MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS MDP

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1 MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS MDP CÓDIGO: N DP - NOV Emisión : 15 de Noviembre de 2010 Elaboración : Departamento de Desarrollo de Procesos Revisión : Gerencia General Gerencia Central de Administración y Soporte Gerencia Central de Negocios Área de Desarrollo Área de Operaciones Oficina de Riesgos Oficina de Asesoría Legal Oficina de Cumplimiento Autorización : Gerencia General Aprobación : Comité de Gerencia Fecha : Vigencia : El presente documento deja sin efecto el Manual de Descripción de Puestos Código N 015-DO-DIC-2005, debido al cambio de la estructura organizativa aprobado por el Directorio y, a la actualización de las funciones de cada una de las unidades organizativas de la Institución alineado al CAP aprobado. Área de Desarrollo Departamento de Desarrollo de Procesos 1

2 ÍNDICE OBJETIVO... 8 ALCANCE... 8 ESTRUCTURA ORGÁNICA... 8 DIRECTORIO... 9 SECRETARIA... 9 CHOFER - SEGURIDAD CONSERJE OFICINA DE CUMPLIMIENTO OFICIAL DE CUMPLIMIENTO ASISTENTE ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL (OCI) JEFE DE OCI SECRETARIA AUDITOR SUPERVISOR (AUDITORIA FINANCIERA Y DE PORTAFOLIO) AUDITOR (AUDITORIA FINANCIERA Y DE PORTAFOLIO) AUDITOR SUPERVISOR (AUDITORÍA OPERATIVA) AUDITOR (AUDITORÍA OPERATIVA) AUDITOR SUPERVISOR (AUDITORÍA DE SISTEMAS) AUDITOR (AUDITORÍA DE SISTEMAS) GERENCIA GENERAL GERENTE GENERAL CONTROLLER SECRETARIA CHOFER - SEGURIDAD UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL SUPERVISOR ASISTENTE OFICINA DE RIESGOS JEFE DE OFICINA DEPARTAMENTO DE RIESGO OPERATIVO Y DE MERCADO JEFE DE DEPARTAMENTO ANALISTA DEPARTAMENTO DE RIESGO DE CRÉDITO JEFE DE DEPARTAMENTO ANALISTA OFICINA DE ASESORÍA LEGAL JEFE DE OFICINA ABOGADO

3 ÁREA DE OPERACIONES JEFE DE ÁREA ABOGADO ASESOR OFICIAL DE ATENCIÓN AL USUARIO UNIDAD DE CALIDAD DEL SERVICIO SUPERVISOR ASISTENTE UNIDAD DE CONTROL DE OPERACIONES SUPERVISOR ASISTENTE DEPARTAMENTO DE OPERACIONES JEFE DE DEPARTAMENTO UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE CRÉDITOS SUPERVISOR PROCESADOR DE CRÉDITOS CONTROL DOCUMENTARIO ADMINISTRADOR DE EXPEDIENTES UNIDAD DE SERVICIO VARIOS SUPERVISOR ASISTENTE UNIDAD DE VALORES SUPERVISOR CUSTODIO TASADOR - VENTAS Y REMATE DEPARTAMENTO DE COBRANZAS Y RECUPERACIONES JEFE DE DEPARTAMENTO UNIDAD DE COBRANZAS Y RECUPEROS SUPERVISOR GESTOR GESTOR TELEFÓNICO UNIDAD DE NORMALIZACIÓN SUPERVISOR ANALISTA REFINANCIACIÓN UNIDAD DE COBRANZA JUDICIAL ABOGADO PROCESAL GERENCIA CENTRAL DE ADMINISTRACIÓN Y SOPORTE GERENTE CENTRAL ASISTENTE SENIOR SECRETARIA CENTRAL ABOGADO SENIOR ADMINISTRACIÓN

4 ÁREA DE RR. HH. Y ADMINISTRACIÓN JEFE DE ÁREA SECRETARIA (POOL) CHOFER SEGURIDAD (POOL) CONSERJE (POOL) UNIDAD DE SEGURIDAD SUPERVISOR ASISTENTE UNIDAD DE CONTRATOS Y PROCESOS SUPERVISOR ASISTENTE DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE DEPARTAMENTO SELECCIÓN - EVALUACIÓN ASISTENTA SOCIAL ASISTENTE ASISTENCIA SOCIAL ASISTENTE SECRETARIA DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA JEFE DE DEPARTAMENTO ARCHIVO RECEPCIONISTA TELEFONISTA UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES SUPERVISOR ASISTENTE UNIDAD DE ALMACÉN Y CONTROL PATRIMONIAL SUPERVISOR ASISTENTE DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN JEFE DE DEPARTAMENTO SUPERVISOR DEPARTAMENTO DE SEGUROS JEFE DE DEPARTAMENTO ANALISTA ASISTENTE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES JEFE DE DEPARTAMENTO SUPERVISOR MAESTRANZA GESTOR DOCUMENTARIO SUPERVISOR (CALL CENTER)

5 TELE-OPERADOR (CALL CENTER) ÁREA DE FINANZAS JEFE DE ÁREA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD CONTADOR GENERAL ANALISTA ASISTENTE DEPARTAMENTO DE MERCADO DE CAPITALES Y TESORERÍA JEFE DE DEPARTAMENTO ANALISTA ASISTENTE DEPARTAMENTO DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO JEFE DE DEPARTAMENTO ANALISTA ÁREA DE DESARROLLO JEFE DE ÁREA UNIDAD DE SEGURIDAD INFORMÁTICA SUPERVISOR ASISTENTE UNIDAD DE CONTROL DE CALIDAD SUPERVISOR ASISTENTE DEPARTAMENTO DE DESARROLLO DE PROCESOS JEFE DE DEPARTAMENTO ANALISTA SENIOR DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN JEFE DE DEPARTAMENTO UNIDAD DE ANÁLISIS Y PROGRAMACIÓN SUPERVISOR PROGRAMADOR UNIDAD DE SOPORTE SUPERVISOR ASISTENTE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN DE BASE DE DATOS SUPERVISOR ASISTENTE UNIDAD DE PRODUCCIÓN SUPERVISOR OPERADOR

6 GERENCIA CENTRAL DE NEGOCIOS GERENTE CENTRAL SECRETARIA CENTRAL ABOGADO SENIOR NEGOCIOS ABOGADO SENIOR ABOGADO ASISTENTE DEPARTAMENTO DE MARKETING JEFE DE DEPARTAMENTO ASISTENTE REGIONAL (LIMA, NORTE Y SUR) JEFE DE REGIÓN JEFE DE ZONA (REGIONAL LIMA) ADMINISTRADOR DE AGENCIA SUPERVISOR ASESOR SENIOR ASESOR INTERMEDIO ASESOR JUNIOR EJECUTIVO DE NEGOCIOS JEFE DE OPERACIONES RECIBIDOR - PAGADOR TASADOR PLATAFORMA ADMINISTRADOR DE JOYERÍA SUPERVISOR DE JOYERÍA ÁREA DE BANCA COMERCIAL JEFE DE ÁREA UNIDAD DE FIDEICOMISO FACTOR FIDUCIARIO DEPARTAMENTO DE CRÉDITO COMERCIAL JEFE DE DEPARTAMENTO FUNCIONARIO DE NEGOCIOS DEPARTAMENTO DE CRÉDITO HIPOTECARIO E INMOBILIARIO JEFE DE DEPARTAMENTO FUNCIONARIO DE NEGOCIOS ANALISTA DE NEGOCIOS ASISTENTE DE NEGOCIOS DEPARTAMENTO DE CRÉDITO INSTITUCIONAL JEFE DE DEPARTAMENTO FUNCIONARIO DE NEGOCIOS ÁREA DE BANCA MINORISTA JEFE DE ÁREA INTELIGENCIA COMERCIAL

7 UNIDAD DE MONITOREO ASISTENTE DEPARTAMENTO DE CRÉDITO CAJAPYME JEFE DE DEPARTAMENTO ÁREA DE BANCA PERSONAL JEFE DE ÁREA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO PERSONAL JEFE DE DEPARTAMENTO ANALISTA DE NEGOCIOS ASISTENTE DE NEGOCIOS DEPARTAMENTO DE CRÉDITO PIGNORATICIO JEFE DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE CAPTACIONES JEFE DE DEPARTAMENTO PROMOTOR ÁREA DE BANCA ESPECIAL JEFE DE ÁREA UNIDAD DE MONITOREO SUPERVISOR ASISTENTE DEPARTAMENTO DE VEHÍCULO NUEVO JEFE DE DEPARTAMENTO ASISTENTE DE NEGOCIOS DEPARTAMENTO DE CONVERSIÓN A GAS JEFE DE DEPARTAMENTO ASISTENTE DE NEGOCIOS DEPARTAMENTO DE PROYECTOS ESPECIALES JEFE DE DEPARTAMENTO ELABORADO POR: E. Cuba 7

8 OBJETIVO Dar a conocer el Manual de Descripción de Puestos MDP, en el cual se describe de manera puntual los objetivos, responsabilidades, características y funciones de cada uno de los puestos de trabajo especificados en el Cuadro de Asignación de Personal CAP, en concordancia con el Manual de Organización y Funciones MOF de la Caja Metropolitana. Este documento deberá ser revisado por el Departamento de Desarrollo de Procesos como mínimo una vez al año, en el proceso de revisión anual de la estructura organizativa, a efectos de alinearlo a los nuevos planes de negocios, incorporación de nuevos productos o cualquier otra razón que motive su actualización. La mencionada revisión deberá ser realizada, de preferencia, en los primeros meses de cada año. ALCANCE El Manual de Descripción de Puestos MDP, debe ser de conocimiento de todo el personal de nuestra Institución, a través de sus respectivas Jefaturas. El presente documento será distribuido a través del Sistema Intranet, siendo su lectura del mismo bajo responsabilidad del funcionario con acceso a dicho directorio. Este documento tiene carácter reservado y confidencial, considerándose falta grave su impresión, copiado o extracción para retiro del ámbito de la Institución. ESTRUCTURA ORGÁNICA 8

9 UNIDAD ORGANIZATIVA Directorio PUESTO Secretaria OBJETIVO Facilitar el desarrollo de las funciones del Directorio, mediante labores secretariales y de apoyo administrativo. LÍNEA DE DEPENDENCIA Y/O SUPERVISIÓN Dependencia.- Del Directorio. LÍNEA DE COORDINACIÓN Y/O COMUNICACIÓN Interna.- Con todas las Unidades Organizativas de la Institución. Externa.- Con el personal representativo de Instituciones Públicas y/o Privadas y con personas que requieran tratar con el Directorio. PERFIL PROFESIONAL O DE EXPERIENCIA Título de Secretaria Ejecutiva o experiencia equivalente comprobable. Excelente trato personal, ortografía y caligrafía, redacción propia, taquigrafía y mecanografía, conocimientos de procesador de textos y hojas de cálculo. Experiencia mínima de dos (2) años como Secretaria de Gerencia. FUNCIONES Administrativa.- Recibir, registrar, controlar y clasificar la documentación del Directorio. Redactar, digitar, registrar y distribuir la correspondencia del Directorio, a las instancias correspondientes. Atender a los Funcionarios de nuestra Institución y representantes de Organismos Públicos y/o Privados que deseen entrevistarse con el Directorio, coordinando citas y proporcionando la información requerida. Recibir las llamadas telefónicas y llevar un control de los mensajes recibidos. Mantener actualizada la agenda de actividades del Directorio. Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales e información reservada. Clasificar, ordenar y archivar las Normas Legales así como los recortes periodísticos, revistas, folletos, etc., de asuntos que interesan a nuestra Institución. Observar la correcta presentación y limpieza de la oficina. Solicitar y controlar el adecuado uso de los útiles de su oficina. 9

10 Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 10

11 UNIDAD ORGANIZATIVA Directorio PUESTO Chofer - Seguridad OBJETIVO Efectuar las labores de transporte de la Presidencia del Directorio o encomendada por esta, brindando además la seguridad correspondiente del Presidente del Directorio y/o funcionarios y/o personal a los que les este brindando el servicio de transporte. LÍNEA DE DEPENDENCIA Y/O SUPERVISIÓN Dependencia.- Del Presidente del Directorio y Secretaria de la Presidencia. LÍNEA DE COORDINACIÓN Y/O COMUNICACIÓN Interna.- De la Presidencia del Directorio, Secretaria de la Presidencia y Jefatura del Departamento de Logística. PERFIL PROFESIONAL O DE EXPERIENCIA Chofer, con excelente trato y conocimientos de mecánica automotriz, con conocimientos y experiencia en seguridad personal, con experiencia mínima de tres (3) años en empresas del sector público o privado. FUNCIONES Operativo.- Controlar: o La limpieza y el estado operativo (óptimo) del vehículo asignado. o El kilometraje, consumo de combustible y uso de servicios que fueren necesarios para la conservación del vehículo asignado. Mantener en buen estado de uso, el aparato de radio y/o teléfono móvil asignado, para mantenerse en comunicación con la Caja Metropolitana; así como, el arma que utiliza para el cumplimiento de sus funciones de seguridad (de ser el caso). Brindar las seguridades del caso a la Presidencia y/o los funcionarios de la institución bajo su responsabilidad. Reportar a su jefatura las incidencias presentadas en el desarrollo de sus funciones. Mantener actualizado el cuaderno de control de ruta, señalando diariamente el kilometraje de inicio del día y la ruta ejecutada, en coordinación con la Jefatura del Departamento de Logística Unidad de Almacén y Control Patrimonial. 11

12 Mantener discreción sobre asuntos confidenciales e información reservada. Observar la correcta presentación y aseo personal, para el cumplimiento de sus funciones. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar actividades sospechosas. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 12

13 UNIDAD ORGANIZATIVA Directorio PUESTO Conserje OBJETIVO Realizar la distribución y recepción de documentos diversos, así como brindar el apoyo en las labores relacionadas con la Presidencia del Directorio. LÍNEA DE DEPENDENCIA Y/O SUPERVISIÓN Dependencia.- De la Presidencia del Directorio y Secretaria de la Presidencia. LÍNEA DE COORDINACIÓN Y/O COMUNICACIÓN Interna.- Con todo el personal de las unidades organizativas de la institución. PERFIL PROFESIONAL O DE EXPERIENCIA Secundaria completa y/o estudios técnicos, con experiencia mínima de dos (2) años en funciones similares en otras instituciones. FUNCIONES Operativo.- Distribuir la correspondencia interna y externa de la Presidencia del directorio. Ordenar y archivar la documentación recibida de origen interno o externo de la institución. Entregar los documentos a otras instituciones. Obtener las fotocopias de los documentos entregados para dicho fin. Mantener absoluta discreción con la documentación encargada. Realizar comisiones de emergencia encargadas por la Secretaria de la Presidencia. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 13

14 UNIDAD ORGANIZATIVA Oficina de Cumplimiento PUESTO Oficial de Cumplimiento OBJETIVO Vigilar el cumplimiento del sistema para detectar operaciones sospechosas del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo dentro de la Caja Metropolitana. LÍNEA DE DEPENDENCIA Y/O SUPERVISIÓN Dependencia.- Del Directorio. Supervisión.- A todo el personal de la institución. LÍNEA DE COORDINACIÓN Y/O COMUNICACIÓN Interna.- Con todas las Unidades Organizativas de la Institución. Externa.- Con el personal representativo de Instituciones Públicas y/o Privadas y con personas que requieran tratar con el Directorio. PERFIL PROFESIONAL O DE EXPERIENCIA Profesional graduado o egresado de la especialidad de Administración o Contabilidad o Economía o Ingeniería Industrial o Derecho o experiencia de cinco (5) años en posiciones similares en empresas del sistema financiero, con experiencia comprobada en Banca y/o en Instituciones de micro finanzas, con especialización en Banca y/o Finanzas y normativa relacionada al Lavado de Activos y el Financiamiento al Terrorismo. FUNCIONES Control.- Verificar la aplicación de las políticas y procedimientos implementados para el conocimiento del cliente, conocimiento del mercado, conocimiento de la banca corresponsal, según corresponda; así como los procedimientos necesarios para asegurar el nivel de integridad de los Directores, Gerentes y Trabajadores, respecto de los cuales verificará además que se cumpla con recabar la información necesaria dentro del marco establecido. Revisar las opiniones independientes a que hace mención el inciso b) del artículo 15º y demás evaluaciones realizadas sobre los clientes propuestos a ser excluidos del registro de operaciones. Evaluar de forma previa la posibilidad de exclusión de un cliente del registro de operaciones y de ser procedente aprobar su exclusión del referido registro de operaciones, así como realizar revisiones 14

15 periódicas de los clientes que han sido excluidos del registro de operaciones, conforme a lo dispuesto en el inciso c) del artículo 15º de la norma. Verificar la adecuada conservación y custodia de los documentos requeridos para la prevención del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. Verificar que se mantenga el Registro de Operaciones en forma precisa y completa a partir del día en que se realizó la operación y por un plazo de diez (10) años. Revisar periódicamente: o En la página web de las Naciones Unidas, las listas sobre personas involucradas en actividades terroristas (Resolución Nº 1267), a fin de detectar si alguna de ellas esta realizando alguna operación con la Caja Metropolitana. o En la página web de la GAFI, la lista de países y territorios no cooperantes, así como la lista OFAC, las cuales pueden servirle como una herramienta de consulta para el conocimiento de los clientes. Evaluar las operaciones comunicadas por el personal como inusuales. Analizar las operaciones inusuales detectadas, con la asesoría del Comité para la Prevención del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo, si lo hubiere, con la finalidad de que pueda determinar las operaciones que podrían ser calificadas como sospechosas. Calificar a las operaciones inusuales como sospechosas, de ser el caso. Administrativa.- Promover la definición de estrategias de la institución para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Tomar las acciones necesarias, con el apoyo del Departamento de Capacitación, para asegurar que el personal de la institución cuente con el nivel de capacitación apropiada, que le permita detectar las operaciones inusuales o sospechosas, y para la adecuada difusión del Código de Conducta y del Manual. Proponer señales de alerta e incorporarlas al Manual correspondiente. Elaborar y notificar los ROS a la UIF Perú, en representación de la institución. Ser el interlocutor de la institución ante la Superintendencia. Emitir informes trimestrales sobre su gestión como Oficial de Cumplimiento al Presidente del Directorio u órgano equivalente en la empresa. Enviar trimestralmente a la SBS la relación de las operaciones en efectivo que hayan sido registradas en el Registro de Operaciones. Emitir informes semestrales a través del ISOC sobre la situación del sistema de prevención y su cumplimiento dentro de la institución, debiendo tomar las medidas necesarias para asegurar la veracidad de dicha información. Elaborar un Programa Anual de Trabajo, que deberá ser puesto en 15

16 consideración previa del Directorio y aprobado antes del 31 de diciembre de cada año. Otras funciones que sean necesarias para vigilar el cumplimiento del sistema de Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo. 16

17 UNIDAD ORGANIZATIVA Oficina de Cumplimiento PUESTO Asistente OBJETIVO Apoyar a su jefatura en el control del cumplimiento del sistema de lavado de activos y del financiamiento del terrorismo en la institución. LÍNEA DE DEPENDENCIA Y/O SUPERVISIÓN Dependencia.- De la Jefatura de la Oficina de Cumplimiento. LÍNEA DE COORDINACIÓN Y/O COMUNICACIÓN Interna.- Con todas las Unidades Organizativas de la Institución. Externa.- Con el personal representativo de Instituciones Públicas y/o Privadas. PERFIL PROFESIONAL O DE EXPERIENCIA Profesional graduado o egresado de la especialidad de Derecho, Ingeniería Industrial o Administración o Economía o Contabilidad con experiencia mínima de tres (3) años en funciones similares preferentemente en empresas del sector financiero, con conocimientos en administración, finanzas, operaciones, legislación bancaria y seguimiento y control de operaciones. FUNCIONES Control.- Apoyar en la verificación de la adecuada aplicación de las políticas y procedimientos establecidos para el conocimiento del cliente, conocimiento del mercado, conocimiento de la banca corresponsal, de ser el caso; así como respecto de la exclusión de clientes del registro de transacciones. Apoyar en la verificación adecuada conservación y custodia de los documentos requeridos para la prevención del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. Llevar un control de las operaciones comunicadas por el personal como inusuales. Apoyar en la elaboración de reportes de transacciones sospechosas para la Unidad de Inteligencia Financiera. 17

18 Administrativa.- Presentar al Departamento de Capacitación, su programa de capacitación del personal de la institución y en la difusión del Código de Conducta, coordinando su implementación. Apoyar a su jefatura en el análisis de las señales de alerta y de las operaciones inusuales reportadas. Apoyar en la elaboración de los informes periódicos sobre la situación del sistema de prevención y su cumplimiento dentro de la institución. Apoyar a su jefatura en la elaboración del Programa Anual. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 18

19 UNIDAD ORGANIZATIVA Órgano de Control Institucional (OCI) PUESTO Jefe de OCI OBJETIVO El OCI constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control gubernamental en la entidad, de conformidad con lo dispuesto en los artículos 6, 7 y 8 de la Ley, con la finalidad de promover la correcta y transparente gestión de los recursos y bienes de la entidad, cautelando la legalidad y eficiencia de sus actos y operaciones, así como el logro de sus resultados, mediante la ejecución de labores de control. LÍNEA DE DEPENDENCIA Y SUPERVISIÓN Dependencia.- Funcional y Administrativamente de la Contraloría General de la República, y tiene la obligación de ejercer su cargo con sujeción a los lineamientos y disposiciones que emita dicha Contraloría. El Jefe del OCI, no está sujeto a mandato del titular de la entidad, respecto al cumplimiento de funciones o actividades propias de su labor de control gubernamental y a las asignadas por la Contraloría. Supervisión.- Auditores a su cargo. LÍNEA DE COORDINACIÓN Y COMUNICACIÓN Interna.- Para el desempeño eficiente de su gestión, el Jefe del OCI, deberá mantener una actitud de coordinación permanente con el titular de la entidad, especialmente en los siguientes aspectos: a) Para comunicarle cualquier falta de colaboración de los funcionarios y servidores de la entidad o el incumplimiento de la Ley y/o la presente directiva. b) El cumplimiento de normas técnicas de control interno c) En la formulación del Plan Anual de Control, para la visación y asignación presupuestal correspondiente, por parte del titular. Externa.- Controlaría General de la República, Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs,y otros Órganos de Control. PERFIL PROFESIONAL O DE EXPERIENCIA El perfil profesional del Jefe del OCI esta señalado en el Artículo 20º del Reglamento de la Ley, aprobado mediante Resolución de Contraloría Nº CG y, por tratarse de una entidad financiera se incluyen los señalados en el artículo 11º de las Resolución SBS Nº

20 FUNCIONES Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control a que se refiere el artículo 7 de la Ley, así como el control externo a que se refiere el artículo 8 de la Ley, por encargo de la Contraloría General. Ejecutar las labores de control a los actos y operaciones de la entidad que disponga la Contraloría General. Cuando estas labores de control sean requeridas por el Titular de la entidad y tengan el carácter de no programadas, su ejecución se efectuará de conformidad con los lineamientos que emita la Contraloría General. Ejercer el control preventivo en la entidad dentro del marco de lo establecido en las disposiciones emitidas por la Contraloría General, con el propósito de contribuir a la mejora de la gestión, sin que ello comprometa el ejercicio del control posterior. Remitir los Informes resultantes de sus labores de control tanto a la Contraloría General como al Titular de la entidad y del sector, cuando corresponda, conforme a las disposiciones sobre la materia. Actuar de oficio cuando en los actos y operaciones de la entidad se tome conocimiento de indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Titular de la entidad para que se adopten las medidas correctivas pertinentes. Recibir y atender las denuncias que formulen los servidores, funcionarios públicos y ciudadanía en general, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito, conforme a las disposiciones emitidas sobre la materia. Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. Corresponde al Comité de Auditoria considerar el Plan Anual de Control para su Visado respectivo, en señal de compromiso, que permita garantizar los recursos que necesita para cumplir con las actividades programadas y elaborar los informes que se deriven de las mismas. Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que implemente la entidad como resultado de las labores de control, comprobando y calificando su materialización efectiva, conforme a las disposiciones de la materia. Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las labores de control en el ámbito de la entidad. Asimismo, el Jefe del OCI y el personal de dicho Órgano colaborarán, por disposición de la Contraloría General, en otras labores de control, por razones operativas o de especialidad. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, así como proponer modificaciones a los mismos en el curso de sus exámenes, en particular de la Ley General y las disposiciones emitidas por la Superintendencia. Formular y proponer a la entidad, el presupuesto anual del OCI para su aprobación correspondiente. Cumplir diligente y oportunamente con los encargos y requerimientos 20

21 que le formule la Contraloría General. Cautelar que la publicidad de los Informes resultantes de sus acciones de control se realice de conformidad con las disposiciones de la materia. Cautelar que cualquier modificación del Cuadro para Asignación de Personal, así como de la parte correspondiente del Reglamento de Organización y Funciones, relativos al OCI se realice de conformidad con las disposiciones de la materia. Promover la capacitación permanente del personal que conforma el OCI, incluida la Jefatura, a través de la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General o de cualquier otra Institución universitaria o de nivel superior con reconocimiento oficial en temas vinculados con el control gubernamental, la Administración Pública y aquellas materias afines a la gestión de las organizaciones. Mantener ordenados, custodiados y a disposición de la Contraloría General durante diez (10) años los informes de control, papeles de trabajo, denuncias recibidas y los documentos relativos a la actividad funcional de los OCI, luego de los cuales quedan sujetos a las normas de archivo vigentes para el sector público. El Jefe del OCI adoptará las medidas pertinentes para la cautela y custodia del acervo documental.. Cautelar que el personal del OCI dé cumplimiento a las normas y principios que rigen la conducta, impedimentos, incompatibilidades y prohibiciones de los funcionarios y servidores públicos, de acuerdo a las disposiciones de la materia. Mantener en reserva la información clasificada obtenida en el ejercicio de sus actividades. Complementariamente a lo dispuesto por la Contraloría General de la República, se aplicará lo dispuesto en el Articulo Nº 6º de la Resolución SBS Nº Reglamento de Auditoría Interna, en tanto no se contrapongan con las normativas específicas que regulen el accionar del OCI. Evaluar el diseño, alcance y funcionamiento del control interno; Evaluar continuamente la calidad y adecuación de los sistemas informáticos y los mecanismos establecidos por la empresa para garantizar la seguridad de la información; Evaluar la implementación oportuna y adecuada de las recomendaciones y medidas para superar las observaciones y recomendaciones formuladas por la Superintendencia, los auditores externos y las propias; Verificar el cumplimiento del sistema de prevención del lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Evaluar el cumplimiento de aquellos aspectos que determine la Superintendencia de Banca, Seguros y AFPs; y, Otras actividades de aseguramiento o consulta que la misma empresa señale. 21

22 UNIDAD ORGANIZATIVA Órgano de Control Institucional (OCI) PUESTO Secretaria OBJETIVO Facilitar el desarrollo de las funciones del Órgano de Control Institucional, mediante labores secretariales y de apoyo administrativo. LÍNEA DE DEPENDENCIA Y/O SUPERVISIÓN Dependencia.- De la Jefatura del Órgano de Control Institucional. LÍNEA DE COORDINACIÓN Y/O COMUNICACIÓN Interna.- Con todas las Unidades Organizativas de la Institución. Externa.- Con el personal representativo de Instituciones Públicas y/o Privadas y con personas que requieran tratar con el Directorio. PERFIL PROFESIONAL O DE EXPERIENCIA Título de Secretaria Ejecutiva o experiencia equivalente comprobable. Excelente trato personal, ortografía y caligrafía, redacción propia, taquigrafía y mecanografía, conocimientos de procesador de textos y hoja de cálculo. Experiencia mínima de dos (2) años como Secretaria de Gerencia. FUNCIONES Administrativa.- Redactar, digitar, registrar y distribuir la correspondencia del Órgano de Control, a las instancias correspondientes. Recibir, registrar, controlar y clasificar la documentación del Órgano de Control Institucional. Recibir las llamadas telefónicas y llevar un control de los mensajes recibidos. Atender a los Funcionarios de nuestra Institución y representantes de Organismos Públicos y/o Privados que deseen entrevistarse con el personal del Órgano de Control Institucional, coordinando citas y proporcionando la información requerida. Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales e información reservada. Clasificar, ordenar y archivar las Normas Legales así como los recortes periodísticos, revistas, folletos, etc., de asuntos que interesan al Órgano de Control Institucional. Mantener actualizada la agenda de actividades de su jefatura. 22

23 Observar la correcta presentación y orden de la oficina. Solicitar y controlar el adecuado uso de los útiles de su oficina. Reportar los riesgos inherentes a la función que desempeña, así como las señales de alerta que permitan identificar las transacciones sospechosas. Cumplir con las demás funciones que le asignen, dentro del ámbito de su competencia. 23

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