Sandra Fonseca, DBA, CISA, CISM, CRISC: Universidad Metropolitana February 27, 2014

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1 La Reingeniería de Procesos y los Cambios Tecnológicos: Una Evaluación del Impacto del Cambio en Diez Proyectos Tecnológicos Business Process Reengineering and Technology Change: A Study on the Impact of Change in Ten IT Projects Sandra Fonseca, DBA, CISA, CISM, CRISC: Universidad Metropolitana February 27, 2014

2 Agenda Introducción Jus2ficación del Estudio Preguntas de Inves2gación Metodología Hallazgos Recomendaciones Introduc2on Jus2fica2on for the Study Research Ques2ons Methodology Findings Recommenda2ons

3 Introducción/ Introduc2on Los avances en la tecnología y los cambios en la estructura y dinámica organizacional en ocasiones promueve eficiencia en los procesos y en otros 2ene un efecto adverso dado que aumenta la burocracia procesal. Las metodologías o las etapas de proyecto de cambios tecnológicos deben estar alineados para evitar omisiones o errores. The con2nuous changes in technology, corporate structure and dynamics promotes efficiency on business processes; some2mes it has an adverse effect thus adding bureaucracy. Methodologies or project stages must be aligned to avoid omissions or errors.

4 Jus2ficación del Estudio / Jus2fica2on for the Study El alto grado de fracaso en la implementación de proyectos de nueva tecnología empresarial (ERP systems) lleva a evaluar los factores crí2cos de éxito (Somers, 2000). Este estudio se realizó con el propósito fundamental de evaluar e iden2ficar las causas y efectos de llevar a cabo un proceso de Reingeniería de Procesos Operacionales en el ámbito de una muestra de cinco (5) agencias. The high rate of ERP and new technology implementa2on delays and even failures presents the need to evaluate the cri2cal success factors missing on those projects. This study evaluated the fundamental purposes and root cause analysis taken in a sample of ten (10) Reengineering and IT Implementa2on Projects on five (5) agencies.

5 Preguntas de Inves2gación / Research Ques2ons Existe relación (causa y efecto) entre los cambios tecnológicos y la reingeniería, los recursos humanos y los procesos? Cuáles son las necesidades básicas que necesita una empresa para comenzar un proceso de reingeniería? La Tecnología de Sistemas de Información. Es realmente efec2va en el proceso o es un obstáculo en el proceso de Reingeniería? Cuales son las condiciones ideales que deben darse para que el Departamento de Sistemas de Información pueda realizar efec2vamente sus ac2vidades relacionadas al ciclo de vida de los sistemas de información? Es necesario siempre que ocurran cambios tecnológicos para llevar a cabo un proceso de reingeniería? Is there a Cause and Effect rela2onship between technology change and business process reengineering (BPR), human resources and processes? What are the basic needs of the enterprise to start a BPR Project? Is Informa2on Systems Technologies really effec2ve or an obstacle for BPR? What are the ideal condi2ons an IT Department must have to ensure BPR project success within the SDLC cycle? Is it necessary to have technology changes in order to conduct a BRP project?

6 The Project Management Paradox Source: hcp://www.ptaptraining.co.uk/project- management/

7 Marco Conceptual Metodología de Inves2gación

8 Research Methodology Conceptual Framework

9 Análisis de Datos/ Data Analysis Análisis documental documentos bases de proyectos Análisis de tendencia y distribución de frecuencia Evaluación de los modelos de datos y procesos, de documentos de procesos y proyectos Project Baseline Document Analysis A tendency analysis & frequency distribu2on was performed. Data models and control statements were studied, mainly from public documents, studies and previous researches.

10 Hallazgos - Findings Se observó en uno de los proyectos el desarrollo de dos (2) proyectos por separado que provocaron retrasos y costos adicionales por no estar alineados o coordinados. Actualización ERP Revisión de Procesos Par2cipación limitada de IT It was observed in one of the projects from the sample, that the ERP implementa2on project and BPR project ran apart, not aligned, therefore causing 2me delays and addi2onal costs due to lack of coordina2on. IT Dept. had limited par2cipa2on

11 Hallazgos Findings - 2 Se observó un proyecto que no se administró el proceso de manejo de alcance y metas del proyecto, no se evaluaron adecuadamente los cambios, lo que causó retrados en la implementación de la solución. It was observed in one project that the scope baseline was not effec2vely managed, the changes were not evaluated (scope creep), causing delays in implementa2on.

12 Hallazgos Findings - 3 Se observó un proyecto It was observed in one donde no hubo apoyo de la project, lack of higher and IT gerencia alta, el gerente de management support and proyecto de IT no evaluó el follow up, IT project proceso de configuración de manager did not evaluated equipo y parametrización the hardware proper de la solución. configura2on and solu2on implementa2on. No se lograron los obje2vos del proyecto y fue Objec2ves were not cancelado por alto número achieved due to high de cambios y desconfianza number of change requests en el producto final. project dropped, lack of trust.

13 Hallazgos Findings - 4 Se observó un proyecto donde la asignación presupuestaria fue considerablemente menor. Retraso de sobre seis (6) meses en la adquisición de equipo y licencias de la solución. Una actualización de aplicación puede conver2rse en un proyecto de conversión. It was observed in one project a lower budget assigned. Six (6) months delayed in infrastructure acquisi2on and installa2on and solu2on licence acquisi2on. Applica2on upgrade some2mes becomes a conversion project.

14 Recomendaciones - Recommenda2ons Se debe desarrollar estrategias de implementación coordinada personal IT departamentos operacionales Mandato debe provenir de niveles altos de gerencia Con2nuidad de projectos en cambios de administración. Mandate is necessary to overcome resistance and align project coordina2on. Mandate must come from highest government level (State CIO) Assure project con2nuum in administra2on change.

15 Recomendaciones - Recommenda2ons Se debe delinear una estrategia de IT adecuada para alinear la capacidad de la infraestructura de IT para ofrecer el soporte acecuado a la nueva solución. Todo el personal clave de IT debe par2cipar en las dis2ntas etapas de implementación de soluciones informá2cas. A sound strategy has to strengthen and align the IT infrastructure in order to effec2vely support the proposed solu2ons. IT personnel must par2cipate in different stages of the IT implementa2on project to advise and assure IT infrastructure is ready to support the proposed implementa2on.

16 Referencias / References 1. Al- Mashari, Majed, Irani, Zahir, Zairi, Mohamed, (2001) Business Process Reengineering: A Survey of Interna2onal Experience, Business Process Management Journal, Vol. 7 No. 5, pp Strassman, Paul A., (1995), The Roots of Business Process Reengineering, American Programmer, 3. Weicher, Maureen, Chu, William W., Lin, Wan Ching, Le Van, Yu, Dominic, Business Process Reengineering: Analysis and Recommenda2ons, 4. Orman, Levent, V., A Model Management Approach to Business Process Reengineering, Cornell University, hcp://hsb.baylor.edu/ramsower/acis/papers/orman.htm

17 Ques2ons? Thanks! I Touch the Future.. I Teach Christa McAuliffe ( )

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