LA CORPORACIÓN EN ESTADO DE TEXAS

Transcripción

1 LA CORPORACIÓN EN ESTADO DE TEXAS Una breve explicación de este tipo de entidad comercial Por: Jim L. García Abogado Cersonsky, Rosen & García, P.C St. James Place, Suite 150 Houston, Texas Teléfono: /Fax: Jim L. García

2 LA CORPORACIÓN EN EL ESTADO DE TEXAS ORGANIZACIÓN Y OPERACIÓN DE ESTAS ENTIDADES POR: JIM L. GARCÍA ABOGADO CERSONSKY, ROSEN & GARCÍA, P.C ST. JAMES PLACE, SUITE 150 HOUSTON, TEXAS TELÉFONO: (713) /FAX: (713) CORREO ELECTRÓNICO: JGARCIA@LAW-CRG.COM QUE ES UNA "CORPORACIÓN"? Una corporación en el Estado de Texas es una entidad legal separada de sus accionistas la cual tiene la autoridad legal de adquirir y usar bienes y raíces, de contratar en su propio nombre y demandar y ser demandada en su propio nombre. En si, una corporación en el Estado de Texas esta autorizada por ley para hacer cualquier negocio que sea legal bajo las leyes del Estado. En este respecto, una corporación tiene todos los poderes legales de comercio que pudiese tener una persona en su capacidad personal. Una corporación en el Estado de Texas es similar a la entidad legal Mexicana que se denomina "Sociedad Anónima de Capital Variable (S.A. de C.V.)". Aunque el concepto es básicamente el mismo, la creación de una corporación en el Estado de Texas no es tan costoso o dificultoso como seria bajo las leyes de México. Una de las ventajas de hacer negocios en forma de la corporación es que normalmente, los accionistas de la corporación o los oficiales de la corporación no son responsables por las deudas de la corporación. Claro esta, esta limitación de responsabilidad personal puede ser destruida en ocasiones cuando un accionista u oficial de la corporación actúa en su capacidad personal como el aval de la corporación o en otras ocasiones donde el accionista u oficial actúan en su capacidad personal y no corporativo. Por ese motivo es recomendable que todas las actividades comerciales de la corporación se conduzcan en forma corporativa y que los accionistas u oficiales de la corporación eviten, 1

3 a no ser que no sea posible 1, la garantía personal de las deudas y otras obligaciones de la corporación. Una de las desventajas mayores de una corporación es normalmente el concepto del "doble impuesto". Por ejemplo, típicamente, una corporación esta sujeta a un impuesto federal sobre sus ganancias cuando estas sean realizadas, y el accionista también paga impuestos federales por concepto de ingresos cuando dichas ganancias son distribuidas por la corporación en forma de dividendos. También, en el Estado de Texas, el impuesto anual de la franquicia de la corporación es basado en las ganancias de la corporación y por lo tanto, el impuesto de la franquicia opera como una especie de impuesto estatal. Por lo tanto, es recomendable que todas las personas que contemplen la corporación como la entidad para hacer negocios sean asesoradas por un contador publico con experiencia en materias de impuestos federales y estatales ya que en esta publicación no se puede explicar con suficiente detalle el impacto de los impuestos cuando se hace negocio en forma corporativa. En Texas una corporación es una entidad legal que se compone de las siguientes entidades o personas: (a) Accionistas: Los accionistas son los "dueños" de la corporación. Los accionistas pueden ser personas naturales, o pueden ser entidades legales. Inclusive, los accionistas pueden ser personas naturales extranjeras o entidades legales extranjeras. (b) Directores o Consejeros: Una corporación tiene una o mas personas que son los Consejeros o Directores de la corporación. Los accionistas eligen a los consejeros que son los encargados del manejo general de la corporación. (c) Oficiales: Los Consejeros o Directores eligen una plantilla de "oficiales" que normalmente son el Presidente, Secretario, Tesorero, y cualquier numero de Vice Presidentes, Asistentes de Tesorero, etc. (d) El Agente Registrado: El Agente Registrado de la corporación es una persona de mas de 18 años de edad, residente del Estado de Texas, que es designado por la corporación para que reciba las notificaciones oficiales enviadas a la empresa. La función del Agente Registrado es solamente el recibir las notificaciones y enviarlas a los principales de la corporación. Normalmente, el abogado de la corporación es el Agente Registrado pero cualquier otra persona residente del Estado de Texas, puede ser el Agente Registrado de la corporación. La combinación de las personas que sirven en los puestos mencionados aquí arriba pueden ser cualquier persona. La misma persona puede ocupar mas de un puesto, o todos los puestos al mismo tiempo, y los accionistas de la corporación pueden en cualquier momento, 1 En muchas situaciones, es imposible para el accionista u oficial de una corporación evitar la garantía personal de las deudas u obligaciones de la corporación. Por ejemplo, si la corporación pide un préstamo a una institución financiera, es muy probable que dicha institución requiera la garantía de los accionistas de la corporación. La misma situación es típica cuando la corporación arrienda un local -- en esta situación, el arrendatario normalmente exige que el contrato de arrendamiento sea garantizado por uno de los accionistas u otro oficial de la corporación en su capacidad personal. 2

4 hacer cualquier cambio deseado mediante instrucciones a el Consejo de Administración (Board of Directors). La corporación se inicia mediante el registro de el Certificado de Formación con el Secretario de Estado de Texas. Una vez que el Certificado de Formación sea aprobado, el Secretario de Estado emite un "Certificado de Incorporación". Después de haber sido emitido el Certificado de Incorporación, se procede a hacer la reunión inicial de los directores iniciales de la corporación, los oficiales, y los accionistas. En estas reuniones, típicamente se elige el consejo de administración, los oficiales, se aprueban la venta de acciones a el accionista, se aprueba la Constitución de la Corporación, se hace una resolución para abrir una cuenta en el banco a nombre de la corporación, y se toma cualquier otra acción corporativa que sea deseado por los miembros del Consejo de Administración o los Accionistas. En cuanto a capital requerido, el único requisito de la ley de Texas es que la corporación no puede comenzar legalmente a hacer negocios hasta que no haya recibido una cantidad mínima de $1,000 U.S. por sus acciones. Por ejemplo, la compra por el accionista de 1,000 acciones a $1.00 U.S. por acción satisface este requerimiento legal. Bajo las leyes del Estado de Texas, no es requerido que una cantidad o nivel cierto de capital se mantenga en la corporación. En otras palabras, una vez que los requisitos mínimos sean cumplidos, la corporación esta legalmente capacitada para emprender cualquier negocio que sea legal bajo las leyes del Estado de Texas. La reuniones de los accionistas, directores, etc., no tiene que ser en persona o en ningún lugar en particular. Típicamente, cuando hay directores, accionistas u oficiales que son extranjeros, las reuniones se hacen mediante una escritura que es circulada o enviada por un servicio de mensajero comercial aéreo (Federal Express, UPS, etc.) al cliente o a las personas en el extranjero designadas por el cliente para que las mismas se revisen, se firmen y se devuelvan a la oficina del abogado donde normalmente reside el libro de actas de la corporación. Información Requerida para Crear una Corporación: La información inicial que un abogado requiere para crear una corporación, es la siguiente: (a) El nombre de la corporación. Siempre pedimos que se nos den tres nombres diferentes ya que en algunos casos, el nombre preferido no esta disponible. El nombre de una corporación tiene que incluir una de las abreviaciones siguientes: "Inc.", "Incorporated", "Corp.", "Corporation", "Company", o "Co." Las abreviaciones como "Limited", "Ltd.", o "Unlimited" no son aceptables para incluir en el nombre de una corporación. Hay también algunas otras palabras que no pueden ser utilizadas en el nombre de la corporación como "Bank" o "Banking", "Trust", "Bail Bonds", o "Surety" u otras palabras que pueden interpretarse como una corporación que esta en la practica de una profesión como una practica legal, de medicina, o de contaduría. Sin embargo, el nombre de la corporación puede ser en el idioma Español, e.g., "Empresa de Hierro, Inc." Como es de esperar, el nombre de una corporación no puede ser igual o similar a el nombre de otra entidad comercial que ya este establecida bajo la ley. El Secretario de Estado de Texas tiene la autoridad de 3

5 rechazar cualquier nombre para una corporación que en la discreción del Secretario, sea igual o muy similar a el nombre de otra entidad ya establecida. También, el hecho que el Secretario de Estado de Texas autorice un nombre en particular, no es ninguna garantía que la corporación tiene el uso exclusivo de dicho nombre ya que puede haber otras empresas que estén usando el mismo nombre bajo las ley común, o las leyes de marcas y servicios federales o estatales. (b) El período de duración de la corporación, el cual puede ser perpetuo, por un período de años, o hasta una fecha determinada. (Recomendación: Perpetuo); (c) El propósito de la corporación, que puede ser especifico o puede ser para conducir cualquier negocio permitido bajo las leyes del Estado de Texas. (Recomendación: hacer cualquier tipo de negocio permitido por las leyes del Estado de Texas); (d) El numero de acciones que la corporación desea se autorice para poder emitir, el cual no es limitado. (Recomendación: Autorización 1,000,000 acciones); (e) El nombre y dirección del Director o Directores iniciales de la corporación. Se permite que una corporación se organice con un solo Director inicial. El Director o Directores iniciales pueden ser cualquier persona natural y no tiene que ser residente o ciudadano de Texas o de E.U.A.; (f) El nombre y la dirección del Agente Registrado de la corporación. El Agente Registrado de la corporación puede ser cualquier persona y la función del Agente Registrado es solamente servir como la persona a quien se le designa para recibir todas las comunicaciones legales u oficiales de la corporación. El Agente Registrado al recibir cualquier comunicación oficial, se la envía inmediatamente a la persona designada por la empresa (por ejemplo, el Presidente). El Agente Registrado no tiene que ser ni accionista, ni director, ni oficial de la corporación. En muchas situaciones, el abogado de la empresa actúa como el Agente Registrado de la corporación para conveniencia a su cliente; y, (g) El nombre y dirección del Incorporador. La función de un incorporador es solamente el firmar el Certificado de Formación y entregar dichos Artículos al Secretario de Estado. El incorporador puede ser cualquier persona mayor de 18 años. Aunque solo se requiere una persona, mas de una persona pueden servir como incorporadores. Como cortesía al cliente, especialmente cuando el cliente reside en el extranjero, el abogado de la corporación actúa como el "incorporador" para la conveniencia del cliente. El "incorporador" de una corporación no tiene ninguna otra función mas que ser la persona que firma el Certificado de Formación y archiva el Certificado de Formación con la Oficina del Secretario de Estado. El "incorporador" no tiene que tener ninguna posición en la corporación ni autoridad con respecto a la corporación. Una vez 4

6 que el Certificado de Formación sean aprobados por el Secretario de Estado, la función del "incorporador" termina. Después que la entidad sea incorporada, se necesita la siguiente información: (i) El nombre y dirección de la persona o entidad que va a comprar las acciones de la corporación; (ii) El numero de acciones que van a ser emitidas a cada accionista, y el precio por acción. (Recomendación Típica: Emitir al accionista 1,000 acciones por $ 1, U.S.). (iii) El nombre y la dirección de las personas que van ocupar los siguientes puestos: Directores, Oficiales (Presidente, Vice Presidente, Tesorero y Secretario); y, (iv) Cualquier otra información que el abogado o el cliente crean necesaria Tiempo: Si toda la información es dada al abogado en la forma adecuada, la corporación puede ser organizada en un período de 24 horas o menos siempre y cuando no exista algún impedimento que este fuera del control del abogado de la corporación. Costos Legales: El costo legal de organizar una corporación sencilla son aproximadamente $2, U.S. 2 Esta cantidad incluye el redactar el Certificado de Formación, la registración de los Artículos con el Secretario de Estado, redactar todas las actas de la organización de la corporación, incluyendo los Estatutos o Constitución (By- Laws), y la emisión de acciones. Esta cantidad también incluye el costo de archivo con el Secretario de Estado, libro de actas, sello, certificados de acciones, y otros costos misceláneos que son alrededor de $ U.S. Cualquier otro trabajo extra (por ejemplo, redacción de contratos, etc.) que requiera la corporación no esta incluido en la figura de $2,000 U.S. y los honorarios por servicios extras se cobran en base de hora de trabajo legal. Después de ser formada la corporación, el único costo típico legal de una corporación es el redactar las Actas Anuales de los Directores y los Accionistas. El costo de este servicio es menos de $ U.S. por año. También, si el abogado de la corporación actúa como el Agente Registrado de la Corporación, hay un costo administrativo por este servicio de $ U.S. anuales. Por lo tanto, el costo completo de la organización de la corporación, incluyendo la primera cuota anual por actuar como Agente Registrado de la corporación es alrededor de $ 2, U.S. Sin embargo, se le recomienda al lector que puede discutir el precio de los honorarios legales con su abogado ya que siempre es posible que el abogado le pueda reducir el precio de la organización de la corporación si Ud. va a ser el tipo de cliente que va a utilizar al abogado para otros asuntos legales en el futuro. 2 El costo mencionado en esta publicación es solamente un costo promedio. El costo legal puede variar dependiendo en la complejidad de los requerimientos del cliente y otros factores. Siempre se debe discutir costos legales con el abogado de la corporación y tener un buen entendimiento con respecto a los honorarios del abogado y el trabajo legal que se va a realizar. 5

7 Asuntos Contables: Normalmente se le aconseja al cliente que cuando se establezca la corporación, se obtengan también los servicios de un contador publico para que se encargue de los asuntos de contabilidad e impuestos de la corporación. Normalmente, en este Estado, los bufetes legales no se ocupan de los asuntos contables pero el abogado de la corporación le puede referir a un contador publico de confianza para que el cliente pueda discutir estos asuntos directamente con el contador. Los honorarios por servicios de contaduría son normalmente negociados directamente por el cliente con el contador publico. OTRA INFORMACIÓN QUE PUEDA SER DE INTERÉS Cuentas Bancarias: Una corporación puede abrir una cuenta de banco en su propio nombre y las personas que tienen firma en la cuenta de banco son las personas designadas por la corporación. Los documentos que necesita un banco para abrir una cuenta son normalmente los siguientes: (1) Una copia del Certificado de Incorporación y una copia de el Certificado de Formación; (2) El numero de Identificación de la corporación que es asignado por el Departamento de Recaudaciones Internas (Internal Revenue Service) 3 ; (3) una resolución del Consejo de Administración (Board of Directors) autorizando la apertura de la cuenta bancaria 4 ; y (4) la identificación de la persona o personas que van a tener firma en la cuenta de la corporación. Si el cliente no esta familiarizado con el sistema bancario de E.U.A. o si no tiene una relación con un banco local o del lugar donde la empresa va a conducir sus negocios, el abogado o el contador de la corporación le pueden dar referencias sobre bancos locales. Hay varios bancos en Texas con personal bilingüe y con mucha experiencia en asuntos financieros y bancarios internacionales así como locales. Presencia en Texas: No es necesario que ninguna de las personas que son los accionistas, consejeros, u oficiales de la corporación tengan una presencia física en el Estado 3 El numero de identificación se llama el "Employer Identification Number" o "EIN". Para obtener este numero es necesario hacer una aplicación al Departamento de Recaudaciones Internas (Internal Revenue Service) utilizando la forma SS-4. El contador de la corporación es la persona que normalmente se ocupa de obtener este numero de identificación. El obtener este numero de identificación para la corporación no es complicado. 4 La mayoría de los bancos utilizan sus propias formas, pero si el banco requiere otro tipo de resolución bancaria, esta es preparada por el abogado de la corporación sin mayor problema. 6

8 de Texas. Normalmente, si estas personas residen en el exterior, el abogado de la corporación prepara los documentos necesarios y estos son enviados al cliente en el exterior vía mensajero aéreo (e.g., Federal Express, UPS, etc.). Normalmente, no hay requerimiento bajo las leyes del Estado de Texas que los documentos corporativos sean notariados o "certificados" por ninguna agencia gubernamental extranjera o doméstica. Local: Una empresa en Texas, por ejemplo, una corporación, puede tener sus oficinas principales de negocios en cualquier ciudad en el Estado de Texas. Por ejemplo, una corporación se puede organizar desde Houston y las oficinas principales de negocios pueden estar en cualquier otra ciudad. También, la entidad legal, e.g., la corporación, puede tener mas de una oficina de negocios y estas pueden estar localizadas en cualquier ciudad del Estado de Texas. También, no hay requerimiento que la empresa tenga una "oficina" física situada en alguna ciudad. El único requerimiento es que la empresa, e.g., la corporación tenga una "dirección registrada" donde pueda recibir las noticias oficiales o legales. Normalmente, esta "dirección registrada" es la misma dirección del agente registrado (usualmente el abogado de la corporación) y el agente registrado puede estar localizado en cualquier ciudad del estado. No es necesario que la "dirección registrada" de la corporación y la dirección actual física de sus oficinas principales estén en la misma ciudad. El Consejo de Administración de la corporación tiene la autoridad en todo momento, de cambiar el agente registrado y la dirección registrada de la corporación mediante solamente notificando al Secretario de Estado de Texas. Impuestos: La corporación, siendo una entidad del Estado de Texas, esta sujeta a los impuestos federales de los Estados Unidos de América y los impuestos estatales del Estado de Texas. Los impuestos federales mas significantes son impuestos sobre los ingresos de la corporación y los impuestos de la empleomanía ("941 Taxes"). Los impuestos estatales mas significantes son los impuestos sobre la propiedad de la empresa, los impuestos sobre las ventas, y los impuestos de la franquicia anual. Es necesario el hacer reportes periódicos al gobierno federal y estatal relacionados a los impuestos. Cualquier tema sobre impuestos se debe discutir con el contador publico de la corporación. Registración de Marcas: Si la corporación comercializa un producto o servicio y desea tener la protección de las leyes de E.U.A. de sus marcas y servicios, la marca de un producto o servicio debe ser registrada bajo las leyes del Estado de Texas y preferiblemente, bajo las leyes federales de Patentes y Marcas en la Oficina de Patentes de 7

9 Estados Unidos de América. Nunca se puede garantizar al cliente que una marca será aprobada por las entidades gubernamentales. Normalmente, el costo de honorarios y cargos de hacer la aplicación inicial para registrar una marca con el Estado de Texas es alrededor de $ U.S. El costo de registrar una marca con la Oficina de Patentes de los Estados Unidos de América es alrededor de $1, U.S. 5 La registración con el Estado de Texas es relativamente rápida (aproximadamente 2-3 semanas) pero la registración federal demora alrededor de un año si no hay ningún problema con la registración en la Oficina Federal de Patentes y Marcas. Asuntos de Inmigración: En muchas ocasiones, los clientes extranjeros nos piden información referente a asuntos migratorios, es decir, puede un extranjero obtener una residencia en los E.U. por el solo hecho de tener una empresa en este país? La respuesta a esta pregunta es complicada y todo depende en muchos factores. Las leyes de inmigración cambian cada cierto período. El abogado de la corporación le puede recomendar al cliente un abogado de confianza que se especializa en estos asuntos. El costo de estos servicios son negociados directamente por el cliente con el abogado especialista en asuntos de inmigración. Permisos Especiales: Para comenzar una corporación, generalmente no se necesita ningún permiso especial de agencias gubernamentales. Sin embargo, dependiendo del giro o el negocio de la corporación, puede que se requieran permisos especiales locales, municipales, o de otro tipo. Por ejemplo, si el negocio de una corporación es el operar una "casa de prestamos" o "tienda de empeños" (pawn shop), se necesita tener la licencia del Estado para poder conducir esta actividad. Se le recomienda al cliente que le pregunte a su abogado si permisos especiales son requeridos para conducir el negocio antes de comenzar las operaciones de la empresa. Nombres Asumidos: Cualquier corporación en este Estado esta autorizada a comercializar sus productos con un nombre que no es necesariamente el nombre de la corporación. Por ejemplo, una corporación con el nombre "XYZ Corporation" puede comercializar sus productos con otro nombre o nombres como por ejemplo, "Mueblería XYZ" o "Productos García". Todo lo que se requiere es el archivar una aplicación con el Secretario de Texas y con el Registro del Condado donde la empresa esta usando el nombre asumido. Como es natural, el nombre asumido que puede ser escogido por la corporación no puede ser el mismo o muy parecido a otro nombre que se esta usando por otra empresa u otra persona. Por ejemplo, una corporación no puede obtener 5 Este costo es asumiendo que no haya ningún problema con la registración. En algunas ocasiones, el Departamento de Patentes y Marcas tiene ciertas objeciones o requiere información o correcciones y este trabajo es cobrado en forma de $/Hora de trabajo. 8

10 el nombre de "Exxon" como nombre asumido ya que Exxon Corporation es el dueño único de dicho nombre. Tipo de Negocio que Puede Hacer la Corporación: Una corporación que tenga en su Certificado de Incorporación el propósito de poder hacer negocios en general, esta autorizada para hacer cualquier tipo de negocio en el Estado de Texas que no sea prohibido por la ley. Por ejemplo, la ley no permite que una corporación opere un banco o una institución financiera ya que estas instituciones están sujetas a las leyes bancarias. Una corporación tampoco puede operar una practica profesional (médicos, abogados) ya que ciertas profesiones tienen que operar bajo otros estatutos. Sin embargo, el tipo de negocio que puede hacer una corporación es prácticamente sin limites y aunque una corporación comience haciendo un tipo de negocio (por ejemplo, importando maquinaria), la corporación puede cambiar el tipo de negocio (como por ejemplo, inversiones en bienes y raíces) o cualquier otro tipo de negocio sin tener que pedir autorización al Secretario de Estado de Texas. Como es natural, en caso de dudas, se le urge al cliente que obtenga el consejo del asesor legal de la corporación. Otras Entidades Legales para Conducir un Negocio: Esta publicación se limita a dar una breve explicación de la forma legal de conducir un negocio bajo la forma corporativa. Sin embargo, la forma corporativa o la corporación, es solamente una clase de las organizaciones o formas legales de conducir un negocio en el Estado de Texas. Por ejemplo, en el Estado de Texas, existen otros tipos de entidades legales para conducir un negocio como son las siguientes: el "propietario único", la "sociedad colectiva", la "sociedad colectiva limitada", la "compañía de responsabilidad limitada (LLC)" y otros tipos de entidades legales que también pueden ser vehículos para conducir actividades comerciales. Cada tipo de entidad legal tiene sus ventajas y desventajas y por consiguiente, es importante que el cliente discuta con el abogado y el contador, las ventajas y desventajas de cada tipo de entidad legal comercial antes de iniciar un proceso de incorporación por Jim L. García Fecha de la Ultima Revisión de Esta Publicación: Octubre

11 Esta publicación es una cortesía de: JIM L. GARCÍA ABOGADO CERSONSKY, ROSEN & GARCÍA, P.C ST. JAMES PLACE, SUITE 1770 HOUSTON, TEXAS TELÉFONO: (713) /FAX: (713) CORREO ELECTRÓNICO: 1995 by Jim L. García