GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

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1 SISTEMA NACIONAL DE DEFENSA CIVIL Ayuda Humanitaria Proyecto Preparación ante Desastre sismico y/o tsunami y recuperación temprana en Lima y Callao GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

2 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA

3 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DE PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA Perú, Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI), Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). 60 pag. Guía metodológica para la formulación de planes de operaciones de emergencia. Lima: INDECI/PNUD, 2011 PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA/ SISMOS/TSUNAMI/PERÚ Proyecto INDECI-PNUD-.ECHO Preparación ante desastre sísmico y/o tsunami y recuperación temprana en Lima y Callao Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI: Gral. EP R Luis Palomino Rodríguez Jefe del INDECI Representante Residente del PNUD en Perú: Rebeca Arias Oficial de Programa: James Leslie Responsables de la publicación: Crnel. EP R Guillermo Alvizuri Valiente Luis Gamarra, Coordinador Proyecto PNUD-INDECI-ECHO Consultoras: Ana Campos García, Diana Marcela Rubiano Vargas, Carolina Díaz Revisión: Alfredo Zerga Ocaña, Luis Gamarra Tong, Crnel. EP r Guillermo Alvizuri Valiente. Diseño y diagramación: Akeimi Andrea Velasquez Ortega Impresión: Ediciones Novaprint Lima - Perú Ejemplares: D.L. Impreso en Lima Perú, febrero de 2011 Cualquier parte de este documento podrá reproducirse siempre y cuando se reconozca la fuente y la información no se utilice con fines de lucro. Agradeceremos cualquier comentario o sugerencia de los lectores. Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo técnico y/o financiero del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea (ECHO), el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). La inclusión de sus logotipos no implica que apruebe o respalde las posiciones expresadas en este documento. 3

4 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. TABLA DE CONTENIDO PARTE I. INTRODUCCIÓN A LA GUÍA 1. QUÉ CONTIENE ESTA GUÍA, A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA Y CÓMO ESTÁ ORGANIZADA? 1.1 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCES DE LA GUÍA 1.2 OBJETIVOS DE LA GUÍA 1.3 GRUPO OBJETIVO 1.4 ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA 2. CUÁLES SON LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA FORMULACIÓN DE UN PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)? 3. CÚALES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)? 3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE 3.2 DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS 3.3 PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES 4. CÓMO DEFINIR EL CAPÍTULO DE LA INTRODUCCIÓN AL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA? 4.1 ANTECEDENTES 4.2 OBJETIVOS DEL PLAN 4.3 ALCANCES 4.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA 4.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES 4.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN 5. CÓMO FORMULAR EL MARCO CONCEPTUAL, LEGAL Y LA ORGANIZACIÓN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS? 5.1 MARCO CONCEPTUAL 5.2 MARCO LEGAL 5.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL O REGIONAL Y DE SU COMITÉ DE DEFENSA CIVIL 6. CÓMO IDENTIFICAR LA SITUACIÓN ACTUAL Y DEFINIR EL DIAGNÓSTICO DE RIESGO DEL AREA DE INCIDENCIA DEL POE? 6.1 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD TERRITORIAL 6.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS Análisis de peligros Análisis de vulnerabilidad Desastres históricos Análisis de riesgo

5 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE PARTE III. DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS CUÁLES SON LOS ALCANCES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA? 7.1 FASES OPERATIVAS 7.2 CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS CUÁLES SON LAS AREAS FUNCIONALES, TAREAS DE RESPUESTA Y QUIÉNES SON LOS RESPONSABLES? AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIÓN DE FUNCIONES CÚAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADO PARA EL MANEJO DE EMERGENCIAS? 10. QUÉ RECURSOS SE NECESITAN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS Y CÓMO SE PUEDE HACER EL INVENTARIO? PARTE IV. PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE CUÁLES SON LOS MECANISMOS DE IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN Y CONTROL DEL PLAN? NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN CONTROL, COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN ENTRE NIVELES TERRITORIALES SISTEMAS DE ALERTA PROTOCOLOS O PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN 57 BIBLIOGRAFÍA 59 5

6 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. LISTA DE GRÁFICOS Figura 1. Organización de la Guía Metodológica para la formulación de Planes de Operaciones de Emergencia Figura 2. Procesos y pasos para la Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia... Figura 3. Esquema general de la introducción del POE... Figura 4. Esquema general del marco referencial del POE... Figura 5. Esquema general del diagnóstico del POE... Figura 6. Esquema general del concepto de operaciones del POE... Figura 7. Esquema general de áreas funcionales y tareas de respuesta del POE... Figura 8. Esquema del modelo organizacional del POE... Figura 9. Esquema del inventario de recursos del POE... Figura 10.Esquema de implementación y control del POE LISTADO DE EJEMPLOS Ejemplo 1. Objetivos del POE... Ejemplo 2. Alcances del POE... Ejemplo 3. Principios del POE... Ejemplo 4. Estructura y organización del POE... Ejemplo 5. Ejemplos de los algunos conceptos que pueden ser considerados en el POE... Ejemplo 6. Ejemplos de algunos elementos legales vigentes a la fecha de formulación de la presente Guía que pueden ser considerados en el POE... Ejemplo 7. Ejemplos estructura organizacional vigente del SINADECI... Ejemplo 8. Ejemplo de fases para el manejo de operaciones de emergencia... Ejemplo 9. Clasificación de los niveles de emergencia.... Ejemplo 10. Áreas Funcionales y Tareas de Respuesta... Ejemplo 11. Estructura Funcional para la Atención de Emergencias: Áreas y Tareas de Respuesta... Ejemplo 12. Tipo de recursos para las operaciones de emergencia... Ejemplo 13. Instancias y niveles de activación del plan de operaciones... Ejemplo 14. Clasificación de niveles de alerta... Ejemplo 15. Cuadro de Control de Cambios ANEXOS: FICHAS METODOLOGICAS Ficha metodológica 1. Matriz de disponibilidad de información... Ficha metodológica 2. Matriz de instrumentos para las operaciones de emergencia... Ficha metodológica 3. Orientaciones para el apéndice sobre resumen del marco legal... Ficha metodológica 4. Orientaciones sobre la estructura organizacional existente... Ficha metodológica 5. Identificación y análisis de peligros... Ficha metodológica 6. Identificación y análisis de vulnerabilidad... Ficha metodológica 7. Análisis de riesgos... Ficha metodológica 8. Orientaciones para la clasificación de las emergencias... Ficha metodológica 9. Orientaciones para la definición de las áreas funcionales y las tareas de respuesta... Ficha metodológica 10. Orientaciones para la definición de los actores, roles y funciones... Ficha metodológica 11. Orientaciones para la definición de las funciones institucionales... Ficha metodológica 12. Orientaciones para la definición del modelo organizacional... Ficha metodológica 13. Orientaciones para la elaboración de los inventarios de recursos... Ficha metodológica 14. Orientaciones para la elaboración del protocolo de coordinación y comunicación entre niveles de gobierno... Ficha metodológica 15. Orientaciones para la elaboración protocolos y procedimientos específicos

7 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE PRESENTACIÓN Las operaciones de emergencia requieren una identificación detallada y precisa de las tareas de respuesta y una definición clara de las instituciones responsables, sus roles y estructura organizativa. El Plan de Operaciones de Emergencia debe ser diseñando para constituirse en el documento orientador de la intervención de actores públicos y privados, que se adapta a cada situación de desastre de acuerdo a su tipo y grado de intensidad. En ese sentido, la elaboración de un POE requiere el concurso de las instituciones llamadas a intervenir ante una situación de emergencia, quienes deben analizar sus capacidades y debilidades, y llegar a acuerdos mínimos para que la actuación se desarrolle de una manera eficiente y coordinada. En ese sentido, en el marco del Proyecto ECHO-PNUD-INDECI Preparación ante desastre sísmico y/o tsunami y recuperación temprana en Lima y Callao se ha elaborado esta guía metodológica para la formulación de planes de operaciones de emergencia; que se basa en el proceso desarrollado durante la preparación del Plan Integrado de Operaciones de Emergencia de Lima y Callao durante el año 2010 hasta principios del Este proceso de carácter participativo contó con la intervención de actores sectoriales y territoriales de nivel municipal, regional/metropolitano y nacional. La sistematización del proceso llevado a cabo para la elaboración del POE Integrado de Lima y Callao, ha permitido construir esta herramienta metodológica, que contiene una propuesta de la estructura del documento, la secuencia de las actividades a seguir y los criterios a tener en cuenta, para facilitar la construcción del Plan de Operaciones de Emergencia. Esta guía propone un proceso participativo e inclusivo, con respeto y consideración de la especialidad y autonomía de cada una de las instituciones, pero que promueva la construcción conjunta de propuestas, la articulación de iniciativas y la definición de acuerdos y protocolos de actuación. La guía está dirigida a las Oficinas de Defensa Civil de nivel regional, y a las municipalidades de ciudades mayores e intermedias, pues permite la integración de diferentes tipos de actores y de niveles territoriales. El proceso de elaboración del POE Lima y Callao, y de esta guía metodológica, ha contado con la asistencia técnica de consultores internacionales, así como de la revisión y apoyo permanente de la Jefatura del INDECI y de la Dirección Nacional de Operaciones, a cargo del General Luis Felipe Palomino y del Coronel Guillermo Alvizuri, y del equipo de asesores del Proyecto ECHO-PNUD-INDECI. Todas estas personas e instituciones coinciden en la necesidad de contar con documentos de planificación que faciliten un accionar eficiente y rápido de atención a las necesidades de la población en una situación de emergencia. Esperamos que esta guía cumpla su objetivo de instrumento orientador de estos procesos. 7

8 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. PARTE I. INTRODUCCIÓN A LA GUÍA 1. QUÉ CONTIENE ESTA GUÍA, A QUIÉN ESTÁ DIRIGIDA Y CÓMO ESTÁ ORGANIZADA? 1.1 JUSTIFICACIÓN Y ALCANCES DE LA GUÍA El bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población son componentes esenciales de la finalidad social del Estado Peruano. Todas las personas deben ser protegidas en su vida e integridad física, su estructura productiva, sus bienes y su ambiente frente a posibles fenómenos peligrosos pudiendo ocurrir en su entorno inmediato o fuera de él. Es por esto que a través de la gestión del riesgo de desastres se busca reducir o controlar los efectos adversos de fenómenos peligrosos dándole prioridad a las políticas de reducción del riesgo, pero igualmente, priorizando en este caso el fortalecimiento de las capacidades institucionales y de la población para reaccionar ante posibles eventos peligrosos, contribuyendo a reducir el caos, la angustia y las pérdidas que acompañan a los desastres. En el marco de estas acciones, se reconoce que la efectividad en la respuesta ante situaciones de desastre o emergencia es una responsabilidad compartida y un proceso que integra las acciones de las entidades públicas, la participación del sector privado y la comunidad, surgiendo la necesidad de contar con instrumentos de planificación para las operaciones y los procedimientos de emergencia, que permitan articular los esfuerzos de los diferentes actores. Es así, como el Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea (ECHO), ponen a disposición esta Guía Metodológica para la Formulación de Planes de Operaciones de Emergencias (POE), con el propósito de orientar a los diferentes actores del Sistema Nacional de Defensa Civil y en especial, a las Municipalidades Distritales, Provinciales y Gobiernos Regionales del Perú sobre el manejo de la respuesta a desastres de cualquier magnitud. La Guía contiene lineamientos teórico-prácticos que a partir de la identificación de las condiciones de riesgo, le permitan abordar y manejar las diferentes tareas para la respuesta a emergencias o desastres, definir esquemas organizativos, inventariar recursos, entre otros; revisando y adaptando las múltiples experiencias disponibles a nivel internacional. Vale la pena aclarar, que este documento pretende ser de utilidad para los diferentes niveles de gobierno, reconociendo que cada uno tiene características ambientales, sociales y económicas particulares, y por ello, se concibe como un instrumento flexible que puede ser ajustado y acondicionado a tales contextos, sin perder la rigurosidad en el proceso de elaboración de cada plan. Este trabajo es el resultado del esfuerzo realizado en el marco del Proyecto Preparación de Desastre Sísmico o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao, ejecutado por el Instituto Nacional de Defensa Civil - Perú (INDECI), la Municipalidad Metropolitana de Lima y el Gobierno Regional del Callao, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisión Europea (ECHO) durante el período Enero 2010 Febrero Considerando el potencial de esta guía, motivamos a los miembros del Sistema Nacional de Defensa Civil a que discutan, analicen y estudien este material y luego consideren su aplicación. Tenemos la seguridad que este instrumento contribuirá a mejorar la gestión institucional y optimizar los recursos disponibles en el Sistema. 8

9 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE 1.2 OBJETIVOS DE LA GUÍA El objetivo principal de la Guía Metodológica es brindar un marco de referencia y una orientación técnica y metodológica que permita a los gobiernos distritales, provinciales y regionales, y a las diferentes instituciones que conforman el Sistema Nacional de Defensa Civil, la formulación efectiva de los planes de operaciones de emergencia, según sus capacidades, a fin de disponer de instrumentos que favorezcan la preservación de la vida, y una respuesta rápida y eficiente en situaciones de desastre. Los objetivos específicos definidos para este instrumento son: Unificar la metodología y facilitar la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia en Distritos, Provincias y Regiones. Proveer los elementos conceptuales y las herramientas básicas para la elaboración de los Planes de Operaciones de Emergencia. Facilitar la comprensión de los alcances de las operaciones de emergencia, proponiendo esquemas para definir tareas, funciones y responsabilidades de las entidades en las diferentes fases de preparación, respuesta y rehabilitación. Facilitar la articulación con las entidades del Sistema Nacional de Defensa Civil usando elementos y criterios comunes 1.3 GRUPO OBJETIVO La Guía se orienta principalmente a aquellos que tienen la responsabilidad de conducir y facilitar la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia en los diferentes niveles de gobierno nacional, regional, provincial, distrital en el marco del Sistema Nacional de Defensa Civil. 1.4 ORGANIZACIÓN DE LA GUÍA Está Guía esta diseñada para orientar a planificadores con o sin experiencia, para navegar a lo largo del proceso de planificación. La Guía Metodológica se estructura en cuatro partes: en la Parte I. Introducción a la Guía, se hace una presentación y justificación de la guía como tal, exponiendo los fundamentos de la planificación a través de la exposición de los alcances, objetivos, población objetivo del documento, y las premisas metodológicas para la formulación de los Planes de Operaciones de Emergencia. En la Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances del POE, se muestran las premisas teóricas y metodológicas comunes para todos los miembros del Sistema de Defensa Civil y que sirven de referentes para la construcción del plan objetivos, alcances, principios, articulación con otros instrumentos -, el marco conceptual, legal e institucional, así como la identificación de las condiciones de riesgo. En la Parte III. Definición de tareas, responsables, mecanismos de coordinación institucional y recursos, se incluyen las orientaciones para determinar el concepto general de operaciones, las áreas funcionales, las tareas de respuesta y sus alcances, los roles de los diferentes actores y el modelo organizacional para la ejecución del plan; además, se dan los elementos básicos para la elaboración de los inventarios de recursos. En la Parte IV. Puesta en práctica e institucionalización del POE, la guía aporta las nociones metodológicas relacionadas con los mecanismos de implementación, activación y control del plan. 9

10 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. Así mismo, se incluyen una serie de Anexos que permiten una mejor apropiación y aplicación de la Guía, mediante diversas herramientas pedagógicas y participativas para su construcción. Teniendo en cuenta que la Guía debe proporcionar orientaciones precisas con un carácter técnico y pedagógico, cada una de las partes con sus respectivas secciones incluyen aspectos relacionados con la descripción de cada contenido ( QUÉ DEBE CONTENER?), el proceso metodológico sugerido para su desarrollo ( CÓMO SE FORMULA?) y los materiales e insumos requeridos para ello fichas, formatos, lecturas sugeridas ( CON QUÉ?). De manera esquemática, la organización de la Guía Metodológica es la siguiente: PARTE I PARTE II PARTE III PARTE IV Introducción a la Guía Metodológica: contenido, público objetivo,organización Criterios para la formulación del POE Pasos para la formulación del POE Objetivos y alcances del POE Marco y conceptual, legal Contexto territorial y diagnósticode riesgos Funciones y Tareas de Respuesta Mecanismos de coordinación Inventario de Recursos Puesta en práctica e institucionalización del POE Control del Plan Ejemplos Ejemplos Ejemplos Fichas Metodológicas Fichas Metodológicas Fichas Metodológicas Figura 1. Organización de la Guía Metodológica para la formulación de Planes de Operaciones de Emergencia 10

11 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE 2. CUÁLES SON LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA FORMULACIÓN DE UN PLAN 1 DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)? Qué es un Plan de Operaciones de Emergencia (POE)? El POE es un instrumento o documento que establece las funciones o tareas de respuesta y rehabilitación en caso de una emergencia o desastre, los modelos, organizacionales, los elementos de administración y logística, y los sistemas de seguimiento y monitoreo, que permiten operar de una manera efectiva ante situaciones de emergencia o desastre. PARA QUÉ se debe elaborar un Plan de Operaciones de Emergencia (POE)? Para estar preparados y conocer de manera anticipada que tareas necesarias en situaciones de emergencia y desastre, quienes son los responsables y cuáles son los mecanismos de coordinación, con qué recursos se cuenta, etc. La formulación del POE permite que se operen de manera rápida, efectiva y coordinada frente a emergencias o desastres. QUIÉNES deben participar en la elaboración del Plan de Operaciones de Emergencia (POE)? DÓNDE y CUÁNDO se debe aplicar el Plan de Operaciones de Emergencia (POE)? CÓMO se elabora el Plan de Operaciones de Emergencia (POE)? Dado que el manejo de las operaciones de emergencia requiere de un trabajo coordinado en equipo, una buena planificación depende igualmente de un esfuerzo en equipo. Por esto los planes más realistas y completos son aquellos elaborados por todas las instituciones públicas, privadas, las organizaciones no gubernamentales y las comunidades que integren el Sistema Nacional de Defensa Civil, en cada uno de los niveles territoriales. EL POE se debe aplicar de manera escalonada nivel distrital, provincial, regional, nacional teniendo en cuenta las competencias y capacidades de cada nivel. Además, debe ser implementado durante las fases de preparación, respuesta y rehabilitación post-desastre, según los alcances y actividades definidas para cada fase. De forma participativa, es imprescindible el involucramiento de todos los actores de entidades públicas y privadas que deban o quieran implicarse en el manejo de las emergencias, aportando puntos de vista, inquietudes y soluciones. Parte de la situación actual y las condiciones peligro, vulnerabilidad y riesgo de cada nivel territorial, identificando los posibles escenarios de desastre que podrían presentarse y priorizando los más críticos. Identifica las diferentes actividades o tareas que se deben realizar para la preparación, respuesta y rehabilitación frente a situaciones de emergencia o desastre y define sus alcances. Asigna funciones y responsabilidades de las entidades en relación con las acciones específicas para cada una de las tareas y establece la estructura organizacional. Establece como coordinar la solicitud y recepción de apoyo del nivel provincial, regional o nacional, dependiendo de la magnitud del evento. Identifica recursos y capacidades de los diferentes actores que participan. Define los mecanismos de coordinación, comunicación y manejo de información entre las autoridades en el marco de las operaciones de emergencia. Identifica acciones para la implementación, activación y control del plan. 1 Adaptado de la Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencia (PLEC s). Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres de Colombia

12 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. CONTENIDO BÁSICO CUÁL debería ser la estructura de un Plan de Operaciones de Emergencias (POE)? 1. INTRODUCCIÓN 1.1 ANTECEDENTES 1.2 OBJETIVOS DEL PLAN 1.3 ALCANCES 1.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES 1.5 ARTICULACIÓN CON OTROS PLANES 1.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DEL PLAN 2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL 2.1 MARCO CONCEPTUAL 2.2 MARCO LEGAL 2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DEL COMITÉ DE DEFENSA CIVIL Y SU RELACIÓN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO 3. SITUACIÓN ACTUAL Y DIAGNÓSTICO DE RIESGO 3.1 ASPECTOS GENERALES DE LA REGION Localización Contexto geográfico y ambiental Dinámicas políticas, económicas y sociales 3.2 DIAGNÓSTICO DE RIESGOS Análisis de Peligros Cronología de Desastres en la Región Análisis de Vulnerabilidad Análisis de Riesgos 4. CONCEPTO GENERAL DE OPERACIONES 4.1 FASES OPERATIVAS Preparación Respuesta Rehabilitación 4.2 CLASIFICACIÓN DE LAS EMERGENCIAS 5. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA 5.1 RESCATE Y SEGURIDAD 5.2 SALUD 5.3 ASISTENCIA HUMANITARIA 5.4 SERVICIOS GENERALES, HÁBITAT Y MEDIO AMBIENTE 5.5 DIRECCIÓN Y MANEJO DE LA EMERGENCIA 5.6 LOGÍSTICA 6. MODELO ORGANIZACIONAL 7. INVENTARIO DE RECURSOS 8. IMPLEMENTACIÓN, ACTIVACIÓN Y CONTROL DEL PLAN 8.1 NIVELES DE ACTIVACIÓN Y DESACTIVACIÓN 8.2 CONTROL Y COORDINACIÓN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL, COOPERACIÓN INTERNACIONAL) 8.3 SISTEMAS DE ALERTA 8.4 COMUNICACIÓN 8.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN Revisión periódica Simulaciones y Simulacros BIBLIOGRAFÍA 12

13 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE APÉNDICES Apéndice 1. Resumen del marco legal Apéndice 2. Conceptos y nociones básicas Apéndice 3. Funciones Institucionales Apéndice 4. Protocolo de Coordinación y Comunicación entre niveles de Gobierno Apéndice 5. Protocolos de actuación o procedimientos específicos (diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas) ANEXOS FUNCIONALES Anexo 1. Rescate y Seguridad Anexo 2. Salud Anexo 3. Asistencia Humanitaria Anexo 4. Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente Anexo 5. Dirección y Manejo de la Emergencia Anexo 6. Logística 13

14 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. 3. CUÁLES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)? 3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE Como se describe en la Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances del POE, del presente documento, las etapas para contextualizar la problemática que el Plan pretende resolver y el marco conceptual, legal e institucional consisten en: Paso 1. Socializar la iniciativa de la formulación del Plan de Operaciones de Emergencia, invitar a los actores a participar y conformar grupos de trabajo Antes de iniciar las diferentes actividades del plan, los talleres y los procesos participativos, se debe buscar el apoyo y soporte de las instituciones para asegurar una adecuada participación de los diferentes sectores y actores públicos y privados involucrados, con el fin de sensibilizar a las autoridades y jefes de las diferentes entidades en cuanto a que la planificación de las emergencias es una prioridad. Con ello será posible acceder a los espacios de tiempo necesarios para el trabajo de planificación dentro de las preocupaciones y rutina diarias. En la medida que el mayor número de tomadores de decisiones y actores sociales estén involucrados en la planificación, mejor será el producto. Adicionalmente, uno de los objetivos de la utilización de un equipo de trabajo es construir y ampliar las relaciones que ayudan a la creatividad y a la innovación en la planificación y durante un evento desastroso. Este enfoque ayuda a establecer una rutina de planificación, para que los procesos seguidos en el momento de la ocurrencia del evento sean los mismos que los utilizados durante la preparación y planificación del POE. Dentro de los actores que deben estar presentes en los equipos de formulación y concertación del POE están las diferentes gerencias o divisiones de la administración municipal y/o del gobierno regional, las entidades operativas encargadas del manejo de las emergencias y los temas de seguridad, como la Defensa Civil, los servicios de bomberos, policía y serenazgo, fuerzas armadas, emergencias médicas y otros temas de salud pública, hospitales y centros de salud, obras públicas, servicios sociales, encargados del manejo de redes o servicios básicos (agua potable y saneamiento, energía, comunicaciones, transporte), representantes del sector privado, y las organizaciones no gubernamentales (incluidas las que abordan el problema de necesidades especiales), entre otros. Puede existir un pequeño grupo coordinador que se encargue de la redacción y coordinación de las reuniones del POE y un grupo ampliado que participe en la revisión, validación, complementación del mismo, etc. Algunos elementos clave para el éxito de las reuniones y grupos de trabajo son: enviar las convocatorias con la debida anticipación; proveer suficiente información en la invitación sobre los alcances de las actividades, las fases del proceso y la importancia de la participación de los diferentes actores sociales en cada proceso; solicitar al Alcalde, Presidente del Gobierno Regional o máxima autoridad posible que firme la convocatoria; permitir una flexibilidad en el calendario y organización de las reuniones subsiguientes, pues no todos los miembros deben asistir a todas las reuniones ya que esto dependerá de cómo organicen los grupos de trabajo y las plenarias dónde se socializarán los avances parciales de los diferentes grupos. Cada grupo determinará de acuerdo a sus posibilidades los horarios más convenientes para tales reuniones. 14

15 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE Paso 2. Realización de un diagnóstico preliminar y recolección de la información (encuestas y entrevistas) El proceso de planificación debe partir de la identificación de información y avances existentes, a través de la revisión de informes, estudios, publicaciones y todas las fuentes y documentos técnicos pertinentes sobre la municipalidad o región, además de la realización de encuestas, entrevistas y trabajo con grupos focales para recopilar y analizar la información sobre: El marco legal e institucional existente a nivel distrital, provincial, regional y nacional, según el ámbito territorial del Plan de Operaciones de Emergencia que se esté formulando, y la relación con los niveles de gobierno de menor y mayor jerarquía. La visión conceptual e impresiones sobre las percepciones y expectativas de los diferentes actores en relación a los peligros existentes en la zona; las fortalezas y debilidades que la municipalidad o región en general tienen para actuar en caso de que cualquier peligro; y el conocimiento que cada uno tiene acerca del alcance y contenido de un Plan de Operaciones de Emergencia. Las fortalezas y debilidades individuales de las instituciones públicas o privadas que deben participar en el manejo de las emergencias identificando los vacíos existentes en los procesos de preparación y de manejo de la gestión del riesgo de desastres; los avances en la definición de las tareas o actividades de respuesta y responsabilidades de las instituciones; la existencia de mecanismos de comunicación y coordinación, convenios de ayuda mutua u otros arreglos; identificación de documentos, procedimientos o cualquier clase de instrumentos para manejo de las emergencias o desastres; la existencia de inventarios de recursos; etc. La iniciativas existentes o desarrolladas anteriormente, para la preparación y manejo de emergencias a nivel distrital, provincial o regional, y actividades de capacitación, simulaciones y simulacros. Los peligros, vulnerabilidades y riesgos son los elementos que cada territorio debe entender para poder realizar acciones que permitan mitigarlos y/o prevenirlos. Si los riesgos son vistos como los problemas y los Planes de Operaciones de Emergencia como una parte de la solución a este problema (que complementa las actividades de reducción y control del riesgo), la identificación de los peligros, vulnerabilidades y riesgos deben ser vistos como elementos clave del proceso de planificación. Por lo tanto, es posible que sea necesario realizar de manera paralela algunos estudios que permitan complementar la información existente sobre la situación de riesgo, aunque este no debe ser un impedimento para avanzar en el proceso de planificación, se puede trabajar con los escenarios preliminares y la visión de los mejores expertos disponibles, mientras se cuenta con la información adecuada. Paso 3. Desarrollo de un Primer Taller para la puesta en común de los avances existentes y la concertación de los conceptos básicos Se debe invitar a los diferentes actores públicos y privados que puedan estar relacionados con el manejo de las emergencias, con el fin de socializar la información recopilada previamente sobre los avances más importantes realizados por el nivel Nacional, el Gobierno Regional, Provincial o Distrital y los peligros y retos que enfrenta la municipalidad o región; siendo esta actividad, una oportunidad para la puesta en común de los elementos conceptuales y metodológicos del proceso de formulación del Plan, y el levantamiento complementario de información relacionada con el diagnóstico. 15

16 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. Paso 4. Consolidación del diagnóstico y marco de referencia, los alcances y objeto del POE El siguiente paso es analizar y organizar la información en una ficha que sea utilizable por el equipo de planificación. Con base en los resultados de las actividades previas y utilizando los instrumentos descritos en la Parte II. Entender el contexto y determinar objetivos y alcances del presente documento, se podrán redactar los primeros capítulos del POE (Capítulo 1. Introducción; Capítulo 2. Marco Conceptual, Referencia Legal y Organización del Sistema de Defensa Civil y Capítulo 3. Situación actual y Diagnóstico de Riesgo). 3.2 DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS Una vez identificada la problemática de riesgo y los posibles escenarios de pérdidas, es necesario definir las tareas a ejecutar para el manejo de las posibles emergencias y/o desastres que se puedan presentar, así como los actores sociales que deben participar, sus roles y responsabilidades, mecanismos de coordinación y recursos. En la Parte III. Definición de tareas, responsables, mecanismos de coordinación y recursos, del presente documento se describen los alcances e instrumentos para esta parte del proceso. Las actividades a seguir en esta fase son: Paso 5. Definición del concepto general de operaciones y las Áreas Funcionales y Tareas de Respuesta Usando la información de los peligros y posibles escenarios de daños, se deberá analizar cómo estos peligros pueden evolucionar en su jurisdicción y establecer los criterios que definen una operación de emergencias adecuada. Con base en los peligros específicos de la municipalidad o región para la cual se está planificando y usando el evento o los eventos de mayor impacto y el escenario más crítico (o de mayor magnitud) entre aquellos que probablemente puedan ocurrir, se identifican las demandas, las acciones y los recursos. Este proceso permite definir las diferentes funciones o tareas de respuesta, como el manejo de la seguridad y orden público, búsqueda y rescate, extinción de incendios, etc. Una vez las demandas o tareas son identificadas y agrupadas por áreas funcionales, el equipo planificador debe establecer cuáles son las prioridades operacionales, objetivos, y acciones específicas a llevar a cabo. Paso 6. Realización de un Segundo Taller y mesas de trabajo para la definición de tareas y alcances de las diferentes tareas A partir de los escenarios de riesgo y las áreas funcionales para el manejo de la emergencia (Rescate y Seguridad; Salud; Asistencia Humanitaria; Servicios Generales, Hábitat y Medio Ambiente; Dirección y Manejo de la Emergencia; y Logística), se conformarán los grupos de trabajo para cada área, y cada equipo revisará a partir de los escenarios para los eventos más críticos, las tareas de respuesta, propósito, alcances, prioridades, actividades de preparación y de respuesta específicas, las cuales serán reflejadas en los formatos correspondientes a los anexos funcionales. 16

17 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE Paso 7. Realización de un Tercer Taller y mesas de trabajo para la identificación de actores que participan en las diferentes tareas y el rol que debe jugar cada uno En este paso del proceso, el nivel detalle de las actividades para cada tarea de respuesta debe ser minucioso, de manera que se cuente con los insumos suficientes para centrar la discusión en la identificación de los actores que deben participar en cada tarea, definir los roles y responsabilidades de cada uno como Coordinador o Responsable Principal, Responsable o entidades de apoyo. Para cada área funcional, es necesario que los grupos de trabajo que han venido definiendo los alcances y actividades de las tareas, identifiquen los actores y sus diferentes roles, y en general definan todos los aspectos necesarios para la coordinación de la ejecución de las tareas. Paso 8. Establecimiento de esquema organizacional para las Operaciones de Emergencia Debido a la amplia participación de actores requerida en la respuesta y administración de las emergencias y/o desastres, es fundamental definir un esquema organizacional que permita el adecuado control y coordinación de las múltiples tareas. La práctica de las emergencias de nivel internacional ha permitido ir estandarizando este tipo de organizaciones para la coordinación de emergencias con el fin de garantizar una mejor articulación y además ser flexible para que se puedan ajustar a las dimensiones o magnitud del evento y sus posibles impactos. Adicionalmente, es necesario establecer protocolos de actuación para cada tarea, y mecanismos de coordinación y comunicación entre actores a nivel horizontal dentro de una jurisdicción determinada, y a nivel vertical entre los diferentes niveles territoriales. Paso 9. Definición del Inventario de Recursos El manejo cuidadoso de los recursos es esencial, antes, durante y después de una emergencia. Por lo tanto, es necesario tipificar los recursos, inventariarlos, organizarlos y hacerle seguimiento a los mismos. Contar con inventarios de recursos organizados permitirá compartir de manera más eficiente y llevar a cabo una mayor integración y colaboración entre los diferentes actores que participan en el manejo de las emergencias y entre los diferentes niveles territoriales. Paso 10. Realización de Ejercicios de Simulación y Simulacros Para el fortalecimiento de los factores organizacionales y de planificación en la atención y administración de las emergencias por parte de los gobiernos municipales y regionales, y de las diferentes entidades privadas y ONG s que participan, es necesario realizar ejercicios de simulación de gabinete y simulacros, que permitan revisar los procedimientos establecidos y verificar la efectiva coordinación y toma de decisiones. La simulación se basa en escenarios prediseñados en los que se desarrollan habilidades para la toma de decisión mediante la observación de los resultados de sus decisiones; permitiendo a los participantes tomar decisiones en situaciones cambiantes: la situación varía cada vez que nueva información es recibida. La simulación es la herramienta potencial no solo para la capacitación y preparación en la atención de emergencias y en el mejoramiento de los procesos de toma de decisiones en situaciones de crisis, sino también, como parte de un entorno empírico, donde se pueda experimentar con el comportamiento de participantes bajo diversas circunstancias de emergencia, y de esta forma aprender por medio de la práctica (DPAE, 2009). 17

18 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. 3.3 PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZACIÓN DEL POE Como se describe en la Parte III. Puesta en práctica e institucionalización del POE del presente documento, las actividades a seguir en esta fase son: Paso 11. Definición de los mecanismos de implementación, activación y control del Plan El POE se utiliza desde el primer momento de la ocurrencia de un evento, por lo tanto es necesario definir los criterios según el tamaño, el alcance y la magnitud de los posibles eventos peligrosos, y cómo serán llamados a la acción diferentes instancias y niveles territoriales, teniendo en cuenta las orientaciones que se hayan definido para cada tipo de evento. Una vez se tenga la versión definitiva de los documentos, se realiza una socialización del mismo ante las autoridades y los responsables de la implementación, futura actualización y complementación del plan y los protocolos. Paso 12. Establecimiento de acuerdos de coordinación y comunicación entre los diferentes niveles territoriales (Protocolos de Coordinación y Comunicación) Se deben definir el esquema general de actuación y la secuencia de actividades que las máximas autoridades municipales o regionales deberán seguir en caso de una emergencia y como se realizarán los procedimientos de activación de los Comités de Defensa Civil, la convocatoria a reuniones, la coordinación de apoyo entre los diferentes niveles, las acciones permanentes y temporales que los Comités deben desempeñar, así como los mecanismos para el cierre de las operaciones una vez terminado el manejo de la emergencia. En la medida que estos documentos sean los más claros y concretos posible y se esquematice la secuencia de actuación a través de flujogramas serán instrumentos más útiles para los tomadores de decisiones. Paso 13. Definición de acuerdos de actuación frente a peligros específicos (planes de contingencia) o frente a cada una de las tareas de respuesta (protocolos de actuación) El manejo de cada uno de los peligros puede tener particularidades específicas que deben ser descritas y detalladas en lo que se conocen como planes de contingencia por eventos. Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones específicas para implementar un plan. Todas las entidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollar procedimientos y protocolos que se traducen en listas de control específicas, orientadas a la acción para su uso durante las operaciones de respuesta. Paso 14. Publicación del Plan, seguimiento, monitoreo y actualización frecuente En la medida que el equipo de planificación va desarrollando borradores del documento base, los anexos funcionales y demás apéndices del POE, se deben circular los documentos entre las diferentes entidades que tienen responsabilidades en la implementación del mismo, con el fin de hacer revisiones y recibir comentarios. El POE debería ser sometido también a la revisión de las respectivas autoridades con el fin de que sean promulgados como documentos oficiales, a través de decretos, resoluciones, etc. Una vez aprobado, se deben hacer los arreglos pertinentes para distribuir el plan y mantener un registro de las personas y organizaciones que recibieron una copia. El proceso de planificación debe ser dinámico, por lo tanto, después de la ocurrencia de una emergencia y/o desastres o de los ejercicios de simulación y simulacros - los cuales se deben realizar de manera permanente- se deben hacer los ajustes necesarios. En las revisiones del plan se deben realizar preguntas 18

19 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE sobre qué aspectos de las actividades, procesos, decisiones o de las estructuras organizaciones, proceso de coordinación y manejo pueden ser mejorados o merecen un cambio. Figura 2. Procesos y pasos para la Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia I. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE II. DEFINICIÓN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIÓN Y RECURSOS III. PUESTA EN PRÁCTICA E INSTITUCIONALIZAC IÓN DEL POE 1. Socializar la iniciativa de la formulación del POE invitar a los actores a participar y conformar grupos de trabajo 5. Consolidación del diagnóstico y marco de referencia, los alcances y objeto del POE 11. Definición de los m e c a n i s m o s d e implementación, activación y control del Plan Formulación del Plan de Operaciones de Emergencia 2. Realización de un diagnóstico preliminar y r e c o l e c c i ó n d e l a información (encuestas y entrevistas) 3. Desarrollo de un Primer Taller para la puesta en común de los avances existentes y la concertación de los conceptos básicos 4. Consolidación del diagnóstico y marco de referencia, los alcances y objeto del POE 6. Realización de un Segundo Taller y mesas de trabajo para la definición de tareas y alcances de las diferentes tareas 7. Realización de un Tercer Taller y mesas para la identificación de actores que participan en las diferentes tareas y el rol que debe jugar cada uno 8. Establecimiento del Modelo Organizacional para las Operaciones de Emergencia 9. Definición de Inventario de Recursos 12. Establecimiento de acuerdos de coordinación y comunicación entre niveles territoriales 13. Definición de acuerdos de actuación frente a peligros específicos (planes de contingencia) o frente a cada una de las tareas de respuesta (protocolos de actuación) 14. Publicación del Plan, seguimiento, monitoreo y actualización frecuente 10. Realización de Ejercicios de Simulación y Simulacros. 19

20 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES 4. CÓMO DEFINIR EL CAPÍTULO DE LA INTRODUCCIÓN AL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA? La introducción es el primer capítulo del POE donde se hace referencia a los antecedentes del plan, se definen los objetivos, los alcances y los principios orientadores del manejo de las emergencias, se establece su articulación con otros instrumentos de planificación, se incluye la estructura y la forma de organización del plan. El esquema general del capítulo se visualiza a continuación: Capítulo 1 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes 1.2 Objetivos 1.3 Alcances 1.4 Principios Orientadores 1.5 Articulación con otros planes 1.6 Estructura y organización del plan 1 Ficha 1. Matriz de información Ficha 2. Matriz de instrumentos 4.1 ANTECEDENTES Figura 3. Esquema general de la introducción del POE QUÉ DEBE CONTENER? Los antecedentes son los elementos que contextualizan y sustentan el POE, enfatizando en la situación problemática y de riesgos del área de trabajo, las razones legales y técnicas que justifican su formulación y el estado de avance del tema de gestión de riesgo y la trayectoria del tema en la actualidad (estudios, proyectos, acuerdos, normativas), orientando a la descripción de las necesidades y motivaciones para la elaboración del plan. CÓMO SE FORMULA? Identificar los principales estudios, proyectos, acuerdos, normativas que describen el marco general de los avances en la gestión del riesgo y los peligros, vulnerabilidades y riesgos del área de trabajo (según el nivel territorial donde se formula el plan), y exponer los argumentos que justifican la formulación del POE según dicha situación actual. Se debe incluir información cuantitativa, cualitativa y antecedentes históricos en la medida que se tengan disponibles. Recopilar y priorizar los antecedentes normativos, institucionales y técnicos más importantes en el tema para ser incluidos como antecedentes del plan. 20

21 GUÍA METODOLÓGICA PARA LA FORMULACIÓN DEL POE CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS) Materiales e insumos: Ficha Metodológica 1. Matriz de disponibilidad de información 4.2 OBJETIVOS DEL PLAN QUÉ DEBE CONTENER? En el POE se debe definir el objetivo general y los objetivos específicos en el marco de las operaciones de respuesta. Los objetivos deben ser coherentes con las funciones y responsabilidades que tienen las entidades frente al manejo de las emergencias y las diferentes fases preparación, respuesta y rehabilitación, y deben responder a las necesidades y particularidades de cada territorio. CÓMO SE FORMULA? El objetivo general establece el quehacer del instrumento. Debe ser visionario y abarcar todas las acciones del plan. El objetivo general debe responder como mínimo a los siguientes interrogantes: qué se quiere hacer?, dónde? y por qué? Se sugiere que el objetivo sea redactado empleando un verbo en infinitivo. Los objetivos específicos son las áreas de competencia directa que permiten alcanzar el objetivo general. Deben ser claros, concisos y sobre todo, medibles, coherentes y factibles de alcanzar. Se sugiere que los objetivos específicos sean redactados empleando verbos en infinitivo. Se sugiere que los objetivos se revisen y validen de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados. A continuación se muestran algunos ejemplos para construir los objetivos de un POE, que pueden ser utilizados como referentes en las reuniones o talleres de discusión del Plan haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial: Ejemplo de Objetivo General: Ejemplo 1. Objetivos del POE El Plan de Operaciones de Emergencias tiene por objeto orientar las acciones de respuesta, en caso de emergencia o desastre, del gobierno distrital, provincial o regional y de las diferentes instituciones que hacen parte del Sistema Nacional de Defensa Civil en estos niveles, favoreciendo la preservación de la vida, la mitigación y la reducción de los efectos sobre los bienes, la economía y el ambiente en el territorio. Ejemplo de objetivos específicos: Establecer la estructura interinstitucional para la preparación, respuesta y recuperación efectiva frente a situaciones de emergencia o desastre. Asignar las funciones y responsabilidades de las entidades públicas y privadas en relación con las acciones específicas durante las fases de preparación, respuesta y recuperación. Definir los mecanismos de coordinación, comunicación y manejo de información entre las diferentes autoridades competentes al Sistema Nacional de Defensa Civil en el marco de las operaciones de emergencia. Identificar acciones para la implementación, activación y control del plan. Contribuir a la preservación de la vida y la protección de la propiedad y el medio ambiente en condiciones de emergencia o desastre. 21

22 Proyecto: Preparación ante Desastre Sísmico y/o Tsunami y Recuperación Temprana en Lima y Callao. CON QUÉ? (MATERIALES E INSUMOS) Materiales e insumos: Plumones y papelógrafo para la discusión. 4.3 ALCANCES QUÉ DEBE CONTENER? Este ítem debe clarificar los elementos que están incluidos en el POE; es decir, la cobertura geográfica, el tipo de riesgos o los escenarios de daños a los que se dirige el instrumento y la magnitud de los mismos. Adicionalmente, los alcances están directamente relacionados con los marcos normativos, las funciones institucionales, y las fases operativas de respuesta que se espera cubrir. CÓMO SE FORMULA? Definir los actores sociales instituciones públicas y privadas a los que se dirige el plan. Clarificar las funciones de los actores vinculados con la temática así como el tipo de intervención de los diferentes niveles territoriales. Debe partir de los escenarios de daños más realistas posibles y con base en los peligros específicos de la municipalidad o región para la cual se está planificando, se debe usar el evento o los eventos de mayor impacto en la jurisdicción y el escenario más crítico entre aquellos que probablemente puedan ocurrir. Concertar las fases de operaciones (preparación, respuesta, rehabilitación) a las que desea responder con el instrumento. Finalmente, elaborar un texto que refleje una orientación viable, que se pueda implementar con la ejecución del plan formulado. Se sugiere que los alcances se revisen de manera participativa durante las reuniones o talleres con los actores vinculados. A continuación se muestra un ejemplo para construir los alcances de un POE, que puede ser utilizado como referente haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial: Ejemplo de Alcances: Ejemplo 2. Alcances del POE El Plan de Operaciones de Emergencias de [nivel territorial] está dirigido a las autoridades que conforman el Sistema Nacional de Defensa Civil en sus respectivas jurisdicciones territoriales y según sus capacidades, durante las fases de preparación, respuesta y recuperación en caso de emergencia o desastre frente a [tipo de riesgos o escenarios de daños y características generales de los mismos] Las operaciones de emergencias en [nivel territorial] involucran la actuación coordinada entre estos niveles territoriales, así como la intervención oportuna del nivel nacional e internacional en el momento que sea requerido. Además, establece la articulación con otros instrumentos de planificación y provee elementos para cooperación y participación del sector privado, los organismos no gubernamentales, y las comunidades comprometidas con el manejo, la atención de emergencias y su posterior recuperación. 22

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