PROTECCIÓN INTEGRAL DE NIÑOS, NIÑAS, ADOLESCENTES Y JÓVENES CON DERECHOS VULNERADOS PROCEDIMIENTO INGRESO VERSIÓN 02 DOCUMENTACIÓN
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- Alejandro Godoy Martín
- hace 8 años
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1 PÁGINA: 1 de 6 1. OBJETIVO Asesorar y prestar apoyo pertinente para el trámite de documentos de identificación de los beneficiarios activos del IDIPRON. 2. ALCANCE Comienza desde la necesidad de los beneficiarios de adquirir su documento de identificación y culmina con la entrega del mismo. 3. DESCRIPCION 3.1 GENERALIDADES 1. Búsqueda activa, debe reportar que NNAJ no cuentan con documento. 2. Una vez llegue al Componente Socio Legal las fichas de acercamiento, estás se revisarán y se direccionaran a documentación, para que se tenga respuesta oficial sobre la identificación del NNAJ, que ingresará al IDIPRON, con su debido soporte. 3. La Registraduría auxiliar de los Mártires atiende de 8:00am a 10:00am a los beneficiarios de IDIPRON. 4. La atención se les brindará únicamente a los NNAJ activos en el programa. RESPONSABLE N/A REGISTRO N/A 3.2 TRÁMITE DE REGISTRO CIVIL RESPONSABLE REGISTRO 1. En caso de que no tenga el Registro Civil pero cuente con sus padres, estos deben acercarse a la Registraduría y realizar el trámite de consulta: Si aparece en la base de datos de la Registraduría se debe acercar a la Registraduría que se le indique para solicitar el registro civil. Se debe cancelar el costo del registro civil. Después de 8 días hábiles deben recoger el registro civil del niño o niña y llevarlo a Documentación o a la Unidad de Protección Integral para ser anexado en la carpeta del niño o niña. Si se verifica que no existe el registro civil, los padres deben registrarlo en la Registraduría con el certificado de nacido vivo y las cedulas de ciudadanía de los padres. PSICOLOGÍA, PSICOSOCIAL) DE LAS UNIDADES
2 PÁGINA: 2 de 6 2. En caso de que no tenga registro civil y no cuente con sus padres: Dirigirse acompañado de un miembro del equipo psicosocial a la Registraduría más cercana en la ventanilla de Registro Civil, en la cual el funcionario de la Registraduría realizará una serie de preguntas como: a. Nombre completo del niño o niña b. Nombre completo de los padres c. Fecha de nacimiento del niño o niña d. Lugar de nacimiento del niño o niña Si aparece en la base de datos de la Registraduría se debe acercar a la Registraduría que se le indique para solicitar el registro civil. a. Se debe cancelar el costo del registro civil. b. Después de 8 días hábiles se debe recoger el registro civil del niño o niña, este debe estar grabado y se debe anexar copia al archivo misional y otra copia para la carpeta del niño o niña en las Unidades. Si se verifica que no existe el registro civil y no cuentan con los padres, se remiteal centro zonal del ICBF, elaborar y llevar el informe general del caso en el cual se establezca el derecho vulnerado del niño o niña, en donde le asignarán un defensor de familia quien se encargará de aquí en delante de llevar el caso.es necesario aclarar con el defensor el tiempo estimado para la garantía y el goce efectivo del derecho vulnerado. A sabiendas que la ley dispone de 4 meses para determinar el fallo que emite el ICBF. (Ley 1098 de 2006de Infancia y Adolescencia, articulo 100 parágrafo 2) Realizar seguimiento respecto al trámiteadministrativo adelantado por el defensor de familia con el objeto de restablecer el derecho a la identidad del NNA. Formato Entrevista Consultorio Jurídico M- PIN-FT-026 Y Seguimiento de Casos Jurídicos M-PIN-FT-091. Anexar copia del registro civil a la carpeta de beneficiario o beneficiaria en el archivo misional y a la carpeta de la Unidad de Protección. Se registra el trámiteen la ficha de observación y seguimiento. PSICOLOGIA, PSICOSOCIAL) DE LAS UNIDADES ABOGADO ENTREVISTA CONSULTORIO JURIDICO M-PIN-FT-026 SEGUIMIENTO DE CASOS JURÍDICOS M-PIN-FT-091 FICHA DE OBSERVACIÓN Y SEGUIMIENTO
3 PÁGINA: 3 de TRÁMITE DE TARJETA DE IDENTIDAD RESPONSABLE REGISTRO 1. Recibir a los beneficiarios quienes debe ir acompañado un miembro del Equipo Psicosocial de la Unidad y relacionarlo en el Formato Asistencia de Usuarios Componente Socio Legal. 2. Explicar los requisitos que necesita para el trámite de la tarjeta de identidad: Ser mayor de 7 años y menor de 18 años, colombiano de nacionalidad. Una fotografía a color tamaño 2.5 x 3 de frente fondo blanco o azul (para la toma de fotos, esta se hace directamente desde las unidades con el fotógrafo designado para tal fin.) Registro civil grabado. Conocer el grupo sanguíneo y factor RH. En caso de que no se conozca, se debe hacer la solicitud al equipo de servicio médico. 3. Asignar la cita para remitirlo a la Registraduría formato Asignación de Cita Tramite de Documento M-PIN-FT En la cita de remisión el beneficiario o beneficiaria debe llevar todos los documentos necesarios para el trámite del documento, y el encargado de documentación verifica que se encuentren completos antes de remitirlo a la Registraduría (Mártires). 5. Una vez en la Registraduría, se presenta el beneficiario o beneficiaria con la documentación requerida para iniciar los trámites del documento. 6. El beneficiario o beneficiaria regresa a la oficina de documentación llevando una copia del documento de identidad para anexarla en la carpeta del beneficiario del archivo misional y en la carpeta de la Unidad de protección Integral. 7. Dejar relacionado en el Formato Ficha de Observación y Seguimiento que se realizó el trámite del documento. 8. Para el caso de Renovación de Tarjeta de Identidad, el beneficiario o beneficiaria debe estar entre los 14 y 17 años y tener la tarjeta de identidad rosada. PSICOLOGIA, PSICOSOCIAL)DE LAS UNIDADES ASIGNACIÓN DE CITA TRAMITE DE DOCUMENTO FICHA DE OBSERVACIÓN Y SEGUIMIENTO
4 PÁGINA: 4 de 6 Nota: Se asignan como máximo 6 citas diarias. 3.4 TRAMITE DE CÉDULA DE CIUDADANÍA RESPONSABLE REGISTRO 1. Recibir a los beneficiarios y relacionarlo en el Formato Asistencia de Usuarios Componente Socio legal M- PIN-FT Explicar los requisitos que necesita para el trámite dela cédula de ciudadanía: El beneficiario o beneficiaria debe haber cumplido 18 años, colombiano de nacionalidad. 3 fotos en color, tamaño 4x5 cm, de frente y fondo blanco, ropa oscura. Saber el RH y grupo sanguíneo. Registro civil de nacimiento original o tarjeta de identidad original. 3. Asignar la cita para remitirlo a la Registraduría formato Asignación de cita trámite de documento M-PIN-FT El día de la cita Verificar que cuenten con los documentos anteriormente mencionados y remitirlos a la Registraduría Auxiliar (Mártires). 5. Una vez en la Registraduría, se presenta el beneficiario o beneficiaria con la documentación requerida para iniciar el trámite correspondiente. 6. El beneficiario o beneficiaria regresa a la oficina de documentación para anexar una copia del documento de identidad en la carpeta del beneficiario del archivo misional y en la carpeta de la unidad. Dejar relacionado en el Formato Ficha de Observación y seguimiento que se realizó el trámite del documento y solicitud del beneficiario o beneficiaria se le da constancia de que estuvo realizando el trámite de documento formato Constancia de Citas M-PIN-FT Para el trámite de duplicado de cédula de ciudadanía, este tiene un costo establecido por la Registraduría, que debe ser consignado en la cuenta asignada. 8. De ser solicitado por el beneficiario(a), se le da constancia de que asistió a documentación para el trámite del documento. NOTA: En caso de ser por segunda vez, se consulta en usuarios del Sisben DEPARTAMENTO NACIONAL DE ASIGNACIÓN DE CITA TRAMITE DE DOCUMENTO FICHA DE OBSERVACIÓN Y SEGUIMIENTO CONSTANCIA DE CITAS M-PIN-FT-088
5 PÁGINA: 5 de 6 PLANEACIÓN el puntaje, si es Sisben Nivel I y II, el puntaje debe ser menor de 19 y el instrumento debe ser II, el trámite se hace de forma gratuita una sola vez, en caso de no ser así, se debe traer consignación previa con el valor del duplicado. 3.5 LEGALIZACIÓN DE SACRAMENTO RESPONSABLE REGISTRO 1. El responsable de la unidad, el equipo biopsicosocial y el catequista, o persona encargada de hacer la preparación de los NNAJ para los sacramentos serán los encargados de reunir los documentos necesarios durante la preparación del sacramento. 2. Enviar un listado de los NNJA que se inscriben para tomar o realizar su preparación de sacramento a documentación. 3. Los responsables de la Unidad deben ir reuniendo los requisitos exigidos por la parroquia asignada durante la preparación del sacramento 4. Cuando se termine el curso de preparación, los responsables de las Unidades deben enviar a través de un memorando el listado final de los niños que realizaron satisfactoriamente el curso y la documentación completa de cada uno de los NNAJ que van a celebrar su sacramento a documentación formatos Ficha General de Sacramento M-PIN-FT-080 y Autorización de Sacramento M-PIN-FT Se llevaran los documentos exigidos por la parroquia que han enviado las unidades para sentar los sacramentos que cada uno de los NNJA se ha preparado y realizado. 6. Es importante mencionar que a la falta de uno de los requisitos para los sacramentos no permitirá sentar dicho sacramento por lo consiguiente quedará como no tomado o realizado el sacramento. 7. Apoyar en la organización el día del evento en la ceremonia RESPONSABLE DE UNIDAD, PSICOLOGIA, PSICOSOCIAL), CATEQUISTA FICHA GENERAL DE SACRAMENTO M-PIN-FT-080 AUTORIZACIÓN DE SACRAMENTOS M-PIN-FT LIBRETA MILITAR RESPONSABLE REGISTRO 1. Para la libreta militar se brinda orientación sobre los documentos que se deben reunir para este trámite y el Distrito Militar más cercano a su residencia donde se puede dirigir para realizar este trámite. Relacionarlo en
6 PÁGINA: 6 de 6 el formato Asistencia de Usuarios Componente Socio Legal Registro Civil Fotocopia del documento de identidad. Declaración de renta, certificado de ingresos o constancia de sueldo. Dos fotografías fondo azul de 3 x 3.5 de frente. 2. Dar información cuando se tenga conocimiento de brigadas que realice el Ejército. 1. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA (DD/MM/AÑO) FIRMA ELABORÓ Johanna Gámez Profesional 31 de mayo de 2011 FIRMA EN ORIGINAL REVISÓ Aliria López Beltrán Subdirectora Operativa 15 de junio de 2011 FIRMA EN ORIGINAL APROBÓ Aliria López Beltrán Subdirectora Operativa 15 de junio de 2011 FIRMA EN ORIGINAL 2. CONTROL DE CAMBIOS No. Versión Fecha (DD/MM/AA) 02 14/06/2011 Descripción de Cambios Se definió el objetivo y alcance del instructivo. Se actualizo que se debe hacer en cada caso para el trámite de los documentos de identificación. Se eliminó acta procesal ya que no se realiza esta actividad. Se cambia el nombre de celebración de sacramento por legalización de sacramento.
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