GUÍA DE GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE ORIENTACIÓN Y PROSPECCIÓN PARA LA INSERCIÓN LABORAL

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1 GUÍA DE GESTIÓN Y LIQUIDACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES DE ORIENTACIÓN Y PROSPECCIÓN PARA LA INSERCIÓN LABORAL Decreto 101/2013 de 18 de junio. Las entidades que obtengan subvenciones con cargo a los Presupuestos Generales de la Comunidad Autónoma de Extremadura para la realización de actividades de orientación y prospección para la inserción laboral, ajustadas a las particularidades específicas de las personas desempleadas inscritas en los Centros de Empleo del Servicio Extremeño Público de Empleo, están obligadas a justificar su aplicación ante el Servicio Extremeño Público de Empleo. Esta Guía pretende facilitar la gestión, justificación y liquidación de la subvención para adecuarse a la normativa general y específica aplicable. Se incluyen instrucciones para la justificación económica y, para la presentación de la memoria o informe final de la ejecución del programa de empleo subvencionado. Se ha intentado ser exhaustivo pero, como es una tarea compleja, se aconseja que ante la más mínima duda en la ejecución del programa de las actividades de orientación y prospección para la inserción laboral, se consulte con la Sección de Coordinación de Políticas Activas de Empleo, de la Dirección General de Empleo, Paseo de Roma s/n, Módulo C 3ª Planta CP. O6800 Mérida, Teléfonos; /

2 ÍNDICE 1.-Información General Explicaciones a los Anexos Temporalidad del programa Relación con los Centros de Empleo. Captación usuarios Cumplimiento de los objetivos y aclaración de conceptos Memoria de Justificación y liquidación Aclaraciones a los criterios de imputación Dirección para notificaciones y correo electrónico corporativo

3 1.-INFORMACIÓN GENERAL. La Ley 7/2001, de 14 de junio, de creación del Servicio Extremeño Público de Empleo establece entre los fines del mismo la gestión y coordinación de los procesos derivados de las políticas activas de empleo, especialmente en materia de orientación e intermediación en el mercado laboral. Por su parte, el artículo 4 del Decreto 26/2009 por el que se aprueban los Estatutos del Servicio Extremeño Público de Empleo, establece entre sus funciones la intermediación laboral la orientación e inserción profesional para el empleo mediante itinerarios personalizados y de acompañamiento al empleo. Mediante el Decreto 101/2013, del 18 de junio se establecieron las bases reguladoras de las subvenciones para la realización de las actividades de orientación y prospección para la inserción laboral, ajustadas a las particularidades específicas de las personas desempleadas inscritas en los Centros de Empleo del Servicio Extremeño Público de Empleo. Esta Guía de Gestión contiene las instrucciones y modelos necesarios para la adecuada gestión y ejecución del programa subvencionado. En este proyecto se ha intentado reducir al máximo el número de anexos a cumplimentar y reducir la carga burocrática. La Financiación de la subvención es con cargo a los créditos autorizados en los proyectos de gastos destinados a tal fin, previsto en las leyes de presupuestos anuales de la Comunidad Autónoma de Extremadura. La convocatoria del ejercicio 2013 está financiada al 100% con fondos de la Comunidad Autónoma de Extremadura. Esta Guía de Gestión se encuentra e n la página En el caso de haber correcciones o mejoras s realizarán en la misma página. e 2.-EXPLICACIÓNES A LOS ANEXOS. Todos estos anexos se encuentran en la página y son autorrellenables. Anexo 1.- Acciones OPI y Autorización de la Vida Laboral. En este anexo se recogerán los datos personales de los usuarios del proyecto, el control de asistencia de las distintas sesiones de orientación y la autorización para que el SEXPE recabe información relacionada con su vida laboral, a efectos de consecución de objetivos de la subvención. 3

4 En el cuadro relacionado con el control de asistencia de las distintas sesiones de orientación, se añadirán tantas sesiones como sea necesario, reflejando en cada una de ellas el tiempo de duración de las mismas. La duración de la actividad de orientación se establece en 4 horas de media de atención individualizada. La duración mínima de una sesión será de al menos 30 minutos por cada usuario y para ser considerado como objetivo de orientación, al menos, tendrá que tener realizada una hora efectiva de sesión de orientación. El diseño, la elaboración y la realización de la orientación vendrá en función de las necesidades reales de las personas usuarias. La documentación que se genere de cada usuario, será la que determine el orientador, quedándose dicha documentación en poder de la entidad y a disposición de la administración para posibles seguimientos, controles y auditorias. No obstante la actividad de orientación deberán de estar enmarcadas en los siguientes parámetros del itinerario de orientación: 1.- Diagnóstico Individualizado. 2.- Información del Mercado de Trabajo. 3.- Entrenamiento en búsqueda de Empleo. 4.- Seguimiento. Estos parámetros tendrá su codificación específica para ser mecanizados dentro del SISPE, ya que son indicadores obligatorios para la obtención de objetivos de orientación para el Plan Anual de Políticas de Empleo. Anexo 2.- Declaración de Publicidad. Este anexo, la entidad declara, que tiene expuestos en sus dependencias los carteles que identifica el Proyecto para la realización de actividades de Orientación y Prospección para la Inserción Laboral. La entidad tendrá que adjuntar material fotográfico de la publicidad Anexo 3.- Oferta de Actividad. Este anexo es el que utilizará la entidad para solicitar candidatos al Centro de Empleo. Anexo 4.- Solicitud de Pago Se adjunta un modelo único para la solicitud de pago. En él se deberá indicar el pago que corresponda y se presentará firmado por el representante legal y con el sello de la entidad. Anexo 5.- Excel de Justificación y liquidación. Esta hoja Excel contiene todos los datos para la correcta justificación, tanto parcial como final, de los gastos originados para la realización de las actividades y estará de acuerdo con apartado 6 de esta guía de gestión. 4

5 Hoja nº 1.a : Resumen de liquidación para entidades solicitantes del 100% de usuarios. Hoja nº 1.b : Resumen de liquidación para entidades solicitantes del 50% de usuarios. Hoja nº 2: Relación de usuarios Insertados. Hoja nº 3 : Costes Salariales y Seguridad Social. Hoja nº 4: Dietas y Desplazamientos. Hoja nº 5: Gastos Generales. Hoja nº 6: Gastos de Amortización. Nota: En la hoja nº 2 de relación de usuarios insertados sólo se consignarán aquellos usuarios que la entidad considere objetivo de inserción, según el artículo 5.1.c) del Decreto 101/2013 de 18 de junio. Para el control de los usuarios orientados se extraerán los datos del programa SISPE. 3.- TEMPORALIDAD DEL PROYECTO. Atendiendo al artículo 14 del Decreto 101/2013 de 18 de junio, el periodo de ejecución de las actividades, será de 12 meses siguientes al que se haya producido la concesión de la subvención. Se entenderá como inicio del programa la fecha de la firma de la Resolución de concesión y la finalización del mismo doce meses después. 4.- RELACIÓN CON LOS CENTROS DE EMPLEO. CAPTACIÓN DE USUARIOS La entidad podrá solicitar a los Centros de Empleo la captación de usuarios a través de la presentación del documento de la oferta de Actividad (anexo 3) Si la entidad hace captación de usuarios, estos tendrán que ser dados de alta en la misma oferta de actividad que los usuarios captados a través de las oficinas de empleo. Se solicitará al Servicio Público de Empleo Estatal clave de acceso al SISPE para todas las entidades beneficiarias de la subvención, para hacer cumplir lo acordado en el artículo 16.2 e) del Decreto 101/2013 del 18 de junio. 5

6 5.- CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS Y ACLARACIÓN DE CONCEPTOS. - OBJETIVO DE ORIENTACIÓN: Se considerará que la entidad ha cumplido los objetivos de orientación, cuando haya conseguido orientar como mínimo, el número de usuarios que se comprometió en la resolución de concesión, desde la fecha de realización de la primera sesión de orientación hasta la finalización del periodo de realización de las actividades. Se entenderá como desempleado orientado aquel que reciba una actividad de orientación de al menos 1 hora de duración, una vez que haya sido incluido en la oferta de actividad del Servicio Extremeño Público de Empleo. En el caso de que una entidad solicite actuar sobre más de un colectivo prioritario, el porcentaje de orientación deberá ser proporcional a cada uno de ellos, siempre teniendo en cuenta el porcentaje de orientación aprobado en resolución. - ACTIVIDADES DE PROSPECCIÓN: Para el control de la actividad de prospección sería conveniente que la entidad realizara un documento en el cual se reflejaran todas las actividades que se realicen con cada uno de los usuarios del programa, indicando como mínimo los siguiente apartados : 1. Empresa. 2. Puesto de Trabajo. 3. Resultado de la Intermediación. Si alguna entidad requiere modelos para este apartado podrá solicitarlo al Servicio de Orientación e Intermediación de la Dirección General de Empleo. - OBJETIVO DE INSERCIÓN: Se considerará que la entidad ha cumplido los objetivos de inserción, cuando haya conseguido insertar como mínimo al número de usuarios que se comprometió en la resolución de concesión, desde la fecha de la primera sesión de orientación hasta el segundo mes después de la finalización del programa. Se considerará desempleado insertado, aquel que habiendo recibido una actividad de orientación en cualquier ámbito geográfico de al menos una hora, consiga la inserción como: Contratado como trabajador por cuenta ajena. Socio trabajador o de trabajo en cooperativas de trabajo asociado o sociedades laborales. Trabajador por cuenta propia o autónoma. 6

7 Se cumplirá el objetivo de inserción por usuario, cuando éste tenga contabilizado como mínimo 180 días trabajados a partir de la fecha de la primera sesión de orientación ; se comprobará en Vida Laboral. Para el cómputo total de cada objetivo de inserción, se tendrán en cuenta todos los contratos iniciados desde la primera sesión de orientación hasta el segundo mes después de la finalización del programa subvencionado. En el caso de que una entidad solicite actuar sobre más de un colectivo prioritario, el porcentaje de inserción deberá ser proporcional a cada uno de ellos, siempre teniendo en cuenta el porcentaje de inserción aprobado en resolución. Cuando no se alcance al menos el 50% del porcentaje de compromiso de inserción y al menos un 85% de compromiso de orientación, recogido en la resolución de concesión, se considerará incumplimiento total y se procederá al reintegro total de la subvención. En ningún caso se considerará inserción laboral, a los efectos del cumplimiento de objetivos en el proyecto aprobado, la contratación de trabajadores por parte de las entidades beneficiarias y los contratos que los usuarios del programa puedan suscribir con las distintas administraciones, así como cualquier otra contratación acogida a programas de subvenciones. 6.- MEMORIA DE JUSTIFICACIÓN Y LIQUIDACIÓN Justificación de objetivos La documentación para acreditar el cumplimiento de objetivos constará de la memoria de las actividades; esta consistirá en un informe detallando la ejecución del proyecto con un resumen de las actividades y destacando los aspectos e incidencias más significativos así como perfiles de los colectivos. Se reflejarán también las actuaciones de prospección para la inserción laboral realizadas para la consecución de los objetivos del proyecto. La documentación que deberá presentar será: a) Memoria detallada de la ejecución del proyecto y de los resultados obtenidos de las actividades realizadas. b) Relación de los participantes debidamente identificados para realizar las comprobaciones necesarias a efectos de verificar colectivos, edad y niveles de inserción. 7

8 c) Documentos de comprobación de las distintas actividades subvencionadas firmado por cada uno de los usuarios del programa. d) Informe de vida laboral o autorización individual de cada uno de los participantes del programa declarados como objetivo de inserción, con la finalidad de comprobar las inserciones Justificación de gastos. La justificación del 35%, deberá presentarse durante la ejecución del proyecto, cuando la entidad disponga de los documentos justificativos, de conformidad con el punto 3 del artículo 15 del decreto. La justificación restante, de hasta el 85% de la subvención, deberá presentarse en el plazo de dos mes desde la finalización del programa subvencionado, de conformidad con el punto 1 del artículo 15. En la justificación se presentarán el resto de gastos que no hayan sido debidamente justificados, ni admitidos en las liquidaciones parciales. A efectos de justificar los gastos generados por la actividad subvencionada, deberá presentarse la cuenta justificativa con aportación de justificantes de gastos y pagos, originales o copia compulsada, así como el anexo 5 de justificación. A este respecto los costes se justificarán con facturas o documentos de valor probatorio equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa respecto de los gastos, así como la documentación acreditativa del pago. La acreditación de los gastos también podrá efectuarse mediante facturas electrónicas siempre que cumplan los requisitos exigidos para su aceptación en el ámbito tributario. Las facturas deberán emitirse conforme a lo establecido en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. En el caso de que el gasto se impute en mas de un programa, para la justificación, se utilizará un sello estampillado en el documento original, reflejando el porcentaje de imputación de dicho gasto al programa. A estos efectos deberá presentar la siguiente documentación: 8

9 La documentación a presentar para la justificación de los gastos y pagos será presentada sin encuadernar, con todas las hojas paginadas y referenciadas. a) Contratos de trabajo y nóminas de todo el personal que sea imputado al programa, así como sus justificantes de pago: se agruparán por trabajador y por meses correlativos (para acreditar debidamente el pago de las nóminas de trabajadores se debe presentar la transferencia bancaria del pago de las mismas). Documentos de cotización a la Seguridad Social TC1 o recibo de liquidación de cotizaciones y su justificante de pago y TC2 (si en los TC2 se recogen trabajadores ajenos al proyecto, se marcarán de forma clara los trabajadores adscritos al programa). Las pagas extras deberán ser abonadas dentro del periodo de las acciones, incluyendo en este periodo, el mes de presentación de la justificación, por lo cual para mejor desarrollo se deberá prorratear a lo largo del periodo que dure el programa. Modelo 111 de Retenciones e ingresos a cuenta del IRPF Rendimientos del trabajo y de actividades económicas, premios y determinadas ganancias patrimoniales e imputaciones de renta Autoliquidación, junto con el correspondiente justificante bancario de pago. Modelo 190 Resumen anual de retenciones e ingresos a cuenta. b) Dietas y desplazamientos del personal imputado al programa subvencionado; para su justificación se presentarán los documentos habilitados a tal efecto, junto con sus justificantes bancarios de pago. Dicho documento deberá ser presentado al SEXPE para su visto bueno. La relación se presentará junto con la autorización de las comisiones de servicio, los billetes o tickets de transportes y las notas de comidas que han de cumplir los mismos requisitos que los exigidos para cualquier factura, pero si no es posible, se exigirá como mínimo que contenga el CIF de la empresa. No se consideran gastos elegibles los desayunos, meriendas, ni las copas, aunque estén incluidas en las facturas de las comidas. Se devengará media manutención cuando la comisión obligue a realizar alguna de las comidas principales del día fuera de la residencia oficial. Como dato orientativo, la media manutención es de 19 euros y el gasto por desplazamiento es de 0,22 /km, (Decreto 287/2007 de 3 de agosto, DOE Nº 92 del 9/08/2007, sobre Indemnizaciones por razones de servicio personal laboral de la Junta de Extremadura). Cada orden de comisión irá grapada a su justificación de pago; si el documento acreditativo del pago acumulara más de una comisión, se agruparán las órdenes que se hayan hecho efectivas conjuntamente. Las comisiones tienen que estar detalladas con todos los datos necesarios: objeto de la comisión, día, hora de salida y regreso, localidad de salida y localidad/es objeto de la comisión, nombre del comisionado, DNI, etc... NO olvidar firmar los documentos tanto por parte de la entidad como por parte del técnico, para su correcta identificación como pista de auditoria. 9

10 c) Alquiler de inmuebles; para su justificación se presentarán los contratos firmados por ambas partes, arrendador y arrendatario, y las facturas acompañadas de su justificante bancario de pago, junto con el modelo 115 de retenciones e ingresos a cuentas sobre rentas o rendimientos procedente del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos. Dichos documentos deberán contener los detalles suficientes para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado al programa subvencionado. No serán gastos subvencionables los gastos de intermediarios inmobiliarios. d) Servicios de limpieza: para su justificación se presentará el contrato correspondiente, acompañado de las facturas junto sus correspondientes justificantes bancarios de pago; estos documentos deberán contener detalles suficientes para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado al programa subvencionado. e) Pólizas de seguro de responsabilidad civil; para su justificación se presentará la póliza de seguro en la que se identificará el tipo de seguro y el periodo de cobertura acompañada de la factura y su justificante bancario de pago. Las entidades deberán contratar un seguro de responsabilidad civil para aquellos participantes en las actividades de orientación objeto de subvención. Este seguro abarcará todos los riesgos que pudieran producirse como consecuencia de la asistencia a las mismas, quedando explícitamente incluidos los denominados accidentes in itinere al ir y al regresar a la entidad. f) Gastos de amortización; para su justificación, se presentará factura de adquisición de los elementos, a nombre de la entidad beneficiaria, junto con el cuadro de amortización de acuerdo con las normas contables y fiscales en el que se refleje el porcentaje de amortización anual a aplicar según tabla de coeficientes anuales de amortización y acompañada de su justificante bancario de pago. Todos los documentos deberán contener detalles suficientes para permitir comprobar la vinculación del gasto imputado al programa subvencionado. g) Para el resto de los gastos generales, especificados en el artículo 4 del decreto, se justificarán con facturas que deben cumplir los requisitos formales establecidos en el punto 3 del artículo 15 de dicho decreto, junto con su justificante bancario de pago; así mismo, se presentará Modelo 111 de retenciones e ingresos a cuenta del IRPF junto con su correspondiente justificante bancario del pago. OBSERVACIONES: Facturas: se presentaran de todos los gastos, junto con su justificante de pago (transferencias bancarias o para cargos menores asiento contable). Es imprescindible que en la factura venga detallado el concepto que se factura (no son válidas descripciones vagas como: materiales de oficina o conceptos varios...) 10

11 Las facturas aportadas deben cumplir los requisitos formales establecidos en el RD 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación: Número, y en su caso, serie. Fecha de su expedición. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Código de Identificación Fiscal y domicilio tanto del expedidor como del receptor. Descripción de la operación, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible así como el tipo tributario y la cuota repercutida cuando la operación esté sujeta y no exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido. Si la factura comprende entrega de bienes o servicios sujetos a tipos impositivos diferentes en este impuesto, deberá diferenciarse la parte de la operación sujeta a cada tipo. 7.- ACLARACIONES A LOS CRITERIOS DE IMPUTACIÓN Todos los gastos necesarios para el desarrollo del programa pueden ser susceptibles de utilización compartida con otras actividades que la entidad realice. En estos casos, la entidad deberá determinar a priori el criterio de imputación que utilizarán para determinar el porcentaje de los gastos que correspondan al programa. Para ello presentarán una relación con los tipos de gastos, criterios de imputación y los porcentajes a aplicar para su validación. Ejemplo: Alquiler del local: el criterio sería, por ejemplo, los metros cuadrados utilizados para el desarrollo del programa (20 m2). El local tiene 100 m2. Si el alquiler del local es de 600 la imputación al programa es de: 600 / 100 m2 * 20 m2 = 120. Para cada tipo de gasto el criterio de imputación debe ser el mismo durante todo el desarrollo de programa, es decir, para el ejemplo anterior todos los meses usarían el criterio metros cuadrados utilizados para el desarrollo del programa, pero esto no quiere decir que siempre use 20 m2, puede haber meses que use más o menos dependiendo de las acciones realizadas en cada momento. Si cambian el criterio deberán justificar el motivo que origina este cambio. Ejemplo: si para imputar el alquiler utilizan el criterio metros cuadrados usados para el desarrollo del programa y a partir de una fecha comienzan a usar para imputar el mismo gasto el criterio número de trabajadores del programa que trabajan en dichas instalaciones deberán explicar porque cambian de criterios. 11

12 Todas las facturas, cuya imputación sea parcial, deben venir acompañada por sus criterios de imputación. También se admiten, que para cada tipo de gasto (agua, luz, etc), se establezca un criterio general que será aplicado a todas las facturas que contengan ese concepto. Si se imputa una factura del 100% del gasto, dicha factura tiene que estar ligada indubitadamente al programa de las actividades de orientación y prospección para la inserción laboral, indicando en la misma factura el nº de expediente. 8.- DIRECCIÓN PARA NOTIFICACIONES Y CORREO ELECTRÓNICO CORPORATIVO. Sección de Coordinación de Políticas Activas de Empleo Servicio de Orientación e Intermediación Dirección General de Empleo SEXPE Paseo de Roma Módulo C, Tercera Planta Mérida. Teléfono Fax: Para consultas utilizar el correo electrónico corporativo: 12

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