Resumen de la solución SAP SAP ERP SAP Invoice Management by OpenText. Tome el control de sus procesos de facturación

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1 Resumen de la solución SAP SAP ERP SAP Invoice Management by OpenText Objetivos Tome el control de sus procesos de facturación

2 Prepárese para un nuevo enfoque del proceso de facturación Prepárese para un nuevo enfoque del proceso de facturación Procesar facturas de proveedores con rapidez, precisión y eficacia es la mejor manera de fortalecer la productividad de los empleados, el flujo de efectivo y la relación con los proveedores. La aplicación SAP Invoice Management by OpenText, lo ayuda a gestionar el proceso de facturación, cumplir con plazos importantes de pago y regulaciones, así como evitar los riesgos relacionados con información errónea. Usted siempre está buscando nuevas oportunidades para trabajar mejor y recortar gastos. Qué pasaría si pudiera ayudar al personal de cuentas por pagar a controlar el proceso de facturación, optimizar el flujo de efectivo y gestionar mejor la relación con los proveedores? Es momento de dejar atrás el proceso de facturación manual y optimizar la gestión de la facturación. La aplicación SAP Invoice Management by OpenText, ofrece el control que usted necesita para cumplir con las regulaciones nacionales e internacionales más importantes y, al mismo tiempo, dar visibilidad a los pasivos. Con esta aplicación, usted puede concentrarse en sus mejores proveedores y gestionar calificaciones crediticias. Además, podrá generar informes financieros precisos recompensar a sus proveedores con pagos a tiempo y disminuir el costo de manejar sus consultas. Tome el control con el software de gestión de facturación de SAP. 2

3 Optimice operaciones de cuentas por pagar Para simplificar los procesos de gestión de facturación en toda su empresa, usted necesita un software que comparta información y coordine tareas con los otros sistemas de negocio que usted utiliza. La aplicación SAP Invoice Management ofrece integración con SAP ERP y la plataforma tecnológica SAP NetWeaver para que usted optimice las operaciones de cuentas por pagar en toda la empresa y más allá de ella. Las partes involucradas en un problema de facturación podrán tener acceso rápido y eficaz a información de las facturas como el número de pedido, y el estado del pago de la factura, entre otras. El software envía automáticamente las facturas a la persona indicada para su resolución, aprobación y pago. Los empleados que no pertenecen al personal de cuentas por pagar pero que cuentan con autorización pueden ver con rapidez las facturas y actuar a partir de ellas sin necesidad de tener una orden del pedido, a través de un portal de aprobación o del componente SAP NetWeaver Portal. Los gerentes pueden revisar y aprobar facturas a través de sus dispositivos móviles. Al permitir la revisión de documentos en forma remota, SAP Invoice Management acorta los ciclos de aprobación y ayuda a que los proveedores reciban el pago con mayor rapidez. La aplicación de aprobación móvil viene con el software de SAP. Olvídese de adjuntar facturas en correos electrónicos que van de un departamento a otro. Los flujos de trabajo automatizados entregan información a la persona correcta en el momento indicado. 3

4 Reduzca costos y aumente la productividad La aplicación SAP Invoice Management lo ayuda a reducir los procesos manuales y a aumentar la productividad en forma significativa. Las capacidades de procesamiento automatizadas reemplazan a los numerosos pasos manuales de los procesos de facturación táctiles, con una solución basada en reglas de negocios. En lugar de requerir de varias llamadas telefónicas, correos electrónicos y copias de documentación de soporte, el software guía el proceso hasta una finalización precisa, con una mínima intervención del usuario. Una vez ingresada la información de facturación, usted puede tener acceso automático a ella en cualquier momento del ciclo de vida del proceso. Los usuarios pueden ver toda la información relacionada con la transacción de la factura en una sola pantalla. Las imágenes de la documentación de soporte están disponibles durante el proceso y luego de que finalice. Tener los datos disponibles electrónicamente disminuye el riesgo de cometer errores y reduce los costos de procesamiento por factura. Utilice reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para capturar datos Gran parte de la tecnología avanzada para documentos utiliza OCR y análisis de documentos para automatizar la transferencia de datos de facturas en papel a las transacciones dentro del software de SAP. La opción disponible de OCR para la aplicación SAP Invoice Management permite un procesamiento directo con una mínima intervención humana. Con esta opción, usted puede seleccionar y clasificar facturas, y enviarlas a las personas y los procesos indicados. Continúa en la siguiente página 4

5 La aplicación SAP Invoice Management le permite recibir metadatos de facturas desde todos los canales electrónicos. Por ejemplo, la aplicación procesa automáticamente todos los datos recibidos mediante un intercambio de datos electrónico, así como todas las facturas que llegan de redes de proveedores. El software también se integra con la solución SAP Information Interchange OnDemand, una oferta de e-commerce de negocio a negocio que lo ayuda a optimizar la comunicación dentro de la cadena de suministro. Además, otras fuentes de facturación electrónica, como cargas directas, fax o adjuntos en correos electrónicos, se integran con el flujo del proceso. Un poderoso motor de análisis le permite realizar consultas internas y externas sobre facturas específicas. Usted puede hacer consultas por proveedor y obtener acceso inmediato a datos importantes, lo que reduce la cantidad de consultas de proveedores, que insumen tiempo. Los usuarios pueden generar informes sobre productividad, excepciones, información sobre canales y facturación obsoleta. Los ejecutivos también pueden obtener resúmenes de los datos. Muchas empresas utilizan un centro de servicios compartidos para lidiar con grandes volúmenes de facturación. Cuando la cantidad aumenta, el área de cuentas por pagar debe ser capaz de seguir el ritmo sin aumentar el personal. Gracias a la integración con el software SAP Shared Service Framework, la aplicación SAP Invoice Management le permite procesar más facturas con comodidad, y sin la necesidad de contratar nuevo personal. 5

6 Con la aplicación SAP Invoice Management, los usuarios obtienen visibilidad del estado de las facturas en tiempo real. El software brinda enlaces a la documentación de soporte relacionada con los pedidos y la recepción de productos. La vista completa reúne las facturas, para que usted pueda ver los datos que necesita para realizar devengamientos durante el cierre. La vista de datos de los usuarios aparece como recurso único, sin importar cuántas instancias del software operan detrás de escena. Usted puede gestionar el procesamiento de la facturación en distintas instancias de producción con una sola central de control. Incluso si su software trabaja en distintas instancias de producción, usted no necesitará combinar información de facturación en forma manual. 6

7 El software brinda una poderosa funcionalidad para controlar el procesamiento de cuentas por pagar y asegurar que la información correcta llegue a la persona indicada en el momento justo. La aplicación se basa en 47 reglas de negocio únicas que ayudan a detectar problemas como la duplicación de facturas y las rutas para la corrección. La aplicación SAP Invoice Management también se basa en los requisitos de cuentas por pagar de una gran cantidad de países. El software incluye reglas y regulaciones específicas de cada país. Con esas características, usted puede mejorar el control donde sea que opere su empresa y se encuentren los proveedores. Un buen control financiero está al alcance de su mano, en un solo lugar o con cientos de proveedores y partners globales. 7

8 Aprovechar los descuentos por pagos adelantados es una ventaja lógica en los negocios. Con la aplicación SAP Invoice Management, usted puede optimizar los flujos de trabajo, iniciar recordatorios y acortar el ciclo de pago. Con un proceso optimizado en funcionamiento, usted puede sacar provecho de los descuentos de ese momento y disfrutar de mayores ganancias. El pago rápido a proveedores también permite que el grupo de abastecimiento negocie nuevos descuentos. Esto le permite tener más efectivo en mano, mejorar su flujo de efectivo y reducir la exposición a inconvenientes debido a pagos tardíos. Un pago a tiempo también mejora sus calificaciones crediticias. Mejore sus resultados con características que sacan el máximo provecho de su dinero en efectivo. 8

9 Entregue reportes financieros precisos El software brinda acceso automático a la información de cuentas por pagar que usted necesita para realizar reportes clave de gestión. Usted puede utilizar estos reportes para brindar un panorama más preciso y a tiempo de su negocio, para generar reportes financieros o de otro tipo. Usted puede generar reportes que respondan preguntas específicas sobre facturación y brindar información sobre indicadores clave de desempeño para promover una mejora continua del proceso. La aplicación también se asegura de que estén actualizados los reportes financieros de la empresa, como las hojas de balance y la información de capital de trabajo. Cuando esas tareas se automatizan y se eliminan los procesos manuales, usted disminuye el riesgo de incumplir plazos importantes y, en consecuencia, evita multas e inconvenientes. Supere las expectativas de los ejecutivos con reportes financieros precisos. 9

10 Asegure un cumplimiento regulatorio a tiempo En el ámbito de negocios global de hoy en día, su empresa necesita cumplir con numerosas regulaciones regionales, nacionales e internacionales como, por ejemplo, la ley Sarbanes-Oxley. Usted necesita contar con un riguroso proceso que asegure el cumplimiento regulatorio y evite el fraude. A través de reglas de negocio preconfiguradas, la aplicación le da el control que usted necesita para implementar un proceso de cuentas por pagar bien gestionado. De esta manera, usted puede producir informes extensos sobre el proceso, incluyendo una auditoría completa. El cumplimiento regulatorio se convierte en parte de la rutina diaria con la aplicación SAP Invoice Management. 10

11 Mejore la relación con los proveedores Mantener una relación estrecha con los proveedores ayuda a gestionar mejor el negocio. Con la aplicación SAP Invoice Management, usted puede eliminar virtualmente las demoras en los pagos a proveedores. Cuando un proveedor llama para rastrear su pago, el personal de cuentas por pagar puede responder rápidamente con información actual y precisa. El software simplifica el ingreso y el mantenimiento de la información del proveedor. Permite la colaboración basada en reglas de negocio preconfiguradas, pero también permite que usted realice comunicaciones ad hoc cuando lo necesite. La aplicación captura automáticamente los comentarios como si fueran parte del flujo de trabajo. Estas características lo sitúan en posición de negociar mejores precios y términos de pago. Usted puede sentar las bases para relaciones a futuro que lo beneficien a usted y a sus partners. Mantener a los proveedores felices hace que su empresa tenga éxito. 11

12 Aproveche los beneficios de los procesos de facturación bien gestionados Aproveche los beneficios de los procesos de facturación bien gestionados La aplicación SAP Invoice Management brinda control y visibilidad para generar un importante valor para su compañía. La integración en toda la empresa ofrece una sola vista unificada de las actividades de cuentas a por pagar, con una clara visibilidad de las compras y los pagos. Esta visión centralizada aparece más allá del método que usted utilice para ingresar información o de cuántas instancias back-end del software de SAP tenga en su configuración del sistema. Así como el software reduce los procesos manuales, también reduce el esfuerzo y reasigna los recursos a otras tareas valiosas. Un ciclo de procesamiento más corto permite liberar efectivo, mejora la calificación crediticia y puede hacerlo merecedor de descuentos especiales. Como el software incorpora un proceso central y estandarizado con información precisa y menor cantidad de errores, le permite reducir el riesgo de exposición al incumplimiento regulatorio e incluso a litigios. La capacidad de generar reportes a tiempo aumenta la cantidad de información a su disposición, y lo ayuda a asegurar el cumplimiento de regulaciones e informes fiscales. Por último, la optimización de los procesos de facturación reduce el número de pequeños problemas que puedan surgir, y le permiten concentrarse en los aspectos realmente importantes de su relación con los proveedores y partners. 12

13 Objetivos Copyright/Marca comercial Confidencialidad Impressum Resumen Reemplace procesos largos, manuales y propensos al error por las características de gestión de facturación automatizadas de la aplicación SAP Invoice Management by OpenText. Al procesar las facturas de proveedores con rapidez, precisión y eficacia, usted puede impulsar la productividad de los trabajadores, el flujo de efectivo y la relación con los proveedores. Objetivos Optimice los procesos de cuentas por pagar Automatice el ingreso de datos con reconocimiento óptico de caracteres Reduzca los procesos de facturación manuales y en papel Aumente el control de los procesos de cuentas por pagar Mejore el flujo de efectivo y reduzca los costos Fortalezca la relación con los proveedores mediante pagos a tiempo Reduzca la cantidad de consultas de proveedores sobre el estado de los pagos Cumpla con las regulaciones Genere reportes precisos para entidades internas y externas 13 Integración de procesos de cuentas por pagar que permite una vista unificada de las actividades Procesos financieros controlados para gestionar con seguridad el procesamiento de la facturación Informes que brindan una visión precisa del estado de la empresa Cumplimiento regulatorio para asegurar adhesión a las regulaciones y evitar el fraude Aumente la productividad y los ingresos con procesos automatizados Mejore la gestión de efectivo optimizando los procesos de pago Impulse la relación con proveedores acortando los ciclos de pago Mejore el control del negocio con una visión precisa del procesamiento de la facturación Obtenga más información Visítenos online en /solutions/solutionextensions /invoice-management/index.epx. CMP2943 esco (12/09) 2012 SAP AG. Reservados todos los derechos.

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