MANUAL PARA EL MANEJO ADMINISTRATIVO DE BIENES DEL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL

Transcripción

1 MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCION SOCIAL MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL BOGOTÁ, AGOSTO

2 TABLA DE CONTENIDO 1. PROPÓSITO ALCANCE DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL MANUAL NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS DEFINICIONES BIENES DEL MINISTERIO Manejo contable de los bienes Propiedades planta y equipo Activos fijos no depreciables Terrenos Muebles en bodega Activos fijos depreciables Depreciación de bienes Método de depreciación Activos de menor cuantía ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES Almacén Inventario de bienes en bodega Inventario de activos en servicio Cuentas para el manejo de bienes Entrada de bienes de acuerdo a su origen Compras y/o importaciones Por adquisición con recursos de crédito externo Por donación, cesión, transferencia o traspaso de bienes Por traslado Por reintegro de elementos de consumo o devolutivos Por reintegro de bienes de consumo Por reposición Por restitución Por permuta de bienes Por préstamo de bienes Por recuperación de bienes Por tecnología Por producción Por materia prima (cuenta transitoria) Por transformación de elementos Por compensación Por sobrante de inventario

3 Por el sistema de caja menor Requisitos para la entrada de bienes al almacén Requisitos para la salida de bienes Salida de bienes por obsolescencia Salida por traspaso de bienes Salida con destino a terceros Salida para transformación Salida por cambio, reposición o garantía Salida por entrega a terceros en comodato Salida por bienes entregados a terceros en cesión o traspaso Almacenamiento de bienes Bienes servibles Bienes en servicio Bienes inservibles Registro de inmuebles Registro contable Bienes devolutivos en servicio Movimiento de bienes devolutivos en servicio Inventario individual Responsabilidad de funcionario designado como Director o Jefe de dependencia Levantamiento y entrega del Inventario físico de bienes en depósitos Préstamo de bienes (comodato) Reparaciones Reparación de muebles, enseres y equipos de oficina Reparación de equipos de cómputo Reparación fuera de la entidad BAJA DE BIENES Clases de bajas Elementos devolutivos en servicio Elementos devolutivos inservibles Baja por merma, rotura, desuso o vencimiento Baja por donación Baja por cesión de bienes a título gratuito Baja por traspaso de bienes Baja por permuta de bienes Baja por desmantelamiento de máquinas, equipos, aparatos, entre otros Baja por destrucción Baja por caso fortuito o fuerza mayor Baja por pérdida de bienes en poder de los transportadores Baja por hurto o robo Baja por venta en subasta pública (sistema de martillo o remate) Baja por venta directa de entidad a entidad

4 8.2 Enajenación y/o Transferencia de bienes Traslado de bienes RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y FISCAL Registro de la baja de bienes en la contabilidad Bienes en depósito Inventario para entrega normal del almacén Entrega de almacén cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega Control de inventarios Faltantes o sobrantes de bienes Responsabilidad disciplinaria, fiscal y penal COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE

5 1. PROPÓSITO Definir los criterios que orientan la administración de los bienes a cargo del Ministerio. 2. ALCANCE Aplica para todos los bienes del Ministerio de Salud y Protección Social. 3. DOCUMENTOS DEL SIGI ASOCIADOS AL MANUAL Proceso GBR Gestión de Bienes y Recursos Físicos Procedimientos GBR-P01 Ingreso al Almacén Procedimiento GBR-P02 Salida de Almacén Procedimiento GBR-P03 Baja de Elementos del Almacén Procedimiento GBR-P04 Inventario Procedimiento GBR-P05 Pólizas Proceso GIO Gestión de Insumos y Operaciones Procedimiento GIO-P01 Donaciones 4. NORMATIVA Y OTROS DOCUMENTOS EXTERNOS Constitución Política de 1991 Artículo 269, el cual consagra como obligación para las entidades públicas, diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley. Ley 42 de 1993 estableció: el control fiscal es una función pública la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan fondos o bienes del estado en todos sus órdenes y nivel. Ley 42 de 1993, el control fiscal está a cargo de la Contraloría General de la República quien ejercerá control posterior y selectivo, correspondiéndole a cada entidad de la administración pública ejercer auto control en el cumplimiento de los fines del Estado. 5

6 Ley 10 de 1990 Por el cual se reorganiza el Sistema Nacional de Salud y se dictan otras disposiciones. Ley 80 de 1993 en su artículo 3º, Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, prevé la forma y procedimiento que se debe adoptar para la venta de los bienes de las entidades del estado. Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de la atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Ley 1150 de 2007 "por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos". Decreto 2649 de 1993 por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Decreto 2145 de 1999 Por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto 4444 de 2008 por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de Resolución 4444 de 1995 Cumplimiento obligatorio, con el propósito de garantizar la racionalización de las cifras consignadas en los estados financieros e informes complementarios dentro del proceso contable. 6

7 Resolución 400 de 2000 "Por la cual se adopta el nuevo Plan General de Contabilidad Pública y se dictan otras disposiciones". Carta Circular No. 25 de 2000 Relacionada con Pautas mínimas para la implementación del Plan General de Contabilidad Pública que regirá a partir del 1º de enero del Ley 99 de 1993 Por la cual se organiza el Sistema Nacional Ambiental, SINA y se dictan otras disposiciones. En ella se confirma que el Estado fomentará la incorporación de los costos ambientales y el uso de instrumentos económicos para la prevención, corrección y restauración del deterioro ambiental y para la conservación de los recursos naturales renovables 5. DEFINICIONES Bienes inmuebles: Son las edificaciones de cualquier tipo, que por su naturaleza no pueden transportarse de un lugar a otro y las que se adhieren a ellas. Bienes muebles fungibles: Aquéllas cosas que no puede hacerse el uso conveniente a su naturaleza sin que se destruyan. Bienes muebles no fungibles: Aquellos que no desaparecen con su uso normal. Bienes obsoletos por su uso: son aquellos bienes que han sufrido desgaste debido a su uso y pueden ser susceptibles de recuperación. Bienes obsoletos técnica y tecnológicamente: Son aquellos bienes que aunque se encuentran en buen estado, no pueden rendir y producir el beneficio deseado y es necesario cambiarlos por otros, técnica o tecnológicamente más avanzado. 7

8 Cesión o transferencia: Acción de ceder o transferir el dominio de un bien. Se denomina cesión cuando el bien sale del patrimonio del Ministerio y éste cede sus derechos sobre el mismo. Disposición final adecuada: Es el proceso de aislar y confinar los residuos o desechos peligrosos, en especial los no aprovechables, en lugares especialmente seleccionados, diseñados y debidamente autorizados, para evitar la contaminación y los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente. Donación: Acción de traspasar de una persona natural o jurídica, nacional o extranjera a favor del Ministerio de Salud y Protección Social el dominio de un bien, previa aceptación del Ordenador. Elementos de consumo: Son los elementos que se consumen con el primer uso que se hace de ellos, o los que por su uso frecuente generan un desgaste acelerado y por lo tanto, no ameritan clasificarlos como devolutivos o al aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante constitutiva de esos otros. Elementos devolutivos: Son aquellos elementos que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque con el tiempo o por razones de su naturaleza o uso, se deterioran a largo plazo, están sujetos a depreciación y es exigible su devolución, le corresponde a la administración retirarlos del servicio, velar por su guarda y custodia mientras se adelanta el proceso de baja definitiva de los activos y cuentas del balance del Ministerio. Gestor de residuos peligrosos: Persona natural o jurídica que presta los servicios de recolección, transporte, tratamiento, aprovechamiento o disposición final de residuos peligrosos dentro del marco de la gestión integral y cumpliendo con los requerimientos de la normatividad vigente. Inservibles: Son aquellos bienes obsoletos y/o que fueron destruidos por caso fortuito o fuerza mayor que no son susceptibles de reparación. Inventario de Bienes: Es la relación ordenada, completa y detallada de toda clase de bienes que integran el patrimonio del Ministerio de Salud y 8

9 Protección Social. El inventario permite verificar, clasificar, controlar, analizar, valorar y depreciar los bienes que ingresan a los depósitos del almacén, lo cual posibilita efectuar un estricto control de las existencias físicas y reales, para evitar errores, pérdidas, inmovilización, deterioro, merma y desperdicio de elementos, mediante información confiable y oportuna. Préstamo de bienes (comodato): Se entiende que hay préstamo de éstos cuando se entrega un bien a otra entidad o persona para que por un tiempo tenga el uso de él, con la obligación de restituirlo. Recuperación de bienes: Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de éstos, con posterioridad al haber sido detectada su pérdida por parte del Ministerio y después de haberse producido su baja del sistema del inventario de los activos y registros contables. Reintegro de bienes: Es el procedimiento que se efectúa de devolución al almacén de aquellos bienes que no requieren las dependencias del Ministerio, para el desarrollo de sus funciones, a causa del estado de deterioro u obsolescencia o porque estando en buenas condiciones no son necesarios para la prestación de los servicios. Reposición de bienes: Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal por uso o caso fortuito, por otro de iguales o de similares características. Resarcimiento de bienes: Es el procedimiento de indemnizar, compensar o pagar un bien que ha sido desaparecido, hurtado o dañado. Residuo o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia, elemento o producto que se encuentra en estado sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, cuyo generador descarta, rechaza o entrega porque sus propiedades no permiten usarlo nuevamente en la actividad que lo generó o porque la legislación o la normatividad vigente así lo estipula. Residuo sólido aprovechable: Es cualquier material, objeto, sustancia o elemento sólido que no tiene valor de uso directo o indirecto para quien lo genere, pero que es susceptible de incorporación a un proceso productivo. 9

10 Residuo sólido no aprovechable: Es todo material o sustancia sólida o semisólida de origen orgánico e inorgánico, putrescible o no, proveniente de las actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios que no ofrece ninguna posibilidad de aprovechamiento, reutilización o reincorporación en un proceso productivo. Son residuos sólidos que no tienen ningún valor comercial, requieren tratamiento y disposición final y por lo tanto generan costos de disposición. Residuo o desecho peligroso: Es aquel residuo o desecho que por sus características corrosivas, reactivas, explosivas, tóxicas, inflamables, infecciosas o radiactivas puede causar riesgo o daño para la salud humana y el ambiente. Así mismo, se considera residuo o desecho peligroso los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. Responsabilidad del generador: El generador es responsable de los residuos o desechos peligrosos que él genere. La responsabilidad se extiende a sus afluentes, emisiones, productos y subproductos, por todos los efectos ocasionados a la salud y al ambiente. Restitución de bienes: Es el procedimiento mediante el cual reintegran al Ministerio los bienes que fueron entregados a terceros para su uso o administración. 6. BIENES DEL MINISTERIO Para la elaboración y rendición de inventarios y/o cuentas de los bienes muebles e inmuebles del Ministerio se orientarán por los preceptos establecidos en el Índice Universal de Inventarios, los cuales se clasifican por su clase, naturaleza, uso, destino o aplicación en los siguientes grupos mayores: Grupo 1 - Elementos de consumo. Grupo 2 - Elementos devolutivos. Grupo 3 Inmuebles. Estos grupos mayores se dividen a su vez en subagrupaciones señaladas en la Tabla 1. 10

11 Tabla 1. Subagrupaciones bienes del Ministerio de Salud y Protección Social. CUENTA CONTABLE AGRUPACION ESPECIFICACIÓN DE ELEMENTOS Grupo 1. Elementos de Consumo CARGOS DIFERIDOS Materiales y Suministros Materias Primas para construcción, Instalación, campo Útiles de Escritorio Oficina y Dibujo y Papelería Repuestos Máquinas y Equipos Drogas, elementos odontológicos, laboratorio Insecticidas, fungicidas, herbicidas, roedores Material Quirúrgico Dotación Trabajadores Elementos de aseo, Lavandería, cafetería Otros cargos diferidos Misceláneos, Lencería, Elementos Dotación 1970 Intangibles Software Grupo 2. Elementos Devolutivos 1.6 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO BIENES MUEBLES EN BODEGA Maquinaria y equipo Equipos y Maquinas para construcción. Instalaciones Instrumentos Musicales y sus Accesorios Equipos y Maquinas para deporte, Gimnasia y juegos Herramientas y sus Accesorios Libros de Biblioteca, Estudio, Documentos, Mapoteca, Plano teca, Hemeroteca y Muebles Equipo Médico Científico Equipos y Máquinas para Laboratorio, Profesionales Científicas y Enseñanza y sus Accesorios Equipos y Maquinaria para Medicina, Odontología, Veterinaria, Rayos X y Sanidad y sus Accesorios Muebles y Equipo de oficina Mobiliario y Enseres Equipos y Máquina para Oficina Contabilidad Dibujo y Accesorios Equipos de Comunicación Equipos y Máquinas para Comunicación, Detención, Radio, Televisión, Señales, Sonido, Radar, Fotografía y Proyección y sus Accesorios. 11

12 CUENTA CONTABLE AGRUPACION ESPECIFICACIÓN DE ELEMENTOS Equipos de Cómputo (Hardware) Programas de Sistemas Software Equipos y Máquinas para Transporte y sus Accesorios Equipos de Comedor, Cocina, Despensa y hotelería Equipos y Maquinaria para Comedor, Cocina y Despensa y sus Accesorios MAQUINARIA Y EQUIPO Equipo y máquinas de Construcción e Instalación Equipo de Música Equipo de recreación y deporte Equipo de enseñanza 1660 Equipo Médico y Científico Equipo de laboratorio Otros equipo médico y científico 1665 Muebles, enseres y equipos de oficina Muebles y enseres Equipo y máquina de oficina 1670 Equipos de Comunicación y Computación Equipo de Comunicación Equipo de Computación Equipo de Transporte, tracción y elevación Terrestre 1680 Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelería Equipo de restaurante y cafetería 1685 Depreciación acumulada (CR) Grupo 3. Inmuebles Edificios y Construcciones Edificaciones y casas Terrenos Urbanos Rurales Bodegas 6.1 Manejo contable de los bienes El manejo contable de los bienes del Ministerio de Salud y Protección Social se desarrolla con base a las normas técnicas establecidas en el Plan General de 12

13 Contabilidad Pública vigente en cuanto al reconocimiento, registro y valoración de activos. Los movimientos y registros de las operaciones relativas a los bienes se efectúa de acuerdo con los niveles de clasificación que conforman el Catálogo General de Cuentas, definidos por la Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Salud y Protección Social puede solicitar adicionalmente a dicha entidad los niveles auxiliares contables, de acuerdo a las necesidades específicas. Con el fin de unificar la información que genera el almacén para efectos contables, el Grupo de Contabilidad, establece la tabla de equivalencias entre códigos contables y grupos de inventario y efectúa las modificaciones a la misma de acuerdo con los cambios que se produzcan en el Catálogo General de Cuentas que tengan incidencia en su conformación. La Subdirección de Gestion de Operaciones debe generar toda la información de las entradas y salidas de los bienes, desagregada hasta el nivel exigido por la Contaduría General de la Nación, mensualmente consolida éstos reportes y produce un estado del movimiento de bienes, que hace llegar dentro de los cinco primeros días del mes siguiente al Grupo de Contabilidad para su registro y conciliación correspondiente. Se describen a continuación las cuentas y subcuentas de frecuente utilización en el manejo contable de los bienes de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social Propiedades planta y equipo Forman parte de estas cuentas los bienes muebles o inmuebles de carácter permanente adquirido y/o transferido al Ministerio a cualquier título, para el funcionamiento de sus dependencias en el ámbito nacional y prestación de sus servicios, o para la destinación establecida según los actos administrativos que la ordenen. Las propiedades citadas en el presente numeral, deben clasificarse y reconocerse de acuerdo con su naturaleza de bienes depreciables y no depreciables, registrándose por el costo histórico. 13

14 En cuanto a lo que concierne sobre los ajustes por inflación, se aplican de acuerdo con las normas vigentes establecidas por la Contaduría General de la Republica en el año Activos fijos no depreciables Se consideran bienes no depreciables, los terrenos, las construcciones en curso y en general los activos que de acuerdo con su estado no estén expuestos a situaciones que impliquen deterioro o desgaste material. Los activos depreciables solo pueden ser objeto de depreciación a partir del momento en que son entregados para su servicio, mientras ello ocurre, se registran en la cuenta bienes muebles en bodega para efectos contables Terrenos Valor de los predios de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, adquiridos a cualquier título, sobre los cuales se encuentran construidas las diferentes edificaciones, de los destinados a futuras edificaciones o ampliaciones y de otros sobre los cuales no se tiene una destinación específica. Estos bienes pueden ser urbanos o rurales y su valor no incluye el valor de las edificaciones en ellos construidos Muebles en bodega Valores de los bienes muebles y enseres adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia y explotación y que transitoriamente se encuentran en depósito, mientras son puestos al servicio en las dependencias del Ministerio, para el desarrollo de sus funciones administrativas o misión estatal Activos fijos depreciables Corresponde a las edificaciones y a los bienes muebles en servicio que durante su vida útil pierden su capacidad normal de operación por causa del deterioro, desuso, utilización, causas naturales u obsolescencia. 14

15 Para el cálculo de la depreciación a aplicar a cada bien, el Grupo de Contabilidad o la dependencia que haga sus veces informa sobre la vida útil de los activos depreciables, de conformidad con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación, en relación con el servicio esperado de los mismos, fijando los porcentajes respectivos. 6.2 Depreciación de bienes Para el cálculo de la depreciación de los bienes muebles e inmuebles, el Ministerio aplica las disposiciones establecidas por la Contaduría General de la Nación. De acuerdo a los preceptos vigentes, la vida útil se describe en la Tabla 2. Tabla 2. Activos depreciables. VIDA ÚTIL ACTIVOS DEPRECIABLES (AÑOS) Edificaciones 50 Equipo Médico y Científico 10 Equipo para Comunicación y sus Accesorios 10 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación 10 Equipo de Comedor, Despensa y Hotelería 10 Equipo para el Procesamiento de Datos y sus Accesorios 5 Equipo de Oficina, Contabilidad y Dibujo 10 Maquinaria y Equipo 15 Muebles, Enseres 10 Redes, líneas y cables 25 Cuando existan circunstancias que justifiquen la modificación de los años de vida útil de un bien, el Grupo de Contabilidad, la Subdirección de Gestion de Operaciones y la Secretaría General, deben fijar la vida útil y ésta novedad deberá reflejarse en las notas de los Estados Contables Método de depreciación La regla de depreciación a utilizar por el Ministerio de Salud y Protección Social, es la Línea Recta, consistente en la determinación de una alícuota periódica constante para registrarla como gasto durante la vida útil del elemento. Se aplica 15

16 cuando el elemento es utilizado de manera regular y uniforme en cada período y su cálculo resulta de la siguiente formulación: Costo del activo Alícuota periódica = Vida útil estimada del activo (años) Si durante el período a efectuarse la depreciación el bien inmueble objeto de la misma se deja de utilizar por un tiempo superior a dos meses, dicha situación será considerada para el cálculo de su depreciación. Como depreciables se clasifican: Edificaciones: Representa el costo y/o avalúo de los edificios, bodegas y otras construcciones de propiedad del Ministerio de Salud y Protección Social, adquiridas a cualquier título para la prestación de los servicios a su cargo, excluido el valor de los terrenos sobre los cuales se encuentran. Equipo médico y científico: Valor de los equipos médico, científicos de investigación y de laboratorio, de propiedad de la entidad, adquiridos a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa. Equipos para comunicación y para el procesamiento de datos y sus accesorios: Adquiridos a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa. Equipo de transporte, tracción y elevación: Son aquellos equipos de transporte aéreo, terrestre, férreo, marítimo y fluvial, adquiridos a cualquier título por el Ministerio, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa. Maquinaria y equipo: Valor de la maquinaria, equipo y herramientas de propiedad de la entidad, adquiridas a cualquier título que se encuentren en uso para el desarrollo de sus actividades. Muebles, enseres y equipo de oficina, contabilidad y dibujo: conformado por los elementos mecánicos, eléctricos o electrónicos destinados al trabajo 16

17 específico de oficina, así como los muebles y elementos de decoración de propiedad del Ministerio, adquiridos y/o transferidos al Ministerio a cualquier título, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa, o para la destinación que se indique en los actos administrativos, leyes o normas que lo dispongan. Redes, líneas y cables: Valor de las redes, líneas y cables de propiedad de la entidad, adquiridos a cualquier título por el Ministerio, para ser utilizados en el desarrollo de su función administrativa Activos de menor cuantía Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorpora, teniendo en cuenta los montos que anualmente defina la Contaduría General de la Nación, de acuerdo con las disposiciones establecidas por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, la cual fija el valor de la Unidad de Valor Tributario (UVT) aplicable para la vigencia, y en concordancia con lo señalado en el parágrafo 169 del numeral y el numeral 14 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, Planta y Equipo del Plan General de Contabilidad Pública. 7 ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES 7.1 Almacén Es el lugar donde se almacenan los bienes de consumo y devolutivos para su custodia temporal que adquiere o le transfieren al Ministerio de Salud y Protección Social, a cualquier título, con el objeto de atender las necesidades básicas para el desarrollo de las actividades que atienden sus dependencias y de las entidades del sector salud. Le corresponde a la Subdirección de Gestion de Operaciones llevar en forma detallada en el software del sistema de Inventarios de bienes en servicio y en 17

18 bodega, los registros de los bienes almacenados y en servicio en las dependencias, así como las demás establecidas en el presente manual. La Secretaría General y el Subdirector(a) de Gestion de Operaciones, mediante acto administrativo designan al Servidor Público para que desarrolle las labores de almacenista quien lidera las actividades del área Inventario de bienes en bodega El Almacén debe registrar todo ingreso de bienes adquiridos por el Ministerio de Salud y Protección Social a cualquier título, teniendo en cuenta el valor unitario de los bienes muebles, la cantidad, su valor total y la fecha de ingreso al almacén, así como la manera en que fueron adquiridos. Debe igualmente registrar la salida de los mismos y mantener actualizadas las existencias reales de todos los bienes en Bodega Inventario de activos en servicio Le corresponde al almacén llevar el registro detallado y personalizado de todos los bienes que tienen a su servicio los servidores públicos del Ministerio de Salud y Protección Social, con su correspondiente valor histórico y la fecha en que fueron puestos al servicio. Igualmente debe efectuar todos los movimientos de bienes de tal manera, que se pueda determinar en cualquier momento quién es el responsable de cada bien, su ubicación y a cuánto asciende el valor de los activos del Ministerio de Salud y Protección Social. 7.2 Cuentas para el manejo de bienes El manejo de inventarios se divide en cuentas para la organización y control de los bienes, así: Cuenta elementos de consumo y devolutivos en bodega. Cuenta activos fijos - elementos en servicio, préstamo de bienes e Inmuebles. Cuenta elementos devolutivos reintegrados y/o inservibles. Cuenta elementos en proceso de responsabilidad. 18

19 7.3 Entrada de bienes de acuerdo a su origen La entrada de bienes al Almacén se formaliza con el comprobante de Ingreso y registrado en el sistema de Almacén e Inventarios establecido en la entidad, el cual constituye el documento oficial que acredita la entrada real de los bienes al Ministerio de Salud y Protección Social y por consiguiente es el soporte indispensable para el movimiento del Almacén y los registros en la Contabilidad. El comprobante de Ingreso se elabora en original y dos (2) copias. Original para el Almacén. Copia para el Grupo de Contabilidad. Copia para el trámite de la Orden de Pago. Dicho documento debe tener como mínimo la siguiente información básica: Lugar y fecha de entrada. Número de orden en forma ascendente y continúa. Concepto de la transacción y número del documento soporte. Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor y del lugar de origen, documento de identidad o NIT, nombre y código del elemento, unidad de medida, cantidad, valor unitario, IVA, valor unitario por elementos, valor total del comprobante. Firma del servidor público designado para desarrollar las labores de almacenista y del supervisor del contrato o en su defecto el interventor o del servidor público del área técnica encargado de verificar las características del elemento. Movimiento contable. La entrada de bienes según su origen puede producirse, entre otros, por: compras, compensación, donación, reintegros, recuperación, reconstrucción de equipos, reposición, sobrantes y traspasos. La entrada se perfecciona cuando el almacén recibe los elementos y el servidor público designado, firma el comprobante de ingreso. 19

20 7.3.1 Compras y/o importaciones Se presenta cuando el Ministerio de Salud y Protección Social adquiere bienes o elementos para que contribuyan en el ejercicio de sus funciones que por Ley le han sido asignadas. Son transacciones comerciales mediante las cuales la entidad adquiere bienes, previo a las disposiciones presupuestales Por adquisición con recursos de crédito externo Se presenta cuando se adquieren bienes con recursos de crédito externo destinados a proyectos especiales, estos están bajo la responsabilidad del respectivo Director o servidor público responsable del proyecto, hasta la culminación del mismo, salvo que el contrato de compra venta ordene lo contrario. En todo caso, los bienes adquiridos con estos recursos deben ingresar al Almacén General como cuenta especial del respectivo proyecto. Una vez culminado el proyecto, el Director o servidor público responsable del mismo, distribuye los bienes de acuerdo con lo establecido en los términos de referencia. Si en la distribución todos o parte de estos bienes pasan al Ministerio, se descargan de la cuenta especial del respectivo proyecto y se da el ingreso definitivo a los inventarios de la entidad, previa descripción del bien, número de unidades, valor y estado de los mismos Por donación, cesión, transferencia o traspaso de bienes. Hay donación y/o cesión cuando por voluntad de una persona natural o jurídica, o de organizaciones de carácter nacional o internacional, transfiere al Ministerio de Salud y Protección Social, gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece, previa aceptación del ordenador del gasto y siguiendo los criterios establecidos por la entidad. Cuando la entidad reciba bienes a título de donación y/o cesión de personas naturales o jurídicas, la Subdirección de Gestion de Operaciones, elabora el respectivo comprobante de entrada al almacén, con base en el acto administrativo y/o acta de recibo de donación o cesión. De igual forma, efectúa los registros correspondientes. Para lo cual se requiere factura u oficio donde relaciones descripción de los elementos, cantidades y valores unitarios. 20

21 El acta de recibo debe registrar, entre otros datos, la descripción y valor de los bienes a recibir, si es del caso, y en la misma se deja constancia de las personas que intervinieron en el recibo. En caso de que la donación o cesión se origine en una entidad oficial, el comprobante de ingreso al almacén se elabora con base en el acta de baja o documento respectivo de la entidad donante. Si la donación proviene de un Gobierno extranjero, debe indicarse el destino final para el cual ha sido asignado. Si el traspaso de bienes es entre entidades públicas del nivel nacional, sin ninguna contraprestación, y en cumplimiento de disposiciones legales, transfiriendo a su vez el dominio, debe tratarse como una operación interinstitucional, teniendo en cuenta que no genera un incremento o disminución del patrimonio de la nación. Los comprobantes de entrada al almacén general se soportan con los documentos que dieron origen a la donación. Para fijar el precio que se incorpora a los registros contables de la entidad, en caso de que no se especifique el valor, se procede a realizar un avalúo conforme el procedimiento descrito en el capítulo avalúo de bienes, Si la donación son medicamentos o elementos con fechas de vencimientos la dependencia en cargada de la aceptación de esta donación debe cumplir con las normas propias del tema y a su vez debe entregar a la Subdirección de Gestion de Operaciones la distribución y forma de entrega de cada uno de estos elementos. Para el caso de equipos la dependencia aceptante debe remitir una certificación que los bienes son aptos para el desarrollo de las actividades propias de la entidad Por traslado Se da cuando se transfiere un elemento de un servidor público o contratista a otro o se cambia la ubicación física de los bienes dentro de las dependencias u oficinas de la entidad. En este caso, la responsabilidad se traslada a quien recibe el bien. Si en la diligencia de traslado de bienes entre los servidores públicos, existe la posibilidad de no ser recibido uno de éstos, el servidor público designado por la Subdirección de Gestion de Operaciones debe trasladarlo a los depósitos del almacén y efectuar el ingreso correspondiente. 21

22 7.3.5 Por reintegro de elementos de consumo o devolutivos Es la devolución que hacen los servidores públicos o contratistas de las dependencias responsables de la custodia de bienes de consumo y devolutivos en servicio, que ya no se requieren para el desarrollo de las labores propias de cada una de ellas o por su estado de deterioro u obsolescencia al almacén general del Ministerio, para este trámite se utiliza el formato establecido por la entidad para el traslado de bienes GBR-F02. Un servidor público que necesite reintegrar elementos que se encuentren a su cargo debe devolverlos al servidor público designado por la Subdirección de Gestion de Operaciones, previa solicitud de reintegro de bienes. En cuanto a la devolución de equipos de cómputo e impresoras, entre otros, debe hacerlo a través del formato de traslado de bienes GBR-F02 al Grupo de Soporte Informático, quien a su vez lo reintegra al almacén general del Ministerio. El Grupo de Soporte Informático realiza las pruebas técnicas para establecer la capacidad tecnológica de los elementos y determinar: a. Su reasignación de lo cual informa a la Subdirección de Gestion de Operaciones para la actualización y control del Inventario Individual. b. Su reintegro al almacén general mediante concepto del destino final que debe dársele para que el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable determine la baja por desmantelamiento o para su destrucción. Cuando a un contratista se le hayan entregado bienes para el desarrollo del objeto del contrato y una vez finalizado éste, el interventor informará por escrito a la Subdirección de Gestion de Operaciones, indicando la fecha de la novedad, a efectos de proceder al recibo los bienes en servicio. El servidor público designado por la Subdirección de Gestion de Operaciones, verifica el reintegro de elementos, especificando cantidades, características, estado de conservación y procede a reasignar los bienes descritos en el comprobante respectivo, previa solicitud de estos. Si los bienes a recibir poseen condiciones o características especiales se solicita la asesoría de un técnico. Una vez verificado el estado de conservación de los bienes devueltos y en caso que éstos no coincidan, hayan sido sustituidos y tengan especificaciones, marcas o números de placas de inventario y seriales diferentes, o su estado de deterioro u obsolescencia no obedezca a su vida útil o al desgaste natural por su uso, no 22

23 continua con el trámite e informa a la Subdirección de Gestion de Operaciones, con el fin de que se inicien las acciones de responsabilidad a que haya lugar. De encontrar los elementos conforme a la descripción en la solicitud, el servidor público designado elabora el ingreso de los bienes y los descarga del inventario individual de la persona, entregando constancia de entrega de los elementos. Los bienes devueltos a la Subdirección de Gestion de Operaciones que por su estado de deterioro no sea posible reparar y poner nuevamente en servicio y su estado de obsolescencia obedezca a su vida útil o al desgaste natural por el uso, son registrados en la cuenta de bienes inservibles. Si los servidores públicos o contratistas designados por la Subdirección de Gestion de Operaciones encuentran bienes en pasillos u oficinas que no estén bajo la administración, uso, custodia o responsabilidad de algún servidor público o contratista y no haya quien se haga responsable de ellos, debe trasladarlos a los depósitos del almacén general y efectuar el ingreso por reintegro Por reintegro de bienes de consumo Se genera cuando después de haberse elaborado el comprobante de salida de bienes de consumo, éstos son devueltos al Almacén General. En este caso, los elementos deben ingresar a la bodega como reintegro y reportarlos al Grupo de Contabilidad en los informes periódicos Por reposición Consiste en reemplazar los bienes faltantes o los que han sufrido daños por causas distintas al deterioro normal, por su uso o caso fortuito, por otros de igual o de similares características. Se realiza la entrada del bien, previa aprobación del ordenador del gasto quien autoriza recibirlo en su reemplazo. Para la entrada de bienes por reposición, cuando el servidor público que tenía en uso, administración, custodia y responsabilidad los bienes entregue en igualdad de condiciones de similitud, clase, marca, modelo, cantidad, calidad, medida y estado de conservación a los que faltan, se debe tener en cuenta lo siguiente: 23

24 Solicitud escrita del servidor público o contratista responsable de los bienes faltantes dirigida al Secretario General, describiendo los que va a reponer. Concepto técnico emitido por un servidor público o contratista idóneo del Ministerio o a solicitud del ordenador del gasto a otras entidades que tengan voluntad de prestar la colaboración para el concepto donde hagan constar que los bienes a reponer reúnen las mismas características de los faltantes. Acta de recibo firmada por los participantes en donde se especifique claramente la actuación, previa verificación de las características del bien. Cuando la compañía aseguradora reemplace los bienes, el recibo de estos se efectúa únicamente en el Almacén General, acompañado de la correspondiente factura. Si las especificaciones de los bienes que se entregan en reposición presentan inexactitud de aquellos que van a ser reemplazados, a la Subdirección de Gestion de Operaciones en un término de cinco (5) días debe dar su visto bueno por escrito, previamente a la entrada al almacén general. Ninguna Dependencia que no sea la Subdirección de Gestion de Operaciones, puede recibir bienes por reposición de la compañía aseguradora Por restitución Se entiende que es la devolución al Ministerio de Salud y Protección Social, de los bienes entregados a terceros para su uso o administración. Estos bienes deben restituirse al Almacén General en las condiciones establecidas en los contratos o convenios que amparan la entrega de los mismos, salvo el deterioro normal de los elementos. En el evento que dichos bienes se encuentren deteriorados o en mal estado y esta situación no obedezca al desgaste natural por el uso y el paso del tiempo, la Subdirección de Gestion de Operaciones se abstiene de recibirlos e informa al Interventor para lo de su competencia. Le corresponde al servidor público o contratista designado, en la ciudad de Bogotá, suscribir la correspondiente acta de recibo del bien entregado a satisfacción y elaborar el comprobante de entrada. 24

25 7.3.9 Por permuta de bienes Se da cuando el Ministerio suscribe con persona natural o jurídica, en desarrollo de un convenio o un contrato la permuta de bienes muebles e inmuebles. Los bienes ingresan al Almacén General del Ministerio, de conformidad con lo establecido en el correspondiente Convenio o Contrato Por préstamo de bienes Se presenta cuando el Ministerio de Salud y Protección Social en virtud de un contrato de comodato, convenio interadministrativo o arrendamiento recibe bienes muebles e inmuebles, los cuales de acuerdo a las condiciones del contrato, administra, controla y asegura. Los bienes recibidos deben entrar al Almacén General como cuenta especial, (préstamo de bienes) y reportar al Grupo de Contabilidad para su registro en las cuentas correspondientes, de acuerdo con las normas y procedimientos vigentes Por recuperación de bienes Se entiende por recuperación de bienes, la aparición física de éstos, con posterioridad al haberse asumido su pérdida y después de haberse producido su baja del inventario y los registros contables. Si con posterioridad a la baja de bienes perdidos y estos son recuperados, se informa del hallazgo a la Subdirección de Gestion de Operaciones, para que determine si se trata o no del bien extraviado y en caso afirmativo, informar tal hecho y el estado en que se recuperó el bien a la Secretaría General y a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia. Si el elemento recuperado es nuevo, se registra en la cuenta de bienes en depósito, registrando las características y especificaciones contempladas en los documentos de entrada y salida inicial; si es usado se incluye en la cuenta de elementos devolutivos en servicio. 25

26 Si un bien recuperado ha sufrido daño o destrucción, el valor para su recuperación se calcula, si es posible, por la Subdirección de Gestion de Operaciones y con base en dicho valor procede a efectuar la entrada respectiva en la cuenta de elementos devolutivos en servicio. Si el cálculo del valor no lo puede realizar el Grupo, debe seguirse el procedimiento establecido en el Capítulo avalúo de bienes. En el evento que el bien recuperado haya sido objeto de reclamación ante la compañía aseguradora y ésta hubiese hecho la reposición o pago del mismo, se le comunica tal situación y se procede conforme a lo establecido en el contrato de pólizas de seguro o en la normatividad vigente sobre el particular Por tecnología Cuando la entidad adquiere bienes que por su naturaleza y características están condicionados a constantes modificaciones o cambios técnicos o tecnológicos la Subdirección de Gestion de Operaciones, adelanta el trámite de entrada al Almacén General, de acuerdo con lo estipulado en el contrato respectivo Por producción Es el proceso de modificación que resulta de una transformación de insumos suministrados por la entidad para obtener elementos terminados, ya sea que la entidad lo realice directamente o a través de terceros Por materia prima (cuenta transitoria) Para los casos en que el Ministerio de Salud y Protección Social, proporcione materia prima para ser transformada, una vez terminado el proceso, recibe los elementos producidos, elabora el comprobante de entrada donde incluye las cantidades de elementos y material gastado, verifica que las unidades estén de acuerdo con el número contemplado en el comprobante de salida y los sobrantes sean devueltos al almacén general. Una vez entren al almacén general los productos terminados se descargan de la cuenta transitoria, hasta la cancelación de ésta. 26

27 La valoración de los productos terminados, la determina la entidad con base en los costos en que incurrió el Ministerio de Salud y Protección Social Por transformación de elementos Cuando se dieren de baja bienes inservibles, y partes de éstos sean reutilizables, la Subdirección de Gestion de Operaciones debe realizar una relación de los mismos y la envía al Grupo o Coordinación encargado del tema para que designe un servidor público o contratista para que autorice el avalúo de ellos y se produzca la orden de entrada al Almacén General Por compensación Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento del almacén hayan podido confundirse con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes en el almacén, pueden hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión. El servidor público o contratista que practicó la diligencia, informa en este caso a la Subdirección de Gestion de Operaciones, quien expide la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la de baja por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de entrada. Los artículos sobrantes que no puedan ser compensados deben ser ingresados como sobrantes, y los faltantes, que no pueden obtener compensación, se dejan a cargo del responsable, No son susceptibles de compensación, los bienes que figuren en los registros identificados como cuerpo cierto, tales como: máquinas, vehículos, electrodomésticos, computadores, entre otros, ya que su registro se individualiza mediante un número de serie Por sobrante de inventario Son aquellos bienes cuyas cantidades o existencias físicas resultan ser superiores a las que se reflejan en los registros (software o kárdex) con posterioridad a un ejercicio de inventario físico o prueba selectiva, etc. 27

28 El servidor público o contratista de la Subdirección de Gestion de Operaciones, que realice la verificación del inventario de bienes elabora el acta de la diligencia respectiva, en la que se detectó el sobrante, consignando en ella las características y cantidades de los sobrantes e informa a la Subdirección de Gestion de Operaciones, quien efectuar el análisis documental y solicita la justificación de la inconsistencia. Terminada la diligencia y suscrita el acta correspondiente, el servidor público o contratista designado para desarrollar las labores de almacenista elabora inmediatamente el respectivo comprobante de entrada por sobrante. El valor de los elementos sobrantes se determina por el valor de los bienes de iguales características que figuren en el sistema de inventarios en bodega y activos fijos y en caso de no figurar, se efectúa el procedimiento establecido para el avalúo de bienes Por el sistema de caja menor Son adquisiciones de bienes a través del sistema de fondos fijos, para lo cual se debe cumplir los siguientes requisitos: Previamente a la compra de elementos de consumo y/o devolutivos por este sistema, el responsable del manejo de la caja menor, debe verificar con el área de almacén general de la Subdirección de Gestion de Operaciones, si en los depósitos hay o no existencia de los elementos que se han solicitado. Posterior a toda compra de elementos devolutivos por este sistema, el servidor público o contratista responsable de la caja menor debe enviar copia de la factura siempre y cuando supere el 0.5 SMLV., debidamente tramitada a la Subdirección de Gestión de Operaciones, para que esta produzca el respectivo comprobante de entrada y salida, a nombre del servidor público o contratista que recibió el bien. 7.4 Requisitos para la entrada de bienes al almacén La entrada de bienes al Almacén General debe garantizarse mediante: contrato, factura comercial y/o acta del interventor técnico del contrato u orden, acto administrativo que autoriza la donación, cesión y/o transferencia de bienes y el 28

29 acta de entrega y recibo de los mismos y el comprobante Entrada de Almacén en el cual se registra el ingreso real y físico de los elementos adquiridos por el Ministerio de Salud y Protección Social, así: a. Nombre del proveedor, NIT, fecha de elaboración y No. de consecutivo. b. Especificación y características de los bienes y elementos. Cuando un equipo o elemento tenga accesorios, repuestos o herramientas propias de él, o para su servicio exclusivo, se detallan a continuación del mismo y no en renglón separado. c. Unidad de medida y cantidad. d. Código. Según clasificación por su naturaleza, indicando la agrupación que le corresponda. e. Valor unitario y valor total. El comprobante de Entrada de Almacén utilizado por el Ministerio de Salud y Protección Social, forma parte integral del software del sistema de Inventarios de bienes en bodega y servicio, sus copias se distribuirán así: Original para la cuenta de Almacén. Copia para el supervisor e interventor Copia para el Grupo de Contabilidad. El Grupo de Gestión Contractual debe remitir a la Subdirección de Gestión de Operaciones, copia legible y registrada de todo contrato y orden que tenga como objeto la adquisición o préstamo de uso de bienes, a cualquier título, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su perfeccionamiento. De igual manera, informa la designación de los servidor público o contratista como interventores para cada contrato, describiendo su nombre y apellidos, cargo que desempeñe y dependencia donde presta sus servicios. Para la entrada a los depósitos del Almacén General de los bienes adquiridos, se requiere certificación escrita del interventor del contrato donde hace constar que los bienes que se están entregando por parte del proveedor cumplen con las especificaciones y condiciones pactadas. El servidor público designado para recibir los bienes, ciñéndose a lo estipulado en el contrato, en cuanto a condiciones de entrega, cantidades y plazos estipulados, es indispensable la presencia de los interventores o supervisores. 29