteriores a la RPC Conforme al DS 181, se tiene un periodo de 3 días para la Administrativa de recepción de la Unidad Administrativa probable presentación de recursos. Contrataciones Resolución Publicación en el SICOES (Resolución Administrativa). Administrativa 21 Adjudicación a la empresa seleccionada, mediante la elaboración y firma de la CARTA DE ADJUDICACION, en la cual se comunicará dicha adjudicación, además de los antecedentes de la contratación Unidad Administrativa que se considere pertinentes, solicitando la documentación que se RPC requiere para la elaboración del contrato (RUPE y documentación que no se halle consignada en el RUPE). El RPC otorgará un mínimo de 10 días hábiles (empresas Formulario SABS días

77 SABS-MPD Página 75 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 9 nacionales) y 15 días hábiles (empresas extranjeras) a partir de la recepción de la CARTA DE ADJUDICACIÓN, para la remisión de documentación solicitada para la elaboración del contrato. En caso de que la empresa adjudicada cumpla con la presentación de la documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el proceso continuará Remisión (Notificación) de la CARTA de ADJUDICACIÓN a la empresa / adjudicada, solicitando la documentación necesaria para Unidad Administrativa la elaboración del contrato. Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE ADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar el contrato. En caso de que la empresa / consultor seleccionada(o) requiera un Empresa adjudicada plazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o aceptada. Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ, adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta la CARTA DE RPC ADJUDICACIÓN; incluyendo la documentación presentada por la empresa seleccionada. Formulario SABS- 003 Documentación de respaldo para el contrato Nota Interna 2 días Plazo otorgado en la notificación (Carta de adjudicación) 2 días posterior a la recepción de los documentos de la empresa seleccionada Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, 3. UGF Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme a Unidad Jurídica Contrato elaborado 2 días normativa vigente. Remisión al RPC, del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF Comprobante de pago, y 3. Proveedor), previa gestión de Unidad Jurídica Contrato firmado 3 días firma por parte de la MAE y el proveedor. A la recepción del contrato debidamente firmado: Publicación en el SICOES. Designación, vía memorándum, de la Comisión de Recepción, para la recepción de los bienes adquiridos / servicios contratados. En el caso de servicios de consultoría (firma consultora), adicionalmente se designará (vía memorándum) un fiscal o MAE contraparte del contrato suscrito (representante de la Unidad Solicitante). El memorándum deberá adjuntar copia del contrato y documentación pertinente para el cumplimiento de la designación. Unidad Administrativa Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad a través Comisión de Recepción / del INFORME DE RECEPCIÓN, verificando el cumplimiento de los Responsable de términos y condiciones del Contrato. Recepción Recepción de la factura y otros documentos referentes a la Comisión de Recepción / recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, Responsable de informes, etc.) verificando el cumplimiento de los plazos Recepción correspondientes. Presentación al RPC, del INFORME DE RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros documentos pertinentes. Comisión de Recepción / Responsable de Formulario SICOES 200 Formulario SABS- 04A Formulario SABS- 005 Factura, Nota de Remisión, etc. Formulario SABS- 005 Máximo 10 días posteriores a la firma del contrato 5 días posteriores a la firma del contrato 5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos N/A 5 días posteriores a

78 SABS-MPD Página 76 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 9 C 32 Recepción Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 32 NO: Paso 33 Remisión de la SOLICITUD DE PAGO, adjuntando toda la documentación original, a la Unidad de Gestión Financiera. En caso de que el contrato establezca varios pagos, la documentación Unidad Administrativa original será adjuntada al primer pago, mencionándose este (DGAF) aspecto en los subsiguientes pagos. Paso 34 Formulario SABS Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago). Unidad Administrativa Archivo original 34 Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el SICOES Unidad Administrativa Formulario SICOES 500 la recepción de los bienes / servicios adquiridos 1 día posterior a la recepción del Informe de Recepción 1 día posterior a la lectura del Informe / Acta de Recepción 10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de Recepción Instrumentos del proceso FORMULARIO SABS-01C FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD: LICITACIÓN PÚBLICA) FORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓN FORMULARIO SABS-004 FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN (COMISIÓN DE CALIFICACIÓN) FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN (RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO FORMULARIO SABS-008 FORMATO: CRONOGRAMA DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO FORMULARIO SABS-009 FORMATO: ACTA DE INSPECCIÓN PREVIA FORMULARIO SABS-010 FORMATO: ACTA DE REUNIÓN DE ACLARACIONES FORMULARIO SABS-011 FORMATO: REGISTRO DE RECEPCIÓN DE PROPUESTAS FORMULARIO SABS-12A FORMATO: ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS / LICITACIONES FORMULARIO SABS-13C FORMATO: INFORME DE EVALUACIÓN / LICITACIONES PÚBLICAS

79 SABS-MPD Página 77 de 159 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN

80 SABS-MPD Página 78 de PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN Cuantía Procesos de contrataciones sin límite de monto. Las contrataciones por cuantías mayores a Bs 20,000.-, deben ser registradas en el SICOES (una vez suscrito el contrato) Responsable. El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad de Contratación por Excepción, es la Máxima Autoridad Ejecutiva MAE Condiciones y Características de las Contrataciones por Excepción. Complementariamente a lo dispuesto en el DS N 181 y el RE-SABS aprobado: a) Las contrataciones por excepción procederán única y exclusivamente en los casos establecidos en el Art. 65 del DS N 181. b) El INRA deberá informar a la Contraloría General del Estado, sobre todas las contrataciones por excepción realizadas (una vez suscrito cada contrato). c) Esta modalidad de contratación, no será aplicable cuando la misma sea por falta de previsión del INRA o inoportuna convocatoria del bien o servicio requerido. d) Para efectos de realizar un proceso de contratación por excepción, deberá cumplirse el procedimiento descrito a continuación, salvo existan circunstancias específicas debidamente descritas en la documentación de respaldo del proceso. De cualquier forma, es obligatorio el cumplimiento de lo dispuesto en el DS N 181 para esta modalidad de contratación. El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.

81 SABS-MPD Página 79 de Flujograma del proceso

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84 SABS-MPD Página 82 de Descripción del Proceso PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 10 Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Formulario de Solicitud de Contratación por Excepción, debidamente firmado. - Cotización, proforma o documento similar, que respalde el precio referencial. El precio referencial se calculará incluyendo todos los tributos, transporte, costos de instalación, inspecciones y cualquier otro concepto que incida en el costo total de los bienes y servicios. Asimismo para la determinación del precio referencial se tomará en cuenta la estimación presupuestaria contenida en el POA y Presupuesto aprobado. - Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración y Formulario SABSel Responsable de la Unidad Solicitante. Unidad Solicitante 01D y - Informe técnico que justifique la contratación por Unidad Administrativa documentación 1 excepción. N/A (Certificación adjunta (incluye - Certificación Presupuestaria (informe del saldo Presupuestaria) Certificación presupuestario), documento emitido bajo las siguientes condiciones: Presupuestaria) El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial. En caso de varios ítems o financiamiento de un ítem con varias fuentes, la Certificación Presupuestaria deberá detallar claramente la estructura programática, fuente, organismo y el número de preventivo correspondiente a cada ítem. - Documentación legal y administrativa del proveedor. Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico. La solicitud es presentada a la MAE. Recepción de la Solicitud de contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al área de Contrataciones, MAE para la verificación documentaria. Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión de toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria Unidad Administrativa al Responsable del Proceso, de acuerdo a la responsabilidad descrita en el Artículo 16 del RE-SABS. Recibida la solicitud, verificación de que la misma cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar la presentación del requerimiento de contratación por excepción, mediante proveído en el formulario de Contratación por Excepción. Previa revisión de la razonabilidad del precio a ser adjudicado, en base al análisis de la memoria base de cálculo (consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios de mercado (bienes y servicios). Formulario SABS- 01D y documentación adjunta (incluye Certificación Presupuestaria) Solicitud documentada y revisada N/A N/A MAE Proveído 2 días 10 Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique plazo máximo o mínimo. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

85 SABS-MPD Página 83 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 10 A 5 6 B C Inicio de Proceso Procedente? SI: Paso 6 NO: Paso 1 Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones / adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones de Unidad Administrativa Dirección Nacional. Al Responsable Administrativo en las Proveído 1 día Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación. Verificación de que la solicitud de contratación contenga la Formulario SABSpropuesta técnica y económica de la empresa seleccionada 01D y Unidad Administrativa conforme a las especificaciones técnicas / términos de referencia e documentación 1 día informes presentados por la Unidad Solicitante. adjunta Adjunta propuesta técnica y económica conforme? SI: Paso 10 NO: Paso 7 Notificación a la empresa / consultor seleccionada(o) solicitando la presentación de una propuesta técnica y económica (resumida) que manifieste conformidad de la provisión del bien / servicio DGAF requerido, conforme a las especificaciones técnicas / términos de Unidad Administrativa referencia e informes presentados por la Unidad Solicitante. Se Nota Externa 1 día establece un plazo razonable para la presentación de la información requerida. Presentación de la documentación solicitada, en el plazo establecido en la nota de solicitud enviada por el INRA. Empresa / Consultor En caso de que la empresa / consultor seleccionada(o) requiera de seleccionada(o) un plazo mayor al previsto en dicha solicitud, deberá comunicar por escrito para que el requerimiento sea rechazado o aceptado. Verificación de que la propuesta técnica y económica presentada por la empresa / consultor seleccionada(o), estén acordes con las Unidad Administrativa especificaciones técnicas / términos de referencia e informes Unidad Solicitante presentados por la Unidad Solicitante. Presentación de un informe que resuma los antecedentes del proceso de contratación por excepción, condiciones y otros elementos importantes, sugiriendo se instruya la elaboración de un DGAF informe de Pertinencia Legal, y de no existir observaciones, se formule la Resolución Administrativa que autorice la contratación en cuestión. Propuesta técnica y económica Propuesta técnica y económica revisada Informe adjuntando el archivo del proceso Plazo otorgado en la notificación (Carta de Adjudicación) Recibido el informe favorable, se instruye a la DGAJ, la elaboración del informe de Pertinencia Legal que respalde la procedencia del proceso de contratación por excepción, y de no existir MAE Proveído 1 día observaciones, se elabore la Resolución Administrativa que autorice la contratación. Elaboración del Informe de Pertinencia Legal de la solicitud y si la misma se enmarca dentro de una de las causales establecidas en el Art. 65 del DS N 181, que respalde la contratación por excepción, además de la elaboración y firma de la Resolución Unidad Jurídica Administrativa de Contratación por Excepción, en tres ejemplares MAE (1. DGAJ, 2. UGA, y 3. Archivo del Proceso de Contratación), conforme a normativa vigente, y gestión de firma por la MAE, constituyéndose dicha Resolución Administrativa en la autorización expresa para proceder con la Contratación por Excepción. Contratación Autorizada? SI: Paso 13 NO: Paso 1 Informe de Valoración Legal y Resolución Administrativa 3 días 1 día 2 días

86 SABS-MPD Página 84 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones MAE / adquisiciones asignado en la Unidad Administrativa. Proveído 1 día Notificación de la Resolución Administrativa de autorización de la Contratación por Excepción, de la empresa a ser contratada, mediante la elaboración de una CARTA DE NOTIFICACIÓN, en la cual se comunicará la contratación, además de los antecedentes que se considere pertinentes, solicitando la documentación que se Formulario SABSrequiere para la elaboración del contrato (RUPE y documentación 003 que no se halle consignada en el RUPE) en procesos por cuantías mayores a Bs 20, Se otorgará un mínimo de 4 días hábiles a partir de la recepción de la CARTA DE NOTIFICACIÓN, para la remisión de documentación solicitada para la elaboración del contrato. En caso de que la empresa elegida cumpla con la presentación de la documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el proceso continuará. Unidad Administrativa Firma de la CARTA de NOTIFICACIÓN y su remisión a la empresa DGAF / persona elegida, solicitando la documentación necesaria para la Unidad Administrativa elaboración del contrato. Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE NOTIFICACIÓN, para efectos de formalizar el contrato. En caso de que la empresa / consultor seleccionada(o) requiera un Proveedor plazo mayor al previsto en la CARTA DE NOTIFICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o aceptada. Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ, adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta la CARTA DE DGAF NOTIFICACIÓN; incluyendo la documentación presentada por la empresa/consultor elegida(o). Resolución Administrativa Formulario SABS- 003 Documentación de respaldo para el contrato Nota Interna 1 día posterior a la recepción de la Resolución Administrativa 1 día Plazo otorgado en la notificación (Carta de adjudicación) 1 día posterior a la recepción de los documentos de la empresa seleccionada Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, 3. UGF Comprobante de pago, y 4. Proveedor/Consultor), Unidad Jurídica Contrato elaborado 2 días conforme a normativa vigente. Remisión del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF Comprobante de pago, y 3. Proveedor/Consultor), previa gestión de firma por parte del proveedor/contratista y posteriormente por la Unidad Jurídica MAE. Contrato firmado 3 días Informe de la contratación a la Contraloría General del Estado CGE A la recepción del contrato debidamente firmado: Publicación en el SICOES (contratos mayores a Bs 20,000.-). Designación, vía memorándum, de la Comisión de Recepción / fiscal o contraparte del contrato suscrito, para la recepción de los bienes adquiridos / servicios contratados. MAE El memorándum deberá adjuntar copia del contrato y documentación pertinente para el cumplimiento de la designación. Unidad Administrativa Formulario SICOES 400 Formulario SABS- 04A Máximo 10 días posteriores a la firma del contrato 5 días posteriores a la firma del contrato

87 SABS-MPD Página 85 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS D 25 Comisión / Responsable Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad a través de Recepción del INFORME DE RECEPCIÓN, verificando el cumplimiento de Fiscal / contraparte de los términos y condiciones del Contrato. Contrato Recepción de la factura y otros documentos referentes a la Comisión / Responsable recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, de Recepción informes, etc.) verificando el cumplimiento de los plazos Fiscal / contraparte de correspondientes. Contrato Presentación a la MAE, del INFORME DE RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros documentos pertinentes. Comisión / Responsable de Recepción Fiscal / contraparte de Contrato Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 25 NO: Paso 26 Remisión de la SOLICITUD DE PAGO, adjuntando toda la documentación original, a la Unidad de Gestión Financiera. En caso de que el contrato establezca varios pagos, la documentación Unidad Administrativa original será adjuntada al primer pago, mencionándose este (DGAF) aspecto en los subsiguientes pagos. Paso 27 Formulario SABS- 005 Factura, Nota de Remisión, etc. Formulario SABS- 005 Formulario SABS Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago). Unidad Administrativa Archivo original 27 Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el Unidad Administrativa SICOES Formulario SICOES días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos N/A 5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos 1 día posterior a la recepción del Informe de Recepción 1 día posterior a la lectura del Informe / Acta de Recepción 10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de Recepción Instrumentos del proceso FORMULARIO SABS-01D FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD: CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN) FORMULARIO SABS-03A FORMATO: CARTA DE NOTIFICACIÓN FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN (RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

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89 SABS-MPD Página 87 de 159 MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS

90 SABS-MPD Página 88 de PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS Cuantía Procesos de contrataciones sin límite de monto. Las contrataciones por cuantías mayores a Bs 20,000.-, deben ser registradas en el SICOES (una vez sea suscrita la Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato) Responsable. El Responsable de Contrataciones bajo la modalidad de Contratación Directa de Bienes y Servicios, es el RPA o el RPC, conforme a la cuantía de la contratación Condiciones y Características de las Contrataciones Directas de Bienes y Servicios. Complementariamente a lo dispuesto en el DS N 181 y el RE-SABS aprobado: a) Las contrataciones directas de bienes y servicios procederán única y exclusivamente en los casos establecidos en el Art. 72 del DS N 181 y sus modificaciones. b) El INRA deberá informar a la Contraloría General del Estado, sobre todas las contrataciones directa de bienes y servicios realizadas (una vez suscrito cada contrato). c) Para efectos de realizar un proceso de contratación directa de bienes y servicios, deberá cumplirse el procedimiento descrito a continuación, salvo existan circunstancias específicas debidamente descritas en la documentación de respaldo del proceso. De cualquier forma, es obligatorio el cumplimiento de lo dispuesto en el DS N 181 para esta modalidad de contratación. El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, es responsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso Contrataciones Directas según Causal Establecida en la NB-SABS. a. Contratación para la Provisión de Bienes con Tarifas Únicas y Reguladas por el Estado. b. Contratación de Medios de Comunicación (Publicidad) y Suscripción a Medios de Comunicación. c. Contratación de Arrendamiento de Inmuebles para Funcionamiento de Oficinas. No obstante de existir diferentes causales para la aplicación de la modalidad de Contratación Directa de Bienes y Servicios, el procedimiento descrito en el esta parte del Manual, describe un procedimiento genérico, con ciertas características específicas por causal, debidamente descritas en la parte descriptiva del procedimiento en cuestión.

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94 SABS-MPD Página 92 de Descripción del Proceso PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando la documentación pertinente en respaldo del requerimiento: - Formulario de Solicitud de Contratación Directa, debidamente firmado. - Cotización, proforma o documento similar, que respalde el precio referencial. El precio referencial se calculará incluyendo todos los tributos, transporte, costos de instalación, inspecciones y cualquier otro concepto que incida en el costo total de los bienes y servicios. Asimismo para la determinación del precio referencial se tomará en cuenta la estimación presupuestaria contenida en el POA y Presupuesto aprobado. - Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia, debidamente firmados por el responsable de su elaboración y Unidad Solicitante el Responsable de la Unidad Solicitante. Unidad Administrativa - Certificación Presupuestaria (informe del saldo (Certificación presupuestario), documento emitido bajo las siguientes Presupuestaria) condiciones: El importe de la certificación presupuestaria deberá ser igual o mayor al importe del precio referencial. En caso de varios ítems o financiamiento de un ítem con varias fuentes, la Certificación Presupuestaria deberá detallar claramente la estructura programática, fuente, organismo y el número de preventivo correspondiente a cada ítem. - Documentación legal y administrativa del proveedor. Toda la documentación debe estar debidamente firmada por el responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico. La solicitud es presentada al RPA/RPC (según corresponda). Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de la documentación de respaldo. Remisión al área de Contrataciones, RPA/RPC para la verificación documentaria. Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes, complementaciones y/u observaciones) y posterior remisión de toda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria Unidad Administrativa al Responsable del Proceso de Contratación Directa, de acuerdo a la designación detallada en el Artículo 20 del RE-SABS. Recibida la solicitud, verifica que toda la documentación cumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazar Formulario SABS- 01E y documentación adjunta (Incluye Certificación Presupuestaria) Formulario SABS- 01E y documentación adjunta (Incluye Certificación Presupuestaria) Solicitud documentada y revisada la contratación bajo la modalidad requerida. El resultado de la verificación se estipulará en proveído en el formulario de RPA / RPC Proveído N/A Contratación Directa. Esta revisión incluye la verificación de la razonabilidad del precio a ser adjudicado, en base al análisis de la memoria base de cálculo N/A N/A N/A 11 Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique plazo máximo o mínimo. Su cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.

95 SABS-MPD Página 93 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 11 A 5 B C 9 (consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios de mercado (bienes y servicios). Proceso Autorizado? SI: Paso 5 NO: Paso 1 Verificación de que la solicitud de contratación contenga la propuesta técnica y económica de la empresa seleccionada conforme a las especificaciones técnicas / términos de referencia e informes presentados por la Unidad Solicitante. En caso de Unidad Administrativa contratación de servicios de publicidad (incluyendo suscripciones) se deberá adjuntar cotización o tarifarios; además de la documentación requerida para la respectiva formalización de la contratación. Existe propuesta técnica y económica (cotización / tarifario) y documentación para la formalización de la contratación? SI: Paso 9 NO: Paso 6 Notificación a la empresa o persona seleccionada, con una CARTA DE ADJUDICACION, en la cual se comunicará la adjudicación, las fechas correspondientes, todos los antecedentes de la contratación que se consideren pertinentes, además de solicitar la documentación que se requiere para la emisión de la Orden de Compra / Orden de Servicio / Orden de Publicación o Contrato (RUPE y documentación que no se halle consignada en el RUPE) en procesos por cuantías mayores a Bs 20, El RPA otorgará un mínimo de 4 días hábiles a partir de la recepción de la CARTA DE ADJUDICACIÓN, para la remisión de la documentación solicitada para la realización de la contratación. En caso de que la empresa o persona adjudicada cumpla con la presentación de la documentación solicitada en un plazo menor al otorgado, el proceso continuará. Firma y remisión de la CARTA DE ADJUDICACIÓN a la empresa / persona seleccionada. RPA / RPC Unidad Administrativa Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DE ADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar la contratación (emisión de Orden de Compra / Orden de Servicio / Orden de Publicación o Contrato). Empresa seleccionada En caso de que la empresa / persona seleccionada requiera un plazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberá comunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada o aceptada. Verificación de que la propuesta técnica y económica presentada por la empresa seleccionada, estén acordes con las especificaciones técnicas / términos de referencia e informes Unidad Administrativa presentados por la Unidad Solicitante; y existencia de Unidad Solicitante documentación de respaldo suficiente para la formalización de la contratación. Conformidad Técnica / Económica? SI: Paso 9 NO: Paso 6 Definición del instrumento de adjudicación: Orden de Compra, Orden de Servicio(Orden de Publicación e caso de requerirse) o Unidad Administrativa Contrato, conforme al objeto de contratación. Formulario SABS- 01E y documentación adjunta Formulario SABS- 003 Propuesta técnica / económica y/o doc. solicitada Propuesta técnica y económica; documentación solicitada, revisada 1 día 1 día Plazo otorgado en la notificación (Carta de Adjudicación) 3 días N/A

96 SABS-MPD Página 94 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 11 D Requiere Orden de Compra / Orden de Servicio? SI: Paso 10 NO: Paso 12 Emisión de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIO, documento que debe contener mínimamente los siguientes datos: - Fecha de Emisión de la Orden de Compra / Servicio - Razón Social / Nombres y apellidos del adjudicado. - Objeto de la Contratación. - Monto adjudicado Unidad Administrativa - Plazos de ejecución y/o entrega - Lugar de entrega - Firma del RPA - Firma y/o sello de recepción de la empresa, comprobante de envío fax o Correo electrónico Firma de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIO y Unidad Administrativa, posterior remisión al proveedor (notificación). RPA Paso 15. Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ, adjuntando toda la documentación del proceso. Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA, 3. UGF Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme a normativa vigente. Formulario SABS- 002 Formulario SABS día 2 días RPA / RPC Nota Interna 1 día Unidad Jurídica Contrato elaborado 2 días Remisión del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2. UGF Comprobante de pago, y 3. Proveedor), previa gestión de firma por parte del proveedor/contratista y posteriormente por la MAE; al Unidad Jurídica RPA / RPC (según corresponda por la cuantía del proceso). Contrato firmado 2 días Informe de la contratación a la Contraloría General del Estado CGE A la recepción dela Orden de Compra, Orden de Servicios o contrato debidamente firmado: Publicación en el SICOES (todos los procesos cuyo monto sea mayor a Bs 20,000.-). Designación, vía memorándum, de un fiscal o contraparte del contrato suscrito (representante de la Unidad Solicitante). El memorándum deberá adjuntar copia del contrato y documentación pertinente para el cumplimiento de la designación. MAE En caso de publicaciones, el responsable de recepción será el funcionario que firmó en representación de la Unidad Solicitante; por lo que en estos casos, no se requerirá la designación vía memorándum expreso. Unidad Administrativa Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad a través Comisión / Responsable del INFORME DE RECEPCIÓN / ACTA DE RECEPCIÓN, de Recepción verificando el cumplimiento de los términos y condiciones del Fiscal / contraparte de Contrato, o de la cotización / proforma (en caso de no existir Contrato contrato). Recepción de la factura y otros documentos referentes a la Comisión / Responsable recepción del objeto de la contratación (notas de remisión, de Recepción informes, etc.) verificando el cumplimiento de los plazos Fiscal / contraparte de correspondientes. Contrato Presentación al RPA / RPC, del INFORME DE RECEPCIÓN / Comisión / Responsable ACTA DE RECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros de Recepción Formulario SICOES 400 Formulario SABS- 04A Formulario SABS- 005 Formulario SABS- 05A Factura, Nota de Remisión, etc. Formulario SABS- 005 Máximo 10 días posteriores a la firma del contrato 5 días posteriores a la firma del contrato 5 días posteriores a la recepción de los bienes / servicios adquiridos N/A 5 días posteriores a

97 SABS-MPD Página 95 de 159 PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS 11 E 20 documentos pertinentes. Fiscal / contraparte de Contrato Existe conformidad a la recepción del bien o servicio? SI: Paso 20 NO: Paso 21 Remisión de la SOLICITUD DE PAGO, adjuntando toda la documentación original, a la Unidad de Gestión Financiera. En caso de que el contrato establezca varios pagos, la documentación Unidad Administrativa original será adjuntada al primer pago, mencionándose este (DGAF) aspecto en los siguientes pagos. Paso 22. Formulario SABS- 05A Formulario SABS Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago). Unidad Administrativa Archivo original 22 Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en el Unidad Administrativa SICOES Formulario SICOES 500 la recepción de los bienes / servicios adquiridos 1 día posterior a la recepción del Informe de Recepción 1 día posterior a la lectura del Informe / Acta de Recepción 10 días posteriores a la recepción del Informe / Acta de Recepción Instrumentos del proceso FORMULARIO SABS-01E FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD: CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS) FORMULARIO SABS-002 FORMATO: ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS FORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓN FORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN (RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN) FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓN FORMULARIO SABS-05A FORMATO: ACTA DE CONFORMIDAD DE PUBLICACIÓN FORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO

98 SABS-MPD Página 96 de 159

99 SABS-MPD Página 97 de 159 FORMULARIOS SABS

100 SABS-MPD Página 98 de FORMULARIOS Conforme a los cuadros de procesos descritos en el presente Manual de Procedimientos, a continuación se presenta un detalle de los formularios elaborados para su correspondiente aplicación (formatos adjuntos). Es necesario mencionar que el uso de estos formularios es de carácter orientativo y no restrictivo; pudiéndose adicionar información que se considere útil para una correcta implementación del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios en el INRA: Formularios DESCRIPCIÓN CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (INCLUYE CONSULTORIAS POR PRODUCTO: FIRMAS) SABS-001 Solicitud de Contratación Menor SABS-01B Solicitud de Contratación ANPE SABS-01C Solicitud de Contratación LPN SABS-01D Solicitud de Contratación por Excepción SABS-01E Solicitud de Contratación Directa de Bienes y Servicios SABS-002 Orden de Compra / Servicios SABS-003 Carta de Adjudicación SABS-03A Carta de Notificación SABS-004 Memo de designación: - Comisión / Responsable de Calificación SABS-04A Memo de designación: - De comisión / Responsable de Recepción o Fiscal / contraparte de Contrato SABS-005 Informe de Recepción SABS-05A Acta de Conformidad de Publicación SABS-006 Solicitud de Pago SABS-007 DBC Ajustado SABS-008 Cronograma SABS-009 Acta de Inspección Previa SABS-010 Acta de Reunión (Informativa) de Aclaraciones SABS-011 Registro de Recepción de Cotizaciones / Propuestas SABS-012 Acta de Lectura de Propuestas / Cotizaciones (ANPE) SABS-12A Acta de Apertura de Propuestas (LP) SABS-013 Cuadro Comparativo de Cotizaciones SABS-13B Informe de Evaluación (Contrataciones ANPE Propuestas/Cotizaciones) / Desierto SABS-13C Informe de Evaluación (Contrataciones LP) / Desierto s/n Criterios de Evaluación (ejemplo) s/n Convocatoria para Procesos ANPE Cotizaciones (ejemplo) CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES SABS RH 01a Solicitud de Inicio y Autorización (ANPE) SABS RH 01b Solicitud de Inicio y Autorización (Contratación Menor) SABS RH 02 Términos de Referencia SABS RH 03 Formulario PAC SABS RH 04 Invitación de Participación SABS RH 05 Memorándum de Designación SABS RH 06 Recepción de Propuestas SABS RH 07 Acta de Apertura SABS RH 08 Informe de Evaluación SABS RH 09 Evaluación de Proponentes SABS RH 10 Carta de Adjudicación SABS RH 11 Solicitud de Elaboración de Contratos SABS RH 12 Notificación de Contratación SABS RH 13 Formulario de Verificación de Propuesta (Contratación Menor)

101 SABS-MPD Página 99 de FORMULARIOS / CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (INCLUYE CONSULTORIAS POR PRODUCTO: FIRMAS) SOLICITUD DE CONTRATACION MODALIDAD: CONTRATACION MENOR, HASTA Bs D.S. NB SABS 0181 Formulario SABS-001 UNIDAD SOLICITANTE: FECHA: MEDIANTE LA PRESENTE SOLICITO, LA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRATACION DEL SIGUIENTE BIEN/SERVICIO : [Descripción del bien /servicio cuya contratación se requiere] PRECIO REFERENCIAL: IMPORTE DE LA CERTIFICACION PRESUP. INFORMACION RESPALDATORIA DEL PRECIO REFERENCIAL (SELECCIONAR Y ADJUNTAR EL DOCUMENTO) COTIZACION PROFORMA EMPRESA EMPRESA FECHA DE LA COTIZACION FECHA DE LA PROFORMA OTRO DOCUMENTO OTRO FECHA DEL DOCUMENTO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA AVALADAS POR PERSONAL TÉCNICO IDÓNEO (En caso de especificaciones muy extensas, el solicitante podrá adjuntar una hoja de especificaciones) FIRMA Y SELLO DEL PERSONAL TECNICO AVALANDO LAS ESPECIFICACIONES PRESENTADAS CONTROL DE DOCUMENTOS: (A ser llenado por el RPA) CERTIFICACION PRESUPUESTARIA INFORMACION RESPALDATORIA DEL PRECIO REFERENCIAL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA Autorizada la Contratación FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR, JEFE, RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE OBSERVACIONES: Aprobada la Adjudicación FIRMA Y SELLO DEL RPA Observado

102 SABS-MPD Página 100 de 159 UNIDAD SOLICITANTE: FECHA: MEDIANTE LA PRESENTE SOLICITO, LA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRATACION DEL SIGUIENTE BIEN/SERVICIO : [Descripción del bien /servicio cuya contratación se requiere] PRECIO REFERENCIAL: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN MODALIDAD: CONTRATACION ANPE, HASTA Bs D.S. NB SABS 0181 Formulario SABS-01B Item Monto IMPORTE DE LA CERTIFICACION PRESUP.: Partida Fte/Org Monto (por Item en caso de determinarse la adjudicación por Item) (por Partida en caso de determinarse la certificación por varias partidas pptarias.) Total 0,00 Total 0,00 RESPALDO DEL PRECIO REFERENCIAL (ADJUNTAR EL DOCUMENTO QUE CORRESPONDA) DOCUMENTO ADJUNTO QUE AVALA EL OBJETO DE LA CONTRATACIÓN (ELABORADO POR PERSONAL TÉCNICO IDÓNEO): MÉTODO DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN: CONFORME A LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN, SE REQUIERE CRITERIOS DE EVALUACIÓN CONTRATACIÓN A SER FORMALIZADA MEDIANTE: RÉGIMEN DE GARANTÍAS: [Seleccionar la(s) garantía(s) requerida(s) para el proceso de contratación] GARANTÍA DE SERIEDAD DE PROPUESTA: GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO: GARANTÍA DE CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO: GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO DE MAQUINARIA Y/O EQUIPO: FUNCIONARIO A CARGO DE ATENDER CONSULTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES (Nombre, Cargo y Correo Electrónico): ACTIVIDADES PREVIAS: [Seleccionar la(s) actividad(es) requerida(s) previa(s) a la Lectura de Propuestas / Cotizaciones. No es obligatoria ninguna de las actividades previas] INSPECCIÓN PREVIA: CONSULTAS ESCRITAS: REUNIÓN DE ACLARACIONES: PLAZOS PRE-ESTABLECIDOS: [Especificar plazos diferentes a los límites establecidos en el DS 181 y DBC modelo] PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS (mínimo 4 días h. -> Cuantías mayores a Bs 50,000 hasta Bs 200,000; mínimo 8 días h. -> Cuantías días hábiles mayores a Bs 200,001 hasta Bs 1,000,000.-): VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS: días calendario FIRMA Y SELLO DEL PERSONAL TECNICO AVALANDO LAS ESPECIFICACIONES PRESENTADAS CONTROL DE DOCUMENTOS: (A ser llenado por el RPA) CERTIFICACION PRESUPUESTARIA INFORMACION RESPALDATORIA DEL PRECIO REFERENCIAL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA CRITERIOS DE EVALUACIÓN Autorizada la Contratación FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR, JEFE, RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE OBSERVACIONES: Aprobada la Adjudicación FIRMA Y SELLO DEL RPA Observado

103 SABS-MPD Página 101 de 159 UNIDAD SOLICITANTE: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN MODALIDAD: CONTRATACION LICITACIÓN PÚBLICA D.S. NB SABS 0181 FECHA: MEDIANTE LA PRESENTE SOLICITO, LA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRATACION DEL SIGUIENTE BIEN/SERVICIO : [Descripción del bien /servicio cuya contratación se requiere] PRECIO REFERENCIAL: Formulario SABS-01C Item Monto IMPORTE DE LA CERTIFICACION PRESUP.: Partida Fte/Org Monto (por Item en caso de determinarse la adjudicación por Item) (por Partida en caso de determinarse la certificación por varias partidas pptarias.) Total 0,00 Total 0,00 RESPALDO DEL PRECIO REFERENCIAL (ADJUNTAR EL DOCUMENTO QUE CORRESPONDA) DOCUMENTO ADJUNTO QUE AVALA EL OBJETO DE LA CONTRATACIÓN (ELABORADO POR PERSONAL TÉCNICO IDÓNEO): MÉTODO DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN: CONFORME A LA MODALIDAD DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN, SE REQUIERE CRITERIOS DE EVALUACIÓN CONTRATACIÓN A SER FORMALIZADA MEDIANTE: CONTRATO RÉGIMEN DE GARANTÍAS: [Seleccionar la(s) garantía(s) requerida(s) para el proceso de contratación] GARANTÍA DE SERIEDAD DE PROPUESTA: GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO: GARANTÍA DE CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO: GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO DE MAQUINARIA Y/O EQUIPO: FUNCIONARIO A CARGO DE ATENDER CONSULTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES (Nombre, Cargo y Correo Electrónico): ACTIVIDADES PREVIAS: [Seleccionar la(s) actividad(es) requerida(s) previa(s) a la Lectura de Propuestas / Cotizaciones. No es obligatoria ninguna de las actividades previas] INSPECCIÓN PREVIA: CONSULTAS ESCRITAS: REUNIÓN DE ACLARACIONES: PLAZOS PRE-ESTABLECIDOS: [Especificar plazos diferentes a los límites establecidos en el DS 181 y DBC modelo] PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS (mínimo 15 días h.) días hábiles VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS días calendario FIRMA Y SELLO DEL PERSONAL TECNICO AVALANDO LAS ESPECIFICACIONES PRESENTADAS CONTROL DE DOCUMENTOS: (A ser llenado por el RPC) CERTIFICACION PRESUPUESTARIA INFORMACION RESPALDATORIA DEL PRECIO REFERENCIAL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA CRITERIOS DE EVALUACIÓN Autorizada la Contratación FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR, JEFE, RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE OBSERVACIONES: Aprobada la Adjudicación FIRMA Y SELLO DEL RPC Observado

104 SABS-MPD Página 102 de 159 UNIDAD SOLICITANTE: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN MODALIDAD: CONTRATACION POR EXCEPCIÓN D.S. NB SABS 0181 FECHA: Formulario SABS-01D MEDIANTE LA PRESENTE SOLICITO, LA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRATACION DEL SIGUIENTE BIEN/SERVICIO : [Descripción del bien /servicio cuya contratación se requiere] PRECIO REFERENCIAL: (por Item en caso de determinarse la adjudicación por Item) Item Monto IMPORTE DE LA CERTIFICACION PRESUP.: Partida Fte/Org Monto (por Partida en caso de determinarse la certificación por varias Total 0,00 partidas pptarias.) Total 0,00 RESPALDO DEL PRECIO REFERENCIAL (ADJUNTAR EL DOCUMENTO QUE CORRESPONDA) DOCUMENTO ADJUNTO QUE AVALA EL OBJETO DE LA CONTRATACIÓN (ELABORADO POR PERSONAL TÉCNICO IDÓNEO): DOCUMENTO ADJUNTO QUE AVALA LA JUSTIFICACIÓN DE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN (EXCEPCIÓN): DOCUMENTO ADJUNTO QUE RESPALDA LA DETERMINACIÓN DE LA EMPRESA PROVEEDORA DEL BIEN / SERVICIO: CONTRATACIÓN A SER FORMALIZADA MEDIANTE: RÉGIMEN DE GARANTÍAS: [Seleccionar la(s) garantía(s) requerida(s) para el proceso de contratación] GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO: GARANTÍA DE CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO: GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO DE MAQUINARIA Y/O EQUIPO: FUNCIONARIO A CARGO DE ATENDER CONSULTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES (Nombre, Cargo y Correos Electrónicos): CONTRATO PLAZOS PRE-ESTABLECIDOS: [Especificar plazos diferentes a los límites establecidos en el DS 181 y DBC modelo] VALIDEZ DE LA PROPUESTA / COTIZACIÓN días calendario FIRMA Y SELLO DEL PERSONAL TECNICO AVALANDO LAS ESPECIFICACIONES PRESENTADAS CONTROL DE DOCUMENTOS: (A ser llenado por la MAE) CERTIFICACION PRESUPUESTARIA INFORMACION RESPALDATORIA DEL PRECIO REFERENCIAL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA PROPUESTA TÉCNICA / ECONÓMICA FIRMA Y SELLO DE LA MAE Autorizada la Contratación Aprobada la Adjudicación Observado FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR, JEFE, RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE OBSERVACIONES:

105 SABS-MPD Página 103 de 159 Formulario SABS-01E SOLICITUD DE CONTRATACIÓN MODALIDAD: CONTRATACION DIRECTA DE BIENES Y SERVICIOS D.S. NB SABS 0181 UNIDAD SOLICITANTE: FECHA: MEDIANTE LA PRESENTE SOLICITO, LA AUTORIZACIÓN DE LA CONTRATACION DEL SIGUIENTE BIEN/SERVICIO : [Descripción del bien /servicio cuya contratación se requiere] PRECIO REFERENCIAL: (por Item en caso de determinarse la adjudicación por Item) Item Monto IMPORTE DE LA CERTIFICACION PRESUP.: Partida Fte/Org Monto (por Partida en caso de determinarse la certificación por varias Total 0,00 partidas pptarias.) Total 0,00 RESPALDO DEL PRECIO REFERENCIAL (ADJUNTAR EL DOCUMENTO QUE CORRESPONDA) DOCUMENTO ADJUNTO QUE AVALA EL OBJETO DE LA CONTRATACIÓN (ELABORADO POR PERSONAL TÉCNICO IDÓNEO): DOCUMENTO ADJUNTO QUE AVALA LA JUSTIFICACIÓN DE LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN (DIRECTA): DOCUMENTO ADJUNTO QUE RESPALDA LA DETERMINACIÓN DE LA EMPRESA PROVEEDORA DEL BIEN / SERVICIO: CONTRATACIÓN A SER FORMALIZADA MEDIANTE: RÉGIMEN DE GARANTÍAS: [Seleccionar la(s) garantía(s) requerida(s) para el proceso de contratación] GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO: GARANTÍA DE CORRECTA INVERSIÓN DEL ANTICIPO: GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO DE MAQUINARIA Y/O EQUIPO: FUNCIONARIO A CARGO DE ATENDER CONSULTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES (Nombre, Cargo y Correo Electrónico): VALIDEZ DE LA PROPUESTA / COTIZACIÓN días calendario FIRMA Y SELLO DEL PERSONAL TECNICO CONTROL AVALANDO DE DOCUMENTOS: LAS ESPECIFICACIONES (A ser llenado PRESENTADAS por el RPA/RPC) CERTIFICACION PRESUPUESTARIA INFORMACION RESPALDATORIA DEL PRECIO REFERENCIAL ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y/O TÉRMINOS DE REFERENCIA PROPUESTA TÉCNICA / ECONÓMICA FIRMA Y SELLO DEL RPA/RPC Autorizada la Contratación Aprobada la Adjudicación Observado FIRMA Y SELLO DEL DIRECTOR, JEFE, RESPONSABLE DE LA UNIDAD SOLICITANTE OBSERVACIONES:

106 SABS-MPD Página 104 de 159 FORMULARIO SABS-002 ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIO La Paz, [fecha] CITE: [Cite de la UGA Contrataciones] Señor [Representante / Proveedor] [Nombre de la Empresa Proveedora] [Dirección, teléfono, fax] [NIT ] Presente Ref: ORDEN DE COMPRA / SERVICIO: [Descripción del bien / servicio a ser adquirido / contratado] De mi consideración: Mediante la presente, tengo a bien dirigirme a usted para comunicarle que, conforme a Carta de Adjudicación y consecuentemente a los documentos presentados en respuesta a dicha nota, [razón social del empresa / persona seleccionada] deberá proveer los bienes / servicios detallados a continuación, de acuerdo a su oferta presentada (de fecha [fecha de presentación de propuesta/oferta]), respecto al proceso de referencia y al Decreto Supremo N 181 (Modalidad [Contratación Menor/ANPE/LP/Contratación Directa]): Item N DESCRIPCIÓN DEL BIEN / SERVICIO Unidad Cantidad Solicitada Precio Unitario en Bs Precio Total en Bs TOTAL GENERAL Tipo de Pago : Abono en cuenta Vía SIGMA Plazo de Ejecución / Tiempo de Entrega : [Definir el plazo de ejecución / tiempo de entrega (máximo 15 días calendario)] Lugar de Entrega : [Definir el lugar de entrega Ej. Calle Junín Nº 745 Esq. Indaburo / Dirección Nacional INRA] Con este motivo, saludo a usted muy atentamente. Cc. Archivo RPA

107 SABS-MPD Página 105 de 159 FORMULARIO SABS-003 CARTA DE ADJUDICACIÓN La Paz, [fecha] CITE: [Cite de la UGA Contrataciones] Señor [Representante / Proveedor] [Nombre de la Empresa Proveedora] [Dirección, teléfono, fax] [NIT ] Presente Ref.: CARTA DE ADJUDICACIÓN: [Identificación del Proceso MENOR, ANPE, LP, EXCEPCIÓN o DIRECTA] / [Descripción del bien / servicio a ser adquirido / contratado] De mi consideración: Mediante la presente, tengo a bien comunicar a usted que [nombre de la empresa adjudicada] ha sido adjudicada respecto al proceso de contratación de [Descripción del bien / servicio a ser adquirido / contratado 1 ], conforme a requerimiento del INRA y su propuesta recepcionada en el INRA en fecha [fecha de recepción], de acuerdo al siguiente detalle: N DESCRIPCIÓN DEL BIEN / SERVICIO Cantidad Solicitada Precio Unitario en Bs Precio Total en Bs TOTAL GENERAL Y conforme a las siguientes condiciones: Plazo de Ejecución / Tiempo de Entrega : [Definir el plazo de ejecución / tiempo de entrega] Monto de Adjudicación : [Conforme a la cotización / proforma / documento similar] 1 Información específica en un cuadro de detalle de ítems adjudicados, conforme al proceso de contratación.

108 SABS-MPD Página 106 de 159 Garantías 1 : [En consideración a que los Términos de Referencia de la consultoría contemplan el pago de hasta el 20% del monto total del contrato (anticipo), solicito haga llegar a esta Institución, una Garantía de Correcta Inversión de Anticipo por el 100% de dicho anticipo, a efectos de proceder con el desembolso.] 2 [De la misma manera, solicito haga llegar las garantías adicionales establecidas en los Términos de Referencia / especificaciones Técnicas (Cumplimiento de Contrato / Funcionamiento de Maquinaria y Equipo), a objeto de la elaboración del contrato correspondiente.] 3 Documentación Adicional 4 : Adicionalmente y de acuerdo a [normativa y/o DBC], solicito remitir en un plazo de [conforme lo establecido en la normativa], los siguientes documentos en original o fotocopia legalizada 5 ; a efectos de la elaboración y suscripción del respectivo [contrato / orden de compra / servicios] : [Detalle de la documentación requerida para la elaboración del contrato. De acuerdo a normativa y/o DBC] Con este motivo, saludo a usted con mis consideraciones más distinguidas. RPA Cc. Archivo 1 Las garantías serán requeridas, conforme se haya establecido en el DBC. 2 Incluir en caso de que el proceso contemple el pago de un anticipo. 3 Incluir en caso de que el proceso contemple garantías adicionales. 4 La documentación adicional será requerida, conforme se haya establecido en el DBC. 5 Fotocopia simple, en caso de corresponder. Página 1 de 1

109 SABS-MPD Página 107 de 159 FORMULARIO SABS-03A CARTA DE NOTIFICACIÓN La Paz, [fecha] CITE: [Cite de la UGA Contrataciones] Señor [Representante / Proveedor] [Nombre de la Empresa Proveedora] [Dirección, teléfono, fax] [NIT ] Presente Ref.: CARTA DE NOTIFICACIÓN: [Identificación del Proceso EXCEPCIÓN] / [Descripción del bien / servicio a ser adquirido / contratado] De mi consideración: Mediante la presente, tengo a bien comunicar a usted que [nombre de la empresa adjudicada] ha sido elegida respecto al proceso de contratación de [Descripción del bien / servicio a ser adquirido / contratado 1 ], conforme a requerimiento del INRA y su propuesta recepcionada en el INRA en fecha [fecha de recepción], de acuerdo al siguiente detalle: N DESCRIPCIÓN DEL BIEN / SERVICIO Cantidad Solicitada Precio Unitario en Bs Precio Total en Bs TOTAL GENERAL Y conforme a las siguientes condiciones: Plazo de Ejecución / Tiempo de Entrega : [Definir el plazo de ejecución / tiempo de entrega] Monto a ser Contratado : similar] [Conforme a la cotización / proforma / documento Garantías 2 : 1 Información específica en un cuadro de detalle de ítems adjudicados, conforme al proceso de contratación. 2 Las garantías serán requeridas, conforme se haya establecido en el DBC.

110 SABS-MPD Página 108 de 159 [En consideración a que los Términos de Referencia de la consultoría contemplan el pago de hasta el 20% del monto total del contrato (anticipo), solicito haga llegar a esta Institución, una Garantía de Correcta Inversión de Anticipo por el 100% de dicho anticipo, a efectos de proceder con el desembolso.] 1 [De la misma manera, solicito haga llegar las garantías adicionales establecidas en los Términos de Referencia / especificaciones Técnicas (Cumplimiento de Contrato / Funcionamiento de Maquinaria y Equipo), a objeto de la elaboración del contrato correspondiente.] 2 Documentación Adicional 3 : Adicionalmente y de acuerdo a [normativa y/o DBC], solicito remitir en un plazo de [conforme lo establecido en la normativa], los siguientes documentos en original o fotocopia legalizada 4 ; a efectos de la elaboración y suscripción del respectivo [contrato / orden de compra / servicios] : [Detalle de la documentación requerida para la elaboración del contrato. De acuerdo a normativa y/o DBC] Con este motivo, saludo a usted con mis consideraciones más distinguidas. DGAF Cc. Archivo 1 Incluir en caso de que el proceso contemple el pago de un anticipo. 2 Incluir en caso de que el proceso contemple garantías adicionales. 3 La documentación adicional será requerida, conforme se haya establecido en el DBC. 4 Fotocopia simple, en caso de corresponder. Página 1 de 1

111 SABS-MPD Página 109 de 159 FORMULARIO SABS-004 MEMO DE DESIGNACIÓN (CALIFICACIÓN) M E M O R A N D U M DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DGAF Nº [Correlativo Contrataciones]/20.. La Paz, [fecha] DESIGNACIÓN: COMISIÓN DE CALIFICACIÓN / RESPONSABLE DE CALIFICACIÓN Nombres y Apellidos: [Nombres y Cargos] REFERENCIA DEL PROCESO: [Identificación del proceso, incluyendo: número, descripción del objeto de contratación / adquisición y número de CUCE en procesos vía SICOES] De mi consideración: Por el presente y en mi calidad de Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública RPC / Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo RPA del INRA y en cumplimiento al Inciso d) del Artículo 33 del DS 181 / Inciso c) del Artículo 34 del DS 181, tengo a bien comunicar a usted[es] con relación al proceso de referencia, que ha[n] sido designado[s] Responsable de Calificación / Comisión de Calificación, con responsabilidad de la apertura y lectura de cotizaciones - propuestas y calificación de las propuestas, posterior elaboración del informe y recomendación de adjudicación, con dedicación exclusiva y que será de manera pública. Para tal efecto deberá[n] coordinar esta actividad la Unidad de Gestión Administrativa Adquisiciones y la Unidad Solicitante. Sin otro particular, saludo a usted[es] muy atentamente. Adj. DBC cc. Archivo

112 SABS-MPD Página 110 de 159 FORMULARIO SABS-04A MEMO DE DESIGNACIÓN (RECEPCIÓN) M E M O R A N D U M DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DGAF Nº [Correlativo Contrataciones]/20.. La Paz, [fecha] DESIGNACIÓN: COMISIÓN DE RECEPCIÓN / RESPONSABLE DE RECEPCIÓN / FISCAL DE CONTRATO / CONTRAPARTE DE CONTRATO Nombres y Apellidos: [Nombres y Cargos] REFERENCIA DEL PROCESO: [Identificación del proceso, incluyendo: número, descripción del objeto de contratación / adquisición y número de CUCE en procesos vía SICOES] De mi consideración: Por el presente y en mi calidad de Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública RPC / Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo RPA del INRA y en cumplimiento a lo dispuesto en Resolución Administrativa Nº./20.. de fecha de /, tengo a bien comunicar a ustedes con relación al proceso de referencia, que ha[n] sido designado[s] Comisión de Recepción / Responsable de Recepción / Fiscal de Contrato / Contraparte de Contrato, conforme al proceso de referencia; con la responsabilidad de recepcionar todos los productos determinados en los/las Términos de Referencia / Especificaciones Técnicas; y aprobar los informes que correspondan, para dar curso con los consecuentes pagos. Para tal efecto deberá[n] coordinar esta actividad la Unidad de Gestión Administrativa Adquisiciones y la Unidad Solicitante. Sin otro particular, saludo a usted[es] muy atentamente. Adj. Copia de Contrato / Orden de Compra / Orden de Servicios cc. Archivo

113 SABS-MPD Página 111 de 159 INFORME DE RECEPCIÓN INRA /20.. FORMULARIO SABS-005 INFORME DE RECEPCIÓN A:. /. RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE LICITACIÓN PÚBLICA (RPC) RESPONSABLE DEL PROCESO DE CONTRATACION DE APOYO NAL. A LA PRODUCCION Y EMPLEO (RPA) De: [Responsable de Recepción / Comisión de Recepción (nombres de los funcionarios] Ref.: PROCESO [Número del proceso y objeto de la contratación] Fecha: La Paz, [fecha] 1. ANTECEDENTES [Síntesis del proceso de contratación, hasta la suscripción del o los contratos con la / las empresas adjudicadas]. 2. DESIGNACIÓN DE COMISIÓN En fecha [fecha del memorándum de designación], mediante Memorandum [número del memorándum de designación], suscrito por el [RPC / RPA según corresponda] en su calidad de Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública / Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo, designa la comisión de recepción conformada por los funcionarios: [nombre] [nombre] [nombre] [cargo] [cargo] [cargo] 3. RECEPCIÓN DE LOS BIENES / SERVICIOS De acuerdo a la designación efectuada, nota de adjudicación y contrato suscrito, se procedió a la recepción de los ítems detallados a continuación, en oficinas del INRA Nacional Calle Junín esq. Indaburo Nº 745: Item Descripción Proveedor # [descripción] [proveedor del ítem] Fecha Recepcionada [fecha recepcionada] Observaciones [aspectos adicionales relevantes]

114 SABS-MPD Página 112 de VERIFICACION DE LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Cumple Observaciones SI NO (especificar el porqué no cumple) [detalle especificación recepcionada] [Si] [No] [justificación adicional] N Característica ofertada Característica recepcionada # [detalle especificación técnica requerida] 2. CONCLUSIONES De acuerdo a la verificación realizada, esta comisión de recepción manifiesta su [conformidad / no conformidad] en cuanto a los ítems recepcionados en la cantidad solicitada, además del cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas y ofertadas en propuestas / cotizaciones. Es cuanto tenemos a bien informar, para los fines consiguientes. Firmas de los miembros de la Comisión de Recepción:

115 SABS-MPD Página 113 de 159 ACTA DE CONFORMIDAD (para Solicitud de Pago) Formulario SABS-05A Fecha: Unidad Ejecutora: [Fecha de emisión de la conformidad] [Unidad Ejecutora que manifiesta la conformidad de (l) (los) producto(s)] Nombre / Razón Social: [Nombre de la empresa / persona adjudicada] NIT: [Número de NIT de la empresa / persona adjudicada] Productos cuya conformidad, se emite mediante el presente documento: N Fecha de Recepción Descripción del Producto Unidad Cantidad 1 2 Precio Unitario En Bs Precio Total En Bs OBSERVACIONES: Como constancia y veracidad del presente Acta, firmo al pie del presente documento: Fima: Nombres y Apellidos Cargo:

116 SABS-MPD Página 114 de 159 FORMULARIO SABS-006 SOLICITUD DE PAGO La Paz, [fecha] CITE: [Cite de la UGA Contrataciones] Señor [Nombre del Jefe de la UGF] JEFE UNIDAD DE GESTIÓN FINANCIERA Presente Ref: Solicitud de Pago [identificación de pago: anticipo / primer pago / segundo pago / pago final / etc.] / Contrato de [objeto de la contratación] / [Descripción de la contratación] De mi consideración: Mediante la presente, tengo a bien solicitar se sirva instruir a quien corresponda, realizar el [identificación de pago] a la empresa [nombre del proveedor], respecto al contrato de referencia, conforme al siguiente detalle: Unidad Solicitante [unidad solicitante] Descripción - contrato [Descripción del contrato] [Detalle del pago: Ej. Pago de anticipo: 20% del monto total del contrato] Nº Factura [N de factura] Importe (Bs) [Importe total] Retención [Detalle de las retenciones a ser aplicadas: % y concepto] Total a Pagar Bs [Importe a pagar: Total - Retenciones] Para el efecto, adjunto se remite la siguiente documentación: F Detalle de toda la documentación que se adjunta a la presente Orden de Pago. De manera obligatoria debe adjuntarse factura original, copia de las boletas / pólizas de garantía establecidas en el contrato, además de todo el proceso de contratación en original. Copia de la documentación que certifique el pago, debe ser remitida a la Unidad de Gestión Administrativa, una vez el mismo haya sido efectivizado. Con este motivo, saludo a usted muy atentamente.. Adj. Lo indicado. C.c. Arch.

117 SABS-MPD Página 115 de 159 DBC AJUSTADO (Artículo 46 del D.S. 181) SOLICITUD DE COTIZACIÓN PROCESO INRA ANPE Nº OFICINA: Formulario SABS / 20.. CONCEPTO: [Descripción del bien / servicio que se requiere contratar] El Instituto Nacional de Reforma Agraria, le invita a presentar una cotización conforme al siguiente requerimiento: ITEM DETALLE UNIDAD CANTIDAD 1 2 Precio Unitario En Bs Precio Total En Bs Por favor cotizar en documento (cotización / proforma) propio de su empresa, conforme a las especificaciones solicitadas. Términos de Referencia Especificaciones Técnicas CONDICIONES DE LA CONTRATACIÓN: PRECIO REFERENCIAL: FORMA DE PAGO: MÉTODO DE EVALUACIÓN: CRITERIOS DE EVALUACIÓN: (1) PLAZO DE REALIZACIÓN DEL SERVICIO / SUMINISTRO DEL BIEN: (2) VALIDEZ DE LA COTIZACIÓN (en días calendario) (2) CONTRA ENTREGA Enviar cotización a: Plazo de Presentación de Cotización GARANTÍAS: GARANTÍA DE SERIEDAD DE PROPUESTA: GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DE CONTRATO: GARANTÍA DE FUNCIONAMIENTO DE MAQUINARIA Y/O EQUIPO: DOCUMENTACIÓN QUE DEBE ADJUNTARSE A LA COTIZACIÓN: (2) OBSERVACIONES: Formulario A-1: Presentación de la Cotización Formulario A-2: Identificación del Proponentes Formulario B-1: Oferta Económica Formulario C-1: Oferta Técnica SELLO DE RECEPCIÓN EMPRESA (1) En caso de requerirse conforme al Método de Evaluación, deberán adjuntarse al DBC Ajustado, los Criterios de Evaluación a utilizarse. (2) Estos aspectos y documentos, deben mencionarse e incluirse obligatoriamente en la cotizaciones presentadas por las empresas proponentes.

118 SABS-MPD Página 116 de 159 CRONOGRAMA DE PROGRAMACIÓN Y SEGUIMIENTO OBJETO: [Objeto de la Contratación / Denominación conforme a la solicitud de contratación] MODALIDAD: SOLICITANTE: [Nombre de la Unidad Solicitante del Proceso de Contratación] PRECIO REF.: [Monto del Precio Referencial] GESTIÓN: [Año] CONVOCATORIA: PUBLICACIÓN: Formulario SABS Inspección Previa (DBC), organizada por el Profesional en Adquisiciones y la Unidad Solicitante. 6 7 Reunión de Aclaración. Respuesta a las consultas escritas. Acta de aclaraciones Recepción de propuestas / cotizaciones (Formulario de Registro) ETAPAS / ACTIVIDADES Solicitud de adquisición / contratación (cert. presup., esp. tec./ TdR rubricados, precio referencial y método de evaluación) Revisión y autorización de la contratación solicitada, al Profesional en Adquisiciones. Autorización expresa para el inicio del proceso de adquisición / contratación. Elaboración del DBC y el cronograma del proceso. - Plazo de presentación de propuestas en ANPE: mínimo 4 días hábiles / Cuantías mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 200, Plazo de presentación de propuestas en ANPE: mínimo 8 días hábiles / Cuantías mayores a Bs 200,001.- hasta Bs 1.000,000.- Aprobación del DBC y el cronograma del proceso. Llenado del Formulario 100 / SICOES, publicación en SICOES, mesa de partes (pág Web respecto a servicios de consultoría), y opcionalmente en medio de comunicación alternativo de carácter público. TOTAL INICIO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN (DÍAS) El Profesional en Adquisiciones coordinará las respuestas a las consultas escritas. Los potenciales proponentes podrán realizar consultas escritas hasta 1 día antes de la Reunión de Aclaraciones. Probable ajuste del DBC, y remisión a la DGAJ solicitando la elaboración de la Res. Adm. de aprobación del DBC (en caso de Licitaciones Públicas. Los procesos ANPE no requieren aprobación del DBC mediante Res. Adm.). Elaboración de la Res. Adm. que aprueba el DBC y remisión al RPC para su firma (en caso de Licitaciones Públicas. Los procesos ANPE no requieren aprobación del DBC mediante Res. Adm.). Aprobación del DBC con la firma de la Res. Adm., y remisión al Profesional en Adquisiciones (en caso de Licitaciones Públicas. Los procesos ANPE no requieren aprobación del DBC mediante Res. Adm.). Publicación de la Res. Adm. en el SICOES, mediante el Formulario 120 / SICOES. Notificación a los proponentes asistentes en la Reunión de Aclaración (en caso de Licitaciones Públicas. Los procesos ANPE no requieren aprobación del DBC mediante Res. Adm.). Designación de la Comisión de Calificación dentro de los dos (2) días calendarios previos a la apertura de propuestas. Apertura de propuestas (s/g cronograma del DBC). Lectura de proponentes y precios ofertados. Elaboración del Acta de Apertura de Propuestas. TOTAL PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS (DÍAS) Análisis y evaluación (confidencial) de propuestas. Elaboración del informe de evaluación de propuestas y recomendación (firma y rúbrica en todas las hojas), dirigido al RPC Plazos s/g DS 181 y Responsable RE (# de días) # días hábiles a partir de la publicación en el SICOES Programación Realización Fecha Dìas Fecha Dìas Producto Observaciones 16 Revisión y aprobación del Informe de Evaluación (Comisión Calificadora), y remisión a la DGAJ para la elaboración de la Res. Adm. de Adjudicación o Declaratoria Desierta (en caso de Licitaciones Públicas y ANPE mayores a Bs 50,000. Los procesos ANPE hasta Bs 200,000.- no requieren adjudicación mediante Res. Adm.). 17 Firma de la Res. Adm. de Adjudicación o Declaratoria Desierta, remisión al Profesional en Adquisiciones (en caso 18 de Licitaciones Públicas y ANPE mayores a Bs 200,000. Los procesos ANPE hasta Bs 200,000.- no requieren adjudicación mediante Res. Adm.). Notificación de la Adjudicación (de la Res. Adm. Si corresponde) y resumen de resultados de evaluación. 19 Informando que el plazo para la presentación de un recurso de impugnación es de 3 días, siguientes a la notificación, en caso de existir Res Adm. De no existir impugnación; solicitud escrita para la presentación de documentos requeridos en el DBC. - Plazo 4 días hábiles (procesos ANPE, en cuantías mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 200,000.-) Plazo 4 días hábiles adiconales a los 3 días de probable impugnación (procesos ANPE, en cuantías mayores a Bs 200,000.- hasta Bs 1.000,000.-). - Plazo 10 días hábiles (15 días para empresas extranjeras) adicionales a los 3 días de probable impugnación. 21 Presentacion de documentos dispuestos en el DBC Remisión de documentos presentados por el proveedor a la DGAJ para elaboración del contrato 24 Verificación y Revisión de los documentos solicitados 25 Elaboración y suscripción de contrato, y remisión a la MAE 26 Suscripción del contrato, y remisión al RPC para firma del proveedor TOTAL EVALUACIÓN, ADJUDICACIÓN Y SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO (DÍAS) Remisión de Contrato, DBC a la comisión de recepción / fiscal, DGAJ, MAE, Proveedor/Consultor Designación de Fiscal de Seguimiento y Control. 27 Emisión de Orden de Proceder. Instrucción de pago a la UGF (en caso de definirse anticipo). Llenado del Formulario 200 / SICOES (adjudicación y contrato) (máximo 10 días hábiles a partir de la 28 fecha de firma del contrato/entrega de Orden de Compra/Servicios) Recepción del bien y emisión de conformidad a través del Acta / Informe de Conformidad (en cumplimiento a 29 términos, condiciones del Contrato y DBC); remitiendo dicho documento a la MAE cc/dgaf. Recepción del Acta / Informe de Conformidad y previa aprobación, autorización de pago remitiendo toda la 30 documentación de respaldo, con el apoyo de la Unidad Administrativa. 31 Procesamiento de Pago, conforme lo dispuesto en el contrato / Orden de Compra-Servicios, suscrito 32 Provisión del bien / prestación del servicio (Informe de recepción) 33 Res. Adm. de Adjudicación o Declaratoria Desierta (en caso de Licitaciones Públicas y ANPE mayores a Bs 200,000. Los procesos ANPE hasta Bs 200,000.- no requieren adjudicación mediante Res. Adm.). Elaboración de la Orden de Compra / Orden de Servicios, para su suscripción y remisión a la empresa / persona adjudicada. Paso 27 Llenado del Formulario 500 / SICOES (recepción del bien / servicio) (máximo 10 días hábiles a partir de la fecha de recepción del bien / servicio) TOTAL PROCESO DE CONTRATACIÓN (DÍAS) Conforme al plazo dispuesto en el Paso 20 OBSERVACIONES. Nota. La identificación de etapas / actividades del cronograma, deberá ser conforme a la modalidad de contratación FECHA REPORTE: [Fecha de impresión del cronograma]

119 SABS-MPD Página 117 de 159 FORMULARIO SABS-009 ACTA DE INSPECCIÓN PREVIA CONVOCATORIA [Código del Proceso de Contratación] [NOMBRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN] ACTA DE INSPECCIÓN PREVIA En la ciudad de [ciudad], oficinas del Instituto Nacional de Reforma Agraria [(dirección de las oficinas)], a Hrs. [hora] del día [fecha], se realizó la visita de Inspección Previa conforme al cronograma de la Convocatoria [Código y Número de Convocatoria] para la [Objeto de la contratación] ; proceso que se ejecuta en el marco del Decreto Supremo Nº 181. A la mencionada Inspección Previa asistieron por parte de las empresas interesadas en participar del proceso en cuestión, las siguientes personas: N Nombres y Apellidos Empresa INSPECCIÓN. Conforme al propósito de la Inspección Previa, los representantes de las citadas empresas, realizaron la inspección de lo siguiente: [Detalle de las oficinas, ambientes, equipos, maquinaria, documentos, etc. objeto de la inspección previa] OBSERVACIONES. [Detalle de todas las observaciones que se hubiesen presentado, citando el origen de la observación: representante de empresa potencial proponente, funcionario del INRA, etc.] La visita de Inspección Previa, concluyó a hrs [hora] por lo que se dio por concluida esta actividad, firmando los presentes: Por las empresas asistentes: Nombres y Apellidos C.I. Empresa Teléfono / fax Firma

120 SABS-MPD Página 118 de 159 Por el INRA: FIRMA DE FUNCIONARIOS PRESENTES EN LA VISITA DE INSPECCIÓN PREVIA: Nombre Cargo Firma

121 SABS-MPD Página 119 de 159 FORMULARIO SABS-010 ACTA DE REUNIÓN DE ACLARACIONES CONVOCATORIA [Código del Proceso de Contratación] [NOMBRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN] ACTA DE REUNIÓN [INFORMATIVA] DE ACLARACIONES En la ciudad de [ciudad], oficinas del Instituto Nacional de Reforma Agraria [(dirección de las oficinas)], a Hrs. [hora] del día [fecha], se procedió a la Reunión [ Informativa en caso de procesos ANPE] de Aclaraciones, conforme al cumplimiento del Cronograma dispuesto en el Documento Base de Contratación del proceso [Código y Número del Proceso], para la [Objeto de la contratación] ; proceso que se ejecuta en el marco del Decreto Supremo Nº 181. En representación del INRA (Unidad Solicitante y Área Administrativa), estuvieron presentes en dicho acto, los siguientes funcionarios: Nombres y Apellidos Cargo Las empresas asistentes fueron: Empresa 1. CONSULTAS ESCRITAS. Se dio inicio al acto informando, que se recepcionaron [# de consultas] consultas por escrito en el plazo estipulado, remitidas por las empresas: [empresas que hubiesen remitido consultas escritas]. A continuación, el contenido de dichas consultas y las aclaraciones del INRA. Consultas [nombre de la empresa consultante] [a. Consulta in extenso presentada por la empresa consultante] Aclaración - INRA [a. Aclaración manifestada por el INRA]

122 SABS-MPD Página 120 de 159 [Se registran todas las consultas presentadas por todas las empresas potenciales proponentes, y las respectivas aclaraciones emitidas por el INRA] 1. CONSULTAS REUNIÓN INFORMATIVA. Durante la Reunión Informativa de Aclaraciones, se presentaron las siguientes consultas: Empresa [nombre de la empresa consultante] Consultas [nombre de la empresa consultante] [a. Consulta in extenso presentada por la empresa consultante] Aclaración - INRA [a. Aclaración manifestada por el INRA] [De la misma manera, se registran todas las consultas presentadas por todas las empresas potenciales proponentes, y las respectivas aclaraciones emitidas por el INRA] OBSERVACIONES. [Detalle de todas las observaciones que se hubiesen presentado, citando el origen de la observación: representante de empresa potencial proponente, funcionario del INRA, etc.] 2. CONCLUSIÓN DE LA REUNIÓN DE ACLARACIONES Siendo las [hora] horas del día [fecha], se da por concluida la reunión de aclaraciones; por cuanto los presentes firman a continuación. Por las empresas asistentes: Nombres y Apellidos C.I. Empresa Teléfono / fax Firma

123 SABS-MPD Página 121 de 159 Por el INRA: FIRMA DE FUNCIONARIOS PRESENTES EN LA LECTURA DE PROPUESTAS: Nombre Cargo Firma

124 SABS-MPD Página 122 de 159 REGISTRO DE RECEPCION DE COTIZACIONES / PROPUESTAS PROCESO DE CONTRATACIÓN [Código del Proceso de Contratación] [NOMBRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN] Formulario SABS-011 Nº NOMBRE EMPRESA NOMBRE Y APELLIDOS DE PERSONA QUE ENTREGA SOBRE 1 [LUGAR], [FECHA] TELÉFONO / FAX FIRMA FECHA HORA A HRS.... SE CIERRA EL REGISTRO DE RECEPCIÓN DE PROPUESTAS / COTIZACIONES. Firma(s) del (de la) Responsable de Calificación / Comisión Calificadora y UGA:

125 SABS-MPD Página 123 de 159 FORMULARIO SABS-012 ACTA DE LECTURA DE COTIZACIONES / PROPUESTAS (ANPE) CONVOCATORIA [Código del Proceso de Contratación] [NOMBRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN] CUCE Nº [Número de CUCE] ACTA DE LECTURA DE COTIZACIONES / PROPUESTAS En la ciudad de [ciudad], oficinas del Instituto Nacional de Reforma Agraria [(dirección de las oficinas)], a Hrs. [hora] del día [fecha], cumpliendo el cronograma establecido para la realización del presente proceso de contratación, se realizó el acto de lectura de cotizaciones / propuestas recepcionadas respecto al proceso: [Código del Proceso de Contratación], dentro del plazo estipulado para la: [OBJETO DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN] Nº EMPRESAS PROPONENTES ITEMS PRESENTA PROPUESTA TÉCNICA MONTO DE LA PROPUESTA ECONÓMICA Al mencionado acto, asistieron representantes de las siguientes empresas ofertantes: EMPRESAS

126 SABS-MPD Página 124 de 159 FIRMA DE FUNCIONARIOS DEL INRA PRESENTES EN LA LECTURA DE PROPUESTAS / COTIZACIONES: Nombre Cargo Firma FIRMA DE REPRESENTANTES DE EMPRESAS OFERTANTES, PRESENTES EN LA LECTURA DE PROPUESTAS / COTIZACIONES: Nombres y Apellidos C.I. Empresa Teléfono / fax Firma El acto concluyó a horas [hora de finalización] La Paz, [fecha]

127 SABS-MPD Página 125 de 159 FORMULARIO SABS-12A ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS / LICITACIONES CONVOCATORIA [Código del Proceso de Contratación] [NOMBRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN] CUCE Nº [Número de CUCE] ACTA DE APERTURA DE PROPUESTAS / LICITACIONES En la ciudad de [ciudad], oficinas del Instituto Nacional de Reforma Agraria [(dirección de las oficinas)], a Hrs. [hora] del día [fecha], cumpliendo el cronograma establecido para la realización del presente proceso de licitación, se realizó el acto de apertura de propuestas recepcionadas respecto al proceso: [Código del Proceso de Contratación], dentro del plazo estipulado para el efecto. IDENTIFICACION. F [Código de Proceso de Licitación y # de Convocatoria] OBJETO DE LA LICITACIÓN. F [Objeto de la Licitación) PROPONENTES PRESENTADOS. Conforme al registro de presentación de propuestas, las empresas que presentaron sus propuestas respecto a la [Código del Proceso de Licitación y # de Convocatoria ], son las siguientes (por orden de registro): Nº EMPRESA 1 2 VERIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA. [El cuadro siguiente, deberá ser llenado uno por cada propuesta presentada] DATOS GENERALES DEL PROCESO CUCE : Objeto de la contratación : Nombre del Proponente : Propuesta Económica : Número de Páginas de la Propuesta : REQUISITOS EVALUADOS DOCUMENTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS FORMULARIO A-1. Presentación de Propuesta. Verificación Evaluación Preliminar (Acto de Apertura) (Sesión Reservada) PRESENTÓ Pagina N SI NO CONTINUA DESCALIFICA

128 SABS-MPD Página 126 de 159 FORMULARIO A-2a o Formulario A-2b. Identificación del Proponente, según corresponda. Garantía de Seriedad de Propuesta. PROPUESTA TÉCNICA FORMULARIO C-1. Especificaciones Técnicas. FORMULARIO C-2. Condiciones Adicionales. PROPUESTA ECONÓMICA FORMULARIO B-1. Propuesta Económica. OBSERVACIONES. [Detallar las observaciones que se hubiesen presentado durante el acto de apertura de propuestas, citando el origen de la observación] Concluida la lectura de la documentación presentada por los proponentes, a hrs. [hora de finalización del acto] se dio por concluido el acto de apertura de propuestas. FIRMA DE FUNCIONARIOS DEL INRA PRESENTES EN LA LECTURA DE PROPUESTAS / COTIZACIONES: Nombre Cargo Firma [Comisión Calificadora] [Comisión Calificadora] [Comisión Calificadora] [Asesor Legal] FIRMA DE REPRESENTANTES DE EMPRESAS OFERTANTES, PRESENTES EN LA APERTURA DE PROPUESTAS: NOMBRE EMPRESA TELÉFONO FIRMA

129 SABS-MPD Página 127 de 159 CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES PROCESO DE CONTRATACIÓN [Código del Proceso de Contratación] [NOMBRE DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN] Formulario SABS-013 [LUGAR], [FECHA] PROPONENTES Proponente 1 Proponente 2 Proponente 3 Proponente n ITEM DETALLE UNIDAD CANTIDAD Precio Unit. Total Precio Unit. Total Precio Unit. Total Precio Unit. Total [#] [nombre de cada ítem] [unidad] [#] [#] # VALOR! [#] # VALOR! [#] # VALOR! [#] # VALOR! TOTAL GENERAL # VALOR! # VALOR! # VALOR! # VALOR! RECOMENDACIÓN: CONFORME A EVALUACIÓN DE LAS COTIZACIONES RECEPCIONADAS, EL / LA RESPONSABLE / COMISIÓN DE CALIFICACIÓN, RECOMIENDA LA ADJUDICACIÓN CONFORME AL SIGUIENTE DETALLE: PROVEEDOR ITEMS ADJUDICADOS OBSERVACIONES ELABORADO POR: APROBADO POR:

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