MANUAL DE CONTABILIDAD

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1 MANUAL DE CONTABILIDAD (PARA PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS EN COSTA RICA) Trabajo Comunal Universitario MODERNIZACIÓN EN EL SISTEMA ADUANERO NACIONAL Y SU VINCULACIÓN CON LA 1 SOCIEDAD CIVIL

2 Índice 1 1. CAPÍTULO I - CONTABILIDAD CONCEPTOS GENERALES Para qué sirve la Contabilidad? Por qué es importante tener un control contable en mi empresa? Definiciones y Conceptos Generales TÉCNICAS DE CONTABILIDAD Hipótesis Fundamentales de la Contabilidad El Catálogo de Cuentas Registro de Activos Registro de Pasivos Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital) Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias Registro en Cuentas de Gastos y Pérdidas Registros de Diario Registros de Mayor (Mayorización) El Ciclo Contable ARCHIVO DE DOCUMENTOS COMERCIALES Archivo de Facturas de Venta Archivo de Facturas de Compra Archivo de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas Archivo de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas registro DE DOCUMENTOS COMERCIALES Dónde registrar los documentos comerciales? Cuando registrar los documentos comerciales? Registro de Facturas de Ventas Registro de Facturas de Compras Registro de Recibos de Dinero, Depósitos y Transferencias Bancarias Recibidas Registro de Cheques de Pago, Depósitos y Transferencias Bancarias Realizadas OTROS REGISTROS CONTABLES Registros Directos en el Diario General Asientos de Ajuste Asientos de Cierre Caso Práctico ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Elaboración del Balance de Comprobación Elaboración del Estado de Resultados Elaboración del Estado de Cambios en el Patrimonio Elaboración del Balance General Elaboración del Estado de Flujos de Efectivo Elaboración de las Notas a los Estados Financieros ELABORACIÓN DE OTROS INFORMES FINANCIEROS Elaboración de Informes de Ventas Elaboración de Informes de Costos Elaboración de Flujos de Caja Interpretación y Análisis de Los Estados Financieros y Otros Informes Análisis Vertical Análisis Horizontal Interpretación y Análisis del Estado de Resultados Interpretación y Análisis del Estado de Cambios en el Patrimonio Interpretación y Análisis del Balance General Cálculo e Interpretación de Razones Financieras

3 2 2. CAPÍTULO II - CONTROL Y MANEJO TRIBUTARIO Preparación de Información Financiera para efectos Tributarios Reporte de Ventas y Compras Mensuales Reporte de Ventas y Compras por Cliente y Proveedor, respectivamente Determinar Gastos No Deducibles, e Ingresos No Gravables Cálculo de Impuestos Aduaneros Elaboración y Presentación de Declaraciones Tributarias Elaboración y Presentación de la D-104 Declaración Jurada del Impuesto sobre las Ventas Elaboración y Presentación de la D-101 Declaración Jurada del Impuesto sobre la Renta Elaboración y Presentación de la D-151 Declaración Resumen Anual de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos MULTAS Y SANCIONES TRIBUTARIAS CAPÍTULO III - CONTROL BANCARIO Servicios Bancarios Transferencias Internacionales Normas de Seguridad y Cambio de Cheques Pago Automático de Planillas y Recibos Riesgo por Variaciones en el Tipo de Cambio CONCILIACIONES BANCARIAS Conciliación Bancaria por Saldos Ajustados Decisiones de Inversión Qué debe hacer una empresa con sus dineros ociosos? Apertura de Cuentas Corrientes decisiones de financiamiento Cómo determinar cuándo se requiere financiamiento? En qué moneda se debe tomar el financiamiento? Cómo elegir cuál es la mejor opción bancaria para el financiamiento? Cálculos importantes para evaluar un financiamiento

4 1.CAPÍTULO I - CONTABILIDAD Objetivos: Comprender la Importancia de aplicar la Contabilidad en la empresa. Describir y Explicar la Metodología para Contabilizar las Transacciones de una compañía. Describir la metodología para generar Informes y Estados Financieros. Describir las técnicas para interpretar y analizar los Informes y Estados Financieros. 4

5 1.1 CONCEPTOS GENERALES Para qué sirve la Contabilidad? La Contabilidad es la técnica para registrar todas las transacciones y eventos comerciales que diariamente efectúa una empresa, con el objetivo de almacenar dicha información para posteriormente preparar distintos reportes e informes financieros, los cuales serán importantes para: Conocer y entender la situación financiera, desempeño y cambios en la posición financiera de la empresa. Informar a los usuarios externos que requieren la información financiera de la empresa. Por ejemplo: Proveedores, Bancos, Inversionistas, El Estado, entre otros. Preparar la información financiera para presentar a la Dirección General de Tributación Directa Por qué es importante tener un control contable en mi empresa? El tener un control contable en la empresa permitirá a los gerentes contar con una visión clara y oportuna de la situación financiera, desempeño y posición financiera en la que se encuentra la empresa, y de esta manera podrán explotar sus virtudes y corregir las deficiencias que reflejen los reportes financieros, lo cual guiará a la empresa a un crecimiento continuo y ordenado, y evitará que entre en peligro de quiebra. Por otro lado, el tener la contabilidad al día es de vital importancia para solicitar financiamientos bancarios, ya que los Estados Financieros son uno de los requisitos 5

6 fundamentales que solicitan las entidades bancarias a la hora de tramitar un préstamo, ya que por medio de estos es que se evalúa la solidez financiera, tanto a corto como a largo plazo, de una empresa. Además, los estados financieros son necesarios para participar en muchas de las licitaciones públicas, las cuales pueden ser una buena oportunidad de mercado para las empresas. Lo anterior sin dejar de lado, que los informes financieros son necesarios para preparar las declaraciones tributarias, y así tener la empresa apegada a la ley en cuanto a la declaración y pago de impuestos Definiciones y Conceptos Generales Documentos Comerciales: Orden de Compra: Documento elaborado por el departamento de compras o bodega que informa y respalda la decisión de compra a un proveedor. Este documento debe contener como mínimo los siguientes datos: Membrete de la empresa, fecha, número de consecutivo, cantidades y descripción de los productos a solicitar, y especificaciones y condiciones de la compra, tales como forma de pago, lugar de entrega, y vigencia de la oferta. Este documento sirve para corroborar la veracidad y confiabilidad de las posteriores facturas. Factura: Documento que se emite cuando se realiza la venta, confirma el despacho de las mercancías, o la prestación de los servicios, y solicita el pago de los mismos. Depósitos: Boucher emitido por el banco en el momento que se deposita dinero en una cuenta bancaria. Este contiene información importante para el registro contable, tal como fecha del depósito, monto, moneda y número de cuenta. 6

7 Recibo: Documento que se elabora en el momento que se paga una factura, el mismo sirve como comprobante. El Cheque: Es una orden incondicional de pago girada contra un banco, a favor del beneficiario deseado, y pagadera a la vista. Nota de Crédito: Documento elaborado por el proveedor para acreditar (reducir) el monto a pagar al cliente, esto por diversas razones, dentro de las cuales las más comunes son la devolución de mercancías o descuentos en precios. Notas de Débito: Documento contraparte de la nota de crédito, o sea, se elabora para aumentar el monto a cobrar a un cliente, en el mismo se informa el motivo, por ejemplo, cargos por intereses moratorios ante falta de pago. El Vale: Documento empleado como respaldo de entrega de dinero a empleados, por concepto de adelantos salariales o para gastos menores de la misma empresa, conocidos como gastos de caja chica. Pagaré: Documento por medio del cual una persona promete incondicionalmente pagar a otra una cierta cantidad de dinero dentro de determinado plazo. Letra de Cambio: Es un título valor por medio del cual una persona ordena incondicionalmente a otra el pago de una suma de dinero a la vista o a plazo. En la práctica, se utiliza como respaldo de la línea de crédito que le otorga un proveedor a un cliente. Prenda: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien mueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena. Hipoteca: Documento por medio del cual una persona impone un gravamen real sobre un bien inmueble con el objeto de garantizar una obligación propia o ajena. Acciones: Es un título mediante el cual se acredita y transmite la calidad de socio en una sociedad anónima. Representa partes iguales del capital social. Certificados de Depósito a Plazo: Títulos Valores emitidos por los bancos en el momento que un cliente invierte una determinada cantidad de dinero a un plazo determinado, durante el cual el cliente no podrá disponer de los fondos, a cambio de obtener una rentabilidad mayor que las inversiones a la vista. 7

8 Bonos: Documento que representa la promesa de pagar una suma de dinero en la fecha vencimiento señalada, además de intereses periódicos a una tasa estipulada, sobre el valor nominal (impreso) del bono. Información que suministran los Estados Financieros: Situación Financiera: Representa los recurso que posee o controla la empresa, su estructura financiera, su liquidez y solvencia, así como su capacidad para adaptarse a los cambios del ambiente en el que opera. Por ello se le llama el espejo de la empresa. Esta información es suministrada fundamentalmente por el Estado Financiero llamado Balance General, el cual se mostrará más adelante en este manual. Desempeño: Se refiere a las ganancias generadas por las operaciones de la empresa, permite predecir la capacidad de la empresa para generar flujos de efectivo. Cambios en la Posición Financiera: Revela la información referente a las actividades de financiamiento, inversión y operaciones de la empresa. Elementos de los Estados Financieros: Activos: Son los recursos controlados por la empresa, de los cuales se espera obtener beneficios económicos futuros. Pasivos: Es una obligación a la que le debe hacer frente la empresa, surgida por eventos pasados, que debe pagar a un vencimiento, aplicando recursos. Patrimonio: Es la parte residual de los activos, una vez deducidos los pasivos. Por lo general lo componen, los aportes de los socios, y las utilidades acumuladas por la empresa. Por regla general el Patrimonio, también llamado Capital, es igual a los Activos, menos los Pasivos, o expresado de otra manera; Activos = Pasivos + Patrimonio Ingresos y Ganancias: Son los beneficios que surgen de la operación o el desarrollo de las actividades de la empresa. Ejemplos de ingresos son las ventas, 8

9 alquileres, intereses, entre otros. La diferencia entre Ingresos y Ganancias, es que los Ingresos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la empresa, mientras que las ganancias no son habituales, ni producto de las operaciones de la compañía. Gastos y Pérdidas: Son la contraparte de los ingresos, son necesarios para realizar las actividades de la operación de la empresa y así generar ingresos. La diferencia entre Gastos y Pérdidas, es que los Gastos surgen producto de las operaciones normales y cotidianas de la empresa, mientras que las pérdidas no son habituales, ni producto de las operaciones de la compañía. 9

10 1.2. TÉCNICAS DE CONTABILIDAD Las técnicas de contabilidad se refieren a las reglas, metodología y estándares utilizados para contabilizar. Dichos parámetros son estándar en muchos países, y están dictados por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), complementados por las antiguas Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) Hipótesis Fundamentales de la Contabilidad La contabilidad debe ser tratada bajo dos supuestos o hipótesis fundamentales, alrededor de las cuales van a regir todas las políticas contables; a) Base de Acumulación o Devengado (Causación): Se refiere a que los efectos de las transacciones y demás eventos se reconocen cuando ocurren y no simplemente cuando se recibe o paga efectivo, asimismo, se registran en los libros y se informan sobre ellos en los estados financieros de los periodos con los cuales se relacionan. b) Negocio en marcha: Los estados financieros se preparan bajo el supuesto de que la empresa está en funcionamiento y continuará sus actividades de operación en el futuro, o sea, que no hay intención de liquidarla, ni quiebra El Catálogo de Cuentas La cuenta es el formato en el que se registran, de forma clara, ordenada y comprensible los aumentos o disminuciones que sufre un valor del activo, pasivo o patrimonio, después 10

11 de realizado un hecho o evento económico en la entidad. Se puede decir que La Cuenta es la forma de clasificar las diferentes transacciones de la empresa. Y son importantes porque contienen la información que permite conocer los aumentos o las disminuciones, y determina los saldos de las mismas. La cuenta se compone de: Nombre de la Cuenta. Monto del lado izquierdo, que se conoce como Débito, Cargo o Debe. Monto del lado derecho, que se conoce como Crédito, Abono o Haber. La diferencia entre los dos lados, que es el saldo de la cuenta, y puede ser de naturaleza débito o crédito. Las cuentas se clasifican en: Cuentas Reales o de Balance: Son aquellas que representan bienes (activos), derechos y obligaciones de la empresa (pasivos), determinando su patrimonio. También puede decirse que son aquellas que forman parte de la ecuación contable, tienen duración permanente (saldo permanente), y su saldo siempre representa un valor tangible. Cuentas Nominales o de Resultados: Son las que tienen su origen en las operaciones del negocio, determinando aumentos y disminuciones del patrimonio en razón de las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio o periodo correspondiente. Se denominan también cuentas transitorias porque su duración llega hasta la terminación de cada ciclo contable, momento en que deben cancelarse o saldarse contra la cuenta de Utilidades Retenidas. A este grupo perteneces los ingresos de operación, los gastos de operación o de ventas, también el costo de ventas o de producción, y los otros ingresos, gastos, ganancia y pérdidas que no son de operación. Cuentas de Orden o de Memorando: Son cuentas que figuran en el balance general pero representan bienes de propiedad de terceros que con intervención de la 11

12 empresa prestan servicios especiales, como mercadería recibida en consignación, valores en custodia, entre otros. El Catálogo de Cuentas o Cuadro de Cuentas reúne todas las cuentas antes mencionadas, aún el más pequeño sistema contable debe tenerlo. El Catálogo de Cuentas es una lista que contiene el número (código) y el nombre de cada una de las cuentas que son usadas en el sistema de contabilidad de la empresa. Este catálogo debe relacionar los números y los nombres o títulos de las cuentas y estas deben colocarse en el orden de las cinco partes o clasificaciones básicas: activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos. Cada cuenta tiene su nivel o jerarquía, y su naturaleza. Los niveles de las cuentas se pueden asemejar a los niveles de cómo está estructurado un libro, por ejemplo, Capítulos, Temas y Subtemas. Igualmente pasa en el Catálogo de Cuentas, donde la primer jerarquía la representan las 5 partes básicas: Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Gastos, y luego estas se subdividen en clasificaciones y estas a su vez en sub-clasificaciones. Por ejemplo: Los ACTIVOS contienen una categoría llamada CAJA Y BANCOS, y esta a su vez dos subcategorías, una CAJA y otra BANCOS, solo estas dos últimas son las verdaderas Cuentas, y las únicas que van a recibir los movimientos y transacciones, los niveles superiores, como CAJA Y BANCOS y ACTIVOS solamente son los Títulos y solamente proporcionan los saldos acumulados (suma) de sus Sub-Categorías respectivas. 12

13 Gráficamente se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO CUENTA SALDO ACTIVOS CAJA Y BANCOS Caja Bancos A la hora de asignar los códigos a cada cuenta se debe considerar la estructura y jerarquía de las cuentas. Por ejemplo, nótese como en el cuadro anterior las cuentas de ACTIVOS son las cuentas número cien: 100-XX-XXXX, luego para bajar al nivel inferior CAJA Y BANCOS se asigna la codificación y sub-categoría de cero uno: XXXX, y por último, las cuentas se enumeran en consecutivo desde uno y hasta un disponible de 9999, ya que como se puede notar, en esta catalogación se dejó habilitado 4 dígitos para numerar las cuentas: ???? A continuación se presenta un Catálogo de Cuentas con las principales cuentas en las cuales las empresas realizan sus transacciones: CUENTAS DE ACTIVOS Activos Circulantes Efectivo Bancos Inversiones Cuentas por Cobrar Gastos pagados por anticipado (diferidos) Inventarios Documentos por Cobrar Activos Fijos Terrenos Edificios Vehículos Maquinaria y Equipo de Trabajo 13

14 Mobiliario y Equipo de Oficina Equipo de Cómputo Depreciación Acumulada Activos Intangibles Software Patentes Amortización Acumulada CUENTAS DE PASIVOS Pasivos Circulantes Cuentas por pagar Gastos por Pagar Impuesto por Pagar Ingresos Cobrados por anticipado (diferidos) Retenciones y Provisiones Laborales Documentos por pagar, Corto Plazo Pasivos No Circulantes Documentos por pagar, Largo Plazo CUENTAS DE PATRIMONIO Capital Social, acciones Utilidades Retenidas Reserva Legal CUENTAS DE INGRESOS Ingresos por Ventas Descuentos sobre Ventas Devoluciones sobre Ventas Ingresos por Intereses Otros Ingresos Ganancia en venta de activos Ganancia en diferencial cambiario 14

15 CUENTAS DE GASTOS Compras Descuentos sobre Compras Devoluciones sobre Compras Gastos Operativos Gastos Administrativos Gastos Financieros Otros Gastos Pérdidas en venta de activos Pérdidas en diferencial cambiario En los siguientes subtemas, se definirá el formato y procedimiento para registrar las transacciones que afectan a cada cuenta del catálogo Registro de Activos Las cuentas de Activos son los recursos con los que cuenta la empresa, y por definición aumentan al Debe y disminuyen al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera: Debe ACTIVOS Haber (+) (-) A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Activos del catálogo: 15

16 Cuenta (nombre de la cuenta): EFECTIVO Concepto (descripción de que se ingresa en la cuenta): Naturaleza (Saldo normal de la Dinero mantenido de manera física, en custodia de la misma empresa. Al Debe cuenta): Documentos de Soporte (documentos físicos que contienen la información y deben ir adjuntos al registro de la transacción): Movimiento al Debe (ejemplos de movimientos que se registran al Debe): Movimientos al Haber: (ejemplos de movimientos que se registran al Haber): Comprobantes probatorios extendidos por terceros (bancos, proveedores, pagadores, etc) sobre la entrega del dinero en efectivo. Cobros de dinero en efectivo. Pagos con dinero en efectivo. Envío de depósito al banco. Cuenta: BANCOS Concepto: Dinero mantenido como depósito en cuentas bancarias. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Boucher extendidos por la entidad bancaria, con la información del depósito realizado. Y salidas por medio de copia de cheques o transferencias bancarias. Movimiento al Debe: Depósitos a la cuenta bancaria. Créditos del banco, tales como intereses. Movimientos al Haber: Cheques girados. Transferencias bancarias a otras cuentas. Débitos del banco, tales como comisiones, multas, etc. 16

17 Cuenta: INVERSIONES Concepto: Inversiones a la Vista o en Certificados de depósito a plazo mantenidos con entidades bancarias u otros. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: El Certificado o documento emitido por la entidad bancaria. Movimiento al Debe: Creación de la Inversión. Aumento de la Inversión si fuera en Fondos (ganancia por fluctuación según el mercado) Movimientos al Haber: Retiro de la Inversión. Disminución de la Inversión (pérdida por fluctuación según el mercado) Cuenta: CUENTAS POR COBRAR Concepto: Cuentas pendientes de cobro, sea por ventas, préstamos, etc. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: La Factura a crédito, o documento respectivo para cobro. Movimiento al Debe: Emisión de Factura a crédito. Movimientos al Haber: Cobro de factura a crédito. Aplicación de Nota de Crédito (rebajo a la factura) Cuenta: GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS) Concepto: Pagos realizados como adelanto, antes de recibir los servicios o mercancías. (Ej: Una señal de trato) Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Recibo de dinero y/o factura que respalda el pago del adelanto. Movimiento al Debe: Realización del pago del adelanto. Movimientos al Haber: Recepción del Servicio o Mercancías. 17

18 Cuenta: INVENTARIOS Concepto: Mercancías en posesión y disposición de la empresa. Pueden ser suministros para uso propio, o mercadería para la venta. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Facturas de Compra para las entradas, y Boletas de Requisición (entrega de materiales) y/o Facturas de Venta para las salidas. Movimiento al Debe: Compra de Mercancías. Producción de Mercancías. Movimientos al Haber: Venta de Mercancías. Uso propio de Mercancías. Daño u Obsolescencia de Mercancías. Cuenta: DOCUMENTOS POR COBRAR Concepto: Documentos por Cobrar (letras de cambio, pagarés, prendas, hipotecas) firmadas por terceros a favor de la compañía, como respaldo a deudas pendientes de cobro, producto de préstamos de dinero, deudas atrasadas, respaldo ante líneas de crédito para compras de mercancías o prestación de servicios, entre otros. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: El documento por cobrar firmado. Movimiento al Debe: Firma del Documento por Cobrar. Movimientos al Haber: Cobro del Documento por Cobrar (abono o cancelación) Cuenta: Concepto: Naturaleza: TERRENOS Terrenos en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario) Al Debe 18

19 Documentos de Soporte: Contrato de Compra del Terreno. Movimiento al Debe: Adquisición de Terreno. Movimientos al Haber: Venta aislada de Terreno. Disminución en el Valor de un Terreno ya en propiedad de la empresa. Cuenta: EDIFICIOS Concepto: Edificios y Construcciones en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión) Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Contrato de Compra del Edificio. Movimiento al Debe: Adquisición de Edificio. Construcción de Edificio. Movimientos al Haber: Venta aislada y/o demolición de Edificio. Cuenta: VEHÍCULOS Concepto: Vehículos, Camiones (no maquinaria) en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y para sus operaciones (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión) Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Contrato de Compra y/o Factura de Compra del Vehículo. Movimiento al Debe: Adquisición de Vehículo. Movimientos al Haber: Venta aislada o desecho de Vehículo. 19

20 Cuenta: MAQUINARIA Y EQUIPO DE TRABAJO Concepto: Máquinas y Equipos en posesión y disposición de la empresa, para uso propio y con características técnicas necesarias para realizar las operaciones de la empresa (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión) Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Factura de Compra de las Máquinas y/o Equipos Movimiento al Debe: Adquisición de Maquinaria y/o Equipos. Movimientos al Haber: Venta aislada o desecho de Maquinaria y/o Equipos. Cuenta: MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA Concepto: Mobiliario y Equipo en posesión y disposición de la empresa, para uso propio, tales como muebles, escritorios, mesas, sillas, archivos, entre otros (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión) Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Factura de Compra del Mobiliario. Movimiento al Debe: Adquisición del Mobiliario. Movimientos al Haber: Venta aislada o desecho del Mobiliario. Cuenta: Concepto: EQUIPO DE CÓMPUTO Equipo de Cómputo en posesión y disposición de la empresa, para uso propio, tales como computadoras, monitores, impresoras, equipos tecnológicos y de redes de datos, entre otros (no para la venta, ya que sería Inventario, ni para alquilar ya que sería Propiedad de Inversión) 20

21 Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Factura de Compra del Equipo. Movimiento al Debe: Adquisición del Equipo. Movimientos al Haber: Venta aislada o desecho del Equipo. Cuenta: DEPRECIACIÓN ACUMULADA Concepto: Contra-cuenta de Activos Fijos, la cual disminuye el monto del valor de los activos, a lo largo de su vida útil. Existe una cuenta de depreciación acumulada para cada activo fijo: terrenos, edificios, maquinaria, etc. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste) Movimiento al Debe: Reversar un error en un registro de depreciación. Movimientos al Haber: Registro de la depreciación de un activo. Cuenta: SOFTWARE Concepto: Activo Intangible (no físico), software adquirido para automatizar las operaciones de la empresa. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Factura de Compra del Software. Movimiento al Debe: Adquisición del Software. Movimientos al Haber: No existen transacciones regulares a registrar al haber. Cuenta: Concepto: Naturaleza: PATENTES Activo Intangible (no físico) referente a un derecho de la empresa. Por ejemplo, derecho a funcionamiento por medio de la Patente Municipal. Al Debe 21

22 Documentos de Soporte: Certificado del Derecho adquirido. Movimiento al Debe: Adquisición del derecho. Movimientos al Haber: Uso del derecho adquirido, en caso que se agote en cierta cantidad de tiempo. Cuenta: AMORTIZACIÓN ACUMULADA Concepto: Contra-cuenta de Activos Intangibles, la cual disminuye el monto del valor de los activos, a lo largo de su vida útil. Funciona bajo la misma metodología de la depreciación acumulada. Existe una cuenta de amortización acumulada para cada activo intangible: patente, software, etc. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Ninguno (se realiza por medio de un asiento de ajuste) Movimiento al Debe: Reversar un error en un registro de amortización. Movimientos al Haber: Registro de la amortización de un activo intangible Registro de Pasivos Las cuentas de Pasivos contario a los Activos - por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, representan las deudas a las que debe hacer frente la empresa, y gráficamente se define del a siguiente manera: Debe PASIVOS Haber (-) (+) 22

23 A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Pasivos del catálogo: Cuenta: CUENTAS POR PAGAR Concepto: Cuentas adeudadas por compras a crédito Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Factura de compra a crédito para los incrementos, y recibos de pago y/o cheques o transferencias de pago, para las disminuciones. Movimiento al Debe: Pagos y disminuciones de la cuenta. Devoluciones o Descuentos a la cuenta. Movimientos al Haber: Creación de la cuenta. Aumentos por cargos a la cuenta (multas, intereses, etc.) Cuenta: GASTOS POR PAGAR Concepto: Cuentas adeudadas por gastos a pagar futuros Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Factura de compra o eventualmente ninguno. Movimiento al Debe: Pagos del gasto por pagar. Movimientos al Haber: Creación del gasto por pagar. Cuenta: Concepto: IMPUESTOS POR PAGAR Adeudos por concepto de impuestos tributarios. Por lo general pueden ser impuestos sobre la renta, la diferencia a pagar por la recaudación del impuesto sobre las ventas, o impuestos municipales sobre bienes inmuebles. 23

24 Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Documento de cobro del impuesto, declaraciones, recibos, notificaciones, entre otros. Movimiento al Debe: Pagos del impuesto por pagar. Movimientos al Haber: Creación del impuesto por pagar. Cuenta: INGRESOS COBRADOS POR ANTICIPADO (DIFERIDOS) Concepto: Cobros de dinero por adelantado a la prestación de los servicios o la entrega de las mercancías. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Recibos de dinero de los cobros por adelantado. Movimiento al Debe: Eliminación o disminución de los ingresos diferidos a la entrega de las mercancías o la prestación de servicios. Movimientos al Haber: Recepción del pago por adelantado. Cuenta: RETENCIONES Y PROVISIONES LABORALES Concepto: Provisiones creadas para pagos futuros de derechos laborales, tales como aguinaldo, vacaciones, etc. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Planillas de pago, con las cuales se pueden hacer las estimaciones de los derechos laborales futuros. Movimiento al Debe: Pago de los derechos laborales (disminuyen la provisión) Movimientos al Haber: Creación de las provisiones laborales. 24

25 Cuenta: DOCUMENTOS POR PAGAR, CORTO PLAZO Concepto: Documentos por pagar (letras de cambio, pagarés, hipotecas, prendas) firmados producto de préstamos de dinero, a pagar a menos de 1 año de vencimiento. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: El Documento por Pagar firmado. Movimiento al Debe: Pago total o abono al documento por pagar. Movimientos al Haber: Firma del documento por pagar. Cuenta: DOCUMENTOS POR PAGAR, LARGO PLAZO Concepto: Documentos por pagar (letras de cambio, pagarés, hipotecas, prendas) firmados producto de préstamos de dinero, a pagar a más de 1 año de vencimiento. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: El Documento por Pagar firmado. Movimiento al Debe: Pago total o abono al documento por pagar. Movimientos al Haber: Firma del documento por pagar. 25

26 1.2.5 Registro en Cuentas de Patrimonio (Cuentas de Capital) Las cuentas de Patrimonio básicamente representan el aporte de socios y las utilidades acumuladas, y por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera: PATRIMONIO Debe Haber (-) (+) A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Patrimonio del catálogo: Cuenta: CAPITAL SOCIAL, ACCIONES Concepto: Aporte de los socios de una Sociedad Anónima, dichos aportes pueden ser en efectivo, bienes, o cualquier otro recurso. Contempla, tanto los aportes iniciales como los posteriores, sobre los cuales se les entrega a cambio acciones, las cuales representan la participación sobre las utilidades de la empresa. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Documento generado como comprobante del aporte. Movimiento al Debe: Recuperación de acciones (acciones en tesorería) Movimientos al Haber: Aporte del socio. 26

27 Cuenta: UTILIDADES RETENIDAS Concepto: Utilidades (Pérdidas) acumuladas, las cuales pueden reinvertirse en la empresa o pagarse como dividendos a socios. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Ninguno Movimiento al Debe: Pérdida Neta de un periodo. Traslado a Reserva Legal. Capitalización de las Utilidades como aportes de Capital Social en una Sociedad Anónima. (Dividendos en acciones) Pago de Dividendos (distribución de utilidades) Gastos o Pérdidas no registradas de periodos anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya que no son parte de él. Movimientos al Haber: Utilidad Neta de un periodo. Ingresos o Ganancias no registradas de periodos anteriores, que no pueden ser registradas en el periodo en curso ya que no son parte de él. Cuenta: RESERVA LEGAL Concepto: La Legislación vigente de Costa Rica, en su Código de Comercio, artículo 401, exige a las sociedades una Reserva Legal que se debe hacer de las Utilidades Retenidas, con el fin de restringir la distribución total de las mismas. La Reserva Legal debe ser del 5% de las Utilidades de cada periodo, hasta completar un 20% del Capital Social. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Ninguno Movimiento al Debe: Disminución de la Reserva Legal. Movimientos al Haber: Aumento de la Reserva Legal. 27

28 1.2.6 Registro en Cuentas de Ingresos y Ganancias Las cuentas de Ingresos y Ganancias por definición disminuyen al Debe y aumentan al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera: INGRESOS Y GANANCIAS Debe Haber (-) (+) A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Ingresos del catálogo: Cuenta: INGRESOS POR VENTAS Concepto: Ingresos percibidos por las ventas de los bienes y servicios a los cuales se dedica la empresa. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el ingreso en el momento en que se tiene derecho a él, y no en el que se cobra) Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Factura de Venta Movimiento al Debe: Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos que sea una reversión por error en registro de una venta. Movimientos al Haber: Realización de la Venta 28

29 Cuenta: DESCUENTOS SOBRE VENTAS Concepto: Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan los descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que se les reconocen a los clientes. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Nota de Crédito que emite la empresa. Movimiento al Debe: Registro del descuento sobre ventas. Movimientos al Haber: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de un descuento sobre ventas. Cuenta: DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS Concepto: Contra-cuenta de los Ingresos por Ventas, representan las devoluciones que realizan los clientes. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Nota de Crédito que emite la empresa. Movimiento al Debe: Registro de la devolución sobre ventas. Movimientos al Haber: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de una devolución sobre ventas. Cuenta: INGRESOS POR INTERESES Concepto: Ingresos por Intereses a clientes morosos, o producto del rendimiento de Inversiones o Cuentas de Ahorro en los bancos. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: La factura en el caso de clientes, y el Certificado de Inversión para las inversiones en bancos. 29

30 Movimiento al Debe: Normalmente no existen transacciones al Debe, Movimientos al Haber: Ingresos por Intereses. solamente una reversión por un error en registro. Cuenta: OTROS INGRESOS Concepto: Otros ingresos que no son parte de las operaciones normales de la empresa. Normalmente en esta categoría se incluyen las próximas dos cuentas a analizar. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Variado Movimiento al Debe: Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversión por un error en registro. Movimientos al Haber: Registro del Ingreso. Cuenta: GANANCIA EN VENTA DE ACTIVOS Concepto: Ganancia producto de la venta ocasional de un activo, donde el precio de venta es mayor que el costo histórico menos la depreciación acumulada del activo. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: La factura o contrato de venta. Movimiento al Debe: Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversión por un error en registro. Movimientos al Haber: Registro de la ganancia en la venta del activo. 30

31 Cuenta: GANANCIA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO Concepto: Diferencia positiva en el resultado de la conversión de una partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda local. Ejemplo 1: Disminución del Tipo de Cambio entre el momento de registro y pago de una deuda en moneda extranjera. Ejemplo 2: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Ninguno Movimiento al Debe: Normalmente no existen transacciones al Debe, solamente una reversión por un error en registro. Movimientos al Haber: Registro de la ganancia en diferencial cambiario Registro en Cuentas de Gastos y Pérdidas Las cuentas de Gastos y Pérdidas por definición aumentan al Debe y disminuyen al Haber, gráficamente se define del a siguiente manera: GASTOS Y PÉRDIDAS Debe Haber (+) (-) 31

32 A continuación se detalla la información necesaria para registrar transacciones de cada una de las cuentas de Ingresos del catálogo: Cuenta: COMPRAS Concepto: Costo de las mercancías adquiridas con el fin de incorporarlas al Inventario para su posterior venta. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Factura de Compra Movimiento al Debe: Ejecución de una compra de mercancías con el fin de revenderlas. Movimientos al Haber: Normalmente no hay transacciones al Debe, a menos que sea una reversión por error en registro de una venta. Cuenta: DESCUENTOS SOBRE COMPRAS Concepto: Contra-cuenta de las Compras, representan los descuentos por pronto pago y/o descuentos comerciales que conceden los proveedores. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Nota de Crédito que emite el proveedor. Movimiento al Debe: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de un descuento sobre compras. Movimientos al Haber: Registro del descuento sobre compras. 32

33 Cuenta: DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS Concepto: Contra-cuenta de las Compras, representan las devoluciones de la empresa a los proveedores. La existencia de esta cuenta en el catálogo, parte del hecho de que el control del inventario se lleva por medio de Inventario Periódico y no Permanente, diferencia que se explicará posteriormente en este manual. Naturaleza: Al Haber Documentos de Soporte: Nota de Crédito que emite el proveedor. Movimiento al Debe: Normalmente no hay transacciones al Haber, a menos que sea una reversión por error en registro de una devolución sobre compras. Movimientos al Haber: Registro de la devolución sobre compras. Cuenta: GASTOS OPERATIVOS Concepto: Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa con el fin del desarrollo de su actividad comercial. Y que van totalmente relacionados con la generación futura de ingresos. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Las facturas de compra de los gastos incurridos. Movimiento al Debe: Ocurrencia de un Gasto Operativo. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga) Movimientos al Haber: Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro. 33

34 Cuenta: GASTOS ADMINISTRATIVOS Concepto: Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa para organizarse administrativamente, y no van directamente relacionados con las operaciones y generación futura de ingresos. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Las facturas de compra de los gastos incurridos. Movimiento al Debe: Ocurrencia de un Gasto Administrativo. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga) Movimientos al Haber: Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro. Cuenta: GASTOS FINANCIEROS Concepto: Representa todos los costos y gastos necesarios, en los que incurre la empresa para financiarse por medio de deuda con terceras personas (prestamistas, bancos, financieras, etc.) Generalmente incluyen los gastos por intereses y las comisiones bancarias. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Documento extendido por el beneficiario de la deuda. Movimiento al Debe: Ocurrencia de un Gasto Financiero. (Nota: se debe tener siempre presente que se debe reconocer el gasto en el momento en que incurre en él, y no en el que se paga) Movimientos al Haber: Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro. 34

35 Cuenta: OTROS GASTOS Concepto: Otros gastos que no son parte de las operaciones normales de la empresa. Normalmente en esta categoría se incluyen las próximas dos cuentas a analizar. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Variado Movimiento al Debe: Registro del Gasto. Movimientos al Haber: Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro. Cuenta: PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS Concepto: Pérdida producto de la venta ocasional de un activo, donde el precio de venta es menor que el costo histórico menos la depreciación acumulada del activo. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: La factura o contrato de venta. Movimiento al Debe: Registro de la pérdida en la venta del activo. Movimientos al Haber: Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro. Cuenta: Concepto: PÉRDIDA EN DIFERENCIAL CAMBIARIO Diferencia negativa en el resultado de la conversión de una partida por cobrar o pagar en moneda extranjera, a moneda local. Ejemplo 1: Aumento del Tipo de Cambio entre el momento de registro y pago de una deuda en moneda extranjera. Ejemplo 2: Disminución del Tipo de Cambio entre el momento de 35

36 registro y cobro de una partida por cobrar en moneda extranjera. Naturaleza: Al Debe Documentos de Soporte: Ninguno Movimiento al Debe: Registro de la pérdida en diferencial cambiario Movimientos al Haber: Normalmente no existen transacciones al Haber, solamente una reversión por un error en registro Registros de Diario El Diario General es el control, sea manual o electrónico, en el cual se registran todas las transacciones comerciales que lleva a cado una empresa. Es llamado también Asiento Contable. Las transacciones deben registrarse en orden cronológico, en moneda local, y debe contener información tal como: Fecha de la Transacción Cuentas Contables que afecta Descripción o Detalle Montos que corresponden a cada cuenta. 36

37 El formato del Diario General es el siguiente: Fecha Cuenta o Detalle Referencia Débitos (Debe) Créditos (Haber) Cuenta Cuenta o (nota: pueden haber varias cuentas con montos al debe y varias al haber, siempre y cuando la suma de cada columna sea la misma, para mantener el principio contable de partida doble. Por ello no necesariamente va a haber una sola cuenta de cada lado.) El anterior formato se completa de la siguiente manera: Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El mes y el año no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar uno nuevo, o cambiar de página. Columna Cuenta y Detalle: Se especifica el nombre de la cuentas afectadas en el siguiente orden; aquellas cuentas que van a ser debitadas se escriben en las primeras líneas del asiento y se escribe el nombre de la cuenta totalmente alineado en el margen izquierdo (junto a la columna fecha). Mientras que la cuenta o cuentas a acreditar se escriben en las líneas debajo de los asiento débitos, igualmente alineados al margen izquierdo de la celda, pero dejando sangría, para denotar que sus montos van a afectar al Haber. Referencia: Se anota el número de folio (número de página) del libro mayor en que se hizo el pase del dato al libro mayor. Cuando los montos de los débitos o créditos son transferidos a las cuentas del mayor (proceso que se explica más adelante en este manual) los folios de las cuentas del mayor se relacionan con esta columna, para proporcionar una referencia cruzada. Débitos y Créditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las reglas de registros de cada cuenta. 37

38 1.2.9 Registros de Mayor (Mayorización) Periódicamente, la información contenida en el diario general es transferida a las cuentas en el libro mayor para ser clasificada y posteriormente ser utilizada en la preparación de los estados financieros. El libro mayor es el resumen de aplicaciones al debe y/o haber de cada cuenta del catálogo, es un medio de acumular en un solo lugar la información referente a los cambios en una cuenta de activo, de pasivo o de patrimonio. El formato de cada folio (página) de este libro mayor es como el siguiente: NOMBRE LA CUENTA (1 folio para cada cuenta) Fecha Detalle Ref. Débitos Créditos (Debe) (Haber) Saldo Saldo Inicial 100 Ej: Aumento Activo Ej: Disminución Activo En el libro mayor se clasifican los cambios que ocurren por cada operación que afectó los recursos o fuentes de la empresa en cada transacción. Se utiliza una sección (folio) para cada una de las cuentas, siguiendo el orden del catálogo. El anterior formato se completa de la siguiente manera: Columna Fecha: Se escribe la fecha de la transacción, indicando día, mes y año. El mes y el año no se necesitan repetir en los asientos siguientes, sino hasta iniciar uno nuevo, o cambiar de página. Columna Detalle: Breve explicación del origen de la transacción, por lo general no se utiliza, solamente si se desea dejar algún detalle importante. 38

39 Referencia: Se utiliza para relacionar el número de la página del diario (folio) en el cual se registró la transacción, permitiendo así volver a la fuente de los asientos en caso de ser necesario revisar algún detalle. Débitos y Créditos: Se registran los movimientos monetarios de acuerdo a las reglas de registros de cada cuenta. Saldo: Se actualiza luego de cada transacción para tener siempre el saldo actualizado de la cuenta. Para efectos prácticos por lo general se utilizan las llamadas cuentas T para obtener el monto del mayor de cada cuenta. Un ejemplo de mayorización por medio de cuenta T es el siguiente: Debe (1) (2) (4) EFECTIVO Haber (3) (5) (6) (7) (8) Notas: (1) Saldo Inicial de la cuenta (o saldo final del periodo anterior, con el que inicia el actual periodo que se está contabilizando) (2) Cobro de una factura a un cliente, por , el cual cancela en efectivo. Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan al Debe. (3) Pago de Salarios en efectivo por Esto genera una disminución del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber. (4) Recuperación de una Inversión en Certificados de Depósito a plazo en el banco por Esto genera un aumento del Efectivo, y se coloca en la columna del Debe, ya que los activos aumentan al Debe. 39

40 (5) Pago a un proveedor una factura adeudada por Esto genera una disminución del Efectivo, y se coloca en la columna del Haber, ya que los activos disminuyen al Haber. (6) Suma de todas las transacciones que afectan el Debe. (7) Suma de todas las transacciones que afectan el Haber. (8) Diferencia Neta entre las casillas 6 y 7. O sea, el saldo actual de la cuenta El Ciclo Contable Se refiere a la ejecución de aquellos procedimientos contables empleados para registrar, clasificar y resumir la información contable. Y abarca todo el proceso de la contabilidad desde el proceso de las transacciones individuales en el diario, hasta la elaboración de los estados financieros. El término ciclo indica que estos procedimientos se deben repetir continuamente para permitir que la empresa prepare estados financieros nuevos y actualizados periódicamente. En Costa Rica, por lo general estamos familiarizados con periodos contables anuales según los establecidos por la Dirección General de Tributación Directa, del 01 de Octubre de un año al 30 de Setiembre del año siguiente, pero esto no quiere decir que las empresas no emitan sus estados financieros de manera mensual, bimensual, trimestral, o con la regularidad que lo consideren necesario, para su toma de decisiones y/o presentación a diversos usuarios externos de los estados financieros, tales como prestamistas, entidades bancarias y financieras, proveedores comerciales, entidades gubernamentales, etc. El ciclo contable se puede resumir de la siguiente manera: a) Ocurre un evento (transacción) económico que se registra. Dicha transacción se asienta en el diario en forma cronológica. 40

41 b) Se Mayoriza (clasifican) los efectos de las transacciones comerciales en términos de cuentas especificas de activo, pasivo, patrimonio, ingresos y gastos. c) Se prepara un Balance de Prueba o también llamado Balance de Comprobación (el cual se explicará en una siguiente sección de este manual) para verificar la exactitud del proceso en la elaboración de los asientos de diario y la mayorización. d) Se preparan los Estados Financieros o resúmenes de los efectos de las transacciones comerciales en un conjunto. El registro de las transacciones requiere 2 pasos: Estudiar la Transacción (para determinar si se debe registrar, en que cuentas y con que montos) La Transacción debe Asentarse (asiento de diario), Clasificarse (mayorización) y Resumirse (Elaboración de Estados Financieros) Actualmente los sistemas computarizados pueden eliminar la necesidad de copiar y reorganizar la información que ya se ha registrado en el sistema, y puede ejecutar cálculos matemáticos, pero no pueden prescindir del personal que analiza y explica estos eventos de conformidad con los principios contables y los traduce en asientos de diario. 41

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